Cofnodion y Bwrdd: Cofnodion y Bwrdd: 28 Tachwedd 2023

(Comisiynwyr yn unig, 9:00 – 9.30am)

Croesawodd Cadeirydd y Bwrdd bawb i'r cyfarfod, yn enwedig y Comisiynwyr newydd Carole Mills a Sheila Ritchie a fydd yn ymuno â Bwrdd y Comisiwn ar 1 Ionawr a 1 Chwefror yn y drefn honno. Roedd cyfarfodydd cyflwyno gyda Chadeirydd y Bwrdd, aelodau'r Bwrdd, yr Uwch Arweinwyr a thimau Gweithredol yn cael eu rhaglennu ar hyn o bryd.

Dywedwyd wrth y Bwrdd mai hwn fyddai cyfarfod Bwrdd olaf Rob Vincent fel Comisiynydd, cyn iddo ddechrau yn ei rôl newydd fel Prif Weithredwr Dros Dro y Comisiwn Etholiadol ar 1 Rhagfyr 2023.

Dywedwyd wrth y Bwrdd hefyd y byddai Ailsa Irvine, Cyfarwyddwr, Gweinyddiaeth a Chanllawiau Etholiadol, yn gadael ar ôl 20 mlynedd yn y Comisiwn Etholiadol ddiwedd mis Rhagfyr 2023. Diolchodd y Bwrdd a'r Tîm Gweithredol i Ailsa am ei gwaith a'i hetifeddiaeth mewn gweinyddiaeth etholiadol, a dymunwyd yn dda iddi yn ei rôl newydd.

Nododd y Bwrdd mai hwn oedd cyfarfod Bwrdd olaf Shaun McNally fel Prif Weithredwr ymadawol y Comisiwn Etholiadol a diolchwyd iddo am ei waith a’i ymrwymiad yn ystod ei amser yn y Comisiwn.
Croesawodd y Bwrdd Peredur Owen Griffiths a Janet Finch Saunders, aelodau o Bwyllgor y Llywydd. Cafwyd ymddiheuriadau gan Gadeirydd Pwyllgor y Llywydd, David Rees.

Trafododd y Bwrdd am y trefniadau ar gyfer atebolrwydd y Comisiwn Etholiadol i’r Senedd a’r ffordd orau o adeiladu ymhellach ar brofiad hyd yma. 
 

Penderfynwyd: Nododd y Bwrdd y byddai datganiadau o fuddiant pellach yn cael eu darparu i'r Uwch Gynghorydd, Llywodraethu, i'w diweddaru ar y gofrestr a'u cyhoeddi ar y wefan.

Penderfynwyd: Cytunodd y Bwrdd ar gofnodion sensitif swyddogol y cyfarfod a gynhaliwyd ar 26 Medi 2023. (EC 239/23)

Penderfynwyd: Cytunodd y Bwrdd ar gofnodion sensitif swyddogol y cyfarfod a gynhaliwyd ar 17 Hydref 2023. (EC 240/23)

Penderfynwyd: Cytunodd y Bwrdd ar gofnodion sensitif swyddogol cyfarfod arbennig y Pwyllgor Tâl ac Adnoddau Dynol (RemCo) a gynhaliwyd ar 17 Hydref 2023. (EC 241/23)

Penderfynwyd: Cytunodd y Bwrdd ar gofnodion arferol y cyfarfod a gynhaliwyd ar 17 Hydref 2023. (EC 242/23)  

Gofynnodd y Bwrdd i’r adroddiad gwersi a ddysgwyd a ddarparwyd gan y Cynghorydd Annibynnol i’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg ar y prosiect Cyllid Gwleidyddol Ar-lein gael ei ddosbarthu i’r Bwrdd ehangach, yn ogystal ag adroddiad cloi’r un prosiect a ddarparwyd gan y Cyfarwyddwr, Rheoleiddio a Thrawsnewid Digidol.

Gofynnodd y Bwrdd i strategaeth gael ei datblygu ar gyfer ymgysylltu mewn cynadleddau pleidiau.

Gofynnodd y Bwrdd am ganiatáu mynediad i borth y bwrdd o'r enw Objective Connect, i adolygu papurau cyfarfodydd y Pwyllgor.

Nodwyd y byddai dyddiad newydd yn cael ei ganfod ar gyfer cyfarfod y Bwrdd yn yr Alban ar gyfer 2024 ac y bydd dyddiadau cyfarfodydd y Bwrdd a’r Pwyllgor ar gyfer 2024/25 yn cael eu nodi yn y dyddiadur erbyn diwedd mis Rhagfyr 2023.

Penderfynwyd: Nododd y Bwrdd gamau gweithredu y gofynnwyd amdanynt gan y Bwrdd ac i ddiweddariadau gael eu cynnwys ar y traciwr gweithredu. 

Cyflwynodd y Prif Weithredwr yr adroddiad yn gyntaf drwy ddiolch i’r Tîm Gweithredol a’r Uwch Dimau Arwain am y gefnogaeth, yr arweinyddiaeth a’r cyfraniadau y maent hwy a’u timau wedi’u gwneud dros yr 20 mis diwethaf, tra bu yn ei swydd fel Prif Weithredwr.

Nododd y Bwrdd bryderon a godwyd ynghylch ymddygiad ymgyrchwyr yn etholiad cyffredinol y DU sydd ar ddod. Bu'r Bwrdd hefyd yn trafod ID pleidleisiwr, a chywirdeb a chyflawnrwydd y cofrestrau etholiadol, a phryderon am grwpiau demograffig a oedd yn parhau i fod yn fwy tebygol o fod heb eu cofrestru a/neu o brofi rhwystrau o ran cymryd rhan.

Nododd y Bwrdd yr argymhellion a wnaed yn adroddiad ôl-etholiad y Comisiwn, i wella gweithrediad y polisi ID pleidleisiwr a chyfyngu ar y risg o ddadfreinio.

Cytunwyd y byddai'r papur argymhellion polisi blaenoriaethol yn cael ei gylchredeg i'r holl Gomisiynwyr.

Penderfynwyd: Nododd y Bwrdd ddiweddariadau ar weithrediadau a materion sy’n codi.

Penderfynwyd: Nododd y Bwrdd yr adroddiad cyllid a pherfformiad chwarterol Ch2 2023/24.

Penderfynwyd: Nododd y Bwrdd Blaengynllun busnes y Bwrdd 2023/24, gan gytuno i ohirio cyfarfod y Bwrdd sydd i'w gynnal yn yr Alban ym mis Chwefror 2024, yn wyneb pwysau cyllidebol.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr yr adroddiad, a oedd yn rhoi gwybod i'r Bwrdd am yr opsiynau sydd ar gael i wneud arbedion y flwyddyn ariannol hon, ac i roi sicrwydd ein bod yn parhau i fod yn ymrwymedig i fantoli'r gyllideb.

Penderfynwyd: Cytunodd y Bwrdd ar y dull a argymhellwyd gan y Prif Weithredwr.

Penderfynwyd: Cytunodd y Bwrdd ar y dulliau gweithredu yn yr adroddiad, gan gynnwys recriwtio personél allweddol ac ymestyn contractau cyfnod penodol

Penderfynwyd: Nododd y Bwrdd gynnwys yr adroddiad, gyda diwygiadau/cofnodion ychwanegol i'w hysgrifennu'n uniongyrchol at Ysgrifennydd y Bwrdd.

Cyflwynodd y Cwnsler Cyffredinol yr adroddiad ar y pumed mewn cyfres o drafodaethau ar ein hamcanion strategol i lywio datblygiad ein cynllun corfforaethol nesaf.

Mae cymryd yr amcan terfynol a'r galluogwyr strategol gyda'i gilydd hefyd yn ein galluogi i adolygu sut rydym yn cyflawni ein holl amcanion yn y Cynllun Corfforaethol. Yn dilyn y trafodaethau ar bob amcan, byddwn yn symud i flaenoriaethu a datblygu amlinelliad o'r cynllun newydd.

Amlygodd y Comisiynwyr nifer o bwyntiau gan gynnwys: yr angen i ddeall cyd-destun newidiol ein gwaith ac arloesi yn unol â hynny; casglu a defnyddio data a thystiolaeth i greu system etholiadol wedi'i galluogi gan ddata gan roi ystyriaeth benodol i effaith tymor canolig AI; archwilio'r potensial ar gyfer symleiddio o fewn y Comisiwn ac ar draws y system etholiadol; gweithio'n effeithiol gyda sefydliadau eraill; cynnal asesiad difrifol o adnoddau, effeithlonrwydd a buddsoddiad dros gyfnod 5 mlynedd y cynllun; adolygu ein model llywodraethu corfforaethol a gweithredu; ystyried cynulliadau dinasyddion, ymgysylltu â phobl ifanc a chydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant; gwreiddio dysgu, gan gynnwys o'r gwahanol brofiadau yng Nghymru, Lloegr, yr Alban a Gogledd Iwerddon; ystyried gofynion sy'n dod i'r amlwg megis mewn perthynas â chynaliadwyedd a'r iaith Wyddeleg; datblygu ymhellach ymagwedd un tîm sy'n cynnwys y Bwrdd, y tîm Gweithredol a'r holl staff; a buddsoddi mewn staff, gan gynnwys ystyried eu tâl.

Diolchodd y Bwrdd i’r Cwnsler Cyffredinol ac i bawb a gyfrannodd at yr adroddiad, gan nodi ymhellach eu bod yn edrych ymlaen at weld canlyniadau’r trafodaethau hyn a’r trafodaethau blaenorol a gynhaliwyd, a sut yr ydym yn troi ein dyheadau yn gynlluniau.

Penderfynwyd: Nododd y Bwrdd yr adroddiad ar system etholiadol fodern a chynaliadwy a'r galluogwyr strategol.