Nodiadau Diwrnod y Comisiynwyr: 30 Hydref 2019

Cafwyd ymddiheuriadau gan Craig Westwood, Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil a Louise Edwards, Cyfarwyddwr Rheoleiddio.

Trafododd y Prif Weithredwr y paratoadau a wnaed gan y staff mewn ymateb i’r bleidlais yn Senedd y DU ar Etholiad Cyffredinol arfaethedig i Senedd y DU ar 12 Rhagfyr 2019. Nododd y Prif Weithredwr y gwaith paratoi a wnaed gennym cyn yr etholiad hwn. Symudwyd i fodd gweithredol, gyda chyfarfodydd dyddiol, er mwyn sicrhau ein bod yn gallu cyflawni ein swyddogaethau mewn perthynas â’r etholiad. Rhoddodd y Prif Weithredwr sicrwydd i’r Comisiynwyr y byddent yn cael eu briffio ar unrhyw ddatblygiadau drwy gydol yr ymgyrch.

Trafododd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol oblygiadau ariannol y digwyddiad annisgwyl. Roeddem wedi cyflwyno cais i Drysorlys Ei Mawrhydi am flaendal o’r Gronfa Hapddigwyddiadau i gyflawni ein gwaith ar gyfer yr etholiad. Roeddem bellach yn gallu gweithredu ar yr adnoddau staffio a hysbysebu angenrheidiol. Drwy weithgarwch recriwtio dechreuwyd llenwi’r rolau wrth gefn angenrheidiol. Nododd y Prif Weithredwr ein bod wedi cynyddu nifer ein staff craidd yn sgil y gyllideb ddiweddar a bod angen llai o staff ychwanegol felly, ac nad oedd eu hangen mor gyflym ag mewn achosion blaenorol o ddigwyddiadau etholiadol annisgwyl. Nododd y Cyfarwyddwr fod gweithgarwch Technoleg Gwybodaeth (TG) hanfodol yn mynd rhagddo, a fyddai’n parhau, ond y byddai cyn lleied o waith tarfu â phosibl. Esboniodd y Cyfarwyddwr y byddai’n ofynnol i’r Comisiwn gyflwyno cynllun corfforaethol pum mlynedd newydd yn y Senedd newydd yn unol â gofynion y Ddeddf Pleidiau Gwleidyddol, Etholiadol a Refferenda (PPERA), erbyn mis Chwefror 2020. Oherwydd amseriad yr etholiad roedd cyfnod byr iawn ar gyfer llunio’r cynllun. Felly, roeddem yn bwriadu cynnig y byddai cynllun manwl ar gyfer blwyddyn un a chrynodeb lefel uchel ar gyfer y pedair blynedd arall. Yna, byddem yn gofyn am gyfle i gyflwyno cynllun corfforaethol newydd, mwy ystyriol i Bwyllgor y Llefarydd yn ddiweddarach yn 2020. Byddai’r Bwrdd yn ystyried cymeradwyo’r cynllun corfforaethol newydd yn y misoedd sydd i ddod.

Esboniodd y Pennaeth Cyfathrebu Allanol ein bod eisoes wedi briffio ein hasiantaethau sy’n ymwneud â strategaeth y cyfryngau a materion creadigol ar ein gwaith ymgyrchu, ac y byddem yn pennu’r strategaeth i’r cyfryngau yn derfynol yn fuan. Roeddem hefyd wedi diweddaru ein holl gynnwys i bleidleiswyr ar ein gwefan newydd, a fyddai’n mynd yn fyw ar unwaith. Clywodd y Bwrdd fod gennym asiantaeth yng Ngogledd Iwerddon i gynnal ymgyrchoedd yno, ac asiantaeth arall ym Mhrydain Fawr. Byddai’r ymgyrchoedd hyn yn debyg ond yn wahanol, a byddent yn ystyriol o’r wlad dan sylw. Roeddem wedi cael sgyrsiau cychwynnol â chwmnïau mawr yn y cyfryngau cymdeithasol ynglŷn â negeseuon atgoffa am gofrestru i bleidleiswyr. Roeddem wedi dechrau cynyddu nifer ein staff yn y tîm gwybodaeth i’r cyhoedd a thîm swyddfa’r wasg, ac roedd y ddau dîm eisoes wedi dechrau gweld cynnydd yn nifer yr ymholiadau. Roedd y timau yn rhoi cymorth ar gyfer yr ymgyrch gofrestru. Roedd y tîm ymchwil wedi trefnu contract ar gyfer ein harolwg barn gyhoeddus ar ôl yr etholiad, ac roedd gwaith yn mynd rhagddo i nodi gofynion ar gyfer meysydd ymchwil allweddol eraill, megis data etholiadol, arolwg o ymgeiswyr, ac adborth Swyddogion Canlyniadau. Roedd y tîm polisi wedi dechrau’r broses fonitro fewnol ddyddiol er mwyn nodi materion allanol sy’n dod i’r golwg a phennu camau gweithredu drwy gydol cyfnod yr etholiad. Byddai hefyd yn monitro cyhoeddiadau polisi gan y prif bleidiau er mwyn nodi unrhyw ymrwymiadau a oedd yn berthnasol i’r Comisiwn.

Nododd y Pennaeth Cofrestru ac Adrodd y byddai canllawiau rheoleiddio yn cael eu cyhoeddi cyn gynted ag y bo sicrwydd ynglŷn â’r amserlen reoleiddio. Byddem hefyd yn cyhoeddi canllawiau ar gytundebau rhwng pleidiau, megis achosion lle mae un blaid wedi sefyll o’r neilltu dros blaid arall. Clywodd y Bwrdd fod y rheolau yn y maes hwn yn gymhleth ac y gallent amrywio, yn dibynnu ar amgylchiadau penodol. Roeddem yn bwriadu anfon bwletin rheoleiddio i bleidiau cofrestredig ac ymgyrchwyr nad ydynt yn bleidiau cofrestredig. Oherwydd y terfyn amser byr cyn i’r cyfnod enwebu ddod i ben a gofynion statudol o ran ystyried ceisiadau i gofrestru, nid oeddem yn gallu penderfynu ar geisiadau newydd i gofrestru mewn pryd cyn yr etholiad. Byddem yn egluro hyn ar ein gwefan. Byddem yn parhau i gofrestru ymgyrchwyr nad ydynt yn bleidiau hyd at y diwrnod pleidleisio. Roeddem wedi bwriadu defnyddio ein hadnoddau’n hyblyg, a byddem yn ymgymryd â gweithgarwch rheoleiddio mewn amser real. Byddai ein hadnoddau’n canolbwyntio ar bleidiau ac ymgyrchwyr lle y cafwyd y risg fwyaf o ddiffyg cydymffurfiaeth. Fel y digwyddodd yn 2017, byddem yn rhoi gwybodaeth i’r Heddlu am ddyddiadau allweddol a dolenni i’r wefan ar arferion proffesiynol cymeradwy. Byddem yn parhau i roi cyngor cyffredinol adweithiol am droseddau posibl.

Rhoddodd y Cyfarwyddwr Gweinyddu Etholiadau a Chanllawiau y diweddaraf ar y canllawiau i Swyddogion Canlyniadau ar weinyddu’r etholiad a gyhoeddwyd gennym. Roeddem wedi cadarnhau’r amserlen etholiadol ar ôl diwygiad technegol i’r bil etholiad a sicrhawyd yr un terfyn amser i gofrestru ledled y DU. Roeddem hefyd wedi rhannu canllawiau atodol ar reoli etholiadau annisgwyl, gyda ffocws penodol ar yr amgylchiadau penodol a oedd yn gysylltiedig â chynnal etholiad yn agos i ddiwedd y cyfnod canfasio ac yn ystod y gaeaf. Byddem yn cyhoeddi arolwg y dydd Gwener hwn er mwyn cael gwybodaeth ynglŷn â sut y câi’r etholiad ei reoli, a fyddai’n ein helpu i greu darlun o’r trefniadau ledled y DU a nodi unrhyw broblemau posibl y byddem wedyn yn ymdrin â nhw. Byddem yn parhau i ddefnyddio strwythur y Bwrdd Cynghori ar Gydlynu Etholiadol a weithiodd yn dda yn ystod Etholiad Senedd Ewrop. Byddai Swyddfa’r Cabinet yn rhan o’r grŵp hwn, a oedd yn bwysig am ei bod yn gyfrifol am gyllido’r etholiad. Rhoddodd y Cyfarwyddwr wybodaeth hefyd am ddyddiadau allweddol yn yr amserlen ar gyfer Etholiad Cyffredinol i Senedd y DU.

Gofynnodd y Cadeirydd am fwy o eglurder o ran sut y byddem yn rheoleiddio cytundebau etholiadol. Dywedodd y Pennaeth Cofrestru ac Adrodd y byddai hyn yn dibynnu ar y trefniadau unigol, a sut roedd arian yn cael ei wario ym mhob cytundeb. Roeddem wedi codi ymwybyddiaeth, ac wedi gofyn i ymgyrchwyr o’r fath gysylltu â ni fel y gallem roi cyngor pwrpasol iddynt unwaith ein bod yn deall eu hamgylchiadau. Lle y gwelsom gytundebau o’r fath, byddem yn rhagweithiol o ran cynnig cyngor iddynt. Gofynnodd y Bwrdd sut rydym yn nodi ymgyrchwyr trydydd parti, a sut byddem yn gwybod pe baent wedi croesi’r trothwy gwariant. Esboniodd y Pennaeth Cofrestru ac Adrodd y byddai hyn yn cael ei benderfynu drwy’r gwaith monitro a wnawn, ac mewn rhai achosion drwy ofyn am wybodaeth am faint roeddent wedi’i wario ar ymgyrchoedd o’r fath. Trafododd y Bwrdd y goblygiadau pe bai un blaid yn gwario arian ar ymgeisydd plaid arall, a phwy ddylai ddatgan gwariant o’r fath. Esboniodd y Prif Weithredwr y gallai gwariant o’r fath ddod o dan ddau ddarn o ddeddfwriaeth (Deddf Cynrychiolaeth y Bobl a’r Ddeddf Pleidiau Gwleidyddol, Etholiadau a Refferenda), sydd â rheolau gwahanol a lefelau gwahanol o wariant a ganiateir.

Gofynnodd y Bwrdd am eglurder ynglŷn â’r ymyriadau rheoleiddio amser real arfaethedig. Esboniodd y Pennaeth Cofrestru ac Adrodd fod hyn yn cwmpasu nifer o ddulliau gwahanol, megis cysylltu’n uniongyrchol â rhywun i roi cyngor ac arweiniad. Ystyriodd y Bwrdd o dan ba amgylchiadau y byddai hysbysiad stop yn cael ei gyflwyno gan y Prif Weithredwr. Nid oeddem wedi gorfod cyflwyno hysbysiad yn y gorffennol, ond roedd yr opsiwn ar gael os oedd angen. Os na chydymffurfiwyd ag ef, yna byddai’n mynd yn fater i’r llys.

Trafododd y Bwrdd y risg o reoleiddio ymgyrchu digidol. Clywodd y Bwrdd ein bod wedi neilltuo adnoddau ychwanegol ar gyfer hyn, ac y byddai’r aelodau hyn o staff yn monitro gweithgarwch ar-lein a llyfrgelloedd cyfryngau. Cafodd y Bwrdd ei atgoffa bod gwariant ar ymgyrchu digidol yn gofnodadwy yn yr un ffordd â mathau eraill o wariant ar ymgyrchu. Trafododd y Bwrdd hefyd y gweithgarwch a fyddai y tu allan i’n cylch gwaith, ond a fyddai’n adlewyrchu ar enw da’r Comisiwn, megis fideo "cwbl ffug" yn hwyr yn ystod yr ymgyrch a fyddai’n cael ei ddosbarthu cyn etholiad ac a allai newid y naratif. Byddai hyn y tu allan i gwmpas cyfraith etholiadol. Cododd y Bwrdd bryderon ynglŷn â’r posibilrwydd o ymyrraeth oddi tramor. Cafodd y Bwrdd ei atgoffa gan y Prif Weithredwr ein bod wedi gwneud argymhellion ynglŷn â sut y dylai cyfraith etholiadol gael ei newid, ac nad oedd unrhyw rai o’r newidiadau hyn wedi cael eu rhoi ar waith.

Hysbysodd y Prif Weithredwr y Bwrdd bod Cell Etholiadol Swyddfa’r Cabinet wedi cael ei sefydlu ac wedi cael y dasg o fonitro risgiau i ddiogelwch mewn perthynas â’r etholiad. Roedd hyn yn debyg i’r ffordd roedd gwledydd eraill yn gweithredu. Hysbysodd y Cadeirydd y Bwrdd ein bod wedi siarad â’r gwasanaethau diogelwch ynglŷn â’r hyn y gellid ei ddysgu o etholiadau diweddar ledled y byd. Cafodd y Comisiwn Etholiadol wahoddiad i fod yn aelod o’r Gell hon, ac roeddem wedi cytuno i gymryd rhan. Roedd hyn yn ein galluogi i fynnu lle na ddylai’r llywodraeth ymyrryd mewn materion a oedd yn rhan briodol o’n cylch gwaith. Byddai’r Gell Etholiadol yn monitro unrhyw ymyrraeth oddi tramor a delweddau neu fideos cwbl ffug, a phenderfynu ar unrhyw gamau gweithredu i’w cymryd. Roedd y Gell yn cael ei chadeirio gan y Dirprwy Gynghorydd ar Ddiogelwch Cenedlaethol.

Trafododd y Bwrdd ein gallu i wrthbrofi cyhuddiadau a honiadau anghywir yn gadarn. Nododd y Prif Weithredwr y gallai ein gwaith yn y dyfodol gwmpasu llythrennedd digidol, gan gynnwys annog pleidleiswyr i amau ffynonellau o wybodaeth, a dilysrwydd gwybodaeth a gafwyd. Fodd bynnag, nid oeddem mewn sefyllfa i arwain yn y maes hwn y tro hwn. Nododd y Cadeirydd mai ein rôl ni yw bod yn bwyllog a thawelu meddwl pobl. Clywodd y Bwrdd ein bod yn mynd ati i wrthbrofi celwyddau ar y cyfryngau cymdeithasol lle y bo modd, ond y gallai fod yn anodd ymdrin â’r cyfan. Roeddem yn gallu cysylltu â’r cwmni cyfryngau cymdeithasol a gofyn iddo ddileu’r wybodaeth. Roeddem wedi meithrin ac wedi cynnal cydberthnasau da â thimau polisi cyhoeddus y prif gwmnïau cyfryngau cymdeithasol felly gallem godi materion gyda nhw drwy gydol y cyfnod ymgyrchu.

Clywodd y Bwrdd ein bod yn mynd ati’n rhagweithiol i fonitro datblygiadau drwy gydol yr ymgyrch etholiadol a fyddai’n ein helpu i baratoi ar gyfer datblygiadau polisi yn y dyfodol. Clywodd y Bwrdd ein bod wedi nodi effaith bosibl streic yn y Post Brenhinol, ac roeddem yn gweithio ar ddatblygu ymateb priodol. Roeddem mewn cysylltiad rheolaidd â’r Post Brenhinol er mwyn deall ei amgylchedd gweithredol.

Clywodd y Bwrdd fod awdurdodau lleol wedi bod yn gweithio ar sicrhau digon o orsafoedd pleidleisio ar gyfer yr Etholiad Cyffredinol dros yr ychydig wythnosau diwethaf.

Trafododd y Bwrdd y sefyllfa wleidyddol yng Ngogledd Iwerddon, gan gynnwys y posibilrwydd o ddigwyddiad etholiadol megis refferendwm yng Ngogledd Iwerddon yn unig fel rhan o Fil y Cytundeb Ymadael. Clywodd y Bwrdd am y gwaith paratoi a wnaed gennym ar gyfer Etholiad posibl i’r Cynulliad ar ddechrau 2020. Nid oeddem wedi trafod refferenda penodol â’r llywodraeth, ond cafwyd trafodaethau cyffredinol. Roedd y rhain yn drafodaethau cadarnhaol, lle roeddem yn gallu annog y llywodraeth i sicrhau y byddai digon o amser i baratoi ar gyfer unrhyw refferenda.

Holodd y Bwrdd am y ffordd roeddem yn bwriadu cymryd rhan mewn rhaglenni newyddion yn y cyfryngau ar etholiadau. Clywodd y Bwrdd ein bod wedi bod yn rhannu gwybodaeth mewn meysydd lle y cynhaliwyd trafodaethau ar etholiadau, ond ein bod yn osgoi cymryd rhan mewn trafodaethau gwleidyddol. Dywedodd y Pennaeth Cyfathrebu Allanol y byddem yn fuan yn rhagweithiol mewn cyfweliadau yn y cyfryngau, gan ganolbwyntio ar gofrestru pleidleiswyr, cynnal yr etholiad a chydymffurfiaeth â’r rheolau ymgyrchu.
 

Cyflwynodd y Pennaeth Ymchwil ganfyddiadau ymchwil olrhain y gaeaf ar gyfer 2018/19 i’r Bwrdd. Rydym yn cynnal yr arolwg hwn o farn y cyhoedd bob blwyddyn, ac wedi bod yn gwneud hynny ers 2006. Clywodd y Bwrdd fod yr ymatebion yn cael eu casglu ar-lein, fel sydd wedi digwydd ers 2017. Cafwyd cyfanswm o 1,731 o ymatebion o sampl gynrychioliadol yn genedlaethol. Trafododd y Bwrdd werth cynnal yr arolygon hyn bob blwyddyn. Clywodd y Bwrdd fod y wybodaeth hon yn cael ei chyhoeddi a’i defnyddio gan y gymuned etholiadol ehangach, gan gynnwys academwyr a melinau trafod. Y tri gair roedd ymatebwyr wedi’u defnyddio i ddisgrifio’r Comisiwn Etholiadol orau oedd ‘pwysig’, ‘proffesiynol’, ac ‘annibynnol’.

Canfu’r ymchwil fod hyder mewn bwrw pleidlais a chofrestru i bleidleisio yn uchel. Roedd hyder bod etholiadau’n cael eu cynnal yn dda yn fwy anwadal, ond mae’n bosibl bod digwyddiadau allanol wedi cael mwy o ddylanwad ar hyn. Roedd hyder bod etholiadau’n cael eu cynnal yn dda yn amrywio yn ôl oedran; roedd pobl iau yn llai hyderus bod etholiadau’n cael eu cynnal yn dda. Byddai hyn yn cael ei fonitro er mwyn canfod a oedd yn arwydd o duedd. Roedd boddhad gyda’r broses bleidleisio mewn etholiadau, y system o gofrestru i bleidleisio, a bod etholiadau’n cael eu cynnal yn dda hefyd yn amrywio, ac mae’n bosibl mai canlyniadau, yn hytrach na’r hyn sydd o dan ein rheolaeth, sy’n dylanwadu ar hyn.

Gofynnodd yr ymchwil i’r rhai a nododd eu bod yn anfodlon ar y system o gofrestru a’r broses bleidleisio beth fyddai’n eu gwneud yn fwy bodlon. Roedd yr ymatebion yn cynnwys cofrestru awtomatig a’r gallu i gadarnhau ar-lein p’un a oedd pleidleisiwr wedi’i gofrestru ai peidio, a’r gallu i bleidleisio ar-lein. Holodd y Bwrdd a ddylem ofyn i bob ymatebwr beth fyddai’n ei wneud yn fwy bodlon fel pleidleisiwr, yn hytrach na chyfyngu ein data i’r ymatebwyr hynny a nododd eu bod yn anfodlon.

Ymhlith y meysydd a oedd yn achosi pryder a nodwyd yn yr ymchwil roedd tuedd yn y cyfryngau, niferoedd bach yn pleidleisio mewn etholiadau, a rheoleiddio annigonol o ran yr arian y mae pleidiau gwleidyddol yn ei wario ar eu hymgyrchoedd etholiadol. Roedd gan grwpiau oedran gwahanol ganfyddiadau gwahanol ynglŷn â phroblemau, a byddai’r tîm ymchwil yn parhau i fonitro’r ymatebion hyn er mwyn cadarnhau a oedd y canfyddiadau hyn yn gysylltiedig â grwpiau oedran penodol.

Canfu’r ymchwil lefel isel o ymwybyddiaeth o’r ffordd roedd pleidiau yn codi arian i dalu staff ac ymladd etholiadau, lefel isel o hyder bod gwariant a chyllid yn dryloyw, neu y gallai pleidleiswyr ganfod yn hawdd sut roedd pleidiau yn cael eu hariannu. Fodd bynnag, roedd hanner yr ymatebwyr yn credu y byddai awdurdodau yn cymryd camau priodol yn y meysydd hyn.

Gadawodd Sarah Chambers, Ailsa Irvine, Niki Nixon, a Majella La Praik y cyfarfod am 12.30pm.
 

Gofynnodd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol i’r Bwrdd am awgrymiadau ynglŷn â’r pynciau yr hoffai eu trafod â hwylusydd allanol ym mis Chwefror 2020. Awgrymodd y Prif Weithredwr y dylid asesu effaith neu arloesedd y Bwrdd fel themâu posibl i’w trafod. Awgrymodd y Cadeirydd adolygiad cyffredinol o’r Bwrdd cyn asesu meysydd penodol. Yna, trafododd y Bwrdd pa fath o sefydliad fyddai yn y sefyllfa orau i arwain y drafodaeth hon. Awgrymodd y Bwrdd mai gwasanaeth mwy pwrpasol, wedi’i deilwra gan sefydliad bach fyddai orau yn ôl pob tebyg. Trafododd y Bwrdd werth cael rhywun yn bresennol yn un o gyfarfodydd y Bwrdd neu ei Bwyllgorau er mwyn arsylwi ar y ffordd y mae’r Comisiynwyr yn rhyngweithio. Byddai hyn yn sicrhau y byddai’r adolygiad yn cwmpasu’r ffordd y mae’r Bwrdd yn gweithio drwy ei agenda ac yn monitro’r sefydliad ehangach, a hefyd adolygu dynameg y rhyngweithio ar yr un pryd. Dywedodd rhai Comisiynwyr y byddent yn cyflwyno enwau sefydliadau roeddent wedi gweithio ar adolygiadau tebyg gyda nhw yn y gorffennol. 

Esboniodd y Prif Weithredwr y byddai’r Etholiad Cyffredinol yn effeithio ar amserlen cyfarfodydd y Bwrdd. Cytunodd y Bwrdd y byddai cyfarfod y Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol i’w gynnal ar 4 Rhagfyr 2019 yn cael ei newid i 22 Ionawr 2020.

Daeth y cyfarfod i ben am 12.45pm.