Atodiad 3 – Canllawiau ar Dderbyn Rhoddion a Lletygarwch, a Datgan Cyfarfodydd

Cyflwyniad

1.1    Disgwylir i Gomisiynwyr gynnal safonau gonestrwydd ac uniondeb personol eithriadol o uchel.  
1.2    Mae cofrestru rhoddion a lletygarwch, yn ogystal â buddiannau, yn helpu i sicrhau hyder y cyhoedd yn y Comisiwn, a chynnal atebolrwydd a thryloywder prosesau gwneud penderfyniadau drwy osgoi unrhyw duedd neu ddylanwad gwirioneddol neu ganfyddedig.
1.3    Mae'n ofynnol i Gomisiynwyr gofnodi pob rhodd a lletygarwch a gynigir neu a dderbynnir (ac eithrio'r rhai hynny a gynigir neu a dderbynnir mewn rhinwedd bersonol neu breifat yn unig, oni bai fod cysylltiad a allai olygu y byddai'n ddoeth eu datgelu) – gan gynnwys unrhyw rai a gaiff eu gwrthod – yn ysgrifenedig gan ddefnyddio'r ffurflenni yn Atodiad A neu B (un ar gyfer lletygarwch a rhoddion a dderbyniwyd, a'r llall ar gyfer lletygarwch a rhoddion a gynigiwyd). 
1.4    O dan rai amgylchiadau, nid y lluniaeth sydd wedi cael ei chynnig a'i derbyn sy'n werth ei chofnodi o reidrwydd ond, yn hytrach, yr unigolyn y byddwch yn cyfarfod ag ef. Dylid datgan cyfarfodydd â phobl sydd naill ai'n ymwneud yn agos â chwmpas busnes y Comisiwn, neu lle mae'r drafodaeth yn cynnwys meysydd busnes y Comisiwn. Ni fwriedir i'r ffurflenni gynnwys y cysylltiadau achlysurol niferus a chymdeithasol yn unig y mae pob Comisiynydd, ond efallai gyn-wleidyddion yn fwy penodol, yn siŵr o'u cael bron bob dydd. 
1.5    Cafodd y trefniadau ar gyfer rhoddion a lletygarwch eu hadolygu a'u diweddaru ddiwethaf gan Fwrdd y Comisiwn yn 2023. 

Egwyddorion

1.6    Mae uniondeb a hyder y cyhoedd ym mhroses ddemocrataidd y DU, a thryloywder o ran cyllid pleidiau, ymhlith nodau ac amcanion y Comisiwn Etholiadol, a thegwch, didueddrwydd a thryloywder yw ein gwerthoedd sefydliadol datganedig.  Felly, mae'n arbennig o bwysig bod y Comisiwn yn cynnal y safonau uniondeb uchaf yn ei arferion ei hun.
1.7    Dylai Comisiynwyr bob amser ymgymryd â'u dyletswyddau yn unol ag “egwyddorion Nolan” (sydd wedi'u hatodi i'r Cod Ymddygiad), ac ni ddylent ddefnyddio eu rôl swyddogol i dderbyn rhoddion, lletygarwch na budd o unrhyw fath y gellid ystyried yn rhesymol eu bod yn peryglu safbwynt y Comisiwn neu uniondeb neu farn bersonol unigolyn. 
1.8    Ni ddylai ymddygiad Comisiynwyr beri i bobl amau bod unrhyw achos o wrthdaro buddiannau rhwng eu dyletswyddau gyda'r Comisiwn a'u buddiannau preifat.
1.9    Ni ddylai gweithredoedd Comisiynwyr roi'r argraff y gallent gael, neu fod wedi cael, eu gosod o dan unrhyw rwymedigaeth, neu eu dylanwadu gan rodd neu ystyriaeth, i ddangos ffafriaeth neu anffafriaeth i unrhyw berson neu sefydliad wrth weithredu fel Comisiynydd. 

Beth mae hyn yn ei olygu i chi

a)    Byddwch yn ymwybodol o'r polisi a'ch rhwymedigaeth: rhaid i chi gofrestru unrhyw roddion a lletygarwch y byddwch yn eu derbyn neu'n eu gwrthod, neu y byddwch yn eu cynnig i eraill, lle y gallai fod canfyddiad y gwnaed y cynnig mewn perthynas â'ch rôl gyda'r Comisiwn. Os oes gennych fuddiannau allanol rydych wedi'u datgan, mae hefyd yn ofynnol i chi ddatgan rhoddion a lletygarwch sy'n gysylltiedig â'r rolau hynny hefyd, nid dim ond y rhai sy'n ymwneud yn uniongyrchol â'ch rôl yn y Comisiwn.  Mae'n debygol y bydd y rhain wedi cael eu cymeradwyo gan y sefydliad rydych wedi bod yn ymwneud â nhw ar ei ran ond, at ddiben tryloywder, mae’n well bod pob rhodd a lletygarwch yn cael ei chofnodi/gofnodi hyd yn oed os byddwch, er enghraifft, yn ei derbyn/dderbyn yn rhinwedd eich swydd fel ymddiriedolwr elusen neu os ydych yn aelod o fwrdd arall. Caiff y rhain eu cofnodi gan y Comisiwn ond ni chânt eu cyhoeddi ar ei wefan. (Rhaid i chi hefyd ddatgan) Os bydd gennych unrhyw gyfarfodydd (a gynhelir) â phobl sy'n ymwneud yn agos ag elfennau o fusnes y Comisiwn, neu os bydd cyfarfod â ffigwr pwysig neu ddylanwadol yn ymwneud â thrafodaeth sy'n cynnwys meysydd busnes y Comisiwn, yna rhowch wybod i'r Cadeirydd drwy rannu'r manylion bras ag ef (neu drwy ddefnyddio'r ffurflen isod).

b)    Bod yn agored:    os bydd unrhyw amheuaeth ynghylch priodoldeb derbyn rhodd neu letygarwch, dylid ei (g)wrthod.

c)     Ceisio cyngor: os byddwch yn ansicr am unrhyw agwedd o hyd, neu os bydd ymholiadau mewn perthynas ag achos penodol, dylid ymgynghori â'r Cadeirydd, y Prif Weithredwr neu Ysgrifennydd Bwrdd y Comisiwn cyn gynted â phosibl; 

d)    Cwblhau'r ffurflen: ceir enghreifftiau o'r ffurflenni wedi'u hanodi yn Atodiad A a B.  Dylai Comisiynwyr gwblhau'r Ffurflen Datgan Rhoddion a Lletygarwch, ynghyd â'r cydlofnod angenrheidiol, o fewn 28 diwrnod i gael y rhodd/lletygarwch, a'i dychwelyd i'r Ysgrifenyddiaeth.  Bydd yr Ysgrifenyddiaeth yn ychwanegu'r datganiad at y gofrestr a gaiff ei chyhoeddi ar ein gwefan.  

e)    Cael rhywun i gydlofnodi'r ffurflen neu ei llofnodi cyn i'r lletygarwch gael ei gynnig: rhaid i ffurflenni gael eu cydlofnodi, fel y dangosir isod. Os byddwch am gynnig lletygarwch, rhaid i chi gael cymeradwyaeth ymlaen llaw gan y Prif Weithredwr neu aelod arall o'r Tîm Gweithredol.

f)    Monitro a chyhoeddi: bydd Ysgrifennydd Bwrdd y Comisiwn yn cynnal y Gofrestr o Roddion a Lletygarwch (Atodiad D), a gaiff ei hadolygu bob chwarter gan y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg a'i chyhoeddi ar wefan y Comisiwn.

Trefniadau cymeradwyo

Datganiad gan, Cydlofnodwyd gan

Cadeirydd , Prif Weithredwr

Comisiynwyr, Cadeirydd

Prif Weithredwr, Cadeirydd

Tîm Gweithredol, Prif Weithredwr

Aelod Annibynnol o'r Pwyllgor, Prif Weithredwr

Archwilio a Risg

Tîm Rheoli  aelod perthnasol o'r Tîm Gweithredol

Staff eraill   aelod perthnasol o'r Tîm Rheoli
        
Hefyd, caiff datganiadau gan y Cadeirydd a'r Prif Weithredwr (sy'n cydlofnodi eu datganiadau ei gilydd) eu hanfon at Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg cyn pob un o gyfarfodydd y Pwyllgor fel dull diogelu ychwanegol. Cedwir yr holl ddatganiadau mewn cofrestr gan Ysgrifennydd Bwrdd y Comisiwn. O bryd i'w gilydd, adroddir arnynt i'r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg a chânt eu cyhoeddi.

Adolygwyd ym mis Mawrth 2023

Cwestiynau Cyffredin

Cynigiwyd rhodd i mi nad oeddwn ei heisiau ond ni allwn ei rhoi'n ôl heb fod yn anghwrtais neu beri tramgwydd ac rwyf am gael gwared arni – a allaf ei rhoi yn y bin neu ei hanwybyddu?

Ateb:  Na allwch, oni bai ei bod yn rhodd de minimis (beiro, mat llygoden, cylch allweddi) o werth isel.  Cwblhewch y ffurflen ar gyfer y rhodd a dderbyniwyd, esboniwch yr amgylchiadau a wnaeth eich atal rhag ei gwrthod, gofynnwch i rywun gydlofnodi'r ffurflen a rhowch y ffurflen a'r rhodd i'r Ysgrifenyddiaeth, a fydd yn trefnu i waredu'r rhodd yn briodol.  Rydym wedi osgoi nodi swm de minimis oherwydd gall hyd yn oed rhoddion bach iawn ymddangos o bwys yn dibynnu ar y cyd-destun a'r rhoddwr. Os yw'r rhodd yn ddarfodus (blodau, planhigyn, siocledi neu rywbeth tebyg), rhannwch hi â'ch cydweithwyr.

Mae rhodd (e.e. potel o win) wedi cael ei hanfon ataf fel diolch gan gyswllt/cyflenwr – a gaf ei chadw?

Ateb:  Ddim fel arfer, ac nid alcohol byth.  Dylech ei datgan ar y ffurflen a rhoi'r rhodd i'r Ysgrifenyddiaeth er mwyn ei gwaredu'n briodol i elusen gofrestredig. Fodd bynnag, os hoffech gadw'r rhodd a'i bod o werth isel (ac eithrio alcohol), a bod eich rheolwr/y Cadeirydd yn rhoi awdurdodiad i chi ei chadw, dylech ei datgan ar y ffurflen a rhoi gwybod i'r Ysgrifenyddiaeth. Os yw o rywfaint o werth ac rydych yn fodlon talu amdani, dylech bennu gwerth y rhodd, ei chynnwys ar y ffurflen datgan gyda'ch bwriad i dalu am yr eitem, ceisio awdurdodiad drwy gael cydlofnod eich rheolwr/y Cadeirydd ac, os ceir cymeradwyaeth, wneud taliad i'r Comisiwn.

Cynigiwyd rhodd i mi sy'n werth mwy na rhodd de minimis a hoffwn ei chadw – beth y dylwn ei wneud?

Ateb: Ac eithrio alcohol, na ddylid ei gadw byth, ceisiwch ganfod neu amcangyfrif gwerth y rhodd er mwyn gwneud taliad cyfwerth i'r Comisiwn a chynnwys hynny ar y ffurflen datgan (ynghyd ag unrhyw wybodaeth ategol, gan gynnwys disgrifiad o'r eitem a'i gwneuthuriad, eitemau cyfwerth sydd ar werth ar y rhyngrwyd, y cyfraddau cyfnewid ar gyfer y dyddiad y gwnaed y rhodd os yw'n gymwys). Felly, efallai y bydd yn dderbyniol cadw dolennau llewys rhad, ond os byddant wedi'u gwneud o aur a diemyntau, bydd angen ymdrin â hyn yn wahanol. Rhowch y ffurflen datgan a'r wybodaeth ategol i'r Ysgrifenyddiaeth, a phan fydd wedi'i chydlofnodi, gan gynnwys fel y bo'n briodol gan Gadeirydd y Comisiwn neu Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg, gallwch gyflwyno siec (yn daladwy i'r Comisiwn Etholiadol) am y swm a bennwyd. Os na chaiff y ffurflen ei hawdurdodi â chydlofnod, rhaid rhoi'r rhodd i'r Comisiwn a bydd naill ai'n cael ei chadw neu caiff ei gwaredu at ddibenion elusennol, fel y bo'n briodol.

Mewn cyfarfod a gynhaliwyd gan awdurdod lleol y bûm iddo, cawsom gynnig cinio – a ddylwn ddatgan hyn?  

Ateb:  Os mai cinio brechdan sylfaenol ydoedd, yna na ddylech, ond os mai pryd poeth i ffwrdd o'r adeilad ydoedd, yna dylech.

Cyfarfûm drwy hap a damwain ag is-weinidog yn yr Adran Addysg yr oeddwn yn ei hadnabod ers fy nghyfnod fel Aelod Seneddol etholaeth (neu rôl arall mewn plaid) a chawsom sgwrs dros baned o goffi (hi wnaeth ei phrynu) er mwyn dal i fyny am gydweithwyr cyffredin a'r naill a'r llall – a oes angen i mi ddatgan hyn?

Ateb: Nac oes. Cyfarfod cymdeithasol, damweiniol â chydnabod yw hwn. Nid yw'r unigolyn yn ymwneud yn amlwg ag unrhyw un o feysydd busnes y Comisiwn ac ni wnaethoch sôn am waith y Comisiwn yn uniongyrchol. Pe bai'r un amgylchiadau wedi ymwneud, er enghraifft, â chyfarfod â chyn-gydweithiwr sydd bellach yn gweithio yn yr Adran Ffyniant Bro, Tai a Chymunedau, yn ymwneud â gwaith ar refferenda, neu gofrestriad etholiadol unigol, yna byddai angen datgan hyn gan roi nodyn i ddweud a soniwyd am feysydd busnes y Comisiwn. 

Rwyf wedi cael cais i roi cyngor ar Fil sy'n berthnasol i faes gwaith y Comisiwn – a ddylwn ddatgan hyn?

Ateb: Dylech.

Rwyf wedi cael gwahoddiad i fynychu cyfarfod â chydweithwyr Plaid i drafod nifer o faterion – a oes angen i mi ddatgan hyn?

Ateb: Byddai'n dibynnu ar yr hyn a drafodwyd yn y cyfarfod, ond mae'n debyg y bydd angen gwneud. Efallai y byddai'n well rhagflaenu eich cyfarfod â'ch cydweithwyr drwy roi gwybod iddynt y bydd angen i chi ddatgan unrhyw drafodaeth sy'n berthnasol i feysydd busnes y Comisiwn, fel bod popeth yn glir ac yn agored o'r cychwyn cyntaf.

Rwyf wedi cael cynnig eitem (gwerth isel) i ddiolch am ddarlith a roddais yn rhinwedd fy rôl fel Comisiynydd – beth y dylwn ei wneud?

Ateb:  Os yw o werth de minimis, datgelwch y rhodd a'i chadw. Caiff y datgeliad ei gofnodi a rhoddir gwybod amdano i'r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg er gwybodaeth iddo yn y ffordd arferol. Os nad yw o werth de minimis, dylai'r rhodd gael ei datgelu, ei chofnodi, a'i rhoi i'r Ysgrifenyddiaeth er mwyn ei gwaredu at ddibenion elusennol.

Anfonwyd blwch sampl o siocledi ataf fel dyfais farchnata – beth y dylwn ei wneud?

Ateb: Datganwch y rhodd, cysylltwch â'r anfonwyr (os yw'n ymarferol) ac esboniwch ein polisi, gan ofyn yn garedig iddynt beidio â gwneud hyn eto; yna rhannwch y siocledi â'ch cydweithwyr yn y Comisiwn.

A oes rhaid i'r Ysgrifenyddiaeth waredu rhodd a gynigiwyd i mi, neu a allaf ei chyfeirio at rywbeth/rhywun rwyf wedi'i nodi fel achos haeddiannol addas?

Ateb: Rhaid i chi ei rhoi i'r Ysgrifenyddiaeth at ddiben tryloywder ac i osgoi unrhyw honiad o amhriodoldeb, tuedd neu ymgais i ennill mantais neu ddylanwadu ar rywun arall. Caiff y rhodd ei hanfon i elusen addas, mewn ffordd archwiliadwy.

Rwyf wedi cael cynnig cinio/swper/tocynnau i ddigwyddiad gan gwmni/sefydliad ar ran sefydliad arall rwy'n ymwneud ag ef – nid y Comisiwn Etholiadol. Sut y dylwn ymdrin â hyn?

Ateb: Dewch i'r arfer o ddatgan pob rhodd heblaw am y rhai hynny a dderbynnir mewn rhinwedd bersonol neu breifat yn unig, oni bai fod cysylltiad sy'n golygu y byddai'n ddoeth eu datgelu yn eich barn chi (ar ôl eu cofnodi ar wahân ac, os yw'n gymwys, ar ôl i'r sefydliad perthnasol gadarnhau ei fod yn eu derbyn) er mwyn osgoi'r risg y bydd cysylltiadau anhysbys yn dod i'r amlwg yn ddiweddarach sy'n gwneud i'r ffaith i chi dderbyn y rhodd ymddangos yn amheus neu'n amhriodol. 

Cwestiynau Cyffredin sy'n ymwneud â'r Staff (mae'r Cod Ymddygiad i staff yn cyfeirio at y Canllawiau hyn)

Roedd ein contract i ddefnyddio lleoliad o werth digon uchel i sbarduno rhodd [e.e. consol Nintendo] – a yw'n ddatganadwy, a beth ddylai ddigwydd?

Ateb:  Dylech ddatgan y rhodd a'i rhoi i'r Ysgrifenyddiaeth lle caiff ei chofnodi a'i gwaredu at ddibenion elusennol (gyda thrywydd archwilio addas).

Enillais wobr am gwblhau ffurflen werthuso ar ddiwedd cynhadledd o ganlyniad i broses o dynnu enw o blith pawb a gwblhaodd ffurflen – a oes rhaid i mi ddatgan y wobr a'i hildio?

Ateb:  Rhaid i chi ei datgan, ond cewch ei chadw. Gwnaethoch ennill y wobr fel unigolyn ac o ganlyniad i broses ar hap, yn hytrach na chan gwmni a oedd yn bwriadu meithrin unrhyw gydberthynas neu ennill mantais fasnachol gyda'r Comisiwn drwy eich targedu chi i dderbyn y wobr. Rydych wedi bod yn lwcus!

O ganlyniad i'n cerdyn ffyddlondeb gyda chwmni hedfan a darparwr ein fframwaith teithio, cafwyd dau hediad economi am ddim a ddefnyddiwyd ar fusnes – a yw hyn yn cyfrif fel rhodd?

Ateb:  Nac ydy – nid yw'n rhodd nac yn lletygarwch er budd neu fwynhad yr unigolion, ond yn fudd (arbediad) i'r busnes.

Rwyf wedi cael anrheg Nadolig (e.e. potel o win) gan swyddog heddlu rydym yn gweithio gydag ef ar faterion y Comisiwn – a gaf ei chadw?  

Ateb:   Ni chewch dderbyn rhoddion neu letygarwch na derbyn buddiannau eraill gan unrhyw un y gellid tybio'n rhesymol eu bod yn effeithio ar eich barn neu'ch uniondeb personol.  Fodd bynnag, ac eithrio alcohol, na ddylid ei gadw byth, gyda chytundeb eich rheolwr a datgeliad priodol, gellir gwneud achos dros dderbyn rhodd, ar yr amod ei bod o werth isel, a bod y manylion yn cael eu cofnodi (gan gynnwys y gwerth amcangyfrifedig) er mwyn datgan a rhoi gwybod i'r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg yn y ffordd arferol.

Mae Comisiynydd wedi rhoi anrheg i aelod (neu grŵp) o staff, fel cydnabyddiaeth am waith a wnaed – a oes rhaid datgan hyn?

Ateb: Mae rhoddion rhesymol o werth isel gan Gomisiynydd (neu reolwr llinell) i aelod o staff er mwyn diolch iddo am ei waith neu gydnabod dathliad yn dderbyniol (e.e. potel o win, siocledi).
 

Rwyf wedi cael breindaliadau am bennod ar arferion etholiadol a luniais fel rhan o fy rôl gyda'r Comisiwn – a ddylwn gadw'r breindaliadau neu eu talu i'r Comisiwn?

Ateb: Ni ddylai aelodau o'r Tîm Gweithredol na'r Tîm Rheoli dderbyn breindaliadau na ffioedd o dan unrhyw amgylchiadau a dylid dilyn yr arfer o dalu'r ffi i'r Comisiwn neu ofyn i'r sefydliad sy'n gwneud cais roi'r ffi i elusen. Os gofynnir i chi ymgymryd â gwaith allanol, megis golygu neu ysgrifennu pennod ar gyfer cyhoeddiad allanol neu siarad mewn cynhadledd allanol, neu os ydych yn ystyried gwneud hynny, dylech bob amser ddatgelu gwaith o'r fath i'ch Pennaeth Swyddogaeth (neu Gyfarwyddwr yn achos Penaethiaid) cyn cytuno iddo, a chyfeirio at baragraff 3.3 yn y Cod Ymddygiad i Staff am ganllawiau manylach.