Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu yn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu yng Nghymru a Lloegr

Dylech arwain y gwaith o roi cynllun uniondeb unigol ar waith ar gyfer yr ardal heddlu gyfan sy'n cwmpasu'r camau penodol y byddwch yn eu cymryd i nodi ac ymdrin ag unrhyw achos posibl o dwyll etholiadol neu pryderon diogelwch a sut y byddwch yn hysbysu pob rhanddeiliad am y ffordd rydych yn bwriadu ennyn hyder yn y broses etholiadol. Dylech wneud hyn drwy gael trafodaethau â'r heddlu a Swyddogion Canlyniadau Lleol, gan sicrhau nad yw cynlluniau uniondeb unrhyw Swyddog Canlyniadau Lleol yn gwrthdaro â'ch cynllun eich hun ar gyfer ardal yr heddlu.

Dylai pleidleiswyr ac ymgyrchwyr fod yn hyderus nad oes unrhyw dwyll yn gysylltiedig ag etholiadau, gall pawb gymryd rhan yn ddiogel yn y broses etholiad, a bod y canlyniadau a gaiff eu datgan gennych yn adlewyrchiad gwir a chywir o ddymuniadau'r etholwyr. Mae ymddiriedaeth a hyder yn uniondeb etholiadau yn hanfodol ond gall fod yn fregus - bydd yn anodd i chi ailennyn ymddiriedaeth neu hyder a gollwyd o ganlyniad i honiadau o dwyll neu achosion profedig o dwyll. Mae hefyd yn hanfodol bod ymgeiswyr ac ymgyrchwyr yn gallu cymryd rhan yn rhydd o fygythiadau neu risg.

Cynllunio ar gyfer atal twyll etholiadol a chynnal digwyddiadau etholiadol yn ddiogel

Tra bydd angen i chi allu gweithio gyda’r heddlu, gan gynnwys eich pwynt cyswllt unigol, ymgynghorydd swyddogol etholedig yr heddlu, ac erlynwyr i ymchwilio i unrhyw honiadau a wneir o bosibl, dylech hefyd roi strategaethau effeithiol ar waith ar gyfer rheoli'r ddarpariaeth ddiogel o ddigwyddiadau etholiadol ac atal twyll etholiadol o'r cychwyn cyntaf.

Er mwyn sicrhau y gall pleidleiswyr ac ymgeiswyr fod yn ffyddiog y bydd pleidleisiau yn cael eu bwrw a'u cyfrif yn y ffordd a fwriadwyd gan bleidleiswyr, bydd angen i chi roi cynlluniau a phrosesau ar waith i nodi unrhyw batrymau o weithgarwch a allai fod yn arwydd o dwyll etholiadol posibl. Dylech adolygu unrhyw fesurau ar gyfer risgiau penodol yr ydych wedi'u nodi'n rheolaidd.

Dylech sefydlu a chynnal cysylltiadau â'r heddlu ar lefel briodol fel rhan o hyn. Bydd swyddog yr heddlu yn gallu rhoi manylion cyswllt i chi am yr uned reoli neu arwain berthnasol yn yr heddlu, a bydd hefyd yn gallu esbonio unrhyw strwythur rhanbarthol yn yr heddlu os yw hynny'n briodol. Dylech sicrhau eich bod yn cael manylion cyswllt unrhyw Bwyntiau Cyswllt Unigol rhanbarthol ac ymgynghorwyr swyddogol etholedig yr heddlu, a sicrhau bod y Swyddogion Canlyniadau Lleol yn ardal yr heddlu yn trefnu i fod mewn cysylltiad rheolaidd â nhw. 

Dylid datblygu eich cynllun ar gyfer cynnal uniondeb yr etholiad mewn ymgynghoriad â'ch pwynt cyswllt unigol ac ymgynghorydd swyddogol etholedig yr heddlu. Y pwynt cyswllt unigol yw eich cyswllt ar gyfer troseddau sy'n gysylltiedig ag etholiad, gan gynnwys honiadau o dwyll. Mae ymgynghorydd swyddogol etholedig yr heddlu yn gyswllt heddlu penodedig ar gyfer codi pryderon diogelwch a rhannu unrhyw gudd-wybodaeth berthnasol sy'n cynnwys unrhyw swyddogion etholedig ac ymgeiswyr ar gyfer y rolau hynny. I gael rhagor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar gyfer Swyddogion Canlyniadau Lleol ar weithio gyda'ch heddlu lleol.

Dylai eich cynlluniau gynnwys camau penodol i gynnal diogelwch yr etholiadau, yn ogystal â nodi ac ymdrin ag unrhyw dwyll etholiadol posibl, a dylent hefyd nodi sut y byddwch yn cyfathrebu eich dull o gynnal uniondeb etholiadol er mwyn cefnogi hyder y cyhoedd yn yr etholiad.

Dylech gynllunio sut y byddwch yn rhannu manylion cyswllt ymgeiswyr (fel cyfeiriadau e-bost a rhifau ffôn) gydag ymgynghorydd swyddogol etholedig yr heddlu i'w alluogi i gysylltu ag ymgeiswyr ac asiantiaid yn uniongyrchol gyda chanllawiau diogelwch wedi'u diweddaru. Dylech adolygu eich polisïau diogelu data a hysbysiadau preifatrwydd i sicrhau bod y rhain yn addas at y diben. I gael rhagor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar brosesu data personol yn gyfreithlon.

Dylai cynlluniau uniondeb a baratoir gan Swyddogion Canlyniadau Lleol gydweddu â chynllun ardal yr heddlu a chynnwys unrhyw faterion a nodwyd ganddynt yn lleol. Ceir canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol ar gynlluniau uniondeb yn ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau. Dylech sicrhau eich bod wedi ystyried y risgiau penodol sy'n gysylltiedig â phob un o'r ardaloedd pleidleisio drwy'r ardal heddlu gyfan, gan gynnwys ystyried honiadau blaenorol o dwyll etholiadol a'r risg o honiadau o dwyll etholiadol mewn perthynas ag etholiadau eraill sy'n digwydd ar yr un diwrnod ag etholiad Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu. Mae nifer o droseddau etholiadol wedi'u pennu o dan gyfraith etholiadol ac mae Ymarfer Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona wedi paratoi gwybodaeth am y troseddau hyn a sut yr ymchwilir iddynt. 

Dylech drafod eich cynlluniau â'ch Pwynt Cyswllt Unigol ar y cyfle cyntaf posibl. Mae rhestr wirio o bynciau y dylech eu hystyried mewn unrhyw gyfarfod cynllunio cyn etholiad rhyngoch chi a'ch SPOC ar gael. Fel rhan o'r cyfarfod hwn, dylech ystyried unrhyw waith cyhoeddusrwydd ar y cyd y gellir ei gyflawni o bosibl gyda'r heddlu, er enghraifft, cynnal ymgyrchoedd ymwybyddiaeth y cyhoedd ar y cyd o fewn yr ardal etholiadol er mwyn tynnu sylw at yr hyn y gellir ei wneud er mwyn helpu i ganfod ac atal twyll etholiadol

Fel rhan o'ch cyswllt cynnar â'ch Pwynt Cyswllt Unigol ac ymgynghorydd swyddogol etholedig yr heddlu, dylech ddod i gytundeb clir ynghylch rhannu cyfrifoldebau rhyngoch chi, eich Pwynt Cyswllt Unigol ac ymgynghorydd swyddogol etholedig yr heddlu, fel eich bod yn glir ynghylch rolau eich gilydd. Yn benodol, dylech gytuno â'ch Pwynt Cyswllt Unigol ac ymgynghorydd swyddogol etholedig yr heddlu ar ddull ar gyfer pryderon diogelwch neu atgyfeirio honiadau o dwyll a all ddod i law er mwyn ymchwilio iddynt ymhellach lle y bo'n briodol. Er enghraifft, ai chi ynteu'r Swyddogion Canlyniadau Lleol fydd y pwynt cyswllt cychwynnol a fydd yn atgyfeirio honiadau at y Pwynt Cyswllt Unigol perthnasol neu ymgynghorydd swyddogol etholedig yr heddlu, neu ai'r Pwynt Cyswllt Unigol perthnasol neu ymgynghorydd swyddogol etholedig yr heddlu fydd y pwynt cyswllt cychwynnol a fydd yn eich cynghori ynglŷn â honiadau? Hefyd, dylech gytuno ar system ar gyfer trin tystiolaeth fel y gall yr heddlu wneud unrhyw waith dadansoddi fforensig, lle bo angen. 

Mae templed o femorandwm cyd-ddealltwriaeth rhwng Swyddogion Canlyniadau Lleol a'r heddlu ar gyd-gynllunio etholiadau a'r broses ar gyfer rhoi gwybod am achosion o dwyll etholiadol ac ymchwilio iddynt ar gael ar wefan Ymarfer Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona. Gellir hefyd addasu elfennau o'r ddogfen hon ar gyfer unrhyw femorandwm cyd-ddealltwriaeth rhyngoch chi a'r heddlu.

Dylech hefyd rannu'r dull a ddefnyddir i gynnal diogelwch yr etholiad ac i fynd i'r afael â thwyll etholiadol â phleidiau, ymgeiswyr ac asiantiaid mewn sesiynau briffio a/neu yn y wybodaeth a roddir iddynt. Dylech hefyd wahodd yr heddlu i fynychu unrhyw sesiynau briffio o'r fath a'u gwahodd i roi unrhyw ddogfennaeth berthnasol i chi ei chynnwys yn eich pecyn gwybodaeth.

Ar ôl ymgynghori â Swyddogion Canlyniadau, heddluoedd a phleidiau gwleidyddol, mae'r Comisiwn wedi cyhoeddi Cod ymddygiad i ymgyrchwyr yn ystod etholiadau a refferenda. Mae'r Cod yn gymwys i bob ymgyrchwr, ac mae'n nodi safonau ymddygiad priodol y cytunwyd arnynt cyn ac yn ystod etholiad neu refferendwm. Mae'r Cod hefyd yn ei gwneud yn glir, os bydd Swyddog Canlyniadau yn ystyried ei bod yn briodol mynd i'r afael â risgiau lleol penodol eraill, ac wedi ymgynghori â phleidiau cenedlaethol a lleol perthnasol, y byddwn yn ei helpu i gyflwyno darpariaethau lleol ychwanegol sy'n mynd y tu hwnt i delerau'r Cod y cytunwyd arno'n genedlaethol. 

Mae Ymarfer Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona wedi datblygu templed o lythyr sy'n gofyn i ymgeiswyr gytuno y byddent yn cydymffurfio â'r Cod Ymarfer a dylid rhoi'r templed hwn i bob ymgeisydd sy'n sefyll etholiad.