Cofnodion y Bwrdd: 18 Gorffennaf 2023

(Comisiynwyr, 9.30 – 10.00am)

Cafwyd ymddiheuriadau gan y Comisiynydd Elan Closs Stephens a Sal Naseem, Cynghorydd Annibynnol i Fwrdd y Comisiwn ar Gydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant.

Croesawodd y Bwrdd aelodau o'r Tîm Canllawiau Gweinyddu Etholiadau, a roddodd drosolwg o'u gwaith ac amlinellodd eu rôl wrth ateb ymholiadau cymhleth a datblygu a diweddaru canllawiau ac adnoddau'r Comisiwn ar gyfer etholiadau a chofrestru etholiadol

Diolchodd y Bwrdd i aelodau'r tîm am eu hamser a'r diweddariad.

Penderfynwyd: Nododd y Bwrdd nad oedd unrhyw ddiweddariadau i'r datganiadau o fuddiannau ers cyfarfod y Bwrdd ym mis Mehefin 2023. 

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gytuno ar gofnodion cyfarfod y cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Mehefin 2023.

Nodwyd bod y Cyfarwyddwr, Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil, a'r Comisynydd Chris Ruane wedi cyfarfod i drafod darpariaeth data wedi'u targedu at Aelodau Seneddol.

Argymhellwyd y dylid ystyried cyflwyno data ehangach (yn enwedig cyflwyniad rhyngweithiol) o fewn cwmpas ehangach y Cynllun Corfforaethol nesaf.

Cytunwyd y byddai'r Cadeirydd ac Ysgrifennydd y Bwrdd yn adolygu'r rhestr weithredu â'r Comisynydd Chris Ruane.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r cynnydd a wnaed yn erbyn camau gweithredu.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr ddiweddariad ar y gweithredoedd a'r materion a godwyd, gan nodi ei bod wedi bod yn brysur dros yr wythnosau ers cyfarfod diwethaf y Bwrdd.

Nododd y Bwrdd ddiweddariadau ar amrywiol gyfarfodydd seneddol a fynychwyd gan aelodau o'r Tîm Gweithredol, diweddariad ar yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon, sefyllfa'r gyllideb ar gyfer y flwyddyn ariannol olaf ynghyd â'r amserlen ar gyfer cytuno i gyllidebau 2024/25, diweddariad ar weithgareddau Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant, gan nodi cynnydd wrth recriwtio arweinydd Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant, diweddariad ar y Ddeddf Etholiadau a diweddariad ar y digwyddiad Bwrdd nesaf yng Nghaerdydd.

Nodwyd bod rhai Comisiynwyr wedi mynegi diddordeb mewn arsylwi is-etholiadau, a chytunwyd y byddai Comisiynwyr yn cael eu gwahodd i arsylwi mewn is-etholiadau a deisebau ad-alw yn ogystal ag ar gyfer etholiadau a drefnwyd.

Gofynnodd y Bwrdd am ddiweddariad pellach ar y Datganiad Strategaeth a Pholisi i gael ei ychwanegu at Flaengynllun busnes y Bwrdd ar adeg priodol.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r diweddariad ar weithrediadau a materion yn codi. 

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r Blaengynllun o fusnes y Bwrdd ar gyfer 2023/24.

Cyflwynodd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg yr adroddiad gan grynhoi gwaith y Pwyllgor yn ystod y flwyddyn ariannol, er mwyn rhoi sicrwydd i Fwrdd y Comisiwn wrth gefnogi datganiad llywodraethu 2022/23 a ddarparwyd gan y Swyddog Cyfrifyddu.

Nododd y Bwrdd bod y Pwyllgor wedi adolygu elfennau o'r Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon 2022/23, gan nodi bod gwaith i'w gyflawni o hyd er mwyn cwblhau'r cyfrifon ariannol. Bydd y rhain yn cael eu gosod yn dilyn Toriad yr Haf ym mis Medi.

Gwnaeth y Cynghorydd Annibynnol ar Bwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg nodi meysydd lle gellid cryfhau a gwella'r modd yr adroddir risgiau a materion fel y byddai'r Pwyllgor mewn gwell sefyllfa i gefnogi a herio. 

Penderfynwyd: Bod y Bwrddwedi adolygu a nodi'r adroddiad gan gefnogi'r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg wrth adnabod risgiau a materion yn gynnar, cryfhau'r risgiau ar Ddeallusrwydd Artiffisial ac annog y Pwyllgor i ystyried cynllunio ar gyfer olyniaeth.

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr,Gweinyddu Etholiadau a Chanllawiau, yr adroddiad gan ddiweddaru'r Bwrdd ar y gwaith sydd wedi'i gyflawni ers mis Mai, i gasglu a dadansoddi tystiolaeth a safbwyntiau gan bleidleiswyr, ymgyrchwyr a gweinyddwyr etholiadol i lywio ein gwaith adrodd ar yr etholiadau yng Ngogledd Iwerddon ac yn Lloegr. 

Trafododd y Bwrdd y meysydd dadansoddi, gan gynnwys ID pleidleiswyr a'r nifer a bleidleisiodd, materion cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant, bygylu ymgeiswyr, twyll etholiadol a chyfrinachedd, gwydnwch gweinyddu etholiadol ac yng Ngogledd Iwerddon, pryderon am weithredu'r Rhif Cofrestru Digidol.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gytuno ar y themâu allweddol a'r argymhellion a nodwyd yn yr adroddiad, ac y dylid adlewyrchu'r rhain yn ein hadroddiadau ar etholiadau mis Mai 2023.

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr, Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil Léonie Austin, cwnsler allanol arbenigol, a ymunodd â'r cyfarfod er mwyn cefnogi trafodaeth y Bwrdd, fel y gofynnwyd yng nghyfarfod y Bwrdd ym mis Mai 2022, a chyflwynodd ei chanfyddiadau i'r Bwrdd yn dilyn adolygiad o ddull ymgyrch y Comisiwn.    

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr, Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil yr adroddiad, gan gyflwyno strategaethau amlinellol ac uchafswm chyllideb arfaethedig ar gyfer ymgyrchoedd codi ymwybyddiaeth y cyhoedd cyn etholiadau mis Mai 2024.

Nododd a chroesawodd y Bwrdd ganfyddiadau Léonie Austin ac argymhellion o'i harolygiad. Trafododd y strategaeth a'r gyllideb arfaethedig ar gyfer gweithgaredd arfaethedig y Comisiwn. Croesawodd annog gweithio mewn partneriaeth wedi'i integreiddio â dulliau traddodiadol er mwyn cyrraedd cynulleidfaoedd penodol; y dull sy'n cael ei gymryd ar gyfer ID pleidleiswyr a chofrestru; a'r angen am ddulliau wedi'u teilwra.

Cytunwyd y byddai'r Cyfarwyddwr, Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil yn trafod y dull sy'n cael ei chymryd ar gyfer yr ymgyrch yn yr Alban gyda'r Comisiynydd yn cael ei enwebu gan yr SNP. Cytunwyd y byddai'r Comisiynwyr yn cael eu gwahodd i fod yn rhan o'r camau nesaf.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd wedi cytuno ar y cynllun ac uchafswm y gyllideb ar gyfer ymgyrchoedd codi ymwybyddiaeth y cyhoedd, ac yn cefnogi'r argymhellion a wnaed gan y cwnsler allanol arbenigol. 

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr, Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil yr adroddiad, gan grynhoi'r drydedd flwyddyn o weithgareddau sganio'r gorwel, a oedd yn canolbwyntio ar roi mwy o wybodaeth i ni ar sut y gall tueddiadau a datblygiadau sy'n codi herio polisi ac ymarfer cyfredol mewn perthynas â gwaith y Comisiwn.  Trafododd y Bwrdd yr adroddiad gan gynnwys materion cysylltiedig deallusrwydd artiffisial a newid mewn technoleg yn ogystal â gwerth democratiaeth gyfranogol i feddu ar ddealltwriaeth er mwyn cefnogi'r broses hon. Cytunwyd y dylid integreiddio'r broses hon â'r gwaith o gynllunio corfforaethol gan gynnwys pwysigrwydd ystyried y gyllideb ymchwil sy'n ofynnol yn y blynyddoedd i ddod.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd wedi cytuno ar y rhestr testunau byw ar gyfer y sganiau a nodir yn y papur.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd wedi cytuno ar yr argymhellion penodol ar gyfer gwaith pellach a nodir yn y papur.

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr, Rheoleiddio a Thrawsnewid Digidol yr adroddiad diwygiedig, yn dilyn ystyriaeth y Bwrdd o adolygiad Polisi Gorfodi diwygiedig arfaethedig ym mis Tachwedd 2022.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd wedi cytuno ar y Polisi Gorfodi diwygiedig ar gyfer ei ddefnyddio a'i gyhoeddi.

Cyflwynodd Cadeirydd y Bwrdd a'r Cyfarwyddwr, Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil yr adroddiad, ar yr ail mewn cyfres o drafodaethau am ein hamcanion strategol i ddatblygu ein cynllun corfforaethol nesaf. 

Nodwyd mai diben y drafodaeth oeddi profi uchelgais yr amcanion sy'n bodoli eisoes ar gofrestru a phleidleisio'n hawdd, a sefydlu dealltwriaeth ar y cyd o'r heriau, y risgiau a'r cyfleoedd yn y maes gwaith hwn.

Tynnodd y Bwrdd sylw at y broblem o nifer isel o bleidleiswyr yn cofrestru, yn enwedig ymysg grwpiau penodol o bobl, a chytunwyd y dylem fod yn uchelgeisiol wrth weithio i sicrhau bod pawb, sydd â'r hawl i wneud, yn cofrestru i bleidleisio.

Trafododd y Bwrdd sut y gallem ddefnyddio ein sylfaen dystiolaeth a gweithio gyda'r gymuned etholiadol ehangach i gyflawni newid yn yr ardal hon, gan gydnabod yr hyn sydd o fewn cylch gorchwyl y Comisiwn.

Nododd y Bwrdd bod gweithio gyda phleidiau etholaethol a gwleidyddion yn rhan bwysig o hyn, o wybod eu rôl hanfodol mewn hyrwyddo cyfranogiad ac ymgysylltiad democrataidd ar draws y gymuned.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn cefnogi'r gwaith uchelgeisiol a'r effaith, y buddsoddiad parhaus yn ein gwaith a, ffyrdd o ddehongli ein cynllun cyfredol â dyhead uwch.