Nodiadau Diwrnod y Comisiynwyr: 24 Ebrill 2019

Atgoffodd Bob Posner y Bwrdd am y digwyddiadau etholiadol gwahanol a oedd yn digwydd ym mis Mai, gan gynnwys y ddeiseb adalw yn Peterborough, yr etholiadau lleol ar 2 Mai, ac etholiad Senedd Ewrop. Dywedodd fod y sefydliad wedi symud i ddull cynnal etholiadau a lle y bo'n bosibl roedd gwaith arall wedi cael ei ohirio neu ei ailbroffilio er mwyn caniatáu i staff ganolbwyntio ar y digwyddiadau pleidleisio. Yna rhoddodd y cyfarwyddwyr y wybodaeth ddiweddaraf am waith eu tîm wrth gefnogi'r gwaith o gynnal y digwyddiadau pleidleisio hyn.

Dywedodd Ailsa Irvine ei bod yn ymddangos bod y ddeiseb adalw yn Peterborough yn mynd yn dda, a bod cyswllt rheolaidd wedi bod gyda'r Swyddog Deisebau. Roedd yr adborth anecdotaidd cychwynnol yn debyg i Ogledd Antrim yn yr ystyr bod y cyfnod o chwe wythnos ar gyfer llofnodi'r ddeiseb yn teimlo'n rhy hir. Roeddem wedi ceisio casglu mwy o ddata i ddangos unrhyw argymhellion y gallem fod am eu gwneud o ran hyd cyfnodau deisebau ac agweddau eraill ar y broses. Nododd hefyd nad oedd llawer iawn yn y ddeddfwriaeth am amseru'r  cyfrif, ond roedd rhaid cyhoeddi'r canlyniad o fewn un diwrnod o gau'r ddeiseb, a oedd yn golygu bod y canlyniad yn debygol o gael ei gyhoeddi wrth i bobl ddechrau mynd i'r digwyddiadau pleidleisio ar gyfer yr etholiadau lleol.

Clywodd y Bwrdd fod paratoadau ar gyfer yr etholiadau lleol yn mynd yn dda a'n bod wedi ymgysylltu â phob awdurdod sydd ag etholiadau. Roedd rhai problemau yn codi, ond roeddent yn gymharol fân hyd yma. Fodd bynnag, o gymharu â blynyddoedd blaenorol, roeddem yn cael nifer sylweddol uwch o ymholiadau gan weinyddwyr. Roedd hyn yn rhannol oherwydd y nifer uwch o ardaloedd gydag etholiadau na'r llynedd, ond hefyd oherwydd y newid hwyr i'r ddeddfwriaeth ynghylch cyfeiriadau cartref ymgeiswyr ar y papurau pleidleisio, a oedd wedi arwain at nifer sylweddol o ymholiadau am y broses enwebu.

Dywedodd Ailsa Irvine fod y gwaith cynllunio wrth gefn roeddem wedi'i wneud drwy'r Grŵp Llywio Cynnal Digwyddiadau wedi ein rhoi mewn sefyllfa dda wrth baratoi ar gyfer etholiad Senedd Ewrop. Roeddem wedi cyflwyno ein canllawiau i weinyddwyr ar ddiwedd mis Mawrth, ac roeddem hefyd wedi darparu canllawiau ychwanegol i awdurdodau gydag etholiadau lleol i'w helpu i reoli'r broblem o amserlenni sy'n gorgyffwrdd.

Atgoffwyd y Bwrdd bod y strwythur gweinyddol ar gyfer etholiadau Senedd Ewrop yn wahanol i etholiadau eraill, gyda Swyddogion Canlyniadau Rhanbarthol yn cydgysylltu ledled 11 o ardaloedd etholiadol ym Mhrydain Fawr, a Gogledd Iwerddon. Roedd risgiau ynghylch cyflawni'r etholiad am fod awdurdodau lleol o
dan bwysau am fod yr etholiad hwn mor agos at yr etholiadau lleol, ond roeddem yn gweithio gyda'r Swyddogion Canlyniadau Rhanbarthol, drwy ein Bwrdd Cynghori ar Gydlynu Etholiadol, i liniaru'r risgiau ac ar hyn o bryd nid oedd unrhyw beth i awgrymu na fyddai'r digwyddiadau pleidleisio yn cael eu cyflawni'n llwyddiannus.

Rhoddodd Craig Westwood y wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd am ein hymgyrchoedd codi ymwybyddiaeth y cyhoedd. Roedd yr ymgyrch ar gyfer yr etholiadau lleol wedi dod i ben ar 12 Ebrill ac roedd data cynnar ar geisiadau yn dangos ein bod wedi rhagori ar ein targedau yn Lloegr a Gogledd Iwerddon, gyda'r niferoedd terfynol i'w cadarnhau. Roedd y tîm wedi gweithio'n gyflym i lunio'r ymgyrch ar gyfer etholiad Senedd Ewrop ac roedd hyn bellach yn cael ei gyflwyno, ar sianeli digidol i ddechrau, i'w ddilyn yn fuan gan y teledu.

Dywedodd Craig Westwood fod y timau hefyd wedi gwneud gwaith ar gyfer adrodd ar ôl y bleidlais. Nododd ein bod wedi gallu rhoi mwy o bwyslais ar ein harolwg o farn y cyhoedd ar gyfer yr etholiadau lleol sydd wedi ein galluogi i ennill mwy o dystiolaeth am ddeiseb adalw Peterborough. Byddai hyn yn helpu gyda'n gwaith adrodd ac unrhyw argymhellion y gallem fod am eu gwneud.

Nododd Craig Westwood fod y cynlluniau peilot prawf adnabod pleidleiswyr wedi digwydd a bod cynlluniau ar waith i sicrhau ein bod yn casglu cymaint o adborthag y gallem i lywio ein gwaith adrodd.

Roedd y digwyddiadau pleidleisio amrywiol hefyd yn cynhyrchu llawer o ymholiadau gan y cyfryngau ac ymholiadau materion cyhoeddus. Roedd gwaith adweithiol sylweddol yn mynd rhagddo i ddelio â'r ymholiadau hyn, ond roeddem hefyd yn defnyddio dull rhagweithiol er mwyn helpu i leihau nifer y cwestiynau.

Cafodd y Bwrdd y wybodaeth ddiweddaraf am baratoadau yn y Gyfarwyddiaeth Rheoleiddio. Roedd penderfyniad wedi cael ei wneud yn gynharach yn y flwyddyn i sicrhau bod canllawiau rheoleiddio ar gael ac atgoffa ymgyrchwyr o'r cyfnod rheoleiddio petai etholiad Senedd Ewrop yn cael ei gadarnhau. Lle y bo'n briodol, roeddem hefyd bellach yn trefnu cyfarfodydd gyda phleidiau gwleidyddol ac ymgyrchwyr nad ydynt yn bleidiau i sicrhau eu bod yn deall y rheolau.

Dywedodd Dan Adamson fod gwaith monitro ymgyrchu yn mynd rhagddo, gan gynnwys ar gyfer defnyddio'r adnoddau cyfryngau cymdeithasol newydd am y tro cyntaf. Byddai ein tîm gorfodi yn ceisio ymyrryd yn gyflym lle bo angen. Roeddem yn ymwybodol fod rhai pleidiau newydd proffil uchel a rhai ymgeiswyr dibrofiad. Roeddem felly yn meddwl am broblemau posibl a beth y gallai hyn ei olygu o ran y cyngor y dylid ei roi.

Gan droi at gyllidebau, nododd Kieran Rix mewn amgylchiadau arferol, y cyllid ar gyfer etholiadau Senedd Ewrop fyddai tua £1.4M dros ddwy flynedd, ond yn yr amgylchiadau presennol, roeddem yn bwriadu aros o fewn y £686K a gytunwyd yn ein cyllideb 2018/19.

Clywodd y Bwrdd fod y Tîm Gweithredol wedi edrych ar lwythi gwaith, ac wedi grymuso staff i wneud awgrymiadau am ba waith y gellid dod ag ef i ben neu ei aildrefnu i roi'r gallu iddynt ganolbwyntio ar y gwaith sy'n ymwneud ag etholiadau. Roeddent hefyd yn meddwl am wydnwch staff a'r hyn y gellid ei wneud er mwyn helpu i gefnogi staff drwy'r digwyddiadau pleidleisio hyn.

Trafododd y Bwrdd y digwyddiadau etholiadol amrywiol yn fanylach. Gofynnwyd unwaith y byddai'r ddeiseb adalw yn Peterborough a'r ddeiseb a fyddai'n dechrau'n fuan ym Mrycheiniog a Sir Faesyfed wedi cau, y dylai ein hadroddiad statudol, nid yn unig ystyried argymhellion o ran amser a chost a ph'un a ellid defnyddio deisebau i dreialu ffurfiau eraill ar bleidleisio, ond hefyd mynd i'r afael â'r potensial ar gyfer adolygiad mwy sylfaenol o'r fframwaith presennol.

Gofynnodd y Bwrdd am drafodaeth ar y canfyddiadau o'r cynlluniau peilot prawf adnabod pleidleiswyr ac unrhyw argymhellion y gallem eu gwneud.

Nododd y Bwrdd rai o'r materion sy'n codi ynghylch etholiad Senedd Ewrop, gan gynnwys cofrestru dinasyddion 27 yr UE (h.y. dinasyddion o'r UE ac eithrio'r DU), pryderon ynghylch diogelwch ac unrhyw achos o ganslo'r etholiad.

Camau gweithredu:

• Y dylid trefnu trafodaeth Bwrdd ar ganfyddiadau'r cynlluniau peilot prawf adnabod pleidleiswyr, gan gynnwys unrhyw argymhellion y gallem eu gwneudyn ein hadroddiad statudol.
• Y dylai ein hadroddiad statudol ar y deisebau adalw yn Peterborough ac ym Mrycheiniog a Sir Faesyfed ystyried argymhellion o ran amser a chost, a ph'un a ellid defnyddio deisebau i dreialu ffurfiau eraill ar bleidleisio, a mynd i'r afael â'r potensial ar gyfer adolygiad mwy sylfaenol o'r fframwaith presennol.

Cyflwynodd y Cadeirydd yr eitem a dywedodd ei fod yn bwysig bod y Bwrdd yn craffu ar ei hun a'r effaith mae wedi'i chael dros y deuddeg mis diwethaf. Nododd y byddai angen i'r adolygiad nesaf o effeithiolrwydd gynnwys hwylusydd annibynnol allanol.

Dywedodd Bob Posner fod y papur yn nodi cyfrifoldebau'r Bwrdd, ei aelodaeth, gwerthoedd craidd, a chod ymddygiad. Roedd y papur yn dadansoddi dwy agwedd ar rôl y Bwrdd fel corff anweithredol – goruchwylio a gwarchod – a'r mathau o benderfyniadau a wnaed gan y Bwrdd. Nododd yn 2018 fod dwy ran o dair o eitemau agenda'r Bwrdd o natur goruchwylio. Yn ogystal â hyn, roedd dwy ran o dair o eitemau agenda'r Bwrdd yn rhoi'r cyfle i Gomisiynwyr gyfrannu at fusnes y Comisiwn.

Gwahoddodd y Cadeirydd Gomisiynwyr i feddwl am effaith y Bwrdd ar yr hyn a oedd yn digwydd yn y sefydliad, y cydbwysedd rhwng cefnogi a herio staff, p'un a oedd Comisiynwyr yn hyderus eu bod yn cael y wybodaeth gywir, a ph'un a oeddent yn treulio digon o amser ar sylwedd yn ogystal â materion diwydrwydd dyladwy.

Yn gyffredinol roedd y Bwrdd yn fodlon nad oedd unrhyw broblemau sylfaenol. Fodd bynnag, roedd nifer o feysydd roedd Comisiynwyr am eu trafod eto mewn cyfarfodydd yn y dyfodol, gan gynnwys:

• Sicrwydd ar gadernid ymchwiliadau a phrosesau rheoleiddio allweddol eraill, gan gynnwys cyfle i Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio adolygu ymchwiliad wedi'i gwblhau
• Sut y gallai amrywiaeth ymhlith aelodau'r Bwrdd fod yn fwy o ffocws wrth recriwtio yn y dyfodol
• Sut i ddelio â Lloegr, gan gynnwys y posibilrwydd o Gomisiynydd gyda rhai cyfrifoldebau am Loegr, ac ystyried strwythurau arwain swyddogion canlyniadau yn Lloegr gan dybio y byddai rhanbarthau etholiad Senedd Ewrop yn cael eu colli
• P'un a oedd angen i'r Comisiwn chwarae mwy o rôl arweiniol er mwyn gwella hyder yn y system etholiadol
• Dylai Comisiynwyr glywed yn fwy uniongyrchol gan randdeiliaid ar rai materion
• Sut i wneud defnydd gwell o wybodaeth a phrofiad pob Comisiynydd
• Sut i asesu perfformiad Pwyllgorau Bwrdd
• Y broses effeithiolrwydd flynyddol ar gyfer y Bwrdd a sut y gellid cynnal adolygiad gyda gwaith hwyluso allanol, yn ogystal â diweddariad canol blwyddyn anffurfiol

Camau gweithredu:

• Y dylai eitem gael ei chyflwyno i'r Bwrdd i gadarnhau'r camau gweithredu sy'n codi o'r drafodaeth hon ar effeithiolrwydd y Bwrdd.