Cofnodion Bwrdd y Comisiwn: 13 Mawrth 2019

Dim ymddiheuriadau.

Dim datganiadau o fuddiant newydd.

Penderfynwyd: Y dylid cytuno ar gofnodion cyfarfod Bwrdd y Comisiwn ar 13 Chwefror 2019.

Cadarnhaodd Bob Posner fod y gwrandawiad gyda Phwyllgor y Llefarydd wedi cael ei ohirio tan 18 Mawrth. Rydym ar ddeall nad oedd gan y Trysorlys unrhyw arsylwadau penodol i'w gwneud, ac roedd yn gefnogol o'r gyllideb arfaethedig ar y cyfan, er ei fod yn pryderu na ddylid cynnig cynnydd arall ar gyfer blynyddoedd yn y dyfodol.

Cyflwynodd Bob Posner y papur yn awgrymu themâu allweddol yn yr adroddiad blynyddol. Roedd angen dod o hyd i'r cydbwysedd cywir rhwng nodi ein cyflawniadau ac ymddangos yn hunanganmoliaethus.

Anogodd y Bwrdd fwy o bwyslais ar y gwaith rydym wedi'i wneud gyda'r gwledydd datganoledig, yn enwedig Cymru a'r Alban. Gellid cael adran annibynnol ar hyn. Awgrymodd y Bwrdd hefyd y dylai'r adroddiad barhau i bwysleisio'r angen i wneud gwaith diwygio deddfwriaethol.

Gofynnodd y Bwrdd am i'r Adroddiad Blynyddol dynnu sylw at enghreifftiau penodol o feysydd cynnydd, efallai yn ôl Cyfarwyddiaeth, ac awgrymodd gynnwys cyfeiriad at y gwaith cynllunio wrth gefn rydym wedi'i wneud i sicrhau parodrwydd ar gyfer amrywiaeth o ddigwyddiadau pleidleisio posibl, a'r gwaith roeddem wedi'i wneud ar ymgyrchu digidol. Dylai hefyd fod cyfeiriadau at waith y Pwyllgor Archwilio a'r Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol. Dylid sôn am feysydd lle y gwnaethom fethu ein targedau yn ôl yr angen.

Penderfynwyd: Y dylai'r papur gael ei nodi, yn amodol ar y sylwadau a wnaed.

Cyflwynodd Bob Posner y papur, a nododd fod angen i ni fod yn gyfforddus gyda'r cydbwysedd rhwng awydd am risg a'r gallu i ymdrin â risg. Edrychodd y Pwyllgor Archwilio yn fanwl ar y matrics risg ond roedd angen i'r Bwrdd gymryd trosolwg hefyd.

Nododd y Bwrdd mai'r risg fwyaf difrifol roeddem yn ei wynebu oedd niwed i'n henw da, a gofynnodd am i hyn gael ei adlewyrchu yn fwy penodol yn y matrics risgiau. Mae ymwybyddiaeth o risg i enw da yn cyfateb i nifer o risgiau a nodwyd yn y papur. Roedd hefyd angen edrych eto ar ddiffiniadau coch, oren a gwyrdd i wneud yn siŵr eu bod yn iawn, ac i ystyried y ffordd y gallai cyd-destun y risg newid yn gyflym.

Clywodd y Bwrdd sut roedd gwybodaeth yn cael ei chasglu gan awdurdodau lleol ledled wlad am b'un a oedd ganddynt yr adnoddau a'r gallu i gynnal etholiadau. Adlewyrchwyd y wybodaeth hon yn y sgoriau risg.

Cam gweithredu: Y dylai risg a sicrwydd fod yn bwnc ar gyfer Diwrnod y Comisiynwyr yn y dyfodol.

Ystyried sut i ddiwygio risg un er mwyn cydnabod risg i enw da fel rhywbeth pwysig i'r sefydliad.

Penderfynwyd: Y dylai'r papur gael ei nodi.

Cyflwynodd Craig Westwood y papur, ac eglurodd y ddau argymhelliad – un ar gyfer prosiect newydd penodol ar helpu i addysgu pobl ifanc am faterion etholiadol, a'r llall ar gyfer gwella darpariaeth gwybodaeth o fewn busnes fel gweithdrefnau arferol. Ar y prosiect, roeddem wedi archwilio gyda meddwl agored sut y byddem yn gweithio gydag addysgwyr i wneud ein gwaith gyda nhw yn y maes hwn. Y nod oedd symud yn ochelgar. I ddechrau byddem yn canolbwyntio ar waith yng Nghymru a'r Alban, oherwydd yr etholfraint oedran is (gwirioneddol ac arfaethedig) a'r etholiadau sydd ar y gorwel i'r deddfwrfeydd datganoledig. Byddai hyn yn rhoi dealltwriaeth bwysig i ni y gellir ei defnyddio i ymestyn y gwaith hwn i weddill y Deyrnas Unedig yn y tymor hwy. Lle y bo'n bosibl, byddai deunydd presennol yn cael ei ddefnyddio, er enghraifft o'r ‘Democracy Cookbook’. Roedd yr ail argymhelliad yn ymwneud â chynnwys dolenni gwell, gan ddefnyddio'r wefan yn bennaf, i ddata pwysig am leoliad gorsafoedd pleidleisio er enghraifft.

Nododd y Bwrdd y sensitifrwyddau gwleidyddol am rai o'r materion hyn, a phryderon gan rai ysgolion ynghylch ymgysylltu â gwleidyddiaeth yn yr ystafell ddosbarth. Nododd y comisiynwyr hefyd fod angen i ni fod yn ymwybodol o'r dulliau o wneud hyn yn dda, ac i gymryd gofal y bydd beth bynnag rydym yn ei gynnig yn addas i'r byd mae athrawon yn gweithredu ynddo. Mynegwyd pryderon hefyd am sut i gyrraedd y rhai nad ydynt mewn addysg ffurfiol.

Trafododd y Bwrdd rôl ddeddfwriaethol y Comisiwn ac i ba raddau roedd cyfyngiadau ar yr hyn y gallem ei wneud o ran addysg. Trafodwyd partneriaid posibl amrywiol yn y gwaith hwn, gan gynnwys y BBC, yr Adran Addysg a Young Scot. Cytunwyd y dylid datblygu ein dull yn ailadroddol er mwyn sicrhau ei fod yn addas at y diben. Nodwyd hefyd, yng nghyd-destun gostwng oedran pleidleisio'r etholfraint i 16 yn yr Alban, fod llawer o waith addysgol o'r fath yn digwydd eisoes.

Roedd trafodaeth hefyd am rolau perthnasol y Comisiwn a phleidiau gwleidyddol i ysbrydoli pobl ifanc i bleidleisio. Nododd y Bwrdd nad dweud wrth bobl am bleidleisio oedd ein rôl, ond cynnig gwybodaeth a chyngor am y ffordd i gofrestru a phleidleisio, a sut i ddeall y system etholiadol yn well. Cytunwyd y dylem ganolbwyntio ar ddarparu adnoddau i gefnogi addysgu yn y cyd-destun hwnnw yn unig, a cheisio addasu ein dull o weithredu wrth i ni ennill mwy o brofiad.

Penderfynwyd: Y dylai'r papur gael ei gymeradwyo, yn amodol ar y sylwadau a wnaed.

Rhoddodd Tim Crowley a Natasha Hutchinson y wybodaeth ddiweddaraf am y prosiect i ddatblygu'r wefan newydd, a gwnaethant ddangos swyddogaeth fwy hyblyg y safle newydd, gan gynnwys cyfleusterau chwilio llawer gwell. Croesawodd y Bwrdd y gwaith sy'n mynd rhagddo

Penderfynwyd: Y dylai'r cyflwyniad gael ei nodi.

Cafodd y Bwrdd y wybodaeth ddiweddaraf am y cynlluniau wrth gefn ar gyfer digwyddiadau etholiadol annisgwyl. Roedd yn gyfnod prysur iawn ond roedd cynnydd da yn cael ei wneud mewn llawer o feysydd

Yn dilyn her gyfreithiol gan unigolyn, roedd llywodraeth y DU yn disgwyl dyfarniad llys yn fuan iawn o ran p'un a ellir cynnal cynlluniau peilot prawf adnabod yn etholiadau lleol mis Mai.

Clywodd y Bwrdd am y gwaith rhagweithiol roeddem yn ei wneud i gofrestru pleidiau gwleidyddol newydd a gwella'r gofrestr pleidiau yn gyffredinol. Cafwyd ymgysylltiadau calonogol yn y maes hwn. Roeddem hefyd yn cynyddu ein hallgymorth i gymdeithasau aelodau, megis cwmnïau neu gyrff anghorfforedig a oedd yn cynnwys aelodau plaid wleidyddol yn llwyr neu'n bennaf.

Cafodd y Bwrdd y wybodaeth ddiweddaraf am ymgyfreitha cyfredol.

Cafodd y Bwrdd y wybodaeth ddiweddaraf am yr ymchwiliad gan y Pwyllgor Gweinyddiaeth Gyhoeddus a Materion Cyfansoddiadol (PACAC) i'r gyfraith etholiadol. Byddem yn cyflwyno dogfen ysgrifenedig a rhannu'r hyn roeddem wedi'i chyflwyno â phartïon eraill â diddordeb, er mwyn helpu i ddylanwadu ar eu dulliau gweithredu. Nododd y comisiynwyr fod ymchwiliad PACAC yn gyfle pwysig i ni lunio pa newidiadau yr hoffem eu gweld mewn cyfraith etholiadol.

Cafodd y Bwrdd y wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith diweddar mae'r adran Adnoddau Dynol wedi'i wneud, a'r newidiadau arfaethedig i'n dull o logi staff ar gontractau tymor sefydlog. Cafwyd diweddariad hefyd am archwiliad interim y Swyddfa Archwilio Genedlaethol o'r cyfrifon blynyddol, a oedd wedi mynd yn dda.

Rhoddodd Anna Carragher y wybodaeth ddiweddaraf am Ogledd Iwerddon.

Gadawodd Sue Bruce y cyfarfod ar yr adeg hon.

Cam gweithredu: Dylid rhannu dull gweithredu a chwmpas y cyflwyniad arfaethedig i PACAC am yr ymchwiliad diwygio cyfraith etholiadol â'r Bwrdd.

Penderfynwyd: Y dylai'r papur gael ei nodi.

Cam gweithredu: Ystyried ychwanegu cyfarfod Pwyllgor Archwilio ym mis Ebrill.

Ystyried cyfleoedd i gysylltu â chomisiynau etholiadol Awstralia, Seland Newydd a Chanada yn Niwrnod y Comisiynwyr ym mis Gorffennaf.

Ychwanegu pennu cwmpas prosiect moderneiddio pleidleisio at adran “eitemau i'w neilltuo” y cynllun gwaith.

Penderfynwyd: Y dylai'r papur gael ei nodi.

Penderfynwyd: Y dylai'r papur gael ei nodi.

Penderfynwyd: Y dylai'r papur gael ei nodi.