Sut i gynnal manylion eich plaid trwy ddefnyddio PEF Ar-lein

Cynnal manylion plaid ar CPE Ar-lein

Gall unrhyw blaid gofrestredig gynnal manylion y blaid, yn ogystal â chyflwyno ffurflenni, trwy ddefnyddio PEF Ar-lein. Os oes gan swyddogion eich plaid gyfrifon defnyddwyr yn barod ar gyfer PEF Ar-lein, dilynwch y cyfarwyddiadau ar gyfer pob hysbysiad isod. Rydyn wedi creu’r cyfarwyddiadau hyn gyda phobl sy’n defnyddio’r system am y tro cyntaf mewn golwg. Nodwch nad yw’r cyfarwyddiadau hyn yn berthnasol i bleidiau llai, a dylent hwythau gysylltu â’r tîm cofrestru am drefniadau amgen.

Os nad oes gennych gyfrif defnyddiwr ar gyfer y system, cwblhewch y camau isod:

  1. Os nad oes gan eich plaid unrhyw gyfrifon e-bost wedi eu cofrestru gyda ni, rhowch fanylion y cyfrifon e-bost hyn ynghyd â rhif RPP eich plaid i [email protected].

Nodwch nad y rhif RPP yw’r rhif sy’n ymddangos ar gofnod eich plaid ar y gofrestr. Rhif cyfeirnod unigryw yw eich rhif RPP sy’n cynnig amddiffynfa fel y gallwn fod yn sicr bod unrhyw gyfathrebiadau a ffurflenni rhyngom ni â’ch plaid yn ddilys. Byddwch wedi ei dderbyn pan gafodd eich plaid ei chofrestru.

  1. Os oes gan eich plaid gyfrif e-bost wedi ei gofrestru gyda ni, cysylltwch â ni trwyt [email protected] o’r cyfrif cofrestredig.
  2. Os hoffech i unrhyw swyddogion eraill y blaid gael eu cofrestru yn y system, hysbyswch ni o’u cyfrifon e-bost hefyd. Bydd yn yn angenrheidiol os yw eich plaid yn bwriadu gwneud unrhyw newidiadau sy’n gofyn am eu llofnodion hefyd.
  3. Unwaith y bydd eich cyfrif wedi ei greu, byddwch yn derbyn e-bost awtomatig (gwiriwch eich post sothach) i gadarnhau eich cysylltiad â’r blaid a manylion mewngofnodi dros dro. Dilynwch y cyfarwyddiadau yn yr e-bost i gadarnhau eich cysylltiad a chreu cyfrinair newydd. Bydd nawr gennych fynediad at y system a chyfrif y blaid.

 

Hysbysiadau

Gallwch ddefnyddio’r cyfarwyddiadau canlynol i wneud y gwahanol fathau o newidiadau i fanylion eich plaid o fewn y system PEF Ar-lein.

  1. Os nad yw holl fanylion eich plaid wedi newid, gallwch wneud eich adnewyddiad. Fel arall, cysylltwch â [email protected] am gyfarwyddiadau i ddiwygio manylion eich plaid.
  2. Trysorydd y blaid yw’r unig swyddog a all wneud yr adnewyddiad. Mae rhaid iddynt fewngofnodi i PEF Ar-lein a dewis y blaid y maent am wneud adnewyddiad ar ei chyfer o’r rhestr o’r holl endidau y mae’r swyddog hwnnw wedi ei gofrestru ar eu cyfer:
  3. Bydd dewislen binc yn ymddangos ar ochr chwith y dudalen. O’r ddewislen hon, dewiswch yr opsiwn ‘Adnewyddu Cofrestriad’. Unwaith y byddwch ar y dudalen hon, bydd gofyn i chi gadarnhau bod manylion y blaid yn gywir ac yn ddilys - dilynwch yr opsiynau i gadarnhau hyn.
  4. O’r ddewislen binc, dewiswch ‘Gweld manylion’ ac yna ewch i’r dudalen ‘Cyflwyno’, a fydd yn ymddangos fel un o’r opsiynau coch ar hyd brig y dudalen ar yr ochr dde.
  5. Unwaith y byddwch ar y dudalen hon, bydd yr opsiwn ‘Cyflwyno cais’ yn ymddangos. Dewiswch yr opsiwn hwn - wedyn cyflwynir i chi opsiynau i wneud taliad ar-lein gyda cherdyn. Unwaith y byddwch wedi gwneud y taliad, dylai eich cyflwyniad bod wedi ei gwblhau. Nodwch y gall y taliad ond cael ei wneud wrth gyflwyno, ac ni allwch ddychwelyd yn ddiweddarach i’r opsiynau talu.

Bydd y Comisiwn yn cysylltu â chi unwaith y bydd yr hysbysiad hwn wedi ei brosesu.

  1. Cyn i chi ddechrau’r broses hon, rydym yn argymell bod gennych y manylion canlynol wrth law:
    1. Enw, cyfeiriad cartref, cyfeiriad e-bost , a rhif ffôn ar gyfer eich swyddogion newydd.
  2. Bydd rhaid i drysorydd eich plaid neu’r gweinyddwr ar gyfer eich palid fewngofnodi i PEF Ar-lein a dewis y blaid y maent am gwblhau adnewyddiad ar ei chyfer o’r rhestr o’r holl endidau y mae’r swyddog hwnnw wedi ei gofrestru ar eu cyfer.
  3. Bydd dewislen binc yn ymddangos ar ochr chwith y dudalen. O’r ddewislen hon, dewiswch yr opsiwn ‘Gweld manylion’. Unwaith y byddwch ar y dudalen hon, ym mrig y dudalen ar yr ochr dde, dewiswch yr opsiwn i ‘Newid manylion’ ac yna ewch i’r dudalen ‘Swyddogion y blaid’, a fydd yn ymddangos fel un o’r opsiynau cochion ar hyd brig y dudalen.
  4. Ar y dudalen ‘Swyddogion y blaid’ bydd opsiwn i ‘Ychwanegu swyddog’ ar waelod y dudalen. Bydd wedyn ofyn i chi  ychwanegu cyfeiriad e-bost ar gyfer y defnyddiwr hwn, a bydd rhaid i chi adael y blwch ar gyfer “Nid oes gan y defnyddiwr hwn gyfeiriad e-bost/nid yw am dderbyn gohebiaeth trwy e-bost” heb ei dicio. Wedyn dewiswch yr opsiwn ‘Creu defnyddiwr’.
  5. Mae rhaid nawr ichi ddarparu gwybodaeth am y meysydd canlynol:
    1. ‘Enw cyntaf’
    2. ‘Cyfenw’
    3. ‘Ffôn’
  6. Yn yr adran ‘Manylion diogelwch’, rhaid i chi ddad-dicio’r opsiwn “Peidiwch â chysylltu trwy e-bost”.
  7. O dan yr adran hon bydd yna adran ar gyfer “Cyfeiriadau post’ lle mae rhaid i chi ddewis yr opsiwn ‘Ychwanegu cyfeiriad’. Ar y dudalen hon, rhaid i chi ddarparu’r cyfeiriad cartref ar gyfer y swyddog hwn.
  8. Sicrhewch fod cyfeiriad wedi ei ddewis o flychau’r gwymplen ar gyfer yr adrannau ‘Prif gyfeiriad’ a ‘chyfeiriad gohebu’ ac yna dewiswch yr opsiwn ar waelod y dudalen i ‘arbed’.
  9. Bydd rhaid nawr i’ch swyddogion newydd gadarnhau eu cysylltiad i’r blaid. Ar ôl arbed manylion y swyddogion, anfonir e-bost awtomatig at eu cyfeiriadau e-bost - rhaid iddynt ddilyn y cyfarwyddiadau yn yr e-bost i gadarnhau eu cysylltiad i’r blaid a chreu manylion mewngofnodi.
  10. Unwaith y byddwch wedi ailadrodd hyn ar gyfer pob swyddog newydd, ewch i’r dudalen ‘Rolau’r swyddogion’ (gallwch ddewis yr opsiwn ‘nesaf’ ar waelod y dudalen ar yr ochr dde). Ar y dudalen hon, gyferbyn â rôl pob swyddog, dewiswch y swyddog newydd o’r gwymplen.
  11. Mae’r cais nawr yn barod i gael ei ddilysu gan bob swyddog (newydd ac ymadawol). Gallwch ddechrau’r broses trwy fynd i’r dudalen ‘Datganiadau’ lle gallwch awdurdodi’r cais.
  12. Mae rhaid ichi nawr rhoi gwybod i bob swyddog arall y blaid bod rhaid iddynt fewngofnodi a chwblhau’r broses awdurdodi o dan y dudalen ‘Datganiadau’. Dylai’r opsiwn ‘Awdurdodi ar-lein’ ymddangos ar waelod y dudalen ar gyfer pob swyddog.
  13. Bydd modd wedyn i chi weld pa swyddogion sydd wedi awdurdodi ar y dudalen ‘Datganiadau’. Pan fydd gan bob swyddog diciau gwyrddion wrth eu henwau ar y dudalen hon, gellir ei chyflwyno i’r trysorydd. Ewch i’r dudalen ‘Cyflwyno’ a dewiswch yr opsiwn ‘Cyflwyno cais’ ar waelod y dudalen. Dylai eich cais nawr fod yn gyflawn.
  14. Bydd y Comisiwn yn cysylltu â chi unwaith y bydd yr hysbysiad hwn wedi ei brosesu.

Datrys problemau

  1. “Nid yw’r opsiwn ‘Adnewyddu cofrestriad’ yn ymddangos”
    1. Sicrhewch fod y trysorydd wedi mewngofnodi i wneud yr adnewyddiad - bydd yr opsiwn hwn ond yn ymddangos ar gyfer y swyddog hwn ac nid unrhyw swyddog arall.
    2. Os yw eich plaid wedi dechrau neu gyflwyno newidiadau cyn gwneud yr adnewyddiad, ni fydd yr opsiwn ar gael nes bod y newidiadau hyn wedi eu prosesu.
  2. “Nid yw’r dudalen ‘Cyflwyno’ yn dangos croes goch gyferbyn â’r ‘Datganiadau’”
    1. Rhaid ichi fynd i’r dudalen ‘Datganiadau’ a dewis yr opsiynau i awdurdodi’r adnewyddiad. Unwaith y bydd hyn wedi ei gwblhau bydd modd ichi gyflwyno’r cais.

  1. “Nid yw un o swyddogion fy mhlaid wedi derbyn e-bost i gadarnhau ei gysylltiad i’r blaid/creu manylion mewngofnodi”
    1. Sicrhewch eich bod wedi mewnbynnu’r holl fanylion a restrir yn y cyfarwyddiadau ar gyfer swyddog newydd ac eich bod wedi dad-dicio’r opsiwn “Peidiech â chysylltu trwy e-bost”.
    2. Bydd e-bost hwn weithiau’n cael ei symud i’r post sothach - nodwch y byd y rhan fwyaf o ffolderi post sothach yn cael eu dileu ar ôl cwpwl o ddiwrnodau. Efallai y bydd rhaid i chi gysylltu â’r tîm cofrestru er mwyn i’r e-bost hwn gael ei anfon eto. Gallwch wneud hyn trwy e-bostio [email protected].
  2. “Rwyf wedi gwneud yr holl newidiadau ond ni fydd y system yn gadael i fi ei gyflwyno”
    1. Sicrhewch eich bod wedi cysylltu â phob swyddog i awdurdodi’r cais ar y dudalen ‘Datganiadau’ gan na fydd yr opsiwn ‘Cyflwyno cais’ yn ymddangos nes bod pob swyddog wedi ei awdurdodi.