Cofnodion Bwrdd y Comisiwn: 4 Rhagfyr 2019

Dim ymddiheuriadau. Cyflwynodd y Cadeirydd y staff sy'n arsylwi ar y Bwrdd.

Dim datganiadau o fuddiant newydd.

Penderfynwyd: Y dylid cytuno ar gofnodion cyfarfod Bwrdd y Comisiwn ar 25 Medi 2019. Nodwyd cofnodion y sesiwn anffurfiol ar 25 Medi 2019 a Diwrnod y Comisiynwyr ar 30 Hydref 2019.

Rhoddodd y Prif Weithredwr ddiweddariad ar waith y Comisiwn i gefnogi'r broses o gynnal Etholiad Cyffredinol Senedd y DU ar 12 Rhagfyr 2019. Nododd y Prif Weithredwr fod swyddogion cofrestru a swyddogion canlyniadau, yn ogystal â'u timau, wedi dibynnu'n helaeth arnom dros gyfnod yr etholiad. Atgoffwyd y Bwrdd ynghylch y wybodaeth a gafodd yn y diweddariadau rheolaidd gan gyfarwyddwyr dros gyfnod yr ymgyrch etholiadol. Hysbysodd y Prif Weithredwr y Bwrdd am y gwaith a wnaed gennym gydag asiantaethau gorfodi'r gyfraith ledled y wlad mewn ymgais i sicrhau diogelwch ymgeiswyr, yn ogystal â mesurau a gyflwynwyd i gadw staff yn ddiogel.

Hysbysodd y Prif Weithredwr y Bwrdd am y rhan a chwaraeodd y Comisiwn yn y Gell Etholiadol Amddiffyn Democratiaeth Genedlaethol. Roedd y gell hon yn cynnwys swyddogion o'r llywodraeth a swyddogion cyhoeddus eraill oedd yn gyfrifol am sicrhau proses etholiadol effeithiol. Gwnaethom helpu i sicrhau bod gan y Gell y wybodaeth gywir am y ffordd y caiff etholiadau eu cynnal, er mwyn sicrhau bod eu hymyriadau yn briodol, gan gynnwys ymatebion priodol i nifer o senarios posibl a allai effeithio ar yr etholiad.

Trafododd y Bwrdd ddigwyddiadau etholiadol eraill oedd ar droed, yn cynnwys y tebygolgwydd y byddai etholiad i gynulliad Gogledd Iwerddon yn cael ei gynnal ar ddechrau 2020, a'r newidiadau tebygol oedd ar droed i gyfraith etholiadol yng Nghymau a'r Alban. Tynnodd y Prif Weithredwr sylw at y ffaith bod rhai o'n hargymhellion polisi wedi cael eu hymgorffori mewn deddfwriaeth newydd. Nododd y Prif Weithredwr y cynnydd y llwyddodd y Comisiwn i'w gyflawni ar y gwaith a wnaed gennym eisoes ynghyd â gweinyddu digwyddiadau etholiadol diweddar, yn cynnwys Etholiad Senedd Ewrop.

Hysbysodd y Cyfarwyddwr Gweinyddu Etholiadau a Chanllawiau y Bwrdd am y nifer mawr o ymholiadau etholiadol roeddem wedi ymateb iddynt hyd at yr adeg honno – oedd yn fwy o lawer na'r hyn a wnaed yn y gorffennol. Roedd awdurdodau lleol wedi rhoi gwybod i ni am rai gwallau ond mân wallau ar lefel leol oedd y rhain. Roeddem wedi defnyddio fforwm ein bwrdd cynghori ar gydlynu etholiadol i drafod y nifer mawr o geisiadau cofrestru a gafodd awdurdodau lleol, a'r nifer mawr o geisiadau dyblyg a gawsant, ac effeithiau hyn. Nid oedd yn bosibl i ni gadarnhau nifer y ceisiadau dyblyg a gafwyd ar yr adeg hon, er bod tystiolaeth anecdotaidd yn awgrymu y byddai'n agos at ffigurau a welwyd yn Etholiad Cyffredinol Senedd y DU yn 2017.

Clywodd y Bwrdd y byddai'r canllawiau ar gyfer etholiadau lleol 2020 yn cael eu cyhoeddi cyn diwedd y flwyddyn. Roedd y gyfarwyddiaeth Gweinyddu Etholiadau a Chanllawiau hefyd yn paratoi ar gyfer etholiadau posibl i gynulliad Gogledd Iwerddon. Byddai rhagor o waith yn mynd rhagddo ar ddiwygio'r canfasiad ar ôl i'r ddeddfwriaeth gael ei phasio yn San Steffan cyn yr etholiad, ond byddai'n rhaid i'r gweinyddiaethau datganoledig basio eu newidiadau deddfwriaethol angenrheidiol o hyd.

Trafododd y Bwrdd y cynlluniau ar gyfer arsylwi ar orsafoedd pleidleisio ar ddiwrnod yr etholiad, a dymuniad Comisiynwyr i gyfrannu at hyn. Nododd y Cyfarwyddwr Gweinyddu Etholiadau a Chanllawiau ein bod wedi cwtogi ar y trefniadau arsylwi yn sylweddol dros y 10 mlynedd diwethaf, wrth i ni ganolbwyntio ar roi cymorth o'r swyddfa er mwyn sicrhau y gallwn ymateb i anghenion timau etholiadol. Cynghorwyd Comisiynwyr hefyd i beidio ag arsylwi ar orsafoedd pleidleisio ar ddiwrnod yr etholiad y tro hwn, oherwydd y cynnydd mewn rhybuddion diogelwch y byddai'n anghyfrifol eu hanwybyddu. Gwnaethom gadw mewn cysylltiad ag awdurdodau lleol ar y diwrnod pleidleisio ac roedd gennym dîm wrth law i arsylwi pe byddai angen. Roedd mwy na 1,000 o arsylwyr achrededig o amrywiaeth o sefydliadau, yn cynnwys arsylwyr rhyngwladol, a oedd yn sylweddol uwch nag mewn Etholiadau Cyffredinol yn ddiweddar.

Trafododd y Bwrdd y cyngor diogelwch a roddwyd i ymgeiswyr a phleidiau gwleidyddol. Nododd y Cyfarwyddwr Rheoleiddio mai'r Heddlu a roddodd y cyngor hwn. Er bod cyn Aelodau Seneddol wedi gallu manteisio ar y Tîm Diogelwch Seneddol, nid treuliau etholiad oedd hyn. Ond roedd yn ofynnol i ymgeiswyr eraill oedd yn sefyll am etholiad adrodd am unrhyw wariant ar gontractwyr diogelwch preifat fel treuliau etholiad, hyd yn oed os oedd yr Heddlu wedi eu cynghori i wneud hyn. Trafododd y Bwrdd fanteision cyflwyno eithriad ar y gwariant hwn, yn debyg i'r hyn oedd ar waith ar gyfer ymgeiswyr ag anableddau. Byddai angen newid deddfwriaethol ar gyfer hyn. Trafododd y Bwrdd y ffaith y gallai ymgeisydd a oedd wedi penderfynu cynnal digwyddiad ymgyrchu yn ei etholaeth yr oedd angen diogelwch ar ei gyfer fynd i dreuliau etholiad sylweddol.

Amlinellodd y Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil y gwaith a wnaed gan y Comisiwn i ymgysylltu â'r cyfryngau. Roedd y ffocws bellach wedi symud o hyrwyddo'r broses gofrestru i waith rheoleiddiol bythefnos cyn y diwrnod pleidleisio. Byddai'r wythnos cyn y diwrnod pleidleisio yn cael ei defnyddio i hyrwyddo gwybodaeth am y diwrnod pleidleisio. Clywodd y Bwrdd am ymdrechion cwmnïau cyfryngau cymdeithasol i ganfod achosion o gamwybodaeth a thwyllwybodaeth. Yn y cyfamser, roedd y timau Polisi ac Ymchwil yn dechrau canolbwyntio ar baratoi ar gyfer cyflwyno adroddiadau ôl-etholiad. Roedd y tîm ymchwil wedi llunio nifer o arolygon a fyddai'n cael eu dosbarthu i randdeiliaid amrywiol, gyda'r canlyniadau yn cyfrannu at adroddiadau ôl-etholiad. Roedd y tîm wedi cynnal dadansoddiad o faniffestos y prif bleidiau ar feysydd oedd yn effeithio ar gyfraith etholiadol, a byddai'n dosbarthu hwn i'r Comisiynwyr.

Hysbysodd y Cyfarwyddwr Rheoleiddio y Bwrdd am y gwaith a wnaed gan y Comisiwn gyda phleidiau ac ymgyrchwyr mwy newydd er mwyn sicrhau eu bod yn cydymffurfio â'u gofynion rheoleiddio. Roedd y materion yr aed i'r afael â nhw yn gymharol debyg i Etholiad Cyffredinol 2017. Roeddem wedi cael nifer o sylwadau gan y cyhoedd ynghylch cynnwys y deunydd ymgyrchu, ac wedi treulio amser yn sicrhau bod y cyhoedd yn ymwybodol o'r hyn roeddem yn gyfrifol amdano a'r hyn oedd y tu hwnt i'n cylch gwaith. Cafwyd cynnydd yn nifer yr ymgyrchwyr nad ydynt yn bleidiau, a effeithiodd ar waith gweinyddol y tîm. Nododd y Cyfarwyddwr fod y dyddiad cau i bleidiau mwy ddatgan eu gwariant ar Etholiad Senedd Ewrop o fewn cyfnod yr ymgyrch hon, a bod gwaith craffu wedi dechrau ar y ffurflenni hynny.

Hysbysodd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol y Bwrdd am y ffaith ein bod yn cysylltu'n rheolaidd â'r Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol (NCSC), a roddodd dawelwch meddwl i ni. Nid oedd yr NCSC wedi nodi unrhyw feysydd lle dylem fod yn gwneud gwaith ychwanegol. Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr hefyd y cynllun wrth gefn parhaus ar gyfer unrhyw effaith y byddai dyddiad Brexit yn ei chael cyn etholiadau yn 2020.

Amlinellodd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yr angen am amcangyfrif atodol. Yn ogystal â'r gwariant sydd ei angen i weinyddu'r Etholiad Cyffredinol, amlygodd y Cyfarwyddwr feysydd oedd yn rhoi'r gyllideb dan bwysau yn ystod y flwyddyn ariannol bresennol, yn cynnwys y ffaith bod ein cyfranogiad yn Etholiad Senedd Ewrop wedi bod yn hwyr a nifer y deisebau adalw.

Penderfynwyd: Cyflwynwyd egwyddor yr amcangyfrif a'r cyfrifioldeb a ddirprwywyd i'r Prif Weithredwr i wneud unrhyw newidiadau priodol cyn yr Amcangyfrif Atodol i gytuno arnynt.

Eglurodd y Cadeirydd y gofyniad statudol i baratoi cynlluniau busnes a chorfforaethol, gan nodi bod angen i'r gwaith hwn barhau cyn y byddai canlyniad yr etholiad ac agenda polisi y Llywodraeth newydd yn hysbys. Yn amlwg, byddai angen i'r Bwrdd edrych yn fanylach ar hyn ym mis Ionawr, pan fyddai'r cyd-destun yn gliriach. Nododd y Prif Weithredwr fod gan y Bwrdd agenda strategol glir ar gyfer y Comisiwn. Roedd hefyd angen i ni sicrhau ein bod yn barod i ymateb i'r rhaglen bolisi a fyddai'n cael ei llunio gan lywodraeth newydd. Clywodd y Bwrdd am newidiadau arfaethedig i ofynion adrodd, yng nghyd-destun atebolrwydd i'r gweinyddiaethau datganoledig. Hysbysodd y Prif Weithredwr y Bwrdd am y cynnydd a wnaed yn erbyn yr ymrwymiadau a wnaed yn y cynllun busnes diweddaraf, a oedd wedi arwain at rywfaint o dwf.

Eglurodd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol fod gofyniad cyfreithiol ar y Comisiwn i lunio cynllun corfforaethol pum mlynedd i gael ei ystyried gan Bwyllgor y Llefarydd erbyn mis Mawrth ar ôl etholiad cyffredinol. Yn yr achos hwn, nid oedd digon o amser i baratoi cynllun pum mlynedd cynhwysfawr newydd mewn da bryd i'w gyflwyno ar ddechrau 2020. Cynigiodd y Cyfarwyddwr broses dau gam, lle byddai cynllun corfforaethol amlinellol yn cael ei gyflwyno ym mis Mawrth 2020, a byddai argymhelliad i Bwyllgor y Llefarydd ofyn am gynllun corfforaethol newydd gennym yn ddiweddarach yn y flwyddyn. Byddai hyn yn rhoi'r amser angenrheidiol i baratoi cynllun cynhwysfawr. Cymeradwyodd y Bwrdd y dull gweithredu hwn. Roedd gan y Bwrdd ddiddordeb mewn deall y meysydd gwahanol y gallem ddyrannu ein hadnoddau iddynt, yn cynnwys effaith ddisgwyliedig unrhyw newidiadau.

Amlinellodd y Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil y meysydd gweithgarwch newydd a gwmpesir yn y cynllun corfforaethol drafft. Cytunodd y Bwrdd ei bod yn werth ceisio gwella llythrennedd ddigidol, ond roedd am weld mwy ynghylch y ffordd orau o wneud hyn yn ymarferol. Cadarnhaodd y Prif Weithredwr y byddai'r Comisiwn yn anelu at weithio mewn partneriaeth â sefydliadau eraill, gyda phob un yn canolbwyntio ar eu meysydd arbenigedd penodol. Roedd y cysylltiadau cychwynnol yn awgrymu bod sefydliadau o'r fath yn cefnogi'r dull gweithredu hwn. Roedd comisiynau etholiadol mewn gwledydd eraill wedi cymryd camau tebyg yn y maes hwn. Roedd y Bwrdd yn cydnabod cwmpas ein rôl a'n cylch gwaith o ran ymwybyddiaeth y cyhoedd a'r ffordd yr oedd hyn wedi newid dros amser.

Gofynnodd y Bwrdd am fwy o eglurder ar y cysylltiad rhwng y pedair thema y cytunwyd arnynt yn flaenorol ar gyfer meysydd gwaith newydd posibl, a'r ceisiadau cyllideb arfaethedig. Trafodwyd pob thema yn ei thro: hyrwyddo gwydnwch awdurdodau lleol, hyrwyddo cydymffurfiaeth, hyrwyddo hyder ymhlith pleidleiswyr, ac ymateb i fentrau llywodraethau. Cymeradwywyd y dulliau gweithredu a awgrymwyd yn gyffredinol, ond gofynnwyd am ragor o fanylion am y mewnbynnau a gynigiwyd, a'r allbynnau disgwyliedig.

Rhoddodd y Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil ragor o gyd-destun ar gyfer y Fenter Data Agored arfaethedig. Rhoddodd y Cwnsler Cyffredinol ddiweddariad ar y newidiadau arfaethedig i'r tîm Cyfreithiol. Rhoddodd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol ddiweddariad i'r Bwrdd ar welliannau arfaethedig yn deillio o brosiect Ffyrdd o Weithio, yn cynnwys diweddaru'r cyfleusterau fideogynadleddau a rhannu gweithfannau, a rolau newydd i gefnogi'r gwaith digideiddio oedd yn mynd rhagddo gan y Comisiwn.

Cam gweithredu: Y Tîm Gweithredol i ystyried y pwyntiau craffu a godwyd gan y Bwrdd a'u hadlewyrchu mewn fersiwn wedi'i mireinio o'r cynlluniau busnes a chorfforaethol amlinellol arfaethedig, i'w cymeradwyo yng nghyfarfod y Bwrdd ar 22 Ionawr 2020.

Penderfynwyd: Y dylid cytuno ar y papur.

Cynigiodd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio y dylid trefnu gweithdy risg ar gyfer y Bwrdd cyfan. Byddai hyn yn helpu i greu'r cynllun corfforaethol newydd.

Cam gweithredu: Gweithdy risg i gael ei drefnu ar gyfer y Bwrdd fel rhan o'r gwaith o lunio'r cynllun corfforaethol newydd.

Penderfynwyd: Y dylai'r papur gael ei nodi.

Penderfynwyd: Y dylai'r papur gael ei nodi.

Penderfynwyd: Y dylai'r papur gael ei nodi.

Gwahoddodd y Cadeirydd y Cwnsler Cyffredinol i roi diweddariad ar achos parhaus.