Cofnodion Bwrdd y Comisiwn: 17 Medi 2024

Croesawodd Cadeirydd y Bwrdd bawb i’r cyfarfod. Roedd Sue Bruce (Comisiynydd) wedi anfon ymddiheuriadau. Croesawyd arsylwyr a mynychwyr i’r cyfarfod.

Cofnododd y Bwrdd ei ddiolch i David Moran a oedd wedi gadael y Comisiwn ar 11 Medi i ymgymryd â rôl Prif Swyddog Ariannol dros dro heddlu Wiltshire. Gwerthfawrogwyd cefnogaeth ddiflino David yn ystod ei gyfnod yn y Comisiwn fel Cyfarwyddwr Cyllid Dros Dro.

Croesawodd y Bwrdd yr arsylwr Chris Pleass a fyddai’n ymuno â’r sefydliad fel Cyfarwyddwr Corfforaethol o 11 Tachwedd 2024 ymlaen.

Adroddodd y Prif Weithredwr ar y gweithgareddau sydd ar y gweill gan gynnwys:

• deialog gyda phartneriaid ar y dystiolaeth a gasglwyd yn ymwneud â cham-drin a bygwth ymgeiswyr etholiad ac ar ffyrdd ymlaen ar gyfer mynd i’r afael â’r problemau mewn partneriaethau
• presenoldeb y Comisiwn yng nghynadleddau pleidiau gwleidyddol yr hydref
• penodiadau'r Cyfarwyddwr Corfforaethol a'r Pennaeth Caffael
• datblygiad parhaus y fframwaith risg strategol, gyda mewnbwn y Comisiynwyr
• datblygu cynlluniau diwygiedig ar gyfer moderneiddio swyddfa Caeredin er mwyn sicrhau mwy o effeithlonrwydd a gwerth am arian
• cynnydd sylweddol ar seilwaith TG gyda mesurau diogelu ar waith.

Anogodd y Comisiynwyr y cyfleoedd recriwtio ehangach o ehangu’r gronfa dalent trwy gyflwyno’r potensial i ymgeiswyr weithio o swyddfeydd wedi’u hailddatblygu ym Melffast a Chaerdydd, gyda Chaeredin i ddilyn.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn nodi diweddariad y Prif Weithredwr.

Cofnododd y Prif Weithredwr fel Swyddog Cyfrifyddu siom y Comisiwn bod esgeulustod ariannol sylweddol wedi digwydd yn ystod blwyddyn ariannol 2023/24. Roedd hyn wedi arwain at Bleidlais Ychwanegol a barn archwilio amodol gan y Swyddfa Archwilio Genedlaethol ar Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon 2023/24. Rhoddwyd gwybod i'r Bwrdd am y gwaith o nodi achosion sylfaenol yr esgeulustod ariannol a arweiniodd at y Bleidlais Ychwanegol, y goblygiadau, a'r camau sy'n cael eu cymryd i sicrhau na fyddai esgeulustod o'r fath yn digwydd eto.

Er mwyn atal digwyddiadau yn y dyfodol, byddai'r sefydliad yn rhoi hyfforddiant blynyddol gorfodol ar waith ar gyfer staff allweddol, yn gwella prosesau adolygu mewnol, yn ymgysylltu ag arbenigwyr allanol ar faterion cyfrifyddu cymhleth, ac yn sefydlu rheolaethau ariannol cryfach drwy gydol y flwyddyn.
 

Roedd aelodau'r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg yn bresennol ar gyfer yr adroddiad hwn. Roedd aelodau’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg yn cydnabod y problemau a nodwyd ar gyfer y Bwrdd ac yn croesawu'r gwerthusiad systemig a'r pwyslais ar y gwersi a ddysgwyd. Roedd aelodau’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg yn disgwyl i arweinwyr allweddol weithio gydag archwilwyr mewnol ac allanol i nodi meysydd yr oedd angen rhoi sylw iddynt drwy gydol y flwyddyn ariannol a'r camau archwilio. Byddai cymryd mewnbwn gan arbenigwyr pwnc, cyngor gan adolygwyr cymheiriaid, a rhwydweithio proffesiynol o gymorth. Byddai'r Swyddog Cyfrifyddu yn ysgrifennu at y seneddau yn nodi'r sefyllfa.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn cymeradwyo:

(i) y camau gweithredu a argymhellir i wella esgeulustod ariannol a chydymffurfiaeth â safonau cyfrifyddu; a
(ii) cynnydd yn y gyllideb i gefnogi’r mesurau hyn.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr yr egwyddorion a’r dull gweithredu allweddol a ddefnyddir i lywio cyllideb a Chynllun Corfforaethol y Comisiwn. Roedd y cynigion drafft wedi'u profi a'u mapio o wahanol onglau, a dangoswyd canlyniadau cost. 

Roedd goblygiadau a risgiau fforddiadwyedd yn cael eu cydnabod a byddent yn cael eu hystyried yn ofalus wrth baratoi ar gyfer deialog gyda'r seneddau perthnasol.

Adolygodd y Bwrdd gyfeiriad ac uchelgais cyffredinol y Cynllun Corfforaethol sy'n cael ei ddatblygu a'r prosiectau allweddol a gynigiwyd fel rhan annatod o'i gyflawni. Roedd y Bwrdd yn cefnogi cyfeiriad cadarnhaol y gweithgareddau a nodwyd. Roedd yn annog esboniad o’r daith ddatblygiadol, lefel yr uchelgais a’r achos dros newid a esboniwyd mewn strwythur naratif cydlynol ac a ddangoswyd mewn ffordd sy’n berthnasol i randdeiliaid. 

Roedd y pwyntiau allweddol a drafodwyd fel a ganlyn.
 

• Dylid profi’n drylwyr ymagwedd y sefydliad at effeithlonrwydd, gwelliant a rheoli risg mewn perthynas â’i barodrwydd i dderbyn risg er mwyn sicrhau bod y gyllideb y gofynnwyd amdani gan y Comisiwn yn parchu’r sefyllfa gyllidol dynn a wynebir gan bob un o’r awdurdodau seneddol, gan gwmpasu gweithgareddau craidd a gweithgareddau datblygiadol. 
• O ran strategaeth ddigidol, dywedodd y Comisiynwyr y dylai cynigion AI ddangos y cydbwysedd cyfle / risg.
• Ni chefnogwyd y syniad y dylai'r Comisiwn fod yn berchen ar y system Tystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr/Ceisiadau Ar-lein am Bleidlais Absennol, ond dylem gymryd rôl gryfach wrth lywodraethu.
• Roedd angen i lens Gogledd Iwerddon y Comisiwn gael ei chyflwyno, gan gynnwys effaith ffrydiau gwaith ehangach ar Ogledd Iwerddon. Anogodd Comisiynydd Gogledd Iwerddon ddatblygiad methodoleg cost poblogaeth Gogledd Iwerddon dros amser.
• Dylai'r naratif egluro sut roedd y Comisiwn yn cyfrannu at waith y partneriaid arweiniol gan gynnwys dechrau deialog ar wybodaeth anghywir a thwyllwybodaeth.
• Holodd y Comisiynwyr a fyddai’r llywodraeth yn cyflwyno’r teclyn canfod gorsaf bleidleisio a gofynnwyd am i hyn gael ei egluro, er mwyn bodloni ystod o safbwyntiau’r Comisiynwyr.

Byddai'r Comisiwn yn paratoi i gyflwyno'r cynllun i randdeiliaid er mwyn meithrin hyder amrywiaeth o bartneriaid gan gynnwys paneli'r pleidiau gwleidyddol. Byddai'r Comisiynwyr yn fodlon cynorthwyo gyda'r gwaith hwn.

Dylid dod â fersiwn diwygiedig o'r cynllun yn ôl i'r Bwrdd ym mis Tachwedd, gan gynnwys mireinio'r rhaglen waith a'r costau a chynnig opsiynau ar gynigion sy'n gysylltiedig â chofrestru awtomatig.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn nodi ffurf y Cynllun Corfforaethol sy'n dod i'r amlwg a'i ddull o flaenoriaethu a'r fframwaith naratif.

Cam Gweithredu Dylai'r Prif Weithredwr a'r Cyfarwyddwr Cyfathrebu Dros Dro ailystyried a fyddai'r llywodraeth yn cyflwyno’r teclyn canfod gorsaf bleidleisio.
 

Trafododd y Bwrdd y cynigion cyllideb drafft ar gyfer 2025/26 a baratowyd ar gyfer y Senedd a Senedd yr Alban, a’r cynnig dros dro ar gyfer San Steffan. Roedd y cynigion yn cynnwys canlyniadau newidiadau sylweddol y cytunwyd arnynt yn 2024/25 i gynyddu capasiti a gallu yn rhai o swyddogaethau’r Comisiwn, gan ddiweddaru’r dulliau o briodoli costau rhwng y tair senedd ariannu a chynlluniau ar gyfer blwyddyn gyntaf Cynllun Corfforaethol 2025/30.

Cydnabuwyd y cylchoedd cynllunio gwahanol ar draws y tair senedd. Byddai’r cynigion terfynol yn adlewyrchu ymwybyddiaeth y Comisiwn o amgylchiadau penodol y Senedd a Senedd yr Alban a’i baratoadau i gefnogi etholiadau 2026. 

Byddai profion straen lefel uchel ar y gallu i gyflawni yng Nghymru a'r Alban yn cael eu gweithredu, gan ystyried eu cyflwyno fesul cam. Dylid edrych eto ar amseriad y Comisiwn ar gyfer paratoi cynigion ar gyfer y blynyddoedd i ddod.

Penderfynwyd: Yn amodol ar fireinio pellach mewn meysydd a nodwyd, cytunodd y Bwrdd i fwrw ymlaen â’r cais am gyllid a geisiwyd gan y Senedd (Pwyllgor y Llywydd) a chan Gorff Corfforaethol Senedd yr Alban. Byddai'r Bwrdd yn parhau i dderbyn y wybodaeth ddiweddaraf.

Nodyn dilynol: penderfynodd y Bwrdd drwy benderfyniad electronig ar ôl y cyfarfod i ddirprwyo cymeradwyaeth derfynol ar gyfer cwblhau'r amcangyfrifon i'r Cadeirydd, y Prif Weithredwr a'r Swyddog Cyfrifyddu gyda Chomisiynwyr priodol Cymru a'r Alban.

Derbyniodd y Bwrdd drosolwg o’r cwynion a dderbyniwyd yn ystod y cyfnod rhwng 1 Gorffennaf 2023 a 30 Mehefin 2024. Roedd y tîm gwasanaethau cwsmeriaid ymroddedig wedi cyflwyno gwell cyfeirio a chategoreiddio. Roedd dull mireinio’r Comisiwn o ymdrin â chwynion wedi arwain at gamau gweithredu wedi’u targedu’n well o ganlyniad i adborth a chwynion. Canmolodd y Comisiynwyr y gwelliant sylweddol yn y maes hwn.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn nodi'r adolygiad blynyddol o gwynion.

Adroddodd y Cadeirydd ar gyfarfod y Pwyllgor Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant a gynhaliwyd ar 10 Medi. Cynhaliwyd trafodaethau da ar ganfyddiadau sy'n dod i'r amlwg o'r gwerthusiad o ymgyrchoedd ac ymchwil etholiadau ar gyfer effeithiau gwahaniaethol ar draws gwahanol grwpiau o fewn y boblogaeth. Adolygwyd canfyddiadau ymchwil newydd ar effeithiau gwahaniaethol ar draws y system etholiadol. Derbyniodd y Pwyllgor gynllun gweithredu anabledd a chynnydd blynyddol 2024 fel y’i cyflwynwyd i Gomisiwn Cydraddoldeb Gogledd Iwerddon.

Cytunodd y Bwrdd ag argymhelliad gan y Pwyllgor Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant y dylid diddymu'r Pwyllgor Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant o 1 Ebrill 2025 ymlaen er mwyn i'r Bwrdd fonitro cynnydd gweithgareddau Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant yn llawn. Roedd yr argymhelliad hwn yn cymryd i ystyriaeth y cynigiwyd o 1 Ebrill 2025 ymlaen i integreiddio’r cynllun gweithredu Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant a monitro prosiectau Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant fel rhan o waith goruchwylio prif ffrwd y Cynllun Corfforaethol ynghyd ag adroddiadau’r Prif Weithredwr. Byddai’r Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol yn parhau i roi cyngor ar ymagwedd y sefydliad at Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant mewn perthynas â’i weithlu.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd (i) yn nodi adroddiad y Pwyllgor Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant ar 10 Medi ac (ii) yn cytuno ar yr argymhelliad i ddiddymu'r Pwyllgor Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant o 1 Ebrill 2025 ymlaen, i'w ddisodli gan oruchwyliaeth lawn y Bwrdd o'r ddarpariaeth Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant.

Adroddodd Cadeirydd y Pwyllgor ar gyfarfod y Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol a gynhaliwyd ar 10 Medi. Cyflwynwyd adroddiad sylweddol i’r Bwrdd ar y cynnydd ar sefydlu'r fframwaith tâl newydd. Roedd wedi clywed bod y sefydliad yn gadarnhaol ynghylch gosod y cyfeiriad newydd hwn, gydag ymgynghoriad ystyrlon â staff i ddilyn. Roedd cynnydd yn cael ei wneud ar brosesau recriwtio gwell, rheoli talent a chynllunio olyniaeth a dadansoddi bylchau cyflog. Nodwyd y twf a ragwelwyd yn nifer y staff i 245 o weithwyr

Derbyniwyd cofnodion cyfarfod y Bwrdd a gynhaliwyd ar 16 Gorffennaf 2024.

Nodwyd statws y camau gweithredu y gofynnwyd amdanynt gan y Bwrdd.

Diolchwyd i Paul Redfern am ei gyfraniad hyd yn hyn cyn iddo adael y cyfarfod. Cymeradwyodd y Bwrdd gynigion (i) i ailbenodi Paul Redfern am gyfnod pellach o flwyddyn yn y swydd fel ymgynghorydd annibynnol y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg a (ii) gosod ffi’r ymgynghorydd annibynnol. Byddai trefniadau cynllunio olyniaeth yn cael eu gwneud ar gyfer parhad ar ôl y cyfnod hwn o flwyddyn.

Roedd y Bwrdd yn fodlon â chyfeiriad yr ymgynghoriad ar y cylch cyfarfodydd bwrdd a phwyllgor wrth fynd i mewn i 2025/26. Cynlluniwyd y cynigion i wneud defnydd da o amser a chydbwyso rhyngweithiadau’r Bwrdd yn briodol i gefnogi effeithiolrwydd y Bwrdd. Byddai amseriad y diwrnod strategaeth arfaethedig a'r ymweliad yn cael eu hadolygu. Ar ôl wythnos arall ar gyfer adborth, byddai'r Pennaeth Llywodraethu yn gweithredu'r cynllun. Byddai gwaith pellach yn cael ei wneud ar amseriadau ar gyfer y pwyllgorau.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn nodi’r adroddiad materion gweithdrefnol a llywodraethu ac yn derbyn cofnodion 16 Gorffennaf 2024.