Cofnodion Bwrdd y Comisiwn: Dydd Mercher 20 Hydref 2021

Ni chafwyd unrhyw ymddiheuriadau.

Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod gan groesawu'r Comisiynwyr a oedd yno yn bersonol (gan atgoffa pawb bod angen cadw pellter cymdeithasol yn y cyfarfod) a'r rhai a oedd yn ymuno o bell, a chroesawodd yn ffurfiol y Comisiynydd Katy Radford ar ôl iddi gael ei Gwarant Frenhinol.

Nododd y Bwrdd y byddai hwylusydd allanol, Marcia Bluck, yn ymuno â'r cyfarfod ar gyfer eitem 6 ar yr agenda, i hwyluso rhan o'r trafodaethau am Gydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant. 

Treuliodd y Bwrdd ychydig o funudau yn talu teyrnged i Syr David Amess AS a nodwyd y datganiad cydymdeimlo a wnaed gan y Comisiwn. 

Mynegodd y Comisiynwyr eu pryderon, yn sgil y digwyddiad trasig, am y bygythiadau corfforol a llafar a gaiff cynrychiolwyr etholedig, a'r diffyg parch at y cyfraniadau a wneir gan weision cyhoeddus.

Bu trafodaethau am gyngor yr Heddlu Metropolitanaidd am ddiogelwch preifat ar gyfer ymgeiswyr sy'n sefyll etholiadau, a bod hyn yn codi agwedd anodd i ymgeiswyr, oherwydd ar hyn o bryd o dan y gyfraith etholiadau byddai cost diogelwch yn cyfrif tuag at derfyn gwariant ymgeiswyr.  Roedd y Comisiynwyr o'r farn na ddylai diogelwch fod yn draul etholiad.

Gofynnodd y Bwrdd i Gadeirydd y Comisiwn ysgrifennu at Mr Llefarydd yn cydymdeimlo ac i nodi pryderon am y ffordd y caiff costau diogelwch ar gyfer ymgeiswyr sy'n sefyll etholiadau eu trin o dan y gyfraith etholiadau.

Nododd y Bwrdd ddiweddariadau gan y Cadeirydd, y Comisiynydd Elan Closs Stephens a'r Prif Weithredwr am weithgareddau a oedd wedi cael eu cynnal ers y cyfarfod diwethaf, gan gynnwys cyfarfod ag un o Weinidogion y DU, Kemi Badenoch, paratoadau ar gyfer etholiadau 2022 yng Ngogledd Iwerddon, ystyriaeth Pwyllgor y Llywydd o Gynllun Corfforaethol drafft y Comisiwn, y broses o recriwtio'r Prif Weithredwr newydd a oedd yn mynd rhagddi, yr ymgynghoriad ar y Strategaeth Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant gan gynnwys ei gyfieithu i'r Gymraeg, a hynt y Bil Etholiadau. Gofynnodd y Bwrdd am friff pellach am yr agweddau ar ddatganoli yn y Bil Etholiadau.  Bu trafodaeth bellach am y cynigion ar gyfer Datganiad Polisi a Strategaeth ac ymateb y Comisiwn.

Gwnaeth y Comisiynydd Joan Walley ddatgan yn ysgrifenedig i Ysgrifennydd y Bwrdd iddi fynd i seminar ym mis Medi 2021 a drefnwyd gan Sefydliad Democratiaeth San Steffan, a'i bod wedi'i thalu.

Nododd y Bwrdd y byddai Cofrestr o fuddiannau'r Comisiynwyr yn cael ei diweddaru ac y byddai hyn yn cael ei adlewyrchu ar wefan allanol y Comisiwn yn unol â Chod Ymddygiad y Comisiynwyr.

Penderfynwyd: Y dylid cytuno ar gofnodion cyfarfod Bwrdd y Comisiwn ar 22 Medi 2021 gan nodi'r ychwanegiad canlynol at y cam gweithredu ym mharagraff 6.8 “a dull ar gyfer ymgysylltu â Chomisiynwyr”.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi hynt y camau gweithredu y mae'r Bwrdd wedi gofyn amdanynt.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd adolygu a nodi Blaengynllun busnes y Bwrdd gan amserlennu pynciau pellach ar gyfer yr ychydig gyfarfodydd nesaf, gan gynnwys trafodaeth am Ddangosyddion Perfformiad Allweddol ar gyfer y Cynllun Corfforaethol newydd.

a. Strwythur Llywodraethu: Cylch gorchwyl y pwyllgorau

Cyflwynodd y Cwnsler Cyffredinol yr adroddiad gan roi cyd-destun pob sesiwn o'r adroddiad i'w thrafod a'r camau nesaf y cytunwyd arnynt.

Atgoffodd y Bwrdd ei hun fod dyletswyddau a chyfrifoldebau'r Comisiwn wedi'u nodi yn PPERA ac na ellir gwahanu'r Bwrdd a'r Comisiwn.

Dywedodd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Risg a Chadeirydd y Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol eu bod wedi adolygu cylch gorchwyl eu pwyllgorau yn eu cyfarfodydd blaenorol ond y byddent yn ystyried eu hadolygu ymhellach i wneud yn siŵr eu bod yn fodlon a'u bod yn gyson â strategaeth y Comisiwn yn y Cynllun Corfforaethol newydd.

Trafododd y Bwrdd y dylid adolygu'r Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol yn sgil y Cynllun Corfforaethol newydd, unwaith y bydd wedi'i gwblhau'n derfynol, i sicrhau ei fod yn adlewyrchu'n briodol amcanion newydd y Comisiwn a dyletswyddau cyfreithiol y Comisiynwyr fel y'u nodir yn PPERA.  Caiff ei gymeradwyo yng nghyfarfod y Bwrdd ym mis Mawrth 2022.

Cam gweithredu: Y Pwyllgor Archwilio a Risg a'r Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol i adolygu eu cylchoedd gorchwyl er mwyn cytuno eu bod yn gyson â strategaeth y Comisiwn, a chytuno arnynt yng nghyfarfod y Bwrdd ym mis Mawrth 2022

Cam gweithredu: Adolygu'r Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol unwaith y bydd y Cynllun Corfforaethol wedi'i gwblhau'n derfynol i sicrhau ei fod yn adlewyrchu'n briodol amcanion newydd y Comisiwn a dyletswyddau cyfreithiol y Comisiynwyr fel y'u nodir yn PPERA, a'i gymeradwyo yng nghyfarfod y Bwrdd ym mis Mawrth 2022.

Perchennog y cam gweithredu: Cwnsler Cyffredinol

Cyflwyno erbyn: Mawrth 2022.

b. Adolygu'r Blaengynllun Busnes

Cyflwynodd y Cwnsler Cyffredinol y sesiwn ar Flaengynllun Busnes y Bwrdd.

Trafododd y Bwrdd eitemau i'w cynnwys yn y Blaengynllun yn y dyfodol, gan wneud yn siŵr ei fod yn adlewyrchu ei amcanion a'i flaenoriaethau, gan gynnwys monitro'r Cynllun Corfforaethol, a chynllunio sesiynau strategol ‘at wraidd y mater’ yn y dyfodol.

Trafododd y Bwrdd y byddai'n hoffi gweld y Blaengynllun yn adlewyrchu'r cylch busnes blynyddol, gan gynnwys paratoi'r Blaengynllun yn yr hydref.

Trafododd y Bwrdd y dylid cynllunio'r eitemau adolygu ac adrodd, gan gynnwys yr adolygiad o effeithiolrwydd y Bwrdd, cyn diwedd y flwyddyn ariannol, a sganio'r gorwel yn yr haf, gyda diweddariadau gan y Prif Weithredwr ym mhob un o gyfarfodydd y Bwrdd gydag adroddiadau ysgrifenedig manwl ar berfformiad bob chwarter.  Trafododd y Bwrdd y dull dymunol ar gyfer yr adroddiadau ar berfformiad, gan wneud yn siŵr eu bod yn gyson â'r Dangosyddion Perfformiad Allweddol ar gyfer y Cynllun Corfforaethol, gan ganolbwyntio ar ganlyniadau yn hytrach na gweithgareddau, a thynnu sylw at yr effeithiau ar y pedair gwlad.

Trafododd y Bwrdd ymhellach bynciau ar gyfer sesiynau strategol ar risg ‘at wraidd y mater’, sydd wedi cael eu trefnu ar gyfer mis Rhagfyr 2021, rheoleiddio, yr oedd y Bwrdd wedi'i drefnu ar gyfer mis Ionawr 2022, y Bil Etholiadau, deall datganoli a'r dirwedd ehangach yn Lloegr.

Nodwyd y byddai'r Bwrdd, lle y bo'n briodol, yn croesawu siaradwyr allanol ar gyfer sesiynau strategol at wraidd y mater, ac y gellid datblygu eitemau ar gyfer y Blaengynllun dros gyfnod o 2 flynedd.

Nodwyd hefyd y dylid amserlennu ystyriaeth dreigl dros oes y Cynllun Corfforaethol o bob un o'r 5 amcan a gwaith sylfaenol yn gysylltiedig â'r Comisiwn. Bydd y Bwrdd yn adolygu ac yn cytuno ar y Blaengynllun newydd.

c. Adolygu dirprwyaethau'r Bwrdd

Adolygodd y Bwrdd amserlen dirprwyaethau'r Bwrdd, er mwyn bod yn fodlon ei bod yn parhau i daro'r cydbwysedd cywir rhwng y Bwrdd, ei Bwyllgorau a'r Tîm Gweithredol, i bennu strategaeth a galluogi goruchwyliaeth anweithredol.  Nodwyd bod y Bwrdd yn atebol am holl benderfyniadau'r Pwyllgor, heb gynnwys dirprwyaethau'r Tîm Gweithredol. Trafododd y Bwrdd sut y gallai weithio'n fwy effeithiol i gefnogi'r Tîm Gweithredol ac roedd am weld model partneriaeth lawnach.  Gofynnodd y Bwrdd i'r Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol gael ei wneud yn gliriach o ran yr amgylchiadau lle y dylai'r Tîm Gweithredol roi gwybod i'r Bwrdd am faterion dirprwyedig neu ymgynghori ag ef arnynt.

Cytunodd y Bwrdd y dylai'r Comisiynwyr Sarah Chambers a Stephen Gilbert weithio gyda'r Cyfarwyddwr Rheoleiddio drwy ymuno â sesiwn strategaeth chwarterol newydd ar reoleiddio.

Cam gweithredu: Adolygu'r Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol i'w wneud yn gliriach o ran yr amgylchiadau lle y dylai'r Tîm Gweithredol roi gwybod i'r Bwrdd am faterion dirprwyedig neu ymgynghori ag ef arnynt, a chaiff ei gymeradwyo yng nghyfarfod y Bwrdd ym mis Mawrth 2022.

Perchennog y cam gweithredu: Cwnsler Cyffredinol

Cyflwyno erbyn: Mawrth 2022.

Penderfynwyd: Cytunodd y Bwrdd y dylai'r Comisiynwyr Sarah Chambers a Stephen Gilbert weithio gyda'r Cyfarwyddwr Rheoleiddio i ymuno â sesiwn strategaeth chwarterol newydd ar reoleiddio.

d. Comisiynwyr Cysylltiedig

Nododd y Bwrdd y sesiwn ar Gomisiynwyr cysylltiedig a nodwyd y cyfraniad sylweddol a wnaed gan y Comisiynwyr mewn meysydd penodol. Nododd y Bwrdd bwysigrwydd cydweithio agosach rhwng y Comisiynwyr a'r Tîm Gweithredol.  Cynigiodd y Comisiynwyr rannu eu sgiliau a'u profiad a chaiff hyn ei nodi gan yr holiadur i Gomisiynwyr sydd ar ddod.

Penderfynwyd: Cytunodd y Bwrdd y dylai'r Comisiynwyr Joan Walley a Katy Radford fod yn Gomisiynwyr cysylltiedig ar gyfer gwaith ar Gydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant.

e. Rheoli'r risg o wahaniaethau a datrys gwrthdaro

Nododd y Bwrdd y sesiwn ar reoli'r risg o wahaniaethau a datrys gwrthdaro, gan ymdrechu i gynnal safonau uchel o annibyniaeth ac uniondeb.

f. Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant y Bwrdd

Cyflwynodd y Cwnsler Cyffredinol Marcia Bluck, ymgynghorydd allanol, i gymryd rhan mewn trafodaethau ar gyfer y sesiwn hon.

Ystyriodd y Bwrdd y cynnig am Gynghorydd Annibynnol i'r Bwrdd ar Gydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant. Penderfynodd y Bwrdd y byddai'r gwaith ar gyfer y Cynghorydd Annibynnol yn debygol o gymryd 2 ddiwrnod y mis am gyfnod cychwynnol.  Penderfynodd y Bwrdd y byddai'r Comisiynwyr Joan Wally a Katy Redford yn gweithio gyda staff y Comisiwn i recriwtio Cynghorydd Annibynnol a chynnig ymrwymiadau ar lefel y Bwrdd ar Gydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gytuno i'r Comisiynwyr Joan Walley a Katy Redford weithio gyda'r Cwnsler Cyffredinol i ddatblygu gwaith ar recriwtio Cynghorydd Annibynnol i'r Bwrdd, ac adrodd yn ôl i'r Bwrdd yn y cyfarfod nesaf.