Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu yn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu yng Nghymru a Lloegr

Dylech baratoi cynllun prosiect a chofrestr risg, gan drin y ddwy yn 'ddogfennau byw' a'u defnyddio i fonitro cynnydd a rheoli risgiau. Dylech ddefnyddio'r dogfennau hyn i wneud y canlynol:

• nodi'r hyn rydych am ei gyflawni, a sut y byddwch yn mesur llwyddiant
• gwerthuso'r gwaith o gynllunio a chynnal unrhyw etholiadau blaenorol a defnyddio'ch canfyddiadau i lywio'r gwaith cynllunio
• cydgysylltu â Swyddogion Canlyniadau Lleol yn eich ardal a gofyn am eu mewnbwn wrth ddatblygu'ch cofrestr risg a sicrhau eu bod yn ymwybodol o unrhyw risgiau a nodwyd gennych, yn ogystal ag unrhyw gamau lliniaru
• sefydlu tîm prosiect
• llunio cynllun cyfathrebu i sicrhau cysondeb wrth gynnal yr etholiad ar draws yr ardal heddlu gyfan
• llunio amserlen o gyfarfodydd rheolaidd â Swyddogion Canlyniadau Lleol
• ymdrin â sut y byddwch yn cydgysylltu unrhyw weithgarwch codi ymwybyddiaeth y cyhoedd ar draws yr ardal heddlu
• sefydlu rhwydwaith cyfathrebu sy'n cynnwys cynrychiolydd o bob Swyddog Canlyniadau Lleol er mwyn helpu i rannu gwybodaeth a chydgysylltu gweithgarwch
• sicrhau, lle bynnag y bo modd, fod unrhyw weithgarwch cofrestru yn cael ei gyd-drefnu ag unrhyw weithgarwch cenedlaethol a bod unrhyw weithgarwch cofrestru neu ymgyrchu gan y Comisiwn yn bwydo i mewn i'ch cynlluniau
• sicrhau bod cyfathrebu â rhanddeiliaid wedi'i ymgorffori drwy gydol eich proses gynllunio, gyda threfniadau penodol ar waith i weithio gyda'r cyfryngau lleol neu genedlaethol

Amcan allweddol rhoi prosesau prosiect a rheoli risg ar waith yw sicrhau bod paratoadau digonol wedi'u gwneud cyn yr etholiad, gyda risgiau wedi'u nodi ac wedi'u rheoli'n briodol, fel y gellir cynnal yr etholiad mewn ffordd effeithiol. 

Dylech nodi ar gam cynnar yr hyn rydych am ei gyflawni a sut beth fydd llwyddiant i chi, a dylai hyn gael ei adlewyrchu yn yr amcanion a'r mesurau o lwyddiant a nodir yn eich cynllun prosiect. Dylech weithio gyda Swyddogion Canlyniadau Lleol er mwyn datblygu'r amcanion a'r mesurau o lwyddiant hyn a sicrhau eu bod hefyd yn adlewyrchu'r rhain yn eu cynlluniau eu hunain.

Cynllun prosiect

Dylech baratoi cynllun prosiect mewn perthynas â'ch swyddogaethau fel Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu, a'i adolygu'n rheolaidd a'i ddefnyddio i fonitro cynnydd. Os ydych hefyd yn Swyddog Canlyniadau Lleol, gallwch ddewis integreiddio rhannau o'r cynllun prosiect neu'r cynllun prosiect cyfan yn eich dogfennaeth ehangach ar gyfer cynllunio'r etholiad. 

Dylai eich gwaith cynllunio sicrhau'r canlynol:

• gall pobl fwrw eu pleidlais yn hawdd ac maent yn gwybod y caiff eu pleidlais ei chyfrif yn y ffordd a fwriadwyd 
• ei bod hi'n hawdd i bobl sydd am sefyll etholiad gael gwybod sut i wneud hynny, beth yw'r rheolau, a beth mae'n rhaid iddynt ei wneud i gydymffurfio â'r rheolau hyn
• gall pawb fod yn hyderus i gymryd rhan yn ddiogel yn yr broses etholiadol
• gall pawb fod yn hyderus yn y ffordd y caiff y broses a'r canlyniad eu rheoli 

Rydym wedi paratoi templed ar gyfer cynllun prosiect y byddwch o bosibl am ei ddefnyddio a'i addasu yn unol â'ch amgylchiadau lleol. Mae'r templed yn cynnwys nifer o enghreifftiau o'r hyn y gellir ei gyflawni a dylech hefyd ychwanegu unrhyw beth arall i'w gyflawni a thasgau a nodir gennych yn ôl yr angen, gan gynnwys tasgau sy'n benodol i'r amgylchiadau yn eich ardal heddlu.

Cyn dechrau ar eich gwaith cynllunio manwl, dylech nodi'r hyn rydych am ei gyflawni a sut beth fydd llwyddiant. Dylai eich cynllun prosiect gynnwys amcanion a mesurau llwyddiant wedi'u diffinio'n glir. 

Dylai eich cynllun prosiect gwmpasu trefniadau cynllunio wrth gefn a pharhad busnes. Dylai'r trefniadau parhad gynnwys darpariaethau ar gyfer colli staff a cholli lleoliadau yn ystod cyfnod yr etholiad.

Dylech sicrhau bod eich cynllun yn ymdrin â'r posibilrwydd y caiff yr etholiad Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu ei gyfuno ag etholiadau annisgwyl mewn rhannau o'r ardal heddlu neu drwy'r ardal heddlu gyfan.

Dylai eich cynllun prosiect hefyd nodi'r adnoddau a'r staffio sydd eu hangen. Dylech gymryd pob cam angenrheidiol i sicrhau bod yr awdurdodau lleol yn rhoi'r adnoddau angenrheidiol i chi er mwyn eich galluogi i gyflawni'ch swyddogaethau. 

Cofrestr risg

1. Dylech baratoi cofrestr risg a ddylai hefyd fod yn ddogfen fyw a dylech ei hadolygu'n rheolaidd, yn enwedig ar adegau allweddol yn y broses pan fydd gennych fwy o wybodaeth am gyd-destun yr etholiad, megis ar ôl i'r enwebiadau gau a'r dyddiad cau cofrestru.  Dylech ddefnyddio eich cofrestr risg i fonitro'r risgiau a dogfennu unrhyw newidiadau mewn risg, yn ogystal â sicrhau bod camau lliniaru yn cael eu nodi a'u cymryd, gan gynnwys gan Swyddogion Canlyniadau Lleol, fel y bo'n briodol.

Dylai eich cofrestr risg nodi'r canlynol:

• unrhyw anawsterau a phroblemau a all ddigwydd, a'r camau a gymerir i'w lliniaru.
• difrifoldeb unrhyw risg gan nodi'r tebygolrwydd y bydd y risg yn digwydd ac effaith y risg pe byddai'n digwydd. 

Dylai eich cofrestr risg ystyried risg a rheoli risg mewn perthynas â'ch swyddogaethau fel Swyddog Canlyniadau Ardal yr Heddlu, ynghyd ag unrhyw risgiau allweddol sy'n berthnasol i'r broses o weinyddu'r etholiad drwy'r ardal heddlu gyfan. 

Wrth ddatblygu'ch cofrestr risg, dylech sicrhau eich bod yn cydgysylltu â'r Swyddogion Canlyniadau Lleol a gofyn am eu sylwadau fel y bo angen, a sicrhau eu bod yn ymwybodol o unrhyw risgiau a nodwyd gennych a all effeithio'n uniongyrchol ar yr etholiad yn eu hardal bleidleisio, yn ogystal ag unrhyw gamau lliniaru y maent yn gyfrifol amdanynt. 

Rydym wedi datblygu templed ar gyfer cofrestr risg y byddwch o bosibl am ei ddefnyddio. Mae'r templed yn rhoi rhai risgiau enghreifftiol ac awgrymiadau ar gyfer lliniaru'r risgiau hynny. Yn ogystal â'r risgiau a nodir yn y templed, dylech hefyd nodi unrhyw risgiau eraill, gan gynnwys y rhai sy'n benodol i'ch ardal heddlu, a sut y byddech yn eu lliniaru.

Diogelwch

Dylai eich cynllun prosiect gynnwys adolygiad o'r trefniadau diogelwch ar y cyd â'r heddlu lleol. Dylech hefyd ystyried unrhyw risgiau diogelwch fel rhan o'ch ymarfer cynllunio wrth gefn a dylech eu cynnwys yn eich cofrestr risg.

Os ydych yn argraffu'r papurau pleidleisio eich hun, dylai eich trefniadau diogelwch atal mynediad anawdurdodedig at y papurau pleidleisio neu unrhyw ddefnydd ohonynt yn ystod gwahanol gamau'r broses gynhyrchu ac wrth eu storio rhwng eu hargraffu a'u dosbarthu i Swyddogion Canlyniadau Lleol.