Cyflawni'r canfasio blynyddol – Cymru

Beth yw e-ohebiaeth a phryd y gallaf ei defnyddio?

Gallai e-ohebiaeth fod yn e-bost, neges destun SMS neu fath arall o ohebiaeth electronig neu ddigidol, fel gohebiaeth drwy gyfrifon mewnol a ddefnyddir i gyfathrebu ag etholwyr am wasanaethau awdurdodau lleol eraill. Mae angen ymateb i e-ohebiaeth, hyd yn oed oes nad oes angen rhoi gwybod am unrhyw newidiadau. 

Er bod yn rhaid i'r e-ohebiaeth a anfonwch hysbysu'r derbynnydd bod angen iddo ymateb, dim ond gan un derbynnydd e-ohebiaeth o fewn aelwyd y bydd angen i chi gael ymateb er mwyn bodloni'r gofyniad ymateb ar gyfer yr eiddo hwnnw. 

Mae e-ohebiaeth yn rhoi cyfle i chi annog ymateb o eiddo er mwyn diweddaru'r wybodaeth sydd gennych ar y gofrestr drwy sianel amgen i'r post. Gallai hyn arwain at arbedion adnoddau.

Er mwyn defnyddio e-ohebiaeth, rhaid i chi gael y manylion cyswllt perthnasol ar gyfer o leiaf un o'r etholwyr sy'n 16 oed neu hŷn sydd wedi'u cofrestru ar yr aelwyd.1  

Gallwch barhau i ddefnyddio e-ohebiaeth os mai dim ond manylion cyswllt rhai o'r etholwyr cofrestredig mewn eiddo sydd gennych ond nid pob un ohonynt, er bod yn rhaid i chi anfon e-ohebiaeth at bob etholwr dros 16 oed y mae gennych fanylion cyswllt ar ei gyfer.2
 

Defnyddio cymysgedd o ddulliau e-gyfathrebu

Os byddwch yn dymuno, gallwch ddefnyddio mathau gwahanol o e-ohebiaeth ar gyfer eiddo gwahanol: er enghraifft, gallech ddewis anfon cymysgedd o e-byst a negeseuon testun neu fath arall o e-ohebiaeth i eiddo gwahanol yn dibynnu ar y data cyswllt sydd gennych.

Gallwch hefyd anfon cymysgedd o e-ohebiaeth o fewn aelwyd. Fodd bynnag, nid oes gofyniad i ddefnyddio mwy nag un math o e-ohebiaeth er mwyn cysylltu ag eiddo felly, er enghraifft, os bydd gennych gyfeiriadau e-bost ar gyfer rhai unigolion a rhifau ffôn symudol ar gyfer eraill, gallech benderfynu defnyddio cyswllt e-bost yn unig, ac os felly dim ond at yr unigolion hynny sydd â chyfeiriadau e-bost y byddai angen i chi anfon yr e-ohebiaeth.

Dewis pa fathau o ddull(iau) e-gyfathrebu i'w defnyddio

Wrth benderfynu pa e-ohebiaeth i'w defnyddio, os o gwbl, dylech ystyried y canlynol:

• a oes gennych y wybodaeth angenrheidiol i ddefnyddio'r dull cyswllt rydych yn ei ystyried, neu a allwch gael a defnyddio gwybodaeth gyswllt o unrhyw ffynhonnell arall yn unol ag ystyriaethau diogelu data.
• nifer yr unigolion y mae gennych y wybodaeth angenrheidiol ar eu cyfer
• pa mor hyderus ydych chi bod y data cyswllt sydd gennych yn gywir ac wedi'u diweddaru
• y gallu a'r adnoddau sydd gan eich awdurdod lleol i anfon e-byst/negeseuon SMS mewn swmp 
• a ddylech anfon e-ohebiaeth mewn sypiau er mwyn helpu i reoli'r llwyth gwaith a grëwyd gan nifer mawr o ymatebion
• sut y byddwch yn prosesu ymatebion a geir drwy sianeli gohebiaeth gwahanol, yn cynnwys ymholiadau gan etholwyr 
• pa gamau y byddwch yn eu cymryd i sicrhau bod unrhyw sianeli gohebiaeth a ddefnyddir gennych ac unrhyw gamau a gymerir yn cydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data
• sut y byddwch yn sicrhau y bydd etholwyr yn gwybod bod e-ohebiaeth a anfonir gennych yn ddilys, fel y gallant ymateb yn hyderus yn unol â hynny

Ni allwch ddefnyddio e-ohebiaeth ar gyfer unrhyw eiddo gwag a di-rym gan nad ydynt yn cynnwys unrhyw etholwyr cofrestredig y gallwch gysylltu â nhw yn electronig.