Edrych ymlaen i 2021-22 a Defnyddiwch ein hadnoddau i gefnogi cyflawni ein nodau

Bydd 2021-22 yn flwyddyn brysur i'r Comisiwn. Rydym yn gyfrifol am oruchwylio'r broses o gynnal cyfres fawr a chymhleth o etholiadau, ac am sicrhau eu bod yn cael eu cynnal yn ddiogel ac mewn ffordd sy'n rhoi hyder i'r cyhoedd yn erbyn cefndir parhaus y pandemig. Bydd penodi Cadeirydd newydd, canlyniad ymchwiliadau gan Bwyllgor Gweinyddiaeth Gyhoeddus a Materion Cyfansoddiadol Senedd y DU a'r Pwyllgor ar Safonau mewn Bywyd Cyhoeddus, a hynt Bil Etholiadau pwysig drwy'r Senedd i gyd yn effeithio ar waith y Comisiwn wrth i ni wynebu amgylchedd newydd ar ôl y pandemig. Byddwn yn llunio Cynllun Corfforaethol ar gyfer y pum mlynedd nesaf. Ac, am y tro cyntaf, byddwn yn uniongyrchol atebol i Senedd Cymru a Senedd yr Alban yn yr un ffordd ag yr ydym yn atebol i Senedd y DU drwy Bwyllgor y Llefarydd.

Ein blaenoriaeth gyntaf fydd cynnal yr etholiadau ym mis Mai 2021, sef yr etholiadau mwyaf cymhleth a gynhaliwyd ers peth amser.  Fel y nodwyd uchod, rydym wedi gwneud llawer o waith paratoi gyda rhanddeiliaid a phleidleiswyr, ond nid ydym yn tanamcangyfrif maint y dasg.

Croesawyd Cadeirydd newydd yn ystod y gwanwyn, yn ogystal â dau Gomisiynydd newydd. Bydd y penodiadau hyn yn atgyfnerthu ein cyfeiriad strategol a'r trefniadau llywodraethu wrth i'r Comisiwn barhau i gyflawni yn erbyn cefndir o newidiadau parhaus. Disgwylir i'r Bil Uniondeb Etholiadol gael ei gyflwyno yn ystod y gwanwyn; byddwn yn cydweithio'n agos â Senedd y DU er mwyn sicrhau bod seneddwyr yn cael cyngor amserol sy'n seiliedig ar dystiolaeth. Bydd Pwyllgor Safonau mewn Bywyd Cyhoeddus a Phwyllgor Gweinyddiaeth Gyhoeddus a Materion Cyfansoddiadol Senedd y DU yn cyhoeddi adroddiadau ar y Comisiwn a chyfraith etholiadol. Rydym yn croesawu'r gwaith craffu hwn ac edrychwn ymlaen at weld yr argymhellion.

Rydym hefyd yn croesawu ein hatebolrwydd a'n cydberthynas newydd â Senedd Cymru a Senedd yr Alban. Byddwn yn cydweithio'n agos â'r ddwy dros y flwyddyn sydd i ddod er mwyn meithrin ein cydberthynas newydd a chefnogi'r broses o roi unrhyw gynlluniau newydd ar gyfer diwygio etholiadol ar waith. Yn yr un modd, byddwn yn parhau i gydweithio â rhanddeiliaid yng Ngogledd Iwerddon, yn enwedig mewn perthynas â chefnogi canfasiad 2021 a'r paratoadau ar gyfer yr etholiadau newydd i Gynulliad Gogledd Iwerddon 
Rhan greiddiol o'n rôl yw parhau i weithio'n adeiladol gyda phawb dan sylw – llywodraethau, seneddau, pleidiau ac ymgyrchwyr, gweinyddwyr etholiadol a grwpiau eraill â diddordeb – er mwyn cynnal hyder ac ymddiriedaeth mewn etholiadau, gan gynnwys paratoi ar gyfer cynnal yr etholiadau a drefnwyd ar gyfer mis Mai 2022. Rydym yn cydnabod yr heriau sydd ynghlwm wrth hynny. Mae straen a phwysau ar weinyddwyr etholiadol oherwydd deddfwriaeth etholiadol hen ffasiwn a chynyddol gymhleth, a phwysau parhaus ar adnoddau a gallu, yn parhau i beri risg i broses gofrestru ac etholiadau llwyddiannus. Byddwn yn parhau i fynd ati i ddatblygu strategaeth i atgyfnerthu gwasanaethau etholiadol lleol a rhoi'r strategaeth honno ar waith. Ac mae natur ymgyrchu gwleidyddol yn datblygu o hyd. Mae pleidiau yn gwario cyfran uwch o'u cyllidebau ar hysbysebion digidol ac mae angen i bleidleiswyr fod yn hyderus y gallant archwilio'r negeseuon gwleidyddol a welir ganddynt ar-lein yn feirniadol a'u profi. Mae risg y bydd hyder y cyhoedd mewn gweithgarwch ymgyrchu digidol yn parhau i ostwng, a fydd yn peri her i ni, rheoleiddwyr eraill, llywodraethau ac ymgyrchwyr 

Bydd math gwahanol o her ynghlwm wrth y dasg o addasu i'r sefyllfa ar ôl Covid. Rydym wedi gorfod wynebu newidiadau a heriau fel pob sefydliad yn sgil pandemig Covid-19. Wrth i'r pandemig gilio, byddwn yn rhoi arferion gweithio newydd ar waith a fydd yn adlewyrchu'r newidiadau sylfaenol rydym ni a'n rhanddeiliaid yn debygol o'u hwynebu. 

Caiff hyn oll ei fwydo i mewn i Gynllun Corfforaethol a Strategaeth Ariannol pum mlynedd newydd a gaiff eu datblygu yn ystod y flwyddyn ac a fydd yn nodi sut rydym yn bwriadu ateb yr heriau hyn a heriau eraill. 

Byddwn yn parhau i gyflawni ein pedwar nod

Nod un

• cefnogi'r etholiadau a gynhelir ym mis Mai 2021, gan gydweithio'n agos â'r gymuned etholiadol er mwyn sicrhau y cânt eu cynnal yn effeithiol
• parhau i roi cyngor ac arweiniad arbenigol i weinyddwyr etholiadol, ymgeiswyr ac asiantiaid, a fydd yn cynnwys rhoi canllawiau, cymorth a her mewn perthynas â'r paratoadau ar gyfer yr etholiadau ym mis Mai 2022
• parhau i weithio gyda phartneriaid i wella hygyrchedd etholiadau, er mwyn sicrhau bod gwybodaeth a phrosesau etholiadol ar gael i bawb yn gyfartal
• cynnal ymgyrch cofrestru pleidleiswyr cyn yr etholiadau, gan ganolbwyntio'n benodol ar grwpiau sy'n anos eu cyrraedd.
• cefnogi Swyddogion Cofrestru Etholiadol ym Mhrydain Fawr, a chyflwyno safonau perfformiad newydd ar eu cyfer gerbron Senedd y DU, Senedd Cymru a Senedd yr Alban.
• cefnogi canfasiad 2021 yng Ngogledd Iwerddon a'r paratoadau ar gyfer yr etholiad i'r Cynulliad ym mis Mai 2022, gan gynnwys drwy weithgarwch codi ymwybyddiaeth y cyhoedd o gofrestru etholiadol
• parhau i ddatblygu strategaeth i gefnogi mwy o wydnwch o ran darparu gwasanaethau etholiadol lleol a rhoi'r strategaeth honno ar waith.
• helpu Llywodraeth Cymru a Llywodraeth yr Alban i wneud newidiadau i'r etholfraint, codi ymwybyddiaeth y cyhoedd drwy ein hymgyrch wedi'i thargedu Croeso i Dy bleidlais, a gweithio gydag amrywiaeth eang o grwpiau partner. 
• parhau i fynd i'r afael â thwyll etholiadol drwy ymgysylltu'n agos â'r heddlu ac awdurdodau lleol, gyda chefnogaeth ein hymgyrch Dy Bleidlais Di a Neb Arall a thrwy weithgarwch ymchwil a dadansoddi data. 

Nod dau

• Cynnal cofrestrau o bleidiau gwleidyddol ac ymgyrchwyr, gan sicrhau bod pleidleiswyr yn glir ynghylch y pleidiau cofrestredig a'r ymgyrchwyr ar y papur pleidleisio
• Cyhoeddi data ariannol gan bleidiau, ymgeiswyr ac ymgyrchwyr, yn cynnwys data mewn perthynas ag etholiadau, gan sicrhau tryloywder i bleidleiswyr
• Parhau i ddatblygu'r camau gorfodi effeithiol a ddefnyddir gennym mewn perthynas â'r rheolau ynglŷn â chyllid gwleidyddol, gan sicrhau bod pleidleiswyr, pleidiau ac ymgyrchwyr yn hyderus y caiff y rheolau eu gorfodi yn gymesur ac yn effeithiol, o fewn ein pwerau presennol. Byddwn yn parhau i gyhoeddi canlyniad pob ymchwiliad er tryloywder, gan gynnwys cyhoeddi adroddiadau llawn pan fydd rheswm da dros wneud hynny, er mwyn sicrhau y gall pleidleiswyr, pleidiau ac ymgyrchwyr weld yr hyn rydym yn ei wneud i orfodi'r rheolau. Byddwn hefyd yn parhau i gyhoeddi canlyniadau pob ymchwiliad.
• Cyflwyno system Cyllid Gwleidyddol Ar-lein newydd i helpu pleidiau ac ymgyrchwyr i gyflwyno eu ffurflenni ariannol yn effeithlon
• Rhoi cyngor ac arweiniad amserol i bleidiau ac ymgyrchwyr er mwyn eu helpu i fodloni eu gofynion cyfreithiol, gan gynnwys y rhai ar gyfer yr etholiadau mawr a chymhleth a gynhelir yn 2021
• Ymgynghori ar ein fframwaith strategol newydd er mwyn sicrhau cymorth rhagweithiol effeithiol a fydd yn cael yr effaith fwyaf o ran cydymffurfio â'r gyfraith ac yna ei ddatblygu
• parhau i wella ansawdd ein gwaith rheoleiddio drwy gynnal adolygiadau treigl o weithdrefnau rheoleiddio a chwblhau prosiect ar wella ein prosesau gorfodi.
• ymateb i effeithiau ac amgylchedd newidiol ymgyrchu digidol. Byddwn yn gweithio gyda llywodraethau, cwmnïau cyfryngau cymdeithasol a darparwyr eraill hysbysebion digidol er mwyn sicrhau bod eu gwasanaethau a'u polisïau yn cefnogi tryloywder ar gyfer gweithgarwch ymgyrchu mewn etholiadau a refferenda; byddwn yn parhau i graffu ar eu cynigion a chyflwyno ein cynigion ein hunain fel y bo'n briodol.
• Gweinyddu'r cynllun grantiau datblygu polisi a sicrhau ei fod yn gweithio'n effeithiol drwy wneud argymhellion amserol i Lywodraeth y DU ar gyfer unrhyw newidiadau angenrheidiol

Nod tri

• parhau i roi cyngor arbenigol a chymorth i bleidiau gwleidyddol, ymgyrchwyr, llywodraethau a'r cyhoedd er mwyn llywio newidiadau i bolisïau, addysgu'r cyhoedd a rhoi gwybodaeth iddynt, a hyrwyddo trefniadau ar gyfer gweithio mewn partneriaeth
• Helpu Senedd y DU i graffu ar y Bil Etholiadau y disgwylir iddo gael ei gyflwyno
• adrodd ar y broses o weinyddu etholiadau yn unol â'n dyletswyddau statudol er mwyn sicrhau ein bod yn defnyddio gwersi a ddysgwyd i wella'r broses o gynnal digwyddiadau yn y dyfodol
• parhau i hyrwyddo newidiadau i'n prosesau democrataidd ac ennyn cefnogaeth iddynt
• bwrw ymlaen â gwaith ar brosiect i archwilio agweddau pleidleiswyr at y broses bleidleisio ac opsiynau ar gyfer newid a fyddai'n sicrhau bod modd diwallu eu hanghenion a bodloni eu disgwyliadau yn y dyfodol
• parhau i ddatblygu ein sylfaen dystiolaeth fel bod modd deall yr amgylchedd etholiadol yn well, gan gynnwys sganio'r gorwel am faterion, risgiau a chyfleoedd i'r system etholiadol a ddaw i'r amlwg
• ymgymryd â gweithgarwch codi ymwybyddiaeth y cyhoedd er mwyn gwella dealltwriaeth pleidleisiwr o'r rheolau sydd eisoes ar waith i reoleiddio'r technegau ymgyrchu digidol a ddefnyddir fwyfwy i gyrraedd pleidleiswyr
• parhau i ehangu ein cyfres o ddeunyddiau addysg a dysgu a gynlluniwyd i gefnogi dealltwriaeth o'r broses ddemocrataidd, ar gyfer myfyrwyr ac athrawon ledled y DU.
• parhau i ddatblygu ein gwefan gorfforaethol, gan ddefnyddio data agored ac adnoddau digidol i wella hygyrchedd

Nod pedwar

• Cynllunio arferion gweithio newydd a meithrin diwylliant a fydd yn ein helpu i sicrhau'r perfformiad gorau posibl a bodloni disgwyliadau newydd y staff wrth i ni ddechrau dod allan o'r pandemig
• Cyhoeddi Cynllun Corfforaethol newydd ar gyfer 2022-27, dan arweiniad Cadeirydd newydd y Comisiwn. Byddwn hefyd yn datblygu strategaeth ariannol pum mlynedd newydd
• Datblygu trefniadau gweithio newydd â Senedd Cymru a Senedd yr Alban yn ogystal â Senedd y DU er mwyn adlewyrchu ein hatebolrwydd newydd
• Rhoi ein Strategaeth Pobl ar waith a'i datblygu
• Parhau i ganolbwyntio ar gydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant drwy ein Tasglu Hil yn y Gwaith newydd a chyhoeddi Strategaeth Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant newydd
• Parhau i ganolbwyntio ar weithgarwch dysgu a datblygu, gan gynnwys ein Rhaglen Datblygu Arweinyddiaeth a Rheolaeth
• Parhau i ddatblygu ein dull rheoli ansawdd, gan adeiladu ar ein cynnydd cychwynnol yn 2020/21
• Parhau i uwchraddio ein systemau ariannol mewnol a'n systemau olrhain perfformiad er mwyn gwella effeithlonrwydd a'n gallu i ragamcanu 
   

Mae'r Comisiwn yn ymrwymedig i egwyddor cyfle cyfartal a gwerth amrywiaeth. Rydym yn ddarostyngedig i amrywiaeth o ddeddfwriaeth gan gynnwys Dyletswydd Cydraddoldeb y Sector Cyhoeddus fel y'i nodir yn Neddf Cydraddoldeb 2010, ac Adran 75 o Ddeddf Gogledd Iwerddon 1998, sy'n gwahardd gwahaniaethu ac yn hyrwyddo cyfle cyfartal a chysylltiadau da ar draws amrywiaeth o nodweddion gwarchodedig.  Mae ein hymrwymiad yn mynd y tu hwnt i gydymffurfiaeth. Rydym yn gwasanaethu cymdeithas amrywiol, ac mae amrywiaeth wrth wraidd democratiaeth sy'n gweithio i bob pleidleisiwr. 
Mae gennym dri amcan allweddol: 
•    sicrhau bod pawb sy'n gymwys yn gallu cymryd rhan yn y broses ddemocrataidd, gan nodi rhwystrau, gwneud argymhellion a gweithio gydag eraill i'w chwalu
•    sicrhau ein bod yn ymgorffori cydraddoldeb ac amrywiaeth yn ein holl waith, trin pob cwsmer yn deg a gyda pharch, a bod yn dryloyw yn y penderfyniadau a wnawn
•    sicrhau cyfle cyfartal i bawb a bod pob aelod o staff yn cael ei drin yn deg a gyda pharch
Mae'r amcanion hyn yn ganolog i waith y Comisiwn: 
Gwyddom pa grwpiau o bleidleiswyr sydd lleiaf tebygol o fod wedi cofrestru, ac rydym wedi ymgymryd â gweithgareddau cyfathrebu ac ymgysylltu penodol i'w helpu. Er enghraifft, rydym wedi cynllunio ymgyrchoedd sydd wedi'u hanelu at bleidleiswyr iau ac, yn benodol, rhai o gefndiroedd du a lleiafrifoedd ethnig y mae gwaith ymchwil wedi dangos eu bod yn lleiaf tebygol o fod wedi cofrestru, ac rydym wedi gweithio gydag amrywiaeth fawr o grwpiau fel y rhai sy'n cynrychioli ceiswyr lloches, sipsiwn a theithwyr a phleidleiswyr sydd ag anabledd. 
Gwnaethom gwblhau asesiadau o'r effaith ar gydraddoldeb ar bolisïau a gweithdrefnau perthnasol drwy gydol 2020/21. Mae'r asesiadau o'r effaith ar gydraddoldeb yn ategu ymrwymiad i lunio polisïau ar sail tystiolaeth. Yn ogystal â threfniadau ar gyfer ymgynghori a monitro, mae'r broses asesu yn helpu i ddatblygu polisïau effeithiol sy'n diwallu anghenion pobl mewn perthynas ag unrhyw nodweddion gwarchodedig. Rydym wedi adolygu a gwella ein proses a byddwn yn ei rhoi ar waith yn llawn yn ystod 2021-22.  
Rydym eisiau gwella amrywiaeth ein staff ar bob lefel yn y sefydliad, ac mae'n bwysig, yn ein barn ni, ein bod yn adlewyrchu amrywiaeth y bobl a wasanaethir gennym. Rydym wedi ymgymryd ag amrywiaeth o fentrau. Mae cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant wrth wraidd ein Strategaeth Pobl. Cefnogir ein gwaith ar amrywiaeth gan nifer o grwpiau staff. Mae ein grŵp Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant yn cyfarfod yn rheolaidd. Mae ein Prif Weithredwr yn cadeirio Tasglu Hil yn y Gwaith, ac rydym wedi penodi hyrwyddwr i arwain y camau gweithredu sy'n deillio o'r gwaith hwn. Mae'r grŵp Urddas, Parch a Grymuso yn dwyn y sefydliad i gyfrif mewn perthynas â herio bwlio ac aflonyddu, ac mae'n gweithio gyda Hyrwyddwr Gwrthfwlio ar lefel Cyfarwyddwr. Mae ein Grŵp Llesiant a'n Swyddogion Cymorth Cyntaf Iechyd Meddwl yn rhoi cymorth i'r staff 
Byddwn yn cyhoeddi Strategaeth Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant newydd yn ystod 2021-22, ochr yn ochr â Datganiad Cyflogwr newydd ar Gyfle Cyfartal. 
Cymru
Mae'r Comisiwn Etholiadol wedi ymrwymo i'r egwyddor o drin y Gymraeg a'r Saesneg yn gyfartal wrth gynnal busnes cyhoeddus a darparu adnoddau a gwasanaethau.  Yn ystod 2020/21, gwnaethpwyd gwaith pwysig mewn perthynas â'r Gymraeg o fewn y Comisiwn. Cafodd ein hymgyrchoedd, gan gynnwys yr ymgyrch cofrestru pleidleiswyr Oes 5 'da ti, a'r ymgyrch Croeso i Dy Bleidlais, a oedd yn annog pleidleiswyr yng Nghymru a oedd newydd gael yr etholfraint i gofrestru, eu creu a'u cynnal yn ddwyieithog yng Nghymru.   Crëwyd adnoddau addysgol newydd yn Gymraeg a Saesneg hefyd i'w defnyddio mewn ysgolion. 
Gwnaethpwyd cwyn i Gomisiynydd yr Iaith Gymraeg yn ystod 2020 mewn perthynas â phroses statudol y Comisiwn i gynnal cofrestrau o bleidiau gwleidyddol ac i wneud penderfyniadau cofrestru. Yn ei ymateb, atgyfnerthodd y Comisiwn ei ymrwymiad i ddarparu gwasanaeth o'r radd flaenaf i bartneriaid yng Nghymru yn eu dewis iaith ac i sicrhau bod y Comisiwn nid yn unig yn cyrraedd Safonau'r Gymraeg, a bennwyd ym mis Gorffennaf 2016, ond ei fod hefyd yn darparu gwasanaethau arloesol ac uchelgeisiol. Gwnaethom gomisiynu asiantaeth allanol i gynnal adolygiad o gydymffurfiaeth y Comisiwn â'r Safonau a bydd yr adroddiad terfynol o'r gwaith hwn yn llywio camau nesaf y sefydliad mewn perthynas â darpariaeth Gymraeg. 
Gogledd Iwerddon
O dan Adran 49A o Ddeddf Gwahaniaethu ar sail Anabledd 1995 (fel y'i diwygiwyd gan Erthygl 5 o Orchymyn Gwahaniaethu ar sail Anabledd (Gogledd Iwerddon) 2006), mae'n ofynnol i'r Comisiwn Etholiadol, wrth gyflawni ei swyddogaethau, roi sylw dyledus i'r angen i: 
•    hyrwyddo agweddau cadarnhaol tuag at bobl anabl; 
•    annog pobl anabl i gymryd rhan mewn bywyd cyhoeddus (‘y dyletswyddau anabledd’). 
O dan Adran 49B o Ddeddf Gwahaniaethu ar Sail Anabledd 1995, mae'n ofynnol i'r Comisiwn Etholiadol hefyd gyflwyno i'r Comisiwn Cydraddoldeb gynllun gweithredu anabledd sy'n dangos sut mae'n bwriadu cyflawni'r dyletswyddau hyn mewn perthynas â'i swyddogaethau. 
Ym mis Ionawr, cyhoeddwyd Cynllun Gweithredu Anabledd drafft a rhoddwyd ymgynghoriad cyhoeddus 12 wythnos ar waith yng Ngogledd Iwerddon, fel y'i hargymhellwyd gan y Comisiwn Cydraddoldeb ar gyfer Gogledd Iwerddon. Bwriedir sicrhau bod cynllun gweithredu terfynol ar waith erbyn mis Mehefin 2021, a byddwn yn cyflwyno adroddiadau blynyddol i'r Comisiwn Cydraddoldeb ar gyfer Gogledd Iwerddon ar ein cynnydd wrth roi'r cynllun ar waith.  
Yr Alban
Rydym yn parhau i weithio gydag amrywiaeth o bartneriaid cyflawni er mwyn hyrwyddo mynediad cyfartal i ddemocratiaeth a dealltwriaeth ohoni yn yr Alban. 
 

Our people

Staff relations and engagement

The expertise, hard work and high level of commitment of our workforce enable successful performance and delivery of our Corporate Plan. We value the positive and constructive relationship we have with colleagues and work hard to maintain it. Our staff engagement group meets on a regular basis to seek input from colleagues on emerging issues and help to maintain good relations with staff. We also actively encourage staff involvement as part of the day-to-day process of line management, and we share information on current and prospective developments widely and regularly. To support this, we have a recognition agreement with the Public and Commercial Services Union.

We completed our latest staff survey in March 2020 and 86% of employees responded. Our employee engagement score was 72% (up from 65% in 2018-19). Our scores compared most positively to the Civil Service benchmark in areas such as our people agreeing that:

• we took action after the previous survey
• they feel a strong personal attachment to our organisation and its work

they would recommend the Electoral Commission as a place to work
The areas where we compared least positively to the Civil Service benchmark and we need to improve on include people agreeing that:

• there are opportunities for them to progress in their careers at the Electoral Commission
• they have the IT systems and equipment they need to do their jobs effectively 
• we are committed to creating a diverse and inclusive workplace

Occupational health and safety

We review our health and safety policy annually. We also have procedures, guidance and risk assessments in place to cover our core activities. A health and safety group oversees our arrangements. They meet regularly and report to our senior leadership group. However, primary responsibility for health and safety sits with people managers.

We initiate independent health and safety audits of our premises each year, which involves inspecting working environments and reviewing safety management systems. These audits tell us if our arrangements are suitable and highlight any improvements we need to make. In 2020/21 we carried out specific risk assessments to ensure our sites were Covid secure prior to re-opening; routine assessments will restart once travel across the UK is permitted and our sites are back in use.  

Our environmental impact

We recognise that delivering our activities has an impact on the environment and we continue to work towards minimising this impact.
We lease office space in four cities from a combination of public and private sector property owners. We do not have direct control of utility supplier and waste disposal targets and management at our premises. For a number of our offices, the property owner manages energy and water consumption as well as waste disposal and recovers costs through a consolidated service charge. 

Offices in Edinburgh, Cardiff and Belfast have relocated to smaller, more environmentally efficient premises in the last 10 years. We completed the renewal of the lease for our London office in 2020.
Initiatives are in place to help minimise environmental impact:

• reduced printed resources provided to electoral administrators and other groups, focusing on electronic provision wherever possible
• encouraged the use of video and teleconferencing to avoid unnecessary travel with consequential CO2 emissions
• operated recycling facilities in all our offices
• upgraded to more energy efficient information communication technology equipment

Summary (London office)

Performance commentary on emissions 

We aim to decrease our fossil fuel consumption year on year, an ongoing effect of the property owner’s introduction of measures to reduce levels of electricity consumption, including lower ‘out of hours’ operation of plant and machinery and the introduction of energy-efficient lighting.

Coronavirus has meant that the office has not been open during 2020/21 for all staff therefore our performance has not been measurable this year.

Waste report

General waste and recycling figures are based on a proportion of total building waste and are not directly controllable by us. Confidential waste disposal for the organisation is handled separately from that for other building occupants. We shred the confidential waste we generate on-site before it is recycled into low-grade paper.

The general and recycled waste is based on a proportion of total building waste. All general waste produced in the building, including that generated by us, is sent to a nearby energy from waste plant, instead of landfill sites.

Using our financial resources efficiently 

In 2020/21, the resource initially made available to us by the UK Parliament was £23.3m for voted activity. We received non-voted funding of £200k to pay Commissioners’ fees.

In January 2021, we had our Supplementary Estimate Approved, which decreased our resource budget to £20.3m and increased our capital budget to £1.5m. We also reduced our AME budget to £0.3m.  
The budget changes were due to the postponement of the polls scheduled for May 2020 and the increased costs for our political finance online system.

Our final budget breakdown:

In achieving our objectives, we have used £19.1m worth of resources for the whole year. This was out of the available sum of £20.5m approved by the UK Parliament in our Supplementary Estimate (HC 64) for the net resource voted requirement. The graphic below summarises our financial performance on the ‘voted’ element of our budget.

Financial performance 2020/21

Our financial performance follows our strategic performance, being dominated by a shifting electoral timetable. For the year 2020/21:

• our staff costs represented 55% of our resource expenditure, which is an increase of 8% from 2019/20. 
• our capital expenditure increased by £0.4m due to the refurbishment works within the London office.

 Expenditure 2020/21 (£m)

We report our underspend to reflect in-year operational decisions; R-DEL excluding depreciation and PDGs. In 2020/21 this was £1.0m against the voted budget of £17.9m (5.6%). This was predominantly due to unused contingency and other savings in campaigning for the May 2021 elections. 

The operating underspend - £000s

The operating underspend is comprised of:

£591k reduced spend within our campaigning budget for the May 2021 campaigns. (including contingency for Covid related campaigns that was not required)

• £103k as a combination of under and over spends within staff costs
• £253k due to reduced Welsh translation and travel costs
• £92k as a combination of individually small underspends across the Commission
• Other underspend
• £112k in unclaimed policy development grant
• £39k in depreciation
• £147k in provisions due to lower than expected costs
• £279k in capital projects

The £80k underspend against non-voted funding is due to lower than expected costs for Commissioners due to vacancies.

Our income in our accounts relates to charges for registering political parties and work completed for the Senedd and Scottish Parliament. We collect fines raised against political parties and individuals for failure to comply with the rules on party and election finance and then surrender these to the Consolidated Fund as required by law. The penalties due was £41k in 2020/21 received by 31 March 2021 and surrendered to the Consolidated Fund.

In addition to monitoring performance against budgets, we also managed within our cash limits set by the UK Parliament. We required cash amounting to £20.3m in 2020/21 to finance our voted activities, which was £1.2m less than the sum of £21.5m approved by the UK Parliament in our Supplementary Estimate. The reconciliation of net resources outturn to net cash requirement provides a reconciliation from our outturn to the net cash we required in-year.

The Statement of Cash Flows shows that the cash balance as at 31 March 2021 was £26k.

The Statement of Financial Position as at 31 March 2021 shows positive taxpayers’ equity of £0.9m.

Supplier payments

Although we are independent of government, we aim to comply with the Prompt Payment Code that operates across the public sector. The target is to pay undisputed invoices within 30 days. In 2020/21, we paid 85% of invoices (81.6% in 2019/20) within 30 days. The pandemic created a backlog in paying invoices during the first part of the year due to the closure of the offices; e-processes were set up and within the last six months of 2020/21 100% of invoices were paid within 30 days.

Freedom of Information, complaints and parliamentary questions

We are committed to the principles of openness and transparency in public life and acknowledge the duty to provide information to the public. In 2020/21, we received 153 Freedom of Information (FOI) requests. We responded to 136 (91.9%) of these within the 20 working days statutory timeframe (target: 90%); a proportion of large and complex requests continues to be high. There were nine FOI internal review requests, one of these requests led to additional information being sent to the requestor. 

The global pandemic had an impact on the number of FOI requests submitted to the Electoral Commission and the pattern of submission was not the same as in previous years. The complexity and impact of the requests did have an impact on the organisation, but this was mitigated by improvements in process and communication across teams.   This led to the improvement in the number of requests responded to within the statutory response periods. 

We received five subject access requests. We responded to all of these promptly. We received one complaint and this is pending closure from the ICO related to a response issued in 2019. We also received two requests for erasure under the General Data Protection Regulation/Data Protection Act 2018.

We handled 29 complaints, compared to 51 in 2019/20. Of the 29 complaints handled; 17 have been completed and 12 are still active. Of the 17 that were completed; 11 were not upheld, two were partially upheld, one was upheld, three were closed due to no clarification being received from the complainant. The learnings gleaned from the investigations of these complaints were fed back to the relevant teams to support our commitment to continuous improvement. These complaints spanned a range of topics. Eight complaints focussed on alleged delays in assessing applications to change a party’s name.

None of these complaints were upheld. We received one request for review by the Chief Executive. While this review did not change the original outcome of the complaint, it did enable further explanation and assistance. 

In addition, we received correspondence from 181 members of the public that did not constitute complaints under our policy. Where possible the complaints team responded directly to the individual or alternatively forwarded the correspondence to the appropriate team to provide a response if technical expertise was required. 

Via our dedicated public information service, we responded to 4,463 public enquiries, received by phone and email. Through this service, we have answered questions about how to register and vote in the May 2021 elections taking place across Great Britain. We have explained the public safety measures in place at polling stations, and how people can use absent voting methods to have their say without attending a polling station.

We responded to 27 parliamentary questions during 2020/21, including questions about digital campaigning, electoral fraud, the accuracy and completeness of the electoral registers and the effectiveness of electoral law. Chris Matheson MP, a member of the Speaker’s Committee, was our spokesperson in the UK Parliament and answered questions on our behalf.

Supply estimate for 2021-22

Our supply estimate for 2021-22 (HC1371) provides for a net resource requirement of £17.4m. The Speaker’s Committee approved this on 23 March 2021 and was laid before House of Commons on 22 April 2021.The Commission is established by legislation and following the principles of the FReM there is an assumption of continued provision of service, there is nothing to suggest services provided by the Commission will cease or future funding will not be provided.

We plan to use these resources to continue delivering our four goals around the delivery of elections, the regulation of political finance, the use of our expertise to improve democratic processes and the best use of our resources.