Cofnodion Bwrdd y Comisiwn: Dydd Mercher 24 Mai 2020
Meeting overview
Dyddiad: Dydd Mercher 24 Mai 2020
Amser: 09:30am to 12:40pm
Lleoliad: Trwy gynhadledd fideo
Dyddiad y cyfarfod nesaf a drefnwyd: Bwrdd y Comisiwn, dydd Mercher 22 Gorffennaf 2020
Who was at the meeting
John Holmes, Cadeirydd
Alasdair Morgan
Anna Carragher
Elan Closs Stephens
Joan Walley
Sarah Chambers
Stephen Gilbert
Sue Bruce
Rob Vincent (tan 12 canol dydd)
Bob Posner, Prif Weithredwr
Craig Westwood, Cyfarwyddwr, Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil
Louise Edwards, Cyfarwyddwr, Rheoleiddio
Ailsa Irvine, Cyfarwyddwr Gweinyddiaeth a Chanllawiau Etholiadol
Kieran Rix, Cyfarwyddwr, Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol
Amanda Kelly, Cwnsler Cyffredinol
David Bailey, Pennaeth Cynllunio a Pherfformiad Strategol
Madeleine Spink,Uwch Gynghorydd, Llywodraethu
Ymddiheuriadau
Ni chafwyd unrhyw ymddiheuriadau.
Datganiadau o fuddiant
Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant newydd.
Cofnodion a materion sy’n codi (EC 53/20)
Gweithred: Mae’r cofnodion i’w diwygio er mwyn ei gwneud yn eglur bod y penderfyniadau wedi eu gwneud trwy foddion electronig.
Penderfynwyd: Y cytunir ar y cofnodion, gyda’r pwynt ychwanegol uchod.
Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio i Fwrdd y Comisiwn (EC 54/20)
Fe wnaeth y Comisiynydd Sue Bruce gyflwyno’r adroddiad a thraddodi crynodeb o drafodaeth y Pwyllgor Archwilio arno i Fwrdd y Comisiwn. Roedd yr archwilwyr mewnol wedi rhoi sgôr ‘sylweddol’ i’r Comisiwn, a oedd yn dda ac yn well na blynyddoedd blaenorol. Roedd y Swyddfa Archwilio Genedlaethol (NAO) hefyd wedi rhoi sgôr diamod i’r cyfrifon. Roedd yr ymgynghorydd annibynnol i’r Pwyllgor Archwilio, Paul Redfern, wedi cynnal adolygiad effeithiolrwydd, gan ddod i’r casgliad bod y Pwyllgor yn gweithio’n effeithiol ac yn gadarn. Roedd y Pwyllgor yn cynllunio ar gyfer mynd yn ddyfnach i’r materion yn y dyfodol, gan gynnwys rheoli risgiau ac ymchwiliadau. Yn y cyfamser, roedd y Pwyllgor yn hapus i gefnogi drafft yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon.
Ynghylch argymhellion archwilio nas gweithredwyd, nodwyd bod eu nifer wedi lleihau yn sylweddol, a bod staff yn bwriadu cyflawni’r nifer cyfyngedig sydd yn weddill. Byddid yn parhau i fonitro’r sefyllfa.
Cododd y Cadeirydd yr argymhelliad yn adroddiad y Pwyllgor archwilio y dylai’r Bwrdd gomisiynu’r Pwyllgor i ystyried materion penodol mewn manylder yn fwy rheolaidd. Cytunwyd i hyn. Roedd y Pwyllgor eisoes wedi ystyried caffael yn y modd hwn. Argymhellwyd y dylai’r Pwyllgor archwilio goblygiadau’r pandemig coronafeirws ar gyflawniad gwaith y Comisiwn. Fe wnaeth y Bwrdd drafod gwerth cyflwyno achosion cyfreithiol mewn fformat tracio, a chynnydd ymholiadau Rhyddid Gwybodaeth (FOI).
Gweithred: Bod Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio i ddiweddaru Bwrdd y Comisiwn ar lafar ar ôl pob cyfarfod o’r Pwyllgor.
Gweithred: Bod traciwr achosion cyfreithiol i gael ei sefydlu gan y Cwnsler Cyffredinol, a’i fod yn cael ei ddarparu i’r Bwrdd yn rheolaidd ar gyfer gwybodaeth.
Penderfynwyd: Y cytunir ar y papur, yn ddarostyngedig i’r pwyntiau hyn.
Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Tâl ac Adnoddau Dynol i Fwrdd y Comisiwn (EC 55/20)
Fe wnaeth Cadeirydd y Pwyllgor Tâl ac Adnoddau Dynol (RemCo) gyflwyno’r adroddiad. Nododd Cadeirydd y Pwyllgor fod staff RemCo wedi cwrdd â staff ar ddau achlysur, yn ogystal â’u cyfarfodydd ffurfiol. Roedd y Strategaeth Pobl newydd yn sail wych ar gyfer gwaith ym maes lles staff yn y dyfodol. Roedd y Pwyllgor eisoes wedi bod yn edrych yn fanwl ar faterion megis trosiant a chadw staff, lle’r oedd y tueddiadau diweddar yn gadarnhaol, yn ogystal â pholisi recriwtio a phwysigrwydd amrywiaeth.
Fe wnaeth y Bwrdd drafod canlyniadau’r Arolwg Staff, a oedd yn gadarnhaol ar y cyfan, ond a wnaeth ddatgelu rhai meysydd lle mae angen ymdrechion pellach.
Fe drafododd y Bwrdd bwysigrwydd cynhwysiant Pobl Dduon ac Asiaidd a Lleiafrifoedd ethnig (BAME) yn y Comisiwn. Roedd y mudiad Mae Bywydau Du o Bwys wedi dod â’r mater hwn i’r amlwg, ac roedd yn bwysig i’r Comisiwn roi sylw pellach i faterion amrywiaeth a chynhwysiant yn fewnol mewn perthynas â staff, ac yn allanol parthed y ffordd y mae’r Comisiwn yn ei gyflwyno ei hun i’r byd.
Fe wnaeth y Bwrdd drafod sut roedd y tîm Adnoddau Dynol a thimoedd eraill wedi gweithio gyda’i gilydd, a pha mor bwysig ydyw bod rheolwyr yn cymryd cyfrifoldeb dros reoli eu timoedd, yn hytrach na dibynnu ormod ar y tîm Adnoddau Dynol.
Nododd y Bwrdd fod proses yr adolygiad blynyddol wedi adlewyrchu nifer cyfarfodydd y Comisiwn, a thri chyfarfod y flwyddyn a ddylai fod y norm, yn ogystal ag ymgysylltu rhwng cyfarfodydd.
Gweithred: Bod Cadeirydd y Pwyllgor Tâl ac Adnoddau Dynol i ddiweddaru Bwrdd y Comisiwn ar lafar ar ôl pob cyfarfod o’r Pwyllgor.
Penderfynwyd: Y cytunir ar y papur, yn ddarostyngedig i’r pwyntiau hyn.
Adroddiad Blynyddol (EC 56/20)
Fe gyflwynodd y Prif Weithredwr ddrafft yr Adroddiad Blynyddol, yr oedd aelodau’r Bwrdd wedi ei weld a sylwebu arno o’r blaen. Roedd y Swyddfa Archwilio Genedlaethol yn fodlon ardystio i’r cyfrifon yn ddiamod.
Fe gododd Comisiynwyr sylwadau i sicrhau bod cyfarfodydd allanol a hyd tymhorau Comisiynwyr yn cael eu cofnodi yn gywir. Fel arall, canmolodd y Bwrdd yr ymdrechion a oedd wedi mynd i mewn i gynnwys a fformat yr adolygiad, ac roeddent yn fodlon ag ef.
Penderfynwyd: Y cytunir ar y papur, yn ddarostyngedig i’r pwyntiau hyn.
Diweddariad y Prif Weithredwr (EC 57/20)
Fe wnaeth y Prif Weithredwr ddiweddaru’r Bwrdd ynghylch sut mae’r Comisiwn yn parhau i ymdopi â her y pandemig coronafeirws. Roedd cynnydd da i’w weld ar bob ffrynt.
Trafododd y Bwrdd yr adolygiad o’r fframwaith rheoleiddiol a oedd ar ddod gan y Pwyllgor Safonau mewn Bywyd Cyhoeddus; cynlluniau ar gyfer dychwelyd i waith swyddfa mwy rheolaidd ar ôl y cyfnod clo; a sicrhau bod y prosesau cofrestru pleidiau yn cydymffurfio â gofynion Safonau’r Gymraeg.
Trafododd y Bwrdd oblygiadau’r pandemig Coronafeirws o ran is-etholiadau a’r cofrestrau etholiadol i’w defnyddio ar gyfer yr adolygiad ffiniau ar ddod. Nodwyd bod y darlun yn wahanol ar draws y DU o ran pryd gallai’r is-etholiadau gael eu cynnal. Mewn perthynas â’r adolygiad ffiniau ar ddod, byddai’r gofrestr etholiadol o 2 Mawrth yn cael ei defnyddio. Nodwyd y byddai effaith y pandemig Coronafeirws ar y materion hyn yn cael ei hystyried fel rhan o’r eitemau a drefnwyd at gyfarfodydd mis Gorffennaf a mis Hydref.
Nododd y Bwrdd oedi ym mharodrwydd Llywodraeth y DU i osod yn y Senedd y codau ymddygiad ar gyfer gwariant ymgeiswyr a phleidiau. Blaenoriaeth y Llywodraeth oedd eu bil arfaethedig ar ddiwygio cyfyngedig i gyfraith etholiadol yn unol â’u hymrwymiadau maniffesto. Yng Nghymru a’r Alban, roedd gwaith ar godau cyfatebol yn mynd rhagddo. Ledled y DU ac mewn cyd-destun Seisnig, byddai geirio yn deillio o’r codau ymddygiad yn cael ei adlewyrchu yng nghanllawiau’r Comisiwn.
Penderfynwyd: Y cytunir ar y papur, yn ddarostyngedig i’r pwyntiau hyn.
Cyflwynodd y Cadeirydd drafodaeth ynghylch cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant, gan adeiladu ar drafodaeth flaenorol ynghylch yr eitem RemCo. Pwysleisiodd y Cadeirydd yr angen am sylw newydd a chanoledig ar y materion pwysig hyn, gan gynnwys yn nhermau amrywiaeth yn ein gweithlu, cyfansoddiad y Bwrdd a’n gwaith i sicrhau bod pob cymuned yn gallu cael ei chynnwys yn llawn yn y broses etholiadol.
Cydnabu’r Prif Weithredwr y gellid ac y dylid gwneud mwy i wella amrywiaeth yn y Comisiwn. Roedd rhai aelodau staff wedi ffurfio is-grŵp ar faterion BAME; croesawyd hyn. Roedd y Tîm Gweithredol wedi annog deialog, gan weithio tuag at hyrwyddo amgylchedd mewnol lle mae pobl yn teimlo’n gyffyrddus ynghylch dweud eu dweud. Nodwyd taw’r cam cyntaf oedd gwrando ar brofiadau pobl.
Nododd y Bwrdd fod 11% o boblogaeth y DU o gefndir lleiafrif ethnig, a bod 9% o staff y Comisiwn wedi datgan eu bod yn lleiafrif ethnig, er nad oedd pawb yn fodlon cwblhau’r fath arolygon. Fodd bynnag, nid yw amrywiaeth yn gyson ar bob lefel o’r sefydliad. Trafododd y Bwrdd sut gallai datblygu mewnol a’n dull recriwtio, gan gynnwys manylebau swyddi, helpu newid hyn. Trafododd Comisiynwyr ddulliau penodol i gynyddu amrywiaeth trwy newid arferion recriwtio.
Pwysleisiodd y Bwrdd ei ymrwymiad y dylai allgymorth mewn ymgyrchoedd cofrestru etholiadol gynnwys ffocws mwy ar gymunedau BAME. Roedd y Comisiwn wedi gweithio gyda nifer o sefydliadau yn y maes hwn, ac er bod y prinder cyllid grantiau datblygu yn cyfyngu’r potensial am rai partneriaethau posib, roedd yna barodrwydd i edrych ar sut y gellid goresgyn problemau o’r math hwn wrth fynd ymlaen.
Nododd y Bwrdd ddymuniad i gynyddu ei wybodaeth o brofiadau cymunedau BAME cyn cynnig argymhellion neu gymryd unrhyw benderfyniadau penodol, gan gynnwys trwy ymgysylltu â rhanddeiliaid mwy addas trwy naill ai partneriaethau untro neu bartneriaethau ymgynghori parhaus.
Nododd y Bwrdd hefyd fod cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant yn yr ystyr ehangach yn cynnwys oedran, dosbarth, cefndir cymdeithasol, daearyddiaeth, ac amrywiaeth feddwl. Dylid adlewyrchu hyn yn ein dulliau.
Cydnabu’r Bwrdd y diffyg Comisiynwyr o gymunedau BAME, a phwysigrwydd gwneud rhywbeth ynghylch hyn. Roedd y prosesau recriwtio ar gyfer Comisiynwyr yn nwylo Pwyllgor y Llefarydd, ond dylai’r Comisiwn annog ymdrechion pellach i sicrhau mwy o amrywiaeth ymysg ymgeiswyr.
Cytunodd y Bwrdd fod angen bod yn fwy uchelgeisiol a chysylltu â gwaith RemCo. Dylid corffori dealltwriaeth o anghydraddoldeb mewn strategaethau ymgysylltu a phartneriaeth. Dylai’r Comisiwn fod yn defnyddio arferion gorau o sefydliadau eraill.
Eitemau busnes a gynhaliwyd trwy foddion electronig ers cyfarfod diwethaf y Bwrdd
Ni chodwyd unrhyw faterion.