Datblygu cynlluniau ar gyfer y canfasiad blynyddol

Mae'r adran hon yn cynnwys canllawiau ar sut i ddatblygu eich cynlluniau ar gyfer y canfasiad blynyddol. Mae'n cwmpasu gwaith cynllunio prosiect a rheoli risg, yn ogystal ag ystyried y ffordd o gyflawni prosesau penodol.

Beth yw'r canfasiad blynyddol?

Mae'r canfasiad blynyddol yn gofyn i chi gysylltu â phob cyfeiriad preswyl yn eich ardal er mwyn helpu i gadarnhau a yw'r wybodaeth sydd gennych ar y gofrestr etholiadol ar hyn o bryd yn gyflawn ac yn gywir.
 
Mae fframwaith cyfreithiol sy'n nodi gofynion statudol y canfasiad blynyddol. O fewn y fframwaith hwn bydd angen i chi, fel Swyddog Cofrestru Etholiadol, wneud nifer o benderfyniadau, a fydd yn eich helpu i nodi'r dull mwyaf priodol o ymdrin â'r canfasiad yn eich ardal bob blwyddyn.  
 

Cynnal y canfasiad blynyddol: beth yw fy nyletswyddau fel Swyddog Cofrestru Etholiadol?

Mae rhan o'ch dyletswyddau statudol fel Swyddog Cofrestru Etholiadol yn cynnwys cynnal canfasiad blynyddol. Fel rhan o hyn, rhaid i chi:

• ddatgelu data i'r Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol fel rhan o ymarfer paru data cenedlaethol a elwir yn gam paru data cenedlaethol1 (ac, yn ogystal â hynny, mae gennych ddisgresiwn i gynnal ymarfer paru data lleol hefyd) 
• ystyried canlyniadau ymarferion paru data cenedlaethol wrth wneud penderfyniad yngylch neilltuo eiddo i lwybrau canfasio
• cynnal y camau statudol gofynnol ar gyfer eiddo a neilltuwyd i bob llwybr canfasio
• darparu hyfforddiant, lle y bo angen, i staff a fydd yn cynnal y canfasiad ar eich rhan
• cyhoeddi'r fersiwn ddiwygiedig o'r gofrestr erbyn 1 Rhagfyr (ac eithrio pan gynhelir etholiad rhwng 1 Gorffennaf a 1 Rhagfyr, pan ellir gohirio cyhoeddi'r gofrestr hyd at 1 Chwefror y flwyddyn ganlynol)2  
• darparu gwybodaeth ystadegol am eich cofrestr ddiwygiedig i'r Ysgrifennydd Gwladol fel sy'n ofynnol, er enghraifft nifer yr etholwyr seneddol a lleol rydych wedi'u cofrestru yn ôl etholaeth.3  

Fel Swyddog Cofrestru Etholiadol, rydych hefyd yn rheolydd data ac mae gennych gyfrifoldeb statudol o dan ddeddfwriaeth diogelu data i sicrhau y caiff data personol eu cadw'n ddiogel. Gallai unrhyw achos o dorri deddfwriaeth o'r fath fod yn drosedd a gallai arwain at golli hyder yn y broses gofrestru etholiadol. 

Mae cynlluniau prosiect a chofrestrau risg yn hanfodol er mwyn helpu i sicrhau y caiff y canfasiad blynyddol ei gynnal yn llwyddiannus.
 
Rydym wedi datblygu cynllun cofrestru enghreifftiol a allai fod yn ddefnyddiol i chi.

Er mwyn llywio'r rhain, bydd angen i chi wneud rhai penderfyniadau allweddol a fydd yn eich helpu i fapio sut y byddwch yn cynnal y broses ganfasio gyfan. Dylai'r rhain gynnwys:

• pryd y bydd eich canfasiad yn dechrau
• pryd a sut y byddwch yn nodi unrhyw eiddo rydych am ei ganfasio drwy Lwybr 3 – sef y llwybr eiddo diffiniedig,  gan gynnwys sut y byddwch yn nodi'r unigolyn sy'n gyfrifol am yr eiddo hwnnw a phryd y byddwch yn cysylltu ag ef
• pryd rydych yn bwriadu cynnal y cam paru data cenedlaethol
• a ddylid cynnal ymarfer paru data lleol ac, os felly, pryd y byddwch yn gwneud hynny
• adolygu maint eich ardaloedd canfasio er mwyn sicrhau eu bod yn addas i gefnogi eich cynllun ar gyfer cynnal y canfasiad a gwneud gwaith dilynol 
• sut a phryd y byddwch yn neilltuo eiddo i lwybrau canfasio
• pa fath o ddulliau cyfathrebu y byddwch yn eu defnyddio ar gyfer pob llwybr 
• pa systemau ymateb y byddwch yn eu darparu ar gyfer y canfasiad a sut y byddwch yn sicrhau eu bod yn cael eu sefydlu ymlaen llaw 
• yr amserlenni ar gyfer anfon eich gohebiaeth ganfasio ar gyfer pob llwybr
• sut y byddwch yn cysylltu ag unrhyw unigolion nad ydynt wedi ymateb (lle y bo angen)
• pryd, ac ar ba sail, y caiff canfaswyr eu recriwtio a'u talu 
• pa drefniadau wrth gefn fydd eu hangen arnoch os cynhelir etholiad yn ystod eich canfasiad, gan gynnwys sut y byddwch yn ailgyfeirio adnoddau er mwyn targedu gweithgarwch cofrestru yn yr ardaloedd hynny lle mae'r etholiad yn cael ei gynnal.
• pryd a sut y byddwch yn cyhoeddi eich cofrestr ddiwygiedig

Ar ôl i chi lunio eich cynllun lefel uchel, gallwch ddechrau cynllunio manylion penodol y broses ganfasio. 

Bydd angen i chi nodi'r gweithgareddau y bydd angen i chi eu cynnal er mwyn cyflawni eich cynllun lefel uchel a chofnodi'r rhain a'r amserlenni ar gyfer eu cyflawni. Caiff rhai o'r gweithgareddau allweddol y bydd angen i chi sicrhau yr ymdrinnir â nhw yn eich cynllun ar y tudalennau canlynol. 

Paratoi ar gyfer paru data

• paratoi eich cofrestr ar gyfer paru data, sicrhau ei bod mor gyfredol â phosibl er mwyn helpu i gynyddu nifer y parau llwyddiannus a ddychwelir fel rhan o'ch canlyniadau
• trefnu'r dyddiad ar gyfer eich ymarfer paru data cenedlaethol a chadarnhau pryd y caiff ei gynnal a phryd y caiff y canlyniadau eu cyhoeddi 
• cadarnhau pa unigolion neu grwpiau o ddata a gaiff eu hepgor o'r ymarfer paru data (er enghraifft, etholwyr categori arbennig)
• paratoi ar gyfer unrhyw ymarfer paru data lleol, gan gynnwys nodi pa setiau data y byddwch yn eu defnyddio a phryd y byddwch yn cynnal yr ymarfer paru ar gyfer pob un o'r setiau hyn
• cadarnhau pryd a sut y byddwch yn dadansoddi holl ganlyniadau'r ymarfer paru data a phenderfynu i ba lwybrau canfasio y caiff aelwydydd eu neilltuo 
• sicrhau bod eich cynlluniau yn hyblyg, pryd a sut y byddwch yn eu hadolygu os na fydd canlyniadau'r ymarfer paru data yn cyfateb i'r hyn roeddech wedi'i ddisgwyl  
• paratoi llwybr archwilio o unrhyw gamau a gymerwyd ac unrhyw benderfyniadau a wnaed sy'n ymwneud â newid llwybr a neilltuwyd o'r naill lwybr i'r llall yn seiliedig ar ganlyniadau paru data
   

Staffio ac adnoddau

• cadarnhau eich tybiaethau o ran adnoddau a sicrhau y bydd digon o gyllid ar gael 
• sicrhau bod staff cymorth o bob rhan o'r sefydliad ar gael, megis staff TG a staff rheng flaen/y ganolfan alwadau
• adolygu eich strwythur staffio er mwyn nodi a yw lefelau staffio presennol yn ddigonol o hyd
• datblygu amserlen hyfforddi staff, a ddylai gynnwys ystyriaethau o ran diogelu data, ar gyfer y mathau gwahanol o staff sy'n rhan o'r canfasiad
• sicrhau bod unrhyw ofynion storio yn ddigonol, ar gyfer ffurflenni wedi'u hargraffu a ffurflenni wedi'u sganio, ac nad ydych yn cadw data personol am gyfnod hwy nad sydd ei angen 
• cadarnhau sut a phryd y byddwch yn hyrwyddo ac yn cyfleu negeseuon canfasio allweddol
• briffio eich timau cyfryngau a chyfathrebu ynghylch y negeseuon a'r dyddiadau allweddol a chadarnhau sut y byddwch yn defnyddio gwefan eich awdurdod lleol, datganiadau i'r wasg a llwyfannau cyfryngau cymdeithasol i annog pobl i ymateb 
   

TG a chyflenwyr 

• adolygu unrhyw drefniadau sydd gennych â chyflenwr ac ystyried beth, os o gwbl, y gall fod angen ei ddiwygio; ac, os bydd angen, cysylltu â'ch tîm caffael er mwyn sicrhau bod unrhyw ymarfer caffael yn cydymffurfio â'r ddeddfwriaeth
• ymgysylltu â'r argraffydd a ddewiswyd gennych er mwyn cytuno ar gontractau ysgrifenedig a chadarnhau amserlenni
• penderfynu ar unrhyw systemau ymateb awtomataidd y byddwch yn eu cynnig (er enghraifft, sianeli ymateb dros y ffôn ac ar-lein) a gwneud trefniadau ar eu cyfer
• amserlennu'r gwaith o brawfddarllen deunyddiau a nodi pryd y disgwylir i unrhyw ddata gael eu hanfon neu eu derbyn
• adolygu eich trefniadau o ran TG, gan gynnwys sicrhau bod eich sganwyr a chaledwedd arall yn gweithio'n iawn 
   

Ystyriaethau o ran diogelu data

• ymgysylltu â'ch Swyddog Diogelu Data ynghylch eich cynlluniau ar gyfer cynnal y canfasiad
• adolygu eich polisi cadw dogfennau ac unrhyw hysbysiadau preifatrwydd yn unol â deddfwriaeth diogelu data
• datblygu unrhyw gytundebau rhannu data angenrheidiol
• sicrhau bod contractau ysgrifenedig ar waith gyda chontractwyr neu gyflenwyr 
   

Dylai eich cynllun prosiect hefyd nodi sut y byddwch yn monitro effeithiolrwydd y penderfyniadau a wnewch a'r gweithgareddau a gyflawnir gennych er mwyn eich galluogi i werthuso effaith yr hyn rydych yn ei wneud. Dylai hyn eich helpu i fireinio eich dull gweithredu ar gyfer y canfasiad presennol, lle y bo'n bosibl, a dylai hefyd lywio eich cynlluniau ar gyfer canfasiadau yn y dyfodol.
 
Bydd y safonau perfformiad ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol, a'r adnoddau a'r templedi sydd ar gael i'w cefnogi, yn eich helpu i ddeall effaith eich gweithgareddau, nodi ble y gellir gwneud gwelliannau ac adrodd ar eich perfformiad eich hun yn lleol.

Dylech ddefnyddio'r data a'r wybodaeth ansoddol a nodir yn y safonau i'ch helpu i ddeall effaith eich gweithgareddau er mwyn nodi'r hyn sy'n gweithio, yr hyn nad yw'n gweithio a ble y gellir gwneud gwelliannau. Mae'r fframwaith wedi'i gynllunio i gefnogi'r dadansoddiad hwn ac mae'n canolbwyntio ar y data a'r wybodaeth allweddol a fydd yn dangos yr hyn sy'n gweithio'n dda a'r hyn nad yw'n gweithio cystal.

Dylai'r safonau, a'r adnoddau a'r templedi ategol, hefyd eich helpu i ddangos yn lleol – p'un a yw hynny o fewn eich awdurdod lleol, i aelodau etholedig neu'n ehangach – sut y mae'r gweithgareddau rydych yn eu cynnal yn cyfrannu at y gwaith o ddarparu gwasanaeth cofrestru etholiadol effeithlon ac effeithiol ac, yn y pen draw, yn helpu i sicrhau bod pawb sy'n gymwys ac sydd am bleidleisio yn gallu gwneud hynny.

Wrth gynllunio ar gyfer eich canfasiad blynyddol a'i gynnal, bydd angen i chi ystyried y risgiau i'r canfasiad a sut y byddwch yn eu lliniaru, gan sicrhau bod y rhain yn cael eu cofnodi mewn cofrestr risg. Dylid adolygu'r gofrestr risg yn rheolaidd a dylech ei defnyddio i wneud y canlynol:

• cofnodi unrhyw risgiau a nodwyd, gan gynnwys difrifoldeb unrhyw risg gan nodi'r tebygolrwydd y bydd y risg yn digwydd ac effaith y risg pe bai'n digwydd
• monitro a dogfennu unrhyw newidiadau i'r risgiau hyn
• cofnodi camau gweithredu a nodwyd er mwyn lliniaru'r risgiau hyn 
• monitro a chofnodi sut mae camau lliniaru yn cael eu cymryd

Rydym wedi datblygu templed ar gyfer cofrestr risg a allai fod yn ddefnyddiol i chi. Mae'r templed yn rhoi rhai risgiau enghreifftiol a chamau gweithredu a awgrymir ar gyfer lliniaru'r risgiau hynny.

Yn ogystal â'r risgiau a nodir yn y templed, dylech nodi unrhyw risgiau eraill, gan gynnwys y rhai sy'n benodol i'ch amgylchiadau lleol, a sut y byddech yn eu lliniaru. 

Dylid nodi eiddo posibl yn Llwybr 3 ar gam cynllunio cynnar.

Mae'r adran hon yn cynnwys canllawiau ar sut i nodi eiddo Llwybr 3 a sut a phryd i nodi person cyfrifol ar gyfer pob eiddo, a chysylltu ag ef neu hi. 
 

Llwybr 3 – y llwybr eiddo diffiniedig, mae'n cynnwys casglu'r wybodaeth sydd ei hangen ar gyfer y canfasiad ar gyfer mathau penodol o eiddo gan berson cyfrifol, lle y gellir nodi un. 

Gallai defnyddio Llwybr 3 fod yn ffordd fwy effeithiol ac effeithlon o gael ymatebion cywir a chyflawn ar gyfer eiddo â sawl preswylydd na chanfasio gan ddefnyddio llwybr amgen. 

Dylid nodi eiddo y gellid ei ganfasio gan ddefnyddio Llwybr 3 a'r unigolion sy'n gyfrifol am yr eiddo hwnnw yn gynnar yn eich gwaith cynllunio ar gyfer y canfasiad blynyddol am y bydd hyn yn effeithio ar y broses o neilltuo eiddo i wahanol lwybrau. 

Os na allwch nodi'r unigolyn sy'n gyfrifol am eiddo a chysylltu ag ef cyn penderfynu'n derfynol ar ba eiddo y byddwch yn ei neilltuo i lwybrau canfasio, ni fyddwch yn gallu mynd ati i ganfasio'r eiddo drwy Lwybr 3. 
 

Diffinnir yr eiddo hwnnw y gellir ei ganfasio gan ddefnyddio Llwybr 3 (y llwybr eiddo diffiniedig) mewn deddfwriaeth fel:1  

• Cartrefi gofal preswyl cofrestredig
• Tai amlfeddiannaeth
• Llety myfyrwyr: er enghraifft, neuadd breswyl myfyrwyr
• Hosteli

Er mwyn iddo gael ei ganfasio gan ddefnyddio Llwybr 3, mae'n rhaid i eiddo fod yn eiddo lle mae pobl nad ydynt, gyda'i gilydd, yn ffurfio un aelwyd, yn byw2 neu'n eiddo lle rydych wedi ceisio dosbarthu dogfen yn ystod y 18 mis blaenorol ond nad ydych wedi llwyddo i wneud hynny.3  

At hynny, er mwyn neilltuo eiddo i Lwybr 3, mae'n rhaid i chi gredu eich bod yn fwy tebygol o gael ymateb gan ddefnyddio Llwybr 3 na thrwy lwybr canfasio amgen,4 ac mae'n rhaid i chi fod wedi gallu nodi unigolyn cyfrifol i ddarparu'r wybodaeth sydd ei hangen ar gyfer y canfasiad. 

Gallai cael gafael ar gofnodion awdurdodau lleol eraill neu adolygu gwybodaeth o'r canfasiad blaenorol eich helpu i nodi eiddo arall yn eich cronfa ddata a all fodloni'r meini prawf er mwyn iddo gael ei ganfasio gan ddefnyddio Llwybr 3.

Bydd angen i chi fod yn fodlon bod y meini prawf a nodir yn y ddeddfwriaeth yn cael eu bodloni ar gyfer unrhyw eiddo arall y dewiswch ei ganfasio o dan Lwybr 3.

Pa eiddo na ellir ei ganfasio gan ddefnyddio Llwybr 3? 

Mae'r ddeddfwriaeth yn darparu'n benodol na ellir defnyddio Llwybr 3 ar gyfer blociau cyffredin o fflatiau,5 y dylai fod yn bosibl eu canfasio'n effeithiol gan ddefnyddio Llwybr 1 neu Lwybr 2 fel y bo'n briodol yn seiliedig ar ganlyniadau'r ymarfer paru data.

At hynny, os bydd gwybodaeth sydd gennych yn dangos mai dim ond pobl o dan 18 oed sy'n meddiannu'r eiddo, ni allwch ddefnyddio Llwybr 3 i ganfasio'r eiddo: mewn achosion o'r fath, mae'n rhaid i chi ddefnyddio Llwybr 2 – sef y llwybr eiddo heb ei baru.6

Hefyd, nid yw eiddo lle mae'r holl unigolion cofrestredig yn gategori o etholwr y mae'n rhaid ei eithrio o'r cam paru data cenedlaethol, megis etholwyr dienw, yn gymwys i gael ei ganfasio gan ddefnyddio Llwybr 3. 
 

Diffinnir unigolyn cyfrifol fel unrhyw un sy'n cadw gwybodaeth neu a all gael gafael arni yn gyfreithlon neu a all ddatgelu gwybodaeth yn gyfreithlon i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol mewn perthynas â phob unigolyn sy'n byw mewn eiddo ac sy'n gymwys i gael ei gofrestru.1  

Bydd data a ddarperir gan yr unigolyn cyfrifol yn eich helpu i gadarnhau pwy sy'n byw mewn eiddo a phwy nad yw'n byw ynddo ond ni ellir eu defnyddio ar gyfer unrhyw fath o gofrestriad bloc: bydd yn rhaid i chi gynnal y gweithgaredd cofrestru priodol – megis dechrau'r broses ITR neu adolygu – yn seiliedig ar y data a roddir i chi. 

Bydd angen i chi sicrhau bod y wybodaeth sydd gennych am unigolion cyfrifol ar gyfer eiddo Llwybr 3 yn cael ei hadolygu'r rheolaidd. Dylech sicrhau bod y wybodaeth yn gyfredol ac y caiff manylion unrhyw un nad yw'n gysylltiedig ag eiddo mwyach eu dileu. 
 

Bydd angen i chi gysylltu â'r unigolion hynny a all fod yn addas i weithredu fel yr unigolyn cyfrifol ar gyfer eiddo Llwybr 3, yn eich barn chi. Dylech gysylltu'n gychwynnol â nhw cyn gynted â phosibl yng ngham cynllunio eich canfasiad; dim ond ar ôl i chi nodi a chadarnhau unigolyn cyfrifol ar gyfer eiddo y gallwch ei neilltuo i Lwybr 3.
 
Gan nad oes unrhyw ddulliau cysylltu rhagnodedig o dan Lwybr 3, bydd angen i chi ystyried y ffordd fwyaf priodol o gysylltu'n gychwynnol â'r unigolion hyn. 

Diben cysylltu ar yr adeg hon yw:

• cadarnhau a all yr unigolyn a nodwyd weithredu fel yr unigolyn cyfrifol1   
• esbonio rôl a chyfrifoldeb unigolyn cyfrifol
• cyfleu eich hawl statudol i ofyn i unigolyn cyfrifol ddarparu gwybodaeth am y preswylwyr mewn eiddo 
• rhoi gwybod i'r unigolyn cyfrifol ei bod yn ofynnol iddo ymateb i'ch cais 
• cadarnhau'r dulliau cyfathrebu a ddefnyddir yn y dyfodol
• nodi unrhyw unigolyn amgen fel unigolyn cyfrifol ar gyfer yr eiddo os na all yr unigolyn rydych wedi cysylltu ag ef gydymffurfio â'ch cais

Dylech sicrhau eich bod yn cofnodi'r camau a gymerwyd gennych i gysylltu â'r unigolion hyn a chadarnhau y gallant ddarparu'r wybodaeth sy'n ofynnol gan y canfasiad i chi. 

Bydd hefyd angen i chi ystyried y dull cyfathrebu gorau ar gyfer eiddo Llwybr 3, yn seiliedig ar y math o eiddo a'r wybodaeth gyswllt sydd gennych ar gyfer yr unigolyn cyfrifol. 

Er y bydd angen i chi nodi'r unigolyn cyfrifol ar gyfer eiddo Llwybr 3 ar gam cynnar yn eich gwaith cynllunio a chysylltu'n gychwynnol ag ef, efallai y byddwch yn penderfynu canfasio eiddo gwahanol o dan Lwybr 3 ar adegau gwahanol. Er enghraifft, efallai y byddwch yn penderfynu gofyn i'r unigolyn cyfrifol ar gyfer llety myfyrwyr am y wybodaeth sydd ei hangen ar gyfer y canfasiad ychydig cyn i'r tymor ddechrau, yn hytrach nag ar gam cynharach yn eich canfasiad. 
 

Bydd angen i chi benderfynu a oes angen cytundebau rhannu data ag unrhyw rai o'r unigolion cyfrifol ar gyfer eiddo Llwybr 3 rydych wedi'u nodi yn eich ardal.

Bydd y wybodaeth a gewch gan yr unigolyn cyfrifol yn cynnwys data personol, sy'n cael eu rhannu rhwng dau reolydd data. Er nad yw deddfwriaeth diogelu data yn ei gwneud yn ofynnol i gael cytundeb ysgrifenedig wrth rannu data rhwng rheolyddion data, mae'n arfer da llunio cytundeb rhannu data.  

Bydd llunio cytundeb rhannu data â'r unigolyn cyfrifol yn dangos bod y ddau ohonoch yn gweithredu yn unol â deddfwriaeth diogelu data a bydd yn helpu i osgoi unrhyw oblygiadau o ran atebolrwydd o weld un parti fel rheolydd a'r llall fel prosesydd.

Mae ein canllawiau ar ddiogelu data ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol a Swyddogion Canlyniadau yn darparu gwybodaeth mewn perthynas â'ch rôl fel rheolydd data, yn ogystal â rhestr wirio i helpu i lywio cynnwys cytundebau rhannu data.

Mae paru data yn rhan annatod o'r canfasiad newydd a bydd angen i chi gynllunio sut a phryd y byddwch yn gwneud hyn.

Mae'r adran hon yn cynnwys canllawiau ar y pethau y bydd angen i chi eu hystyried wrth gynllunio ar gyfer ymarferion paru data cenedlaethol a lleol. 
 

Mae'r cam paru data cenedlaethol yn cynnwys gwirio gwybodaeth am etholwyr presennol ar eich cofrestr, yn erbyn data sydd gan yr Adran Gwaith a Phensiynau (DWP).  

Mae pob eiddo yn dechrau drwy gael ei neilltuo'n ddiofyn i Lwybr 2 – sef y llwybr eiddo heb ei baru.

Bydd canlyniadau'r cam paru data cenedlaethol, ynghyd ag unrhyw ymarfer paru data lleol rydych wedi'i gynnal, yn eich helpu i benderfynu a yw'r eiddo yn gyffredinol wedi'i baru neu heb ei baru ac mae'n rhaid i chi ddefnyddio'r wybodaeth hon i'ch helpu i neilltuo'r eiddo hwnnw i'r llwybr canfasio priodol.1
 
Ar ôl iddo gael ei neilltuo i'r llwybr canfasio priodol, gallwch benderfynu pa ddull cysylltu y byddwch yn ei ddefnyddio mewn perthynas â phob eiddo yn ystod y canfasiad.   
 

Er ei bod yn bwysig sicrhau bod gennych brosesau ar waith i gynnal eich cofrestr drwy gydol y flwyddyn, dylai gwneud gwaith ychwanegol i gynnal y gofrestr cyn y cam paru data cenedlaethol helpu i sicrhau bod y wybodaeth rydych yn ei darparu mor gywir a chyflawn â phosibl. 

Dylai hyn helpu i sicrhau canlyniadau mwy cywir, a all, yn ei dro, eich helpu i sicrhau bod eich canfasiad mor effeithlon â phosibl a'i fod yn gwneud y defnydd gorau o'r adnoddau sydd ar gael i chi.

Dylai'r gwaith paratoi hwn gynnwys y camau canlynol: 

Sicrhau bod unrhyw weithgaredd nas cyflawnwyd eto yn cael ei gyflawni

• Lle y bo'n bosibl, dylech gwblhau adolygiadau a phenderfynu ar unrhyw eitemau sydd angen eu dileu o ganlyniad i'r rhain cyn y cam paru data cenedlaethol.
• Dylech sicrhau bod unrhyw eitemau eraill sydd angen eu dileu yn cael eu nodi cyn y cam paru data cenedlaethol. 
• Dylech roi sylw i unrhyw ymholiadau, eithriadau ac ardystiadau nad ymdriniwyd â nhw er mwyn sicrhau y gellir ychwanegu cynifer o etholwyr â phosibl at eich cofrestr. 
• Dylech wirio unrhyw unigolion a ddelir yn eich system fel etholwyr posibl mewn eiddo yn erbyn cofnodion eraill, neu nodi unrhyw etholwyr posibl newydd y dylid eu hychwanegu at eiddo. Nid yw etholwyr posibl yn etholwyr cofrestredig ond, yn hytrach, maent yn unigolion sydd wedi'u cofnodi yn eich System Rheoli Etholiad, o ganlyniad i broses cloddio data leol neu ffurflen ganfasio a ddychwelwyd yn ôl pob tebyg, a all fod yn gymwys ond nad ydynt wedi cofrestru i bleidleisio yn y cyfeiriad eto. Mae'r wybodaeth hon yn ddefnyddiol am y gall awgrymu bod angen gwneud newidiadau i'r gofrestr ar gyfer yr eiddo hwnnw, am y gallai unigolion nad ydynt wedi gwneud cais llwyddiannus i gofrestru eto fod yn byw yno. Gall etholwyr posibl mewn cyfeiriad hefyd ddynodi bod angen cofnodi newidiadau ychwanegol ar gyfer yr unigolion hynny sydd wedi'u cofrestru yn yr eiddo ar hyn o bryd. 

Sicrhau bod eich cronfa ddata eiddo yn gyfredol

• Dylech sicrhau bod gan bob cyfeiriad rif cyfeirnod eiddo unigryw (UPRN). Os nad oes, dylech gysylltu â thîm y Rhestr Tir ac Eiddo Lleol er mwyn sicrhau bod rhifau cyfeiriad eiddo unigryw wedi'u hatodi i bob eiddo. 
• Dylech fwrw golwg dros unrhyw gofnodion sydd gennych a fydd yn eich helpu i nodi mathau penodol o eiddo ac, os yw'n bosibl, sicrhau bod y rhain yn cael eu hadlewyrchu yn eich system – er enghraifft, gall nodi bod eiddo yn gartref gofal, yn dŷ amlfeddiannaeth neu'n llety myfyrwyr effeithio ar y llwybr y gallwch ei ddewis i neilltuo'r eiddo iddo.
• Dylech gadarnhau a yw'r wybodaeth sydd gennych am eiddo gwag a di-rym yn gyfredol. Dylech nodi pa ffynonellau data lleol sydd ar gael i chi a fydd yn cynnwys y wybodaeth sydd ei hangen arnoch i wneud hyn a diweddaru eich cofnodion yn unol â hynny. 

Bydd angen i'r cam paru data cenedlaethol gael ei gynnal cyn i chi ddechrau eich gweithgarwch canfasio. Bwriad y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol yw y bydd y gwasanaeth ar agor o 1 Mehefin tan ddiwedd mis Awst, a bydd yn darparu adnodd archebu i'ch galluogi i nodi eich dewis ddyddiad ar gyfer eich ymarfer paru data. Os na fydd y dyddiad hwn ar gael, bydd angen i chi ddewis un arall.  

Er mwyn eich helpu i benderfynu pryd rydych am gynnal y cam paru data cenedlaethol, dylech ystyried canllawiau gan y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol ar yr amserlenni ar gyfer trefnu a chynnal y cam paru data cenedlaethol.   

Er mwyn nodi'r dyddiad mwyaf priodol ar gyfer eich cam paru data cenedlaethol, bydd angen i chi fod wedi ystyried amseriadau ar gyfer gwneud eich gwaith paratoi ychwanegol ar y gofrestr am y dylai'r gwaith hwn gael ei wneud cyn i chi anfon eich data. 

Gan y bydd angen i'r cam paru data cenedlaethol gael ei gynnal cyn i chi ddechrau eich canfasiad, bydd angen i chi hefyd ystyried pryd rydych am ddechrau eich canfasiad a sicrhau eich bod yn trefnu i'ch gweithgareddau canfasio gael eu cynnal ar ôl i'r cam paru data gael ei gwblhau. 

Unwaith y bydd dyddiad eich cam paru data cenedlaethol wedi'i gadarnhau a'ch bod yn gwybod pa ddyddiad rydych yn gweithio tuag ato, bydd angen i chi ailystyried eich cynlluniau o ran y canfasiad er mwyn sicrhau eu bod yn ymarferol o hyd, gan wneud unrhyw addasiadau rydych yn nodi eu bod yn angenrheidiol. Gall hyn gynnwys diwygio'r dyddiadau rydych yn bwriadu dechrau anfon gohebiaeth ganfasio ar gyfer pob un o'r tri llwybr canfasio. 

Yn ogystal â chynnal y cam paru data cenedlaethol gorfodol, mae gennych ddisgresiwn i baru eich cofrestr etholiadol gyfan, neu ran ohoni, yn erbyn setiau data a ddelir yn lleol (megis data treth gyngor neu fudd-dal tai).1 Gall hyn ddigwydd cyn neu ar ôl y cam paru data cenedlaethol, neu cyn ac ar ôl y cam paru data cenedlaethol.

Bydd canlyniad y cam paru data cenedlaethol ynghyd ag unrhyw ymarfer paru data lleol a gynhaliwyd gennych yn dylanwadu ar y broses o neilltuo eiddo i lwybrau canfasio ac yn pennu pa fath o gontract y bydd angen i chi ei lunio mewn perthynas â phob eiddo yn ystod y canfasiad o ganlyniad i hynny.  

Gweithio gydag adrannau eraill y cyngor

Gallai gweithio'n agos gydag adrannau eraill y cyngor eich helpu i weithio'n fwy effeithiol ac effeithlon gyda data lleol. Os gellir cytuno ag adrannau eraill ar ddull cyson o gasglu data, bydd yn haws defnyddio setiau data lluosog at eich dibenion eich hun. 

Pan fyddwch yn cael setiau data lleol gan dimau neu adrannau eraill, dylech ymgynghori â chyflenwr eich System Rheoli Etholiad i gadarnhau sut y dylai'r data gael eu fformatio. Efallai y bydd angen cryn dipyn o amser ac adnoddau i baratoi'r data'n gywir cyn eu bod yn addas i'w mewngludo i'ch System Rheoli Etholiad. 

Efallai y bydd gan adrannau eraill o'ch cyngor fwy o brofiad o drin data yn effeithiol. Dylech ystyried gweithio gyda'r adrannau hyn, a secondio cydweithwyr medrus os yw'n bosibl, i'ch helpu i sicrhau bod eich data lleol yn barod i'w lanlwytho i'ch System Rheoli Etholiad mewn modd amserol. 

Pan fyddwch yn meithrin cydberthynas waith newydd ar gyfer rhannu data lleol, efallai y byddwch am drefnu sgwrs dros y ffôn neu gyfarfod wyneb yn wyneb yn gyntaf i drafod eich nodau a chytuno ar drefniadau gweithio. Ymhlith rhai o'r pwyntiau y gallai fod yn ddefnyddiol i chi eu trafod yn ystod eich cyswllt cychwynnol mae'r canlynol:  

• amlinellu gofynion deddfwriaethol y canfasiad, a'ch hawliau i weld data
• esbonio'r buddiannau a allai ddeillio o wneud mwy o ddefnydd o waith paru data
• trafod lefel y cymorth y gellir ei gynnig i chi a'ch tîm 
• cytuno ar ddull a rennir o weithio gyda data, drwy gytundeb rhannu data o bosibl 
• pennu amserlen glir ar gyfer cydweithio 
• cytuno ar sut y byddwch yn cysylltu yn y dyfodol 
• cytuno ar ffordd o werthuso'r gwaith a wnaethoch gyda'ch gilydd ar ddiwedd y canfasiad
• ystyried a ddylid diweddaru unrhyw rai o hysbysebion preifatrwydd y cyngor neu'r gwasanaeth 

Nid oes gennych hawl awtomatig i weld na defnyddio unrhyw wybodaeth gyswllt ychwanegol mewn cofnodion lleol ar wahân i enwau a chyfeiriadau. Ceir rhagor o wybodaeth am y broses o gasglu a rhannu manylion cyswllt eraill fel cyfeiriadau e-bost a rhifau ffôn yn ein canllawiau ar cynllunio ar gyfer gohebiaeth ganfasio.

Mae'n bosibl y bydd yn cymryd tipyn o amser ac ymdrech i ddechrau i feithrin partneriaethau a nodi cynlluniau ar gyfer rhannu a phrosesu data lleol, ond dylai fod llai o waith ynghlwm wrth hyn mewn blynyddoedd dilynol wrth i arferion gwaith a chydberthnasau gwaith gael eu sefydlu. 
 
Wrth i bobl ymgyfarwyddo â'u rolau yn y broses, y data y mae angen iddynt eu darparu a'r hyn a ddisgwylir ganddynt, dylech weld canlyniadau gwell a phroses fwy effeithlon a syml. 
 

Dylai pob set ddata leol o leiaf gynnwys y canlynol:

• Enw cyntaf
• Cyfenw
• Cyfeiriad post

Gall setiau data sydd hefyd yn cynnwys y meysydd canlynol helpu i wella ansawdd canlyniadau'r ymarfer paru:

• Enw(au) canol
• Data rhifau cyfeirnod eiddo unigryw
• Dyddiad geni 
• Enwau blaenorol
• Oedran data, er enghraifft pryd y cawsant eu creu neu eu diweddaru ddiwethaf

Nid oes rhaid i setiau data lleol gynnwys data ar gyfer yr holl eiddo ar eich cofrestr a gallent ganolbwyntio'n fwy ar fathau penodol o eiddo neu grwpiau penodol o unigolion. 

Er enghraifft, gall fod gennych ddata gan adrannau gwasanaethau cymdeithasol neu addysg sydd ond yn cwmpasu, o bosibl, rai o'ch etholwyr, ond a all fod yn ddefnyddiol serch hynny.

Sut ydw i'n sicrhau bod ffynhonnell data o ansawdd uchel?

Dylech sicrhau mai dim ond ffynonellau data o ansawdd uchel rydych yn eu dewis. Mae set ddata o ansawdd uchel yn un lle mae'r wybodaeth a geir ynddi yn ddibynadwy, yn gyfredol ac yn gywir ac y gellir ymddiried ynddi. Mae gan y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol adnodd ar sut i asesu ansawdd data lleol sydd ar gael isod:

Dylech hefyd ystyried pa safonau data ac arferion da sydd i'w cael mewn perthynas â'r ffynonellau data lleol rydych am eu defnyddio ac a yw deiliad y data yn eu dilyn.

Er enghraifft, mae'r Adran Gwaith a Phensiynau wedi nodi canllawiau manwl ar arferion da ar gyfer prosesu a defnyddio data budd-dal y dreth gyngor a budd-dal tai, sy'n cynnwys canllawiau ar wirio tystiolaeth a ddarparwyd i awdurdodau lleol a sut i ymdrin â thwyll. Dylai Swyddog Cofrestru Etholiadol ar gyfer ardal sy'n darparu ei gwasanaethau budd-daliadau i'r safonau hyn allu bod yn hyderus wrth ddefnyddio data budd-daliadau ar gyfer paru data lleol.

Wrth benderfynu ar ansawdd ffynhonnell data lleol dylech ystyried pryd y cafodd ei diweddaru ddiwethaf ac a yw'r ffynhonnell data/ffynonellau data yn dibynnu ar wybodaeth a ddarparwyd gan unigolion heb unrhyw wiriadau gan yr awdurdod lleol i gadarnhau bod y wybodaeth yn gywir. 

Er enghraifft, gall ceisiadau am aelodaeth o lyfrgell fod yn seiliedig yn gyfan gwbl ar wybodaeth a ddarparwyd gan ddefnyddwyr y gwasanaeth ac, felly, efallai y byddwch yn dod i'r casgliad nad yw data llyfrgelloedd yn addas ar gyfer ymarfer paru data lleol.

Yn ogystal â gallu bod yn hyderus bod y ffynhonnell data lleol o ansawdd uchel, mae angen i chi hefyd ystyried unrhyw oblygiadau o ran costau sy'n gysylltiedig â phrosesu data lleol ac, os oes unrhyw gostau, a ydynt yn gwneud y defnydd gorau o'r adnoddau sydd ar gael i chi.

Er enghraifft:

• A fydd angen i waith gael ei wneud â llaw gennych chi a'ch staff er mwyn sicrhau y gellir defnyddio'r data neu a fydd angen i chi gael cymorth ar gyfer yr ymarfer paru data gan dîm arall, megis gan yr Adran TG, er mwyn trin y ffeiliau? 
• A all y ffeil data gael ei rheoli gan broses rannol awtomataidd drwy ei llwytho ar eich System Rheoli Etholiad neu system debyg?
• A fydd angen i chi brynu unrhyw feddalwedd neu drwyddedau newydd neu ychwanegol ar gyfer unrhyw feddalwedd sy'n bodoli eisoes?

Dylech brofi setiau data lleol newydd cyn i chi eu defnyddio. Dylech siarad â darparwr eich System Rheoli Etholiad am y ffordd y gall eich System Rheoli Etholiad eich helpu i wneud hyn yn ymarferol. 

Dylech werthuso effeithiolrwydd eich setiau data lleol bob blwyddyn gan ddefnyddio'r sgoriau cywirdeb data a ddarparwyd gan y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol. Bydd y sgoriau hyn yn rhoi rhyw syniad o ba mor effeithiol y mae'r gwahanol ffynonellau data lleol wedi bod o ran paru etholwyr. Bydd hyn yn eich galluogi i wneud penderfyniadau mwy hyddysg ynghylch defnyddio setiau data lleol mewn canfasiadau yn y dyfodol.  

Os ydych wedi penderfynu cynnal unrhyw fath o ymarfer paru data lleol, bydd angen i chi benderfynu pryd y caiff ei gynnal. Gall ymarfer paru data lleol fod yn ddefnyddiol pan gaiff ei gynnal naill ai cyn neu ar ôl y cam paru data cenedlaethol neu, yn wir, ar y ddau gam. 

Gall eich penderfyniad ar amseriad unrhyw ymarfer paru data lleol ddibynnu ar y canlynol:

• pryd y gellir darparu'r data i chi a phryd rydych yn bwriadu eu defnyddio, er enghraifft mae'r data mwyaf diweddar ar fyfyrwyr yn debygol o fod ar gael ar ddechrau'r flwyddyn academaidd
• pa mor gyfredol yw'r data; data lleol fydd y data mwyaf cywir a defnyddiol ar gyfer ymarfer paru data os byddant wedi'u diweddaru'n ddiweddar 
• maint y set ddata ac a ydych yn cynnal ymarfer paru cofrestr rannol neu lawn; gall hyn gael effaith ar faint o amser a fydd gennych i ddadansoddi'r canlyniadau cyn neilltuo eiddo i lwybrau canfasio
• ym mha fformat y cedwir y data ac a fydd angen eu prosesu cyn i chi allu eu defnyddio

Efallai y bydd cynnal ymarfer paru data lleol cyn y cam paru data cenedlaethol yn rhoi mwy o amser i chi ddadansoddi canlyniadau eich ymarfer paru data lleol. 

Fel arall, gall gwirio data sy'n cael eu diweddaru'n rheolaidd yn lleol, megis data treth gyngor, ar ôl y cam paru data cenedlaethol ac mor agos ag sy'n ymarferol at yr adeg rydych yn gwneud eich penderfyniad ynghylch neilltuo eiddo i lwybrau canfasio wella ansawdd canlyniadau eich ymarfer paru data, gan eich galluogi i neilltuo mwy o eiddo i'r llwybr mwyaf priodol. 

Gwirio gwybodaeth am eiddo gwag a di-rym fel rhan o ymarfer paru data lleol

Gallai ymarfer paru data lleol gynnwys gwirio'r wybodaeth sydd gennych am eiddo gwag neu ddi-rym. Os byddwch yn cymharu eiddo gwag a di-rym yn erbyn ffynonellau data lleol megis cofnodion y dreth gyngor, dylai eich cynllun adlewyrchu hyn a darparu ar gyfer pryd a sut y byddwch yn gwneud hynny.  

Nid yw eiddo gwag a di-rym wedi'i eithrio rhag y canfasiad blynyddol ond mae wedi'i eithrio'n awtomatig rhag y cam paru data cenedlaethol. Y rheswm dros hyn yw nad oes unrhyw fanylion am etholwyr unigol y gellir eu paru â chofnodion yr Adran Gwaith a Phensiynau.
 
Os na all eich ymarfer paru data lleol gadarnhau bod eiddo'n wag neu'n ddi-rym, bydd angen ei ganfasio gan ddefnyddio Llwybr 2 – sef y llwybr eiddo heb ei baru. Os na allwch gadarnhau bod eiddo yn dal i fod yn wag neu'n ddi-rym, gellir ei neilltuo i Lwybr 1 – sef y llwybr eiddo wedi'i baru.   

Mae'n bwysig cofio, unwaith y bydd eiddo wedi'i neilltuo i lwybr, bydd yn rhaid i chi gymryd yr holl gamau angenrheidiol cyn cau'r cylch cysylltu. Ni allwch ddefnyddio data lleol i gau cylch cysylltu. 

Bydd angen i chi gynllunio eich gohebiaeth ganfasio'n ofalus.

Mae'r adran hon yn cynnwys canllawiau ar y pethau y bydd angen i chi eu hystyried wrth gynllunio ar gyfer eich gohebiaeth ganfasio ac o ran y dulliau ymateb a fydd ar gael i etholwyr. 
 

Cyn cynllunio'r sianeli y byddwch yn eu defnyddio ar gyfer gohebiaeth ganfasio, bydd angen i chi ddarllen y canllawiau ar gyfer pob un o'r llwybrau canfasio, sef Llwybr 1, Llwybr 2 a Llwybr 3, er mwyn sicrhau eich bod yn deall y mathau o ohebiaeth a'r gofynion o ran cysylltu ar gyfer pob llwybr.  

Fel rhan o'ch gwaith cynllunio, bydd angen i chi benderfynu pa sianeli cyfathrebu y byddwch yn eu defnyddio ar gyfer pob cam cysylltu ar gyfer pob un o'r llwybrau. Amlinellir rhai o'r prif ystyriaeth ar gyfer pob dull cyfathrebu ar y tudalennau canlynol.

Dylech hefyd ystyried bod deddfwriaeth yn ei gwneud yn ofynnol i chi ymgymryd â gweithgarwch dilynol o fewn cyfnod rhesymol o amser. Nid yw cyfnod rhesymol o amser wedi'i ddiffinio mewn deddfwriaeth. Yn ein barn ni, ni ddylai hyn fod yn hwy na 28 diwrnod a gall fod yn fyrrach mewn rhai amgylchiadau, er enghraifft, os ydych yn nesáu at gwblhau'r canfasiad neu lle mae etholiad ar fin cael ei gynnal. 
 

Sut y gallaf gasglu cyfeiriadau e-bost a rhifau ffôn? 

Gallwch gasglu cyfeiriadau e-bost a rhifau ffôn yn uniongyrchol gan ddeiliaid cartrefi ac etholwyr, ac efallai y gallwch gael gafael arnynt drwy edrych ar gofnodion lleol. 

Dylech edrych am gyfleoedd i gasglu cyfeiriadau e-bost a rhifau ffôn drwy ohebiaeth ganfasio a gohebiaeth etholiadol arall drwy gydol y flwyddyn, fel ffurflenni cofrestru pleidleiswyr a cheisiadau am bleidleisiau absennol. 

Dylech gasglu cynifer o gyfeiriadau e-bost a rhifau ffôn â phosibl yn ystod y canfasiad, ochr yn ochr â'ch gweithredoedd eraill wrth brosesu ymatebion i'r canfasiad.

Pryd bynnag y byddwch yn casglu cyfeiriadau e-bost a rhifau ffôn gan etholwyr, dylech sicrhau eu bod yn gwybod mai eu dewis nhw yw darparu'r wybodaeth honno, a dylech nodi sut y byddwch yn prosesu ac yn defnyddio'r wybodaeth yn eich datganiad preifatrwydd. 

A allaf gasglu cyfeiriadau e-bost a rhifau ffôn o gofnodion lleol eraill? 

Mae gennych hawl gyfreithiol i archwilio a gwneud copïau o gofnodion lleol fel cofnodion Treth Gyngor a chofnodion gwasanaethau cwsmeriaid, at ddibenion cyflawni eich dyletswyddau cofrestru.1   

Caniateir yn benodol i gynghorau perthnasol ddatgelu gwybodaeth mewn cofnodion lleol i'ch galluogi i ganfod enwau a chyfeiriadau pobl nad ydynt wedi'u cofrestru ond y mae ganddynt yr hawl i gael eu cofrestru.2 Rydym wedi llunio canllawiau pellach ar y cofnodion y gallwch eu harchwilio at ddibenion nodi etholwyr newydd, gan gynnwys yr hyn y gallwch ddefnyddio'r wybodaeth ar ei gyfer, a chyngor ynghylch a oes angen cytundebau rhannu data rhwng y cyngor a'r Swyddog Cofrestru Etholiadol.
 
Fodd bynnag, nid oes gennych hawl awtomatig i weld na defnyddio unrhyw wybodaeth gyswllt ychwanegol mewn cofnodion lleol ar wahân i enwau a chyfeiriadau. I weld a defnyddio gwybodaeth gyswllt ychwanegol, fel cyfeiriadau e-bost a rhifau ffôn o gofnodion lleol, bydd angen y canlynol arnoch: 

• cytundeb rhannu data rhwng y cyngor a'r Swyddog Cofrestru Etholiadol, a
• rhaid bod y cyngor wedi hysbysu unigolion, drwy ei hysbysiad preifatrwydd, am y posibilrwydd y caiff gwybodaeth o'r fath ei rhannu 

Felly, bydd angen i chi ymgysylltu ag adrannau perthnasol o'r cyngor, a chynnal trafodaethau adeiladol â nhw a'ch swyddog diogelu data, er mwyn ennill cefnogaeth i'ch dull o ddefnyddio e-ohebiaeth. Gallai hyn fod yn rhan o drafodaethau ehangach ynglŷn â chael gafael ar ddata lleol i gyflawni eich dyletswyddau cofrestru fel paru data lleol. 

Dylech weithio gydag adrannau'r cyngor a'r swyddog diogelu data i lunio cytundebau rhannu data a nodi hysbysiadau preifatrwydd y bydd angen eu diweddaru er mwyn sicrhau, pan gaiff manylion cyswllt fel cyfeiriadau e-bost a rhifau ffôn eu casglu, y rhoddir y caniatâd angenrheidiol i'r manylion hyn gael eu datgelu i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol. 

Mae ein canllawiau diogelu data ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol a Swyddogion Canlyniadau yn rhoi rhagor o wybodaeth am ystyriaethau diogelu data.

Beth os bydd y cyngor yn defnyddio mynegai cofnodion cwsmeriaid?

Mae rhai cynghorau wedi mabwysiadu mynegai cofnodion cwsmeriaid neu ddinasyddion, er mwyn cadw cofnodion cwsmeriaid mewn un gronfa ddata ganolog. Caiff cofnodion o'r fath eu casglu drwy amrywiaeth o wybodaeth gyswllt am gwsmeriaid ac maent yn debygol o fod yn gyfredol ac yn gywir.
 
Gan fod y data mewn cronfeydd data o'r fath yn cael eu casglu o ffynonellau ar draws y cyngor, mae'n debygol y bydd cytundebau rhannu data a hysbysiadau preifatrwydd eisoes ar waith ar gyfer cynnal y mynegai cofnodion cwsmeriaid ac efallai mai dim ond mân newidiadau y bydd angen eu gwneud er mwyn caniatáu i'r manylion cyswllt ychwanegol gael eu datgelu i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol. Dylech gysylltu â'ch Swyddog Diogelu Data i ddeall yr hyn y gall fod angen i chi ei wneud yn lleol.

Cadarnhau bod y wybodaeth a gesglir gennych yn gywir

Er mwyn sicrhau bod llai o negeseuon e-bost neu negeseuon testun sydd heb eu dosbarthu oherwydd bod y rhifau ffôn neu'r cyfeiriadau e-bost yn anghywir, dylech gynnal profion ansawdd ar y wybodaeth gyswllt a gasglwyd gennych. Gallech allgludo'r data i daenlen i'ch helpu gyda hyn, neu weld a all eich System Rheoli Etholiad lunio adroddiadau a allai helpu i nodi anghysondebau yn eich data.
 
Dylech gadarnhau nad oes unrhyw wallau amlwg fel camsillafu enwau parth mewn cyfeiriadau e-bost, defnydd anghywir o atalnodi neu ofodau mewn cyfeiriadau e-bost, a rhifau ar goll mewn rhifau ffôn.  Yna gallech groesgyfeirio delweddau wedi'u sganio neu geisiadau papur i wirio a chywiro unrhyw fanylion cyswllt sy'n cynnwys gwallau. 

Drwy sicrhau bod y manylion cyswllt a ddelir gennych yn gyfredol ac yn gywir, bydd mwy o negeseuon yn cael eu dosbarthu'n gywir. Bydd llai o faich gweinyddol hefyd wrth ddelio â negeseuon e-bost a wrthodir wrth gael eu prosesu. I gael rhagor o wybodaeth am reoli negeseuon a wrthodir, ewch i ymatebion i e-ohebiaeth Llwybr 1. 
 

Defnyddio gohebiaeth electronig 

Os byddwch yn penderfynu defnyddio e-ohebiaeth, bydd angen i chi nodi'r camau sydd angen eu cymryd er mwyn ei sefydlu ac adlewyrchu'r rhain yn eich cynlluniau. 

Bydd angen i chi benderfynu a ddylid rheoli e-ohebiaeth yn fewnol neu drwy ddarparwr allanol, ac efallai y byddwch yn penderfynu defnyddio dulliau gwahanol ar gyfer mathau gwahanol o e-ohebiaeth. 

Er enghraifft, efallai y byddwch yn dewis anfon negeseuon e-bost eich hun a rhoi'r gwaith o anfon negeseuon SMS ar gontract allanol i ddarparwr allanol. Mae'n rhaid i unrhyw un a fydd yn prosesu data personol i'w defnyddio gydag unrhyw sianeli e-ohebiaeth gydymffurfio â gofynion deddfwriaeth diogelu data. 

Bydd angen i chi lunio templedi o ohebiaeth ymlaen llaw os byddwch yn defnyddio negeseuon e-bost, negeseuon SMS neu ohebiaeth electronig ysgrifenedig arall. 

Mae ein canllawiau ar gyfer Llwybr 1 a Llwybr 2 yn cynnwys manylion am y wybodaeth y mae'n rhaid ei chynnwys a'i chasglu mewn e-ohebiaeth ac rydym wedi llunio templedi o negeseuon e-bost a all fod yn sail i'ch e-ohebiaeth. 

Bydd hefyd angen i chi sicrhau bod gennych y systemau ar waith i olrhain e-ohebiaeth a monitro'r broses o'i hanfon er mwyn sicrhau bod gennych lwybr archwilio o bob ymgais i gysylltu ag eiddo ac etholwyr drwy gydol y canfasiad. 

Bydd monitro llwyddiant ymdrechion i gysylltu gan ddefnyddio dulliau gwahanol yn eich helpu i werthuso eu heffeithiolrwydd a mireinio eich dull gweithredu fel sydd ei angen ar gyfer canfasiadau yn y dyfodol. Bydd y data a nodir yn y safonau perfformiad ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol hefyd yn eich helpu i ddeall effaith eich gweithgareddau a ble y gellir gwneud gwelliannau. 
 

Sicrhau bod y cyhoedd yn hyderus yn defnyddio e-ohebiaeth

Mae'n bwysig bod y rheini sy'n derbyn eich e-ohebiaeth yn ymddiried ynddi ac yn hyderus ei bod yn ddilys, er mwyn sicrhau eu bod yn talu sylw at y wybodaeth a ddarperir ac yn ymateb ac yn cymryd y camau angenrheidiol fel y bo angen.
 
Efallai na fydd rhai preswylwyr yn gyfarwydd â chael e-ohebiaeth gan y Swyddog Cofrestru Etholiadol neu'r cyngor, felly dylech feddwl am sut y gallwch eu paratoi ar gyfer derbyn gohebiaeth o'r fath, er enghraifft drwy ddatganiadau i'r wasg a negeseuon ar y cyfryngau cymdeithasol. Rydym wedi cynhyrchu adnoddau canfasio i'ch helpu i ymgysylltu â'r cyhoedd, gan gynnwys templedi cyfryngau cymdeithasol y gellir eu defnyddio i godi ymwybyddiaeth yn y cyfnod cyn y canfasiad ac yn ystod y canfasiad ei hun.  Dylech hefyd weithio gyda'r tîm cyfathrebu yn eich cyngor i godi ymwybyddiaeth am y canfasiad. 

Yn ogystal â defnyddio e-ohebiaeth yn ystod y canfasiad, gallech ystyried manteision defnyddio e-ohebiaeth i gysylltu ag etholwyr y tu allan i'r cyfnod canfasio, er enghraifft yn ystod y cyfnod cyn etholiad. 

Er mwyn helpu i gynyddu hyder bod negeseuon e-bost yn swyddogol, dylech sicrhau bod derbynyddion yn gwybod mai negeseuon e-bost wrthych chi ydynt, drwy gynnwys enw eich cyngor yn y llinell pwnc a'ch logo yng nghorff y testun.  Os byddwch yn defnyddio blwch allan cyffredinol i anfon negeseuon e-bost, gallech hefyd bersonoli'r neges drwy gynnwys enw deiliad y cartref yn y cyfarchiad. 

Dylech hysbysu'r derbynnydd eich bod yn cysylltu ag ef am fod gennych ei wybodaeth ar gronfa ddata eich cofrestr etholiadol fel y gall fod yn hyderus bod ei ddata wedi'u defnyddio mewn modd cyfreithlon. Hyd yn oed os byddwch yn annog preswylwyr i ymateb drwy ddull wedi'i awtomeiddio, dylech gynnwys manylion cyswllt penodedig ar gyfer ymholiadau, yn ogystal â dolen i'ch gwefan sy'n nodi manylion eich hysbysiad preifatrwydd a sut y gall derbynyddion optio allan o gael unrhyw e-ohebiaeth bellach, er mwyn hyrwyddo hyder yng nghyfreithlondeb yr ohebiaeth a bodloni'r holl ofynion diogelu data.

Rydym wedi llunio e-ohebiaeth ganfasio enghreifftiol i'ch helpu wrth gysylltu â deiliaid cartrefi drwy e-bost. Gellir defnyddio'r neges e-bost enghreifftiol ar gyfer gohebiaeth Llwybr 1 neu Lwybr 2. Nid yw'r e-bost enghreifftiol yn rhagnodedig. Fodd bynnag, rydym yn argymell eich bod yn ei ddefnyddio am ei fod wedi cael ei brofi gyda'r cyhoedd. 

Ceir rhagor o ganllawiau ar yr hyn y dylid ei gynnwys yn eich e-ohebiaeth yn pa wybodaeth ddylai e-ohebiaeth ei chynnwys?

Rheoli negeseuon ac ymatebion

Fel y nodwyd yn defnyddio gohebiaeth electronig, bydd angen i chi sicrhau bod adnoddau a system ar waith ar gyfer anfon e-ohebiaeth ac ar gyfer olrhain a monitro ymatebion.
 
Os byddwch yn rheoli hyn yn fewnol, bydd angen i chi gysylltu â'ch adran TG i drafod pa gymorth y gall ei roi i chi. Gallai hyn gynnwys: 

• trefnu blwch post cyffredinol sy'n ddigon mawr i ddelio â nifer amcangyfrifedig yr ymatebion sy'n debygol yn seiliedig ar flynyddoedd blaenorol a/neu nifer y negeseuon e-bost rydych yn bwriadu eu hanfon fel rhan o'ch canfasiad 
• yr amserlenni arfaethedig ar gyfer anfon eich e-ohebiaeth, er mwyn sicrhau y gellir cael help ychwanegol gan y ddesg gymorth os bydd angen
• unrhyw gyfleoedd ychwanegol i wirio eich data cyn anfon eich gohebiaeth 
• p'un a ddylid anfon negeseuon mewn sypiau hawdd eu trin
• cyngor ar sut i wneud yn siŵr na chaiff e-ohebiaeth ei thrin fel ‘sbam’ neu ‘bost sothach’ 
• sut i olrhain a monitro ymatebion, gan gynnwys rheoli negeseuon e-bost a wrthodir (ceir canllawiau ar brosesu negeseuon e-bost a wrthodir yn ymatebion i e-ohebiaeth Llwybr 1.)

Defnyddio darparwyr allanol a llwyfannau negeseuon

Gallech benderfynu defnyddio darparwr allanol neu lwyfannau negeseuon i anfon e-ohebiaeth i breswylwyr, yn ystod y cyfnod canfasio a'r tu allan iddo. Gall hyn gynnwys rhoi'r manylion cyswllt a ddelir gennych am breswylwyr i ddarparwr a fydd yn anfon y negeseuon ar eich rhan. Bydd angen i chi fod yn fodlon bod y darparwr yn cydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data wrth brosesu data. Gall rhai llwyfannau negeseuon, fel gwasanaeth ‘Notify’ Llywodraeth y DU, gael eu hintegreiddio â'ch System Rheoli Etholiad, a fyddai'n eich galluogi i fonitro ymatebion drwy eich meddalwedd bresennol. 

Mae'r astudiaeth achos ganlynol yn disgrifio sut y defnyddiwyd y llwyfan hwn yn Tower Hamlets: 

Cysylltu ag etholwyr dros y ffôn

Os byddwch yn cysylltu ag etholwyr dros y ffôn, bydd angen i chi benderfynu a ddylid rheoli'r galwadau hyn yn fewnol neu drwy ddarparwr allanol. Bydd hefyd angen i chi lunio ymlaen llaw y sgriptiau y bydd eich staff neu'ch darparwyr allanol yn eu defnyddio ar gyfer eu sgyrsiau. Rydym wedi darparu templed o sgript i'w ddefnyddio gan staff sy'n cysylltu ag etholwyr dros y ffôn.

Gall hefyd fod yn ddefnyddiol darparu rhestr o Gwestiynau Cyffredin ac ymatebion a awgrymir ar gyfer yr aelodau o'ch staff sy'n delio â galwadau, sy'n seiliedig ar eich dull o gynnal y canfasiad yn eich ardal. 

Bydd hefyd angen i chi sicrhau bod gennych y systemau ar waith i olrhain galwadau ffôn a monitro'r ffordd y maent yn cael eu gwneud er mwyn sicrhau bod gennych lwybr archwilio o bob ymgais i gysylltu ag eiddo ac etholwyr drwy gydol y canfasiad. Bydd monitro llwyddiant pob ymgais i gysylltu gan ddefnyddio dulliau cysylltu gwahanol yn eich helpu i werthuso eu heffeithiolrwydd a mireinio eich dull gweithredu yn ôl yr angen ar gyfer canfasiadau yn y dyfodol. 
 

Defnyddio gohebiaeth wedi'i hargraffu 

Bydd angen i chi benderfynu a ddylid defnyddio argraffydd mewnol neu allanol i argraffu eich gohebiaeth ganfasio. Pwy bynnag a ddefnyddir gennych, dylech fod yn fodlon y bydd yn gallu ymdopi â chymlethdod a maint y deunydd wedi'i argraffu sydd i'w gynhyrchu.
 
Dylech sicrhau bod egwyddorion diogelu data yn cael eu bodloni mewn unrhyw ymarfer tendro ar gyfer contract, a dogfennu eich proses gwneud penderfyniadau. Pryd bynnag y defnyddiwch brosesydd, mae deddfwriaeth diogelu data yn gosod rhwymedigaeth gyfreithiol i ffurfioli'r gydberthynas waith ag ef. 

P'un a ydych yn defnyddio argraffydd mewnol neu allanol, mae'n rhaid i chi gael cytundeb neu gontract ysgrifenedig ar waith. Bydd yn helpu i sicrhau y caiff gofynion diogelu data eu bodloni, gan gynnwys y gofynion sy'n ymwneud â phenodi prosesydd. 

Yn dilyn y cam paru data cenedlaethol, ac unrhyw ymarfer paru data lleol, byddwch wedi neilltuo pob un o'ch eiddo i'r llwybrau canfasio priodol, wedi gwneud penderfyniadau ynghylch pa sianeli cyfathrebu rydych yn bwriadu eu defnyddio ar gyfer gohebiaeth ganfasio ar bob cam a sut y byddwch yn rheoli'r ffordd y caiff ei dosbarthu. 

Wedyn, byddwch mewn sefyllfa i gadarnhau â chyflenwr eich deunydd print, nifer yr eitemau o ohebiaeth ganfasio wedi'i hargraffu sydd eu hangen arnoch. 

Bydd angen i chi gytuno ar amserlen gynhyrchu fanwl â chyflenwr eich gohebiaeth ganfasio wedi'i hargraffu a ddylai gynnwys y canlynol: 

• Amserlenni ar gyfer prawfddarllen gohebiaeth ganfasio
• Nifer yr eitemau o ohebiaeth ganfasio wedi'i hargraffu ar gyfer pob llwybr
• Terfynau amser yr argraffydd ar gyfer anfon data 
• Y dyddiadau y bydd yr argraffydd yn danfon gohebiaeth ganfasio atoch (pan fydd gohebiaeth ganfasio yn cael ei danfon yn ôl atoch yn barod i'w hanfon ymlaen)
• Trefnu dyddiadau danfon o'r argraffydd i'r Post Brenhinol, gwasanaethau dosbarthu eraill neu'ch swyddfeydd at ddiben dosbarthu gohebiaeth â llaw 
• Amseriad cynhyrchu ac anfon unrhyw ohebiaeth ddilynol lle y bo angen

Rydym wedi llunio templedi ar gyfer pob un o'r mathau gwahanol o ohebiaeth ganfasio wedi'i hargraffu, y mae'n ofynnol i chi ddefnyddio rhai ohonynt. Cewch ragor o wybodaeth am y templedi ar gyfer gohebiaeth a sut i'w defnyddio yn ein canllawiau ar ffurflenni a llythyrau.

Ar ôl i chi gymeradwyo'r templedi o'r proflenni, dylech anfon data prawf er mwyn sicrhau bod meysydd data yn ymddangos yn gywir. Mae ein canllawiau diogelu data ar gyfer Swyddogion Canlyniadau a Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn pwysleisio pa mor bwysig yw sicrhau bod gennych broses gwirio proflenni gadarn ar waith wrth weithio gyda phrosesydd er mwyn nodi unrhyw wallau ac osgoi achosion o dorri diogelwch data cyn iddynt ddigwydd.

Os ydych yn bwriadu defnyddio'r Post Brenhinol neu wasanaethau dosbarthu eraill, dylech ystyried yr opsiynau dosbarthu y maent yn eu cynnig ac unrhyw ostyngiadau yn seiliedig ar y mathau o ohebiaeth wedi'i hargraffu a faint o eitemau o ohebiaeth rydych yn bwriadu eu hanfon er mwyn penderfynu pa opsiwn a fydd yn diwallu eich anghenion orau. 

Bydd angen i chi benderfynu pa ddulliau ymateb y byddwch yn eu cynnig i etholwyr. Gall y rhain amrywio ar gyfer y gwahanol lwybrau canfasio a'r gwahanol gamau cysylltu o fewn llwybrau, a dylid eu hystyried ochr yn ochr â'r dulliau cysylltu allan rydych yn bwriadu eu defnyddio.
 
Mae sianeli ymateb posibl yn cynnwys:

• Gwefan
• Cyfeiriad e-bost
• SMS
• Post
• Rhif 
• Yn bersonol

Dylech sicrhau bod eich dulliau ymateb dewisol wedi'u cynllunio i fodloni disgwyliadau etholwyr a'u galluogi i ymateb mor hawdd â phosibl lle y bo angen. Er enghraifft, os byddwch yn cysylltu â rhai etholwyr drwy e-bost, mae'n bosibl y byddant yn disgwyl gallu ymateb ar-lein, megis drwy neges-ebost ddychwelyd, yn hytrach na thrwy sianel wahanol.
 
Gallech hefyd ystyried demograffeg eich ardal leol er mwyn helpu i lywio eich penderfyniadau. Er enghraifft, os gwyddoch fod gennych boblogaeth uchel o bobl hŷn, ardaloedd â mynediad cyfyngedig i'r rhyngrwyd neu ardaloedd â lefelau uchel o amddifadedd economaidd-gymdeithasol, bydd angen i chi ystyried pa ddulliau ymateb a fyddai fwyaf priodol i ddiwallu anghenion eich etholwyr. 

Os penderfynwch ddefnyddio gwasanaethau ymateb awtomataidd – a fyddai, fel arfer, yn cynnwys defnyddio codau diogelwch i fewngofnodi i wefan neu ymateb gan ddefnyddio gwasanaeth ymateb ffôn neu SMS awtomataidd – bydd angen i chi benderfynu a ddylid rheoli hyn yn fewnol neu roi'r gwaith ar gontract i gyflenwr allanol. 

Os ydych yn defnyddio cyflenwr allanol, bydd angen i chi sicrhau y bydd yn gallu bodloni eich gofynion cyn cytuno ar y broses ar gyfer sefydlu'r gwasanaeth, cwblhau contractau ac adlewyrchu eich penderfyniadau yn eich cynlluniau canfasio. Mae'n rhaid i unrhyw un a fydd yn prosesu data personol i'w defnyddio gyda gwasanaethau ymateb gydymffurfio â gofynion deddfwriaeth diogelu data. 
 

Fel rhan o'ch cynlluniau bydd angen i chi feddwl am y staff sydd eu hangen arnoch i gynnal y canfasiad.

Mae'r adran hon yn cynnwys canllawiau ar sut i nodi pa staff fydd eu hangen arnoch a chynllunio i gynnal unrhyw hyfforddiant sydd ei angen. 
 

Mae gan y cyngor sydd wedi'ch penodi'n Swyddog Cofrestru Etholiadol rwymedigaeth gyfreithiol i ddarparu'r staff sydd eu hangen arnoch i gyflawni eich dyletswyddau statudol.1  

Bydd y penderfyniadau rydych wedi'u gwneud ynghylch eich dull o gynnal y canfasiad yn effeithio ar nifer y staff y gall fod eu hangen arnoch. Bydd angen i chi ystyried sut y byddwch yn darparu adnoddau ar gyfer y canlynol:

Rheoli'r ymarfer paru data lleol
Os byddwch yn cynnal ymarfer paru data lleol, mae'n bosibl y bydd graddau ac amseriad yr ymarfer hwn yn effeithio ar faint o amser staff y bydd ei angen arnoch. Bydd hefyd angen i chi ystyried unrhyw waith ychwanegol sydd angen ei wneud i drosi'r data i fformat y gellir ei ddefnyddio at ddibenion paru data. 

Dadansoddi canlyniadau'r ymarfer paru data
Os byddwch yn cynnal ymarfer paru data lleol, dylech ystyried yr adnoddau staff sydd eu hangen i wneud penderfyniadau lle mae canlyniadau ymarferion paru data cenedlaethol a lleol yn groes i'w gilydd.  Bydd hefyd angen i chi ystyried yr amser staff sydd ei angen ar gyfer y cam neilltuo eiddo.

Ymdrin â chwestiynau gan y cyhoedd am y broses ganfasio
Nodwch y lefelau staffio sydd eu hangen drwy ystyried amseriadau eich gweithgarwch canfasio ar gyfer pob un o'r gwahanol lwybrau a nodi'r cyfnodau ymateb brig tebygol. Bydd eich penderfyniad ynghylch a gaiff yr ymholiadau hyn eu rheoli gan ganolfan gyswllt neu'r tîm gwasanaethau etholiadol hefyd yn effeithio ar faint o staff sydd eu hangen.  

Prosesu ymatebion
Bydd angen i chi ystyried y staff sydd eu hangen i reoli sawl sianel ymateb, ymdrin ag unrhyw ymatebion croes ac ymgymryd ag unrhyw weithgarwch cofrestru ychwanegol sydd ei angen, er enghraifft anfon gwahoddiadau i gofrestru (ITRs), cynnal adolygiadau a dileu eitemau. 

Dosbarthu gohebiaeth â llaw (os byddwch yn gwneud hynny)
Os byddwch yn dosbarthu gohebiaeth ganfasio â llaw, bydd angen i chi ystyried daearyddiaeth a maint yr ardaloedd canfasio. Gall ardaloedd canfasio amrywio o ran maint er mwyn sicrhau'r cyfraddau ymateb uchaf posibl i'r canfasiad, gan eich galluogi i ystyried daearyddiaeth a demograffeg amrywiol gwahanol rannau o'ch ardal gofrestru. Er enghraifft, efallai y byddwch am neilltuo llai o eiddo dros ardaloedd daearyddol mwy o faint, megis lleoliadau gwledig. Bydd yr adnoddau staff sydd ar gael hefyd yn effeithio ar faint ardaloedd canfasio, po fwyaf o staff sydd gennych, y lleiaf fydd eich ardaloedd canfasio, o bosibl. 

Efallai y byddwch am adolygu eich ardaloedd canfasio ar ôl i chi neilltuo eiddo i lwybrau canfasio er mwyn sicrhau bod gan ganfaswyr ddigon o amser i gysylltu â'r holl eiddo/unigolion nad ydynt wedi ymateb yn seiliedig ar nifer yr eiddo Llwybr 2 yn yr ardal honno. 

Bydd hefyd angen i chi ystyried y nifer debygol o eitemau o ohebiaeth ganfasio rydych yn bwriadu eu dosbarthu â llaw. Er enghraifft, a fyddwch yn dosbarthu rhai o'r eitemau o ohebiaeth ganfasio neu bob un ohonynt â llaw ac ar ba gam ar gyfer pob llwybr? 

Bydd hefyd angen i chi ystyried yr effaith ar y gofynion o ran adnoddau staff os byddwch yn cyfuno dosbarthu gohebiaeth â llaw ag ymweliad â'r eiddo. 

Cyswllt personol dros y ffôn neu drwy ymweld ag eiddo
Bydd y penderfyniadau rydych wedi'u gwneud ynghylch sut y byddwch yn bodloni'r gofynion o ran cyswllt personol ar gyfer eiddo Llwybr 2 yn effeithio ar faint ardaloedd canfasio a'r adnoddau staff y bydd eu hangen arnoch er mwyn sicrhau bod eich gweithgarwch canfasio personol mor effeithiol â phosibl. 

Er enghraifft:

• bydd y cam yn y canfasiad pan wneir cyswllt personol yn effeithio ar nifer yr eiddo y bydd angen cysylltu â nhw. Po fwyaf o eiddo y bydd angen cysylltu'n bersonol â nhw, y lleiaf fydd yr ardal ganfasio, o bosibl
• bydd nifer y staff sy'n ceisio gwneud cyswllt personol drwy ymweld ag eiddo neu dros y ffôn yn effeithio ar faint yr ardal ganfasio 
• os gwneir cyswllt personol dros y ffôn a fydd hynny yn cael ei wneud gan eich tîm gwasanaethau etholiadol neu ganolfan gyswllt
• gall maint yr ardal ganfasio ddibynnu ar sawl ymgais y byddwch yn ei wneud i gysylltu'n bersonol ag eiddo. Po fwyaf o weithiau rydych yn bwriadu ceisio cysylltu, y lleiaf fydd yr ardal ganfasio, o bosibl 
• os byddwch yn cyfuno unrhyw waith dilynol ar wahoddiadau i gofrestru ar gyfer unigolion mewn eiddo ag unrhyw ymgais i wneud cyswllt personol, mae'n bosibl y byddwch yn gallu pennu ardal ganfasio lai o faint

Bydd hefyd angen i chi adolygu eich cronfa ddata bresennol o staff canfasio. Dylech adolygu perfformiad canfaswyr sydd wedi gweithio ar eich canfasiad o'r blaen ac ni ddylid defnyddio unrhyw rai nad oedd eu perfformiad yn y gorffennol yn foddhaol eto.  Wedyn, dylech gysylltu â'r rhai rydych am eu gwahodd i weithio ar y canfasiad eto gan gofio ei bod yn bosibl na fydd canfaswyr presennol neu brofiadol ar gael ac y bydd angen i chi gynnal ymarfer recriwtio er mwyn nodi a dewis canfaswyr newydd.

Os bydd angen i chi recriwtio staff i weithio ar unrhyw ran o'r broses o gynnal y canfasiad, bydd angen i chi ystyried faint o amser sydd ei angen i recriwtio a chynllunio yn unol â hynny. Dylech gysylltu â'ch cyswllt yn yr Adran Adnoddau Dynol er mwyn sicrhau ei fod yn ymwybodol o'ch gofynion ac y gall roi'r cymorth angenrheidiol i chi. Bydd hefyd angen i chi sicrhau bod eich cynlluniau recriwtio yn cael eu hadlewyrchu'n llawn yn eich cynllun canfasio 

Wrth gynllunio amserlen eich canfasiad, bydd angen i chi ystyried y gofyniad i gyhoeddi eich cofrestr ddiwygiedig erbyn 1 Rhagfyr, oni fydd etholiad wedi'i gynnal yn ystod y canfasiad pan allwch ohirio ei chyhoeddi tan 1 Chwefror.1
  
Drwy gyhoeddi'r gofrestr ar 1 Rhagfyr byddwch yn rhoi cymaint o amser â phosibl i geisiadau i gofrestru gael eu derbyn mewn da bryd fel y gellir penderfynu arnynt a'u cynnwys ar y gofrestr ddiwygiedig.
 
Os bydd 1 Rhagfyr ar benwythnos yn hytrach na diwrnod gwaith, efallai y bydd materion ymarferol penodol y bydd angen i chi ymdrin â nhw er mwyn sicrhau eich bod yn gallu cyhoeddi o hyd. Er enghraifft, fel rhan o'ch gwaith cynllunio byddai angen i chi ystyried y gofynion posibl o ran adnoddau sy'n gysylltiedig â gweithio ar benwythnos, megis agor adeiladau swyddfeydd, trefniadau staffio ac argaeledd cymorth TG os bydd ei angen.
 
Dylech gofio na fydd angen cwblhau pob rhan o'ch gweithgarwch canfasio erbyn 1 Rhagfyr, ni waeth pryd y byddwch yn cyhoeddi eich cofrestr ddiwygiedig; gallwch ymgymryd ag unrhyw gamau sy'n weddill fel rhan o'ch gweithgarwch cofrestru etholiadol drwy gydol y flwyddyn.

Os byddwch yn penderfynu cyhoeddi ar ddyddiad ym mis Tachwedd yn lle ar 1 Rhagfyr, am ba reswm bynnag, bydd angen i chi ystyried yr effaith y bydd y terfynau amser cynharach ar gyfer derbyn ceisiadau mewn da bryd er mwyn penderfynu arnynt a'u cynnwys ar y gofrestr ddiwygiedig, yn ei chael ar eich cynlluniau o ran y canfasiad. Mae cyhoeddi'r gofrestr ddiwygiedig ym mis Tachwedd yn golygu na fyddai rhai unigolion sy'n gwneud cais llwyddiannus i gofrestru o ddiwedd mis Hydref ymlaen, yn cael eu hychwanegu at y gofrestr tan hysbysiad newid mis Ionawr, oni chânt eu hychwanegu gan unrhyw hysbysiad newid etholiad.  
 

Beth yw'r cam paru data cenedlaethol?

Bob blwyddyn, cyn cynnal y canfasiad blynyddol, rhaid i chi ddatgelu data i Weinidog Adran Lefelu i Fyny, Tai a Chymunedau fel rhan o ymarfer paru data cenedlaethol a elwir yn gam paru data cenedlaethol.1
 
Mae'r cam paru data cenedlaethol yn cynnwys gwirio gwybodaeth am etholwyr presennol ar eich cofrestr - eu henw, cyfeiriad gan gynnwys yr UPRN lle mae'n gymwys a, lle y bo'n hysbys, ddyddiad geni, yn erbyn data sydd gan yr Adran Gwaith a Phensiynau (DWP).
 
Diben yr ymarfer yw eich helpu i nodi eiddo lle gall y preswylwyr fod wedi newid. Yna dylai'r wybodaeth hon gael ei defnyddio i bennu'r llwybr y byddwch yn ei ddilyn i ganfasio pob eiddo.

A ddylai ychwanegiadau diweddar gael eu gadael allan o'r cam paru data cenedlaethol?

Cewch benderfynu a ddylid hepgor rhai o'ch ychwanegiadau diweddar, os nad pob un, o'r cam paru data cenedlaethol.1
 
Ychwanegiadau diweddar yw etholwyr sydd wedi gwneud cais llwyddiannus i'w cofrestru ac sydd wedi cael eu hychwanegu at y gofrestr etholwyr o fewn y 90 diwrnod diwethaf.

Penderfynu ar eich trothwy ychwanegiadau diweddar

Cyn i'r cam paru data cenedlaethol ddechrau, dylech benderfynu ar drothwy ychwanegiadau diweddar at y gofrestr i'w cynnwys yn y cam paru data cenedlaethol.2  

Pan gaiff data eu lanlwytho ar gyfer y cam paru data cenedlaethol, ni chaiff unrhyw ychwanegiadau diweddar at y gofrestr cyn y dyddiad trothwy a bennwyd gennych eu cynnwys yn y cam paru data, a nodir yn awtomatig eu bod wedi'u paru o fewn ein System Rheoli Etholiad.

• Os byddwch yn pennu trothwy o 0 diwrnod, caiff pob ychwanegiad diweddar ei gynnwys yn y cam paru data cenedlaethol. 
• Os byddwch yn pennu trothwy o 90 diwrnod, ni chaiff ychwanegiadau diweddar a wnaed o fewn y 90 diwrnod diwethaf eu cynnwys yn y cam paru data cenedlaethol, a nodir yn awtomatig eu bod wedi'u paru yn eich System Rheoli Etholiad.
• Os byddwch yn pennu trothwy sydd rhwng 0 a 90 diwrnod, ni chaiff ychwanegiadau diweddar at y gofrestr o fewn eich terfyn amser eu cynnwys yn y cam paru data cenedlaethol. Er enghraifft, os byddwch yn pennu trothwy o 45 diwrnod, ni chaiff ychwanegiadau diweddar at y gofrestr o fewn y 45 diwrnod diwethaf eu cynnwys yn y cam paru data cenedlaethol, a nodir yn awtomatig eu bod wedi'u paru yn eich System Rheoli Etholiad.  

Gallai eich penderfyniad i gynnwys neu hepgor ychwanegiadau diweddar o ran y cam paru data cenedlaethol effeithio ar y canlyniadau paru data. Yn ei dro, gall hyn ddylanwadu ar y llwybr canfasio y byddwch yn ei ddewis ar gyfer pob eiddo.
 
Efallai y bydd y cwestiynau isod yn eich helpu i benderfynu a ddylid hepgor rhai o'ch ychwanegiadau diweddar, os nad pob un, o'r cam paru data cenedlaethol.

Mae taflen gymorth isod Adran y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol yn darparu rhagor o wybodaeth ac arweiniad i'ch helpu i bennu eich trothwy.

Dylech adolygu effaith y trothwy rydych yn ei bennu ar ôl pob canfasiad er mwyn nodi ei effeithiolrwydd, a sicrhau bod unrhyw wersi a ddysgwyd  yn bwydo i mewn i gynllunio canfasiadau dilynol. 

Pryd mae angen i mi anfon fy nata?

Wrth gynllunio ar gyfer y canfasiad, dylech eisoes fod wedi ystyried pryd rydych am gynnal y cam paru data cenedlaethol.

Caiff y broses paru data ei rheoli gan Adran y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol bydd yn digwydd fesul cam oherwydd yr holl gofnodion y mae angen eu prosesu. 

Mae Adran y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol wedi nodi y bydd adnodd ar gael i chi ei ddefnyddio i drefnu dyddiad lanlwytho data. Nodwch fod uchafswm nifer o gofnodion y gellir eu prosesu bob dydd, felly os bydd yr uchafswm hwnnw wedi'i gyrraedd ar ddyddiad penodol, ni fydd modd i chi gadw'r dyddiad hwnnw drwy'r adnodd. 

Pan fyddwch wedi trefnu dyddiad drwy'r adnodd, byddwch yn cael e-bost gan Adran y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol cadarnhau eich bod wedi cadw eich dyddiad yn llwyddiannus. 

Bydd Adran y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol yn rhoi cyfarwyddiadau i chi ar bryd i lanlwytho eich cofrestr i DWP drwy eich System Rheoli Etholiad. Bydd cyflenwr eich system yn rhoi cyfarwyddiadau i chi ar sut i lanlwytho eich data.

Pan fyddwch wedi cadarnhau'r dyddiad ar gyfer lanlwytho eich data, byddwch yn gallu cadarnhau gweddill eich cynlluniau ar gyfer cynnal y canfasiad, gan gynnwys trafod â'ch cyflenwyr argraffu. 

Defnyddio canlyniadau paru data cenedlaethol a lleol

Gallwch ddilyn cam paru data lleol cyn y cam paru data cenedlaethol, ar ôl i chi gael canlyniadau'r cam paru data cenedlaethol, neu'r ddau.
 
Mae cynllunio ar gyfer paru data yn cynnwys canllawiau ar sut i nodi a defnyddio data lleol.

Beth gaiff ei gynnwys yn y canlyniadau paru data cenedlaethol?

Dylech gael eich canlyniadau o fewn 5 diwrnod gwaith i gyflwyno'r data. 

Byddwch yn cael eich canlyniadau drwy eich System Rheoli Etholiad. Bydd cyflenwr eich system yn rhoi cyfarwyddiadau i chi ar sut y bydd hyn yn gweithio.

Bydd pob etholwr yr anfonir ei ddata i'w paru'n genedlaethol yn cael canlyniad paru neu ddim paru. Ni fydd y canlyniadau yn cynnwys y rheswm dros fethu â pharu. Yna bydd eich System Rheoli Etholiad yn crynhoi'r rhain yn ganlyniad ar gyfer pob eiddo.

Beth ydw i'n ei wneud â chanlyniadau paru data?

Bydd y canlyniadau paru data yn eich helpu i benderfynu a yw'r eiddo yn gyffredinol wedi'i baru neu heb ei baru ac mae'n rhaid i chi ddefnyddio'r wybodaeth hon i'ch helpu i neilltuo'r eiddo hwnnw i'r llwybr canfasio priodol.1  

• Eiddo a berir - Ystyrir bod eiddo wedi'i baru pan fydd canlyniad paru ar gyfer pob etholwr mewn eiddo, drwy ddata cenedlaethol a/neu leol. Gellir hefyd ystyried bod eiddo wedi'i baru lle byddwch wedi gwneud gwaith paru data lleol ac wedi cadarnhau bod yr eiddo yn wag. 
• Eiddo nas perir - Ystyrir nad yw eiddo wedi'i baru lle na allwch baru rhai o'r etholwyr neu bob un o'r etholwyr mewn cartref drwy ymarfer paru data lleol a/neu genedlaethol.  

Gall canlyniadau paru data cenedlaethol a lleol fod yn berthnasol wrth bennu'r llwybr canfasio priodol. Er enghraifft, gallech:

• Dderbyn canlyniad paru o ymarfer paru data cenedlaethol neu leol
• Anwybyddu canlyniad paru o ymarfer paru data cenedlaethol lle rydych yn fodlon bod gwybodaeth paru data leol yn fwy cywir - efallai y byddwch o'r farn bod eich ffynhonnell data lleol yn cynnwys gwybodaeth fwy cyfredol
• Anwybyddu canlyniad o ymarfer paru data lleol os credwch fod yr ymarfer paru data cenedlaethol yn fwy cywir

Pa gamau y gallaf eu cymryd pan na fydd unigolyn wedi'i baru?

Ni allwch anwybyddu'r canlyniadau lle bydd data cenedlaethol a lleol yn dangos bod o leiaf un etholwr yn yr eiddo heb ei baru.

Fodd bynnag, gallech ystyried defnyddio ffynonellau data lleol eraill rydych yn ymddiried ynddynt i fod yn gywir er mwyn ceisio paru'r etholwr cyn dyrannu'r eiddo hwnnw. 

Os gallwch baru unigolyn gan ddefnyddio ffynonellau data lleol eraill, gallwch wedyn fodloni'ch hun fod yr eiddo cyfan wedi'i baru a gallech ei ganfasio drwy Lwybr 1 - y llwybr eiddo wedi'i baru.

Os na fydd data lleol ychwanegol ar gael, neu os na lwyddir i baru'r etholwr gan ddefnyddio data lleol ychwanegol, dylech ganfasio'r eiddo drwy Lwybr 2 – y llwybr eiddo heb ei baru - oherwydd ni allwch fodloni'ch hun nad oes unrhyw newidiadau i'w nodi ar gyfer yr eiddo hwnnw. 

Beth arall y gallaf ei ystyried er mwyn fy helpu i benderfynu sut i ddyrannu eiddo i lwybrau canfasio?  

Dylech ystyried a oes gennych unrhyw wybodaeth arall, naill ai'n ysgrifenedig neu'n electronig,1   y gallech ei gwirio ar ôl i'r canlyniadau paru data ddod i law i'ch helpu i benderfynu ar y llwybr i'w ddefnyddio ar gyfer pob eiddo.

Etholwyr posibl sydd ar eich System Rheoli Etholiad:

Gwybodaeth oddi wrth SCE arall:

Ffynonellau eraill data'r cyngor: 

Bydd angen i chi ystyried sut i ddangos tystiolaeth o'ch penderfyniadau a'u dogfennu os bydd gwybodaeth o ffynhonnell arall, heblaw canlyniadau paru data, yn arwain at benderfyniad i newid eiddo o un llwybr i'r llall. 

Prosesu gwybodaeth mewn cysylltiad â pharu data 

Mae'r rhan hon o'r canllawiau yn ystyried materion diogelu data wrth baru data.

Mae rhai cyfyngiadau penodol yn gymwys i wybodaeth a roddir i Weinidog Adran y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol at ddiben yr ymarfer paru data cenedlaethol a chael gafael ar y canlyniadau o'r cam paru data cenedlaethol.  

Ni ddylech ddatgelu unrhyw wybodaeth o'r cam paru data cenedlaethol am unigolyn1 i unrhyw un heblaw lle mae'n gyfrifol am benderfynu ar y llwybr canfasio mwyaf priodol neu at ddibenion unrhyw achosion sifil neu droseddol. 

Fodd bynnag, mae deddfwriaeth diogelu data yn galluogi unigolion i ofyn am y wybodaeth sydd gennych amdanynt. I gael rhagor o wybodaeth am geisiadau am fynediad at ddata gan y testun, gan gynnwys sut maent yn gysylltiedig â'r cam paru data cenedlaethol, gweler ein canllawiau – Beth ddylwn i ei wneud os gofynnir i mi ddatgelu gwybodaeth o'r cam paru data cenedlaethol?

Os byddwch chi, neu unrhyw un a awdurdodwyd i weithredu ar eich rhan, yn datgelu data o'r cam paru data cenedlaethol am unrhyw reswm arall gallech chi (a nhw) gael dedfryd o garchar, dirwy neu'r ddwy. 

Beth ddylwn i ei wneud os gofynnir i mi ddatgelu gwybodaeth o'r cam paru data cenedlaethol?

Os cewch gais am y data o'r cam paru data cenedlaethol at ddiben unrhyw achos sifil neu droseddol, gallwch ddarparu'r data mewn amgylchiadau penodol, ond dylech gael eich cyngor cyfreithiol eich hun cyn gwneud hynny. Er mwyn i chi barhau i gydymffurfio â rheolau diogelu data, dylech gadw cofnodion o bob unigolyn a sefydliad a roddir gydag unrhyw ddata er mwyn dangos eich bod yn cydymffurfio â'r ddeddfwriaeth berthnasol ac egwyddorion prosesu data personol, a'ch bod yn sicrhau bod y data yn cael eu prosesu mewn ffordd gyfreithlon, deg a thryloyw.

Ceisiadau am fynediad at ddata gan y testun

Mae deddfwriaeth datgelu data yn pennu y gall unigolyn wneud cais am fynediad at ddata gan y testun i weld gwybodaeth bersonol a gedwir amdano, a gallai hyn gynnwys person yn gofyn a gafodd ei baru yn ystod y canfasiad blynyddol.

Os cewch gais o'r fath, rhaid i chi gadarnhau pwy yw'r sawl sy'n gofyn cyn darparu'r data. Rhaid i wybodaeth y mae testun y data yn gofyn amdani gael ei rhoi yn ddi-oed ac yn bendant o fewn mis (er y gall hyn fod yn ddeufis o dan rai amodau).
 
Ceir gwybodaeth fanwl yn ein canllawiau - Ceisiadau gwrthrych am wybodaeth  

A oes unrhyw ystyriaethau eraill o ran diogelu data?

Wrth brosesu gwybodaeth mewn cysylltiad â'r cam paru data cenedlaethol, rhaid i chi fodloni unrhyw ofynion a osodwyd gan Weinidog y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol.1 Gall Adran y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol ddarparu rhagor o ganllawiau ar unrhyw ofynion o'r fath.2  

Hefyd, rhaid i unrhyw ddata a gaiff eu defnyddio neu eu prosesu mewn cysylltiad â'r cam paru data cenedlaethol gael eu storio'n ddiogel a'u prosesu yn unol â deddfwriaeth diogelu data. Dylech hefyd sicrhau bod eich hysbysiadau preifatrwydd ac amserlenni cadw data yn adlewyrchu prosesu data ar gyfer y cam paru data cenedlaethol a lleol.

Mae ein canllawiau diogelu data ar gyfer Swyddogion Canlyniadau a Swyddogion Cofrestru Etholiadol isod yn rhoi arweiniad mewn perthynas â hysbysiadau preifatrwydd, ynghyd â chyngor ar eich rôl fel rheolydd data a rhestr wirio er mwyn helpu i lywio cynnwys cytundebau rhannu data.

Dyrannu eiddo i lwybrau canfasio

Pan fyddwch wedi derbyn a dadansoddi canlyniadau eich ymarferion paru data cenedlaethol a lleol (os y'u cynhelir), ac ystyried unrhyw wybodaeth berthnasol arall sydd gennych, bydd angen i chi ddyrannu eiddo i lwybrau canfasio penodol.

Mae'r adnodd isod yn rhoi disgrifiad o'r tri llwybr canfasio a'r meini prawf sy'n pennu pryd mae angen defnyddio llwybr, a phryd y gall SCE ddewis p'un ai i ddefnyddio llwybr penodol ai peidio.

Pan fyddwch yn penderfynu dyrannu eiddo i llwybr yn seiliedig ar ganlyniadau un set o ddata yn hytrach na set arall, dylech allu egluro eich proses gwneud penderfyniadau a chadw llwybr archwilio o'ch penderfyniadau.

Mae'n bwysig nodi, er y byddwch yn gallu ystyried canlyniadau paru data lefel eiddo unigol wrth ddyrannu eiddo i lwybrau, na fyddwch yn gwneud hyn o reidrwydd yn ymarferol. Dylech allu cymhwyso'r meini prawf dyrannu yn ehangach fel bod eiddo sydd â'r un canlyniadau paru data yn cael eu rheoli yn yr un ffordd ac yn cael eu neilltuo i'r llwybrau priodol i gyd gyda'i gilydd.

Llwybr 1 – y llwybr eiddo wedi'u paru

Pan fyddwch wedi cwblhau eich proses paru data ac wedi neilltuo eiddo i lwybrau canfasio, gallwch ddechrau cyflwyno eich cynllun canfasio.

Mae'r adran hon yn cwmpasu Llwybr 1 ac yn cynnwys canllawiau ar bryd y gallwch ddefnyddio Llwybr 1, pa ohebiaeth ganfasio y gallwch ei defnyddio ar gyfer y llwybr hwn, a sut i brosesu ymatebion.

Beth yw Llwybr 1 a phryd y gallaf ei ddefnyddio? 

Llwybr 1 yw'r llwybr eiddo wedi'u paru Gellir ei ddefnyddio i anfon gohebiaeth ganfasio i eiddo lle rydych wedi eich bodloni nad oes angen gwneud unrhyw newidiadau yn seiliedig ar ganlyniadau'r broses paru data genedlaethol ac unrhyw broses paru data leol.

Ceir dolen i'r trosolwg gweledol o Lwybr 1 isod:

Gellir canfasio eiddo gan ddefnyddio Llwybr 1 dan yr amgylchiadau canlynol:1  

• Rydych wedi eich bodloni nad oes angen gwneud unrhyw newidiadau yn yr eiddo hwnnw ac nid oes gennych unrhyw reswm dros gredu bod angen ychwanegu unrhyw etholwyr ychwanegol 
• Rydych wedi cynnal proses paru data leol i gadarnhau statws yr eiddo fel un gwag neu ddi-rym.  
   

Beth yw ymateb llwyddiannus i e-ohebiaeth?

Rhaid i chi gael ymateb i e-ohebiaeth gan o leiaf un etholwr ar aelwyd o fewn cyfnod rhesymol o amser, hyd yn oed pan na fydd unrhyw newidiadau i'r wybodaeth ar gyfer yr eiddo hwnnw.1
 
Gellir diffinio ymateb llwyddiannus i e-ohebiaeth fel un sydd naill ai:2  

• yn cadarnhau bod yr holl wybodaeth yn gyflawn a chywir
• yn rhoi gwybodaeth newydd am bwy sy'n byw yn yr eiddo
• yn rhoi gwybodaeth newydd am newidiadau sydd angen eu gwneud i fanylion etholwr
• yn rhoi gwybodaeth newydd sy'n dangos nad yw etholwr presennol yn byw yn yr eiddo mwyach

neu'n rhoi unrhyw gyfuniad o'r uchod.

Dim ond gan un etholwr y gwnaethoch gysylltu ag ef drwy e-ohebiaeth y mae angen i chi gael ymateb llwyddiannus i fod yn fodlon eich bod wedi cael ymateb ar gyfer yr eiddo hwnnw.3

Gwneud ymholiadau ychwanegol

Gallwch wneud ymholiadau ychwanegol os cewch ymateb sy'n dangos y gall newid fod wedi digwydd yn yr eiddo ond nad yw'n cynnwys digon o wybodaeth i roi ymateb llwyddiannus fel uchod.

Ar ôl gwneud ymholiadau ychwanegol, os byddwch yn llwyddo i gael y wybodaeth angenrheidiol i roi ymateb llwyddiannus, gallwch gau'r llwybr a chymryd unrhyw gamau ychwanegol sy'n ofynnol, er enghraifft, dechrau'r broses ITR ar gyfer preswylwyr newydd yn yr eiddo. 

Os na fyddwch yn llwyddo i gael y wybodaeth angenrheidiol i roi ymateb llwyddiannus, rhaid i chi drosglwyddo'r eiddo i Lwybr 2 – y llwybr eiddo heb ei baru, am na allwch fodloni eich hun nad oes unrhyw newid i'r eiddo. Er enghraifft, gall ymateb awgrymu bod darpar etholwyr newydd yn yr eiddo ond efallai na fyddant wedi rhoi eu henwau. Os na fyddwch yn llwyddo i gael enwau'r darpar etholwyr newydd ar ôl gwneud ymholiadau ychwanegol, byddai angen i chi symud yr eiddo i Lwybr 2.

Pa gamau i'w cymryd os na cheir ymateb

Lle na cheir ymateb o fewn cyfnod rhesymol o amser, rhaid i chi anfon CCA i'r eiddo.4  Fodd bynnag, gallwch ddewis anfon e-ohebiaeth atgoffa cyn anfon y CCA.
 
Er na chaiff cyfnod rhesymol o amser ei ddiffinio mewn deddfwriaeth, yn ein barn ni, ni ddylai hyn fod yn hwy na 28 diwrnod a gall fod yn fyrrach mewn rhai amgylchiadau (er enghraifft, lle rydych yn nesáu at gwblhau'r canfasiad neu lle mae etholiad ar fin cael ei gynnal).
 

Ymatebion i e-ohebiaeth Llwybr 1

Os byddwch yn penderfynu defnyddio e-ohebiaeth chi fydd i benderfynu pa ddull(iau) ymateb fydd fwyaf addas ar gyfer eich ardal.  

Er enghraifft, gallech benderfynu gyfeirio yn eich e-ohebiaeth at wasanaeth ymateb awtomataidd ar-lein, drwy neges SMS neu dros y ffôn sy'n casglu'r wybodaeth ofynnol. Gallech hefyd alluogi ymatebion i gael eu rhoi yn bersonol, drwy e-bost neu dros y ffôn, naill ai i ganolfan galwadau neu'n uniongyrchol i'ch tîm.

Rheoli newidiadau i eiddo

Os cewch wybodaeth mewn ymateb i e-ohebiaeth Llwybr 1 yn dweud wrthych am newidiadau, dylech gymryd camau i brosesu'r wybodaeth yn yr ymateb fel sydd ei angen.

Beth os ceir mwy nag un ymateb?

Bydd angen i chi sicrhau y gallwch nodi pan fydd mwy nag un unigolyn mewn eiddo wedi ymateb i e-ohebiaeth a'ch bod yn deall pa gamau y byddwch yn eu cymryd os bydd unrhyw wybodaeth wahanol yn yr ymatebion.

Er enghraifft, os byddwch yn cael ymateb gan un etholwr yn cadarnhau bod yr holl wybodaeth yn gywir a'ch bod yn cael ymateb gan un arall yn nodi bod angen tynnu enw rhywun oddi ar y gofrestr yn yr eiddo, bydd angen i chi wneud ymholiadau pellach er mwyn cadarnhau manylion yr eiddo. Os ydych o'r farn y gall fod angen gwneud newidiadau i'r eiddo ond na allwch gadarnhau digon o wybodaeth i'ch galluogi i gynnal adolygiad neu brosesau ITR, rhaid i chi drosglwyddo'r eiddo hwnnw i Lwybr 2. 

Beth y dylwn ei wneud gydag e-byst wedi'u gwrthod?

E-bost wedi'i wrthod yw pan fydd heb gael ei ddosbarthu a bod yr anfonwr yn cael hysbysiad yn nodi hynny. Mae dau fath o e-bost wedi'i wrthod:

• gwrthodiad meddal – lle caiff y dosbarthiad ei oedi wrth i weinydd yr e-bost roi sawl cynnig arall ar ei ddosbarthu dros gyfnod o oriau neu ddiwrnodau a dim ond pan fydd y cyfnod hwn yn mynd heibio'n aflwyddiannus yr ystyrir bod yr e-bost heb gael ei ddosbarthu
• gwrthodiad caled – lle yr ystyrir bod y cyfeiriad heb dderbyn yr e-bost yn barhaol

Lle ceir gwrthodiad caled, dylech ddileu'r cyfeiriad e-bost o'ch cronfa ddata ac anfon CCA i'r eiddo os na fydd gennych unrhyw opsiynau e-ohebiaeth eraill ar gyfer yr unigolion yn yr eiddo. 

Lle ceir gwrthodiad meddal, fel arfer bydd angen i chi aros i weld a fydd gwrthodiad caled yn digwydd am fod y neges wedi methu â chael ei dosbarthu ar ôl sawl ymgais. 

Dylech gael proses ar waith i'ch galluogi i adnabod achosion o e-byst wedi'u gwrthod a chymryd camau priodol. Rydym wedi creu'r tabl isod sy'n nodi rhai o'r rhesymau cyffredin dros wrthodiadau a'r camau y gallech fod am eu cymryd lle bydd hyn yn digwydd.

Os byddwch yn cael gwrthodiadau caled ac nad oes unrhyw ddull electronig arall o gysylltu â'r unigolion mewn eiddo, dylech barhau â phroses Llwybr 1 drwy anfon CCA i'r eiddo.1 Nid oes gofyniad i ail-neilltuo'r eiddo i Lwybr 2 oni bai eich bod yn credu y gallai fod angen gwneud newidiadau yn yr eiddo. 

Bydd angen i chi gymryd camau i sicrhau bod unrhyw gyfeiriadau e-bost a arweiniodd at wrthodiad caled yn cael eu dileu o'ch cronfa ddata er mwyn sicrhau cywirdeb y wybodaeth gyswllt sydd gennych ar gyfer canfasiadau yn y dyfodol.  

Pa wybodaeth sydd wedi'i chynnwys yng Ngohebiaeth Ganfasio A (CCA) a phryd y gallaf ei defnyddio?

Gohebiaeth bapur yw gohebiaeth ganfasio A a ddefnyddir ar gyfer cysylltu ag eiddo wedi'u paru fel rhan o ganfasiad Llwybr 1. Mae'n rhoi manylion yr unigolion sydd wedi'u cofrestru yn y cyfeiriad ar hyn o bryd i'r ymatebwyr ac yn eu hannog i ymateb os bydd angen gwneud newidiadau. 

Mae fformat y CCA wedi'i ragnodi1 a rhaid i chi hefyd gynnwys gwybodaeth benodol am bob unigolyn sydd wedi'i gofrestru yn y cyfeiriad ar hyn o bryd. 

Rhaid i chi ailargraffu:2  

• Enw llawn a chenedligrwydd pob etholwr cofrestredig, yn cynnwys cyrhaeddwyr a'r unigolion hynny y mae eu ceisiadau wedi'u pennu yn ddiweddar ac a gaiff eu hychwanegu i'r gofrestr erbyn yr hysbysiad o newid cyn i'r CCA gael ei hanfon.
• os yw'n ymarferol, p'un a yw bob unigolyn sydd wedi'i restru ar y ffurflen yn 76 oed neu’n hŷn.

Rhaid i'r CCA hefyd gynnwys:

• unrhyw wybodaeth am y ffordd y gall preswylwyr ymateb os bydd unrhyw wybodaeth yn anghywir neu'n anghyflawn3
• datganiad yn nodi, lle caiff ymateb ei roi am fod unrhyw wybodaeth yn anghyflawn neu'n anghywir, y bydd yn ofynnol i'r ymatebydd ddatgan bod y wybodaeth a ddarperir ganddo yn wir4  
• datganiad ar y ffordd y caiff y data eu defnyddio a'u prosesu5  

Ni ddylai'r CCA gynnwys:6  

• Manylion unrhyw etholwyr Categori Arbennig 
• manylion unrhyw unigolyn rydych yn ymwybodol ohono ond nad yw wedi llwyddo i gofrestru i bleidleisio eto, hyd yn oed os ydych yn credu y gall fod yn breswylydd ac yn gymwys i gofrestru

Ceir rhagor o arweiniad i'ch helpu i lunio'r CCA yn ein canllawiau ar ffurflenni a llythyrau.

Rhaid anfon CCA dan yr amgylchiadau canlynol:7  

• Rydych eisoes wedi anfon e-ohebiaeth ar gyfer eiddo Llwybr 1 ac nid ydych wedi cael ymateb llwyddiannus gan o leiaf un unigolyn yn yr eiddo yr anfonwyd e-oheiaeth ato o fewn cyfnod rhesymol o amser
• nid ydych wedi gallu anfon e-ohebiaeth at o leiaf un unigolyn mewn eiddo
• Rydych wedi penderfynu peidio â defnyddio e-ohebiaeth ar gyfer eiddo Llwybr 1

Nid oes unrhyw ofyniad i gael ymateb i CCA. 

Ymatebion i Ohebiaeth Ganfasio A (CCA)

Er bod y gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol i aelwydydd roi gwybod i chi os bydd unrhyw wybodaeth a geir yn y CCA yn anghywir neu'n anghyflawn,1 nid yw'n ofynnol i chi gymryd camau dilynol mewn achosion o beidio ag ymateb i CCA. Fodd bynnag, dylech gymryd camau dilynol mewn perthynas ag unrhyw CCA a gaiff ei dychwelyd gan y Post Brenhinol am na chafodd ei dosbarthu neu a gafodd ei dychwelyd at yr anfonwr.  

Pa ddulliau ymateb sydd ar gael ar gyfer CCA?

Chi sydd i benderfynu pa ddulliau ymateb y byddwch yn eu cynnig i unigolion eu defnyddio pan fydd angen iddynt eich hysbysu am newidiadau mewn eiddo ar ôl cael CCA.

Rhaid i chi argraffu manylion eich dulliau ymateb dewisol ymlaen llaw ar y CCA.2 Y mathau o ddulliau ymateb y gallwch fod am eu cynnig yw:

• Dros y ffôn naill ai â chanolfan galwadau neu'n uniongyrchol i'ch tîm
• Dros y we
• Drwy neges destun
• Drwy e-bost
• Yn bersonol
• Drwy'r post (noder – nid oes gofyniad cyfreithiol i gynnwys amlen ymateb ragdaledig gyda CCA, gan adlewyrchu na fwriedir i'r ffurflen ei hun gael ei dychwelyd)

Wrth benderfynu pa ddulliau ymateb i'w cynnig, bydd angen i chi ystyried y canlynol:

• Os dychwelir ymateb drwy'r post sy'n dynodi newidiadau i eiddo, sut y byddwch yn sicrhau eich bod yn fodlon bod y wybodaeth a roddir yn gywir i'ch galluogi i brosesu'r newidiadau?
• Demograffeg eich ardal ganfasio – er enghraifft os gwyddoch fod gennych boblogaeth uchel o bobl hŷn, ardaloedd â mynediad cyfyngedig i'r rhyngrwyd neu lefelau uchel o amddifadedd economaidd-gymdeithasol, bydd angen i chi ystyried pa ddulliau ymateb a fyddai fwyaf priodol i ddiwallu anghenion eich etholwyr. 
• A fydd y dulliau ymateb y byddwch yn eu cynnig yn galluogi unigolion i roi manylion am unrhyw newidiadau i chi mewn ffordd hygyrch. 
• A fydd y dulliau ymateb y byddwch yn eu cynnig hefyd yn annog darpar etholwyr newydd i gofrestru drwy'r gofrestr i bleidleisio ar-lein 
• Sut y byddwch yn rheoli'r gwaith o brosesu ymatebion drwy sianeli gwahanol – er enghraifft os ydych yn ystyried defnyddio sianel nad ydych wedi ei defnyddio o'r blaen, bydd angen i chi sicrhau bod gennych y prosesau cywir ar waith i reoli ymatebion drwy'r sianel hon, gan gynnwys ystyried sut y bydd yn rhyngweithio â'ch System Rheoli Etholiad. Dylech hefyd ystyried unrhyw oblygiadau ychwanegol o ran adnoddau os byddwch yn defnyddio dulliau ymateb gwahanol. 

Sut y dylwn brosesu ymateb i CCA?

Pan fydd rhywun yn ymateb i CCA, boed hynny er mwyn cywiro gwybodaeth anghywir neu er mwyn ychwanegu gwybodaeth sydd ar goll, bydd angen i chi sicrhau bod ei ymateb yn cynnwys yr holl wybodaeth sy'n ofynnol arnoch i brosesu'r ymateb. Er enghraifft, a yw'r ymateb wedi rhoi digon o wybodaeth i allu dechrau'r ITR neu'r broses adolygu? Gallwch wneud ymholiadau ychwanegol os nad yw'r ymateb yn cynnwys digon o wybodaeth i gau Llwybr 1.

Ar ôl gwneud ymholiadau ychwanegol, os na allwch gael y wybodaeth angenrheidiol i roi ymateb llwyddiannus, gallwch gau Llwybr 1 a pharhau â'r ITR neu'r broses adolygu fel sy'n briodol ar gyfer yr eiddo. 

Os na fyddwch yn llwyddo i gael y wybodaeth angenrheidiol i roi ymateb llwyddiannus, rhaid i chi drosglwyddo'r eiddo i Lwybr 2 – y llwybr eiddo heb ei baru, am na allwch fodloni eich hun nad oes unrhyw newid i'r eiddo. Er enghraifft, gall ymateb awgrymu bod darpar etholwyr newydd yn yr eiddo ond efallai na fyddant wedi rhoi eu henwau. Os na fyddwch yn llwyddo i gael enwau'r darpar etholwyr newydd ar ôl gwneud ymholiadau ychwanegol, byddai angen i chi symud yr eiddo i Lwybr 2.  

Ceir rhagor o wybodaeth am Lwybr 2 yn ein canllawiau ar gyfer Llwybr 2 – y llwybr eiddo heb ei baru.

Beth yw Llwybr 2 a phryd y gallaf ei ddefnyddio? 

Llwybr 2 yw'r llwybr eiddo heb ei baru Mae pob eiddo'n cael ei neilltuo i Lwybr 2 i ddechrau, ac yna gallwch ddefnyddio Llwybr 2 ar gyfer unrhyw eiddo unrhyw bryd. 

Er mwyn gallu canfasio eiddo gan ddefnyddio Llwybr 1 neu Lwybr 3 yn lle hynny, rhaid bodloni meini prawf penodol. 

Sut y gellir diffinio'r mathau gwahanol o gyswllt ar gyfer Llwybr 2? 

Mae'r mathau gwahanol o gyswllt ar gyfer Llwybr 2 wedi'u diffinio isod: 

• Cyswllt â'r eiddo – lle y caiff y Ffurflen Ganfasio ragnodedig neu Ohebiaeth Ganfasio B (CCB) ei hanfon i'r eiddo, neu lle yr ymwelir â'r cyfeiriad. Rhaid i'ch ymgais gyntaf i gysylltu fod â'r eiddo. 
• Cyswllt unigol – lle y caiff cyswllt ei wneud gan ddefnyddio'r manylion cyswllt sydd gennych ar gyfer unigolyn sydd wedi'i baru drwy1 waith paru data cenedlaethol a/neu leol. Gallech gyfathrebu dros y ffôn, drwy e-bost, neges SMS, neu drwy fath arall o ohebiaeth electronig (fel drwy gyfrifon cwsmeriaid mewnol). 
• Cyswllt personol – lle y ceisir cysylltu naill ai â'r aelwyd neu ag unigolion sydd wedi'u cofrestru yn y cyfeiriad sydd wedi'u paru, naill ai drwy ymweld â'r eiddo neu drwy alwad ffôn. 

Beth yw'r rheolau o ran cysylltu ar gyfer Llwybr 2? 

Er mwyn bodloni gofynion Llwybr canfasio 2, mae nifer o reolau o ran cysylltu y bydd angen i chi eu dilyn: 

• Rhaid i chi wneud o leiaf dair ymgais i gysylltu â'r eiddo a/neu unigolion yn yr eiddo hwnnw oni bai eich bod wedi cael ymateb2   
  • Rhaid i o leiaf ddwy ymgais i gysylltu fod â'r eiddo, nid ag unigolyn
  • Rhaid i o leiaf un ymgais i gysylltu fod drwy'r Ffurflen Ganfasio ragnodedig
• Rhaid i'r ymgais gyntaf i gysylltu fod drwy gyfathrebu â'r eiddo (h.y. Ffurflen Ganfasio, Gohebiaeth Ganfasio B (CCB) neu ymweliad â'r eiddo, yn hytrach na chyfathrebu ag unigolyn 
• Rhaid i o leiaf un ymgais i gysylltu fod drwy gyswllt personol (h.y. ymweliad neu alwad ffôn)

Os na fodlonir unrhyw un o'r meini prawf uchod yn ystod eich tair ymgais gyntaf i gysylltu, rhaid i chi geisio cysylltu eto er mwyn bodloni unrhyw ofynion sy'n weddill a chwblhau proses Llwybr 2. 

Gan ddefnyddio eich gwybodaeth leol a'ch profiad, gallwch benderfynu defnyddio dulliau cyfathrebu gwahanol ar gyfer eiddo gwahanol ar gamau cyswllt gwahanol Llwybr 2. Dylech gysylltu â chyflenwr eich System Rheoli Etholiad er mwyn pennu sut y caiff y newid hwn ei reoli yn ymarferol

Gallwch hefyd benderfynu anfon deunydd cyfathrebu penodol ar adegau gwahanol, yn dibynnu ar sut rydych yn dymuno rheoli eich adnoddau.    

Mae Adran y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol wedi llunio tabl sy'n nodi'r ffyrdd posibl y gellid defnyddio mathau gwahanol o gyswllt er mwyn sicrhau y caiff gofynion Llwybr 2 eu bodloni.

Beth yw'r opsiynau posibl ar gyfer yr ymgais gyntaf i gysylltu?

Rhaid i'r ymgais gyntaf i gysylltu fod ag eiddo, nid ag unigolyn.1  

Dyma'r opsiynau posibl ar gyfer cysylltu ag eiddo:2  

• Gohebiaeth Ganfasio B (CCB)
• Ffurflen Ganfasio
• Ymweliad â'r eiddo (h.y. curo ar y drws) 

Beth yw Gohebiaeth Ganfasio B?

Er nad yw'r ddeddfwriaeth yn rhoi manylion am yr hyn y mae'n rhaid i'r CCB3 ei gynnwys yn yr un modd ag ar gyfer y CCA ragnodedig (a ddefnyddir ar gyfer eiddo Llwybr 1) a'r Ffurflen Ganfasio, mae'n ei gwneud yn ofynnol i chi ddefnyddio'r fersiwn a luniwyd gan y Comisiwn Etholiadol.

Gohebiaeth Ganfasio B:

• Ffurflen bapur 
• Gellir ei defnyddio yn lle'r Ffurflen Ganfasio (er ei bod yn ofynnol i un o'r tair ymgais i gysylltu sy'n ofynnol i gwblhau Llwybr 2 os na cheir ymateb fod ar ffurf Ffurflen Ganfasio)
• Nid oes angen cynnwys amlen ymateb ragdaledig 
• Mae'n annog ymateb drwy sianeli eraill yn lle'r post – naill ai ar-lein neu drwy wasanaeth ymateb dros y ffôn
• Mae'n gofyn am ymateb hyd yn oes os nad oes angen gwneud unrhyw newidiadau ar gyfer yr eiddo
• Mae'n gofyn am gamau dilynol os na cheir ymateb o fewn cyfnod rhesymol o amser

Beth yw Ffurflen Ganfasio?

Mae'r ddeddfwriaeth yn ei gwneud yn ofynnol i chi ddefnyddio'r Ffurflen Ganfasio a luniwyd gan y Comisiwn Etholiadol.4
 
Y Ffurflen Ganfasio:

• Ffurflen bapur 
• Rhaid cynnwys amlen ymateb ragdaledig5  
• Rhaid iddi gael ei dosbarthu i eiddo rywbryd yn ystod proses gysylltu Llwybr 2, oni bai eich bod eisoes wedi cael ymateb gan yr eiddo 
• Mae'n annog etholwyr i ymateb gyda manylion diweddaraf y preswylwyr yn yr eiddo
• Mae'n gofyn am ymateb hyd yn oes os nad oes angen gwneud unrhyw newidiadau ar gyfer yr eiddo
• Mae'n gofyn am gamau dilynol os na cheir ymateb o fewn cyfnod rhesymol o amser

Ceir rhagor o arweiniad i'ch helpu i lunio'r CCA yn ein canllawiau ar ffurflenni a llythyrau 

Beth yw ymweliad ag eiddo?

Mae ymweliad ag eiddo yn golygu: 

• Ymweliad lle mae'r canfasiwr yn ceisio casglu'r wybodaeth sy'n ofynnol ar gyfer y Ffurflen Ganfasio neu'r CCB yn bersonol gan breswylydd yr eiddo
• Ymweliad lle nad oes angen ymateb ar garreg y drws, neu lle nad oes angen i rywun ateb y drws
• Dosbarthu naill ai CCB neu Ffurflen Ganfasio yn bersonol os na cheir ymateb ar garreg y drws, a fyddai'n bodloni'r gofynion o ran cyswllt personol a chyswllt ag eiddo Llwybr Canfasio 2 ar yr un pryd  
   

Sut y dylwn wneud yr ymgais gyntaf i gysylltu? 

Bydd angen i chi benderfynu sut y byddwch yn gwneud yr ymgais gyntaf i gysylltu. Dyma rai cwestiynau i chi eu hystyried:

• A fyddwch yn anfon gohebiaeth bapur ac, os felly, pa fath?
  • Gall CCB annog unigolion i ddefnyddio'r sianeli ymateb eraill  sydd gennych ar waith. Gall cynnydd yn y defnydd o'r sianeli hyn arbed costau a lleihau'r adnoddau sydd eu hangen arnoch i brosesu ymatebion. Dylid hefyd ystyried demograffeg eich etholwyr a pha mor debygol y maent o allu defnyddio'r sianeli ymateb gwahanol. 
  • Mae'n bosibl y bydd etholwyr yn gyfarwydd â Ffurflen Ganfasio ragnodedig, a all annog unigolion i ymateb i'r ymgais gyntaf i gysylltu. Cofiwch os na chewch ymateb i'r ymgais gyntaf i gysylltu, os byddwch wedi anfon Ffurflen Ganfasio fel rhan o'r ymgais honno, ni fydd angen i chi anfon Ffurflen Ganfasio arall fel rhan o unrhyw ymgais ddilynol i gysylltu. 
• Sut y byddwch yn dosbarthu'r ohebiaeth bapur – yn bersonol neu drwy'r post?  
  • Bydd angen i chi ystyried y gofynion o ran costau ac adnoddau sy'n gysylltiedig â chynhyrchu a dosbarthu pob opsiwn. 
• Os byddwch yn ei dosbarthu'n bersonol, a fyddwch yn cyfuno hynny ag ymweliad personol? 
  • Os byddwch yn dosbarthu gohebiaeth ganfasio yn bersonol, gallech geisio ymweld â'r eiddo yn bersonol (curo ar y drws) gyntaf. Bydd yr ymgais hon i wneud cyswllt personol ag unigolyn yn yr eiddo yn bodloni gofyniad Llwybr 2 mewn perthynas â gwneud o leiaf un ymgais i wneud cyswllt personol. Os na fydd ateb yn yr eiddo, gallech wedyn ddosbarthu'r ohebiaeth ganfasio. 
  • Bydd angen i chi sicrhau eich bod yn nodi, yn recriwtio ac yn hyfforddi digon o ganfaswyr ar gyfer lledaeniad daearyddol a nifer yr eiddo y mae angen dosbarthu gohebiaeth ganfasio Llwybr 2 iddynt). 
     

Pa sianeli ymateb y gellir eu defnyddio ar gyfer Llwybr 2?

Y tu hwnt i'r gofyniad i gynnwys amlen ymateb ragdaledig gyda Ffurflen Ganfasio, mater i chi fydd penderfynu pa sianeli ymateb i'w cynnig ar gyfer ymateb i ohebiaeth ganfasio, boed yn Ffurflen Ganfasio neu'n CCB. Bydd angen i chi adlewyrchu'r opsiynau posibl ar gyfer ymateb yn eich gohebiaeth ganfasio ar bob cam o broses Llwybr 2. 

Gall y math o ddull ymateb y gallwch fod am ei gynnig gynnwys: 

• Galwad ffôn (naill ai â chanolfan galwadau neu'n uniongyrchol â'ch tîm)
• Ar-lein drwy system rheoli ymateb ar-lein awtomataidd
• Neges destun SMS
• E-bost (naill ai i wasanaeth ymateb a reolir neu'n uniongyrchol i’ch tîm)
• Yn bersonol
• Drwy'r post (noder – nid oes gofyniad cyfreithiol i gynnwys amlen ymateb ragdaledig gyda CCB, gan adlewyrchu na fwriedir i'r llythyr ei hun gael ei ddychwelyd drwy'r post) 

Pan fyddwch yn penderfynu pa sianeli ymateb i'w cynnwys, bydd angen i chi ystyried y canlynol:

• Os dychwelir ymateb drwy'r post sy'n dynodi newidiadau i eiddo, sut y byddwch yn sicrhau eich bod yn fodlon bod y wybodaeth a roddir yn gywir i'ch galluogi i brosesu'r newidiadau?
• Demograffeg eich ardal ganfasio – er enghraifft os gwyddoch fod gennych boblogaeth uchel o bobl hŷn, ardaloedd â mynediad cyfyngedig i'r rhyngrwyd neu lefelau uchel o amddifadedd economaidd-gymdeithasol, bydd angen i chi ystyried pa ddulliau ymateb a fyddai'n fwyaf priodol i ddiwallu'r anghenion hyn. 
• A fydd y dulliau ymateb y byddwch yn eu cynnig yn galluogi unigolion i roi manylion am unrhyw newidiadau i chi mewn ffordd hygyrch
• A fydd y dulliau ymateb y byddwch yn eu cynnig hefyd yn annog darpar etholwyr newydd i gofrestru drwy'r gofrestr i bleidleisio ar-lein 
• Sut y byddwch yn rheoli'r gwaith o brosesu ymatebion drwy sianeli gwahanol – er enghraifft os ydych yn ystyried defnyddio sianel nad ydych wedi ei defnyddio o'r blaen, bydd angen i chi sicrhau bod gennych y prosesau cywir ar waith i reoli ymatebion drwy'r sianel hon, gan gynnwys ystyried sut y bydd pob sianel yn rhyngweithio â'ch System Rheoli Etholiad. Dylech hefyd ystyried unrhyw oblygiadau ychwanegol o ran adnoddau os byddwch yn defnyddio dulliau ymateb gwahanol. 

Os na chewch ymateb i ohebiaeth Llwybr 2, hyd yn oed os nad oes unrhyw newidiadau i'w cofnodi, rhaid i chi geisio cysylltu eto hyd nes y byddwch wedi bodloni'r meini prawf gofynnol o ran cysylltu.1

Sut y dylwn wneud yr ail ymgais i gysylltu?

Bydd angen i chi benderfynu sut i wneud yr ail ymgais i gysylltu â phob eiddo nad yw wedi rhoi'r wybodaeth sydd ei hangen i roi ymateb llwyddiannus i'r ymgais gyntaf i gysylltu.
 
Dyma rai cwestiynau i chi eu hystyried:

• A fyddwch yn rhoi cynnig arall ar gysylltu â'r eiddo gan ddefnyddio gohebiaeth ganfasio bapur? Os felly, pa un? 
  • Os gwnaethoch ddefnyddio CCB ar gyfer yr ymgais gyntaf i gysylltu, gallech benderfynu defnyddio Ffurflen Ganfasio ar gyfer yr ail ymgais er mwyn bodloni'r gofyniad o ran proses Llwybr 2 y dylid anfon Ffurflen Ganfasio fel un o'r tair ymgais ofynnol i gysylltu os na cheir ymateb. Gallech hefyd ystyried cyfuno dosbarthu gohebiaeth bapur â chyswllt personol â'r eiddo. 
• A fyddwch yn penderfynu cysylltu ag unigolyn? 
  • Pethau y dylech eu hystyried wrth benderfynu a ddylech ddefnyddio e-ohebiaeth
  • Cyngor ar ddefnyddio e-ohebiaeth, gan gynnwys beth i'w wneud os cewch fwy nag un ymateb a beth i'w wneud os caiff e-bost ei wrthod
• Sut y byddwch yn prosesu ymatebion a geir drwy ddulliau cyfathrebu gwahanol, yn cynnwys ymholiadau gan etholwyr? 

Bydd angen i chi gymryd camau i sicrhau bod unrhyw sianeli cyfathrebu y byddwch yn eu defnyddio yn ddiogel a bod unrhyw gamau y byddwch yn eu cymryd yn cydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data, er mwyn sicrhau y bydd yr etholwyr yn gwybod bod yr ohebiaeth gyfathrebu unigol y byddwch yn ei hanfon yn ddilys, ac y gallant fod yn hyderus wrth ymateb iddi briodol

Pan fyddwch yn penderfynu cysylltu ag unigolyn fel rhan o Lwybr 2, rhaid i chi geisio cysylltu â phob unigolyn a barwyd yn yr eiddo y mae gennych wybodaeth gyswllt ar ei gyfer.1  

Gallwch anfon cymysgedd o e-ohebiaeth

Gallwch ddewis anfon cymysgedd o e-ohebiaeth o fewn aelwyd. Fodd bynnag, nid oes gofyniad i ddefnyddio mwy nag un math o e-ohebiaeth er mwyn cysylltu ag eiddo felly, er enghraifft, os bydd gennych gyfeiriadau e-bost ar gyfer rhai unigolion a rhifau ffôn symudol ar gyfer rhai eraill, gallech benderfynu defnyddio cyswllt e-bost yn unig, ac os felly dim ond at yr unigolion hynny sydd â chyfeiriadau e-bost y byddai angen i chi anfon yr e-ohebiaeth.

Fodd bynnag, os bydd y wybodaeth gyswllt ar gyfer un etholwr a barwyd yr un peth a'r wybodaeth gyswllt ar gyfer unigolyn arall yn yr un eiddo, a'ch bod eisoes wedi ceisio cysylltu gan ddefnyddio'r wybodaeth honno, er enghraifft oes bydd mwy nag un deiliad wedi darparu'r un rhif ffôn neu gyfeiriad e-bost, ni fydd angen i chi wneud mwy nag un ymgais i gysylltu gan ddefnyddio'r un manylion.

Os byddwch yn penderfynu ceisio cysylltu ag unigolion dros y ffôn, mae'n bwysig eich bod yn cadw trywydd archwilio clir o'r ymgais honno, er enghraifft dyddiad ac amser yr alwad, manylion yr unigolyn y gwnaethoch siarad ag ef, a'r manylion (os o gwbl) a gadarnhawyd neu a roddwyd. 

Gall unrhyw un yn yr eiddo ddarparu'r ymateb: gall unrhyw unigolyn, gan gynnwys y rhai hynny na chawsant eu paru, ateb yr alwad a rhoi ymateb.  

Sut y dylwn wneud y drydedd ymgais i gysylltu?

Rhaid i chi wneud o leiaf dair ymgais i gysylltu os na chewch ymateb.1  Er mwyn gallu cau proses Llwybr 2 ar ôl tair ymgais i gysylltu, bydd angen i chi sicrhau bod y dull cysylltu y byddwch yn ei ddewis ar gyfer y cam hwn yn eich galluogi i gydymffurfio â'r rheolau o ran cysylltu ar gyfer Llwybr 2. 

Wrth benderfynu pa opsiynau cysylltu i'w defnyddio ar gyfer y drydedd ymgais i gysylltu, dylech ofyn y ddau gwestiwn canlynol:

• A ydych eisoes wedi ceisio cysylltu'n bersonol ag unigolyn mewn eiddo – naill ai dros y ffôn neu drwy ymweld â'r eiddo? 
• A ydych eisoes wedi anfon Ffurflen Ganfasio ragnodedig fel rhan o'r cam cysylltu blaenorol? Mae'n bwysig cofio nad yw anfon CCB yn bodloni'r gofyniad hwn.

Os mai 'do' yw'r ateb i'r ddau gwestiwn, gallwch ddewis unrhyw un o'r dulliau cysylltu ag eiddo neu unigolyn sydd ar gael i chi (fel y'u hamlinellir yn y cam cysylltu cyntaf a'r ail gam cysylltu). 

Os mai 'na' yw'r ateb i'r naill gwestiwn neu'r llall, a'ch bod yn dymuno cwblhau cylch Llwybr 2 drwy'r nifer gofynnol o gynigion i gysylltu, dylech fodloni pa ofynion bynnag sy'n weddill fel rhan o'r ymgais hwn i gysylltu. 

Os byddwch yn dewis dull cysylltu ar gyfer eich trydedd ymgais na fyddai'n eich galluogi i fodloni'r gofynion sylfaenol o ran cysylltu, bydd angen i chi geisio cysylltu eto nes y byddwch wedi bodloni'r gofynion sylfaenol o ran cysylltu neu wedi cael ymateb.   

Ymatebion Llwybr 2

Os na chewch ymateb i ohebiaeth Llwybr 2, hyd yn oed os nad oes unrhyw newidiadau i'w cofnodi, rhaid i chi geisio cysylltu eto hyd nes y byddwch wedi bodloni'r meini prawf gofynnol o ran cysylltu.1
 
Bydd angen i chi gadarnhau bod unrhyw ymateb a gewch yn cynnwys yr holl wybodaeth sydd ei hangen arnoch er mwyn prosesu'r ymateb. Er enghraifft, a oes gennych ddigon o wybodaeth i ddechrau'r Gwahoddiad i Gofrestru (ITR) neu broses adolygu?

Dim ond gan un unigolyn y mae angen i chi gael ymateb er mwyn bod yn fodlon eich bod wedi cael ymateb ar gyfer yr eiddo hwnnw. 

Os byddwch yn cael ymateb sy'n cadarnhau bod yr holl wybodaeth sydd gennych ar gyfer eiddo yn gyflawn ac yn gywir, gallwch gau Llwybr 2 ar gyfer yr eiddo hwnnw pan fyddwch wedi prosesu'r ymateb.

Rheoli ymatebion anghyflawn neu sy'n gwrthdaro

Os byddwch yn cael ymateb sy'n dangos y gallai fod rhywbeth wedi newid yn yr eiddo, bydd angen i chi gadarnhau bod yr ymateb yn cynnwys yr holl wybodaeth sydd ei hangen arnoch i'w brosesu'n llawn. Gallwch wneud ymholiadau ychwanegol os na fydd yr ymateb yn cynnwys digon o wybodaeth i gau Llwybr 2. Er enghraifft, os byddwch wedi cael enw llawn darpar etholwr newydd ond nid ei genedligrwydd, gallech wneud ymholiadau ychwanegol cyn anfon ITR ato. 

Ar ôl gwneud ymholiadau ychwanegol, os byddwch yn llwyddo i gael y wybodaeth sydd ei hangen i roi ymateb llwyddiannus, gallwch gau Llwybr 2 a pharhau â'r ITR neu'r broses adolygu fel sy'n briodol ar gyfer yr eiddo. 

Os byddwch yn cael gwybodaeth wahanol gan eiddo bydd angen i chi benderfynu pa gamau i'w cymryd. Er enghraifft, os byddwch yn cael ymateb gan un etholwr yn cadarnhau bod yr holl wybodaeth yn gywir a'ch bod yn cael ymateb gan un arall yn nodi bod angen tynnu enw rhywun oddi ar y gofrestr yn yr eiddo, bydd angen i chi wneud ymholiadau pellach er mwyn cadarnhau manylion yr eiddo. 

Fodd bynnag, os byddwch wedi cael gwybodaeth i awgrymu y gallai fod rhywbeth wedi newid yn yr eiddo, ond na allwch gael y wybodaeth sydd ei hangen i roi ymateb llwyddiannus drwy'r nifer gofynnol o gynigion i gysylltu fel rhan o Lwybr 2, dylech barhau i geisio cysylltu er mwyn cael y wybodaeth goll sydd ei hangen i roi ymateb llwyddiannus.

Rheoli newidiadau i eiddo

Pan fyddwch yn cael ymateb i ohebiaeth Llwybr 2 sy'n dynodi y gall rhywbeth fod wedi newid yn yr eiddo, bydd angen i chi gadarnhau bod yr ymateb yn cynnwys yr holl wybodaeth sydd ei hangen arnoch i'w brosesu'n llawn ac yna dylech gymryd camau i brosesu'r wybodaeth yn yr ymateb fel sydd ei angen.  

Beth yw Llwybr 3 a phryd y gallaf ei ddefnyddio?

Mae Llwybr 3, sef y llwybr eiddo diffiniedig, yn eich galluogi i gasglu'r wybodaeth sydd ei hangen ar gyfer y canfasiad ar gyfer mathau penodol o eiddo gan unigolyn cyfrifol, lle y gellir nodi un. 

Rhaid i eiddo Llwybr 3 fodloni meini prawf penodol a nodir yn y gyfraith. Gallwch gael rhagor o wybodaeth am y mathau o eiddo y gellir eu hystyried ar gyfer canfasio drwy Lwybr 3, ynghyd ag esboniad o bwy y gellir ei ystyried yn unigolyn cyfrifol, yma – pa fathau o eiddo yw eiddo Llwybr 3 a sut y gallaf eu nodi?

Mae'n bosibl y byddwch yn penderfynu defnyddio Llwybr 3 ar gyfer mathau penodol o eiddo os credwch eich bod yn fwy tebygol o gael ymateb gan unigolyn cyfrifol1 yn hytrach nag unigolyn sy'n byw yn yr eiddo.

Fodd bynnag, cyn dechrau proses Llwybr 3, os bydd canlyniad y gwaith paru data ar gyfer unrhyw eiddo yn dangos bod unigolion sy'n byw yn yr eiddo wedi'u paru a'ch bod yn fodlon nad oes unrhyw newidiadau i'w cofnodi ar gyfer yr eiddo hwnnw, gallech benderfynu ei bod yn fwy priodol canfasio'r eiddo hwn drwy Lwybr 1 – y llwybr eiddo wedi'i baru.
 
Ni ellir defnyddio Llwybr 3 os bydd canlyniadau'r gwaith paru data neu wybodaeth arall sydd gennych yn dangos mai dim ond unigolion dan 18 oed sydd wedi'u cofrestru yn yr eiddo.2   

Meithrin cydberthnasau cadarnhaol â phersonau cyfrifol

Mae'n bwysig eich bod yn meithrin ac yn cynnal cydberthnasau cadarnhaol â phersonau cyfrifol er mwyn sicrhau bod eich gweithgarwch canfasio Llwybr 3 yn llwyddiannus. 

Dylech ystyried beth yw'r ffordd orau o gysylltu â phersonau cyfrifol yn eich ardal er mwyn sicrhau eu bod yn cael y wybodaeth, yn deall y wybodaeth honno ac yn gweithredu arni mewn ffordd amserol. Er enghraifft, efallai y gallech gysylltu â'ch cyswllt yn anffurfiol dros y ffôn ar ddechrau eich canfasiad Llwybr 3 er mwyn tynnu ei sylw at y ffaith bod cais ffurfiol am wybodaeth ar y ffordd. 

Dylech fod yn barod i gynnig ymweliadau personol ag eiddo Llwybr 3 yn gynnar yn y broses ganfasio os byddwch yn ystyried mai cyfathrebu wyneb yn wyneb yw'r ffordd orau o ddelio â phryderon neu gwestiynau.   Mewn rhai achosion, efallai mai hon fydd y ffordd orau o ymgysylltu â phersonau cyfrifol a chasglu'r wybodaeth ofynnol. 

Pennu amserlenni 

Dylech ofyn i'r wybodaeth gael ei darparu o fewn cyfnod rhesymol o amser.1 Wrth bennu terfynau amser ar gyfer darparu'r wybodaeth ofynnol, dylech sicrhau eu bod yn realistig ac yn gyraeddadwy, a dylech ddeall yr amodau gwahanol y mae eich personau cyfrifol yn gweithredu oddi tanynt.  Er enghraifft, efallai na fydd prifysgolion yn gallu darparu gwybodaeth am fyfyrwyr nes dechrau'r tymor. 

Unwaith y byddwch wedi cytuno ar derfyn amser ar gyfer ymatebion, dylech nodi sut y byddwch yn anfon negeseuon atgoffa neu'n mynd ati i gynnal ymweliadau dilynol fel y bo angen, er mwyn helpu i reoli disgwyliadau. 

Problemau o ran darparu gwybodaeth

Efallai y bydd gan rai personau cyfrifol, er enghraifft staff cartrefi gofal, bryderon am ddarparu gwybodaeth am breswylwyr nad oes ganddynt y galluedd meddyliol o bosibl i bleidleisio. Bydd sicrhau eich bod yn cysylltu â nhw mewn ffordd glir a chynhwysfawr yn helpu i roi'r hyder fydd ei angen arnynt i weithio gyda chi yn effeithiol. 

Dylech dynnu sylw at y ffaith mai diben y canfasiad blynyddol, yn syml, yw casglu gwybodaeth am y rhai sy'n byw yn yr eiddo er mwyn nodi pwy y dylid ei wahodd i gofrestru, a nodi pobl nad ydynt yn byw yno mwyach.  

Gallwch gyfeirio at y canllawiau a luniwyd gennym ar sut i helpu preswylwyr cartrefi gofal i gofrestru. 

Weithiau, efallai y bydd gan bersonau cyfrifol bryderon ynghylch darparu'r wybodaeth ofynnol am fod ganddynt amheuon ynghylch rhannu data personol. Yn yr achosion hyn, dylech eu hatgoffa o'ch hawl i ofyn am wybodaeth a rhoi sicrwydd iddynt na fyddant yn mynd yn groes i ddeddfwriaeth diogelu data wrth ddarparu'r wybodaeth ofynnol. 
 

Hawl i ofyn am wybodaeth

Fel Swyddog Cofrestru Etholiadol, mae gennych ddyletswydd i gynnal cofrestr gywir a chyflawn. Mae cyfraith y DU yn caniatáu i chi ofyn i unrhyw un ddarparu gwybodaeth sy'n ofynnol at ddibenion cyflawni eich dyletswyddau cofrestru.1   

Yn benodol, mae Rheoliad 23 o Reoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 20012 yn nodi'r canlynol:  A registration officer may require any person to give information required for the purposes of that officer's duties in maintaining registers of electors.

Nodir y wybodaeth ofynnol ar gyfer canfasiad Llwybr 3 yn beth y dylai gohebiaeth Llwybr 3 ei gynnwys. 

Yn unol ag egwyddorion diogelu data, mae gan y Swyddog Cofrestru Etholiadol hawl i gasglu'r wybodaeth ofynnol gan fod sail gyfreithiol dros ei phrosesu; cyflawni tasg gyhoeddus er budd y cyhoedd, fel y'i darperir ar ei gyfer mewn cyfraith etholiadol. 

Os gofynnir am unrhyw wybodaeth ddewisol ychwanegol, er enghraifft cyfeiriadau e-bost a rhifau ffôn, gellir rhannu'r wybodaeth honno os oes cytundeb rhannu data ar waith rhyngoch chi a'r person neu'r sefydliad cyfrifol, a'i fod wedi hysbysu unigolion y gallai'r cyfryw wybodaeth gael ei rhannu drwy ei hysbysiad preifatrwydd. 

Mae ein canllawiau diogelu data ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol a Swyddogion Canlyniadau yn rhoi arweiniad pellach ar gydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data.

Mae cosb droseddol ar ffurf dirwy o hyd at £1,000 am fethu darparu'r wybodaeth ofynnol.3  

Pa ohebiaeth y dylid ei defnyddio ar gyfer eiddo Llwybr 3?

Wrth ganfasio unrhyw eiddo drwy Lwybr 3, rhaid i chi gyfathrebu â'r unigolyn cyfrifol a nodwyd gennych ar gyfer yr eiddo hwnnw fel rhan o'ch gwaith cynllunio.

Nid oes dull cyfathrebu penodol wedi'i nodi ar gyfer Llwybr 3 felly mae gennych yr hyblygrwydd i benderfynu beth yw'r ffordd orau o gyfathrebu â'r unigolyn cyfrifol ar gyfer pob eiddo Llwybr 3 yn eich ardal.

Gallwch gysylltu â'r unigolyn cyfrifol ar gyfer eiddo Llwybr 3 drwy unrhyw ddull sy'n briodol yn eich barn chi, gan gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i'r canlynol:1  

• Anfon gohebiaeth bapur – nid oes ffurflen ragnodedig i'w defnyddio ar gyfer Llwybr 3, ond gallai'r ohebiaeth ganfasio ragnodedig fod yn dempled defnyddiol ar gyfer y wybodaeth y mae angen i chi ei chasglu
• Gohebiaeth electronig – gallai hyn gynnwys anfon e-bost os oes gennych gyfeiriad e-bost ar gyfer yr unigolyn cyfrifol
• Ymweld â'r eiddo Llwybr 3 neu swyddfa'r unigolyn cyfrifol
• Dros y ffôn – gallech benderfynu cysylltu â'r unigolyn cyfrifol dros y ffôn os oes gennych rif cyswllt ar ei gyfer 

Pa ddull bynnag y byddwch yn ei ddewis i gyfathrebu â'r unigolyn cyfrifol ym mhob eiddo Llwybr 3, dylech sicrhau eich bod yn cadw trywydd archwilio clir o'r cyswllt y byddwch yn ei wneud.  
 
Dylech o leiaf gofnodi'r camau a gymerwyd gennych i gasglu'r wybodaeth sydd ei hangen ar gyfer y canfasiad gan yr unigolyn cyfrifol, er enghraifft drwy gofnodi enw'r unigolyn y cysylltwyd ag ef, dyddiad ac amser y cyswllt hwnnw, a manylion unrhyw ymateb a gafwyd gan y person cyfrifol.

Ymatebion Llwybr 3

Bydd angen i chi gadarnhau bod unrhyw ymateb a gewch yn cynnwys y wybodaeth sydd ei hangen am bob unigolyn 16 oed neu hŷn sy'n byw yn yr eiddo ac yn gymwys i gofrestru.1

Os byddwch yn fodlon eich bod wedi cael ymateb gan unigolyn cyfrifol eiddo sy'n cynnwys y wybodaeth sydd ei hangen arnoch, dylid cau proses Llwybr 3. 

Pan fyddwch yn cael ymateb sy'n dynodi y gall rhywbeth fod wedi newid yn yr eiddo, bydd angen i chi gadarnhau bod yr ymateb yn cynnwys yr holl wybodaeth sydd ei hangen arnoch i'w brosesu'n llawn a dylech gymryd camau i brosesu'r wybodaeth yn yr ymateb fel sydd ei angen.

A ddylwn anfon negeseuon atgoffa i eiddo Llwybr 3?

Os byddwch wedi gofyn am y wybodaeth ofynnol gan unigolyn cyfrifol ar gyfer eiddo Llwybr 3 ac na fyddwch wedi cael ymateb eto, gallwch ei atgoffa i ymateb os byddwch yn dymuno gwneud hynny. 

Gallech wneud hyn drwy ddull cyfathrebu gwahanol, neu gallech ddefnyddio'r un dull cyfathrebu ag y gwnaethoch ei ddefnyddio ar gyfer eich cyswllt cyntaf. Pa ddull bynnag y byddwch yn ei ddewis, dylech gofnodi'r camau a gymerwyd i atgoffa'r unigolyn cyfrifol i ymateb, er enghraifft drwy gofnodi'r dyddiad a'r amser a'r dull cyfathrebu a ddefnyddiwyd.  

Mater i chi fydd penderfynu pryd i anfon unrhyw negeseuon atgoffa. Os byddwch yn penderfynu peidio ag anfon neges atgoffa neu os na fydd neges atgoffa wedi arwain at gael y wybodaeth gan yr unigolyn cyfrifol o fewn cyfnod rhesymol, rhaid trosglwyddo'r eiddo i Lwybr 2 a chynnal canfasiad Llwybr 2 llawn o'r eiddo hwnnw.2  

Cadw mewn cysylltiad rheolaidd â phersonau cyfrifol

Dylech gysylltu'n rheolaidd â phersonau cyfrifol yn ystod y canfasiad a thu hwnt fel rhan o'ch gwaith i gynnal y gofrestr.

Monitro hynt canfasiad Llwybr 3

Dylech gadw mewn cysylltiad rheolaidd â phersonau cyfrifol yn ystod y canfasiad er mwyn sicrhau eu bod yn darparu'r wybodaeth ofynnol, helpu gydag unrhyw ymholiadau y gall fod ganddynt, ac osgoi unrhyw oedi wrth gymryd y camau dilynol angenrheidiol. Dylech ystyried sut y byddwch yn monitro hynt proses Llwybr 3 fel rhan o'ch gwaith o gynllunio ar gyfer y canfasiad blynyddol.

Pan fyddwch yn cysylltu â phersonau cyfrifol, dylech bennu amserlenni ar gyfer derbyn y wybodaeth ofynnol.   Dylech roi proses ar waith i sicrhau bod y wybodaeth wedi dod i law erbyn y terfyn amser a nodwyd gennych. Dylai eich System Rheoli Etholiad allu eich helpu gyda hyn, a gall dyddiaduron, calendrau electronig neu adnoddau cynllunio prosiect fod yn ddefnyddiol hefyd. 

Dylech fonitro ymatebion gan eiddo Llwybr 3 yn ystod y canfasiad er mwyn nodi pa eiddo: 

• rydych wedi derbyn y wybodaeth ofynnol ganddo, er mwyn i chi allu cau proses Llwybr 3 
• rydych wedi derbyn rhywfaint o'r wybodaeth ofynnol ganddo, er mwyn i chi ofyn am ragor o wybodaeth
• nad ydych wedi derbyn unrhyw wybodaeth ganddo o fewn cyfnod rhesymol o amser, er mwyn i chi anfon neges atgoffa neu gynnal ymweliad personol
• y gall fod angen i chi ei drosglwyddo i ganfasiad Llwybr 2 

Ceir rhagor o ganllawiau ar ddelio â ffurflenni canfasiad yn ymatebion Llwybr 3. 

Cadw mewn cysylltiad â phersonau cyfrifol y tu allan i'r canfasiad

Mae'n bwysig cadw mewn cysylltiad â phersonau cyfrifol drwy gydol y flwyddyn fel rhan o'ch gweithgarwch i gynnal y gofrestr y tu allan i'r cyfnod canfasio. 

Yn ogystal â sicrhau bod y manylion cyswllt sydd gennych ar gyfer y person cyfrifol ym mhob eiddo Llwybr 3 yn gywir cyn y canfasiad nesaf, dylech hefyd ofyn iddo roi diweddariadau ar breswylwyr sydd wedi symud i mewn neu allan yn ystod y flwyddyn. Gallech ofyn am y wybodaeth hon yn fisol, er enghraifft, neu yn ystod y cyfnod cyn digwyddiad etholiadol. Byddai hyn yn ddefnyddiol iawn ar gyfer eiddo lle mae nifer o newidiadau yn debygol o fod wedi digwydd y tu allan i'r cyfnod canfasio oherwydd natur yr eiddo, fel cartref gofal neu lety i fyfyrwyr. Bydd cadw mewn cysylltiad hefyd yn helpu i feithrin cydberthynas hirdymor â phersonau cyfrifol ac yn helpu i sicrhau bod y wybodaeth sydd ei hangen arnoch fel rhan o'r canfasiad yn cael ei darparu mor ddidrafferth â phosibl. 

Mae ein canllawiau ar ymgysylltu â'r cyhoedd a chynllunio'r broses gofrestru yn cynnwys rhagor o gyngor ar gynllunio ar gyfer cofrestru y tu allan i'r cyfnod canfasio, gan gynnwys pa gofnodion y gallwch eu harchwilio drwy gydol y flwyddyn er mwyn nodi darpar etholwyr newydd. 

Mae'r adran cynnal y gofrestr drwy gydol y flwyddyn yn cynnwys canllawiau ychwanegol ar weithgarwch cofrestru y tu allan i'r cyfnod canfasio, er enghraifft anfon ffurflenni ymholiadau cofrestru neu ohebiaeth ganfasio ddewisol. 

Mae adran hon yn cwmpasu sut mae prosesu ymatebion i’r canfasiad. Dylai’ch cynlluniau cofrestru fynd i’r afael â sut byddwch yn ymdrin â phob math o ymateb i’r canfasiad ac unrhyw weithgarwch dilynol y bydd angen i chi ymgymryd ag ef.

Bydd ymatebion i gyfathrebiadau canfasio yn perthyn i’r categorïau eang canlynol:

• mae’r holl wybodaeth yn gyflawn ac yn gywir
• mae’n darparu gwybodaeth newydd ynghylch pwy sy’n byw yn yr eiddo
• mae’n darparu gwybodaeth newydd ynghylch newidiadau angenrheidiol i fanylion etholwr
• mae’n darparu gwybodaeth newydd sy’n nodi nad yw etholwr cyfredol yn byw yn y cyfeiriad bellach
• cyfuniad o’r uchod 
• mae’n cynnwys gwybodaeth i’r perwyl nad oes unrhyw breswylwyr yn yr eiddo sy’n gymwys i gofrestru
   

Pa gam gweithredu dylech ei gymryd pan fyddwch yn derbyn ymateb llwyddiannus i’r canfasiad?

Beth yw’r cosbau am beidio ag ymateb i gyfathrebiad canfasio, neu ddarparu gwybodaeth gamarweiniol?

Ac eithrio Cyfathrebiad Canfasio A, rhaid i berson sydd wedi derbyn cyfathrebiad canfasio ddarparu’r wybodaeth y gofynnir amdani i’r ERO, ond nid yw’n ofynnol i’r ffurflen ei hunan gael ei dychwelyd.1
 
Mae dirwy droseddol hyd at uchafswm o £1,000 am fethu â darparu’r wybodaeth ofynnol i’r ERO.2  

Y gosb am ddarparu gwybodaeth gamarweiniol i ERO yw hyd at chwe mis yn y carchar neu ddirwy ddiderfyn.3  
 

Etholiadau yn ystod y canfasiad blynyddol

Mae’r adran hon yn cwmpasu’r meysydd y bydd angen i chi eu hystyried, a’r penderfyniadau y bydd rhaid i chi eu gwneud mewn perthynas â chyflawni’r canfasiad a rheoli’r gweinyddu etholiadol ar gyfer y bleidlais, os cynhelir etholiad yn ystod y cyfnod canfasio.
 

Sut gallaf dargedu etholwyr newydd os cynhelir etholiad yn ystod y canfasiad? 

Os cynhelir etholiad yn ystod y canfasiad, eich blaenoriaeth fydd unrhyw etholwyr newydd posib a ganfuwyd sydd heb gofrestru eto. 

Dylech ystyried sut orau i ddefnyddio’ch adnoddau i dargedu’r unigolion hyn a mynd ar ôl ymatebion i unrhyw gyfathrebiadau canfasio Llwybr 2 neu 3, fe y gall cynifer o etholwyr cymwys â phosib gael eu cofrestru mewn pryd ar gyfer yr etholiad. 

Dylai eich cynllun fynd i’r afael â phethau megis:

• beth bydd rhaid i ganfaswyr ei wneud yn wahanol
• sut bydd staff canfasio yn cael eu hysbysu ynghylch etholiad, a sut y rhoir cyfarwyddiadau adolygedig iddynt
• beth byddwch yn ei wneud i gynyddu ymatebion yn yr ardaloedd sydd wedi eu heffeithio er mwyn lleihau difreinio posib
• sut byddwch yn canfod a blaenoriaethu prosesu’r cyfathrebiadau canfasio a’r gwahoddiadau cofrestru ar gyfer yr ardaloedd yr effeithir arnynt
• sut bydd y canfasiad yn ailgychwyn wedi’r etholiad
• pryd byddwch yn cyhoeddi’r gofrestr ddiwygiedig, a pha ffactorau a fydd yn cael eu hystyried wrth wneud y penderfyniad
• sut byddwch yn cyfathrebu penderfyniadau i bleidiau gwleidyddol a chynrychiolwyr etholedig lleol, ac unigolion a grwpiau eraill a fyddai â diddordeb

Bydd argraffu dosbarthiadau etholiadol ar gyfathrebiadau canfasio a gwahoddiadau cofrestru yn eich galluogi i ganfod y ffurflenni hyn yn gyflym a’u blaenoriaethu lle bo etholiad yn digwydd mewn un rhan yn unig o’r ardal gofrestru. 

Gallwch gynnwys gwybodaeth arall sy’n ymwneud â chofrestru yn yr un amlen â gwahoddiad i gofrestru, megis gwybodaeth am y dyddiad cau i gofrestru ar gyfer yr etholiad ar ddod. 

Os bydd yr etholiad yn effeithio ar yr ardal gofrestru gyfan, bydd yn arbennig o bwysig bod eich adnoddau’n cael eu targedu at gynyddu nifer yr etholwyr cymwys sy’n cofrestru mewn pryd i gymryd rhan yn yr etholiad. 

Dylid gwneud pob ymdrech i gyflawni pob ymweliad ymhell cyn y dyddiad cau cofrestru, ond, yng ngoleuni’r cyfyngiadau o ran amser, a chan ddibynnu ar amseru’r etholiad, nid fydd hyn bob tro’n bosib. 

Dylech ddefnyddio cofnodion data lleol a’ch gwybodaeth am eich ardal leol i ganfod unrhyw etholwyr newydd, ac unrhyw eiddo lle gallai fod wedi bod newidiadau. Gallai’r rhain wedyn gael eu blaenoriaethu o ran ymweliadau personol.

Gallech hefyd ystyried diwygio eich dull ar gyfer gweithgareddau dilynol mewn perthynas ag eiddo Llwybr 2 neu Lwybr 3 sydd heb ymateb yn yr ardal sy’n cael ei heffeithio gan yr etholiad. Er enghraifft, gallech ddewis anfon negeseuon atgoffa electronig ychwanegol neu wneud cyswllt personol trwy’r ffôn yn hytrach nag ymweliad wyneb i wyneb, lle bo hynny’n bosib.

Yn ôl y gyfraith, rhaid i'r awdurdod lleol a wnaeth eich penodi yn ERO ddarparu'r adnoddau sydd eu hangen arnoch i gyflawni eich swyddogaethau statudol.

Defnyddiwch y cyfryngau lleol ac ymarferion ymwybyddiaeth gyhoeddus i roi gwybod i drigolion sut gallant gofrestru i bleidleisio mewn pryd i gael eu cynnwys ar y gofrestr a ddefnyddir yn yr etholiad. 

Os bydd etholiad sy’n cwmpasu’r DU gyfan yn ystod y canfasiad, bydd yn bwysig i chi gysylltu’r negeseuon lleol ag unrhyw weithgarwch cyfathrebu gan y Comisiwn er mwyn cynyddu eu heffaith.

Lle bo’r etholiad yn croesi ffiniau cynghorau lleol, dylech gysylltu â’r ERO(s) yn y cynghorau eraill i sicrhau dull cyson a negeseuon cyson ar draws yr ardal etholiadol.

Sut gallaf ddefnyddio fy nghanfaswyr i dargedu etholwyr newydd os cynhelir etholiad yn ystod y canfasiad? 

Dylai’ch cynlluniau fod yn ddigon hyblyg i’ch galluogi i ail-gyfeirio adnoddau staff i sicrhau y cesglir cynifer o ymatebion â phosib a’u dychwelyd i’r swyddfeydd cofrestru etholiadol yn yr ardaloedd perthnasol mewn pryd i gael eu prosesu a’u pennu ar gyfer yr hysbysiad newid etholiad terfynol. 

O’r hyn lleiaf, dylai canfaswyr sy’n gweithio yn yr ardaloedd yr effeithir arnynt gan yr etholiad ddychwelyd unrhyw ffurflenni cofrestru pleidleiswyr y maent wedi eu casglu mor fuan â phosib ac erbyn y dyddiad cau ar gyfer ceisiadau cofrestru ar gyfer yr etholiad hwnnw.

Dylech ddarparu manylion yn y cyfarwyddiadau i ganfaswyr ynghylch pa mor aml y dylai ffurflenni gael eu dychwelyd i’r swyddfa gofrestru os bydd etholiad. 

Ystyrir bod ffurflenni cais cofrestru a gasglwyd gan ganfaswyr erbyn y dyddiad cau cofrestru wedi bodloni’r dyddiad cau cofrestru hyd yn oed os nad ydynt yn cyrraedd swyddfa’r Swyddog Cofrestru Etholiadol tan ar ôl y dyddiad cau. Rhaid i ganfasio beidio dim ond yn yr ardaloedd sy’n cael eu heffeithio gan yr etholiad. 

Dylai canfaswyr yn yr ardaloedd etholiadol yr effeithir arnynt gan yr etholiad annog trigolion sydd heb gofrestru i wneud felly ar-lein (neu drwy’r ffôn os ydych yn cynnig y gwasanaeth hwn), ac amlygu’r dyddiad cau ar gyfer ceisiadau cofrestru. Gallent fod â ffurflenni cofrestru gwag i etholwyr posib eu llenwi lle nad oes ganddynt fynediad at y rhyngrwyd.

I sicrhau taw dim ond ffurflenni a dderbyniwyd cyn y dyddiad cau cofrestru sy’n cael eu prosesu, dylai canfaswyr gael eu cyfarwyddo i ddod ag ymweliadau personol i ben erbyn diwedd y deuddegfed diwrnod cyn y bleidlais. 
 

Pa gofrestr dylwn ei defnyddio ar gyfer etholiad sy’n digwydd yn ystod y canfasiad? 

Y gofrestr i’w defnyddio ar gyfer etholiad sy’n digwydd yn ystod y canfasiad fydd y gofrestr ddiwygiedig a gyhoeddwyd ar 1 Rhagfyr y flwyddyn flaenorol, a’i diwygio trwy hysbysiadau newid etholiad misol dilynol.

Mewn ardal lle bo etholiad yn digwydd, dylech gyhoeddi dau hysbysiad newid etholiad misol dros dro cyn cyhoeddi’r hysbysiad newid etholiad terfynol ar y pumed diwrnod gwaith cyn y bleidlais.1
 
Rhaid i danysgrifwyr i enwebiad ymgeisydd ymddangos fel etholwyr ar y gofrestr sydd mewn grym ar y diwrnod olaf ar gyfer cyhoeddi hysbysiad newid etholiad ar gyfer yr etholiad sy’n digwydd. 

Cyhoeddi’r gofrestr ddiwygiedig 

Mae’r adran hon yn cwmpasu rheoli yn ymarferol gyhoeddi’r gofrestr ddiwygiedig wedi’r canfasiad, gan gynnwys amseru, cynnwys, a diwyg y gofrestr, a chanllawiau o ran cyrchu a chyfenwi’r gofrestr wedi ei chyhoeddi. 

Pryd dylwn gyhoeddi’r gofrestr ddiwygiedig wedi’r canfasiad blynyddol?

Oni bai bod etholiad yn ystod y canfasiad, dylech gyhoeddi’r gofrestr ddiwygiedig erbyn 1 Rhagfyr.1  

Nid yw dyddiau gwŷl yn gymwysedig at y gofyniad i gyhoeddi erbyn 1 Rhagfyr, sy’n golygu y gallwch gyhoeddi’r gofrestr ar ddydd Sadwrn, dydd Sul, neu ŵyl banc, os dymunwch. Mae hefyd gennych y dewis i gyhoeddi cyn y dyddiad hwn; fodd bynnag, bydd gwneud felly yn effeithio ar y dyddiadau cau ar gyfer ceisiadau cofrestru. 

Bydd cyhoeddi ar 1 Rhagfyr yn helpu i sicrhau bod y gofrestr ddiwygiedig mor gywir a chyflawn ag y gallai fod, gan gynyddu’r cyfleoedd i etholwyr posib gael eu cynnwys. 

Byddai cyhoeddi ym mis Tachwedd yn golygu na fyddai’r gofrestr ddiwygiedig yn cynnwys unrhyw etholwyr newydd a wnaeth gais i gofrestru ar ôl 23 Hydref, ac na fyddai’n cynnwys unrhyw ddiwygiadau neu ddileadau a bennwyd ar ôl 31 Hydref.

Tra bo’r broses gofrestru yn parhau trwy’r flwyddyn, mae cyhoeddi’r gofrestr ddiwygiedig yn debygol o fod yn garreg filltir allweddol. Pryd bynnag y penderfynwch gyhoeddi, dylech allu egluro'r rhesymau dros eich penderfyniad. Gweler y tabl isod.

Dyddiadau cau ymgeisio a phennu ceisiadau sy’n gymwys at gyhoeddi’r gofrestr ddiwygiedig

*gan fod Tachwedd 30 yn ddiwrnod nad ydych yn gweithio, gallech ddefnyddio Tachwedd 29 fel y dyddiad cau ar gyfer penderfynu am amseriad cyhoeddi'r gofrestr ddiwygiedig ar Ragfyr 1.

Hysbysiadau newid misol 

Rhaid i ddiweddariadau i’r gofrestr gael eu cyhoeddi ar ddiwrnod gwaith cyntaf pob mis; fodd bynnag, nid yw’n ofynnol i chi gyhoeddi hysbysiad newid misol yr un mis y byddwch yn cyhoeddi’r gofrestr ddiwygiedig, neu yn ystod y ddau fis cyn y diwrnod hwnnw, ond gallwch wneud felly, os dymunwch chi. Os cyhoeddir y gofrestr ym mis Tachwedd, rhaid i chi gyhoeddi hysbysiad newid misol ym mis Medi, mis Hydref, a mis Tachwedd. Os caiff ei chyhoeddi ym mis Rhagfyr, rhaid i chi gyhoeddi hysbysiad newid misol ym mis Hydref, mis Tachwedd, a mis Rhagfyr.

Os ydych yn penderfynu cyhoeddi'r cofrestr ar 1 Tachwedd 2025, nid yw'n ofynnol i chi gyhoeddi hysbysiad newid misol yn Rhagfyr, Ionawr neu Chwefror. 

Gweithgarwch cyfathrebu yn dilyn cyhoeddi’r gofrestr ddiwygiedig

Gallai cyhoeddi’r gofrestr ddiwygiedig ysgogi ymholiadau wedi eu hanelu atoch chi, y dylech fod yn barod i ymateb iddynt.

Dylech gysylltu â thîm cyfryngau neu gyfathrebu eich awdurdod lleol, os nad ydych wedi gwneud felly yn barod, i sicrhau eich bod yn gallu ymateb yn gyflym i unrhyw straeon lleol a allai godi, yn enwedig os oes gweithgarwch cyfryngau parthed unrhyw broblemau cofrestru etholiadol yn eich ardal.

Dylech ystyried cyhoeddi datganiad i’r wasg sy’n nodi cyfanswm nifer y bobl sydd wedi cofrestru yn eich ardal, gan amlygu’r gwaith rydych wedi ei wneud, ac unrhyw waith ychwanegol rydych wedi ei gynllunio i gofrestru pobl.
 
Dylech nodi bod dal i fod amser i gofrestru mewn pryd ar gyfer yr etholiadau trefnedig nesaf, gan ddefnyddio hyn fel cyfle i alw ar unrhyw un yn eich ardal sydd heb eto gofrestru i wneud hynny. 

O ystyried ffocws parhaus y cyfryngau ar gyfraddau cofrestru myfyrwyr a chyrhaeddwyr, efallai y bydd hi'n ddefnyddiol i chi amlygu'r gwaith yr ydych yn ei wneud gydag ysgolion, colegau, prifysgolion neu unrhyw grwpiau gwirfoddol perthnasol i annog cofrestru.

Gall eich tîm cyfryngau gael rhagor o gyngor trwy gysylltu â swyddfa cyfryngau'r Comisiwn Etholiadol trwy ffonio 020 7271 0704, neu e-bostio [email protected].

Pa ddata y bydd angen i mi ei gasglu a’i rannu yn dilyn y canfasiad blynyddol?

Gallai Adran y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol ofyn am wybodaeth rheoli bob blwyddyn wedi’r canfasiad blynyddol; gall y wybodaeth ofynnol hefyd newid o flwyddyn i flwyddy; fodd bynnag, dylai eich EMS allu cynhyrchu adroddiadau i gefnogi’r ceisiadau hyn.

Casglu Data Canfasio’r Comisiwn Etholiadol

Bob blwyddyn, bydd y Comisiwn Etholiadol yn gofyn am ddata yn dilyn cyhoeddi’r gofrestr flynyddol. Bydd y data sydd i’w ddarparu wedi ei gynnwys mewn adroddiadau a fydd yn cael eu cynhyrchu yn llawn trwy eich system EMS. Bydd Tîm Ymchwil y Comisiwn yn gweithio gyda’ch darparwr EMS i nodi’r adroddiadau cyn casglu’r data, a dylai eich darparwr EMS roi gwybod i chi sut mae cynhyrchu’r adroddiad cywir yn y system.

Unwaith y byddwch wedi cynhyrchu’r adroddiad yn eich system EMS ac adolygu’r data, cyflwynwch ef i [email protected] cyn gynted â phosib ar ôl cyhoeddi’r gofrestr flynyddol ddiwygiedig. Caiff dyddiadau cau cyflwyno a gwybodaeth bellach eu cyfathrebu trwy fwletin Gweinyddu Etholiadol.

Safonau perfformiad

Er ein bod ni’n dal yn bwriadu casglu data gan bob ERO i’n helpu i ddeall cyflwr y cofrestrau etholiadol ar draws Prydain Fawr, nid ydym yn cynnig bod EROs yn coladu’r holl wybodaeth a restrir yn y safonau a’i hanfon atom yn rheolaidd. Dylai EROs fod yn defnyddio’r data a’r wybodaeth ansoddol a osodwyd allan yn y safonau i’w helpu i ddeall effaith eu gweithgareddau fel y gallant ganfod beth sy’n gweithio a beth nad yw’n gweithio, a lle y gellir gwneud gwelliannau. Mae’r fframwaith wedi ei ddylunio i gynorthwyo’r dadansoddi hwn a pheri i EROs ganolbwyntio ar y data a’r wybodaeth allweddol a fydd yn dangos beth sy’n gweithio’n dda a beth nad yw’n gweithio cystal.

RPF 29

Bob blwyddyn, bydd y Swyddfa Ystadegau Gwladol (ONS) yn dosbarthu ffurflen RPF29 i EROs, y mae’n ofynnol i chi ei chyflenwi i’r Ysgrifennydd Gwladol gan nodi gwybodaeth ragnodedig arbennig sy’n ymwneud â’r gofrestr ddiwygiedig.1  

Mae’n ofynnol i chi gyflwyno’r wybodaeth hon mor fuan â phosib ar ôl cyhoeddi’r gofrestr ddiwygiedig.2  
 

Pwy all dderbyn y gofrestr?

Mae mynediad at y gofrestr etholiadol lawn, a’i chyfenwad, yn gyfyngedig i’r rheiny a ragnodir mewn deddfwriaeth. 

Mae arnoch ddyletswydd i gyflenwi copïau o’r gofrestr etholwyr am ddim i amryw sefydliadau ac unigolion, ac mae deddfwriaeth yn gosod cyfyngiadau o ran sut mae gwneud hyn. Mewn rhai achosion, rhaid i gofrestrau gael eu cyflenwi wrth iddynt gael eu cyhoeddi, ac mewn achosion eraill, dim ond ar gais y cânt eu cyflenwi.

Mae amseru derbyn y gofrestr yn arbennig o bwysig i rai derbynwyr. Er enghraifft, mae angen y gofrestr ar bleidiau gwleidyddol i fodloni eu rhwymedigaethau statudol mewn perthynas â gwirio rhoddion, yn ogystal â’i defnyddio at ddibenion ymgyrchu. Mae’n bwysig bod y gofrestr yn cael ei chyflenwi’n gyflym, a dylech felly gyflenwi’r gofrestr i unrhyw un sydd â hawl ei derbyn pan gaiff ei chyhoeddi mor fuan â phosib, ac o fewn 5 diwrnod gwaith.

Dylech sicrhau bod pob person/sefydliad sy’n derbyn y gofrestr, p’un ai pan gaiff ei chyhoeddi, trwy ei phrynu, neu ar gais, yn ymwybodol o’r canlynol:

• bod rhaid iddynt ddefnyddio’r gofrestr at y diben(ion) a nodir yn y Rheoliadau yn unig 
• unwaith y bydd y diben y cyflenwyd y gofrestr ar ei gyfer wedi dod i ben, rhaid iddynt ddileu’r gofrestr mewn modd diogel
• eu bod yn deall y gosb ar gyfer camddefnyddio’r gofrestr

Ni ddylech roi unrhyw gyngor mewn ymateb i gwestiynau ynghylch p’un a yw defnydd arfaethedig derbynnydd o’r gofrestr yn cydymffurfio â’r gyfraith. Cyfrifoldeb y derbynnydd yw ei fodloni ei hun bod ei ddefnydd o’r gofrestr yn cydymffurfio â’r hyn y mae’r gyfraith yn ei nodi. Os nad ydynt yn sicr, dylent siarad â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) neu geisio eu cyngor cyfreithiol eu hunain.

Rydym wedi creu dalenni eglurhaol sy’n nodi sut y ceir defnyddio’r gofrestr a’r gosb ar gyfer ei chamddefnyddio, sut mae ei gwerthu a’i chyflenwi ar gais, a sut mae archwilio’r gofrestr etholiadol. 

Rydym hefyd wedi creu rhestr o bobl sydd â hawl derbyn y gofrestr etholiadol.

Mae yna wahanol ddarpariaethau a gymhwysir mewn perthynas â’r gofrestr olygedig a’r gofrestr wedi’i marcio. 

I ddangos eich bod yn cydymffurfio ag egwyddorion prosesu data personol, a sicrhau y caiff ei brosesu’n gyfreithiol, mewn modd teg a thryloyw, dylech gadw cofnod o bod person a sefydliad sy’n derbyn y gofrestr gennych.

Rydym wedi creu canllawiau manwl pellach ynghylch cyrchu a chyflenwi’r gofrestr trwy gydol y flwyddyn.
 

The elector number of an anonymous elector may change when you republish the electoral register following the conclusion of the annual canvass.

If an anonymous elector’s electoral number has changed and they have an Anonymous Elector’s Document, you must notify them that their electoral number has changed, that their Anonymous Elector's Document is no longer valid and that you will issue them with a new Anonymous Elector's Document. 

For more information see our guidance on Replacement of an Anonymous Elector's Document where the elector number has changed.

Etholiadau sy’n digwydd yn syth wedi’r canfasiad

Mae’r adran hon yn cwmpasu ystyriaethau ar gyfer etholiad a gynhelir ym mis Rhagfyr yn dilyn casgliad y canfasiad a chyhoeddi’r gofrestr ddiwygiedig. Mae’n cynnwys canllawiau ynghylch pa gofrestr y dylech ei defnyddio ar gyfer etholiad ym mis Rhagfyr, a sut bydd hyn yn effeithio ar ymgeiswyr a phleidiau gwleidyddol, a chynhyrchu’r cardiau pleidleisio.  
 

Pa gofrestr y dylwn ei defnyddio ar gyfer etholiad ym mis Rhagfyr yn dilyn cyhoeddi’r gofrestr ddiwygiedig?

Nid oes darpariaeth ar gyfer gohirio cyhoeddi’r gofrestr ddiwygiedig o ganlyniad i etholiad a fydd yn digwydd ar ôl 1 Rhagfyr.

Mae’r gofrestr ddiwygiedig yn weithredol ar gyfer pob etholiad ar unwaith ar ôl ei chyhoeddi; mae hyn yn wahanol i hysbysiad newid, sydd ond yn weithredol mewn etholiad os caiff ei gyhoeddi ar neu cyn y pumed diwrnod gwaith cyn y bleidlais.

Unwaith y byddwch wedi cyhoeddi’r gofrestr ddiwygiedig, bydd yn cael ei defnyddio at ddibenion etholiadol ar gyfer unrhyw etholiad sydd â diwrnod pleidleisio ar, neu cyn, y diwrnod pleidleisio, er ei bod yn ofynnol i chi gyhoeddi dau hysbysiad etholiad dros dro a hysbysiad newid terfynol ar y pumed diwrnod gwaith cyn y bleidlais.1 Seilir enwebiadau ymgeiswyr ar y gofrestr a fydd mewn grym ar y dyddiad olaf ar gyfer cyhoeddi’r hysbysiad etholiad.
 

What is the impact on a December election if the final election notice of alteration is published before the revised register?

In some cases an election in early December will require the final election notice of alteration to be published before the revised register.
 
Where this is the case the registration application deadline will be the deadline for applications for inclusion on the revised register. This is because the revised register has immediate effect and will apply to any poll on or after publication. 

While the registration application deadline for inclusion on the final election notice of alteration will be twelve working days before the poll, where the revised register is published after the final election notice of alteration potential new electors will be able to submit a registration application until the deadline for inclusion on the revised register (six working days before the determination deadline).

Provided their application is determined by the determination deadline for the revised register (which is the working day before publication) they will be entitled to vote in the poll.

However, potential new electors wishing to vote by post will need to have applied to be registered by the postal vote application deadline which is 5pm eleven working days before the poll as they must state an address at which they are or have applied to be registered in their postal vote application.  

Potential new electors who wish to vote by proxy will have the same registration application deadline as those voting in person. This is because the deadline for registration applications to be made in time to be included on the 1 December register will be before the ordinary proxy application deadline (5pm six working days before the poll).

These circumstances will present a number of administrative challenges for EROs and ROs. If you are not also the RO, you will need to liaise with them to:

• discuss any practical implications, including the timely transfer of data
• supply candidates and agents with copies of relevant electoral registers for nomination and campaigning purposes in a timely way
• make arrangements to supply the first interim notice of alteration and any subsequent updates to candidates and agents as soon as possible once published
• produce polling station registers after publication of the revised register
• make arrangements for registers to be printed and collated in a limited time - ROs will need to consider how to manage the preparation of ballot boxes to facilitate this

The specific challenges and solutions will vary depending on local circumstances. If you would like any further guidance or would like to discuss your particular situation, please contact your local Commission team.
 

Sut dylwn werthuso llwyddiant y canfasiad blynyddol?

Fel rhan o’ch cynllunio at gyflawni’r canfasiad, byddwch wedi pennu sut byddwch yn gwerthuso llwyddiant cyffredinol y canfasiad i lywio eich cynlluniau ar gyfer canfasiadau yn y dyfodol. Dros amser, dylai eich gwerthuso a’ch mireinio ar eich cynlluniau helpu i sicrhau bod eich prosesau canfasio yn gwneud y defnydd gorau ar adnoddau, a’u bod yn annog aelwydydd ac unigolion i gymryd y camau priodol, darparu’r gwasanaeth gorau i etholwyr, a lleihau eich baich gweinyddol. 

Dylai eich gwerthuso ddefnyddio’r mesuriadau sydd ar gael i chi trwy eich system EMS. Bydd y safonau perfformiad ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol, a’r offerynnau a’r templedi sydd ar gael i’w cefnogi, yn eich cynorthwyo wrth ddeall ergyd eich gweithgareddau, helpu i ganfod lle gellir gwell, a’ch cefnogi i adrodd ar eich perfformiad eich hunan yn lleol.

Dylai EROs fod yn defnyddio’r data a’r wybodaeth ansoddol a nodir yn y safonau i’w helpu i ddeall effaith eu gweithgareddau, trwy gydol ac ar ddiwedd y canfasiad, fel y gallant ganfod beth sy’n gweithio, beth nad yw’n gweithio, a lle y gellir gwell. Mae’r fframwaith wedi ei ddylunio i gynorthwyo’r dadansoddi hwn a pheri i EROs ganolbwyntio ar y data a’r wybodaeth allweddol a fydd yn dangos beth sy’n gweithio’n dda, a lle y gellir gwell.

Beth yw'r ystyriaethau diogelu data i Swyddog Cofrestru Etholiadol?

Pwy sy'n rheolydd data?

Fel Swyddog Cofrestru Etholiadol, rydych yn ‘rheolydd data’ â dyletswydd statudol i brosesu data personol penodol er mwyn cynnal y gofrestr etholiadol. O dan ddeddfwriaeth diogelu data mae angen i chi allu dangos eich bod yn cydymffurfio ag egwyddorion prosesu data personol, gan sicrhau eu bod yn cael eu prosesu'n gyfreithlon, yn deg ac yn dryloyw. 

Cyngor Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yw bod angen i bob rheolydd data sicrhau ei fod wedi cofrestru â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Mae hyn yn golygu y bydd yn rhaid i Swyddogion Cofrestru Etholiadol a Swyddogion Canlyniadau fod wedi cofrestru ar wahân i'w cyngor.

O dan y ddeddfwriaeth diogelu data, rhaid i awdurdod cyhoeddus benodi swyddog diogelu data i roi cyngor ar faterion diogelu data. Fel Swyddog Cofrestru Etholiadol neu Swyddog Canlyniadau, nid ydych wedi eich cynnwys yn y diffiniad o "awdurdod cyhoeddus" a geir yn Atodlen 1 i Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 ac nid oes angen i chi benodi Swyddog Diogelu Data i gyflawni eich dyletswyddau. Fodd bynnag, rhaid bod gan eich cyngor penodi Swyddog Diogelu Data a dylech drafod arfer da ym maes diogelu data gyda'r unigolyn hwnnw.

Elfen allweddol o ddeddfwriaeth diogelu data yw'r ffocws cynyddol ar atebolrwydd a thryloywder wrth brosesu data personol. Rhaid i chi allu dangos eich bod yn cydymffurfio â'ch rhwymedigaethau o dan ddeddfwriaeth diogelu data. Er mwyn gwneud hyn, y peth allweddol yw cadw cynlluniau a chofnodion ysgrifenedig er mwyn darparu llwybr archwilio.

Mae ein hadnodd ar ddeddfwriaeth diogelu data yn nodi sut y gallwch roi mesurau ar waith er mwyn bodloni'r gofyniad i ddangos cydymffurfiaeth a sicrhau bod diogelu data yn rhan annatod o bopeth a wnewch.

Bydd angen i chi sicrhau eich bod yn cydymffurfio â'ch cyfrifoldebau o dan ddeddfwriaeth diogelu data. Yn benodol, dylech sicrhau'r canlynol:

• eich bod wedi'ch cofrestru â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolydd data 
• bod gennych hysbysiadau preifatrwydd priodol ar waith
• eich bod yn cadw dogfennau yn unol â'ch polisi cadw dogfennau
• bod diogelu data yn rhan annatod o unrhyw gontractau lle y caiff data personol eu prosesu
• bod gennych ddogfen bolisi ar waith i brosesu categorïau arbennig o ddata personol
• eich bod yn cynnal cofnodion a chynlluniau er mwyn dangos eich bod yn prosesu data personol mewn ffordd gyfreithlon, deg a thryloyw
• eich bod yn tanlinellu'r mesurau diogelu sydd gennych ar waith er mwyn osgoi achosion o dorri amodau data personol yn eich cynlluniau a'ch cofrestr risg

Mae canllawiau ar ddangos cydymffurfiaeth â deddfwriaeth diogelu data wedi'u cynnwys yn ein canllawiau diogelu data ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol a Swyddogion Canlyniadau.

Sut y dylwn ddiogelu'r data personol sydd gennyf ac am faint o amser y dylwn eu cadw?

Bydd angen i chi gadarnhau bod mesurau diogelu priodol ar waith er mwyn diogelu data personol. Dylech adolygu eich prosesau gyda'ch swyddog diogelu data a'ch adrannau rheoli gwybodaeth/TG er mwyn helpu i nodi unrhyw risgiau i'r data sydd gennych, p'un a ydynt ar bapur neu'n cael eu storio'n electronig. 

Mae angen i chi gynnal polisi cadw dogfennau, a fydd yn eich helpu i ddangos eich bod yn cydymffurfio ag egwyddorion prosesu data personol, gan sicrhau eu bod yn cael eu prosesu mewn ffordd gyfreithlon, deg a thryloyw. 

Dylai eich polisi cadw dogfennau nodi'r canlynol ar gyfer pob dogfen a gewch ac a gedwir gennych:

• a yw'r ddogfen yn cynnwys data personol
• sail gyfreithlon casglu unrhyw ddata personol 
• eich cyfnod cadw
• eich rhesymeg dros y cyfnod cadw (a allai ymwneud â gofyniad o dan ddeddfwriaeth etholiadol)

Mae ein canllawiau diogelu data ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol a Swyddogion Canlyniadau yn cynnwys arweiniad pellach ar gadw a storio dogfennau, gan gynnwys pa wybodaeth y dylai eich polisi cadw dogfennau ei chynnwys.

Byddwch yn casglu data personol gan drigolion megis dyddiad geni, cenedligrwydd a'u Rhif Yswiriant Gwladol. Bydd gan eich cyngor safonau a phrosesau corfforaethol ar gyfer trin data a diogelwch. Dylech geisio cyngor gan eich Swyddog Diogelu Data a'ch Adran TG ar sut i sicrhau eich bod yn parhau i drin data yn effeithiol. Byddant yn gallu eich helpu i nodi unrhyw risgiau i ddiogelwch eich data, boed hynny ar ffurflenni papur neu'n electronig ar eich systemau.
 
Bydd angen i chi sicrhau bod eich gweithdrefnau a'ch trefniadau storio yn cydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data. Mae angen i arferion trin data da fod yn rhan o'ch prosesau busnes o ddydd i ddydd. Er enghraifft, bydd angen i chi adolygu sut rydych yn rheoli diogelwch data personol yn barhaus. 
 

Pan fydd ymateb i ohebiaeth ganfasio yn cynnwys cyfeiriadau e-bost a/neu rifau ffôn unigolion, dylech sicrhau bod y rhain yn cael eu cofnodi, yn unol â gofynion deddfwriaeth diogelu data, ac mai dim ond at ddiben ei chasglu y defnyddir y wybodaeth hon.  

Os bydd gennych gofnodion o gyfeiriadau e-bost neu rifau ffôn eisoes, pan fyddwch yn defnyddio'r wybodaeth honno nesaf, dylech sicrhau bod testun y data yn ymwybodol o sut y byddwch yn parhau i brosesu'r data hon drwy:

• egluro hawl testun y data i wrthwynebu prosesu pellach 
• darparu dolen i'ch hysbysiad preifatrwydd 
• cynnwys opsiwn dadtanysgrifio 

Ceir rhagor o wybodaeth am ddarparu opsiwn dadtanysgrifio yn ein canllawiau diogelu data ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol a Swyddogion Canlyniadau.