Cofnodion Bwrdd y Comisiwn: Dydd Mercher 23 Tachwedd 2022
Meeting summary
Dydd Mercher 23 Tachwedd 2022, 9.30am
Bunhill Row, Llundain, a thrwy Gynhadledd fideo
Dyddiad y cyfarfod nesaf a drefnwyd: Bwrdd, Dydd Mawrth 17 Ionawr 2023
Yn bresennol
John Pullinger Cadeirydd
Rob Vincent
Sue Bruce
Alex Attwood
Sarah Chambers
Stephen Gilbert
Roseanna Cunningham [tan eitem 14]
Chris Ruane
Katy Radford
Elan Closs Stephens
Yn y cyfarfod:
Shaun McNally Prif Weithredw
Kieran Rix Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol
Craig Westwood Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil
Ailsa Irvine Cyfarwyddwr Gweinyddu Etholiadau a Chanllawiau
Louise Edwards Cyfarwyddwr Rheoleiddio
Binnie Goh Cwnsler Cyffredinol
Zena Khan Uwch-gynghorydd, Llywodraethu
Sal Naseem Cynghorydd Annibynnol i Fwrdd y Comisiwn ar Gydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant [EDI]
Matt Pledger Uwch-gynghorydd, Llywodraethu, yn arsylwi
Helen Fleck Cyfreithiwr Uwch-weithwyr Proffesiynol a Rheoleiddio Systemau, [allanol], yn arsylwi [eitemau 1-14]
Dan Adamson Pennaeth Monitro a Pherfformiad [eitemau 1 a 9]
Josh Dunne Uwch-gynghorydd, Cofrestru [eitem 1]
Freya Flavin Uwch-gynghorydd, Cyfarwyddyd [eitem 1]
Laura Tettmar- Cyfreithiwr [eitem 1]
Mel Davidson Pennaeth Cymorth a Gwella [eitem 8]
Lindsey Pack Uwch-gynghorydd, Safonau Perfformiad [eitem 8]
Phil Thompson Pennaeth Ymchwil [eitem 8]
David Bailey Pennaeth Cynllunio Strategol a Pherfformiad [eitem 15]
Croeso ac ymddiheuriadau
Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod, yn benodol Chris Ruane, a oedd yn bresennol yn ei gyfarfod cyntaf o'r Bwrdd yn rhinwedd ei swydd fel aelod llawn o'r Bwrdd.
Croesawodd y Cadeirydd Matt Pledger, Uwch-gynghorydd, Llywodraethu hefyd, a ymunodd â'r Comisiwn yr wythnos diwethaf ac a fyddai'n arsylwi ar y cyfarfod.
Cyflwynodd y Cadeirydd Helen Fleck, Cyfreithiwr Uwch-weithwyr Proffesiynol a Rheoleiddio Systemau yn y Cyngor Fferyllol Cyffredinol, a oedd yn bresennol fel arsylwr fel rhan o'r trefniant i hyrwyddo datblygu a dysgu ar draws rheoleiddwyr.
Croesawodd y Bwrdd y tîm a ymunodd â'r cyfarfod i sôn am y gwaith ar gyflwyno'r darpariaethau ar gyfer ymgyrchwyr yn y Ddeddf Etholiadau, gan nodi mai heddiw yw dyddiad cychwyn darpariaethau cyntaf y Ddeddf Etholiadau ar lansio'r adroddiad ar asedau a rhwymedigaethau. Mae'r ddarpariaeth benodol hon yn un roedd y Comisiwn wedi'i hargymell.
Diolchodd y Bwrdd i'r tîm am eu hamser a'u diweddariadau a chroesawodd ddiweddariadau pellach ar weithgareddau yn y dyfodol.
Datganiadau o fuddiannau
Nododd y Bwrdd ddatganiadau wedi'u diweddaru o fuddiant gan wahanol Gomisiynwyr fel y'u nodir isod:
Sarah Chambers – Aelod o Grŵp Cynghori Defnyddwyr Cymdeithas Yswirwyr Prydain
Stephen Gilbert:
Rhoddodd y gorau i fod yn Gadeirydd y Pwyllgor Dethol Digidol a Chyfathrebu ar 20 Ionawr 2022
Rhoddodd y gorau i fod yn Aelod o'r Pwyllgor Dethol ar y Ddeddf Twyll a Digidol ym mis Hydref 2022
Rob Vincent – Aelod o Ddwy Ymddiriedolaeth Bwrdd Ysbyty
Roseanna Cunningham – Aelod o Blaid Genedlaethol yr Alban (SNP)
Nododd y Bwrdd y byddai datganiadau yn cael eu cynnwys yng nghofrestr y Comisiynwyr o fuddiannau a'u cyhoeddi ar wefan allanol y Comisiwn yn unol â Chod Ymddygiad y Comisiynwyr.
Cofnodion
Penderfynwyd: Y dylid cytuno ar gofnodion cyfarfod y Bwrdd ar 18 Hydref 2022.
System olrhain camau gweithredu Bwrdd y Comisiwn
Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi hynt y camau gweithredu yn unol â chais y Bwrdd.
Diweddariad y Prif Weithredwr, gan gynnwys yr adroddiad ar berfformiad chwarter dau 2022/23
Rhoddodd y Prif Weithredwr ddiweddariad ar lafar ar weithrediadau a materion sy'n codi, gan sôn am y gwahanol wrandawiadau Seneddol a gynhaliwyd yn ystod yr wythnosau diweddar.
Nodwyd y byddai cyfarfod y Bwrdd ym mis Mawrth yn cael ei ddefnyddio fel sesiwn cynllunio strategol ar gyfer pennu agendâu cyfarfodydd yn y dyfodol gan gynnwys cytuno ar flaenoriaethau yn y cynllun corfforaethol.
Nododd y Bwrdd fod y Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol (RemCo) wedi cyfarfod yn ystod yr wythnos a'i fod wedi cael diweddariad ar y strategaeth pobl, a oedd yn nodi cerrig milltir allweddol ar gyfer y sefydliad. Nododd RemCo yr hoffai gyfarfod o leiaf bedair gwaith y flwyddyn, er mwyn ymdrin ag amrywiaeth o bynciau busnes sy'n dod i'r amlwg ar gyfer blynyddoedd yn y dyfodol ac fel ffordd o dracio cynnydd yn erbyn y Strategaeth Pobl.
Nodwyd y byddwn yn gweithio drwy Flaengynllun busnes 2023/24 y Bwrdd a'i Bwyllgorau ar gyfer cyfarfodydd y Bwrdd a'i Bwyllgorau o fis Ebrill 2023 ymlaen, gan ystyried ein cynlluniau a defnyddio'r agenda ar gyfer cyfarfodydd sydd i ddod yn unol â hynny. Mae ein timau yn gweithio ar brosiectau sylweddol ar hyn o bryd a byddai'n bwysig bod yn realistig.
Nododd y Bwrdd ddiweddariad ar gyfarfod y Bwrdd a gynhelir ym mis Chwefror er mwyn trafod trefniadau teithio a logisteg ac edrych ar y posibilrwydd o wahodd rhanddeiliaid lleol megis cynrychiolwyr o bleidiau lleol a grwpiau cymunedol. Byddai camau gweithredu o ddigwyddiad blaenorol y Bwrdd ym mis Hydref yn cael eu dosbarthu i'r Comisiynwyr er gwybodaeth.
Rhoddodd y Cyfarwyddwr Gweinyddu Etholiadau a Chanllawiau ddiweddariad ar waith cynllunio wrth gefn ar gyfer etholiad Cynulliad Gogledd Iwerddon, is-ddeddfwriaeth ynglŷn â phrawf adnabod pleidleiswyr a chanllawiau drafft newydd ar hygyrchedd. Tynnwyd sylw hefyd at yr amseriadau arfaethedig ar gyfer cyfresi dilynol o newidiadau i'r Ddeddf Etholiadau, gan gynnwys y rhai sy'n ymwneud â phleidleiswyr tramor a cheisiadau am bleidleisiau absennol ar-lein, gyda'r heriau y mae'r rhain yn debygol o'u peri ar gyfer ein gweithgareddau gweithredu yn cael eu nodi.
Rhoddodd y Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil ddiweddariad ar y paratoadau ar gyfer ymgyrch newydd i godi ymwybyddiaeth o brawf adnabod pleidleiswyr, cyn iddi gael ei lansio ym mis Ionawr, ac mewn perthynas â datganiad strategaeth a pholisi arfaethedig Llywodraeth y DU, gan roi sylw i'r ymgynghoriad, y broses a'r paratoadau parhaus ar gyfer y datganiad terfynol y cytunwyd arno.
Rhoddodd y Cyfarwyddwr Rheoleiddio ddiweddariad a oedd yn nodi'r sefyllfa ddiweddaraf o ran rhoi'r darpariaethau ar gyfer ymgyrchwyr yn y Ddeddf Etholiadau ar waith, gan gynnwys y darpariaethau ar gyfer cofrestru pleidiau a gwariant tybiannol a ddaw i rym yn ddiweddarach y mis hwn, yr ymgynghoriad sy'n mynd rhagddo ar y system argraffnodau digidol ac ymgynghoriad y disgwylir iddo ddechrau'n fuan ar god ymarfer ar gyfer ymgyrchwyr trydydd parti. Hefyd, cafwyd diweddariad ar ddatblygiadau arloesol o ran cymorth rheoleiddio ac ar brosiectau digidol.
Nodwyd bod cyhoeddiad newydd ei wneud yn ystod y cyfarfod, ar Ddyfarniad o'r achos yn y Goruchaf Lys ynghylch a oedd Bil arfaethedig Refferendwm Annibyniaeth yr Alban yn ymwneud â materion a gedwir yn ôl. Byddai nodyn ar y dyfarniad hwn yn cael ei dosbarthu i'r Comisiynwyr yn dilyn y cyfarfod hwn.
Cafodd adroddiad cyllid a pherfformiad chwarter dau 2022-23 ei dderbyn a'i nodi gan y Bwrdd.
Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r diweddariadau a roddwyd ar lafar ar weithrediadau a materion yn codi.
Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi adroddiad cyllid a pherfformiad chwarter dau 2022-23.
Blaengynllun busnes y Bwrdd 2022/23
Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r adroddiad.
Amcangyfrif Atodol ar gyfer 2022/23
Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yr adroddiad yn cynghori'r Bwrdd ynghylch a ddylai gyflwyno Amcangyfrif Atodol i Bwyllgor y Llefarydd.
Nodwyd bod amcangyfrifon atodol wedi'u cyflwyno i Senedd Cymru a Senedd yr Alban, er mwyn addasu cyfraniadau ar gyfer dyfarniadau cyflog a gwariant ar ymgyrchoedd.
Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd dderbyn argymhelliad y Swyddog Cyfrifyddu i beidio â chyflwyno Amcangyfrif Atodol ar gyfer Senedd y DU.
Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd dderbyn yr argymhelliad i drosglwyddo cyllid o Digwyddiad i'r Ddeddf Etholiadau gyda'r swm terfynol yn cael ei bennu ar ddiwedd y flwyddyn gan y Swyddog Cyfrifyddu.
Safonau perfformiad Swyddogion Canlyniadau a Swyddogion Cofrestru Etholiado
Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Gweinyddu Etholiadau a Chanllawiau yr adroddiad yn nodi safonau perfformiad newydd ar gyfer Swyddogion Canlyniadau a safonau wedi'u diweddaru ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol, a oedd wedi'i drafod yn flaenorol â'r Bwrdd ym mis Mai ac wedi bod yn destun ymgynghoriad eang wedi hynny.
Nodwyd bod y broses ymgynghori wedi bod yn gadarnhaol ac wedi cael cefnogaeth eang i'r dull gweithredu arfaethedig, gyda chytundeb cyffredinol y bydd y fframweithiau newydd yn darparu sail gadarn ar gyfer cynnal etholiadau yn dda gan gwmpasu holl swyddogaethau Swyddogion Canlyniadau a Swyddogion Cofrestru Etholiadol, yn cefnogi'r broses o roi newidiadau deddfwriaethol ar waith yn effeithiol ac yn gyson ac yn galluogi prosesau adrodd tryloyw am y ffordd y caiff etholiadau eu cynnal yn lleol a ledled Prydain Fawr. Nodwyd y sefyllfa ddeddfwriaethol wahanol yng Ngogledd Iwerddon hefyd, lle nad oes unrhyw bŵer cyfatebol ar gyfer pennu safonau, eu monitro nac adrodd arnynt.
Trafododd y Bwrdd sut i sicrhau ein bod yn manteisio ar gyfleoedd i dynnu sylw at arferion gorau a'u dathlu ac ymgysylltu â Seneddwyr a'u helpu i ddefnyddio'r data sydd ar gael i herio'n lleol a helpu i ysgogi gwelliannau. Trafododd y Bwrdd hefyd bwysigrwydd mesur allbynnau, gan gynnwys lefelau cofrestru.
Croesawodd y Bwrdd yr adroddiad, gan ddiolch i'r tîm am y diweddariad.
Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gytuno ar safonau perfformiad Swyddogion Canlyniadau a safonau perfformiad wedi'u diweddaru Swyddogion Cofrestru Etholiadol fel y'u nodir yn yr adroddiad, er mwyn iddynt allu cael eu gosod gerbron Senedd Cymru, Senedd y DU a Senedd yr Alban ym mis Rhagfyr 2022.
Adolygu'r Polisi Gorfodi Drafft
Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Rheoleiddio yr adroddiad yn hysbysu'r Bwrdd am bolisi gorfodi'r Comisiwn, sy'n cael ei adolygu'n rheolaidd.
Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gytuno ar rannau o'r polisi y cynigir y dylid eu diwygio neu eu hymestyn, gan nodi y byddai ymgynghoriad cyhoeddus statudol yn dilyn hynny ar ddechrau 2023, gyda chymeradwyaeth ffurfiol gan y Bwrdd ar y polisi newydd.
Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gytuno i ddirprwyo'r cyfrifoldeb am gytuno ar y polisi terfynol yn amodol ar yr uchod, i ddau neu dri Chomisiynydd.
Dyddiadau cyfarfodydd diwygiedig Bwrdd y Comisiwn a'i Bwyllgorau ar gyfer 2023-24
Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gytuno ar ddyddiadau cyfarfodydd diwygiedig Bwrdd y Comisiwn a'i Bwyllgorau ar gyfer 2023/24, gan gynnwys cyfarfod ychwanegol o'r Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol yn ei gylch cyfarfodydd blynyddol.
Diweddariad gan Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Risg (ARC)
Rhoddodd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Risg y wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd am waith y Pwyllgor yn ei gyfarfod ym mis Medi. Byddai cofnodion drafft y cyfarfod yn cael eu dosbarthu i aelodau Bwrdd y Comisiwn ar wahân.
Diweddariad gan Gadeirydd y Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol (RemCo)
Rhoddodd Cadeirydd y Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol y wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd am waith y Pwyllgor yn ei gyfarfodydd ym mis Gorffennaf a mis Tachwedd.
Nododd y Bwrdd fod cynnydd wedi'i wneud o ran y strategaeth pobl ac y byddai'r Bwrdd bellach yn cyfarfod bedair gwaith y flwyddyn er mwyn cyflawni ei gylch gwaith.
Adolygiad blynyddol o'r rhestr o bolisïau a chodau mewnol
Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r adolygiad blynyddol o'r rhestr o bolisïau a chodau mewnol.
Datganiadau blynyddol o fuddiannau
Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r datganiadau blynyddol o fuddiannau ar gyfer y Comisiynwyr, y Tîm Gweithredol a Chynghorwyr Annibynnol y Pwyllgor Archwilio a Risg a Bwrdd y Comisiwn.
Gweithdy ar yr awydd i gymryd risgiau
Cadeiriodd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Risg a Chynghorydd Annibynnol y Pwyllgor hwn, sesiwn ar yr awydd i gymryd risgiau, gan edrych ar fersiwn ddiwygiedig o risgiau strategol y Comisiwn.
Trafododd y Bwrdd ei awydd i gymryd risgiau mewn perthynas â phob un o'r meysydd a nodwyd yn y papur a rhoi arweiniad ynglŷn â hynny.
Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gytuno i dempled cofrestr risg gael ei ddatblygu, a fydd yn dangos y sgoriau risg gweddilliol fel y cytunwyd arnynt, a'i gyflwyno i gyfarfod o'r Bwrdd yn y dyfodol.