App 4 Canllawiau i Gomisiynwyr Etholiadol ar hawlio ffioedd a chostau teithio a chynhaliaeth

1.1    Cyhoeddir ffioedd a threuliau Comisiynwyr ar wefan y Comisiwn bob chwarter. Caiff y wybodaeth ei choladu i ddangos yn glir at ba ddiben yr aed i wariant, mewn trefn gronolegol ar gyfer pob digwyddiad lle'r aed i dreuliau. Gweler y wefan (Amdanom ni/Pwy ydyn ni/Comisiynwyr) am enghraifft: http://www.electoralcommission.org.uk/data/assets/pdffile/0003/100596/Commissioners-Q1-10-11.pdf

1.2    Bydd yn ein helpu ni os byddwch yn cwblhau eich ffurflenni hawlio ffioedd a chostau teithio a chynhaliaeth gan gadw hynny mewn cof. Bydd sicrhau bod ffurflenni hawlio yn gryno ac yn llawn gwybodaeth hefyd yn osgoi'r angen i ni gadarnhau â naill ai Comisiynwyr neu staff eraill ynghylch manylion sydd ar goll neu'n anghyflawn mewn unrhyw hawliad.

1.3    Mae terfynau gwariant ar dreuliau, ond gofynnir i chi sicrhau bob amser eich bod yn gwneud pob ymdrech i drefnu dulliau teithio, llety a defnyddio darpariaethau cynhaliaeth mewn ffordd mor ddarbodus â phosibl. Mae'n bosibl na chewch eich ad-dalu os byddwch yn mynd i gostau sy'n uwch na'r terfynau a nodir yn y canllawiau, a bydd disgwyl i chi dalu unrhyw wahaniaeth. Byddwn yn gwneud pob ymdrech i'ch helpu i drefnu'n gynnar, neu ddod o hyd i gostau cymharol, lle bynnag y bo modd. 
Fframwaith Teithio

1.4    Mae'r Comisiwn wedi creu fframwaith teithio lle mae darparwyr gwasanaethau yn gwneud darpariaeth ar gyfer trefnu llety, prynu tocynnau awyren a thrên a llogi ceir ar-lein. Os hoffech ddefnyddio'r fframwaith yn uniongyrchol, bydd staff Cyllid a Chaffael yn rhoi rhywfaint o gymorth i sefydlu eich cyfrif â'r darparwr gwasanaethau, a gall staff y Comisiwn eich helpu i reoli eich trefniadau. 

1.5    I gael rhagor o fanylion am bob agwedd ar y polisi teithio a chynhaliaeth, er enghraifft teithio mewn car a defnyddio tacsis, cyfeiriwch at y polisi ei hun (sydd wedi'i gynnwys yn eich pecyn sefydlu ac ar gael ar fewnrwyd y Comisiwn) neu gofynnwch i Ysgrifennydd Bwrdd y Comisiwn.

Trosolwg

2.1    Telir ffioedd i'r Comisiynwyr Etholiadol ar sail cyfradd ddyddiol. Mae'r gyfradd ddyddiol ar gyfer Comisiynwyr yn sefydlog yn unol â phenderfyniad gan Dŷ'r Cyffredin.  

2.2    Mae penderfyniad perthnasol Tŷ'r Cyffredin yn darparu y caiff Comisiynydd Etholiadol ei dalu ar gyfradd sy'n gyfwerth â Band 4 o gyflogau barnwrol, sef £410 y diwrnod ar hyn o bryd, a £205 am hanner diwrnod, fel y gyfradd gymwys ar gyfer blwyddyn ariannol 2022/2023. 

2.3    Caiff y ffioedd ar gyfer Comisiynwyr Etholiadol eu talu'n uniongyrchol i'w cyfrifon banc o'r Gronfa Gyfunol, a gwneir y taliadau gan gwmni Liberata, ar ôl iddo gael ffurflen ffioedd wedi'i hardystio. 

Cyfrifo ffioedd

2.4    Dylech gadw cofnod o waith rydych yn ei wneud i'r Comisiwn (neu ddigwyddiadau a fynychwyd yn eich rhinwedd fel Comisiynydd) a rhoi disgrifiad byr o'ch gweithgareddau, gan gynnwys lleoliad ac amseroedd, ar eich ffurflen hawlio ffioedd. Cyfeiriwch at y treuliau cyhoeddedig ar y wefan am enghreifftiau. Ceir nodyn atgoffa o'r hyn y dylid ei gynnwys ym mharagraff 2.8 isod. 

2.5    Gellir hawlio am amser a dreulir yn paratoi ac yn darllen hefyd. Fel rheol gyffredinol, disgwylir y bydd gwaith paratoi ar gyfer unrhyw gyfarfod yn cymryd tua hanner diwrnod. Mae'n bosibl y bydd amgylchiadau lle gall gwaith paratoi gymryd hyd at ddiwrnod cyfan: efallai y bydd yr agenda yn cynnwys llawer o faterion manwl neu efallai y bydd trafodaethau paratoadol â Chomisiynwyr eraill. Mewn achosion o'r fath, dylech nodi'n gryno ar y ffurflen beth yw'r amgylchiadau hynny. Os bydd gennych unedau amser sy'n llai na naill ai diwrnod cyfan neu hanner diwrnod, rhowch amseroedd dechrau a gorffen a gwnawn gyfuno'r unedau hynny i'r diwrnodau cyfan neu'r hanner diwrnodau agosaf (ystyrir bod diwrnod cyfan tua 7.5 awr a hanner diwrnod tua 3.5-4 awr). 

2.6    Fel arfer, bydd mynychu digwyddiadau yn y cnawd, megis cyfarfodydd Bwrdd y Comisiwn a digwyddiadau a chyrsiau hyfforddiant diwrnod cyfan, yn cael eu hystyried fel un diwrnod, p'un a yw cyfanswm yr amser a dreulir ar y diwrnod hwnnw yn llai na 7 awr neu'n fwy na hynny. Os mynychir cyfarfodydd rhithwir, bydd y ffi yn seiliedig ar hyd y cyfarfod, sef hanner diwrnod fel arfer. 

Ffurflenni hawlio ffioedd

2.7    Cwblhewch y ffurflen hawlio ffioedd i Gomisiynwyr (gweler enghraifft o ffurflen wedi'i chwblhau yn Atodiad B) ar gyfer pob mis calendr a chyflwyno'r ffurflen (drwy e-bost neu drwy'r post) i'r Uwch-gynghorydd Llywodraethu. Os bydd gweithgaredd yn croesi mis, rhannwch y gweithgarwch yn briodol ar ddwy ffurflen hawlio ffioedd. Rhaid i ffurflenni gael eu llofnodi gan yr hawlydd. 
2.8    Dylai ffurflenni hawlio gael eu cwblhau a'u hanfon at yr Uwch-gynghorydd Llywodraethu cyn gynted â phosibl ar ôl diwedd y mis calendr, ac erbyn y dyddiad y cawsoch wybod amdano gan yr Ysgrifenyddiaeth fan bellaf. Fel arfer, gwneir taliadau drwy Paymaster ar ddiwrnod olaf y mis canlynol, ar yr amod bod yr Ysgrifenyddiaeth wedi cael y ffurflenni erbyn y dyddiad cau. Mae'n ofynnol i'r Trysorlys gael copïau wedi'u llofnodi er mwyn gwneud taliadau. Dylid cynnwys y wybodaeth ganlynol yn eich ffurflen hawlio ffioedd ar gyfer pob cofnod:

•    Y diwrnod a weithiwyd (h.y. y dyddiad rydych yn gwneud cofnod ar ei gyfer)
•    Amseroedd dechrau a gorffen  
•    Natur y gweithgarwch (cyfarfod, gwaith paratoi, telegynhadledd, sesiwn friffio)
•    Lleoliad 
•    Pwnc/teitl y cyfarfod  
•    A oedd yn gyfarfod yn y cnawd
•    Os ydych yn hawlio am waith paratoi (darllen), nodwch ar gyfer pa gyfarfod neu ddigwyddiad 

Amser teithio

2.9    Cewch hawlio ffioedd am amser a dreulir yn teithio i swyddfeydd y Comisiwn. Dylai hawliadau a wneir am amser a dreulir yn teithio gael eu cofnodi fel ‘teithio’ a chynnwys amseroedd dechrau a gorffen, h.y. pryd y gwnaethoch adael eich cartref a phryd y gwnaethoch gyrraedd lleoliad y cyfarfod neu westy y noson cyn y cyfarfod. Fodd bynnag, os byddwch yn teithio ar yr un diwrnod â'r cyfarfod, dim ond am un diwrnod y gellir hawlio am amser teithio ar gyfer cyfarfodydd Bwrdd yn y cnawd (ni waeth pa mor hir, neu fyr, yw'r diwrnod). Hynny yw, diwrnod yw'r mwyaf y gall unigolyn ei hawlio, ni waeth beth oedd hyd y cyfarfod a'r daith ar y diwrnod.

Swper 

2.10    Gan fod rhai Comisiynwyr fel arfer yn teithio i Lundain y noson cyn cyfarfod Bwrdd y Comisiwn, mae cyfle i ddod ynghyd y noson honno dros swper. 

2.11    Pan fydd y swper yn swper busnes i bob pwrpas, gan gynnwys cryn drafod am fusnes y Comisiwn, gall yr amser a dreulir gyfrif tuag at yr amser paratoi cyffredinol ar gyfer cyfarfod y Bwrdd y diwrnod wedyn. Diwrnod yw'r mwyaf y gall unigolyn ei hawlio ar gyfer amser paratoi, ond ni ddylech hawlio cynhaliaeth hefyd. Mewn geiriau eraill, gall eich hawliad am ffi gynnwys amser paratoi a dreuliwyd yn trafod busnes dros swper, ond disgwylir i chi dalu am eich pryd eich hun.

 
2.12    Ar achlysuron prin, mae'n bosibl y bydd y Comisiwn yn cynnal swper y gwahoddir aelodau o staff a Chomisiynwyr iddo, er enghraifft os bydd rhywun yn gadael y Comisiwn. Bydd y Comisiwn yn talu am y bwyd yn y digwyddiadau hyn, ond rhaid i'r rhai sy'n mynychu'r digwyddiad brynu unrhyw alcohol ar wahân. Ar yr achlysuron hyn, ni ddylai Comisiynwyr sy'n mynychu'r swper gyflwyno hawliad am ffi am y noson. 
 

3.1    Bydd y Comisiwn naill ai'n talu'n uniongyrchol am gostau gwirioneddol rhesymol teithio, llety, prydau a rhai treuliau eraill yr eir iddynt wrth deithio ar fusnes y Comisiwn, neu'n rhoi ad-daliad i chi, o fewn y terfynau a nodir yn y polisi teithio a chynhaliaeth. 

Hawliadau am dreuliau

3.2    Dim ond am gost wirioneddol treuliau yr aed iddynt yn llwyr, yn benodol ac yn angenrheidiol wrth gyflawni eich dyletswyddau ar fusnes y Comisiwn y dylech hawlio. Yr unig eithriadau yw pan fyddwch yn hawlio'r Lwfans Costau Achlysurol, sydd â chyfradd sefydlog, am dreuliau amrywiol dros nos. 

3.3    Mae'n ofynnol i Gomisiynwyr gyflwyno ffurflen hawlio treuliau (ceir enghraifft o ffurflen wedi'i chwblhau yn Atodiad C) drwy'r post neu wedi'i sganio a'i hanfon drwy e-bost i Ysgrifennydd Bwrdd y Comisiwn ar gyfer pob mis calendr lle caiff treuliau eu hawlio cyn gynted â phosibl ar ôl diwedd y mis calendr ac, mewn unrhyw achos, erbyn y dyddiad y cawsoch wybod amdano gan yr Ysgrifenyddiaeth fan bellaf. Dylai pob ffurflen treuliau gael ei llofnodi a chynnwys y wybodaeth ganlynol:

•    Enw, cyfeiriad, manylion banc a rhif Yswiriant Gwladol 
•    Dyddiad teithio a'r dull teithio (gan gynnwys milltiredd)
•    I ble y gwnaethoch deithio ac o ble
•    Math o wariant (swper, diodydd) 

3.4    Yn ogystal â hynny, sicrhewch eich bod yn cynnwys yr holl dderbynebau neu anfonebau sydd eu hangen i gefnogi eich hawliad, a chofiwch lofnodi'r ffurflen. 

Wedi colli/Dim derbynneb 

3.5    Os na allwch gael derbynneb, er enghraifft o beiriant mewn maes parcio wrth deithio ar fusnes y Comisiwn, neu os byddwch wedi colli eich derbynneb, rhaid i chi gyflwyno eich hawliad yn ôl yr arfer a nodi'r rheswm dros beidio â chynnwys derbynneb gyda'r hawliad ei hun neu ar wahân drwy e-bost (rhaid cael cadarnhad ysgrifenedig at ddibenion archwilio).

3.6    Os byddwch yn defnyddio cerdyn Oyster personol, dylech ei gofrestru er mwyn ei ddefnyddio ar-lein gyda TfL a lawrlwytho ‘Journey History Report’ sy'n dangos teithiau yn ystod yr 8 wythnos flaenorol, i gefnogi eich hawliad.

Awdurdodi Hawliadau

3.7    Caiff hawliadau Comisiynwyr eu hardystio gan Ysgrifennydd y Bwrdd (Cwnsler Cyffredinol). Caiff yr hawliadau hyn eu hadolygu'n rheolaidd gan y Cadeirydd.
3.8    Caiff manylion yr holl dreuliau a delir i Gomisiynwyr, aelodau'r Tîm Gweithredol a Phenaethiaid swyddfeydd y Comisiwn yng Nghymru, yr Alban a Gogledd Iwerddon eu cyhoeddi ar-lein bob chwarter. 

3.9    Mae'n bosibl na fydd y Comisiwn Etholiadol yn ad-dalu'r treuliau y byddwch yn eu hawlio oni bai fod eich hawliad yn cael ei gefnogi gan y dystiolaeth angenrheidiol a bod yr unigolyn sy'n gyfrifol am awdurdodi'r taliad wedi cadarnhau ei fod wedi cymeradwyo'r hawliad. 

3.10    Eich cyfrifoldeb chi yw cael derbynebau ar gyfer unrhyw wariant a'u cadw, a chadw cofnod o unrhyw filltiredd mewn car y byddwch yn hawlio amdano ar ôl hynny. 

Teithio ac atebolrwydd treth

3.11    Mae'r ffaith bod Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi (CThEM) wedi dynodi swyddfa'r Comisiwn yn Llundain fel eich man gwaith arferol yn golygu na fyddech fel arfer yn gallu hawlio am gostau teithio i Lundain, neu arhosiad dros nos, heb iddo fod yn fudd trethadwy. Fodd bynnag, mae'r Comisiwn wedi rhoi gwybod i CThEM ei fod wedi cytuno i fod yn gyfrifol am yr atebolrwydd treth. Gellir darparu datganiad ysgrifenedig yn nodi hynny i chi ei ddefnyddio gyda'ch cyfrifon eich hunain os bydd angen.

3.12    Disgwylir i chi drefnu'r dull teithio mwyaf darbodus sydd ar gael. Lle byddai prynu Railcard yn arwain at arbedion cyffredinol i'r Comisiwn Etholiadol, cewch hawlio cost y Railcard. 

3.13    Os oes gennych Railcard o unrhyw fath, disgwylir i chi ei ddefnyddio er mwyn elwa ar unrhyw ostyngiadau yng nghostau unrhyw deithiau a drefnir gennych chi, neu ar eich rhan, ar fusnes y Comisiwn. 

3.14    Ni chaiff costau teithiau dosbarth cyntaf eu had-dalu oni bai mai dyna'r dull teithio mwyaf darbodus neu'r unig ddull teithio posibl ar yr achlysur hwnnw. Yn yr achos hwnnw, gofynnir i chi nodi'r amgylchiadau'n fras. Cewch uwchraddio i ddull teithio dosbarth cyntaf ar eich traul eich hun. 

3.15    I'r rhai ohonoch sydd â mynediad at wasanaeth trên cysgu, mae achlysuron pan fydd y gwasanaeth hwnnw'n ymddangos yn ddrutach na hedfan neu'r daith trên gyfatebol yn ystod y dydd, ond yn fwy darbodus pan ystyrir na fydd angen aros dros nos mewn gwesty.

3.16    Fel arfer caiff cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio eu cynnal y diwrnod cyn cyfarfodydd Bwrdd y Comisiwn, er mwyn arbed costau teithio i'r Comisiynwyr hynny sydd ar y ddau gorff. Yn yr un modd, efallai y bydd staff y Comisiwn yn ceisio trefnu cyfarfodydd â Chomisiynwyr o gwmpas cyfarfodydd y Bwrdd er mwyn gwneud y defnydd gorau o bresenoldeb Comisiynwyr. 

3.17    Anogir pobl i beidio â defnyddio tacsis. Os bydd amgylchiadau yn golygu bod yn rhaid defnyddio tacsi neu nad oes modd osgoi hyn – er enghraifft, bod dim trafnidiaeth gyhoeddus amgen, bod yr amser teithio yn golygu nad oedd opsiwn amgen yn bosibl, bod cost trafnidiaeth gyhoeddus yn gymaradwy – rhowch y rheswm ac, os byddwch yn rhannu'r tacsi â Chomisiynydd arall, nodwch hynny yn ogystal â'r wybodaeth arferol arall (o ble, i ble, pryd). (Cyfeiriwch at bolisi Teithio a Chynhaliaeth y Comisiwn am ragor o fanylion am ddefnyddio tacsis).

3.18    Os byddwch yn defnyddio eich car i hawlio milltiredd, bydd angen i ni gael copi o'ch yswiriant car sy'n cynnwys defnydd busnes.

Adolygwyd a chymeradwywyd gan Shaun McNally, Prif Weithredwr 10 Mawrth 2023