Polisi Chwythu'r Chwiban

Mae’r polisi hwn yn berthnasol i bob gweithiwr, contractwr a gweithiwr asiant a’r Comisiynwyr. 

Nid yw’r weithdrefn hon yn rhan o gytundeb cyflogaeth gweithiwr.  O ganlyniad, gall y Comisiwn Etholiadol - yn dilyn ymgynghori pan fo’n briodol - wneud newidiadau i'r polisi a’r weithdrefn pan ystyrir bod hynny’n angenrheidiol neu’n briodol. Gallai hynny ddigwydd oherwydd rheswm economaidd, technegol (fel arfer statudol) neu sefydliadol.

Diben y polisi a’r weithdrefn hon yw: 

• rhoi ffordd i staff godi pryderon yn gynnar yn y modd cywir
• sicrhau y gall pryderon gael eu codi’n hyderus heb ofni annhegwch, edliw, gwahaniaethu neu anfantais
• annog pobl i fod yn hyderus i godi pryderon ynghylch ymarferion neu weithdrefnau  
• darparu gweithdrefn i godi pryderon a chael adborth ar unrhyw gamau a gymerwyd 

Chwythu’r Chwiban yw’r broses codi pryderon, naill ai yn y gweithle neu’n allanol, ynghylch perygl, risg, camymddwyn neu ddrygioni sy’n effeithio ar bobl eraill. Dylid cyflwyno cwynion ynghylch gweithwyr yn torri amodau eu cytundebau cyflogaeth eu hunain fel cwyn. 

Yn unol â Deddf Hawliau Cyflogaeth 1996 a Deddf Datgelu er Lles y Cyhoedd 1998, mae’n rhaid i’r sawl sy’n chwythu’r chwiban gredu o fewn rheswm bod gwybodaeth yn cael ei datgelu er lles y cyhoedd ac mae’n dueddol o ddangos un neu ragor o’r canlynol: 

• Mae trosedd wedi’i chyflawni, wrthi’n cael ei chyflawni neu’n debygol o gael ei chyflawni.
• Mae unigolyn wedi methu, wrthi’n methu neu’n debygol o fethu â chydymffurfio ag unrhyw rai o’i rwymedigaethau cyfreithiol, sy’n cynnwys rhwymedigaeth gyfreithiol sy’n deillio o gytundeb cyflogaeth (Parkins yn erbyn Sodexho Ltd (EAT/1239/00)).   
• Mae camweinyddu cyfiawnder wedi digwydd, wrthi’n digwydd neu’n debygol o ddigwydd.
• Mae iechyd neu ddiogelwch unrhyw unigolyn wedi cael ei beryglu, yn cael ei beryglu neu’n debygol o gael ei beryglu.
• Mae aflonyddu rhywiol wedi digwydd, wrthi’n digwydd, neu’n debygol o ddigwydd.
• Mae’r amgylchedd wedi cael ei ddifrodi, wrthi’n cael ei ddifrodi neu’n debygol o gael ei ddifrodi.
• Mae’r wybodaeth yn tueddu i ddangos bod unrhyw un o’r materion uchod wedi cael ei guddio'n fwriadol, wrthi’n cael ei guddio’n fwriadol neu’n debygol o gael ei guddio’n fwriadol.

Fel rheol, y trothwy ar gyfer chwythu’r chwiban yw bod rhaid i achos fod er lles y cyhoedd ehangach, er enghraifft gweithgarwch anghyfreithlon neu dorri rheoliadau — yn enwedig os yw’r gweithgarwch yn peryglu iechyd a diogelwch neu’r amgylchedd. Mae hyn yn golygu na fydd cwyn bersonol (rhywbeth sy’n effeithio arnoch chi fel unigolyn yn unig), fel bwlio yn y gweithle neu dorri amodau cytundeb, yn cael ei hystyried fel mater chwythu’r chwiban. Gall pryderon sy’n ymwneud ag aflonyddu rhywiol gael eu hystyried yn ddatgeliad gwarchodedig dan Ddeddf Hawliau Cyflogaeth 1996 ac mae modd eu codi dan y polisi hwn. Os ydych chi’n anfodlon â’ch rheolwr, cydweithiwr, eich llwyth gwaith, neu rywbeth arall sy’n effeithio arnoch chi yn unig, dylech ei godi â’ch rheolwr llinell neu’ch adran AD ac ystyried defnyddio’r weithdrefn gwyno.

Waeth beth fo’r amgylchiadau, ni fydd unrhyw un sy’n codi pryderon rhesymol er lles y cyhoedd dan y polisi hwn yn destun colled neu anfantais o unrhyw fath o ganlyniad i godi eu pryderon. 

Bydd y polisi hwn yn berthnasol yn unig i’r rhai sy’n chwythu’r chwiban ac sy’n credu’n rhesymol bod llawer o wirionedd i’r wybodaeth a ddatgelir ac unrhyw honiad sydd ynghlwm.  

Os datgelir unrhyw beth yn anonest, neu os yw datgeliad yn cynnwys gwybodaeth nad yw gweithwyr yn credu bod fawr o ddim gwirionedd iddi, neu os datgelir er budd personol, yna ymdrinnir â datgeliad o’r fath dan weithdrefn a pholisi disgyblu’r Comisiwn.   

Mae’r polisi chwythu’r chwiban yn bennaf ar gyfer pryderon y mae buddiant pobl eraill neu’r sefydliad mewn perygl.  

Mae’n rhaid i staff sy’n cael eu trwblu ynghylch eu sefyllfa bersonol ystyried y polisi mwyaf priodol i’w ddefnyddio i godi eu pryder; ceir rhestr o bolisïau perthnasol eraill yn adran 15 y ddogfen hon. Os ydych chi o’r farn mai’r polisi chwythu’r chwiban yw’r un mwyaf priodol, mae’n bosibl y bydd yr archwiliad cychwynnol yn argymell y defnyddir polisi arall i reoli eich pryder.  

Gwneir addasiadau rhesymol i gefnogi’r rhai sydd ag anabledd i chwarae rhan lawn mewn unrhyw ran o’r weithdrefn a’r polisi hwn. 
 

Yn y dechrau un, codwch eich pryder â’ch rheolwr.  

Os nad ydych chi’n teimlo y gallwch godi’r mater â’ch rheolwr, codwch eich pryder ag un o’r canlynol: 

• eich Cyfarwyddwr neu’r
• Pennaeth AD 

Os ydych chi wedi penderfynu codi pryder ag unrhyw un o’r bobl uchod, rhowch wybod os hoffech godi’r mater yn gyfrinachol.  

Os nad yw cyfeirio at unrhyw un o’r bobl uchod yn briodol, gallwch godi eich pryderon â’r Prif Weithredwr neu’r Cadeirydd. Os ydyn nhw ynghlwm â’r mater, gallwch gysylltu â Chadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg, ein Harchwilwyr Mewnol neu Reolwr ac Archwilydd Cyffredinol y Swyddfa Archwilio Genedlaethol. Ceir manylion cyswllt ar ddiwedd y polisi hwn. 

Os nad ydych chi’n teimlo’n gyfforddus yn codi eich pryderon ag unrhyw un o’r bobl a restrir uchod, efallai y byddwch yn dymuno cysylltu ag un o’r sefydliadau y mae’r Llywodraeth wedi’u penodi fel corff y mae modd cyflwyno materion chwythu’r chwiban â hwy (“corff rhagnodedig”). Gallwch ddefnyddio’r ddolen hon i weld rhestr lawn o gyrff rhagnodedig, a’r materion y gallant eu hystyried; 
Chwythu’r chwiban: rhestr o gyrff a phobl ragnodedig - GOV.UK

Dylid gwneud pob ymgais resymol i godi’r mater drwy’r llwybrau a amlinellir yn y polisi hwn. Drwy wneud datganiad cyhoeddus neu gysylltu â’r wasg ynglŷn â phryderon nad ydynt wedi’u hymchwilio na’u harchwilio, a heb ddefnyddio pob sianel bosibl arall i ddatrys, mae yna botensial i achosi pryder cyffredinol a gall ddylanwadu’n niweidiol ar ganlyniad unrhyw ymchwiliad. Gall hefyd olygu eich bod yn colli eich hawl i gael eich amddiffyn dan y polisi hwn. Felly, os oes gennych chi bryder, rydym yn argymell eich bod yn ei godi ag un o’r unigolion neu’r cyrff a restrir uchod.  

Os hoffech gyngor annibynnol, bydd yr elusen Protect yn rhoi cyngor cyfrinachol, rhad ac am ddim i chi ar unrhyw gam ynghylch sut i godi pryder. Ceir manylion cyswllt ar ddiwedd y polisi hwn.  
 

Fe’ch anogir i godi eich pryder mewn modd agored oherwydd mae’n bwysig eich bod yn teimlo eich bod yn gallu cwestiynu materion yn y gweithle a mynd i’r afael â hwy. Ymchwilir pob un honiad o dwyll, llwgrwobrwyo, camymddwyn a/neu chwythu’r chwiban. 

Byddai hefyd yn ddefnyddiol petaech yn rhoi rhywfaint o ffeithiau i gyd-fynd â’r materion a godir. 

Nid oes angen i chi brofi bod yr achos o dorri amodau neu fethiant yr ydych yn ei honni wedi digwydd neu’n debygol o ddigwydd; bydd amheuaeth resymol yn ddigon, h.y. pan ydych yn credu o fewn rheswm bod llawer iawn o wir i’r wybodaeth y’i datgelir. 

Os ydych chi wedi codi eich pryder yn agored, bydd y rheolwr yn delio â’r mater.  

Bydd eich rheolwr neu’r unigolyn y cysylltoch ag ef yn cynnal cyfweliad cychwynnol i drafod natur eich pryder.  

Cewch fynd i unrhyw gyfarfod ynghylch y datgeliad gyda chynrychiolydd undeb llafur neu gydweithiwr, os hoffech. 

Ar ôl y cyfweliad, bydd gofyn i chi lofnodi a dyddio nodiadau’r cyfarfod i gadarnhau bod hwn yn gofnod cywir o’r materion y codoch. 

Bydd yr unigolyn yr ydych yn cysylltu ag ef yn naill ai eich diweddaru, neu’n rhoi gwybod i chi pwy fydd yn eich diweddaru ar gynnydd eich pryder.  Fodd bynnag, efallai y bydd adegau lle nad yw hyn yn bosibl oherwydd yr ymchwiliad parhaus neu oherwydd sensitifrwydd y mater. 

Bydd y cyfwelydd fel arfer yn adrodd am y mater ymhen pum diwrnod gwaith i’r Prif Weithredwr, yn dibynnu ar natur y mater. 

Os yw’r pryder yn ymwneud â’r Prif Weithredwr, bydd y swyddog cyfweld yn adrodd am y pryder i Gadeirydd y Comisiwn ac i’r Pennaeth Archwilio Mewnol. BDO LLP yw Archwilwyr Mewnol y Comisiwn.  

Bydd y Prif Weithredwr (neu Gadeirydd y Comisiwn neu’r Pennaeth Archwilio Mewnol, yn dibynnu ar bwy y codoch eich pryder ag ef yn y dechrau) yn penderfynu ar drywydd gweithredu pellach priodol, yn dibynnu ar natur y mater. Efallai y bydd y camau pellach hyn yn cynnwys: 

• cael ei ystyried yn fewnol;  
• cael ei gyfeirio at yr Archwilydd Mewnol;
• yn destun ymholiad annibynnol;
• cael ei gyfeirio am archwiliad allanol. 

Bydd y Prif Weithredwr (neu Gadeirydd y Comisiwn neu’r Pennaeth Archwilio Mewnol) yn penderfynu ar drywydd gweithredu ymhen 10 diwrnod gwaith ar ôl cael yr hysbysiad ysgrifenedig.  

Efallai y bydd angen cyfeirio rhai materion at y corff allanol perthnasol, e.e. yr Heddlu. Y Prif Weithredwr (neu Gadeirydd y Comisiwn neu’r Pennaeth Archwilio Mewnol) fydd yn penderfynu unwaith eto. 

Yn seiliedig ar ganlyniad adolygiad cychwynnol, bydd y Prif Weithredwr (neu Gadeirydd y Comisiwn neu’r Pennaeth Archwilio Mewnol) yn penderfynu a yw'n briodol dechrau gweithdrefnau mewnol. Os yw’r mater yn fwy perthnasol i gwyno, disgyblu neu weithdrefnau eraill, caiff y mater ei gyfeirio’n ôl at y sawl a gododd y pryder iddo benderfynu a yw am i gamau gael eu cymryd yn defnyddio’r gweithdrefnau mewnol.   

Bydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg yn ystyried materion a godir dan y weithdrefn a’r polisi hwn yn flynyddol. Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg yw Sheila Ritchie. Dylid ei hysbysu am bryderon chwythu’r chwiban sy’n ymwneud â thwyll drwy anfon e-bost at [email protected]

Os daw’r ymchwiliad i’r casgliad bod achos i’w ateb, gall gweithdrefnau disgyblu arferol fod yn berthnasol. 

Bydd yr ymchwiliad yn un gwrthrychol ac yn seiliedig ar dystiolaeth; caiff adroddiad ei gynhyrchu sy’n canolbwyntio ar ddysgu gwersi i atal ailadrodd problemau. 

Os yw’r ymchwiliad yn argymell unrhyw newidiadau i weithdrefnau, polisïau neu arferion gweithio presennol, yna gweithredir ar y rhain a chyfathrebir y newidiadau i weithwyr. 

Os nad oes achos i’w ateb, ond cafwyd pryder go iawn heb gasineb neu mewn ewyllys da, bydd y rhai sydd ynghlwm â’ch cwyn yn cymryd pob cam priodol ac angenrheidiol fel nad oes unrhyw ddial.  

Os profir bod honiad yn ffug a chas neu y’i gwneir i achosi drwg, caiff y mater ei reoli yn unol â’r weithdrefn ddisgyblu. 
 

Cedwir cofnod ysgrifenedig o unrhyw ddatgeliad. Bydd hyn yn cynnwys natur y datgeliad, nodiadau’r cyfarfod ymchwilio cychwynnol, yr hyn y penderfynwyd arno a pha gamau a gymerwyd o ganlyniad.   

Caiff manylion pob un pryder a godir yn fewnol a’r ymchwiliad dilynol eu cadw fel arfer am saith mlynedd. Diben hyn yw sicrhau y cedwir cofnod canolog y gellir ei groes gyfeirio â chwynion eraill i fonitro unrhyw batrymau o ran pryderon a chynorthwyo’r Comisiwn i asesu effeithiolrwydd y polisi hwn. 

Mae’r Comisiwn yn deall y gall datgeliadau a wneir dan y polisi hwn gynnwys materion hynod gyfrinachol a sensitif ac efallai y byddai’n well gennych ddatgelu’n ddienw. Yn y fath achos, byddwn yn gwneud ein gorau glas i ymchwilio i’ch pryderon yn llawn, er efallai y caiff ymchwiliad llawn ei rwystro os nad ydym yn gallu cael rhagor o wybodaeth gennych. 

Os ydych chi’n gofyn i’ch hunaniaeth gael ei gwarchod a’i chadw’n gyfrinachol, ni fyddwn yn ei datgelu heb eich caniatâd.   

Os daw’n amlwg nad ydym yn gallu datrys y pryder heb ddatgelu eich hunaniaeth (e.e. mae angen tystiolaeth yn y llys), byddwn yn trafod gyda chi sut y byddwn yn bwrw ymlaen.

Caiff y rhai sy’n gwneud datgeliad gwarchodedig eu gwarchod rhag triniaeth anfanteisiol gan y Comisiwn, gan gyd-weithiwr neu gan un o asiantiaid y Comisiwn. Mae gan y Comisiwn atebolrwydd dirprwyol am driniaeth anfanteisiol. Os yw hyn yn digwydd, mae’n rhaid ei godi ar unwaith â’ch rheolwr llinell fel y gellir ymchwilio’r mater yn drylwyr heb ormod o oedi. Mae triniaeth anfanteisiol yn cynnwys, er enghraifft, aflonyddu a bwlio neu ddiffyg cydymffurfio â hawliau unigolyn dan ei gytundeb cyflogaeth.

• Protect (corff cenedlaethol annibynnol sy’n rhoi cyngor rhad ac am ddim), 3rd Floor, Bank Chambers, 6 - 10 Borough High Street, London SE1 9QQ. Rhif ffôn: 020 7404 6609 E-bost: [email protected]  
• Archwilwyr Mewnol y Comisiwn Etholiadol: BDO LLP 55 Baker Street, London W1U 7EU Rhif ffôn: 020 7486 5888
• Y Swyddfa Archwilio Genedlaethol: Rhif ffôn chwythu’r chwiban: 020 7798 7999 

 Mae gan y Comisiwn ystod o bolisïau a gweithdrefnau sy’n ymdrin ag ymddygiad yn y gwaith, gan gynnwys: 

• Cod Ymddygiad
• Gweithdrefn gwyno
• Gweithdrefn ddisgyblu
• Polisi Gwrth-dwyll a Gwrth-lwgrwobrwyo  

Dylech ddefnyddio’r rhain a gweithdrefnau eraill pan fo’n briodol. Os nad ydych chi’n sicr pa weithdrefn sy’n briodol, siaradwch ag aelod o’r tîm AD a all eich cynghori.

Adolygwyd a chymeradwywyd gan y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg