Guidance for Returning Officers administering a Greater London Authority (GLA) election
Derbyn a rheoli papurau pleidleisio a deunyddiau etholiad yn y lleoliad dilysu
Dylai fod gennych dîm o staff hyfforddedig sy'n gyfrifol am gofnodi eu bod wedi derbyn yr holl flychau pleidleisio, y pleidleisiau post a'r deunyddiau eraill a ddosbarthwyd o orsafoedd pleidleisio.
Dylech drefnu'r pecynnau a'r parseli o orsafoedd pleidleisio fel y gallwch ddod o hyd i unrhyw becyn yn hawdd.
Mae angen i'r sachau sy'n cynnwys y dogfennau y mae angen eu storio, megis rhestrau rhifau cyfatebol wedi'u selio, gael eu gwahanu oddi wrth y rhai sy'n cynnwys eitemau a gaiff eu hailddefnyddio, megis deunyddiau ysgrifennu cyffredinol.
Yna gallwch ryddhau'r deunyddiau amrywiol a dderbyniwyd yn ôl gan orsafoedd pleidleisio i'r staff derbyn yn y timau perthnasol, er mwyn gallu dechrau'r broses o ddilysu'r papurau pleidleisio heb eu defnyddio ac agor pleidleisiau post. Gellir cynnal y prosesau hyn ar yr un pryd â'r broses i ddilysu pleidleisiau wedi'u defnyddio.
Mae'r tabl canlynol yn crynhoi'r cam gweithredu y dylech ei gymryd ar gyfer pob math o becyn wedi'i selio a dderbynnir:
| Pecynnau wedi'u selio a dderbynnir | Cam gweithredu i'w gymryd |
|---|---|
| Cyfrifon papurau pleidleisio |
|
| Papurau pleidleisio a ddifethwyd a phapurau pleidleisio heb eu defnyddio |
|
| Papurau pleidleisio a gyflwynwyd a rhestr pleidleisiau a gyflwynwyd | |
|
|
| Pleidleisiau post a roddir i staff yr orsaf bleidleisio |
|
Yn unol â'ch polisi cadw dogfennau, dylech sicrhau'r canlynol:
- bod y deunyddiau y mae'n rhaid i chi eu cadw dan sêl wedi'u gosod mewn man penodol a diogel drwy gydol y prosesau dilysu a chyfrif
- bod unrhyw ddata personol yn cael eu dinistrio ar yr adeg briodol
- 1. Atodlen 1 rheol 45(5) Deddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983↩ Back to content at footnote 1 a b
- 2. Atodlen 1 rheol 54(2) Deddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983↩ Back to content at footnote 2 a b