Diwygio pellach o’r canfas blynyddol a chofrestru etholiadol
Mae proses ganfas effeithiol yn arf pwysig i ddarparu cofrestrau o ansawdd uchel bob amser ac i leihau'r angen am ddiweddariadau sylweddol cyn etholiadau mawr. Fodd bynnag, mae tystiolaeth o’n dadansoddiad o ddata canfas yn ystod y blynyddoedd diwethaf yn parhau i awgrymu nad yw’r broses ganfas ddiwygiedig yn dal i adnabod symudiad parhaus y boblogaeth yn llawn.
Mae hyn yn golygu y bydd Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn parhau i wynebu'r her o brosesu nifer fawr o geisiadau cofrestru yn y cyfnod yn union cyn digwyddiadau etholiadol mawr, gan etholwyr newydd neu bobl sydd wedi newid cyfeiriad ac na chawsant eu nodi gan y canfas. Mae hyn yn parhau i gynyddu’r risgiau i wydnwch timau gweinyddu etholiadol yn y cyfnod cyn yr etholiad, pan fyddant o dan bwysau adnoddau sylweddol a phan fydd ganddynt derfynau amser hanfodol ar gyfer etholiadau.
Diwygio’r canfas blynyddol
Mae rhywfaint o dystiolaeth bod diwygio y canfas wedi mynd i’r afael ag un agwedd ar gynaliadwyedd, drwy leihau’r adnoddau a ddefnyddir drwy fynd ar drywydd aelwydydd yn ddiangen lle na fu unrhyw newid. Fodd bynnag, mae ein dadansoddiad unwaith eto wedi amlygu rhai arwyddion nad yw wedi cael effaith gadarnhaol ar yr agwedd allweddol arall, sef gallu’r system i ganfod newidiadau yn y boblogaeth pan nad oes digwyddiadau etholiadol mawr.
Mae’n bwysig felly i’r llywodraeth archwilio opsiynau pellach i wella prosesau’r canfas. Dylai hyn gynnwys adolygu a oes ffynonellau data canolog eraill y gellid eu defnyddio yn lle, neu yn ogystal â, data’r Adran Gwaith a Phensiynau i wella dibynadwyedd a chywirdeb y cam paru data.
Mae ein dadansoddiad o ddata canfas blynyddol 2023 hefyd yn dangos bod llawer o aelwydydd yn parhau i beidio ag ymateb i’r canfas, gan gynnwys lle mae’r cam paru data wedi nodi y gallai fod angen newidiadau. Mae angen ymchwil pellach i effeithiolrwydd gwahanol ddulliau o ganfasio eiddo, gan gynnwys dylunio cyfathrebiadau canfasio a’u negeseuon, i sefydlu a ellid gwneud newidiadau a fyddai'n debygol o wella cyfraddau ymateb.
Byddwn yn cynnal dadansoddiad pellach o’r data hwn i ddeall yn well pa ffactorau a allai gael yr effaith fwyaf arwyddocaol ar ymatebion i gyfathrebiadau canfasio, yn enwedig ar gyfer yr eiddo hynny lle mae paru data yn awgrymu y gallai fod angen gwneud newidiadau. Byddwn yn nodi meysydd sy’n ymddangos yn allanolion o ran cyfraddau ymateb, ac yn defnyddio’r wybodaeth honno i flaenoriaethu ein hymgysylltiad â Swyddogion Cofrestru Etholiadol a’u timau cyn canfas 2024. Bydd hyn yn ein helpu i ganfod tystiolaeth bellach am effaith gwahanol ddulliau o gysylltu ag eiddo yn ystod y canfas. Byddwn hefyd yn ystyried a allai fod angen newidiadau i wella dyluniad a defnyddioldeb cyfathrebiadau canfasio, er mwyn helpu i wella cyfraddau ymateb.
Diwygio cofrestru etholiadol
Er na chanfu ein hastudiaeth cywirdeb a chyflawnrwydd diweddaraf y bu dirywiad yn ansawdd y cofrestrau, ni chanfu ychwaith dystiolaeth o welliant. Mae canlyniadau canfasau olynol yn awgrymu nad yw cywirdeb a chyflawnrwydd y cofrestrau yn debygol o wella'n sylweddol heb newidiadau mawr i'r system gofrestru etholiadol bresennol.
Rydym yn parhau i argymell y dylai llywodraethau ddiwygio cofrestru etholiadol ymhellach fel bod cofrestru a diweddaru manylion cyfeiriadau mor hawdd â phosibl i bobl nad ydynt wedi'u cofrestru'n gywir i bleidleisio, a bod rheoli cofrestru etholiadol yn fwy effeithlon ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol. Yn ein hadroddiad cywirdeb a chyflawnrwydd gwnaethom amlygu nifer o ddatblygiadau arloesol y gellid eu cyflawni’n ymarferol o fewn y system cofrestru etholiadol bresennol yn y DU:
Byddai cofrestru awtomatig yn golygu bod sefydliad ffynhonnell data, megis adran o'r llywodraeth neu sefydliad sector cyhoeddus, yn rhoi data diweddar i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ar enwau a chyfeiriadau pobl sy'n gymwys i gofrestru i bleidleisio. Mewn achosion lle mae gan y sefydliad ffynhonnell data yr holl ddata sydd ei angen ar gyfer cais cofrestru a’i fod wedi gwirio hunaniaeth person, gallai’r Swyddog Cofrestru Etholiadol ychwanegu’r unigolyn at y gofrestr heb fod angen i’r person hwnnw gymryd unrhyw gamau. Er enghraifft, gallai Swyddfa Basbort EF rannu data’r rhai sy’n gwneud cais am basbortau y mae eu hunaniaeth wedi’u cadarnhau ganddi. Byddai Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn ysgrifennu at yr unigolion hynny yn egluro eu bod yn mynd i gael eu rhoi ar y gofrestr ac yn rhoi'r dewis iddynt gael eu cofrestru fel etholwr dienw os oes ganddynt bryderon diogelwch ynghylch cael eu cofrestru fel etholwr arferol.
Byddai cofrestru integredig yn golygu integreiddio cofrestru etholiadol o fewn trafodiad gwasanaeth cyhoeddus arall. Ar ddiwedd trafodiad, byddai pobl yn cael eu gofyn a ydynt hefyd am gofrestru i bleidleisio. Os byddant yn cadarnhau eu bod yn gwneud hynny, byddai data perthnasol yn cael ei drosglwyddo i gais cofrestru. Byddai'r unigolyn yn cael gwybodaeth am gymhwysedd i bleidleisio a gofynnir iddo gadarnhau ei gymhwysedd. Byddent wedyn yn darparu unrhyw ddata coll, megis Rhif Yswiriant Gwladol, i gwblhau'r cais. Mae rhai prifysgolion, fel Sheffield a Chaerdydd, eisoes yn gwneud hyn drwy gynnwys modiwl cofrestru etholiadol ar gyfer cofrestru myfyrwyr ar-lein gyda'r prifysgolion hynny. Gellid integreiddio dull o’r fath mewn i geisiadau am drwydded yrru neu ddiweddaru manylion cyfeiriad gyda chorff llywodraeth neu sector cyhoeddus.
Byddai cofrestru â chymorth yn golygu bod adran o'r llywodraeth neu gorff sector cyhoeddus yn rhoi i Swyddogion Cofrestru Etholiadol data a ddiweddarwyd yn ddiweddar am enwau a chyfeiriadau pobl a allai fod yn gymwys i bleidleisio. Mae cofrestru â chymorth yn wahanol i gofrestru awtomatig oherwydd ni fyddai gan y sefydliad ffynhonnell data yr holl ddata sydd ei angen er mwyn i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol gofrestru unigolyn yn awtomatig. Felly, byddai angen i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol ysgrifennu at y bobl hynny yn egluro'r meini prawf cymhwysedd ac yn eu gwahodd i gofrestru os ydynt yn gymwys. Byddai'r gwahoddiad yn gofyn iddynt ddarparu unrhyw ddata coll sydd ei angen i gwblhau'r cais. Er enghraifft, un opsiwn fyddai i CThEF rannu data am y rhai sydd ar fin troi’n 16 gyda Swyddogion Cofrestru Etholiadol. Byddai Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn ysgrifennu at y bobl ifanc hynny yn eu gwahodd i gofrestru naill ai trwy lenwi ffurflen gais bapur wedi'i llenwi â'r data hwnnw ymlaen llaw neu ddatblygu system sy'n caniatáu iddynt sganio cod QR sy'n cysylltu â ffurflen ar-lein wedi'i llenwi ymlaen llaw.
Byddai cyfeirio at gofrestru yn golygu rhoi gwybodaeth i unigolyn am gofrestru i bleidleisio yn ystod trafodiad gyda sefydliad neu gorff cyhoeddus, neu gyfathrebu ganddo. Gallai hyn gynnwys neges annog yn cyfeirio’r unigolyn at wefan Cofrestru i Bleidleisio Llywodraeth y DU. Gallai’r opsiwn hwn weithio mewn nifer o sefyllfaoedd, er enghraifft ar ddiwedd y trafodiad wrth wneud cais am drwydded yrru neu basbort neu wrth ddiweddaru manylion gydag adran, corff neu asiantaeth y llywodraeth. Nid oes angen iddo gael ei gyfyngu o reidrwydd i gyrff y llywodraeth neu'r sector cyhoeddus. Ar hyn o bryd rydym yn archwilio’r posibilrwydd o weithio gyda thri chynllun blaendal tenantiaeth y DU i gynnwys cyfeirio at gofrestru yn eu cyfathrebiadau.
Argymhelliad 2: Darparu prosesau cofrestru modern
Mae angen cynllun clir ar y gymuned etholiadol i sicrhau bod prosesau cofrestru etholiadol yn cael eu moderneiddio fel bod pobl yn cael eu cofrestru ac yn gallu arfer eu hawl i bleidleisio.
Fel rhan o’r cynllun hyn dylai llywodraethau Cymru, yr Alban a’r DU basio deddfwriaeth sy’n creu pyrth cyfreithiol clir i adrannau'r llywodraeth a chyrff y sector cyhoeddus rannu data ar unigolion a allai fod yn gymwys gyda Swyddogion Cofrestru Etholiadol. Mae angen hyn i alluogi Swyddogion Cofrestru Etholiadol i'w cofrestru i bleidleisio'n uniongyrchol, neu i anfon gwahoddiadau i gofrestru wedi'u targedu atynt.
Dylai pob un o’r tair llywodraeth ei gwneud yn ofynnol i adrannau perthnasol a chyrff cyhoeddus eraill weithio gyda Swyddogion Cofrestru Etholiadol i hwyluso cofrestru etholiadol gan ddefnyddio eu data. Byddai dull cyson rhwng llywodraethau'n sicrhau bod newidiadau'n cael eu datblygu a'u cyflawni mewn ffordd sy'n ei gwneud mor syml â phosibl i Swyddogion Cofrestru Etholiadol a sefydliadau ffynhonnell ddata, ac yn sicrhau bod pleidleiswyr yn cael eu cynnwys yn gywir yn y cofrestrau ar gyfer pob math o etholiadau y maent yn gymwys i bleidleisio ynddynt.
Dylai Llywodraeth y DU ddatblygu'r gwasanaeth digidol presennol ar gyfer Cofrestru Etholiadol Unigol i gefnogi rhannu data yn ddiogel ac yn effeithlon rhwng sefydliadau ffynonellau data a Swyddogion Cofrestru Etholiadol a’u systemau meddalwedd rheoli etholiadol, er mwyn galluogi i brosesau cofrestru modern gael eu cyflawni.