Canfasio 2021 ym Mhrydain Fawr Gorffennaf - Medi
Purpose
Mae’r adroddiad yn amlygu prif ganfyddiadau ein hymgysylltu ag EROs rhwng mis Gorffennaf a mis Medi 2021; mae hefyd yn tynnu sylw at rai enghreifftiau o arferion da a ddaeth i’r amlwg.
Summary
Mae data a ddarparwyd gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol wedi dangos bod dyraniad eiddo i lwybrau canfasio ar ôl paru data cenedlaethol a lleol wedi dilyn patrwm tebyg i’r flwyddyn cynt eleni.
Dyrannwyd 75% o eiddo i Lwybr 1 - y llwybr eiddo cyfatebol, y mae Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn ei ddefnyddio i ganfasio eiddo lle maent yn fodlon nad oes angen unrhyw newidiadau ac nad oes ganddynt reswm i gredu bod unrhyw etholwyr ychwanegol i'w hychwanegu. Dyrannwyd 24% o eiddo i Lwybr 2, sef y llwybr y mae Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn ei ddefnyddio lle maen nhw'n credu bod angen newidiadau i'r gofrestr.
Adroddir cynnydd da o ran cyflwyno'r canfasio yn ei gyfanrwydd, gyda mwyafrif y Swyddogion Cofrestru Etholiadol heb nodi unrhyw rwystrau sylweddol i gyflawni canfasio eleni (75%). Fodd bynnag, o weddill yr ymatebwyr, nododd bron i ddwy ran o dair fod cyllidebu / cyllid a / neu staffio wedi bod yn elfennau arbennig o heriol o'r canfasio hyd yma eleni.
Byddwn yn parhau i ymgysylltu ag Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u timau dros weddill y canfasio a thrwy gydol y cyfnod yn arwain at etholiadau Mai 2022, a byddwn yn adrodd nesaf ar ganfyddiadau'r ymgysylltiad hwn a'n dadansoddiad o'r data a'r wybodaeth a ddarperir inni, yn dilyn cyhoeddi'r cofrestrau blynyddol.
Cyd-destun
Canfasio cofrestru etholiadol blynyddol ym Mhrydain Fawr eleni yw'r ail ganfasio ers cyflwyno diwygiadau i'r broses. Amlygodd ein hadroddiad ar gofrestrau etholiadol 2020, er bod COVID-19 yn cyflwyno heriau penodol i Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u timau, roedd y canfasio diwygiedig cyntaf ym Mhrydain yn llwyddiannus ar y cyfan ac roedd y defnydd o baru data cenedlaethol a lleol yn caniatáu i Swyddogion Cofrestru Etholiadol dargedu eu hadnoddau tuag at yr aelwydydd hynny lle roedd angen newidiadau.
Ym mis Mehefin 2021, ar ôl ymgynghori â'r gymuned etholiadol, gwnaethom gwblhau safonau perfformiad newydd ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol, ac rydym wedi defnyddio'r rhain trwy gydol y cyfnod canfasio i lywio ein hymgysylltiad ag Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u timau. Yn ystod y cyfnod a gwmpesir gan yr adroddiad hwn - Gorffennaf i Medi 2021 - rydym wedi canolbwyntio ar y dull cynllunio a gymerwyd gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol ac ar gamau cyntaf eu gwaith i weinyddu'r canfasio, paru data yn bennaf, dyrannu eiddo i lwybrau canfasio a chyswllt cychwynnol gydag aelwydydd.
Gwnaethom hefyd ofyn i bob Swyddog Cofrestru Etholiadol gwblhau a dychwelyd arolwg Swyddogion Cofrestru Etholiadol ym mis Medi, i'n helpu i adeiladu darlun o sut mae'r canfasio yn dod yn ei flaen yn ogystal â chefnogi ein hymgysylltiad ag Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u timau.
Gyda'i gilydd, mae hyn wedi ein helpu i greu darlun o sut mae'r canfasio yn dod yn ei flaen. Rydym wedi cynhyrchu'r adroddiad cryno hwn i dynnu sylw at y canfyddiadau allweddol, yn ogystal â chymryd a rhannu enghreifftiau o arfer da sydd wedi dod i'r amlwg.
Cyflawni’r canfasio
Pennu llwybrau
Bob blwyddyn, cyn cynnal y canfasio blynyddol, rhaid i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ddatgelu data i Weinidog Swyddfa'r Cabinet fel rhan o ymarfer paru data cenedlaethol a elwir yn gam paru data cenedlaethol. Gall Swyddogion Cofrestru Etholiadol hefyd ddewis paru data o'u cofrestr etholiadol gyfan neu ran ohoni yn erbyn data a gedwir yn lleol, megis treth gyngor neu ddata budd-dal tai.
Pwrpas yr ymarfer yw helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol i nodi eiddo lle gallai preswylwyr fod wedi newid, i'w galluogi i dargedu eu gweithgaredd canfasio yn unol â hynny. Yna bydd y Swyddog Cofrestru Etholiadol yn dilyn un o dri llwybr ar gyfer pob eiddo:
- Llwybr 1 yw’r llwybr â’r eiddo cyfatebol. Gellir ei ddefnyddio i anfon cyfathrebiadau canfasio i eiddo lle mae Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn fodlon nad oes angen unrhyw newidiadau yn seiliedig ar ganlyniadau paru data cenedlaethol ac lleol. Dim ond pan mae’r wybodaeth yn anghywir y mae'n ofynnol i aelwydydd ymateb.
- Llwybr 2 yw’r llwybr yr eiddo heb ei gyfateb. Mae pob eiddo yn dechrau trwy gael ei neilltuo at Lwybr 2, a gall Swyddogion Cofrestru Etholiadol ddefnyddio Llwybr 2 ar gyfer unrhyw eiddo ar unrhyw adeg. Rhaid i Swyddogion Cofrestru Etholiadol wneud o leiaf tri ymgais gyswllt ag eiddo a / neu unigolion yn yr eiddo hwnnw, oni bai y derbyniwyd ymateb.
- Llwybr 3 yw’r llwybr eiddo diffiniedig. Mae'n caniatáu i Swyddogion Cofrestru Etholiadol gael y wybodaeth sy'n ofynnol gan y canfasio ar gyfer rhai mathau o eiddo rhagnodedig, fel cartrefi gofal, gan berson cyfrifol, lle gellir adnabod un.
Canfyddiadau
Fel y dangosir yn y siart isod, yn dilyn paru data cenedlaethol a lleol, nododd ymatebwyr, ar gyfartaledd, bod tri chwarter (75%) o'u heiddo wedi'u dyrannu i Lwybr 1. Dyrannwyd 24% i Lwybr 2, a dyrannwyd y 1% a oedd yn weddill i Lwybr 3. Mae hyn yn debyg i'r llynedd, lle aeth tua chwarter yr eiddo (26%) drwy’r broses Llwybr 2.
Mae'r canfyddiadau hyn yn weddol gyson ar draws cenhedloedd: Mae 76% o'r dyraniadau yn yr Alban a Chymru yn Llwybr 1, o'i gymharu â 75% yn Lloegr. Mae gan Gymru gyfran ychydig yn uwch o ddyraniadau Llwybr 3 (3% o'i gymharu ag 1% yn Lloegr a'r Alban). Yn debyg i'r llynedd, mae amrywiad ledled Lloegr, gyda Llundain Fwyaf â chyfran gyfartalog lawer is o ddyraniadau Llwybr 1 (66%) na rhanbarthau eraill yn Lloegr, a Gogledd Ddwyrain Lloegr sydd â'r gyfran uchaf o Lwybr 1 (80%).
Cyfran yr eiddo ym mhob llwybr, yn ôl gwlad a rhanbarth Lloegr, 2020 a 2021
| Area |
Llwybr 1 2020 |
2021 |
Llwybr 2 2020 |
2021 |
Llwybr 3 2020 |
2021 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Lloegr | 73.4% | 74.7% | 25.7% | 23.9% | 0.9% | 1.4% |
| Gogledd-ddwyrain Lloegr | 78.9% | 79.8% | 20.8% | 19.3% | 0.3% | 1.0% |
| Gogledd-orllewin Lloegr | 73.4% | 76.0% | 25.9% | 22.9% | 0.8% | 1.2% |
| Swydd Efrog a'r Humber | 73.2% | 72.9% | 25.4% | 25.9% | 1.4% | 1.2% |
| Dwyrain Canolbarth Lloegr | 74.9% | 76.7% | 23.8% | 21.6% | 1.3% | 1.8% |
| Gorllewin Canolbarth Lloegr | 73.4% | 77.5% | 25.3% | 21.1% | 1.4% | 1.4% |
| Dwyrain Lloegr | 76.9% | 75.8% | 22.5% | 22.1% | 0.6% | 2.3% |
| Llundain | 66.4% | 66.1% | 32.6% | 32.6% | 1.0% | 1.4% |
| De-ddwyrain Lloegr | 73.4% | 74.8% | 25.9% | 24.0% | 0.7% | 1.2% |
| De-orllewin Lloegr | 75.8% | 74.3% | 23.7% | 24.6% | 0.5% | 1.1% |
| Yr Alban | 72.1% | 75.8% | 26.6% | 23.1% | 1.3% | 1.3% |
| Cymru | 75.1% | 75.7% | 23.7% | 21.8% | 1.2% | 2.8% |
| Prydain Fawr | 73.3% | 74.8% | 25.7% | 23.7% | 1.0% | 1.5% |
Dywedodd mwyafrif llethol yr ymatebwyr (98%) fod canlyniadau'r cam paru data cenedlaethol yn ôl y disgwyl (cynnydd o'r llynedd, lle ymatebodd 94% ie i'r cwestiwn hwn). Ymhlith y rhai a ddywedodd nad oeddent yn ôl y disgwyl, nododd y mwyafrif eu bod yn disgwyl cyfradd cyfateb uwch. Yn ogystal, pan ofynnwyd a oedd elfennau penodol o'r canfasio wedi bod yn llwyddiannus hyd yma eleni - amlygwyd y paru data cenedlaethol yn llwyddiant penodol - gydag ychydig dros ddwy ran o dair (67%) o'r ymatebwyr yn dewis yr ymateb hwn.
Dywedodd mwyafrif (92%) o’r rhai a ymatebodd i arolwg Swyddogion Cofrestru Etholiadol eu bod wedi cynnal paru data lleol i helpu i lywio eu dyraniad o eiddo i lwybrau, sy’n gynnydd o 10% o’i gymharu â llynedd lle dywedodd 82% o’r ymatebwyr eu bod wedi paru data yn lleol. Yn yr un modd â'r llynedd, y ffynhonnell ddata fwyaf poblogaidd oedd data treth gyngor, a ddefnyddiwyd gan 94% o'r rhai a oedd wedi paru data lleol. Y darn data mwyaf poblogaidd nesaf oedd data budd-dal tai, a ddefnyddiwyd gan ychydig llai na thraean (32%) yr ymatebwyr (cynnydd o 29% y llynedd).
Gwnaethom hefyd ofyn i Swyddogion Cofrestru Etholiadol a oedd eu dull o baru data lleol yr un fath neu'n wahanol i'r llynedd: dywedodd mwyafrif (87%) o'r rhai a ymatebodd i'r arolwg Swyddogion Cofrestru Etholiadol fod eu dull yr un peth. I'r rhai a benderfynodd gymryd agwedd wahanol, mae'r ymatebion yn awgrymu eu bod wedi defnyddio ystod ehangach o ffynonellau data ac wedi caniatáu mwy o amser i baru data, yn gynharach yn y broses. Fel rhan o'n dadansoddiad o ddata yn dilyn cyhoeddi'r cofrestrau diwygiedig, byddwn yn gallu nodi'r effaith y mae'r cam paru data lleol wedi'i chael ar gyfanswm y ffigurau ar gyfer dyrannu llwybrau a pha mor effeithiol oedd y cam hwn.
Heriau i gyflawni'r canfasio
Trwy ein harolwg Swyddogion Cofrestru Etholiadol gwelsom nad yw mwyafrif yr ymatebwyr wedi nodi unrhyw rwystrau sylweddol i gyflawni canfasio eleni (75%). O'r ymatebwyr eraill, nododd bron i ddwy ran o dair fod cyllidebu / cyllid a / neu staffio wedi bod yn elfennau arbennig o heriol o'r canfasio hyd yma eleni.
Nododd llawer o'r ymatebion hyn fod recriwtio canfaswyr wedi bod yn heriol oherwydd y pryderon parhaus ynghylch COVID-19. Amlygodd ymatebwyr hefyd fod y gostyngiad yn nifer yr eiddo sydd angen canfasio personol, a oedd yn ganlyniad disgwyliedig i’r canfasio diwygiedig, hefyd wedi cyflwyno rhai heriau o ran recriwtio canfaswyr. Nodwyd hyn yn arbennig mewn awdurdodau gwledig lle roedd yr ardaloedd daearyddol y mae canfaswyr yn eu gorchuddio wedi tyfu'n sylweddol, gyda llawer llai o ymweliadau unigol yn ofynnol mewn ardal.
Canfasio personol
Dywedodd bron i ddwy ran o dair o’r ymatebwyr (63%) eu bod yn bwriadu ymgymryd ag elfen ganfasio bersonol y canfasio trwy gyfuniad o ymweliadau ag eiddo a chanfasio ffôn, gyda dros chwarter (28%) yn dweud eu bod yn cynnal ymweliadau yn unig.
Gwelsom hefyd fod nifer fach o Swyddogion Cofrestru Etholiadol a oedd naill ai'n bwriadu cynnal canfasio ffôn yn unig (8%) neu ddim yn bwriadu gwneud canfasio personol (1%). Rydym wedi ymgysylltu â'r Swyddogion Cofrestru Etholiadol hyn i ddeall y rhesymau dros eu dull arfaethedig a'r hyn y maent yn ei wneud i leihau unrhyw risg i gywirdeb a chyflawnrwydd y cofrestrau.
Amlygodd llawer fod COVID-19 yn dal i gyflwyno heriau, gyda chynnydd mewn cyfraddau heintiau yn atal ymweld ag eiddo. Tynnodd rhai sylw hefyd at bolisi dim curo drws ar draws yr awdurdod lleol, a roddwyd ar waith mewn ymateb i achosion COVID-19 cynyddol yn eu hardaloedd ac nad oeddent am roi staff mewn perygl neu fynd yn groes i negeseuon diogelwch ehangach sy'n cael eu defnyddio gan yr awdurdod lleol. Yn ogystal, amlygodd rhai o'r ymatebwyr isetholiadau lleol a oedd yn digwydd yn eu hardaloedd a olygai fod adnoddau'n cael eu blaenoriaethu ar gyfer gweithgaredd etholiad, gan gyfyngu ar yr adnoddau sydd ar gael i gynnal ymholiadau o dŷ i dŷ.
Ar gyfer y Swyddogion Cofrestru Etholiadol hyn, rydym yn deall bod cynlluniau ar waith i liniaru'r risgiau o fethu â ymweld ag eiddo. I lawer o'r rheini sy'n canfasio dros y ffôn yn unig, mae hyn yn cynnwys ceisio sicrhau bod eu cronfa ddata o rifau cyswllt mor gyflawn â phosibl. Clywsom hefyd y bydd rhai o'r rhain yn paru data ymhellach yn erbyn cofnodion a gedwir yn lleol, yn ogystal â chyhoeddi llythyrau hysbysu cartrefi yn y gwanwyn cyn arolygon mis Mai.
Byddwn yn parhau i ymgysylltu â'r Swyddogion Cofrestru Etholiadol hyn i ddeall yr effaith a allai ddeillio o fethu â chynnal ymweliadau eiddo er mwyn cael ymatebion. Fel rhan o'n dadansoddiad o ddata ar ôl cyhoeddi'r gofrestr ddiwygiedig byddwn yn edrych ar effaith bosibl hyn ar ansawdd y cofrestrau ac effeithiolrwydd y canfasio.
Cyngor Dinas Plymouth: cynyddu nifer y rhifau ffôn cyswllt
Ers 2018 mae Cyngor Dinas Plymouth wedi bod yn cymryd camau i gynyddu eu cronfa ddata o rifau ffôn cyswllt. Mae'r gwaith hwn wedi cynnwys mewnbynnu manylion cyswllt a gasglwyd o'r holl Ffurflenni Ymholiad y Cartref ac Gwahoddiadau i Gofrestru, sy'n cael eu gwirio a'u diweddaru yn ôl yr angen pan dderbynnir gwybodaeth newydd gan yr aelwyd neu o ganlyniad i wirio yn erbyn setiau data lleol yn fisol (er enghraifft, unrhyw newidiadau o'r Dreth Gyngor, Cyflogres a Pharcio).
Gofynnir i bob preswylydd sy'n cyrchu gwasanaethau ar-lein am eu cyfeiriad e-bost a'u rhifau cyswllt (cartref a symudol), a rennir wedyn gyda'r Swyddogion Cofrestru Etholiadol. Amlygir defnydd y data i'r preswylydd ar yr adeg y cesglir y wybodaeth.
Cytunwyd ymlaen llaw ar yr holl weithgareddau casglu data gyda Swyddog Gwybodaeth Data'r Cyngor ac maent yn unol â GDPR.
Yn ystod y flwyddyn ddiwethaf, mae tîm gwasanaethau etholiadol Cyngor Dinas Plymouth wedi gallu casglu a mewnbynnu manylion cyswllt o setiau data lleol y cytunwyd arnynt ymlaen llaw - Treth y Cyngor, y Gyflogres a Pharcio, i'w system rheoli etholiadol. Mae hyn yn ychwanegol at y manylion cyswllt a gesglir trwy gyfathrebu â thrigolion trwy e-bost a ffôn yn uniongyrchol i'r tîm gwasanaethau etholiadol.
Bellach mae gan Gyngor Dinas Plymouth fanylion cyswllt ar gyfer dros 50% o’u hetholwyr - o’i gymharu â llai na 5% ym mis Ionawr 2018.
Mesur effaith
Fel rhan o'n gwaith gan ddefnyddio'r safonau perfformiad newydd trwy gydol y cyfnod canfasio, rydym wedi bod yn cefnogi Swyddogion Cofrestru Etholiadol i ddatblygu dangosyddion perfformiad allweddol (DPA) perthnasol a phriodol, i'w helpu i osod targedau a llinell sylfaen eu perfformiad.
Mae DPA yn bwysig gan eu bod yn gallu dangos cynnydd tuag at nodau a thargedau, helpu i nodi cyfleoedd gwella a chefnogi atebolrwydd i randdeiliaid trwy alluogi adrodd ar berfformiad.
Canllawiau gosod dangosydd perfformiad allweddol (DPA), sy’n cynnwys gwybodaeth ymarferol ar sut mae datblygu, monitro a gwerthuso yn erbyn DPA, a ddylai gynorthwyo Swyddogion Cofrestru Etholiadol wrth iddynt bennu sylfaen ar gyfer eu perfformiad a gosod targedau sy’n dwyn i ystyriaeth eu hamgylchiadau neilltuol.
Cadarnhaodd 45% o'r ymatebwyr i'n harolwg Swyddogion Cofrestru Etholiadol fod ganddynt DPA eisoes ar waith, ac rydym wedi gweld amrywiaeth o enghreifftiau o'r rhain yn ystod ein hymgysylltiad ag Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u timau yn ystod y canfasio.
Gorllewin Swydd Gaer a Chaer: ystyried yr effaith
Mae Gorllewin Swydd Gaer a Chaer wedi datblygu set o fesurau lefel uchel sy'n ystyried canlyniadau cyffredinol y safonau perfformiad a'r gweithgareddau a gyflawnir gan y Swyddog Cofrestru Etholiadol. Maent yn defnyddio'r data sydd ar gael i nodi meysydd lle gellir gwneud gwelliannau ac i osod meincnodau ar gyfer eu perfformiad. Rydym yn parhau i weithio'n agos gyda nhw wrth iddynt adeiladu o hyn i ddatblygu targedau ar gyfer eu DPA yn y dyfodol, i gefnogi adrodd ar lwyddiant eu gweithgareddau.
Measuring impact continued
Ymhlith y rhai a ddywedodd nad oes ganddynt ddangosyddion perfformiad allweddol ar hyn o bryd, roedd barn gyffredinol, er eu bod yn edrych ar eu data sydd ar gael i ddeall yr hyn y mae'n ei ddweud wrthynt ac yn nodi lle y gellir gwneud gwelliannau, eu bod yn gwneud hynny ar ffurf anffurfiol, heb ei dogfennu.
Rydym wedi darganfod bod Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u timau yn gyffredinol awyddus i ystyried sefydlu DPA, ac rydym wedi ymrwymo i'w cefnogi i gael DPA mwy ffurfiol ar waith i'w helpu i ddeall a dangos effaith eu gweithgaredd yn well. Byddwn yn parhau i gasglu a rhannu enghreifftiau pellach o DPA sy'n cael eu defnyddio gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol a allai fod yn ddefnyddiol i eraill.
Rydym hefyd yn dechrau gweithio gyda grŵp sampl o Swyddogion Cofrestru Etholiadol i ddatblygu templed adrodd wedi'i lywio gan enghreifftiau o sut maent yn adrodd ar eu DPA a pherfformiad ehangach, a byddwn yn sicrhau bod hwn ar gael i gynorthwyo Swyddogion Cofrestru Etholiadol eraill a'u timau i adrodd ar berfformiad.