Bwrdd y Comisiwn Dydd Mercher 22 Mawrth 2023

Derbyniodd y Bwrdd ymddiheuriadau gan Rob Vincent. 

Croesawodd y Bwrdd y Tîm Adnoddau Dynol a ddarparodd amlinelliad o'i waith. Nododd y Bwrdd lefel y cymorth a ddarperir gan y Tîm

Adnoddau Dynol i staff y Comisiwn. 

Diolchodd y Bwrdd i'r Tîm Adnoddau Dynol am ei amser a'i ddiweddariad.

Nododd y Bwrdd y datganiadau o fuddiannau canlynol a gofnodwyd ers cyfarfod Bwrdd mis Chwefror 2023: 

• Prif Weithredwr: Shaun McNally: Cymdeithas Prif Weithredwyr: Aelod o'r Bwrdd 
• Comisiynydd: Katy Radford: Gwasanaeth Heddlu Gogledd Iwerddon: Aelod o'r Grŵp Cyfeirio Allanol
• Comisiynydd: Katy Radford: British Council: Aelod o Fwrdd yr Ymddiriedolwyr

Penderfynwyd: Y cytunodd y Bwrdd ar gofnodion cyfarfod y Bwrdd ar 17 Chwefror 2023.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi hynt y camau gweithredu y mae'r Bwrdd wedi gofyn amdanynt.

Nododd y Bwrdd y drafodaeth gadarnhaol am hyd a lled uchelgais y Comisiwn yn nigwyddiad Bwrdd mis Chwefror 2023 yn Chorley. Cyflwynodd y Prif Weithredwr ei bapur a'i sleidiau, gan esbonio effaith gweithredu Deddf Etholiadau 2022 ar gapasiti'r sefydliad. O gofio'r effaith honno, nododd y Bwrdd fod rhaid rhoi blaenoriaeth i'r Comisiwn sicrhau y cynhelir rhwymedigaethau statudol, yn enwedig wrth gefnogi'r gwaith o gynnal etholiadau. At hynny, nododd y Bwrdd fod ymrwymiad wedi'i wneud ar gyfer yr amlen adnoddau ar weithgareddau craidd er mwyn i'r Comisiwn beidio â bod yn uwch mewn termau gwirioneddol ar ddiwedd cylch presennol y Cynllun Corfforaethol nag ydoedd ar y dechrau. 

Nododd y Bwrdd mai'r dull a oedd yn cael ei argymell iddo ymgymryd â golwg ymlaen ar gynllunio corfforaethol oedd trwy lens adolygiadau thematig drwy amcan strategol. At hynny, nododd y Bwrdd y byddai angen i'r Cynllun Corfforaethol sy'n deillio o hynny, a fyddai'n dilyn etholiad cyffredinol Seneddol y DU, ystyried canlyniad yr etholiad hwnnw, o gofio rôl y Comisiwn wrth roi unrhyw ddiwygiadau ar waith. 

Penderfynwyd: Nododd y Bwrdd yr adroddiad a chytunodd i gynnal adolygiadau thematig i gyd-greu a datblygu'r amcanion strategol, gan gynnwys ffactorau gwaelodol fel cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant, yn ogystal ag edrych ar risgiau strategol dros y 12-18 mis nesaf. 

Penderfynwyd: Y byddai'r Bwrdd yn cytuno i gynnal digwyddiad undydd ym mis Gorffennaf 2023 i barhau i ddatblygu Cyfarwyddyd Strategol y Comisiwn. Dylid gwahodd comisiynwyr i gyd-greu'r agenda a'r cynnwys ar gyfer adolygiadau thematig.

Nododd y Bwrdd y drafodaeth gadarnhaol am hyd a lled uchelgais y Comisiwn yn nigwyddiad Bwrdd mis Chwefror 2023 yn Chorley. Cyflwynodd y Prif Weithredwr ei bapur a'i sleidiau, gan esbonio effaith gweithredu Deddf Etholiadau 2022 ar gapasiti'r sefydliad. O gofio'r effaith honno, nododd y Bwrdd fod rhaid rhoi blaenoriaeth i'r Comisiwn sicrhau y cynhelir rhwymedigaethau statudol, yn enwedig wrth gefnogi'r gwaith o gynnal etholiadau. At hynny, nododd y Bwrdd fod ymrwymiad wedi'i wneud ar gyfer yr amlen adnoddau ar weithgareddau craidd er mwyn i'r Comisiwn beidio â bod yn uwch mewn termau gwirioneddol ar ddiwedd cylch presennol y Cynllun Corfforaethol nag ydoedd ar y dechrau. 

Nododd y Bwrdd mai'r dull a oedd yn cael ei argymell iddo ymgymryd â golwg ymlaen ar gynllunio corfforaethol oedd trwy lens adolygiadau thematig drwy amcan strategol. At hynny, nododd y Bwrdd y byddai angen i'r Cynllun Corfforaethol sy'n deillio o hynny, a fyddai'n dilyn etholiad cyffredinol Seneddol y DU, ystyried canlyniad yr etholiad hwnnw, o gofio rôl y Comisiwn wrth roi unrhyw ddiwygiadau ar waith. 

Penderfynwyd: Nododd y Bwrdd yr adroddiad a chytunodd i gynnal adolygiadau thematig i gyd-greu a datblygu'r amcanion strategol, gan gynnwys ffactorau gwaelodol fel cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant, yn ogystal ag edrych ar risgiau strategol dros y 12-18 mis nesaf. 

Penderfynwyd: Y byddai'r Bwrdd yn cytuno i gynnal digwyddiad undydd ym mis Gorffennaf 2023 i barhau i ddatblygu Cyfarwyddyd Strategol y Comisiwn. Dylid gwahodd comisiynwyr i gyd-greu'r agenda a'r cynnwys ar gyfer adolygiadau thematig.

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil a'r Pennaeth Polisi yr adroddiad yn amlinellu cynnydd diweddar tuag at gyflawni argymhellion polisi â blaenoriaeth a gosod dull a argymhellir ar gyfer y 18 mis nesaf.

Adroddodd y Pennaeth Polisi wrth adolygu'r argymhellion polisi â blaenoriaeth arfaethedig, roedd y tîm wedi ystyried yr effaith bosibl y byddai newidiadau'n eu cael ar bleidleiswyr, gweinyddwyr a phleidiau ac ymgyrchwyr; y potensial i gyflawni cynnydd; a'r mecanwaith ar gyfer cyflawni newid. 

Cytunodd y Bwrdd ar y blaenoriaethau arfaethedig, gan gynnwys nodi bod meysydd argymhellion wedi'u hamlygu yn yr adroddiad nad oedd bwriad iddynt gael eu cynnwys fel blaenoriaethau ar gyfer cyfathrebu rhagweithiol. Nododd yr aelodau bwysigrwydd parhaus diwygio ym maes ymgyrchu digidol, ac y byddai'n bwysig ychwanegu argymhellion wedi'u diweddaru gan fod y rhain yn cael eu hadnewyddu yn ystod y cyfnod nesaf. 

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn nodi'r diweddariad ar yr argymhellion polisi â blaenoriaeth ac yn cytuno arno.

Cyflwynodd y Cwnsler Cyffredinol yr eitem, gan roi gwybod i'r Bwrdd fod yr addasiadau i'r ddogfennaeth wedi'u dangos drwy newidiadau wedi'u marcio (tracked changes). Nododd y Bwrdd fod canllawiau pellach wedi'u darparu mewn perthynas â gwrthdaro buddiannau a oedd yn adlewyrchu'r trafodaethau gyda Chomisiynwyr. Gofynnodd aelodau'r Bwrdd am rai newidiadau i gymalau 14, 15 ac 16 yr Atodiad i Atodiad 8 Penderfyniadau'r Comisiwn Etholiadol - Rheoli risg i gyfraith ac enw da.

Cytunodd y Bwrdd ar y newidiadau i'r Cylch Gorchwyl, gan gynnwys newid yr enw i'r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg. Cytunodd y Bwrdd i beidio ag ehangu niferoedd y pwyllgor, a byddai'r Comisiynwyr yn cael eu hannog i fynd i gyfarfodydd er mwyn arsylwi. Darparwyd eglurhad yn y Cylch Gorchwyl na fyddai'r Cynghorydd Annibynnol, a oedd yn bresennol yn y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg, yn cymryd rôl y Cadeirydd yn ei absenoldeb. Cytunodd y Bwrdd y dylai telerau'r aelodaeth ar gyfer Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg gael eu newid er mwyn galluogi'r Cadeirydd i fod yn ei swydd am fwy na chwe blynedd. 

Cytunodd y Bwrdd ag argymhelliad cyfarfod y Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol y diwrnod cyn hynny i godi'r gyfradd am ddiwrnod a hanner diwrnod ar gyfer Cynghorwyr Annibynnol, yn unol â ffioedd y Comisiynwyr a godwyd. 

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn cytuno i ailenwi'r Pwyllgor Archwilio a Risg i'r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg. 

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn cytuno ar newidiadau i alluogi estyniad i gyfnod swydd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg ac na fyddai'r Cynghorydd Annibynnol i'r Pwyllgor yn Cadeirio ar gyfer cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio a Risg yn absenoldeb y Cadeirydd. 

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn cytuno ar newidiadau i'r Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol er mwyn adlewyrchu dyletswyddau cyfreithiol y Comisiynwyr fel y nodwyd yn PPERA, yn amodol ar newidiadau i gylch gorchwyl y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg ar delerau aelodaeth ac i'r canllawiau gwrthdaro buddiannau yng Nghod Ymddygiad y Comisiynydd. Cytunodd y Bwrdd i'r Cadeirydd gymeradwyo'r ail ddrafft cyn iddo gael ei gyhoeddi.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn cytuno i godi ffioedd y Cynghorydd Annibynnol yn unol â ffioedd y comisiynwyr.

Rhoddodd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Risg y wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd am waith y Pwyllgor yn ei gyfarfod diwethaf a dynnodd sylw at y meysydd canlynol: 

Manyleb Archwilio Mewnol
Adroddiad Mewnol
Arolwg olrhain blynyddol
Y wybodaeth ddiweddaraf o archwiliad allanol y Swyddfa Archwilio Genedlaethol
Rheoli Risg

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn cytuno i nodi gwaith y Pwyllgor Archwilio a Risg yn ei gyfarfod ar 21 Chwefror 2023.

Yn absenoldeb Cadeirydd RemCo, adroddodd yr aelod pwyllgor Sarah Chambers i'r Bwrdd am waith y pwyllgor yn ei gyfarfod ar 21 Mawrth 2023

Trafodaeth allweddol
Cytunwyd i gael pedwar cyfarfod y flwyddyn
Bydd RemCo yn cyfarfod â grŵp mawr o staff
Diweddariad ar y strategaeth pobl
Darparwyd diweddariad mewn perthynas â thendro system TG Adnoddau Dynol 
Darparwyd diweddariad mewn perthynas â Dysgu'r Gwasanaeth Sifil
Darparwyd diweddariad mewn perthynas â Recriwtio
Darparwyd diweddariad mewn perthynas â Rheoli perfformiad
Adroddiad Blynyddol Drafft
Darparwyd diweddariad ar wybodaeth reoli allweddol
Darparwyd diweddariad mewn perthynas ag Arolwg Staff, cytunwyd i rannu'r trosolwg â'r Bwrdd

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn cytuno i nodi gwaith y Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol yn ei gyfarfod ar 21 Mawrth 2023