Cofnodion Bwrdd y Comisiwn: Mercher 20 Rhagfyr 2021

Ni chafwyd unrhyw ymddiheuriadau. 
 
Croesawodd Cadeirydd y Cyfarfod bawb i'r cyfarfod, gan roi croeso arbennig i Binnie Goh, y Cwnsler Cyffredinol newydd a benodwyd i'r Comisiwn. Mae Binnie yn cymryd yr awenau oddi wrth Rupert Grist, a fu'n cyflawni rôl Cwnsler Cyffredinol Dros Dro dros yr ychydig fisoedd diwethaf. 

Cynhaliodd y Bwrdd funud o dawelwch a myfyrdod er cof am Lizzie Tovey, ffrind a chydweithiwr annwyl a fu farw ar Ŵyl San Steffan. 

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant newydd. 

Penderfynwyd: Y dylid cymeradwyo cofnodion cyfarfod Bwrdd y Comisiwn a gynhaliwyd ar 2 Rhagfyr 2020.

Cafodd y Bwrdd ddiweddariad ar lafar gan y Prif Weithredwr, y Cyfarwyddwr Gweinyddu Etholiadau a Chanllawiau, y Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil a'r Cyfarwyddwr Rheoleiddio. 

Nodwyd bod gwaith wedi parhau i fynd rhagddo mewn perthynas â deddfwriaeth gan y tair llywodraeth ac o ran cefnogi gweinyddwyr etholiadol i baratoi ar gyfer yr etholiadau.  

Nododd y Bwrdd fod arolwg o wybodaeth reoli wedi cael ei gynnal i gasglu amrywiaeth o wybodaeth a data ar y ffordd y caiff etholiadau eu trefnu'n lleol. Mae'r Comisiwn yn gwneud hyn bob blwyddyn ac mae'r arolwg wedi cael ei ehangu eleni i drafod rhai o effeithiau pandemig y coronafeirws ar brosesau cynllunio. Bydd hyn yn ein helpu i ddeall yr hyn sy'n digwydd ym mhob ardal leol ac i lunio darlun mwy cyflawn o'r trefniadau sy'n cael eu rhoi ar waith a'r heriau a'r problemau y rhoddir gwybod amdanynt. 

Rydym wedi ymgysylltu â chyflenwyr meddalwedd a gwasanaethau argraffu drwy grŵp cyflenwyr Swyddfa'r Cabinet. O ran cyflenwyr gwasanaethau argraffu yn benodol, nifer yr etholiadau a chymhlethdod cyfuniadau yw prif ffynhonnell yr heriau a wynebir ganddynt, ar y cyd ag effeithiau'r pandemig a'r effeithiau posibl ar argaeledd staff, mannau cynhyrchu a chapasiti. Cafwyd trafodaethau hefyd am gostau a heriau ymarferol datblygu capasiti i'w galluogi i ymateb i gynnydd sydyn yn nifer y pleidleiswyr post yn agos at ddyddiad yr etholiadau. 

Rydym yn parhau i ymgysylltu â'r Post Brenhinol ynghylch ei baratoadau ar gyfer yr etholiadau, ac mae wedi cadarnhau y bydd yn rhoi blaenoriaeth i bost etholiadol. 

Rhoddodd y Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil ddiweddariad ar waith ymchwil gyda phleidleiswyr, a oedd yn parhau i ddangos awydd clir ymhlith llawer i bleidleisio mewn gorsaf bleidleisio, yn ogystal â chynnydd tebygol yn yr awydd i bleidleisio drwy'r post. Cynhaliwyd gweithgarwch ymwybyddiaeth y cyhoedd a gwybodaeth parhaus, ac mae'r gweithgarwch hwn yn parhau i fynd rhagddo yn unol â chynlluniau, ac mae gweithgarwch ychwanegol wedi'i drefnu er mwyn helpu pleidleiswyr i gymryd rhan yn yr etholiadau o dan amodau diogel o ran COVID-19. 

Rhoddodd y Cyfarwyddwr Rheoleiddio ddiweddariad i'r Comisiynwyr ar y defnydd o ddata monitro a ffyrdd eraill o gasglu gwybodaeth a fyddai'n arwain ymgyrchwyr i gydymffurfio â'r gyfraith. Rhoddodd ddiweddariad hefyd ar yr arolwg sy'n mynd rhagddo i ddeall effaith cyfyngiadau COVID-19 ar gynlluniau ymgyrchu ar gyfer yr etholiadau. 

Cododd y Bwrdd y mater yn ymwneud â phryderon ynghylch diogelwch pleidleisiau drwy'r post. Nodwyd bod canllawiau ar seliau diogelwch yn bodoli ac y byddai gwaith yn cael ei wneud i godi ymwybyddiaeth o'r mesurau diogelu sydd ar waith. 
Penderfynwyd: Y dylid nodi'r diweddariad ar lafar. 

Cyflwynwyd yr adroddiad i'r Bwrdd, gan nodi cynllun drafft sy'n seiliedig yn agos ar gynlluniau busnes blaenorol ar gyfer y drafft terfynol. 

Trafododd y Bwrdd feysydd o'r cynllun yr oedd angen iddynt fod yn fwy cadarn, gan ystyried sut roeddem wedi cyflwyno ein hunain yn allanol a sut roeddem wedi mesur cynhyrchiant yn ystod y pandemig. 

Nododd y Bwrdd y byddai drafft a ddatblygwyd yn llawn yn cael ei gyflwyno yng nghyfarfod y Bwrdd ym mis Chwefror. 

Penderfynwyd: Y dylid cymeradwyo'r dull arfaethedig. 

Cyflwynwyd yr adroddiad ar y cynllun gweithredu arfaethedig ar gyfer y Bwrdd, y Pwyllgor Archwilio a'r Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol yn sgil yr adolygiad a gynhaliwyd gan Advance Boardroom Excellence (ABE). 

Nododd y Bwrdd fod yr argymhellion a gynigwyd gan y cwmni ymgynghori yn canolbwyntio ar brosesau gweinyddu yn lle cynnig dull gweithredu mwy strategol. 

Trafododd y Bwrdd gwmpas ehangach y matrics sgiliau, gan nodi y dylai fyfyrio'n ehangach ar waith cynllunio ar gyfer olyniaeth ar gyfer Comisiynwyr newydd i gynnwys ystodau oedran iau, profiad o dechnoleg gwybodaeth ac amrywiaeth. 

Diolchodd y Bwrdd i'r Comisiynwyr Joan Walley a Sarah Chambers yn ogystal â'r Pennaeth Prosiectau am eu gwaith ar y cynllun hwn. 
Cam gweithredu: Y Tîm Gweithredol i wneud rhywfaint o waith paratoi gyda'r Comisiynwyr ar ganfyddiadau thematig yr adroddiad er mwyn darparu sail ar gyfer trafodaethau â'r Cadeirydd newydd. 

Penderfynwyd: Y dylid cytuno ar y camau gweithredu a'r amserlenni a amlinellwyd yng nghynllun gweithredu effeithiolrwydd y Bwrdd. 

Penderfynwyd: Y dylai'r Tîm Gweithredol wneud rhywfaint o waith paratoi gyda'r Comisiynwyr ar ganfyddiadau thematig yr adroddiad er mwyn darparu sail ar gyfer trafodaethau â'r Cadeirydd newydd. 

Penderfynwyd: Y dylid cymeradwyo'r penderfyniad i wrthod argymhellion penodol a nodwyd yng nghynllun gweithredu effeithiolrwydd y Bwrdd. 

Penderfynwyd: Y byddai'r Pwyllgor Archwilio bellach yn dwyn yr enw Pwyllgor Archwilio a Risg. 

Cafodd y Bwrdd yr adroddiad yn nodi'r newidiadau posibl i drefniadau llywodraethu i ddatblygu cyfraniad Comisiynwyr anweithredol o ran goruchwylio a chefnogi gwaith y Comisiwn. 

Trafododd y Bwrdd waith mwy cydgysylltiedig gyda rhanddeiliaid allanol yn rhanbarthau Lloegr yn benodol er mwyn deall materion allweddol yn well, yn ogystal â gwaith cydweithredol gyda'r Tîm Gweithredol. .

Nodwyd bod y meddylfryd hwn yn ddefnyddiol ar gyfer y dyfodol ac ar gyfer cynllunio gwaith o'r fath ar agendâu'r dyfodol. 

Penderfynwyd: Y dylid nodi'r adroddiad. 

Penderfynwyd: Y dylid ychwanegu eitem at gynllun gweithredu'r adolygiad o effeithiolrwydd y Bwrdd i'w ystyried yn ddiweddarach yn 2021 gan Gadeirydd newydd y Comisiwn a'r Bwrdd. 

Penderfynwyd: Hyd nes y caiff Cadeirydd newydd y Comisiwn ei benodi, y dylai'r Bwrdd enwebu cyswllt arweiniol ar gyfer pob un o'r Cyfarwyddwyr yn y cyfamser. 

Cafodd y Bwrdd gyflwyniad gan y Cyfarwyddwr Rheoleiddio a Phennaeth Monitro a Gorfodi ar y prif faterion allweddol canlynol: 

• RoadTrip2015 
• BeLeave 
• Y Pwyllgor ar Safonau mewn Bywyd Cyhoeddus – cyflwyniad gan y Blaid Geidwadol ac Unoliaethol 

Croesawodd y Bwrdd y cyflwyniad, gan nodi'r ddealltwriaeth yr oedd yn ei gynnig o'r ffordd yr oedd gwersi a ddysgwyd yn cael eu hymgorffori yn null rheoleiddiol y Comisiwn. 

Penderfynwyd: Y dylid nodi'r cyflwyniad. 

Cafodd y Bwrdd adroddiad ar waith a ddatblygwyd yn ystod y flwyddyn ddiwethaf, gyda'r nod o roi gwybodaeth ychwanegol i'r Comisiwn am y ffordd y gallai tueddiadau a datblygiadau newydd herio polisïau ac arferion presennol mewn perthynas ag etholiadau. 

Croesawodd y Bwrdd y cynnydd a wnaed yn y maes gwaith hwn, a'r ffaith y bydd y cynnydd hwn yn galluogi cyfraniadau at waith cynllunio strategol a rheoli risgiau'r Bwrdd ar gyfer y dyfodol. Gofynnodd am i ddatblygiadau cymdeithasol, economaidd ac agweddol gael sylw priodol wrth i'r dull gweithredu hwn gael ei ddatblygu ymhellach. 

Penderfynwyd: Y dylid nodi'r adroddiad. 
 

Rhoddodd Cadeirydd y Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol ddiweddariad cryno ar gyfarfod diwethaf y Pwyllgor a gynhaliwyd ar 2 Rhagfyr 2020, a oedd yn ymdrin â'r canlynol: 

• Adborth gan staff 
• Strategaeth pobl 
• Gwaith ym maes Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant
• Ymarfer meincnodi cyflogau 

Penderfynwyd: Y dylid nodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor a gynhaliwyd ar 2 Rhagfyr 2020 a gymeradwywyd gan Gadeirydd y Pwyllgor a'r diweddariad ar lafar. 

Nid oedd gan Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio unrhyw ddiweddariadau pellach ers y diweddariad diwethaf a gafwyd yng nghyfarfod y Bwrdd ar 2 Rhagfyr 2020. 

Penderfynwyd: Y dylid nodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor a gynhaliwyd ar 1 Rhagfyr 2020 a gymeradwywyd gan Gadeirydd y Pwyllgor. 

Cyflwynodd y Prif Weithredwr yr adroddiad, gan dynnu sylw at yr adroddiad ar Fwlio ac Aflonyddu a ryddhawyd ym mis Rhagfyr 2020, effaith pandemig y coronafeirws ar waith y Comisiwn, a recriwtio Comisiynwyr. 

Diolchodd y Bwrdd i'r Prif Weithredwr a'r timau am y diweddariad cynhwysfawr. 

Penderfynwyd: Y dylid nodi'r adroddiad. 

Cam gweithredu: Yr eitem adroddiad at wraidd y mater ar risg ariannol i barhau ar agor hyd nes y caiff dyddiad ei bennu ac y caiff Blaengynllun busnes y Bwrdd ei ddiweddaru i adlewyrchu hyn. 

Penderfynwyd: Y dylid nodi system olrhain camau gweithredu Bwrdd y Comisiwn gyda'r cafeat uchod. 

Gofynnodd y Comisiynwyr am i drafodaeth ar ffyrdd o sicrhau bod y Bwrdd yn dod i gysylltiad â mathau o etholwyr nad yw cyfansoddiad y Bwrdd yn eu hadlewyrchu gael ei threfnu yn ddiweddarach yn y flwyddyn. 

Cam gweithredu: Trafodaeth am ffyrdd o sicrhau bod y Bwrdd yn dod i gysylltiad â mathau o etholwyr nad yw cyfansoddiad y Bwrdd yn eu hadlewyrchu i gael ei gynnwys ym Mlaengynllun busnes y Bwrdd. 

Penderfynwyd: Y dylid nodi Blaengynllun busnes y Bwrdd.