Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu yn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu yng Nghymru a Lloegr

Dylai eich cynllun prosiect cyffredinol gwmpasu trefniadau cynllunio wrth gefn a pharhad busnes. Dylai hyn gysylltu â chynlluniau Swyddogion Canlyniadau Lleol i'w gwneud yn bosibl i bob elfen o'r broses o gynnal yr etholiad barhau os bydd unrhyw faterion annisgwyl neu darfu yn codi, gan gynnwys effaith unrhyw etholiadau annisgwyl ac is-etholiadau a all ddigwydd. 

Mae'n bwysig parhau i adolygu eich cynlluniau wrth gefn, eu hailystyried a'u diwygio yn rheolaidd yn ystod y cyfnod cyn yr etholiad. Wrth wneud hynny, dylech ystyried llwyddiant unrhyw fesurau sy'n bodoli eisoes ac ydynt yn parhau i fod yn briodol, nodi unrhyw welliannau ac amlygu unrhyw fylchau. 

Dylai eich cynlluniau wrth gefn gynnwys trefniadau ar gyfer y meysydd risg allweddol sy'n gysylltiedig â chynnal yr etholiad, gan gynnwys y canlynol:

Contractwyr

Dylech sicrhau bod unrhyw gyflenwyr a ddefnyddir gennych chi neu'ch Swyddogion Canlyniadau Lleol yn eich ardal heddlu – megis darparwyr y System Rheoli Etholiad ac unrhyw ddarparwyr argraffu allanol – wedi rhoi eu cynlluniau parhad busnes manwl eu hunain ar waith. Dylech hefyd fodloni eich hun fod eu trefniadau wrth gefn yn ddigonol i'ch galluogi i gyflawni eich dyletswyddau os bydd unrhyw achosion o darfu ar y gwasanaeth wrth iddynt gyflawni eu dyletswyddau cytundebol. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol ar reoli'r broses gaffael ar gyfer gwaith ar gontract allanol.

Lleoliadau

Dylech chi a'ch Swyddogion Canlyniadau Lleol baratoi rhestr o leoliadau amgen sydd ar gael ar fyr rybudd ar gyfer pob cam o'r broses etholiadau a rhoi gwybodaeth i staff am y trefniadau wrth gefn ar gyfer defnyddio'r lleoliadau hyn a allai effeithio ar eu rôl. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol, Nodi ac archebu lleoliadau addas a Newidiadau munud olaf i orsafoedd pleidleisio.

Staffio

Dylech fonitro lefelau staffio drwy'r ardal heddlu gyfan, gan nodi atebion a fydd yn eich galluogi i ymateb pe bai prinder staffio yn codi'n sydyn mewn un ardal neu fwy am nad oes staff wedi'u recriwtio ar gael neu am fod cynnydd annisgwyl yn y galw neu'r llwyth gwaith. 

Dylech gydgysylltu â'ch adran Adnoddau Dynol a all ddefnyddio ei harbenigedd i'ch helpu i gynllunio. Mae'n bosibl y gall awdurdodau cyfagos y mae cytundebau dwyochrog ar waith rhyngoch chi a nhw, hefyd gynnig cymorth ychwanegol wrth reoli unrhyw ofynion ar gyfer staff dros dro ar gyfer rhannau penodol o'r broses etholiadol. Am ragor o wybodaeth gweler ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol ar neilltuo adnoddau staff digonol a darparu hyfforddiant.

TG

Mae TG yn chwarae rhan allweddol mewn llawer o'r prosesau sydd eu hangen i gynnal yr etholiad. Dylech gydgysylltu â'ch gwasanaethau TG er mwyn sicrhau bod gennych adnoddau a mesurau wrth gefn digonol ar waith i chi allu cyflawni eich swyddogaethau os bydd methiant TG. Gallai hyn gynnwys:

• gwella unrhyw fesurau sy'n caniatáu galluoedd gweithio o bell 
• sicrhau bod cymorth TG penodedig ar gael yn ystod cyfnod yr etholiad 
• storio rhai ffeiliau a dogfennau penodol yn lleol er mwyn gallu cael gafael arnynt yn haws 
• dod o hyd i unrhyw gyfarpar sbâr neu amgen y gellid ei ddefnyddio os bydd angen e.e. argraffwyr, gliniaduron, llwybryddion
• profi unrhyw gysylltiadau cyfathrebu a ddefnyddir ar gyfer y broses o ddilysu a chyfrif pleidleisiau a choladu'r canlyniad, gan gynnwys prosesau wrth gefn pe bai systemau TG yn methu.  

Diogelwch gweinyddiaeth etholiadol

Dylid ystyried risgiau diogelwch hefyd fel rhan o'ch trefniadau wrth gefn, gan nodi sut y byddwch yn parhau i gyflawni’r etholiad os bydd lladrad, gweithgarwch twyllodrus, neu unrhyw risg diogelwch arall fel y nodir yn eich cofrestr risg. Dylech gysylltu â'r heddlu ac arbenigwyr parhad busnes o'ch cyngor i nodi risgiau a rhoi mesurau parhad priodol ar waith.

Yn ogystal, dylech weithio gyda'ch gwasanaethau TG i ddeall pa fesurau ataliol sydd ar waith i'ch cyngor amddiffyn rhag bygythiadau seiber, megis ymosodiadau meddalwedd wystlo. Mae’r Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol yn cynghori y gallai enghreifftiau o fesurau ataliol gynnwys:

• defnyddio Dilysu Aml-Ffactor
• buddsoddi mewn rheoli gwendidau
• cael copïau wrth gefn all-lein
• cael cynllun adfer profedig ar waith

Mae Papur Gwyn ar feddalwedd wystlo wedi'i gyhoeddi gan y Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol a'r Asiantaeth Troseddu Cenedlaethol. Mae’r Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol hefyd wedi cynhyrchu’r canllawiau hyn i’ch helpu i asesu’r risgiau sy’n gysylltiedig â TG a bygythiadau seiber. 
 

Diogelwch y rhai sy'n cymryd rhan

Dylech ystyried eich cynlluniau i gynnal diogelwch pawb sy’n gysylltiedig â phob cam o’r etholiad, gan gynnwys eich staff, ymgeiswyr, asiantiaid a’u hymgyrchwyr. Dylech gysylltu â Swyddogion Canlyniadau Lleol, pwynt cyswllt unigol perthnasol yr heddlu ac ymgynghorydd swyddogol etholedig yr heddlu fel y bo'n briodol i nodi risgiau lleol a rhoi mesurau priodol ar waith. I gael rhagor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar gyfer Swyddogion Canlyniadau Lleol ar weithio gyda'ch heddlu lleol, ystyriaethau diogelwch mewn digwyddiadau etholiadol a sut i reoli’r rhai sy’n bresennol yn y cyfrif.

Mae canllawiau diogelwch ychwanegol ar gyfer etholiadau ar gyfer Swyddogion Canlyniadau, ymgeiswyr ac asiantiaid ar gael yn https://www.gov.uk/government/publications/security-guidance-for-may-2021-elections