Cofnodion Bwrdd y Comisiwn: Dydd Mercher 6 Ebrill 2022

Cafwyd ymddiheuriadau gan Louise Edwards, Cyfarwyddwr Rheoleiddio. Roedd Laura McLeod [Pennaeth Cymorth Rheoleiddio] yn bresennol fel dirprwy yn absenoldeb Louise.

Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod, yn benodol Shaun McNally, yn ei gyfarfod cyntaf o Fwrdd y Comisiwn fel y Prif Weithredwr newydd.

Roedd y Comisiynydd Stephen Gilbert wedi datgan yn flaenorol ei fod yn aelod o'r pwyllgor dethol ar dwyll.

Nododd y Bwrdd y byddai'r datganiadau hyn yn cael eu cynnwys yng Nghofrestr y Comisiynwyr o fuddiannau a'u cyhoeddi i wefan allanol y Comisiwn yn unol â Chod Ymddygiad y Comisiynwyr.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi datganiad y Comisiynydd Stephen Gilbert.

Penderfynwyd: Y dylid cytuno ar gofnodion y cyfarfod Bwrdd ar 23 Chwefror 2022.

Nododd y Bwrdd ddiweddariadau ar waith parhaus ar gyfer recriwtio'r cynghorydd annibynnol i'r Bwrdd ar Gydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant, cynllunio ar gyfer cyfarfod y Bwrdd ym mis Hydref yng Ngogledd Iwerddon a chymorth ar gyfer Comisiynwyr ar ddefnyddio'r swyddogaethau ar Objective Connect, system rheoli papur y bwrdd.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi hynt y camau gweithredu y mae'r Bwrdd wedi gofyn amdanynt.

Trafododd y Bwrdd y broses o gael diweddariadau rheolaidd ar faterion byw sy'n effeithio ar yr amrywiaeth o waith y Comisiwn, fel materion Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant, y Bil Etholiadau ac adroddiad y Pwyllgor Gweinyddiaeth Gyhoeddus a Materion Cyfansoddiadol ar y Comisiwn. Gallai hyn gynnwys rhoi diweddariadau ar eitemau amserol yn adroddiad diweddaru chwarterol y Prif Weithredwr a threfnu eitemau ar ddiwrnodau i ffwrdd y Bwrdd.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd drafod ac adolygu'r Blaengynllun o fusnes y Bwrdd ar gyfer 2022/23, gan gynnwys eitemau amserol.

Cyflwyniad gan y Prif Weithredwr newydd

Cyfarchodd y Prif Weithredwr, Shaun McNally, y cyfarfod drwy ddiolch i Gadeirydd y Bwrdd a'r tîm arwain am ei groesawu i'r sefydliad a rhoi cipolwg iddo ar swyddogaethau'r Comisiwn drwy gyfarfodydd sefydlu.

Nododd y Bwrdd mai gwrando oedd ffocws cychwynnol y Prif Weithredwr, yn cynnwys dod i adnabod y Bwrdd, ei heriau a'i ffocws ym mhob rhan o'r sefydliad.

Croesawodd y Bwrdd y Prif Weithredwr a nododd ei fod yn edrych ymlaen at bartneriaeth gydweithredol.

Diweddariad ar weithgarwch presennol yn cynnwys y Bil Etholiadau

Rhoddodd y Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil ddiweddariad ar weithgarwch mewn perthynas â'r Bil Etholiadau.

Nododd y Bwrdd y cafwyd ymgysylltiad eang â chymheiriaid wrth i Dŷ'r Arglwyddi ystyried y ddeddfwriaeth, o gyfarfodydd briffio sy'n rhoi trosolwg i gyngor uniongyrchol sy'n ymwneud â diwygiadau.

Nodwyd bod sesiynau briffio a chyngor y Comisiwn wedi cael ei groesawu, a bod yr effaith yn amlwg o'r trafodaethau. Roedd gwaith ar yr is-ddeddfwriaeth yn dechrau nawr; ac o dan gadeiryddiaeth y Cyfarwyddwr Rheoleiddio, mae'r Comisiwn wedi atgyfnerthu ei drefniadau rheoli prosiectau mewnol i baratoi ar gyfer y cam gwaith nesaf, cymhleth hwn.

Nododd y Bwrdd fod gwaith paratoi ar gyfer gweithredu eisoes ar waith ar y mesurau hynny ac er mwyn rhoi'r rhain ar waith yn llwyddiannus, byddai angen i waith ddechrau nawr i allu bodloni'r amserlenni disgwyliedig ar gyfer dechrau.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r diweddariadau.

Sgiliau Comisiynwyr a Chomisiynwyr cysylltiedig (EC 103/22)

Cyflwynodd y Cwnsler Cyffredinol yr adroddiad, gan ddarparu data o'r arolwg a gynhaliwyd ym mis Rhagfyr 2021, ar lefelau sgiliau, profiad a diddordeb Comisiynwyr mewn meysydd allweddol o'r Comisiwn.

Trafododd y Bwrdd feysydd o'r Comisiwn lle gellid cynnwys aelodau'r Bwrdd mewn trafodaethau lle'r oedd angen arbenigedd a lle mae materion hanfodol yn codi.

Parhaodd y Bwrdd i drafod natur cael comisiynwyr cysylltiedig i helpu i oruchwylio'r gwaith o ddatblygu amcanion y Cynllun Corfforaethol. Byddai'n bwysig rheoli'r risg nad oedd maes penodol yn weledol mwyach yn nhrafodaethau cyfarfod y Bwrdd, am fod gan Aelod gysylltiad ag ef.

Croesawodd y Bwrdd yr adroddiad a diolchodd i'r Cwnsler Cyffredinol am bapur defnyddiol ac angenrheidiol.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi canlyniadau'r archwiliad sgiliau a'r hyn a ddysgwyd i'r Bwrdd.

Penderfynwyd: Y cytunodd y Bwrdd y dylai'r Comisiynwyr Joan Walley a Sarah Chambers fod yn Gomisiynwyr cysylltiedig ar gyfer gwaith ar ymwybyddiaeth y cyhoedd. Byddwn yn datblygu ac yn gweithredu'r ymgyrch ar brawf adnabod pleidleiswyr a dyma ble y byddai mewnbwn Comisiynwyr yn ddefnyddiol.

(Rhoi pleidleiswyr yn gyntaf (Amcan 3 y Cynllun Corfforaethol)).

Penderfynwyd: Y cytunodd y Bwrdd y dylai'r Comisiynwyr Stephen Gilbert ac Alasdair Morgan fod yn Gomisiynwyr Cysylltiedig ar gyfer diweddaru TG y Comisiynydd, sy'n brosiect sylweddol sy'n cael ei gynllunio ac y byddai'n cael budd o brofiadau Comisiynwyr.

(System etholiadol fodern a chynaliadwy a gwaith sylfaenol (Amcanion 7 ac 8 y Cynllun Corfforaethol)).

Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol (EC 104/22)

Cyflwynodd y Cwnsler Cyffredinol yr adroddiad gan nodi rheolau a chyfrifoldebau Comisiynwyr, y Bwrdd a'r Pwyllgorau, ynghyd â'i ddirprwyaethau.

Trafododd y Bwrdd y broses o roi rhagor o ganllawiau ar waith ar wrthdaro buddiannau ar gyfer Comisiynwyr yn y fersiwn nesaf o'r Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol. Byddai'r Cwnsler Cyffredinol yn cysylltu â Chomisiynwyr i ddrafftio ychydig o frawddegau i gael mwy o eglurder yn y maes hwn.

Penderfynwyd: Y cytunodd y Bwrdd ar y Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol.

Cyflwynodd y Cwnsler Cyffredinol yr adroddiad ar ganlyniadau'r Cynllun Gweithredu a fabwysiadwyd ym mis Ionawr 2021, yn dilyn adolygiad blynyddol allanol o effeithiolrwydd y bwrdd a gynhaliwyd ym mis Gorffennaf 2020

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi y cwblhawyd Cynllun Gweithredu 2020/2021 ac ystyried cynlluniau ar gyfer adolygiadau sydd ar ddod o effeithiolrwydd Bwrdd y Comisiwn.

Penderfynwyd: Y cytunodd y Bwrdd y byddai'r Comisiynydd Rob Vincent yn helpu i lywio'r adolygiadau nesaf ar gyfer 2022/23 a 2023/24.

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Gweinyddu a Chanllawiau Etholiadol yr adroddiad ac ymunodd y Pennaeth Cymorth a Gwella a'r Pennaeth Ymchwil gan roi diweddariad ar y fframwaith safonau perfformiad newydd ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol, a'r modd roedd yn cael ei weithredu'n ymarferol.

Trafododd y Bwrdd bwysigrwydd canlyniadau a gallu deall effaith gweithgareddau Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'n gwaith i'w cynorthwyo a'u herio. Byddai gwaith pellach i wella data a'r modd rydym yn ei ddefnyddio, yn ogystal â chysylltiadau agosach â'n gwaith ymchwil ehangach a gwaith moderneiddio cofrestru etholiadol, yn anelu at sicrhau gwelliannau yn y meysydd hyn.

Nododd y Bwrdd y byddai adroddiad ar gofrestrau 2021 a pherfformiad yn cael ei gyhoeddi yn dilyn etholiadau mis Mai.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r cynnwys a'r cynnydd a wnaed wrth ddefnyddio'r fframwaith i gefnogi a herio Swyddogion Cofrestru Etholiadol i gynllunio a chyflenwi gwasanaethau cofrestru etholiadol trefnus ledled Prydain Fawr.

Rhoddodd y Cyfarwyddwr Gweinyddu a Chanllawiau Etholiadol a'r Cyfarwyddwr Polisi ac Ymchwil gyflwyniad ar y prif bynciau canlynol:

• Etholiadau a gynhelir ledled y DU ym mis Mai 2022
• Y fframwaith polisi a deddfwriaeth ar gyfer etholiadau yng Nghymru, Lloegr, Gogledd Iwerddon a'r Alban
• Cynlluniau peilot ar gyfer pleidleisio hyblyg yng Nghymru
• Darparu ein gweithgarwch cefnogi etholiadau ar:
  • Arweiniad, cyngor a chymorth
  • Cofrestru pleidiau
  • Monitro, ymchwilio ac adrodd
  • Ymwybyddiaeth y cyhoedd a gwybodaeth i bleidleiswyr
  • Gwybodaeth am etholiadau ac adnodd dod o hyd i orsaf bleidleisio
  • Y we a chynnwys cyfryngau cymdeithasol
  • Ymgysylltu â'r cyfryngau

Cynhaliodd y Bwrdd drafodaethau ar y cynlluniau peilot a'r modd y dewiswyd y rhain, diogelwch a nifer y bobl iau a bleidleisiodd, yn ogystal â pharatoadau ar gyfer pleidleisio yn Tower Hamlets, materion iechyd y cyhoedd a phrotocolau Covid-19, pleidleisio drwy'r post a'r Post Brenhinol.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r cynnwys yn y cyflwyniad.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi datganiad o fuddiannau'r Comisiynwyr a'r Tîm Gweithredol a'i fod yn fodlon i hwn gael ei gyhoeddi ar wefan y Comisiwn.