Cofnodion Bwrdd y Comisiwn: 5 Mehefin 2019

Anfonodd Joan Walley ei hymddiheuriadau. Croesawodd y cadeirydd Amanda Kelly i'w chyfarfod cyntaf. 

Dim datganiadau o fuddiant newydd.

Penderfynwyd: Y dylid cytuno ar gofnodion cyfarfod Bwrdd y Comisiwn ar 13 Mawrth, 9 Ebrill, a 24 Ebrill 2019. Nodwyd cofnod o Ddiwrnod y Comisiynwyr ar 24 Ebrill.

Cyflwynodd Bob Posner yr eitem a nododd y gallai'r gwaith sy'n codi o etholiad bara hyd at ddwy flynedd ar ôl diwrnod pleidleisio mewn rhai achosion. Diolchodd y cadeirydd i'r staff am eu hymdrechion drwy gydol yr etholiadau diweddar. Ardystiodd y Bwrdd hyn. 

Clywodd y Bwrdd y cafodd etholiadau'r awdurdod lleol eu rhedeg yn dda. Fodd bynnag, roedd y cadarnhad hwyr gan y llywodraeth am etholiad Senedd Ewrop wedi bod yn ffactor wrth gyflwyno'r bleidlais honno. Er hyn, roedd y strwythurau mewnol a ddatblygwyd gennym er mwyn paratoi ar gyfer digwyddiadau etholiadol annisgwyl wedi gweithio'n dda i gefnogi'r gwaith o gynnal etholiad Senedd Ewrop. Byddai'r gwersi a ddysgwyd o'r gwaith cynllunio wrth gefn yn llywio digwyddiadau etholiadol yn y dyfodol. Oherwydd y cyfnod cywasgedig cyn y dyddiad cau ar gyfer cofrestru, ac er gwaethaf ymdrechion gennym ni ac awdurdodau lleol i gyhoeddi'r gofynion, ni lwyddodd nifer o ddinasyddion yr Undeb Ewropeaidd nad ydynt o'r DU ond sy'n byw yn y DU i gwblhau eu ceisiadau cofrestru ar amser. Gwrthodwyd rhai o'r orsaf bleidleisio ar ddiwrnod yr etholiad. Ni fyddai'n bosibl mesur sawl person y gwnaeth hyn effeithio arno yn y ffordd hon, ond gwnaethom ofyn am ragor o wybodaeth gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol a Swyddogion Canlyniadau, gan gynnwys gwybodaeth am pryd y dosbarthwyd y ffurflenni cofrestru, a beth oedd eu cyfradd ymateb. Yn ogystal, roedd pleidleiswyr dramor na chawsant eu papurau pleidleisio mewn pryd, a oedd wedi digwydd yn flaenorol mewn pleidleisiau diweddar eraill nas trefnwyd. Roeddem wedi nodi nifer o feysydd lle roedd angen gwneud newidiadau deddfwriaethol yn flaenorol, ac wedi rhoi gwybod i'r llywodraeth a'r senedd amdanynt, er mwyn gwella hwylustod cofrestru ar gyfer dinasyddion yr Undeb Ewropeaidd nad ydynt o'r DU ond sy'n byw yn y DU a hwylustod pleidleisio ar gyfer etholwyr tramor.

Clywodd y Bwrdd am y ffyrdd newydd roedd gwybodaeth yn cael ei chasglu i gefnogi'r gwaith o fonitro ymgyrchwyr a phleidiau gwleidyddol yn ystod y cyfnod a reoleiddir. Roedd hwn yn ddull a oedd yn canolbwyntio mwy ar wybodaeth o gymharu â dulliau'r gorffennol. Roedd hefyd yn cynnwys defnyddio llyfrgelloedd hysbysebion ar-lein. Defnyddiwyd y data a gasglwyd o'r llyfrgelloedd hysbysebion i nodi ffynonellau o wariant ar hysbysebion; mewn rhai achosion gwnaethom wedyn gysylltu â'r bobl hynny er mwyn pennu p'un a ddylid bod wedi rhoi gwybod i ni am eu gwariant. Fodd bynnag, ni roddodd y llyfrgelloedd hyn gymaint o sicrwydd ag yr hoffem, gan nad oedd eu diffiniad o ymgyrchu gwleidyddol digidol yn cyfateb â'r un yn y gyfraith. Hefyd, clywodd y Bwrdd am y dull a gymerwyd gennym i benderfynu ar y lefel o fonitro pleidiau gwleidyddol. Ystyriwyd ffactorau risg a oedd yn ymwneud â phob plaid cyn i sgôr risg gael ei phennu yn seiliedig ar amrywiaeth o ffactorau, gan gynnwys profiad unigolion a oedd yn gysylltiedig â'r blaid a'n rhyngweithiadau blaenorol â nhw.   Roedd hefyd disgwyl y byddem yn cwrdd â phleidiau oedd â phroffiliau risg uwch wrth iddynt lenwi eu ffurflenni gwariant.

Cafodd y Bwrdd y wybodaeth ddiweddaraf am yr ymgyrchoedd cofrestru a gynhaliwyd cyn yr etholiadau lleol ac etholiad Senedd Ewrop. Rhagorodd yr ymgyrchoedd hyn yn sylweddol ar eu targedau ar gyfer cofrestru cyn y ddau etholiad. Roedd y tîm cyfathrebu wedi dechrau dadansoddi gwybodaeth fanylach am sut y gwnaeth yr ymgyrchoedd hyn berfformio, a byddai'n cyhoeddi gwerthusiad yn ddiweddarach eleni. Byddai'r wybodaeth hon hefyd yn llywio ymgyrch y flwyddyn nesaf. Hefyd, clywodd y Bwrdd am yr ymgyrch "Dy bleidlais di a neb arall", a ddefnyddiwyd gennym i ddarparu adnoddau i awdurdodau lleol er mwyn codi ymwybyddiaeth o dwyll etholiadol. 

Rhoddwyd gwybod i'r Bwrdd am ail rownd cynlluniau peilot prawf adnabod pleidleiswyr. Cynhaliwyd y cynlluniau peilot mewn deg ardal awdurdod lleol yn ystod yr etholiadau lleol. Roedd yr ardaloedd awdurdod lleol yn cwmpasu ystod ehangach o feysydd o gymharu â chynlluniau peilot blaenorol, a oedd yn golygu y gellir cael mwy o amrywiaeth o dystiolaeth. Byddai rhagor o waith dadansoddi data, gan lywio ein hadroddiad statudol ar y cynlluniau peilot, a byddai'r Bwrdd yn troi yn ôl at y mater yn ei gyfarfod nesaf. 

Gofynnodd y Bwrdd am yr ymweliad â Phlaid Brexit, a chlywodd ei bod yn arferol i ni gysylltu â phleidiau yn y cyfnod cyn etholiadau. Nododd Bob Posner fod gweithgarwch o'r fath yn agwedd arferol ar fywyd mewn meysydd rheoleiddio eraill. Roedd rheoleiddio cyllid gwleidyddol yn faes mwy sensitif, ac wrth i ni reoleiddio'n gynyddol mewn amser real, weithiau roedd angen i ni ymateb i faterion yn ystod ymgyrchoedd. 

Clywodd y Bwrdd am gwmpas yr adolygiad o Blaid Brexit, a bod yr ymweliad wedi arwain at nifer fawr o e-byst a galwadau ffôn. Lle y bo'n briodol, roeddem wedi rhoi gwybod i'r heddlu am gynnwys rhai o'r e-byst a'r galwadau ffôn hyn. 

Cam Gweithredu: Ar gyfer yr eitem ar gynlluniau peilot prawf adnabod pleidleiswyr ar gyfer y cyfarfod nesaf, dylid cynnwys gwybodaeth am ffurfiau eraill ar dwyll etholiadol (drwy'r post, drwy ddirprwy ac ati), fel y gall y Bwrdd ddeall y cymesuredd y mae'r cynlluniau peilot prawf adnabod pleidleiswyr yn ceisio mynd i'r afael ag ef. Cadarnhau nifer y pleidiau a oedd wedi gwneud cais i gofrestru cyn etholiad Senedd Ewrop ond na lwyddwyd i'w prosesu mewn pryd. 

Cyflwynodd Ailsa Irvine yr eitem, a rhoddodd ddiweddariad ar astudiaethau dichonoldeb gwahanol a oedd yn asesu ffyrdd posibl o wella'r system gofrestru. Clywodd y Bwrdd fod y gwaith hwn wedi ein rhoi mewn sefyllfa gref i lywio trafodaethau cyhoeddus ar faterion sy'n ymwneud â diwygio cofrestru etholiadol, a dylanwadu arnynt. Hefyd, clywodd y Bwrdd ein bod yn sefydlu ymgyrch gysylltu a fyddai'n cynnwys nifer o gyfarfodydd â rhanddeiliaid allweddol y byddai'n debygol y byddai ganddynt ddiddordeb yn y wybodaeth a gasglwyd gennym yn yr adroddiad. 

Gwnaeth y Bwrdd ganmol gwaith y tîm o ran llunio'r adroddiad, a thrafod y dulliau gwahanol o sicrhau bod y papur yn cyfrannu mewn ffordd ddefnyddiol at y trafodaethau cyhoeddus ar newidiadau. Argymhellwyd dull rhagweithiol. Gwnaeth y Bwrdd annog y staff i fod yn glir ynghylch y ffordd y byddai'r data a gesglir at y diben hwn yn cael eu defnyddio a'u rheoli. 

Penderfynwyd: Y dylai'r papur gael ei nodi. 

Cyflwynodd Bob Posner y papur, a cheisiodd cadarnhad o'r camau gweithredu a nodwyd yn Atodiad A y papur. Nododd Rob Vincent fod angen i'r camau gweithredu gynnwys arfarniad mwy systemataidd o aelodau unigol o'r Bwrdd. 

Penderfynwyd: Y dylid cytuno ar y papur gyda'r ychwanegiad o arfarniad o aelodau unigol o'r Bwrdd. 
 

Cyflwynodd Bob Posner y papur a nododd y meysydd allweddol lle byddai camau gweithredu yn y dyfodol yn eu targedu. Trafododd y Bwrdd p'un a oeddem wedi gwneud digon i gyfleu rolau'r sefydliad yn effeithiol. O ran cyfradd trosiant staff, nodwyd bod hyn yn rhannol o leiaf o ganlyniad i nifer y contractau tymor sefydlog a natur a maint y sefydliad. 

Nododd Kieran Rix fod y tanwario yn y flwyddyn ariannol ddiwethaf yn gyfforddus o fewn disgwyliadau cyfrifyddu derbyniol y sector cyhoeddus, a rhoddodd drosolwg byr o'r gwariant a ddisgwylir ar gyfer blwyddyn ariannol 2019/20. 

Penderfynwyd: Y dylai'r papur gael ei nodi.
 

Cyflwynodd Ailsa Irvine yr eitem ac atgoffodd bawb o amcanion y prosiect. Rhoddodd Jo Crofton-Diggins y wybodaeth ddiweddaraf am y trafodaethau ynghylch lleoliad y swyddfa yn Llundain, ac am y buddsoddiad gofynnol mewn technoleg. Bu trafodaeth ynglŷn â sut i ddefnyddio ein gofod swyddfa yn fwy effeithiol ac yn fwy effeithlon. 

Penderfynwyd: Y dylai'r papur gael ei nodi.

Penderfynwyd: Y dylai'r papur gael ei nodi.

Penderfynwyd: Y dylai'r papur gael ei nodi.

Penderfynwyd: Y dylai'r papur gael ei nodi.