Safonau Perfformiad ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol

Overview

Mae ein hadroddiadau yn asesu pa mor effeithiol mae'r Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn cyflawni eu dyletswydd o gynnal cofrestrau etholiadau cywir a chyflawn.

Safonau perfformiad ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol

Gwnaethom ddechrau cynnal ymgynghoriad 10 wythnos ar fframwaith drafft ym mis Ionawr 2020 gyda'r bwriad o lunio set newydd o safonau y gall Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'r Comisiwn eu defnyddio drwy gydol y flwyddyn er mwyn deall a gwella eu perfformiad, gan sicrhau yn y pen draw fod cofrestrau mor gywir a chyflawn â phosibl, a'i gwneud yn bosibl i bawb sy'n gymwys i bleidleisio ac sydd am bleidleisio allu pleidleisio. 

Bu'r adborth a gawsom yn gadarnhaol ar y cyfan, ac roedd ymatebwyr yn croesawu'r hyn a gynigiwyd. Ar y cyfan, roedd ymatebwyr yn cytuno y bydd y safonau – gyda rhai mân newidiadau – ynghyd â'r adnoddau a'r templedi arfaethedig i'w darparu gan y Comisiwn, yn helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol i ddeall a gwella eu perfformiad eu hunain. 

Fodd bynnag, o ganlyniad i bandemig y coronafeirws, rydym yn cydnabod nad oedd pawb a fyddai wedi dymuno ymateb i'r ymgynghoriad yn gallu gwneud hynny. 

Felly, rydym wedi penderfynu gohirio'r broses o lunio'r safonau'n derfynol am flwyddyn, er mwyn rhoi cyfle i ragor o adborth gael ei roi. 

Er nad ydym yn lansio'r safonau yn ffurfiol eleni, serch hynny, credwn o hyd ei bod yn bwysig sicrhau bod y safonau a'r adnoddau a'r templedi cysylltiedig ar gael am eu bod yn rhan allweddol o'n pecyn o'n canllawiau a'n cymorth sydd â'r nod o helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol i gynllunio ar gyfer gwasanaethau cofrestru etholiadol wedi'u rhedeg yn dda a'u darparu ledled Prydain Fawr. Byddwn yn defnyddio'r safonau drafft i lywio'r ffordd rydym yn ymgysylltu â Swyddogion Cofrestru Etholiadol dros y flwyddyn nesaf a byddwn yn cyflwyno adroddiad ar eu heffeithiolrwydd cyn eu llunio'n derfynol a'u gosod gerbron Senedd y DU, Senedd Cymru a Senedd yr Alban erbyn yr haf nesaf. 

Ynghylch y safonau

Mae'r safonau newydd arfaethedig yn canolbwyntio o ran y canlyniadau y dylid eu cyflawni, yn hytrach na'r prosesau sy'n cael eu dilyn, gyda'r nod o helpu EROs a'u timau i ddeall effaith eu gweithgareddau cofrestru etholiadol. Dylai hyn helpu EROs i wneud penderfyniadau gwybodus ar ba weithgareddau sy'n cael eu cyflawni, sut mae'r gweithgareddau hyn yn cael eu cyflawni a sut y gellir defnyddio eu hadnoddau cyfyngedig yn effeithlon ac yn effeithiol.

Amcanion y safonau perfformiad

  • Cefnogi EROs a’u timau i gyflawni gwasanaethau cofrestru etholiadol effeithlon ac effeithiol, a’u galluogi i ddangos effaith eu gweithgaredd cofrestru etholiadol
  • Darparu sicrwydd i’r cyhoedd a rhanddeiliaid allweddol (megis pleidiau gwleidyddol ac aelodau etholedig) bod EROs yn gwneud popeth a allant i sicrhau bod pawb sy’n gymwys i bleidleisio ac yn dymuno pleidleisio yn gallu gwneud hynny

Beth mae'r safonau yn eu cynnwys?

Canlyniad:

Mae hwn yn datgan yr amcan bras y dylai EROs geisio ei gyflawni. Mae’r safonau perfformiad yn gosod tri amcan bras y dylai EROs geisio eu cyflawni.

  • Mae cofrestrau etholiadol mor gywir a chyflawn â phosib, gan sicrhau bod pawb sy'n gymwys i bleidleisio ac yn dymuno pleidleisio yn gallu gwneud hynny
  • Mae pleidleisio absennol yn hygyrch gan sicrhau bod pawb sy’n gymwys am bleidlais absennol ac yn bwriadu ei defnyddio wedi eu cynnwys ar y rhestr bleidleisio absennol berthnasol
  • Mae rhanddeiliaid ac etholwyr yn hyderus y caiff cofrestrau etholiadol eu rheoli mewn modd diogel
Pa fewnbwn sydd ei angen?

Mae hyn yn nodi'r adnoddau y bydd angen eu darparu ar gyfer y gwasanaeth fel y gellir cyflawni'r gweithgareddau angenrheidiol. 

Pa weithgareddau yr ymgymerir â nhw?

Nid yw hwn yn darparu rhestr gyflawn o’r gweithgareddau, ond yn hytrach grynodeb o’r prif weithgareddau y mae’n debygol y byddai angen i EROs eu cyflawni er mwyn bodloni’r amcan. Mae ein canllawiau ac adnoddau ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol wedi eu dylunio i’w cynorthwyo nhw wrth iddynt bennu’r gweithgareddau penodol y bydd angen ymgymryd â nhw yn eu hamgylchiadau neilltuol.

Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

Mae hwn yn amlygu’r data a’r wybodaeth ansoddol a fydd yn helpu i ddangos effaith y gweithgareddau, ac a ddylai fod yn sail i’r modd y mae EROs a’r Comisiwn yn gallu pennu llwyddiant eu gwaith. Eto, nid rhestr gyflawn yw hon, a gellid ategu’r wybodaeth a geir yma gan ddata ychwanegol neu wybodaeth y mae’r ERO yn credu ei bod yn berthnasol i’w berfformiad.

Pa wahaniaeth a wneir?

Mae hwn yn crynhoi’r effeithiau cyfun y mae’r gweithgareddau yn eu cael ac a fyddai, gyda’i gilydd, yn cyfrannu at gyflawniad y canlyniad yn y pen draw. 

Sut gallem benderfynu ar lwyddiant ein gwaith?

Mae hyn yn pennu'r mesurau a fydd yn helpu i ddangos pa wahaniaeth y mae'r gwaith yn ei wneud. Mewn rhai achosion, ni fydd y gwahaniaeth yn syml i'w feintioli na'i fesur fel arall, ac felly efallai bydd yn rhaid dibynnu ar gyfuniad o sawl mesur er mwyn dangos yr hyn y mae'r gwaith yn ei gyflawni. 
 

 

Defnyddio’r Safonau Perfformiad ERO

Rydym am sicrhau bod EROs a’u timoedd yn cael y safonau’n ddefnyddiol wrth ddeall, gwella, ac adrodd am eu perfformiad.

Mae’r safonau wedi eu dylunio i helpu EROs i ddeall effaith eu gweithgareddau ar gyflawniad cyffredinol eu gwasanaethau cofrestru. Dylent hefyd helpu i ganfod lle y gellir gwneud gwelliannau, a chynorthwyo EROs i adrodd am eu perfformiad yn lleol.

Dylai EROs fod yn defnyddio’r data a’r wybodaeth ansoddol a osodwyd allan yn y safonau i’w helpu i ddeall effaith eu gweithgareddau fel y gallant ganfod beth sy’n gweithio a beth nad yw’n gweithio a lle y gellir gwneud gwelliannau. Mae’r fframwaith wedi ei ddylunio i gynorthwyo’r dadansoddi hwn a pheri i EROs ganolbwyntio ar y data a’r wybodaeth allweddol a fydd yn dangos beth sy’n gweithio’n dda a beth nad yw’n gweithio cystal.

Dylai’r safonau hefyd helpu EROs i ddangos yn lleol - p’un ai o fewn awdurdod lleol ERO, i aelodau etholedig, neu yn fwy eang - sut mae’r gweithgareddau y maent yn ymgymryd â nhw yn cyfrannu at ddarparu gwasanaeth cofrestru effeithlon ac effeithiol, ac, yn y pen draw, sut y byddant yn helpu i sicrhau bod pawb sy’n gymwys i bleidleisio ac yn bwriadu pleidleisio yn gallu gwneud felly.

Adnoddau ychwanegol i ategu'r safonau

Adnoddau ychwanegol i ategu'r safonau

Ochr yn ochr â’r safonau, cefnogaeth barhaus oddi wrth eich tîm Comisiwn lleol a’n canllawiau ar gyfer EROs yn Lloegr, yr Alban, a Chymru - sy’n gosod allan sut mae cynnal gwasanaethau cofrestru yn unol â deddfwriaeth ac arferion da fel ei gilydd - rydym hefyd nawr yn cyhoeddi cyfres o offerynnau a thempledi pellach i gynorthwyo EROs wrth iddynt ddefnyddio’r safonau perfformiad ac adrodd am eu perfformiad yn lleol.  

Mae’r offerynnau hyn yn cynnwys:

  • Adnodd ar ddefnyddio data, gan gynnwys gwybodaeth ar sut mae cyrchu, dadansoddi ac asesu data i helpu EROs i wneud defnydd llawn o’r wybodaeth sydd ar gael iddynt.
  • Canllawiau gosod dangosydd perfformiad allweddol (KPI), sy’n cynnwys gwybodaeth ymarferol ar sut mae datblygu, monitro a gwerthuso yn erbyn KPIs, a dylai gynorthwyo EROs wrth iddynt bennu gwaelodlin ar gyfer eu perfformiad a gosod targedau sy’n dwyn i ystyriaeth eu hamgylchiadau neilltuol. Mae hefyd yn cynnwys templed sy’n cynnig enghreifftiau o sut y gellir defnyddio KPIs ac adrodd amdanynt.
  • Templed adrodd, sy’n cynnwys fframwaith ar gyfer EROs i adrodd am eu perfformiad i randdeiliaid gwleidyddol a phleidleiswyr yn lleol, gyda phwyslais ar sut maent wedi cyflawni’r canlyniadau nodwyd yn y safonau.

Mae’r adnoddau wrthi’n cael eu datblygu a byddant ar gael ar y dudalen hon cyn gynted ag y byddant yn barod.