Ymgynghoriad ar safonau perfformiad drafft ar gyfer Swyddogion Canlyniadau a safonau perfformiad diwygiedig ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol

Mae gennym y pŵer i bennu safonau perfformiad ar gyfer Swyddogion Canlyniadau, eu monitro a chyflwyno adroddiadau arnynt, ac rydym wedi gwneud hynny ers 2009. Cafodd y fframwaith safonau perfformiad ar gyfer Swyddogion Canlyniadau ei ddiweddaru ddiwethaf yn 2013.

Ar y cyd â'n canllawiau a'n hadnoddau, mae'r safonau perfformiad yn rhan bwysig o'n pecyn cymorth i Swyddogion Canlyniadau er mwyn cynllunio a darparu etholiadau ledled Prydain Fawr.

Mae cyflwyno'r Ddeddf Etholiadau wedi cynnig cyfle amserol i adolygu'r fframwaith ar gyfer Swyddogion Canlyniadau. Rydym am i'r safonau roi fframwaith cadarn ar gyfer cynnal etholiadau yn effeithiol, cefnogi'r gwaith o roi newidiadau deddfwriaethol ar waith yn effeithiol ac yn gyson, a galluogi prosesau adrodd tryloyw am y ffordd y mae etholiadau wedi cael eu darparu ar lefel leol a ledled Prydain Fawr. 

Bydd y newidiadau sy'n deillio o'r Ddeddf Etholiadau hefyd yn effeithio ar rôl Swyddogion Cofrestru Etholiadol ac rydym wedi nodi nifer o feysydd lle bydd angen diweddaru'r fframwaith presennol ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol, a gafodd ei adolygu ddiwethaf yn 2021, er mwyn adlewyrchu'r cyfrifoldebau newydd hyn.

Rydym am glywed eich barn am y safonau drafft, sut y dylid eu defnyddio ac a fyddant yn ein helpu i gyflawni'r nodau hyn.

Sut i ymateb

Defnyddir yr adborth a gawn yn ystod yr ymgynghoriad hwn i lywio'r safonau terfynol cyn iddynt gael eu cyflwyno gerbron Senedd y DU, Senedd Cymru a Senedd yr Alban a'u cyflwyno erbyn diwedd y flwyddyn hon. Ochr yn ochr â'r safonau terfynol, byddwn hefyd yn cyhoeddi ymateb i'r ymgynghoriad hwn, gan ddangos yr adborth a gawsom a sut rydym wedi ymdrin ag ef.

Drwy gydol y cyfnod ymgynghori, byddwn yn mynychu cyfarfodydd a drefnir – megis cyfarfodydd cangen Cymdeithas y Gweinyddwyr Etholiadol – a byddwn hefyd yn trafod y safonau mewn cyfarfodydd â rhanddeiliaid unigol.

Byddwn yn achub ar y cyfleoedd hyn i gasglu barn am y safonau drafft a sut rydym yn eu defnyddio. 
Rydym yn fodlon ystyried cyfarfod ag unrhyw grwpiau eraill neu unigolion sydd â diddordeb ar gais.

Rydym hefyd wedi trefnu cyfres o sesiynau galw heibio y gall unrhyw grwpiau neu unigolion â diddordeb ymuno â nhw i ofyn cwestiynau a rhoi adborth. Caiff y rhain eu cynnal ar 29 Mehefin, 21 Gorffennaf a 5 Awst. Anfonwch e-bost atom yn [email protected] os hoffech fynychu sesiwn. 

Gwnaethom ddechrau datblygu'r safonau perfformiad newydd ar gyfer Swyddogion Canlyniadau yr hydref diwethaf, gan ddefnyddio strwythur y fframwaith perfformiad ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol fel ein sail. Cafodd y fframwaith ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol ei ddiweddaru ddiwethaf ym mis Mehefin 2021 ac mae'n canolbwyntio ar ganlyniadau yn hytrach na'r prosesau a ddilynwyd.

Rydym wedi trafod y dull gweithredu'n anffurfiol â nifer o Swyddogion Canlyniadau o bob cwr o Brydain Fawr er mwyn cael eu barn ar gam cynnar, ac mae eu hadborth wedi helpu i lywio'r drafft rydym bellach yn ymgynghori arno. Mae hyn wedi cynnwys trafodaethau â grwpiau bach o Swyddogion Canlyniadau ledled Lloegr, yn ogystal ag ymgysylltu â'r Bwrdd Cynghori ar Gydlynu Etholiadol yng Nghymru a'r Bwrdd Rheoli Etholiadol yn yr Alban. 

Mae'r safonau drafft hefyd wedi elwa ar fewnbwn gan Gymdeithas y Gweinyddwyr Etholiadol, ar lefel swyddogol a thrwy drafodaethau ynghylch y dull gweithredu lefel uchel ag aelodau yn eu cyfarfodydd cangen rhanbarthol. Trafodwyd y safonau drafft â swyddogion y llywodraeth a'r arweinwyr etholiadau yng Nghymdeithas Prif Weithredwyr Awdurdodau Lleol (Solace) hefyd.

Ynglŷn â'r safonau drafft

Mae'r safonau newydd arfaethedig yn canolbwyntio ar y canlyniadau y dylid eu cyflawni, yn hytrach na'r prosesau a ddilynir, gyda'r nod o helpu Swyddogion Canlyniadau a'u timau i ddeall a dangos effaith eu gweithgareddau etholiadol. 

Dylai hyn helpu Swyddogion Canlyniadau i wneud penderfyniadau hyddysg am ba weithgareddau yr ymgymerir â nhw, y ffordd y mae'r gweithgareddau hyn yn cael eu cynnal a'r ffordd y gellir defnyddio adnoddau cyfyngedig yn effeithlon ac yn effeithiol.  

Mae pedair safon newydd arfaethedig sy'n canolbwyntio ar y canlyniadau canlynol:

  • Mae gwasanaethau etholiadol yn gadarn ac yn cefnogi'r gwaith o gynnal etholiadau yn effeithiol
  • Mae pawb sy'n gymwys ac sydd am bleidleisio yn gallu gwneud hynny ac mae ganddynt hyder yn y broses bleidleisio
  • Mae pawb sy'n gymwys ac sydd am sefyll etholiad yn gallu gwneud hynny ac mae ganddynt hyder yn y broses 
  • Gall pawb fod yn hyderus y caiff y broses etholiadol ei rheoli'n dda a bod y canlyniadau yn gywir

Cynlluniwyd y pedair safon ddrafft i gefnogi Swyddogion Canlyniadau i gynnal etholiadau yn effeithiol ond hefyd i gwmpasu'r gwaith cynllunio a pharatoi parhaus sydd ei angen er mwyn bod yn barod i gyflwyno etholiadau pryd bynnag y gallent gael eu cynnal. 

Mae safon perfformiad un yn canolbwyntio ar sicrhau bod y strwythurau a'r adnoddau gofynnol ar waith gan Swyddogion Canlyniadau i alluogi a chefnogi eu timau i gynnal etholiadau yn ymarferol, ac y gellir eu defnyddio drwy'r flwyddyn i gefnogi a herio perfformiad.

Yna mae safonau perfformiad dau, tri a phedwar yn canolbwyntio ar gyflwyno etholiadau yn weithredol, gan sicrhau y gall pawb sy'n gysylltiedig â'r broses gymryd rhan ac ymddiried yn y canlyniadau. Er bod y rhain yn fwy gweithredol, maent wedi'u cynllunio i sicrhau bod Swyddogion Canlyniadau yn canolbwyntio ar y canlyniadau y dylid eu cyflawni ar gyfer y cyfranogwyr amrywiol yn y broses etholiadol – sef pleidleiswyr, ymgeiswyr ac ymgyrchwyr – yn hytrach na chwmpasu'r gweithgareddau y mae angen eu cynnal yn unig. 

Er y bydd y safonau yn parhau i gael eu hadolygu a gwneir diweddariadau pellach os bydd angen, cynlluniwyd y fframwaith i roi rhywfaint o hyblygrwydd er mwyn caniatáu ar gyfer newidiadau deddfwriaethol yn y dyfodol, a bydd y canllawiau ategol yn ddull o amlinellu manylion yr hyn y dylai Swyddogion Canlyniadau fod yn ei wneud er mwyn sicrhau eu bod yn cyrraedd y safonau. Er enghraifft, rydym yn cydnabod y disgwylir newidiadau deddfwriaethol pellach dros yr ychydig flynyddoedd nesaf, yn enwedig yn y cenhedloedd datganoledig lle mae Llywodraeth Cymru a Llywodraeth yr Alban wedi nodi eu bod yn bwriadu cyflwyno eu deddfwriaeth ddiwygio eu hunain yn ystod cyfnod y seneddau presennol.

Bydd y newidiadau yn y Ddeddf Etholiadau yn effeithio ar rôl Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn ogystal â Swyddogion Canlyniadau, ac rydym wedi nodi nifer o feysydd lle bydd angen diweddaru'r fframwaith perfformiad presennol ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol er mwyn adlewyrchu'r cyfrifoldebau newydd hyn. Rydym hefyd yn ceisio barn drwy’r ymgynghoriad hwn. Mae’r diwygiadau drafft yn adlewyrchu ein dealltwriaeth bresennol o sut bydd y newidiadau yn y Ddeddf yn cael effaith ar rôl Swyddogion Cofrestru Etholiadol, ond o ystyried bod llawer o’r manylion ynghylch sut bydd y darpariaethau hyn yn gweithio yn ymarferol heb ddod eto mewn is-ddeddfwriaeth, mae’n bosibl y bydd yr union gynnwys yn dal i fod yn agored i newidiadau pellach.

Rydym wedi defnyddio'r fframwaith a grëwyd ar gyfer y safonau perfformiad i Swyddogion Cofrestru Etholiadol fel ein man cychwyn ar gyfer safonau Swyddogion Canlyniadau. Mae'r fframwaith hwn yn cynnwys yr elfennau canlynol:

  • Canlyniad: 

Mae hyn yn nodi'r nod cyffredinol y dylai'r Swyddogion Canlyniadau fod yn ceisio ei gyflawni.

  • Pa fewnbwn sydd ei angen?

Mae hyn yn nodi'r adnoddau y bydd angen eu darparu ar gyfer y gwasanaeth fel y gellir cyflawni'r gweithgareddau angenrheidiol.

  • Pa weithgareddau yr ymgymerir â nhw?

Nid yw hyn yn rhoi rhestr gynhwysfawr o weithgareddau ond, yn hytrach, mae'n crynhoi'r prif weithgareddau y mae'n debygol y bydd angen i Swyddogion Canlyniadau ymgymryd â nhw er mwyn gallu cyflawni'r canlyniad. Bydd ein canllawiau a'n hadnoddau i Swyddogion Canlyniadau yn eu helpu i benderfynu ar y gweithgareddau penodol y bydd angen eu cynnal.

  • Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith y gweithgareddau?

Mae hyn yn tynnu sylw at y data a'r wybodaeth ansoddol a fydd yn helpu i ddangos effaith y gweithgareddau. Dylai hyn fod yn sail i'r ffordd y gall Swyddogion Canlyniadau a'r Comisiwn bennu llwyddiant eu gwaith. Unwaith eto, nid yw hyn yn rhestr gynhwysfawr a gallai data neu wybodaeth ychwanegol sy'n berthnasol i'w berfformiad ategu'r wybodaeth a restrir. 

  • Pa wahaniaeth sy'n cael ei wneud?

Mae hyn yn crynhoi'r effeithiau cyfun y dylai'r gweithgareddau eu cael, ac a fyddai, o'u hystyried gyda'i gilydd, yn cyfrannu at y gwaith o gyflawni'r canlyniad cyffredinol.

  • Sut gallwn bennu llwyddiant y gwaith?

Mae hyn yn pennu'r mesurau a fydd yn helpu i ddangos pa wahaniaeth y mae'r gwaith yn ei wneud. Mewn rhai achosion, ni fydd y gwahaniaeth yn syml i'w feintioli na'i fesur fel arall, ac felly efallai y bydd yn rhaid dibynnu ar gyfuniad o sawl mesur er mwyn dangos yr hyn y mae'r gwaith yn ei gyflawni.    

Cwestiynau

  • A yw'r safonau yn canolbwyntio ar y canlyniadau cywir? Os nad ydynt, pa ganlyniadau y dylid eu hadlewyrchu?
  • A yw'r safonau drafft yn dangos y cysylltiad clir rhwng rhoi mewnbwn a chyflawni'r canlyniadau cyffredinol?
  • A yw'r safonau yn canolbwyntio ar y gweithgareddau cywir? Os nad ydynt, pa weithgareddau y dylid eu cynnwys?
  • Beth yw eich barn am fesuradwyedd effaith y gweithgareddau a bennir yn y safonau drafft?
  • A yw'r safonau yn cwmpasu'r ystod lawn o gyfrifoldebau'r Swyddog Canlyniadau? A oes unrhyw fylchau neu a oes unrhyw beth na ddylai fod wedi cael ei gynnwys yn y safonau?
  • A 'r safonau yn cynnig digon o hyblygrwydd er mwyn caniatáu ar gyfer newidiadau deddfwriaethol yn y dyfodol?

Defnyddio'r safonau

Caiff y safonau eu defnyddio mewn tair prif ffordd: cefnogi a herio perfformiad Swyddogion Canlyniadau; cefnogi'r broses o roi newidiadau deddfwriaethol ar waith yn effeithiol ac yn gyson; a chyflwyno adroddiadau tryloyw am berfformiad Swyddogion Canlyniadau a sut y caiff etholiadau eu cynnal.

Cefnogi a herio

Mae'r safonau, ar y cyd â'n canllawiau a'n cyngor, yn ffurfio rhan ganolog o waith y Comisiwn i gefnogi a herio Swyddogion Canlyniadau i gynnal etholiadau yn effeithiol. 

Cynlluniwyd y fframwaith newydd i gael ei ddefnyddio drwy gydol y flwyddyn yn ogystal ag yn ystod y cyfnod cyn etholiadau.

Mae'r safon gyntaf yn benodol yn ceisio creu sylfaen ar gyfer ymgysylltu drwy gydol y flwyddyn rhwng y Comisiwn a Swyddogion Canlyniadau a'u timau, gan gynnwys mewn perthynas â strwythurau lleol a'r dull o gynnal etholiadau. Y bwriad yw y bydd hyn yn helpu i nodi unrhyw faterion y tu hwnt i etholiadau a mynd i'r afael â nhw, a sicrhau eu bod yn barod ar gyfer etholiadau, pryd bynnag y cânt eu cynnal. Bydd hyn yn ategu'r gwaith rydym yn ei ddatblygu fel rhan o'n strategaeth i gefnogi mwy o gapasiti a gwydnwch o fewn awdurdodau lleol, er mwyn datblygu amrywiaeth o adnoddau i helpu awdurdodau lleol i gynllunio a rheoli eu gwasanaethau etholiadol. Gyda'i gilydd, byddwn yn defnyddio'r rhain i gynnig cyngor, cymorth ac adnoddau wedi'u teilwra a fydd yn helpu awdurdodau lleol i ddatblygu'r gwydnwch a'r capasiti i gynnal etholiadau yn effeithiol o dan eu hamgylchiadau penodol eu hunain. 

Mae'r ail agwedd ar ein prosesau cefnogi a herio yn canolbwyntio ar waith ymgysylltu wedi'i dargedu yn y cyfnod cyn etholiad ac yn ystod yr etholiad. Mae hyn yn adeiladu ar ein proses sydd eisoes wedi'i sefydlu, lle rydym yn ymgymryd ag asesiadau risg i lywio sut rydym yn blaenoriaethu ein gwaith ymgysylltu. Mae'r asesiadau risg hyn yn ystyried amrywiaeth o ffactorau, gan gynnwys profiad y Swyddog Canlyniadau a'i dîm, unrhyw newidiadau staffio, demograffeg yr ardal a risgiau twyll etholiadol. Er ein bod yn ymdrechu i ymgysylltu â phob Swyddog Canlyniadau mewn perthynas ag etholiadau, byddwn yn ymgysylltu'n amlach ac ar lefel ddyfnach â'r rheini y nodir eu bod yn wynebu mwy o risg o beidio â gallu cynnal etholiadau yn effeithiol.

Defnyddir fframwaith y safonau i gefnogi sgyrsiau strwythuredig â Swyddogion Canlyniadau a'u timau. Bydd hyn yn ein galluogi i ddeall mwy am y paratoadau sy'n cael eu gwneud, herio pan nad yw pethau'n gwneud y cynnydd disgwyliedig, a chynnig cymorth a chyngor er mwyn helpu i fireinio'r trefniadau. 

Y bwriad yw y gall Swyddogion Canlyniadau ddefnyddio'r safonau newydd, ar y cyd â'n canllawiau, i gynllunio a chyflwyno profiadau cyson ac o safon i bawb sy'n gysylltiedig â'r broses etholiadol.

Defnyddir y wybodaeth a'r data a nodir yn y safonau i lywio'r trafodaethau strwythuredig. Efallai na fyddwn yn gweithio drwy'r cyfan ym mhob achos, ond byddem yn disgwyl i Swyddogion Canlyniadau a'u timau ddefnyddio'r wybodaeth a'r data eu hunain beth bynnag i'w helpu i ddeall effaith eu gweithgareddau – fel y gallant nodi'r hyn sy'n gweithio, yr hyn nad yw'n gweithio, a ble y gellir gwneud gwelliannau – felly byddem yn gobeithio y byddai'n ddigon syml eu darparu a mynd drwyddynt gyda ni ar gais. Bydd ein pwyslais ym mhob achos yn dibynnu i ryw raddau ar ein rhesymeg ar gyfer ymgysylltu: felly, er enghraifft, os bu problem flaenorol mewn perthynas â chyfrif, byddem yn disgwyl canolbwyntio'n benodol ar yr agweddau hynny ar y safonau yn ein trafodaethau.

Ochr yn ochr â hyn, byddwn hefyd yn casglu gwybodaeth reoli gan bob Swyddog Canlyniadau, sy'n cyd-fynd â'r wybodaeth a'r dystiolaeth a amlinellir yn y safonau. Yn ogystal â rhoi ffynhonnell bwysig o wybodaeth i ni i'w dadansoddi a'i defnyddio i lywio gwaith ymgysylltu â Swyddogion Canlyniadau lleol, mae hefyd yn rhoi darlun o gynnydd ar lefel genedlaethol ac yn rhoi data i ni y gallwn eu defnyddio'r rhagweithiol ac yn adweithiol i adrodd stori sut mae'r etholiadau yn cael eu rheoli. Nid ydym yn bwriadu casglu symiau sylweddol o wybodaeth yn rheolaidd, yn hytrach, byddwn yn canolbwyntio ar wybodaeth allweddol yn ystod cyfnod etholiad a fyddai'n rhoi trosolwg o'r paratoadau allweddol a wnaed (er enghraifft, ynghylch lleoliadau a staff gorsafoedd pleidleisio, amseru a lleoliadau cyfrif, a threfniadau dosbarthu pleidleisiau post). 

Cwestiynau

  • A fydd y dull arfaethedig ar gyfer sut y bydd y Comisiwn yn defnyddio'r safonau i ymgysylltu â Swyddogion Canlyniadau yn helpu i gefnogi a herio yn effeithiol?
  • A oes unrhyw beth arall neu wahanol y dylai'r Comisiwn fod yn defnyddio'r safonau ar ei gyfer?
  • A fydd y safonau yn helpu Swyddogion Canlyniadau i ddarparu profiad cyson ac o safon i bleidleiswyr, ymgeiswyr ac asiantiaid yn eich barn chi?
  • A fydd y safonau, ar y cyd â'n canllawiau, yn effeithiol wrth helpu Swyddogion Canlyniadau i gynllunio a chynnal etholiadau?
  • A oes unrhyw adnoddau a chanllawiau a fyddai'n helpu i gefnogi Swyddogion Canlyniadau i ddefnyddio'r safonau a gwella eu perfformiad?

Cefnogi'r broses o roi deddfwriaeth ar waith yn gyson

Ynghyd â'n canllawiau a'n cyngor, bydd y safonau hefyd yn chwarae rôl bwysig wrth gefnogi'r broses o roi newidiadau deddfwriaethol ar waith yn effeithiol ac yn gyson, gan gynnwys y newidiadau sylweddol sy'n deillio o'r Ddeddf Etholiadau.

Bydd ein dull o gefnogi a herio Swyddogion Canlyniadau, fel yr amlinellir uchod, yn rhoi pwyslais penodol ar helpu i sicrhau bod y trefniadau angenrheidiol er mwyn cyflwyno'r amrywiaeth o newidiadau ar waith cyn etholiadau mis Mai 2023 a mis Mai 2024, a bydd y data a'r wybodaeth a gesglir gennym hefyd yn helpu i lywio ein gwaith gwerthuso ac adrodd.

Er enghraifft, ar gyfer y newidiadau sy'n ymwneud â hygyrchedd – lle mae'r ddeddfwriaeth bellach yn cynnig hyblygrwydd i Swyddogion Canlyniadau o ran pa drefniadau maent yn eu rhoi ar waith i gefnogi pleidleiswyr anabl yn yr orsaf bleidleisio – defnyddir y fframwaith i gefnogi sgyrsiau strwythuredig â Swyddogion Canlyniadau ynghylch yr addasiadau y maent yn eu cynnig a sut mae'r rhain yn ystyried y rhai a argymhellir yn ein canllawiau, ac i helpu i sicrhau bod trefniadau priodol ar waith. Byddwn hefyd yn gallu casglu'r wybodaeth a restrir i ddangos pa addasiadau a wnaed gan Swyddogion Canlyniadau, a fydd yn ein helpu ni i gyflawni ein dyletswydd statudol i adrodd ar hyn ar ôl yr etholiadau.

Mewn perthynas â safonau'r Swyddogion Cofrestru Etholiadol, rydym wedi gwneud rhai newidiadau i gwmpasu'r cyfrifoldebau newydd o ran ceisiadau am gardiau pleidleisio, ac rydym hefyd wedi cynnwys manylion ychwanegol i gwmpasu estyn yr etholfraint i etholwyr tramor a chyflwyno newidiadau i'r broses gwneud cais am bleidlais absennol. 

Rydym yn disgwyl monitro ac adrodd ar weithrediad ac effaith y darpariaethau newydd a diwygiedig sy'n deillio o'r Ddeddf Etholiadau fel rhan o'n pwerau statudol presennol a'n dyletswyddau i barhau i adolygu cyfraith etholiadol ac adrodd ar etholiadau. Bydd ein gwaith ymgysylltu ehangach â Swyddogion Canlyniadau a Swyddogion Cofrestru Etholiadol, a danategir gan y fframweithiau safonau, yn ein galluogi i feithrin dealltwriaeth ddyfnach o'r heriau a'r llwyddiannau ynghylch rhoi'r Ddeddf ar waith, a fydd yn llywio'r adroddiadau hyn.

Cwestiynau

  • A yw'r safonau, gan gynnwys y diweddariadau i'r safonau ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol, yn adlewyrchu'r amrywiaeth o newidiadau sy'n cael eu cyflwyno o ganlyniad i'r Ddeddf Etholiadau yn briodol?
  • A fydd y safonau, ynghyd â'n canllawiau, yn helpu i roi'r newidiadau deddfwriaethol a gyflwynir ar waith yn gyson yn eich barn chi?
  • A yw'r data a'r wybodaeth a nodir yn y safonau yn cwmpasu'r meysydd cywir yn eich barn chi ac a fyddant yn darparu tystiolaeth gadarn i lywio ein hadroddiadau am y broses o roi'r Ddeddf ar waith?

Adrodd

Pan fydd materion yn codi wrth i etholiadau gael eu cynnal, ein prif flaenoriaeth yw cefnogi Swyddogion Canlyniadau a'u timau gyda chanllawiau a chyngor i'w helpu i fynd i'r afael â'r mater a lliniaru effaith unrhyw faterion ar bleidleiswyr ac ymgyrchwyr. Yna byddwn yn gweithio gyda nhw ar ôl yr etholiadau i'w cefnogi wrth iddynt ddysgu gwersi a'u helpu i nodi a chymryd unrhyw gamau gweithredu sydd eu hangen er mwyn helpu i sicrhau na fydd y mater yn codi eto. 

Fodd bynnag, mae angen i ni hefyd sicrhau, lle mae materion wedi codi, ein bod yn dryloyw ynghylch y rhain, gan fod yn agored ac yn glir am yr hyn sydd wedi digwydd, yr effaith, a'r hyn a ddysgwyd. I'r perwyl hwn, mae'r safonau yn chwarae rôl bwysig drwy ein galluogi i adrodd ar y broses o weinyddu etholiadau. Dylai'r safonau hefyd helpu Swyddogion Canlyniadau i ddangos effaith eu gweithgareddau etholiadol, ac adrodd ar hyn yn lleol.

Pan fydd materion yn codi, caiff y darnau perthnasol o ddata a gwybodaeth a restrir yn y safonau eu coladu a'u dadansoddi er mwyn ein galluogi i asesu a fodlonwyd agweddau perthnasol ar y safonau yn ymarferol. Mae gennym broses sefydledig ar gyfer gwneud hyn sy'n cynnwys ymgynghori â phanel o aelodau'r Bwrdd Cynghori ar Gydlynu Etholiadol (h.y. Uwch-swyddogion Canlyniadau o bob rhan o'r DU) er mwyn cael eu hadborth ar y dystiolaeth, yr effaith a'r asesiad dros dro o berfformiad, cyn y gwneir penderfyniad terfynol.

Yn ogystal â thynnu sylw at feysydd lle bu problemau, byddwn hefyd yn defnyddio ein hadroddiadau i dynnu sylw at enghreifftiau o arferion da. Bydd hyn yn arbennig o bwysig wrth i ni gasglu enghreifftiau o brosesau newydd i gefnogi'r gwaith o roi newidiadau deddfwriaethol ar waith, y gallwn wedyn eu rhannu ag awdurdodau lleol eraill er mwyn helpu i lywio eu trefniadau lleol.

Bydd y wybodaeth a gawn drwy ymgysylltu â Swyddogion Canlyniadau a'u timau yn rhoi dealltwriaeth i ni o berfformiad lleol, ond hefyd yn ein helpu i greu darlun o sut mae'r system yn gweithio yn fwy cyffredinol. Drwy gasglu a choladu'r pwyntiau allweddol o'n trafodaethau unigol â Swyddogion Canlyniadau gallwn nodi themâu a materion sy'n dod i'r amlwg a all, yn eu tro, lywio ein hadroddiadau a'n hargymhellion ar ôl etholiadau.

Cwestiynau

  • A fyddai'r dull adrodd arfaethedig yn cefnogi tryloywder, yn hybu hyder y caiff etholiadau eu cynnal yn effeithiol ac yn galluogi arferion da i gael eu rhannu yn eich barn chi?
  • A oes unrhyw beth arall neu wahanol y dylai'r Comisiwn fod yn ei wneud i gefnogi Swyddogion Canlyniadau a'u timau pan fydd materion yn codi?

Beth fydd yn digwydd nesaf?

Defnyddir yr adborth a gawn yn ystod yr ymgynghoriad hwn i lywio'r safonau terfynol cyn iddynt gael eu cyflwyno gerbron Senedd y DU, Senedd Cymru a Senedd yr Alban a'u cyflwyno erbyn diwedd y flwyddyn hon. Ochr yn ochr â'r safonau terfynol, byddwn hefyd yn cyhoeddi ymateb i'r ymgynghoriad hwn, gan ddangos yr adborth a gawsom a sut rydym wedi ymdrin ag ef.

Rydym hefyd yn gwneud gwaith i ddiweddaru ein canllawiau a'n hadnoddau i gefnogi Swyddogion Canlyniadau a Swyddogion Cofrestru Etholiadol yng Nghymru, Lloegr a'r Alban wrth gynnal etholiadau a darparu gwasanaethau cofrestru etholiadol, gan gynnwys i adlewyrchu'r newidiadau i brosesau a fydd yn ofynnol o ganlyniad i'r Ddeddf Etholiadau. Bydd y deunyddiau diwygiedig hyn yn darparu gwybodaeth fanylach i helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol a Swyddogion Canlyniadau i gyflawni yn erbyn yr amcanion a nodir yn y safonau.  

Fframwaith safonau perfformiad drafft ar gyfer Swyddogion Canlyniadau 2022

Pa fewnbwn sydd ei angen?

  • Dealltwriaeth Swyddogion Canlyniadau o'u rôl a'u cyfrifoldebau, a'r broses o'u cyflawni – rheoli a goruchwylio'r gwaith o gynnal etholiadau, gan gynnwys amrywiaeth o swyddogaethau statudol y Swyddog Canlyniadau, a dealltwriaeth o'r dirwedd strategol, gan gynnwys unrhyw newidiadau deddfwriaethol a fydd yn effeithio ar gyflawniad
  • Ymgysylltu â rhanddeiliaid – meithrin a chynnal cydberthnasau cryf â rhanddeiliaid allweddol 
  • Cynllunio – cynnal cynlluniau ar gyfer darparu etholiadau, boed yn rhai a drefnwyd neu'n rhai nas trefnwyd, gan sicrhau y cânt eu hadolygu'n barhaus
  • Adnoddau – nodi a dyrannu cyllideb a staff parhaol; a rheoli contractwyr a chyflenwyr


Pa weithgareddau yr ymgymerir â nhw?

Deall cyfrifoldebau statudol

  • Caiff etholiadau eu cynnal yn unol â deddfwriaeth, canllawiau a chyfarwyddiadau (lle cânt eu cyflwyno)  
  • Caiff gwybodaeth a dealltwriaeth Swyddogion Canlyniadau ynghylch y rôl a'r cyfrifoldebau eu datblygu a'u cynnal, gan gynnwys drwy hyfforddiant 
  • Caiff dirprwyon eu penodi'n ffurfiol, gan sicrhau bod trefniadau dirprwyo clir ar waith ac y caiff rolau eu neilltuo a'u deall

Datblygu a chynnal cynlluniau cyflawni cadarn

  • Sefydlu tîm prosiect i gefnogi paratoadau ar gyfer etholiadau a'r broses o'u cynnal
  • Cynlluniau clir ar waith, gydag amcanion a mesurau llwyddiant 
  • Cynllunio wrth gefn er mwyn sicrhau parodrwydd ar gyfer digwyddiadau nas trefnwyd
  • Cynllunio parhad busnes
  • Cofrestr risg ar waith, risgiau'n cael eu monitro a mesurau lliniaru wedi'u nodi a'u rhoi ar waith
  • Recriwtio staff angenrheidiol a nodi anghenion hyfforddi
  • Trefniadau cadarn ar waith ar gyfer rheoli materion
  • Sicrhau cyllid priodol gan yr awdurdod lleol 

Gweithio gyda chontractwyr a chyflenwyr

  • Nodi gwasanaethau allanol sydd eu hangen
  • Caffael gwasanaethau
  • Datblygu contractau a rheoli'r broses o'u cyflawni

Cynnal cydberthnasau effeithiol â rhanddeiliaid allweddol

  • Ymgysylltu â rhanddeiliaid allweddol ynghylch cynlluniau
  • Ymgysylltu'n barhaus â rhanddeiliaid drwy gydol y broses o gynnal etholiadau

Cydgysylltu a rheoli'r etholiad (gan Swyddogion Canlyniadau â phŵer cyfarwyddo)

  • Gweithio ar draws ffiniau awdurdodau lleol gyda Swyddogion Canlyniadau eraill i ddatblygu canllawiau a chyflwyno cyfarwyddiadau lle bo angen er mwyn helpu i gynnal etholiadau mewn modd cyson 
  • Ymgysylltu â Swyddogion Canlyniadau lleol ynghylch y trefniadau sydd ar waith ganddynt ar gyfer cynnal etholiadau yn eu hardal


Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

Deall cyfrifoldebau statudol

  • Ymwybyddiaeth o ganllawiau a deddfwriaeth
  • Cofnodion o hyfforddiant/cyfarfodydd a fynychwyd 
  • Tystiolaeth o sicrhau ansawdd y broses etholiadol gyfan
  • Hysbysiad am benodiad dirprwyon

Datblygu a chynnal cynlluniau cyflawni cadarn

  • Agendâu clir a chofnodion ar gyfer cyfarfodydd timau prosiect, i gefnogi ffocws ar ganlyniadau 
  • Dogfennaeth cynllunio prosiect a adolygir yn rheolaidd
  • Gwerthusiad o ddigwyddiadau blaenorol a nodi gwersi a ddysgwyd
  • Dadansoddiad o'r cyd-destun ehangach y caiff etholiadau eu cynnal ynddo
  • Cynlluniau olyniaeth a gaiff eu monitro'n rheolaidd
  • Dadansoddiad o anghenion hyfforddiant a chofnodion o hyfforddiant 
  • Cysoni costau prosiectau yn erbyn y gyllideb sydd ar gael

Cynnal cydberthnasau effeithiol â rhanddeiliaid allweddol

  • Cofnodion o benderfyniadau caffael ffurfiol
  • Contractau ar waith â phob cyflenwr, gyda dulliau i reoli a monitro perfformiad 
  • Adnoddau monitro contractau a dulliau uwchgyfeirio, gan gynnwys cofnod o faterion cyflenwyr a chofrestrau risg
  • Cytundebau lefel gwasanaeth
  • Manylion am gynlluniau parhad busnes cyflenwyr

Cydgysylltu a rheoli'r etholiad (gan Swyddogion Canlyniadau â phŵer cyfarwyddo)

  • Cofnodion cyfarfodydd â rhanddeiliaid
  • Ymgynghori â rhanddeiliaid lleol ar gynlluniau a threfniadau etholiadau, a chael adborth ganddynt
  • Asesiad o ofynion hygyrchedd lleol a dealltwriaeth amlwg o anghenion
  • Cofnodion o faterion neu bryderon a godwyd gan randdeiliaid a datrysiadau a roddwyd ar waith

Gweithio gyda chontractwyr a chyflenwyr

  • Cynlluniau ar gyfer cyfathrebu â Swyddogion Canlyniadau lleol
  • Cynlluniau ar gyfer cydgysylltu a darparu gweithgarwch codi ymwybyddiaeth y cyhoedd ac ymgysylltu ag etholwyr drwy'r ardal etholiadol gyfan
  • Trefniadau ar gyfer coladu canlyniadau
  • Cofnodion o unrhyw ganllawiau a gyhoeddwyd ac a yw'r pŵer i roi cyfarwyddiadau wedi cael ei ddefnyddio a sut
  • Dadansoddiad o adborth ar ôl yr etholiad 


Pa wahaniaeth sy'n cael ei wneud? 

Rhoi profiad cyson ac o safon i etholwyr, ymgeiswyr ac asiantiaid  
Sicrhau hyder y cyhoedd mewn prosesau etholiadol a'u boddhad gyda'r prosesau hynny
Timau sy'n darparu gwasanaethau etholiadol yn cael eu cefnogi'n effeithiol i gyflawni prosesau etholiadol
Mae gan y Swyddog Canlyniadau y sgiliau, y wybodaeth a'r dylanwad cywir i gefnogi'r gwaith o gynnal etholiadau yn effeithiol


Sut gallwn benderfynu ar lwyddiant ein gwaith?

  • Caiff digwyddiadau eu cynnal yn unol â deddfwriaeth 
  • Caiff etholiadau eu cynnal heb her gyfreithiol 
  • Dadansoddi gwydnwch, gallu a chapasiti timau
  • Dadansoddi adborth ar y broses o gynnal etholiadau ac unrhyw gwynion a gafwyd
  • Perfformiad yn erbyn y mesurau a'r amcanion a nodir yn eich cynlluniau prosiectau

Pa fewnbwn sydd ei angen?

  • Dealltwriaeth Swyddogion Canlyniadau o'u rôl a'u cyfrifoldebau, a'r broses o'u cyflawni – rheoli a goruchwylio'r gwaith o gynnal etholiadau, gan gynnwys amrywiaeth o swyddogaethau statudol y Swyddog Canlyniadau
  • Cynllunio – cynnal cynlluniau ar gyfer darparu etholiadau, gan sicrhau y cânt eu hadolygu'n barhaus a'u defnyddio i gefnogi cyflawniad
  • Adnoddau – nodi a dyrannu cyllideb a staff dros dro; a rheoli contractwyr a chyflenwyr. 
  • Hyfforddiant – nodi a darparu hyfforddiant i ddiwallu anghenion staff dros dro a staff parhaol 


Pa weithgareddau yr ymgymerir â nhw?

Darparu gwybodaeth i sicrhau bod pleidleiswyr yn deall sut y gallant gymryd rhan

  • Datblygu a chyflwyno strategaeth ymwybyddiaeth y cyhoedd, gan sicrhau bod etholwyr yn cael y wybodaeth sydd ei hangen arnynt i ddeall sut y gallant gymryd rhan
  • Sicrhau bod yr holl ddeunyddiau gofynnol ar gyfer etholiad yn gywir ac ar gael cyn gynted ag y bo'n ymarferol  

Cynhyrchu deunyddiau etholiad

  • Cynhyrchu a chyhoeddi hysbysiadau etholiad
  • Cynhyrchu a dosbarthu cardiau pleidleisio 
  • Prawfddarllen deunyddiau etholiad 
  • Cynhyrchu papurau pleidleisio 

Rheoli pleidleisio absennol

  • Cynhyrchu a dosbarthu pecynnau pleidleisio drwy'r post
  • Agor a phrosesu pleidleisiau post a ddychwelir 

Rheoli pleidleisio'n bersonol

  • Nodi a threfnu gorsafoedd pleidleisio addas
  • Asesu hygyrchedd gorsafoedd pleidleisio
  • Nodi pleidleiswyr sydd ag anghenion hygyrchedd a darparu cyfarpar i'w cefnogi
  • Sicrhau bod lefel briodol o staff mewn gorsafoedd pleidleisio
  • Rhoi hyfforddiant i staff gorsafoedd pleidleisio


Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

Darparu gwybodaeth i sicrhau bod pleidleiswyr yn deall sut y gallant gymryd rhan 

  • Dadansoddiad o ddulliau cyfathrebu gwahanol, er mwyn helpu i dargedu negeseuon 
  • Tystiolaeth o weithio gyda phartneriaid i godi ymwybyddiaeth y cyhoedd
  • Cyfraddau gwrthod papurau pleidleisio a chyfraddau gwrthod pleidleisiau post, gan gyfrannu at ddealltwriaeth o p'un a yw pleidleiswyr wedi llwyddo i ddilyn y cyfarwyddiadau
  • Adborth gan staff gorsafoedd pleidleisio a data yn ymwneud â'r rhai nad oeddent yn gallu pleidleisio am nad oedd y manylion adnabod priodol ganddynt (mewn etholiadau perthnasol)
  • (Cymru yn unig) Cynlluniau sydd ar waith i sicrhau y caiff yr holl wybodaeth i etholwyr ei darparu'n gyfartal yn Gymraeg ac yn Saesneg, gan gynnwys holl ddeunyddiau etholiad

Cynhyrchu deunyddiau etholiad

  • Cywirdeb hysbysiadau statudol
  • Gwybodaeth am ddull dosbarthu cardiau pleidleisio a phecynnau pleidleisio drwy'r post, ac amseru'r prosesau hyn
  • Cywirdeb ac amseroldeb deunyddiau etholiad:
  • Cofnod o drefniadau ar gyfer gosod y gwaith o gynhyrchu a dosbarthu cardiau pleidleisio, pleidleisiau post a phapurau pleidleisio ar gontract allanol
  • Cofnod o brosesau prawfddarllen
  • Enghreifftiau o ddeunyddiau etholiad
  • Cofnod o brosesau diogelu data

Rheoli pleidleisio absennol

  • Cywirdeb ac amseroldeb pecynnau pleidleisio drwy'r post:
  • Cofnod o drefniadau ar gyfer gosod y gwaith o gynhyrchu a dosbarthu papurau pleidleisio drwy'r post ar gontract allanol
  • Trywydd archwilio o gyflwyno pleidleisiau post
  • Cofnod o brosesau gwirio
  • Cofnodion cywir o achlysuron agor amlenni pleidleisiau post, gan gynnwys trywyddau archwilio o bleidleisiau post a gaiff eu hagor, eu dilysu a'u gwrthod

Rheoli pleidleisio'n bersonol

  • Rhestrau gwirio gwerthuso ar gyfer gorsafoedd pleidleisio er mwyn dangos eu bod yn addas i'w defnyddio
  • Cynllun gorsafoedd pleidleisio
  • Y ffordd yr eir ati i bennu etholwyr a staff i orsafoedd pleidleisio 
  • Rhestrau gwirio o'r cyfarpar sydd ei angen mewn gorsafoedd pleidleisio
  • Dadansoddiad o anghenion pleidleiswyr i lywio penderfyniadau am gyfarpar a ddarperir i helpu pobl i bleidleisio 
  • Adborth gan bleidleiswyr a grwpiau lleol â diddordeb ar gyfarpar a ddarperir i helpu pobl i bleidleisio
  • Canllawiau/hyfforddiant i staff gorsafoedd pleidleisio 
  • Cofnodion o'r rhai y gwrthodwyd rhoi papur pleidleisio iddynt, yn ôl rheswm
  • Cofnodion o bleidleisiau post a gyflwynir â llaw i orsafoedd pleidleisio


Pa wahaniaeth sy'n cael ei wneud? 

  • Mae pleidleiswyr yn deall y ffyrdd gwahanol y gallant fwrw eu pleidlais
  • Gall pleidleiswyr fwrw eu pleidlais gan ddefnyddio'r dull a ffefrir ganddynt  
  • Gall pleidleiswyr fwrw eu pleidlais yn gyfrinachol mewn gorsafoedd pleidleisio
  • Caiff rhwystrau i bleidleisio eu lleihau


Sut gallwn benderfynu ar lwyddiant ein gwaith?

  • Gweithgareddau gwerthuso ymwybyddiaeth y cyhoedd
  • Dadansoddi adborth a chwynion gan bleidleiswyr cymwys, staff, ymgeisywr ac asiantiaid 
  • Dadansoddi data sydd ar gael sy'n ymwneud â phleidleiswyr nad ydynt wedi gallu bwrw eu pleidlais (er enghraifft, am nad oedd manylion adnabod priodol ganddynt (mewn etholiadau perthnasol))
  • Ni chaiff unrhyw bleidleiswyr eu hatal rhag bwrw eu pleidlais oherwydd anhygyrchedd trefniadau gorsafoedd pleidleisio

Pa fewnbwn sydd ei angen?

  • Dealltwriaeth Swyddogion Canlyniadau o'u rôl a'u cyfrifoldebau, a'r broses o'u cyflawni – rheoli a goruchwylio'r gwaith o gynnal etholiadau, gan gynnwys amrywiaeth o swyddogaethau statudol y Swyddog Canlyniadau
  • Cynllunio – cynnal cynlluniau ar gyfer darparu etholiadau, gan sicrhau y cânt eu hadolygu'n barhaus a'u defnyddio i gefnogi cyflawniad
  • Ymgysylltu â rhanddeiliaid – meithrin a chynnal cydberthnasau cryf â rhanddeiliaid allweddol 
  • Hyfforddiant – mae staff yn deall eu cyfrifoldebau mewn perthynas â'r prosesau i'w dilyn i ymgeiswyr sydd am sefyll etholiad

 

Pa weithgareddau yr ymgymerir â nhw?

Rhoi gwybodaeth i helpu unrhyw un sy'n dymuno sefyll fel ymgeisydd i ddeall yr hyn y mae angen iddo ei wneud

  • Sicrhau bod prosesau etholiadol yn hygyrch i bawb a bod pobl yn ymwybodol ohonynt 
  • Rhoi gwybodaeth a chanllawiau i bleidiau, ymgeiswyr ac asiantiaid, gan gynnwys mewn perthynas â rheolau ynghylch gwariant ar etholiadau 
  • Cynnig sesiynau briffio i ymgeiswyr ac asiantiaid
  • Casglu adborth gan gyfranogwyr er mwyn llywio gwelliant parhaus

Gweinyddu'r broses enwebu

  • Cynnal gwiriadau anffurfiol
  • Penderfynu ar bapurau enwebu
  • Cau prosesau enwebu
  • Sicrhau bod papurau pleidleisio yn gywir 


Rheoli mynediad at brosesau etholiadol er mwyn sicrhau tryloywder a'r gallu i graffu arnynt

  • Derbyn hysbysiadau o benodi asiantiaid pleidleisio, post a chyfrif
  • Darparu gwybodaeth mewn perthynas â gorsafoedd pleidleisio, sesiynau agor amlenni pleidleisiau post a'r cyfrif (cynllun yr adeilad, dogfennau am brosesau, ac ati)


Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

Rhoi gwybodaeth i helpu unrhyw un sy'n dymuno sefyll fel ymgeisydd i ddeall yr hyn y mae angen iddo ei wneud

  • Cofnod o bresenoldeb mewn sesiynau briffio
  • Cofnod o ymholiadau a geir gan ymgeiswyr ac asiantiaid
  • Gwerthusiad o adborth gan ymgeiswyr ac asiantiaid ar y wybodaeth/sesiynau briffio a roddwyd i'r rhai hynny a oedd am sefyll etholiad 
  • Dadansoddiad o ymholiadau am brosesau gan ymgeiswyr ac asiantiaid er mwyn helpu i ddarparu gwybodaeth berthnasol
  • Nifer y papurau enwebu a wrthodwyd gan y Swyddog Canlyniadau, yn ôl rheswm

Gweinyddu'r broses enwebu

  • Cofnodion o drefniadau sydd ar waith i ymgeiswyr ofyn am gael gwirio eu henwebiadau'n anffurfiol
  • Amseroldeb a chywirdeb cyhoeddi'r datganiad ynghylch y personau a enwebwyd 
  • Cywirdeb y papur pleidleisio 
  • Asesiad o ofynion GDPR a chofnodion o'r ffordd y caiff data personol a geir eu rheoli fel rhan o'r broses enwebu

Rheoli mynediad at brosesau etholiadol er mwyn sicrhau tryloywder a'r gallu i graffu arnynt

  • Cofnod o'r rheini y mae hawl ganddynt i fod yn bresennol mewn prosesau etholiadol
  • Gwybodaeth a roddir i'r rhai sy'n bresennol


Pa wahaniaeth sy'n cael ei wneud? 

  • Mae ymgeiswyr yn ymwybodol o'r broses y mae angen iddynt ei dilyn er mwyn sefyll etholiad
  • Caiff enwebiadau eu prosesu'n gywir a chaiff pawb a gaiff eu henwebu'n ddilys eu cynnwys ar y papur pleidleisio
  • Mae ymgeiswyr ac asiantiaid penodedig yn ymwybodol o'u hawl i fynychu prosesau etholiadol a gallant gyflawni eu rôl graffu yn effeithio


Sut gallwn benderfynu ar lwyddiant ein gwaith?

  • Dim gwallau ar y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd na'r papurau pleidleisio
  • Dadansoddi adborth a chwynion gan ymgeiswyr, asiantiaid neu bleidiau

Pa fewnbwn sydd ei angen?

  • Dealltwriaeth Swyddogion Canlyniadau o'u rôl a'u cyfrifoldebau, a'r broses o'u cyflawni – rheoli a goruchwylio'r gwaith o gynnal etholiadau, gan gynnwys amrywiaeth o swyddogaethau statudol y Swyddog Canlyniadau
  • Cynllunio – cynnal cynlluniau ar gyfer darparu etholiadau, gan sicrhau y cânt eu hadolygu'n barhaus a'u defnyddio i gefnogi cyflawniad
  • Ymgysylltu â rhanddeiliaid – meithrin a chynnal cydberthnasau cryf â rhanddeiliaid allweddol a rheoli prosesau cyfathrebu â nhw 
  • Adnoddau – nodi a dyrannu cyllideb a staff 
  • Hyfforddiant – nodi a darparu hyfforddiant i ddiwallu anghenion staff dros dro a staff parhaol


Pa weithgareddau yr ymgymerir â nhw?

Achlysuron agor amlenni pleidleisiau post

  • Prosesu pleidleisiau post a gaiff eu dychwelyd yn gywir
  • Dilysu dynodwyr pleidleisiau post

Rheoli'r broses ddilysu a chyfrif

  • Datblygu cynllun y lleoliad a phrosesau er mwyn sicrhau y gellir cynnal proses gyfrif hygyrch a thryloyw
  • Rheoli presenoldeb yn y broses ddilysu a chyfrif
  • Rheoli'r prosesau dilysu a chyfrif
  • Rheoli cyswllt â'r cyfryngau

Rheoli'r broses o ddatgan canlyniadau

  • Sicrhau bod datganiadau yn gywir ac yn hygyrch
  • Sicrhau y caiff canlyniadau eu cyhoeddi'n gywir ac yn amserol 

Cynnal uniondeb etholiadol

  • Sicrhau diogelwch deunyddiau etholiad 
  • Ymgysylltu â phwynt cyswllt unigol yr heddlu lleol
  • Datblygu cynllun twyll/uniondeb a gweithio gyda'r awdurdodau priodol i gefnogi'r gwaith o ymchwilio i unrhyw honiadau o dwyll etholiadol/materion uniondeb


Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

Achlysuron agor amlenni pleidleisiau post

  • Trywydd archwilio ar gyfer derbyn ac agor pecynnau pleidleisio drwy'r post
  • Trefniadau ar gyfer storio pleidleisiau post a gaiff eu dychwelyd yn ddiogel
  • Nifer y pleidleisiau post a gaiff eu gwrthod, yn ôl rheswm
  • Gwybodaeth am gynllun lleoliadau agor amlenni pleidleisiau post
  • Cofnodion o'r rheini y mae hawl ganddynt i fod yn bresennol 

Rheoli'r broses ddilysu a chyfrif

  • Gwerthusiad o leoliadau a phrosesau cyfrif blaenorol
  • Asesiad o anghenion mynediad, gan gymryd camau i fynd i'r afael ag unrhyw faterion
  • Gwybodaeth am gynllun lleoliadau cyfrif
  • Trywydd archwilio ar gyfer derbyn ac agor blychau pleidleisio
  • Trywyddau archwilio o brosesau cyfrif 
  • Nifer y papurau pleidleisio a gaiff eu gwrthod ar gyfer pob digwyddiad pleidleisio, yn ôl rheswm
  • Strategaeth ar gyfer ymdrin â chyswllt rhagweithiol ac adweithiol â'r cyfryngau

Rheoli'r broses o ddatgan canlyniadau

  • Prosesau sydd ar waith i sicrhau ansawdd canlyniadau
  • Datganiadau cywir o ganlyniadau (yn Gymraeg ac yn Saesneg yng Nghymru)
  • Trywyddau archwilio o waith papur dilysu a chyfrif
  • Datganiad o ganlyniadau (yn Gymraeg ac yn Saesneg yng Nghymru) a lle y cânt eu cyhoeddi

Cynnal uniondeb etholiadol

  • Cofrestr risg yn dangos risgiau diogelwch a mesurau lliniaru cysylltiedig
  • Cynllun twyll/uniondeb, gan gynnwys asesiadau risg a mesurau lliniaru 
  • Honiadau o dwyll etholiadol/materion uniondeb a gaiff eu hatgyfeirio at yr heddlu


Pa wahaniaeth sy'n cael ei wneud? 

  • Mae pleidleiswyr yn hyderus y caiff eu pleidlais ei chyfrif yn y ffordd a fwriadwyd
  • Mae ymgeiswyr ac asiantiaid yn hyderus bod y canlyniad yn gywir
  • Mae pawb sydd wedi arsylwi ar yr etholiad yn hyderus bod yr etholiad wedi cael ei gynnal yn briodol
  • Gall pleidleiswyr gael gafael ar ganlyniadau'r etholiad yn hawd
  • Mae pleidleiswyr yn hyderus bod eu pleidlais yn ddiogel 


Sut gallwn benderfynu ar lwyddiant ein gwaith?

  • Caiff etholiadau eu cynnal heb her gyfreithiol
  • Dadansoddi adborth a chwynion gan ymgeiswyr, asiantiaid ac arsylwyr eraill 
  • Mae canlyniadau etholiadau yn gywir ac ar gael yn hawdd
  • Dadansoddi data'r heddlu mewn perthynas â honiadau o dwyll etholiadol/materion uniondeb 

Newidiadau arfaethedig i’r Safonau perfformiad ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol 2022

*yn dynodi testun wedi’i ddiweddaru

Pa fewnbwn sydd ei angen?

  • Dealltwriaeth Swyddogion Cofrestru Etholiadol a chyflawni'r rôl a'r cyfrifoldebau – rheoli a goruchwylio'r gwaith o ddarparu'r gwasanaeth cofrestru etholiadol, gan gynnwys swyddogaethau statudol y Swyddog Cofrestru Etholiadol, ac ymgysylltu â rhanddeiliaid
  • Cynllunio – cynnal cynllun ar gyfer cofrestru drwy gydol y flwyddyn, gan sicrhau y caiff ei adolygu'n gyson a'i werthuso, gan fwydo'r gwersi a ddysgwyd yn ôl, a chofrestr risgiau a phroblemau, gan nodi unrhyw risgiau i weithrediad effeithiol eich cynllun cofrestru a chamau gweithredu lliniarol cyfatebol
  • Adnoddau – nodi a dyrannu cyllideb a staff ar gyfer gweithgareddau cofrestru etholiadol 
  • Hyfforddiant – nodi a darparu hyfforddiant i ddiwallu anghenion staff dros dro a staff parhaol


Pa weithgareddau yr ymgymerir â nhw?

Nodi'r rhai nad ydynt wedi cofrestru, gan gynnwys grwpiau anodd eu cyrraedd

  • Defnyddio'r data sydd ar gael a ffynonellau gwybodaeth, nodi'r rhai nad ydynt wedi cofrestru, gan gynnwys grwpiau anodd eu cyrraedd  
  • Datblygu a chynnal strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd, gan sicrhau bod gweithgareddau cynlluniedig wedi'u teilwra i ddiwallu anghenion grwpiau gwahanol o etholwyr

Ymgymryd â gweithgarwch cofrestru drwy'r flwyddyn

  • Cynnal y gronfa ddata eiddo
  • Cysylltu ag etholwyr cymwys posibl, gan gynnwys cynnal gwaith i dargedu grwpiau anodd eu cyrraedd  
  • Sicrhau bod y rhai nad ydynt yn gymwys i gael eu cofrestru mwyach yn cael eu nodi a'u tynnu oddi ar y gofrestr
  • Datblygu a gweithredu prosesau i nodi a mynd i'r afael â materion uniondeb posibl
  • Rheoli etholwyr categori arbennig

Gweinyddu'r canfasiad

  • Defnyddio data a gwybodaeth, nodi'r dull mwyaf priodol i ganfasio eiddo yn eich ardal
  • Gwneud trefniadau i ddarparu'r gweithgareddau canfasio a gynlluniwyd
  • Ymgymryd â'r gweithgareddau canfasio a gynlluniwyd

Gweinyddu’r broses cardiau pleidleiswyr*

  • Datblygu a chynnal strategaeth ymgysylltu ar gyfer y rheiny sy’n llai tebygol o fod â cherdyn adnabod, ar sut i gael cerdyn pleidleisio.*
  • Prosesu ceisiadau am gardiau pleidleiswyr*
  • Rheoli cynhyrchiad a dosbarthiad cardiau pleidleiswyr (dros dro)*


Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

Nodi'r rhai nad ydynt wedi cofrestru, gan gynnwys grwpiau anodd eu cyrraedd

  • Dadansoddi cwmpas a defnyddioldeb y data a'r wybodaeth 
  • Dadansoddi'r ardal gofrestru ar lefel ward
  • Nodi ardaloedd â blaenoriaeth er mwyn targedu gweithgarwch cofrestru 
  • Gwerthuso sianeli a dulliau cyfathrebu, gan gynnwys dadansoddiad cost a budd o weithgarwch blaenorol, gan gefnogi'r gwaith o ddatblygu strategaeth ymgysylltu a gweithgareddau

Ymgymryd â gweithgarwch cofrestru drwy'r flwyddyn

  • Nifer yr eiddo â rhif cyfeirnod eiddo unigryw (UPRN)/fel canran o'r eiddo
  • Dadansoddi unrhyw faterion y rhoddir gwybod amdanynt o ran dyrannu eiddo i ddosbarthiadau pleidleisio er mwyn adlewyrchu ffiniau etholiadol perthnasol 
  • Cywirdeb a defnyddioldeb y ffynonellau data a ddefnyddir
  • Dadansoddi cyfraddau ymateb yn ôl sianel er mwyn deall effaith gwahanol ddulliau gweithredu
  • Nifer y Gwahoddiadau i Gofrestru a anfonwyd (yn ôl sianel)
  • Nifer y Gwahoddiadau i Gofrestru y dilynwyd eu trywydd
  • Nifer y gwahoddiadau i gofrestru nad ymatebwyd iddynt ar ôl y camau atgoffa ac ymweliad personol
  • Nifer yr etholwyr nad yw eu manylion adnabod wedi'u dilysu ac nad ydynt wedi darparu tystiolaeth ddogfennol eto  yn ôl math e.e. etholwyr cyffredin, etholwyr tramor ac ati Nifer y ceisiadau cofrestru a gafwyd yn ôl math e.e. etholwyr cyffredin, etholwyr tramor ac ati Nifer yr ychwanegiadau at y gofrestr yn ôl math e.e. etholwyr cyffredin, etholwyr tramor ac ati* 
  • Nifer yr adolygiadau cofrestru a'r nifer y cafodd eu henwau eu dileu o ganlyniad i hynny 
  • Nifer y dileadau nad oeddent o ganlyniad i adolygiad, yn ôl math
  • Nifer y ceisiadau cofrestru a ailgyfeiriwyd at yr heddlu
  • Nifer y ceisiadau adnewyddu a anfonwyd yn ôl math o etholwr* 
  • Nifer y ceisiadau etholwyr categori arbennig (ceisiadau newydd a cheisiadau adnewyddu) a broseswyd, gan grwpiau etholwyr gwahanol (tramor, gwasanaeth ac ati) 
  • Nifer yr etholwyr categori arbennig a adnewyddwyd  yn ôl math o etholwr*

Gweinyddu'r canfasiad

  • Cywirdeb a defnyddioldeb y ffynonellau data lleol a ddefnyddir
  • Canlyniadau paru data (cenedlaethol a lleol) 
  • Nifer yr aelwydydd a fwriadwyd ar gyfer pob llwybr
  • Dadansoddi'r sianeli cyfathrebu sydd ar gael (e-gyfathrebu, ffôn, post ac ati), er mwyn llywio'r cyswllt ag eiddo unigol
  • Nifer yr aelwydydd a ganfasiwyd, yn ôl llwybr a sianel 
  • Nifer yr ohebiaeth a anfonwyd, yn ôl llwybr a sianel
  • Nifer yr ymatebion, yn ôl llwybr a sianel
  • Asesu llwyddiant y sianeli cyfathrebu canfasio a ddefnyddiwyd 
  • Nifer y canfaswyr a recriwtiwyd ac a hyfforddwyd
  • Gwerthusiad o berfformiad canfaswr

Gweinyddu’r broses cardiau pleidleiswyr

  • Adnabod y rheiny sy’n llai tebygol o fod â cherdyn adnabod, gan gefnogi targedu gweithgarwch*
  • Gwerthuso sianeli a dulliau cyfathrebu, gan gefnogi datblygiad strategaeth a gweithgareddau ymgysylltu*
  • Nifer y ceisiadau am gardiau pleidleiswyr a gafwyd yn ôl sianel*
  • Nifer y ceisiadau am gardiau pleidleiswyr a gafwyd ac a broseswyd yn ôl math (h.y. dros dro/parhaol)*
  • Nifer y ceisiadau am gardiau pleidleiswyr a wrthodwyd yn ôl math*
  • Nifer y cardiau pleidleiswyr a anfonwyd yn ôl math*


Pa wahaniaeth sy'n cael ei wneud? 

  • Deall demograffeg yr ardal gofrestru ac anghenion grwpiau o etholwyr yn yr ardal honno, gan alluogi gwasanaethau i gael eu targedu a'u cynllunio i ddiwallu anghenion trigolion
  • Rhwystrau i gofrestru wedi'u lleihau, gan alluogi pob unigolyn cymwys, yn cynnwys y rhai o grwpiau etholwyr gwahanol, i gofrestru
  • Nodi etholwyr newydd posibl a sicrhau eu bod yn cael pob cyfle i gofrestru i bleidleisio
  • Nodi newidiadau yn statws cofrestru unigolion a'u cymhwyso at y gofrestr mewn modd amserol
  • Caiff etholiadau eu cefnogi'n effeithiol gan y gofrestr
  • Gall pleidleiswyr heb gerdyn adnabod cael cerdyn pleidleisiwr i’w galluogi i fwrw eu pleidlais yn bersonol*


Sut gallwn benderfynu ar lwyddiant ein gwaith?

  • Nodi perfformiad yn erbyn y DPAau/amcanion yn eich cynlluniau cofrestru 
  • Gwerthuso gweithgareddau ymgysylltu â'r cyhoedd yr ymgymerwyd â nhw, gan gynnwys newidiadau a wnaed i'r gofrestr o ganlyniad i'r gweithgarwch
  • Newidiadau yn y lefelau cofrestru yn yr ardal gofrestru yn gyffredinol ac o fewn grwpiau a nodwyd, lle na cheir lefelau cofrestru digonol 
  • Asesiad o lefelau'r ychwanegiadau a dileadau, yn ystod y canfasiad a thrwy gydol y flwyddyn
  • Dadansoddiad o flwyddyn i flwyddyn o'r ychwanegiadau a'r dileadau
  • Asesu nifer yr etholwyr cymwys a oedd wedi ceisio pleidleisio ar y diwrnod pleidleisio, ond nad oeddent wedi gallu gwneud hynny am nad oeddent wedi cofrestru i bleidleisio neu nad oeddent wedi gallu pleidleisio oherwydd nad oedd ganddynt gerdyn adnabod priodol (mewn etholiadau perthnasol)*
     

*yn dynodi testun wedi’i ddiweddaru

Pa fewnbwn sydd ei angen?

  • Dealltwriaeth Swyddogion Cofrestru Etholiadol a chyflawni'r rôl a'r cyfrifoldebau – rheoli a goruchwylio'r gwaith o ddarparu'r swyddogaeth pleidleisio absennol, gan gynnwys cyfrifoldebau statudol Swyddog Cofrestru Etholiadol, ac ymgysylltu â rhanddeiliaid 
  • Cynllunio – cynnal cynllun drwy gydol y flwyddyn, yn cynnwys trefniadau ar gyfer rheoli'r broses pleidleisio absennol, a chofrestr risgiau a phroblemau, gan nodi unrhyw risgiau i'r broses o gyflawni eich cynllun cofrestru a chamau lliniaru cyfatebol yn effeithiol.
  • Adnoddau – nodi a dyrannu cyllideb ar gyfer staff ac ar gyfer gweithgareddau pleidleisio 
  • Hyfforddiant – nodi a darparu hyfforddiant i ddiwallu anghenion staff dros dro a staff parhaol


Pa weithgareddau yr ymgymerir â nhw?

Cefnogi etholwyr i ymgysylltu â'r broses pleidleisio absennol

  • Datblygu a gweithredu cynllun cyfathrebu er mwyn sicrhau bod etholwyr yn ymwybodol o'r opsiynau pleidleisio absennol sydd ar gael iddynt 
  • Sicrhau y gall yr holl etholwyr ddefnyddio'r broses pleidleisio absennol 

Gweinyddu prosesau pleidleisio absennol

  • Prosesu ceisiadau newydd  
  • Prosesu newidiadau y gofynnwyd amdanynt i'r dewisiadau pleidleisio absennol
  • Cynnal cofnodion a rhestrau pleidleisio absennol
  • Ymgymryd â’r broses adnewyddu pleidleisiau post*
  • Datblygu a gweithredu prosesau i nodi a mynd i'r afael â materion uniondeb posibl


Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

Cefnogi etholwyr i ymgysylltu â'r broses pleidleisio absennol

  • Gwerthuso gwybodaeth sydd ar gael i etholwyr eraill am y broses pleidleisio absennol er mwyn eu helpu i ddeall yr opsiynau sydd ar gael iddynt 
  • Nifer y ceisiadau pleidleisio absennol gan grwpiau gwahanol o etholwyr (tramor, gwasanaeth ac ati), yn ôl math (pleidlais bost neu drwy ddirprwy)
  • Nifer a math o gwynion a gafwyd am y gallu i ddefnyddio'r broses pleidleisio absennol gan grwpiau etholwyr gwahanol (arferol, tramor, gwasanaeth ac ati.)

Gweinyddu prosesau pleidleisio absennol

  • Nifer y ceisiadau pleidlais absennol a gafwyd yn ôl sianel*
  • Nifer y ceisiadau pleidlais absennol a gafwyd yn ôl math (pleidlais bost neu drwy ddirprwy)
  • Nifer y ceisiadau pleidlais absennol a wrthodwyd
  • Nifer y cofrestriadau pleidlais absennol a gadarnhawyd
  • Nifer y newidiadau i'r trefniadau pleidleisio a broseswyd
  • Nifer yr hysbysiadau adnewyddu pleidlais absennol a anfonwyd ac y dilynwyd eu trywydd, a nifer yr ymatebion a broseswyd  yn ôl math e.e. etholwyr cyffredin, etholwyr tramor ac ati Nifer y ceisiadau pleidlais bost i bleidleisiau post cael eu hailgyfeirio i un cyfeiriad*
  • Nifer y ceisiadau post o un cyfeiriad
  • Nifer y ceisiadau pleidlais drwy ddirprwy o un cyfeiriad
  • Nifer y ceisiadau am bleidlais drwy ddirprwy mewn argyfwng yn ôl math
  • Nifer y ceisiadau a ailgyfeiriwyd at yr heddlu i ymchwilio iddynt


Pa wahaniaeth sy'n cael ei wneud? 

  • Gall etholwyr wneud penderfyniad hyddysg o ran pa ddull pleidleisio sydd orau iddynt
  • Rhwystrau i bleidleisio absennol wedi'u lleihau, gan alluogi pob unigolyn cymwys, yn cynnwys y rhai o grwpiau etholwyr gwahanol, i wneud cais 
  • Nodi newidiadau i drefniadau pleidleisio a'u cymhwyso at y rhestr mewn modd amserol
  • Cynnal uniondeb cofnodion pleidleisio absennol 


Sut gallwn benderfynu ar lwyddiant ein gwaith?

  • Nodi perfformiad yn erbyn y DPAau/amcanion yn eich cynlluniau 
  • Dadansoddi cwynion ac adborth a gafwyd am y gallu i ddefnyddio'r broses pleidleisio absennol
  • Asesu nifer a mathau o wallau yn y rhestrau pleidleiswyr absennol