Ffurflenni a llythyrau cofrestru

Mae gan y rhan fwyaf o ddeunyddiau enghreifftiol i bleidleiswyr amrywiadau ar gyfer y tair gwlad, gan adlewyrchu’r gofynion statudol gwahanol yng Nghymru, yr Alban a Lloegr. Er enghraifft, bydd deunyddiau i’w defnyddio yng Nghymru a Lloegr yn cyfeirio at yr eithriad gwasanaeth rheithgor i’r rhai sy’n 76 oed neu hŷn, ond ni fydd y rhai i’w defnyddio yn yr Alban yn cynnwys hyn.

Yng Nghymru rydym yn darparu deunyddiau i bleidleiswyr mewn fersiynau Cymraeg a Saesneg ar wahân, ac eithrio amlenni dwyieithog. Mae Safonau’r Gymraeg yn ei gwneud yn ofynnol i’r Comisiwn ddarparu deunyddiau i bleidleiswyr yn ddwyieithog yng Nghymru. Yn yr achos hwn, gan ystyried adborth gan weinyddwyr etholiadol yng Nghymru, mae’r Comisiwn wedi darparu cynlluniau ffurflenni Cymraeg a Saesneg ar wahân. Maent yn gynlluniau ffurflenni ar wahân, ac nid ydynt wedi’u cynllunio i'w rhwymo at ei gilydd. Mae’n rhaid i Swyddogion Cofrestru Etholiadol yng Nghymru ystyried Mesur y Gymraeg (Cymru) 2011, sy’n ei gwneud yn ofynnol i wasanaethau yng Nghymru gael eu darparu yn Gymraeg.

Mae’r rhan fwyaf o’r deunyddiau ar gael mewn tri fformat meddalwedd; InDesign, Word a PDF. Nid ydym wedi nodi pa fformat y dylid ei ddefnyddio.

Mae’r rhan fwyaf o ddeunyddiau enghreifftiol wedi cael eu cynllunio yn Adobe InDesign, y feddalwedd safonol yn y diwydiant ar gyfer dylunio graffeg, ond mewn ymateb i alw gan randdeiliaid rydym hefyd wedi darparu’r ffeiliau yn Word. Fodd bynnag, nid yw Word yn rhaglen dylunio graffeg ac nid yw wedi’i chynllunio ar gyfer y math hwn o gynllun, felly rydym yn argymell eich bod yn defnyddio’r ffeiliau InDesign lle y bo’n bosib.

Mae’r rhan fwyaf o ddeunyddiau wedi cael eu darparu mewn lliw a mono. 

Mae lliw yn tynnu sylw, gan dynnu sylw’r darllenydd at y mannau lle mae angen gwybodaeth. Mae fersiynau mono yn addas ar gyfer argraffu laser lleol, neu lle nad yw cyllidebau yn caniatáu argraffu lliw. Os byddwch yn argraffu mewn du a gwyn, defnyddiwch y fersiynau mono, oherwydd y bydd argraffu’r fersiynau lliw mewn du a gwyn yn arwain at argraffu o ansawdd gwael.

Caiff y deunyddiau enghreifftiol i bleidleiswyr eu trefnu mewn nifer o gynlluniau: llyfrynnau plygu A3; A4; ac amlenni C5.

Mae rhai o’r deunyddiau yn rhagnodedig ac mae rhai wedi’u hargymell. Lle mae’r deunydd yn rhagnodedig mae’n rhaid i chi ddefnyddio’r deunydd sydd wedi’i gynllunio gennym ni a’i gymeradwyo gan y Gweinidogion, ac eithrio lle y nodir fel arall.

Mae’r deunyddiau a ddarperir yn adlewyrchu adborth gan weinyddwyr a chyflenwyr etholiadol ac mae llawer wedi eu profi gan y cyhoedd.

Mae gan nifer o’r deunyddiau rhannau y gellir eu haddasu. Rydym wedi defnyddio system codau lliw i roi cyfarwyddiadau ar sut i olygu pob adran.

• Mae’n rhaid addasu’r darnau mewn pinc gyda’ch gwybodaeth chi
• Dylid addasu’r rhannau mewn gwyrdd i adlewyrchu eich amgylchiadau penodol
• Mae’n rhaid argraffu’r rhannau melyn ymlaen llaw gyda’r wybodaeth sydd gennych am breswylwyr

 Llythyr rhagnodedig yw Llythyr Gohebiaeth Ganfasio A: ni ddylid newid y cynnwys na'r cynllun ac eithrio lle y nodir fel arall.

Mae'n rhaid argraffu'r llythyr ar bapur A4.

Tudalen	Canllawiau
	Tudalen 1 Ar frig y dudalen ychwanegwch gyfeiriad yr eiddo a rhowch ddyddiad ar y llythyr. Ochr yn ochr â hyn, ychwanegwch gyfeiriad, manylion cyswllt a logo'r Swyddog Cofrestru Etholiadol. Dylech hefyd ddewis preswylydd neu feddiannwr wrth gyfeirio'r llythyr. Yn y tabl ar dudalen 1 mae'n rhaid i chi argraffu'r wybodaeth sydd gennych am breswylwyr ymlaen llaw. Mae gofod i argraffu gwybodaeth ar gyfer 5 person ymlaen llaw. Defnyddiwch ddalen ychwanegol neu ymestynnwch y tabl os oes mwy na 5 person wedi cofrestru. Dylech osgoi gadael rhesi gwag lle nad oes unrhyw ddata. Mae llinell uchaf y tabl ar gyfer eiddo lle nad oes neb wedi cofrestru i bleidleisio yn cynnwys geiriad newydd bellach sy'n nodi, ‘Nid oes neb wedi cofrestru i bleidleisio ar hyn o bryd yn y cyfeiriad hwn’. Dylid dileu'r geiriad hwn a rhoi data am y preswylwyr yn ei le os nad yw'n berthnasol. Yn y diagram llif ar dudalen 1 dylech ychwanegu'r cyfeiriad ymateb ar-lein, ynghyd â rhan 1 a 2 o'r cod diogelwch unigryw. Dim ond pan fydd y sianel ymateb ar-lein ar gael y dylid cynnwys y diagram llif a'r testun cysylltiedig.
	Tudalen 2 Gellir golygu brig y dudalen er mwyn i chi gynnwys gwybodaeth sy’n berthnasol i’r sianeli ymateb rydych yn eu darparu. Gellir tynnu’r adran gyfan os nad oes sianeli ymateb eraill ar gael. Ar dudalen 2 ychwanegwch eich enw a’ch teitl at ddiwedd y llythyr. Mae tudalen 2 yn cynnwys canllawiau ar gyfer y derbynnydd na ddylid eu newid. Mae’r datganiad preifatrwydd gofynnol wedi’i gynnwys hefyd a bydd angen i chi ychwanegu manylion cyswllt a dolen i’ch hysbysiad preifatrwydd. Ceir rhagor o wybodaeth am hysbysiadau preifatrwydd yn ein canllawiau ar ddiogelu data.

Llythyr rhagnodedig yw Llythyr Gohebiaeth Ganfasio B: ni ddylid newid y cynnwys na'r cynllun ac eithrio lle y nodir fel arall.

Mae'n rhaid argraffu'r llythyr ar bapur A4.

Tudalen	Canllawiau
	Tudalen 1 Ar frig y dudalen ychwanegwch gyfeiriad yr eiddo a rhowch ddyddiad ar y llythyr. Ochr yn ochr â hyn, ychwanegwch gyfeiriad, manylion cyswllt a logo'r Swyddog Cofrestru Etholiadol. Dylech hefyd ddewis preswylydd neu feddiannwr wrth gyfeirio'r llythyr.  Yn y tabl ar dudalen 1 mae'n rhaid i chi argraffu'r wybodaeth sydd gennych am breswylwyr ymlaen llaw. Mae gofod i argraffu gwybodaeth ar gyfer 4 person ymlaen llaw. Dylech osgoi gadael rhesi gwag lle nad oes unrhyw ddata. Defnyddiwch ddalen ychwanegol neu ymestynnwch y tabl os oes mwy na 4 person wedi cofrestru.  Nid oes tabl o breswylwyr wedi'i lenwi ymlaen llaw gan y Llythyr Gohebiaeth Ganfasio B – Gwag. Mae Llythyr Gohebiaeth Ganfasio B – Gwag yn cynnwys geiriad newydd bellach sy'n nodi: ‘Mae ein cofnodion yn dangos nad oes neb yn byw yn yr eiddo hwn sydd wedi cofrestru i bleidleisio’. Yn y diagram llif ar dudalen 1 dylech ychwanegu'r cyfeiriad ymateb ar-lein, ynghyd â rhan 1 a 2 o'r cod diogelwch unigryw. Dim ond pan fydd y sianel ymateb ar-lein ar gael y dylid cynnwys y diagram llif a'r testun cysylltiedig.
	Tudalen 2 Gellir golygu brig y dudalen er mwyn i chi gynnwys gwybodaeth sy’n berthnasol i’r sianeli ymateb rydych yn eu darparu. Gellir tynnu’r adran gyfan os nad oes sianeli ymateb eraill ar gael. Ar dudalen 2 ychwanegwch eich enw a’ch teitl at ddiwedd y llythyr. Mae tudalen 2 yn cynnwys canllawiau ar gyfer y derbynnydd na ddylid eu newid. Mae’r datganiad preifatrwydd gofynnol wedi’i gynnwys hefyd a bydd angen i chi ychwanegu manylion cyswllt a dolen i’ch hysbysiad preifatrwydd. Ceir rhagor o wybodaeth am hysbysiadau preifatrwydd yn ein canllawiau ar ddiogelu data.

Mae’r CF yn ffurflen ragnodedig: ni ddylid newid y cynnwys na’r cynllun ac eithrio lle y nodir fel arall.

Mae’n rhaid argraffu’r ffurflen ar bapur A3, wedi’i blygu i greu llyfryn maint A4.

Tudalen	Canllawiau
	Tudalen 1 Tudalen 1 yw elfen llythyr y ffurflen; mae’n rhagnodedig ac ni ddylid ei newid ac eithrio lle y nodir fel arall. Ar frig y dudalen ychwanegwch gyfeiriad yr eiddo a rhowch ddyddiad ar y llythyr. Ochr yn ochr â hyn, ychwanegwch gyfeiriad, manylion cyswllt a logo’r Swyddog Cofrestru Etholiadol. Dylech hefyd ddewis preswylydd neu feddiannwr wrth gyfeirio’r llythyr. Yn y diagram llif ar dudalen 1 dylech ychwanegu’r cyfeiriad ymateb ar-lein, ynghyd â rhan 1 a 2 o’r cod diogelwch unigryw. Dim ond pan fydd y sianel ymateb ar-lein ar gael y dylid cynnwys y diagram llif a’r testun cysylltiedig. Gellir golygu gwaelod y dudalen er mwyn i chi gynnwys gwybodaeth sy’n berthnasol i’r sianeli ymateb rydych yn eu darparu. Gellir tynnu’r adran gyfan os nad oes sianeli ymateb eraill ar gael. Ychwanegwch eich enw a’ch teitl at ddiwedd y llythyr eglurhaol. Mae dalfan ar waelod tudalennau 1 – 4 ar y dde er mwyn ychwanegu codau bar yn lleol os oes angen er mwyn cefnogi gwaith prosesu.
	Tudalen 2 Ar frig y dudalen ychwanegwch gyfeiriad yr eiddo. Yn adran 1 ychwanegwch gyfeiriad y sianel ymateb ar-lein (dim ond os oes sianel ymateb ar-lein ar gael y dylech gynnwys cyfeiriad a thestun cysylltiedig). Yn adran 1A mae’n rhaid i chi argraffu’r wybodaeth sydd gennych am breswylwyr ymlaen llaw. Mae gofod i argraffu gwybodaeth ar gyfer 5 person ymlaen llaw. Dylech osgoi gadael rhesi gwag lle nad oes unrhyw ddata. Defnyddiwch ddalen ychwanegol neu ymestynnwch y tabl os oes mwy na 5 person wedi’u cofrestru.
	Tudalen 3 Mae man cadw ar waelod y dudalen ar y dde, ar gyfer ychwanegu codau bar os oes ei angen i hwyluso prosesu.
	Tudalen 4 Mae’r dudalen olaf yn cynnwys canllawiau ar gyfer y derbynnydd na ddylid eu newid. Mae’r datganiad preifatrwydd gofynnol wedi’i gynnwys hefyd a bydd angen i chi ychwanegu manylion cyswllt a dolen i’ch hysbysiad preifatrwydd. Ceir rhagor o wybodaeth am hysbysiadau preifatrwydd yn ein canllawiau ar ddiogelu data.

Mae hyn yn cynnwys Anhysbys, Tramor, Tramor (dim cyfeiriad penodol blaenorol yn y DU), Gwas y Goron, y Lluoedd Arfog, Dim cyfeiriad penodol.

Tudalen 1	Tudalen 2	Tudalen 3	Tudalen 4

Mae pob ffurflen Gwahoddiad i Gofrestru yn rhagnodedig; ni ddylid newid y cynnwys na’r diwyg oni bai ble nodi fel arall. Mae'n rhaid i'r ffurflenni gael eu rhag-boblogi gydag enw a chyfeiriad yr unigolyn os oes gennych ef. Os na, gellir ei hanfon fel ffurflen wag.

Gellir cynhyrchu’r ffurflenni Gwahoddiad i Gofrestru, gan gynnwys y ffurflen Gwahoddiad i Gofrestru safonol, ar bapur A4, neu A3 wedi’i blygu i greu llyfryn maint A4. 

Mae tudalen gyntaf y Gwahoddiad i Gofrestru yn wag i chi gynnwys y llythyr perthnasol. Mae gan bob Gwahoddiad i Gofrestru arall lythyr clawr cyfun y mae’n rhaid ei ddefnyddio gyda’r ffurflen.

Mae tudalennau cefn y Gwahoddiad i Gofrestru yn cynnwys canllawiau i’r derbynnydd na ddylid eu newid. Mae’r datganiad preifatrwydd gofynnol hefyd wedi’i gynnwys a bydd angen i chi ychwanegu manylion cyswllt a dolen i’ch hysbysiad preifatrwydd. Mae gwybodaeth bellach am hysbysiadau preifatrwydd wedi’i chynnwys yn ein canllawiau diogelu data.

Mae man cadw ar waelod pob tudalen ar y dde ar gyfer ychwanegu codau bar yn lleol os oes ei angen i hwyluso prosesu.
 

Mae gan EROs yr opsiwn i anfon cyfathrebiadau electronig fel rhan o’r canfasio, gan gynnwys trwy e-bost.

Gellir defnyddio’r templed e-bost a ddarperir ar gyfer naill ai cyfathrebu llwybr 1 neu lwybr 2, gan fod angen ymateb bob amser i gyfathrebiad e-bost. Nid yw’r templed e-bost wedi’i ragnodi, ond rydym yn argymell eich bod yn ei ddefnyddio oherwydd iddo gael ei brofi gyda’r cyhoedd. Rydym wedi ei ddarparu yn Word, ond gallwch chi gopïo a gludo’r cynnwys mewn e-bost.

Mae tudalen gyntaf y ffurflen ITR safonol yn wag er mwyn i chi gynnwys y llythyr ITR. Mae’n rhaid i chi ddefnyddio’r llythyr a gynlluniwyd gennym.

Bydd angen i chi benderfynu ar ddyddiad cau i’w gynnwys, gan ystyried bod angen anfon gwahoddiad ‘atgoffa’ os na fydd y derbynnydd yn gwneud cais i gofrestru o fewn cyfnod rhesymol.

Ni ddylai’r dyddiad cau fod yn hwy na 28 diwrnod (4 wythnos) i’r dyddiad ar y gwahoddiad. Wrth brofi, teimlwyd mai dyddiad cau o 4 wythnos oedd y cydbwysedd cywir rhwng bod yn ddigon agos er mwyn i’r dasg aros ym meddyliau pobl, ond nid mor agos fel y byddai pobl yn teimlo na ellir cadw ato neu ei fod yn rhy heriol. Mewn rhai amgylchiadau, lle y mae canfas yn dod i ben neu y bwriedir cynnal etholiad, gallwch ddewis gosod dyddiad cau agosach.

Bydd angen i chi olygu’r llythyr er mwyn adlewyrchu’r sianeli ymateb rydych yn eu darparu.

Yng Nghymru a’r Alban bydd angen i chi gynnwys y llinell ‘Ni chewch ddirwy os ydych o dan 16 oed’.

Mae gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol yr opsiwn i anfon gwahoddiad electronig i gofrestru, gan gynnwys drwy e-bost. Mae’r e-bost ITR yn cynnwys dolen i www.gov.uk/cofrestru-i-bleidleisio. Ni ddylid e-bostio gwahoddiad i gofrestru fel atodiad.

Mae’r e-bost enghreifftiol yn rhagnodedig: ni ddylid newid y cynnwys na’r cynllun ac eithrio lle y nodir fel arall.

Rydym wedi’i ddarparu yn Word, ond gallwch gopïo a gludo’r cynnwys i mewn i e-bost.

Mae’r CNF yn ffurflen ragnodedig: ni ddylid newid y cynnwys na’r cynllun ac eithrio lle y nodir fel arall.
Gellir llunio’r ffurflen naill ai ar ffurf A4 neu A3 wedi’i blygu i greu llyfryn maint A4. Mae’r dudalen gyntaf yn wag er mwyn i chi gynnwys eich llythyr eglurhaol eich hun.

Mae’r dudalen gefn yn cynnwys y datganiad preifatrwydd gofynnol a bydd angen i chi ychwanegu manylion cyswllt a dolen i’ch hysbysiad preifatrwydd.

Ceir rhagor o wybodaeth am hysbysiadau preifatrwydd yn ein canllawiau ar ddiogelu data.

Mae dalfan ar waelod pob tudalen ar y dde er mwyn ychwanegu codau bar yn lleol os oes angen er mwyn cefnogi gwaith prosesu.

Mae’r llythyr yn rhagnodedig: ni ddylid newid y cynnwys na’r cynllun ac eithrio lle y nodir fel arall.

Ar frig y dudalen dylech ychwanegu cyfeiriad yr unigolyn a rhoi dyddiad ar y llythyr. Ochr yn ochr â hyn, ychwanegwch gyfeiriad, manylion cyswllt a logo’r Swyddog Cofrestru Etholiadol.

Golygwch y dyddiad a manylion pryd y caiff yr unigolyn ei ychwanegu at y gofrestr yn dilyn cais llwyddiannus.

Dylech gynnwys y frawddeg olaf os yw’n ddigymell, neu ei heithrio os anfonir y llythyr mewn ymateb i ITR.

Rydym wedi’i ddarparu yn Word, ond gallwch ei ddefnyddio ym mha bynnag fformat sydd well gennych, a gallwch gopïo a gludo’r cynnwys.

Yn ogystal â’r llythyrau rhagnodedig, rydym wedi creu nifer o lythyrau eraill rydym yn argymell eich bod yn eu defnyddio.

• Gwahoddiad i gofrestru – nodyn atgoffa (ITR-R)
• Gofyniad i gofrestru (RTR)
• Llythyrau eithriadau (E1-E5)
• Llythyrau hysbysiad cosb sifil (CP1-CP5)
• Llythyrau ardystio (A1-A6)

Mae’r rhestr o lythyrau a argymhellir wedi ei datblygu yn seiliedig ar adborth rydym wedi’i gael am yr hyn y byddai’n fwyaf defnyddiol i ni ei ddarparu. Gwyddom efallai fod angen i chi anfon nifer o fathau eraill o lythyrau, ac rydym yn argymell eich bod yn defnyddio un o’r llythyrau a argymhellir fel sail ar gyfer unrhyw lythyrau eraill rydych yn eu hanfon.

Gallwch wneud newidiadau i’r llythyrau a argymhellir, ond os byddwch yn gwneud hynny, bydd angen i chi sicrhau bod y llythyrau yn cydymffurfio â’r ddeddfwriaeth berthnasol.

Rydym yn argymell, lle y gofynnir i’r derbynnydd ddarparu gwybodaeth neu wneud cais, eich bod yn cynnwys dyddiad cau. Wrth brofi, gwelsom fod cyfranogwyr yn cymeradwyo ychwanegu dyddiad cau yn gryf.

Rydym wedi darparu’r llythyr yn Word, ond gallwch ei ddefnyddio ym mha bynnag fformat sydd well gennych, a gallwch gopïo a gludo’r cynnwys.

Yn seiliedig ar y profion rydym wedi eu cynnal gyda’r cyhoedd, argymhellwn fod eich amlenni:

• Yn frown (os oes modd)
• Yn cynnwys nodyn penodol ar y baen sy’n amlygu’r weithred sydd ei hangen
• Yn cynnwys logo'r cyngor ar y blaen

Bydd angen i chi sicrhau bod dyluniad eich amlenni yn bodloni manyleb gyfredol y cyflenwr post ac ei fod yn cydymffurfio â deddfwriaeth berthnasol.

Mae’r tabl isod yn amlinellu ein negeseuon argymelledig ar gyfer eich amlenni. 

Cyfathrebiad Canfasio A  

Cyfathrebiad Canfasio B a ffurflen ganfasio

Gwahoddiad i gofrestru

Yn ystod canfasiad 2021, gwnaeth nifer bach o breswylwyr newidiadau yn uniongyrchol ar Ohebiaeth Ganfasio A a Gohebiaeth Ganfasio B a'u dychwelyd yn y post, a gymerodd lawer o amser i'r gweinyddwyr eu prosesu.

Er y byddai cod bar yn ein galluogi i'w prosesu'n gyflymach, nid oes llawer o le ar yr ohebiaeth ac mae'n rhaid rhoi blaenoriaeth i gynnwys rhagnodedig. 

Os byddwch yn cael llawer o ymatebion i Ohebiath Ganfasio A a Gohebiaeth Ganfasio B drwy'r post, byddem yn eich annog i asesu pa mor gywir yw eich prosesau paru data i sicrhau bod eiddo yn cael eu pennu i'r llwybrau cywir.  

Gan fod hyn yn ymwneud â newid ymddygiad yn bennaf, rydym yn disgwyl y bydd y gwella wrth i breswylwyr ddod i arfer â'r ohebiaeth newydd.
 

Gwnaethom gynnal profion defnyddwyr helaeth er mwyn sicrhau bod y deunyddiau yn hawdd i'r cyhoedd eu deall a'u defnyddio. Roedd hyn yn cynnwys 241 o gyfweliadau manwl yng Nghymru, Lloegr a'r Alban, dros dau gam.

Gwnaethom ystyried barn y cyhoedd cyn cadarnhau'r cynlluniau a'r cynnwys ar gyfer yr holl ddeunyddiau.
Gwnaethom ddefnyddio cyfweliadau a thechnoleg llwybr llygad i ddeall y ffordd roedd pobl yn defnyddio'r deunyddiau.

Gwnaethom brofi'r cynlluniau gwreiddiol ac yna ail-brofi'r fersiynau a ddiwygiwyd yn seiliedig ar gam cyntaf yr adborth.
Ym mhob lleoliad, gwnaethom recriwtio pobl yn seiliedig ar eu hoedran, eu rhyw, eu deiliadaeth, eu statws priodasol a'u gradd gymdeithasol, gyda chymysgedd o ran ethnigrwydd i gyd-fynd â'r ardaloedd lle y cynhaliwyd y cyfweliadau. Gwnaethom gynnal rhai cyfweliadau yng nghartrefi cyfranogwyr, gan gynnwys cyfweliadau â phobl â llythrennedd isel, nam ar eu golwg a nam corfforol a rhieni cyrhaeddwyr.

Mae'n bwysig ein bod yn profi deunyddiau gyda'r cyhoedd er mwyn gallu deall sut mae pobl yn rhyngweithio â nhw yn wrthrychol ac yn uniongyrchol.
 

Dangosodd canlyniadau'r profion fod angen i ni ganolbwyntio ar bedair nodwedd wrth gynllunio'r deunyddiau.

Roedd y nodwedd gyntaf yn ymwneud â sefydlu ymddiriedaeth, ac ymgysylltu. Un o'r prif bwyntiau oedd dangos o ble y daeth y deunyddiau, drwy gynnwys manylion cyswllt a logos cynghorau. Byddai hyn yn helpu'r bobl i weld bod y deunyddiau yn bwysig ac yn dod o ffynhonnell gredadwy. Roedd pwynt arall yn ymwneud â defnyddio iaith syml er mwyn ei gwneud hi'n haws i bobl ddeall y wybodaeth.

Roedd yr ail nodwedd yn ymwneud â'r cynllun. Dangosodd y canfyddiadau fod angen i ni ystyried defnyddio lliw yn ofalus, am nad oedd yn gwneud gwahaniaeth i'r ffordd y caiff y deunyddiau eu defnyddio, ond roedd yn ffactor negyddol i rai pobl. Hefyd, roedd angen i ni ystyried ble roeddem yn defnyddio testun trwm a chadw hynny ar gyfer y wybodaeth bwysicaf yn unig. 

Cynnwys oedd y drydedd nodwedd a'r prif argymhellion oedd sicrhau bod y datganiad preifatrwydd yn hawdd i bobl ei ddeall a bod y wybodaeth yn glir ynghylch pa etholiadau y mae pobl wahanol yn gymwys i bleidleisio ynddynt.

Roedd y nodwedd olaf yn ymwneud â chamau gweithredu a sicrhau ein bod yn cynnwys gwybodaeth glir ynghylch pryd a sut yr oedd angen i bobl ymateb, a beth oedd y camau nesaf ar ôl iddynt wneud hynny.
 

Mae barn gymysg ymhlith gweinyddwyr etholiadol ynghylch p'un a oes well ganddynt ffurflenni maint A4 neu A3. Roedd hyn yn amlwg yn yr ymatebion a gawsom i’r ymgynghoriad a gwblhawyd ym mis Hydref 2019.

Rydym yn penderfynu pa faint sydd fwyaf priodol ym mhob achos yn seiliedig ar swm y cynnwys y mae'n ofynnol i ni ei gyflwyno yn ôl y gyfraith, ynghyd â’r canlyniadau o’n gwaith ymchwil gyda'r cyhoedd.

Mae'r ddeddfwriaeth ar gyfer yr ohebiaeth ganfasio yn cynnwys llai o ofynion gorfodol ar gyfer y cynnwys o gymharu â'r ddeddfwriaeth ar gyfer y ffurflen ganfasio. Felly, roeddem yn gallu defnyddio maint A4 ar gyfer yr ohebiaeth ganfasio a maint A3 ar gyfer y ffurflen ganfasio.

Gwnaethom brofi’r cyfuniad hyn o feintiau gyda’r cyhoedd. Ar gyfer y ffurflenni maint A3, roeddem am sicrhau bod pobl yn troi'r tudalennau ac yn cwblhau pob rhan o'r ffurflen, a gwnaethant hynny.  
 

Gwnaethom ddiweddaru'r datganiad preifatrwydd y tro diwethaf i gyd-fynd â chyflwyno'r Rheoliadau Cyffredinol ar Ddiogelu Data. Gwnaethom geisio cyngor gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) fel rhan o'r broses.

Roedd angen i ni newid y datganiad ar gyfer yr ohebiaeth ganfasio a'r ffurflen ganfasio i gynnwys gwybodaeth am y broses paru data newydd, gan nodi y byddai hyn yn cael ei wneud yn unol â'r ddeddfwriaeth prosesu a diogelu data berthnasol.

Wrth ddiweddaru'r datganiad ar gyfer yr ohebiaeth ganfasio a'r ffurflen ganfasio newydd, gwnaethom geisio cyngor gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth eto er mwyn gwneud yn siwr ein bod wedi gwneud hyn yn gywir.
Gwnaed y rhan fwyaf o'r newidiadau gennym o ganlyniad i ddilyn cyngor Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.

Gwnaethant argymell ein bod yn cynnwys enghraifft o'r ffordd y gallai cwmnïau ddefnyddio data o'r gofrestr agored, sef y rheswm pam rydym yn cyfeirio at farchnata uniongyrchol, ond dywedwyd na fyddai'n ymarferol nac yn angenrheidiol rhestru pob defnydd posibl.

Gwnaethom hefyd ddileu'r geiriad canlynol a oedd wedi'i gynnwys yn fersiwn flaenorol y datganiad: “Caiff rhywfaint o'r wybodaeth a gesglir yn y ffurflen hon ei dosbarthu'n ddata personol categori arbennig”. Mae hyn am fod Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth wedi dweud nad oedd yn angenrheidiol ar lefel y datganiad preifatrwydd a bod ei chanllawiau yn nodi bod angen cynnwys hyn mewn hysbysiadau preifatrwydd yn lle hynny.

Gwnaethom hefyd ymgynghori â'n tîm cyfreithiol ein hunain, yn ogystal â chyfreithwyr o Swyddfa'r Cabinet, Llywodraeth yr Alban a Llywodraeth Cymru, er mwyn sicrhau bod y datganiad yn cydymffurfio â deddfwriaeth i ddiwygio'r canfasiad. Gwnaethom ychwanegu un linell at y datganiad ar gyfer yr ohebiaeth ganfasio a'r ffurflen ganfasio yn unig, mewn ymateb i'r adborth gan Swyddfa'r Cabinet a oedd yn awyddus i sicrhau bod y neges ynghylch Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn glir yn dilyn prosesau priodol wrth baru data, gan gynnwys data a ddelir ganddynt eisoes. 
 

Gwyddom fod rhai gweinyddwyr etholiadol yn cael gwybod gan y cyhoedd eu bod o'r farn bod y wybodaeth am ddirwyon neu garcharu yn fygythiol ac yn drallodrus. Rydym yn ei chynnwys oherwydd, yn ein barn ni, byddai'n anonest peidio â gwneud hynny o ystyried ei bod yn adlewyrchu'r gyfraith. Hefyd, pan wnaethom brofi deunyddiau blaenorol gyda'r cyhoedd fel rhan o brosiectau eraill yn ymwneud â deunyddiau i bleidleiswyr, roedd y canlyniadau'n dangos bod y wybodaeth hon wedi helpu i annog ymatebion.

Un peth allweddol y deellir o'r gwaith ymchwil a wnaethom gyda'r cyhoedd oedd pwysigrwydd cynnwys logo’r awdurdod lleol ar y ddwy amlen a'r llythyrau, yn ogystal â manylion cyswllt y Swyddog Cofrestru Etholiadol ar frig cornel dde y llythyr.

Dywedodd y bobl bod hyn yn rhoi tawelwch meddwl iddynt y gallent ymddiried yn y wybodaeth, yn dangos ei bod yn bwysig ac yn eu helpu i wybod gyda phwy y dylent gysylltu os oedd ganddynt unrhyw gwestiwn. Dangosodd y dechnoleg llwybr llygad a ddefnyddiwyd gennym yn ystod y profion, ar ôl i bobl agor yr amlen, eu bod yn edrych yn gyntaf ar y papur pennawd i weld o ble y daeth y llythyr, cyn symud i'r chwith i ganolbwyntio ar destun y pennawd.

Roedd canlyniadau profion a gynhaliwyd gyda'r cyhoedd o brosiectau blaenorol yn ymwneud â deunyddiau i bleidleiswyr yn dangos nad oedd y logo 'mae dy bleidlais yn cyfri' yn cyfrannu at annog pobl i agor yr amlen na darllen y llythyr a'r ffurflen. Mewn fersiynau gwahanol o'r deunyddiau, gwnaethom ddefnyddio'r logo 'mae dy bleidlais yn cyfri' er mwyn gwneud cysylltiad rhwng y deunyddiau a hawliau pobl i bleidleisio mewn etholiadau. Fodd bynnag, nid oedd yn ei gwneud yn fwy tebygol bod pobl yn sylwi ar y llythyr neu'r ffurflen nac yn ymateb iddynt. Dangosodd canlyniadau ei bod yn fwy effeithiol nodi bod ymateb yn dasg weinyddol.
 

Yng Nghymru a'r Alban, gwnaethom gynnwys y llinell ganlynol ar yr amlenni a'r llythyrau: ‘Mae pawb sy'n byw yng Nghymru/yn yr Alban sy'n 14 oed neu drosodd bellach yn gallu cofrestru i bleidleisio’. Yn ogystal â hyn, rydym yn cynnwys gwybodaeth am bwy sy'n gymwys i gofrestru i bleidleisio mewn man arall ar y llythyrau a'r ffurflenni. Hon oedd y ffordd fwyaf effeithlon a chryno i ni gyfleu'r neges hon gan beidio â defnyddio gofod yr oedd ei angen arnom ar gyfer cynnwys arall sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith.

Mae hyn wedi'i nodi yn y ddeddfwriaeth ar gyfer gohebiaeth ganfasio a'r ffurflen ganfasio yng Nghymru a Lloegr. Lle mae gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol eisoes ddata sy'n dangos bod rhywun yn 76 oed neu'n hŷn, mae angen iddynt argraffu hynny ar y llythyrau a'r ffurflenni maent yn eu hanfon i gartref unigolyn. Mae hyn am fod y Weinyddiaeth Gyfiawnder yn defnyddio data o gofrestrau etholiadol i gadarnhau gyda phwy y gallant ac na allant gysylltu ar gyfer dyletswydd rheithgor ac mae pobl 76 oed neu'n hŷn wedi'u heithrio rhag hyn. 

Mae'r testun sy'n ymwneud â'r ffordd y gall pobl ymateb ond yn destun dalfan. Dylai gweinyddwyr etholiadol ddileu testun nad yw'n berthnasol a'i newid â gwybodaeth am yr opsiynau ymateb y maent yn eu cynnig. Bydd hyn yn sicrhau bod y wybodaeth y maent yn ei hanfon at bobl yn eu hardaloedd yn cyfateb yn gywir â'r gwasanaethau maent wedi'u sefydlu i brosesu ymatebion. Mae'r canllawiau ar ohebiaeth cofrestru etholiadol yn nodi pa destun y gall gweinyddwyr etholiadol ei ddiwygio a pha destun na allant ei ddiwygio.

Mae'r ddeddfwriaeth yn nodi'n benodol, lle rydym yn ceisio casglu'r wybodaeth hon, bod yn rhaid bod y ffurflenni rydym yn eu cynllunio yn ei gwneud hi'n glir bod darparu cyfeiriadau e-bost a rhifau ffôn yn ddewisol.

Pan fu i ni gyhoeddi ein cyfres ddiwygiedig o ddeunyddiau i bleidleiswyr gyntaf ym mis Ebrill 2020, bu inni gynnwys tri thempled newydd ar gyfer amlenni. Bwriad y rhain oedd eich cynorthwyo wrth ichi gynhyrchu amlenni a fyddai’n cynyddu’r tebygrwydd y byddai pobl yn sylwi arnynt ac yn eu hagor.

Fodd bynnag, ar ôl eu cyhoeddi, cawsom adborth gan nifer o weinyddwyr etholiadol a oedd yn awgrymu nad oeddent yn ddefnyddiol yn ymarferol. Mae hyn oherwydd bod gan wahanol wasanaethau postio eu manylebau eu hunain o ran beth sydd angen ei gynnwys ar amlen a’r safle gorau ar gyfer gwahanol elfennau, felly nid yw un templed yn gallu bodloni pob manyleb. Tra oeddem yn ymwybodol y gallai hwnnw fod yn broblem yn ystod y broses ddatblygu, roeddem yn credu y byddai’r templedi a ddarparasom yn fan cychwyn defnyddiol, a ninnau wedi dwyn i ystyriaeth yr adborth a gawsom gan ystod o randdeiliaid pan oeddem yn ymgynghori ynglŷn â’r drafftiau; ond yn anffodus, nid felly y bu.  

Rydym o’r herwydd wedi tynnu’r templedi, gan ganolbwyntio yn lle hynny ar ddarparu canllawiau a fydd yn eich helpu i bennu pa negeseuon i’w cynnwys ar eich amlenni. Mae ein canllawiau wedi eu seilio ar ein profi gyda defnyddwyr, gan bwysleisio y dylai amlenni: fod yn frown; gynnwys logo eich cyngor ar y blaen; a chynnwys un o’r negeseuon rydym yn eu hargymell yn ein canllawiau - mae’r negeseuon yn amrywio yn ôl y wlad rydych yn gweithio ynddi, a’r math o lythyr rydych yn ei anfon.
 

Mae'r diagram llif yn fersiwn ddiwygiedig o'r negeseuon y gwnaethom eu profi fel rhan o gynllun peilot ar hap a reoleiddir a gynhaliwyd gennym gydag awdurdodau lleol yn 2017. Dangosodd y canfyddiadau fod hon yn ffordd gost isel o gynyddu nifer yr ymatebion electronig i ohebiaeth ganfasio, sy'n haws ac yn rhatach i'w prosesu yn gyffredinol. 

Rydym yn croesawu adborth ar ddeunyddiau i bleidleiswyr. Rydym yn awyddus i wybod am unrhyw agweddau ar gynllun a chynnwys y deunyddiau yr oedd y cyhoedd yn ei chael hi'n anodd eu deall neu a oedd yn eu hatal rhag ymateb yn gywir. Rydym hefyd yn awyddus i gael adborth ar ba mor hawdd ydyw i brosesu'r deunyddiau. Byddwn yn ystyried yr holl sylwadau wrth gynllunio unrhyw newidiadau yn y dyfodol.