Cofnodion Bwrdd y Comisiwn: Dydd Mercher 26 Chwefror 2020

Dim ymddiheuriadau.

Nododd y cadeirydd fod Alistair Ross, ar ei gais, wedi cael ei ryddhau gan Ei Mawrhydi o'i Warant Brenhinol, i ymgymryd â swydd yn cynghori llywodraeth Gogledd Iwerddon. Diolchodd y cadeirydd iddo am ei wasanaeth fel Comisiynydd.

Dim datganiadau o fuddiant newydd.

Cam gweithredu: Gofynnodd y Bwrdd am i nodiadau'r sesiwn anffurfiol gael eu diwygio i adlewyrchu dyddiad cywir y sesiwn anffurfiol.

Penderfynwyd: Y dylid cytuno ar gofnodion cyfarfod Bwrdd y Comisiwn ar 22 Ionawr 2020. Nodwyd cofnodion y sesiwn anffurfiol ar 22 Ionawr, yn amodol ar y diwygiad uchod, a chofnodion cyfarfod y Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol ar 5 Chwefror 2020.

Siaradodd y Cwnsler Cyffredinol am y cyngor a roddwyd yn 13A/20. Hysbysodd y Prif Weithredwr y Cwnsler Cyffredinol am ganlyniadau posibl gwrthdaro buddiannau canfyddedig Comsiynwyr os byddai proses graffu ar unrhyw benderfyniad, yn cynnwys gan y llysoedd.

Nid oedd tri Chomisiynydd, Joan Walley, Alisdair Morgan a Stephen Gilbert, yn bresennol ar gyfer gweddill yr eitem.

Cytunodd y Bwrdd i ystyried yr eitem yn y cyfarfod hwn, yn cynnwys y cais gan Lywodraeth y DU am oedi er mwyn ei galluogi i ystyried yn llawn oblygiadau cyfansoddiadol a chyfreithiol cais Llywodraeth yr Alban a'r sail y'u gwnaed.

Penderfynwyd: 

Yn gyson â gwybodaeth a chyngor cyfreithiol, y dylai'r Comisiwn wneud paratoadau angenrheidiol er mwyn ymateb mewn modd amserol, os bydd y Bwrdd yn penderfynu cymeradwyo'r cais o dan a.10 i roi cyngor a chymorth i Lywodraeth yr Alban mewn perthynas â chwestiwn refferendwm posibl.

Y dylid ystyried y cais yn fwy llawn yng nghyfarfod y Bwrdd ar 18 Mawrth neu fel sy'n briodol.

Y dylid gofyn i Lywodraeth y DU roi manylion unrhyw faterion sy'n bwysig i'r penderfyniad yn ei barn hi unwaith y bydd wedi ystyried goblygiadau'r cais erbyn diwedd y diwrnod gwaith ddydd Mercher 4 Mawrth.

Y bydd y Comisiwn yn sicrhau bod yr holl ohebiaeth berthnasol ar y mater yn agored ac ar gael i Lywodraeth yr Alban, ac yn yr un modd bod unrhyw sylwadau a wneir gan Lywodraeth yr Alban ar gael i Lywodraeth y DU.

Er nad yw'n ymwneud yn benodol â'r mater hwn, ond yn fwy eang â rôl Comisiynwyr a enwebwyd, y dylid gofyn i'r Prif Weithredwr ystyried y ffordd orau o godi'r mater o wrthdaro buddiannau canfyddedig wrth iddo effeithio ar Gomisiynwyr a enwebwyd gyda'r Llywodraeth.

Ystyriodd y Bwrdd yr adroddiad, a thrafodwyd y gwahaniaeth rhwng gwaith gweithredol a gwaith prosiect. Nododd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol fod gwaith gweithredol ar y trywydd cywir o hyd, ond bod gwaith prosiect penodol wedi'i oedi er mwyn i staff allu canolbwyntio adnoddau ar Etholiad Cyffredinol annisgwyl Senedd y DU. Rhoddodd y Cyfarwyddwr Rheoleiddio sicrwydd i'r Bwrdd fod tîm penodedig yn gweithio i sicrhau bod gwaith oedd wedi cael ei ohirio yn y gyfarwyddiaeth honno yn cael ei brosesu cyn gynted â phosibl.

Nododd y Bwrdd y nifer cynyddol o geisiadau Deddf Rhyddid Gwybodaeth a Cheisiadau Gwrthrych am Wybodaeth a gafwyd yn Chwarter Tri, a'r dirywiad yn y gyfradd ymateb i'r ceisiadau hyn. Clywodd y Bwrdd, o ran Ceisiadau Gwrthrych am Wybodaeth mai'r her oedd asesu'r wybodaeth a oedd gennym am yr unigolion hyn er mwyn sicrhau cydymffurfiaeth â'r cais, yn hytrach na chanfod y wybodaeth honno. Nododd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol ein bod wedi hyfforddi mwy o staff yn y modd y dylid ymateb i geisiadau o'r fath.

Ystyriodd y Bwrdd y gweithgaredd o gefnogi astudiaeth ddichonoldeb ar opsiynau ar gyfer moderneiddio'r broses gofrestru etholiadol. Cytunodd y Cyfarwyddwr Gweinyddu Etholiadau a Chanllawiau i ychwanegu sylwadau er mwyn amlinellu camau nesaf y broses hon, nawr bod y cam cyntaf wedi'i gwblhau.

Trafododd y Bwrdd ddirwyon diweddar ar gyfer pleidiau a oedd wedi methu â datgan cyllid cyhoeddus a gawsant yn briodol. Awgrymodd y Bwrdd y dylid cynnwys pleidiau mwy fel rhan o archwiliadau rheolaidd o wariant a ddatganwyd.

Cafodd y Bwrdd ddiweddariad ar y modd yr oedd Brexit ar 31 Ionawr wedi effeithio ar y Comisiwn. Hefyd, gofynnodd y Bwrdd am ddiweddarad ar hynt newidiadau deddfwriaethol arfaethedig.

Cam gweithredu: Y Cyfarwyddwr Gweinyddu Etholiadau a Chanllawiau i ychwanegu sylwadau er mwyn amlinellu camau nesaf y broses o foderneiddio cofrestru etholiadol.

Penderfynwyd: Y dylai'r papur gael ei nodi.

Amlinellodd y Prif Weithredwr y wybodaeth gefndirol a baratowyd ar gyfer y drafodaeth. Rhoddodd y Pennaeth Cynllunio Strategol a Pherfformiad drosolwg o'r broses a ddilynwyd gan yr uwch grŵp arwain i lunio'r cynllun corfforaethol ar gyfer 2021/26.

Ystyriodd y Bwrdd y gydberthynas rhwng buddiannau a ffactorau ysgogi. Hefyd, trafododd y Bwrdd ddulliau gweithredu amgen i ddatblygu'r cynllun corfforaethol hwn, yn cynnwys p'un a allai'r Comisiwn ymgysylltu'n fwy â rhanddeiliaid, yn benodol rheoleiddwyr a oedd yn wynebu amgylchiadau tebyg, fel Ofcom. Byddai rhan o'r gwaith o ddatblygu'r cynllun yn cynnwys ystyried meysydd lle roedd gwaith y Comisiwn yn gorgyffwrdd â'r gwaith a wneir gan randdeiliaid eraill.

Nododd y Bwrdd fod y wybodaeth a roddwyd yn y dadansoddiad yn golygu ei fod mewn sefyllfa dda i ddelio â digwyddiadau annisgwyl, ond nid yr hyn a oedd yn anhysbys. Nododd y Cyfarwyddwr Rheoleiddio fod yr amserlen heriol wedi ein hatal rhag cymryd dull gweithredu mwy eang wrth ddatblygu'r cynllun hwn, ond y dylem geisio mewnbwn gan randdeiliaid o hyd.

Cynigiodd y Bwrdd ei gefnogaeth drwy gyfrannu at y broses o ddatblygu'r cynllun, er enghraifft drwy ymgynghori â grwpiau bach o Gomisiynwyr mewn meysydd penodol. Awgrymodd y Bwrdd fod cyflwr y system gweinyddu etholiadau yn faes yr oedd angen ei ystyried wrth ddatblygu'r cynllun.

Gofynnodd y Bwrdd am sicrwydd y rhoddir ystyriaeth i amrywiaeth ddaearyddol, cymdeithasol ac economaidd newidiol wrth ddatblygu'r cynllun hwn. Nododd y Bwrdd y crynodiad cynyddol o weithgarwch cymdeithasol ac economaidd yn Llundain a De-ddwyrain Lloegr, ac ystyriodd sut y gallai hyn effeithio ar waith i ymgysylltu â'r cyhoedd ac ar ymddiriedaeth y cyhoedd. Ystyriodd y Bwrdd y dylem gynnwys gwaith cynllunio dichonoldeb tuag at gynnal etholiadau ag allyriadau sero-net.

Cadarnhaodd y Pennaeth Cynllunio Strategol a Pherfformiad y byddem yn defnyddio dadansoddiadau asesu effaith yn erbyn pob buddiant.

Cam gweithredu: Y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol i ystyried y ffordd orau o sicrhau bod Comisiynwyr yn cyfrannu at y gwaith o ddatblygu'r Cynllun Corfforaethol.

Penderfynwyd: Y dylai'r papur gael ei nodi.

Rhoddodd y Prif Weithredwr ddiweddariad i'r Bwrdd ar argymhelliad diweddar o'r Ymchwiliad Annibynnol i Gam-drin Plant yn Rhywiol: “all political parties registered with the Commission in England and Wales must ensure that they have a comprehensive safeguarding policy.” Roedd yn galw ar y Comisiwn i fonitro a goruchwylio cydymffurfiaeth â'r argymhelliad hwn.

Clywodd y Bwrdd mai'r farn gychwynnol mewn ymateb i'r argymhelliad hwn oedd ei fod y tu hwnt i'n cylch gwaith ac i'n sgiliau a'n profiad. Nododd y Bwrdd hefyd y nifer mawr o bleidiau gwleidyddol, yr oedd llawer ohonynt yn bleidiau cymharol fach, y byddai angen llunio'r rhwymedigaeth hon ar eu cyfer mewn modd cymesur.

Clywodd y Bwrdd y byddai'r staff yn cysylltu â'r ymchwiliad yn anffurfiol mewn perthynas â'r mater hwn, cyn i'r staff baratoi ymateb ysgrifenedig.

Penderfynwyd: Y dylai'r papur gael ei nodi.

Ystyriodd y Bwrdd a ddylid cael diweddariadau mwy rheolaidd a sylweddol ar gyd-destun ehangach ar sail gwledydd y gwaith a wneir yn y swyddfeydd datganoledig. Byddai hyn yn cael ei ystyried fel rhan o adolygiad effeithiolrwydd y Bwrdd.

Cam gweithredu: Ychwanegu asesiad a.10 i gyfarfod Bwrdd mis Mawrth.

Penderfynwyd: Y dylai'r papur gael ei nodi.

Penderfynwyd: Y dylai'r papur gael ei nodi.

Nododd y Prif Weithredwr y gallai'r papur hwn gael ei ehangu i gynnwys manylion cyfarfodydd pwysig â rhanddeiliaid allanol a gynhelir gan Gyfarwyddwyr.

Penderfynwyd: Y dylai'r papur gael ei nodi.