Y cofrestrau etholiadol

Rydym yn casglu copïau o’r gofrestr etholiadol llawn a diweddariadau i’r gofrestr gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol. Nhw yw prif reolyddion y Gofrestr Etholiadol ym mhob Awdurdod Lleol heblaw yng Ngogledd Iwerddon - Swyddfa Etholiadol Gogledd Iwerddon sy’n cyflawni’r swyddogaeth yno.  Rydym hefyd yn casglu detholion o Gofrestrau Etholiadol a ddefnyddir mewn gorsafoedd pleidleisio ar ôl etholiadau y cyfeiriwn atynt yn gopïau cofrestrau wedi’u marcio.

Er mwyn sicrhau bod y data’n cael ei drosglwyddo’n ddiogel rhwng Swyddogion Cofrestru Etholiadol a’r Comisiwn Etholiadol, rydym yn argymell defnyddio ein platfform trosglwyddo ffeiliau yn ddiogel sy’n seiliedig ar y cwmwl. Mae’r platfform wedi’i ddiogelu gan brawf dilysu dau gam ac mae ei ddata wedi’i storio mewn canolfannau data sydd wedi’u lleoli yn y DU.  

Unwaith mae'r cofrestrau'n cyrraedd y Comisiwn Etholiadol, rydym yn eu llwytho i system ffeilio electronig diogel. Dim ond staff sy'n gyfrifol am y swyddogaethau a nodir isod a all gael mynediad i'r system hon.

Mae gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol rwymedigaeth gyfreithiol i rannu cofrestrau etholiadol llawn a gasglwyd ar gyfer Etholiadau Llywodraeth Leol, Etholiadau Senedd y DU, ac Etholiadau Senedd Cymru a Senedd yr Alban (y cyfeirir atynt fel y cofrestrau) â nifer o sefydliadau gan gynnwys y Comisiwn Etholiadol. Mae cyflenwi cofrestrau etholiadol i’r Comisiwn Etholiadol yn caniatáu ar gyfer arfer ei swyddogaethau statudol o dan Ddeddf Pleidiau Gwleidyddol Etholiadau a Refferenda 2000 (PPERA).

Mae gennym ddwy sylfaen gyfreithiol dros brosesu data cofrestrau etholiadol. Ar gyfer y cofrestrau llawn rydym yn prosesu’r wybodaeth hon fel rhan o’n tasg gyhoeddus neu wrth arfer ein swyddogaethau statudol o dan Ddeddf Pleidiau Gwleidyddol Etholiadau a Refferenda 2000 (PPERA). Rydym yn casglu a storio’r Gofrestr Etholwyr er mwyn cyflawni ein swyddogaethau cyfreithiol o dan PPERA, gan gynnwys gwirio p’un a chaniateir rhoddion a dderbynnir gan, a thrafodion a ymrwymwyd gan, pleidiau gwleidyddol o dan y gyfraith, ac ystyried camau gorfodi o dan PPERA os nad ydynt wedi’u caniatáu.

Ar gyfer copïau o gofrestrau wedi’u marcio a chopïau o’r cofrestrau llawn, mae ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu yn rhan o’n tasg gyhoeddus o dan PPERA i ymgymryd ag ymchwil hanesyddol ac ystadegol sydd o fudd i’r cyhoedd, yn benodol i adrodd, adolygu a rhoi cyngor a chymorth ar etholiadau a materion etholiadol megis prosesau cofrestru pleidleiswyr ac agweddau tuag at gofrestru i bleidleisio. Mae angen cyfnod cadw hirach ar gyfer ymchwil hydredol. Cyhoeddir adroddiadau yn gyhoeddus drwy wefan y Comisiwn a chânt eu storio gyda’r llyfrgelloedd cyfreithiol priodol.

Rydym yn cadw copïau o’r cofrestrau llawn am bum mlynedd sy’n alinio gyda chylch etholiadol llawn ar gyfer pob etholiad o dan PPERA. Mae hyn yn caniatáu amserlen resymol i wirio adroddiadau ar ôl yr etholiadau at ddibenion cydymffurfio ac i ganiatáu ar gyfer unrhyw weithrediadau o dan ein rôl gorfodi. Gellir cadw detholiadau cyfyngedig mewn deunyddiau achosion gorfodi ar gyfer cyfnod cadw yr achos.

Rydym yn cadw copïau o’r cofrestrau wedi’u marcio o 2014 ymlaen at ddibenion ymchwil yn unig.

Nid yw’r Comisiwn Etholiadol yn rhannu data’r cofrestrau etholiadol â sefydliadau eraill fel mater o drefn. Gellid rhannu data o’r cofrestrau etholiadol os gwneir cais gan asiantaethau gorfodi’r gyfraith neu Wasanaethau’r Heddlu yn y DU. Ystyrir pob cais gan awdurdodau perthnasol fesul achos. Gall y Comisiwn drosglwyddo’r data hwn fel rhan o ddatgeliad tystiolaethol i Wasanaeth Erlyn y Goron (neu’r hyn sy’n gyfatebol yn y gwledydd datganoledig) fel rhan o baratoi ar gyfer achos troseddol, neu fel rhan o wybodaeth sydd ei hangen ar gyfer achos barnwrol neu achos cyfreithiol.

Bydd y Comisiwn Etholiadol yn rhannu data’r Gofrestr Etholiadol gydag academyddion ymchwil sy’n bartneriaid a sefydliadau sydd dan gytundeb, megis IPSOS Mori ar gyfer Arolwg y Gofrestr Etholiadol ac Arolwg Etholiadau Prydain, i gefnogi’r ymchwil i a’r dealltwriaeth o Gofrestru Etholiadol.

Ni allwn arfer yr hawl i ddileu, cywiro data neu wrthwynebu data o’r cofrestrau gan nad ni yw’r prif reolydd data ar gyfer y Cofrestrau Etholiadol. Rhaid i chi ofyn unrhyw gwestiynau perthnasol ynghylch cywirdeb i’r Swyddog Cofrestru Etholiadol neu Swyddfa Etholiadol Gogledd Iwerddon. Ni allwn fodloni unrhyw gais i atal y data a ddelir yn y cofrestru rhag cael ei brosesu os yw'n ymwneud â'n dyletswydd statudol i gadarnhau caniatâd. Mae data a ddelir at ddibenion ymchwil yn gofnod pwynt mewn amser ar gyfer y Gofrestr. Mae gan destunau data yr hawl i gwyno i’r Awdurdod Goruchwylio yn y DU, sef Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Cyfeiriad swyddfa Llundain y Comisiwn Etholiadol: 3 Bunhill Row, Llundain EC1Y 8YZ, e-bost: [email protected] at ddibenion yr hysbysiad hwn. Y Swyddog Diogelu Data yw Ashley Lardner, Information Governance Manager.