Atodiad 2 Canllawiau ar Ddatgan Buddiannau

1.1    Disgwylir i Gomisiynwyr gynnal safonau gonestrwydd ac uniondeb personol eithriadol o uchel, yn unol ag Egwyddorion Nolan (sydd wedi'u hatodi i'r Cod Ymddygiad). (Mae staff yn rhwym i god ymddygiad ar wahân).

1.2    Mae cofrestru buddiannau yn helpu i sicrhau hyder y cyhoedd yn y Comisiwn, a chynnal atebolrwydd a thryloywder prosesau gwneud penderfyniadau drwy osgoi unrhyw duedd neu ddylanwad gwirioneddol neu ganfyddedig.

1.3    Mae Cod Ymddygiad y Comisiwn ar gyfer Comisiynwyr Etholiadol yn ei gwneud yn ofynnol i Gomisiynwyr ddatgan rhai buddiannau, ac yn enwedig unrhyw fusnes ariannol, gwleidyddol neu fusnes arall a all wrthdaro â'u cyfrifoldebau fel Comisiynwyr.   

1.4    Cafodd y trefniadau ar gyfer datgan buddiannau eu hadolygu a'u diweddaru ddiwethaf yn 2017. 
 

2.1    Tryloyw – mae hyn yn hollbwysig i'r Comisiwn Etholiadol. Mae uniondeb a hyder y cyhoedd ym mhroses ddemocrataidd y DU, a thryloywder o ran cyllid pleidiau, ymhlith nodau ac amcanion y Comisiwn Etholiadol, a thegwch, didueddrwydd a thryloywder yw ein gwerthoedd sefydliadol datganedig. Mae felly yn arbennig o bwysig bod y Comisiwn yn cynnal y safonau uniondeb uchaf yn ei arferion ei hun. 
2.2    Cynhwysfawr – mae'r polisi yn cwmpasu'r tri phrif faes buddiant: 

• Buddiannau allanol
• Buddiannau ariannol
• Buddiannau gwleidyddol

Ni ddylai Comisiynwyr byth ddefnyddio eu rôl swyddogol i gael buddiant ariannol, perthnasol, gwleidyddol neu unrhyw fuddiant arall iddyn nhw eu hunain, eu teulu, neu eu ffrindiau, mewn ffordd y gellid ystyried yn rhesymol ei bod yn peryglu safbwynt y Comisiwn neu uniondeb neu farn bersonol unigolyn. Mae hyn yn cynnwys buddiannau ariannol, gwleidyddol a buddiannau eraill.
2.3    Rhagweithiol – rydym yn datgan ac yn cyhoeddi'r holl fuddiannau o'r fath mewn modd rhagweithiol yn achos Comisiynwyr, aelodau'r Tîm Gweithredol, a Phenaethiaid swyddfeydd y Comisiwn yng Nghymru, yr Alban a Gogledd Iwerddon. Rydym yn sicrhau bod yr holl staff eraill yn ymwybodol o'r angen i ddatgan y buddiannau hyn, yn fewnol o leiaf, a'u bod yn barod i'w cyhoeddi pan fo angen.  
 

a)    Byddwch yn ymwybodol o'r polisi ac o'ch rhwymedigaeth: mae’n rhaid i Gomisiynwyr fod yn ymwybodol o'r gofyniad i ddatgan buddiannau, a diweddaru'r rhain yn ôl yr angen pan fydd newidiadau yn codi; 

b)    Bod yn agored: un ffordd ddefnyddiol o brofi a oes angen datgan buddiant yw a fyddai aelodau o'r cyhoedd, sy'n gwybod ffeithiau'r sefyllfa, yn credu'n rhesymol y dylid datgan y mater dan sylw? Os bydd unrhyw amheuaeth, byddai'n well bod yn agored.

c)    Ceisio cyngor: os bydd unrhyw amheuaeth ynghylch unrhyw agwedd ar y polisi o hyd, neu os bydd ymholiadau mewn perthynas ag achos penodol, dylid ymgynghori â'r Cadeirydd, y Prif Weithredwr neu Ysgrifennydd Bwrdd y Comisiwn cyn gynted â phosibl;

d)    Cwblhau'r ffurflen: dylai Comisiynwyr, aelodau'r Tîm Gweithredol, a Phenaethiaid swyddfeydd y Comisiwn yng Nghymru, yr Alban a Gogledd Iwerddon gwblhau'r Ffurflen Datgan Buddiannau cyn gynted â phosibl pan gânt eu penodi ac o fewn 28 diwrnod i'w chael, a'i llofnodi a'i dychwelyd i Ysgrifennydd Bwrdd y Comisiwn. Dylech ddiweddaru eich datganiad o fewn mis i unrhyw newid mewn amgylchiadau. 

e)    Rhoddion a Lletygarwch: cofiwch ddatgan unrhyw roddion neu letygarwch (a dderbynnir neu a gynigir) mewn unrhyw rinwedd lle rydych wedi cofnodi buddiant (sydd hefyd wedi'i atodi i'r Cod Ymddygiad). 

f)    Monitro a chyhoeddi: bydd yr Ysgrifenyddiaeth yn cynnal y Gofrestr o Fuddiannau a gaiff ei hadolygu bob chwarter gan y Pwyllgor Archwilio a Risg a'i chyhoeddi ar wefan y Comisiwn.
 

4    Comisiynwyr 

4.1    Mae'r Comisiwn yn cyhoeddi'r gofrestr o fuddiannau Comisiynwyr ar ei wefan.
4.2    Rhoddir ffurflen datgan buddiannau i'r holl bobl uchod pan gânt eu penodi i'w chwblhau a'i dychwelyd o fewn 28 diwrnod. Yna ceir nodyn atgoffa rheolaidd (bob chwarter yn fras) i ddiweddaru'r datganiad, neu gallwch ei ddiweddaru yn ôl yr angen pan fydd newidiadau yn codi.  
Datgan Buddiant cyn neu yn ystod cyfarfodydd

4.3    Ar ddechrau pob un o gyfarfodydd Bwrdd y Comisiwn neu gyfarfod Pwyllgor, bydd eitem ar yr agenda yn gwahodd y rhai sy'n bresennol i ddatgan unrhyw fuddiant a all fod ganddynt mewn perthynas ag unrhyw eitem ar yr agenda. Cyfrifoldeb yr unigolyn dan sylw yw ystyried y mater ymlaen llaw, gan gadw'r busnes ar yr agenda mewn cof, a nodi a datgan unrhyw fuddiannau o'r fath. Os bydd unrhyw amheuaeth, gall ymgynghori â'r Cadeirydd, y Prif Weithredwr, y Cwnsler Cyffredinol, neu Ysgrifennydd Bwrdd y Comisiwn. Os bydd Comisiynydd Etholiadol wedi datgan buddiant sylweddol a pherthnasol mewn mater penodol, ni ddylai gymryd rhan mewn unrhyw drafodaeth neu benderfyniad ynghylch y mater hwnnw. Gall Cadeirydd y cyfarfod ofyn i Gomisiynydd Etholiadol sydd wedi datgan buddiant adael yr ystafell pan gaiff y mater ei ystyried. 
Trafodion â Phartïon Cysylltiedig

4.4    Mae arfer gyfrifyddu a dderbynnir yn gyffredinol (a Safon Adrodd Ariannol 8 yn benodol)  yn ei gwneud yn ofynnol i Gomisiynwyr a Chadeirydd Annibynnol y Pwyllgor Archwilio roi gwybod am Drafodion â Phartïon Cysylltiedig, lle mae'n rhaid i drafodion perthnasol â phartïon cysylltiedig gael eu datgelu mewn datganiadau ariannol. Yn ôl Safon Adrodd Ariannol 8, mae “partïon cysylltiedig” yn cynnwys aelodau agos o deulu unigolyn, a ddiffinnir at ddibenion y safon fel yr aelodau hynny o'r teulu, neu aelodau o'r un aelwyd, y gall fod disgwyl iddynt ddylanwadu ar yr unigolyn hwnnw wrth iddynt ymdrin â'r endid adrodd (h.y. y Comisiwn Etholiadol), neu y gallai'r unigolyn hwnnw ddylanwadu arnynt. 
4.5    Dylai Comisiynwyr Etholiadol, cyn belled ag y bo'n ymarferol, fod yn ymwybodol o achosion o wrthdaro buddiannau sy'n codi rhwng eu gwaith mewn unrhyw benodiadau allanol a'u gwaith gyda'r Comisiwn yn ystod eu cyfnod fel Comisiynydd Etholiadol, a chymryd camau i'w hatal. 
1

Adran 1 – Buddiannau allanol

5.1    Mae'r adran hon yn cynnwys pob buddiant, â thâl neu ddi-dâl, megis penodiadau allanol (unrhyw swydd, nid eich rôl yn y Comisiwn Etholiadol), rolau ymgynghorol, ymddiriedolaethol, cyfarwyddiaethol, cynghorol neu wirfoddol. 
5.2    Blwyddyn gyfredol neu flaenorol – caiff eich datganiad cyntaf ei wneud pan gewch eich penodi, a dylid ystyried bod ‘y flwyddyn flaenorol’ yn cynnwys y 12 mis cyn eich datganiad cyntaf. Wedi hynny, bydd disgwyl i chi roi gwybod i'r Comisiwn am unrhyw addasiadau i'ch datganiad o fuddiannau (ychwanegiadau, manylion i'w dileu, neu newidiadau) wrth iddynt ddigwydd. Hefyd, anfonir nodiadau atgoffa blynyddol atoch o gwmpas mis Ebrill bob blwyddyn. Yn yr achos hwnnw, bydd ‘y flwyddyn flaenorol’ yn cyfeirio at y flwyddyn cyn eich datganiad blynyddol diwethaf, felly os anfonir datganiad atoch ym mis Ebrill 2022, y flwyddyn flaenorol fydd Ebrill 2020-Mawrth 2021.

Adran 2 – Buddiannau Ariannol

(a)    Eich buddiannau ariannol eich hun – Yn yr adran hon o'r ffurflen, mae gofyn i chi restru unrhyw rai o’r buddiannau o adran 1 rydych yn cael eich talu amdanynt ar hyn o bryd neu wedi cael eich talu amdanynt yn flaenorol neu wedi cael budd ariannol ohonynt fel arall yn ystod y cyfnod dan sylw.  
(b)    Buddiannau ariannol aelodau o'r teulu neu gydnabod – yma gofynnir i chi ddatgan unrhyw gysylltiad ariannol sydd gennych chi neu aelodau agos o'ch teulu a all fod yn gysylltiedig â gwaith y Comisiwn, neu lle mae'n debygol y gall ddod yn gysylltiedig â gwaith y Comisiwn.

Adran 3 – Aelodaeth neu gyflogaeth gydag Awdurdod Lleol

5.3    Mae'r adran hon yn gofyn i chi ddatgan a ydych wedi bod yn gontractwr, yn gyflogai neu'n aelod o awdurdod lleol yn ystod y pum mlynedd diwethaf. 

Adran 4 – Buddiannau gwleidyddol

5.4    Mae Adran 3 o Ddeddf Pleidiau Gwleidyddol, Etholiadau a Refferenda 2000 (y Ddeddf), fel y'i diwygiwyd gan Ddeddf Pleidiau Gwleidyddol ac Etholiadau 2009, yn gwahardd Comisiynwyr Etholiadol rhag bod yn aelod, yn ddeiliad swydd neu'n gyflogai plaid gofrestredig, neu'n rhoddwr a enwir yn y gofrestr o roddion neu'n ymgeisydd mewn etholiad perthnasol, neu fod wedi bod yn un o'r rhain yn ystod y pum mlynedd flaenorol. Gall y pedwar Comisiynydd ychwanegol a gaiff eu henwebu gan bleidiau gwleidyddol yn unol â darpariaethau'r Ddeddf fod yn aelodau o blaid gofrestredig, ond mae'r cyfyngiadau eraill yn gymwys. Mae'r term ‘deiliad swydd’ yn cynnwys at y dibenion hyn, er enghraifft, penodiad yn gadeirydd pwyllgor dethol plaid, neu rôl fel Chwip yn Nhŷ'r Arglwyddi. Os gofynnir i chi dderbyn penodiad ac nad ydych yn gwbl siŵr a fyddai'n perthyn i'r categori deiliad swydd, dylech ymgynghori â'r Cadeirydd, y Prif Weithredwr, y Cwnsler Cyffredinol neu Ysgrifennydd Bwrdd y Comisiwn cyn derbyn.

5.5    Yn sgil sefydlu Deddf Tryloywder Lobïo, Ymgyrchwyr Nad Ydynt yn Bleidiau a Gweinyddu Undebau Llafur 2014 (y Ddeddf Tryloywder), mae'n rhaid i Gomisiynwyr hefyd ystyried eu cefnogaeth (rhoddion ariannol ac mewn nwyddau) i sefydliadau elusennol neu sefydliadau ymgyrchu trydydd parti eraill. Mae hwn yn faes cymhleth a phwysig gan y byddai mynd dros y terfyn ar gyfer rhoddion yn golygu y byddai'r Comisiynydd yn rhoi'r gorau i ddal swydd. Ceir nodyn cyfarwyddyd ar wahân am oblygiadau hyn i Gomisiynwyr sy'n datgan buddiannau yn Atodiad 1A (neu Atodiad 1 estynedig). 

5.6    Dylai pob Comisiynydd ymddwyn ar bob adeg mewn modd nad yw'n codi unrhyw gwestiynau o ran didueddrwydd gwleidyddol y Comisiwn.

5.7    Er mwyn osgoi unrhyw ganfyddiad o duedd, dylai'r Comisiynwyr hynny na chânt eu henwebu gan blaid wleidyddol gofnodi unrhyw aelodau agos o'r teulu neu gydnabod sydd â chysylltiad agos â phlaid wleidyddol.  

Nodiadau a Diffiniadau:

Aelod agos o'r teulu 

5.8    At y dibenion hyn, diffinnir aelod agos o'r teulu fel priod, rhiant (a phartner rhiant), rhieni yng nghyfraith, mam-gu neu dad-cu/nain neu taid (a phartner mam-gu neu dad-cu/nain neu taid), ewythr neu fodryb, brawd neu chwaer (gan gynnwys llysfrawd/llyschwaer neu hanner brawd/hanner chwaer), plentyn (gan gynnwys llysblentyn, plentyn mabwysiadol neu blentyn maeth, meibion a merched yng nghyfraith, neu bartneriaid plant), ac unrhyw un rydych yn rhannu eich cartref ag ef. 

5.9    Yn ymarferol, mae cydberthnasau teuluol yn amrywio'n fawr rhwng teuluoedd (gall rhieni a phlant a brodyr/chwiorydd fod wedi ymddieithrio oddi wrth ei gilydd, ond gall neiod, cefndryd/cyfnitherod, modrybedd fod yn agos iawn a meddu ar rôl ddylanwadol). Eich cyfrifoldeb chi yn unig yw rhoi gwybod am y cydberthnasau teuluol hynny lle:
•    rydych yn ddigon agos i wybod amdanynt – nid oes disgwyl i chi fynd ar drywydd pob perthynas sy'n fyw i gadarnhau a allai fod yn gysylltiedig ag unrhyw beth y mae angen ei ddatgan. Os ydynt yn ddigon pell i chi beidio â gwybod, nid ydynt yn ddigon agos i fod yn destun datganiad   
•    maent yn ddigon pwysig neu ddylanwadol (hyd yn oed os nad ydynt yn aelodau agos o'r teulu) am unrhyw reswm ac yn gysylltiedig â busnes neu ymgynghoriaeth neu weithgarwch y dylid ei (d)datgan. (Gweler hefyd yr wybodaeth am gydnabod agos isod).

Os bydd gennych unrhyw amheuaeth, ystyriwch a fyddai aelod o'r cyhoedd, sy'n gwybod y ffeithiau, yn credu'n rhesymol y dylid datgan y mater dan sylw. Os byddwch yn ansicr o hyd, holwch y Cadeirydd neu'r Prif Weithredwr.

Cydnabod agos 

5.10    Caiff cydnabod agos ei ddiffinio fel rhywun nad yw'n aelod o'r teulu ond rydych yn dal i gael cysylltiad mynych neu sylweddol ag ef, neu mae gennych fuddiannau a rennir – cysylltiad rydych yn ymwybodol ohono a allai arwain at ganfyddiad o wrthdaro buddiannau os na chaiff ei ddatgelu. Gallai fod yn rhywun rydych yn chwarae chwaraeon ag ef, yn cymdeithasu'n rheolaidd ag ef, yn gwneud busnes ag ef, neu'n rhywun y mae gennych gysylltiad agos ag ef drwy grŵp neu glwb. Os bydd gennych unrhyw amheuaeth, holwch y Cadeirydd neu'r Prif Weithredwr.

5.11    Os bydd gennych fuddiannau allanol rydych wedi'u datgan, cofiwch ei bod yn ofynnol i chi ddatgan rhoddion a lletygarwch a dderbynnir neu a gynigir yn y rolau hynny hefyd, nid dim ond y rhai sy'n ymwneud yn uniongyrchol â'ch rôl yn y Comisiwn.

5.12    Mae’n rhaid i chi anfon eich ffurflen wedi'i chwblhau at Ysgrifennydd Bwrdd y Comisiwn.

Enghreifftiau o fuddiannau

Os bydd aelod agos o'r teulu neu gydnabod agos:
•    yn Swyddog Cofrestru Etholiadol (neu'n Swyddog Canlyniadau neu'n Brif Weithredwr) mewn awdurdod lleol sy'n destun safonau perfformiad y Comisiwn, neu lle bu deiseb etholiadol
•    wedi'i gyflogi gan gangen o'r gwasanaeth sifil sy'n gysylltiedig â gwaith etholiadau
•    yn ymwneud â charfan bwyso mewn perthynas â diwygio etholiadol, neu unrhyw grŵp neu sefydliad sy'n ymgyrchu dros newid trefniadau o ran cyllid gwleidyddol, cofrestru etholiadol, neu bleidleisio
•    yn rhan o ymgynghoriaeth neu gwmni a all fod yn ymwneud â thendro am waith gyda'r Comisiwn (ymchwil, TG, cyfrifyddu, cyfleusterau, cyfryngau ac ati)
•    yn ymwneud drwy waith neu ddiddordebau â gwleidyddion, pleidiau gwleidyddol, neu sefydliadau lobïo yn genedlaethol, yn rhanbarthol neu'n lleol

 
Buddiannau – Cwestiynau Cyffredin

1. C:   Rwyf am ganfasio mewn etholiad sydd ar ddod/o blaid ymgyrch – a allaf wneud hyn heb beryglu fy amhleidioldeb fel Comisiynydd, neu amhleidioldeb y Comisiwn?

A: Na allwch. Pe baech yn canfasio naill ai o blaid plaid benodol, neu achos neu ymgyrch a allai gael ei gysylltu/chysylltu â phlaid neu bleidiau penodol, gallai hyn fwrw amheuaeth ar amhleidioldeb y Comisiwn Etholiadol fel corff gwarchod etholiadau’r Llywodraeth.

2.  C:  (ar gyfer Comisiynwyr a enwebir) Rwyf wedi cael cais i sefyll fel ymgeisydd ar gyfer fy mhlaid – a allaf sefyll?

A:  Na allwch. Er y gallwch barhau i fod yn aelod o'ch plaid wleidyddol ar ôl cael eich penodi'n Gomisiynydd, mae'n debygol y bydd gweithgareddau gwleidyddol cyhoeddus yn bwrw amheuaeth ar amhleidioldeb gwleidyddol y Comisiwn. Er y penderfynwyd mai’r pwynt anghymhwyso i unrhyw un sy’n derbyn ymgeisyddiaeth fyddai cyflwyno ei enw i’r Swyddog Canlyniadau, argymhellir yn gryf y dylai unrhyw Gomisiynydd sydd am gymryd y cam hwn ystyried i ba raddau y byddai hyn yn arwain at wrthdaro â'r canfyddiad o amhleidioldeb. 

3. C:  Rwy'n rhoi arian i elusen/Rwy'n rhoi arian i elusen drwy ymddiriedolaeth/Rwy'n ymddiriedolwr i elusen – gweler y Cwestiynau Cyffredin ar y Ddeddf Tryloywder Lobïo yn Atodiad 1A

Adolygwyd a chymeradwywyd [22 Mawrth 2023]