Defnyddio ein hadnoddau i gefnogi'r gwaith o gyflawni ein nodau

Cysylltiadau staff ac ymgysylltu â nhw

Mae arbenigedd, gwaith caled a lefel uchel o ymrwymiad ein gweithlu yn ein galluogi i gyflawni a chyflwyno ein Cynllun Corfforaethol yn llwyddiannus. Rydym yn gwerthfawrogi'r gydberthynas gadarnhaol ac adeiladol sydd gennym â'n cydweithwyr ac rydym yn gweithio'n galed i'w chynnal. Mae ein Grŵp Ymgysylltu â Staff yn cwrdd yn rheolaidd i geisio mewnbwn gan gydweithwyr ar faterion sy'n datblygu ac yn helpu i gynnal cysylltiadau da â staff. Rydym yn annog ymwneud y staff hefyd fel rhan o broses ddyddiol rheolwyr llinell, ac rydym yn rhannu gwybodaeth am ddatblygiadau cyfredol ac arfaethedig yn eang ac yn rheolaidd. Er mwyn cefnogi hyn, mae cytundeb cydnabod ar waith rhyngom ni a'r Undeb Gwasanaethau Cyhoeddus a Masnachol.

Cwblhawyd ein harolwg staff diweddaraf ym mis Rhagfyr 2021 ac ymatebodd 89% o gyflogeion iddo. Ein sgôr o ran ymgysylltu â chyflogeion oedd 67% (i fyny o 72% yn 2020). Roedd ein sgoriau yn cymharu'n gadarnhaol iawn â meincnod y Gwasanaeth Sifil mewn meysydd lle roedd ein pobl yn cytuno â'r canlynol:

• ein bod wedi cymryd camau gweithredu ar ôl yr arolwg blaenorol
• eu bod wedi cael cyfle i gyfrannu eu safbwyntiau cyn i benderfyniadau sy'n effeithio arnynt gael eu gwneud
• byddent yn argymell y Comisiwn Etholiadol fel lle i weithio

Ymhlith y meysydd lle nad oedd ein sgoriau'n cymharu mor gadarnhaol â meincnod y Gwasanaeth Sifil a lle mae angen i ni wneud gwelliannau roedd y rheini lle roedd pobl yn cytuno â'r canlynol:

• mae cyfleoedd iddynt gamu ymlaen yn eu gyrfa yn y Comisiwn Etholiadol 
• mae ganddynt y systemau a'r cyfarpar TG sydd eu hangen arnynt i wneud eu gwaith yn effeithiol 
• caiff newid ei reoli'n dda yn y Comisiwn

Iechyd a diogelwch galwedigaethol

Caiff ein polisi iechyd a diogelwch ei adolygu'n flynyddol. Mae gennym weithdrefnau, canllawiau ac asesiadau risg ar waith hefyd i gwmpasu ein gweithgareddau craidd. Mae grŵp iechyd a diogelwch yn goruchwylio ein trefniadau. Mae'r grŵp yn cyfarfod yn rheolaidd ac yn adrodd i'r uwch-grŵp arwain. Fodd bynnag, rheolwyr pobl sy'n bennaf cyfrifol am iechyd a diogelwch.
Rydym yn cychwyn archwiliadau iechyd a diogelwch annibynnol o'n safleoedd bob blwyddyn, sy'n cynnwys archwilio amgylcheddau gwaith ac adolygu systemau rheoli diogelwch. Mae'r archwiliadau hyn yn dweud wrthym a yw ein trefniadau yn addas ac yn tynnu sylw at unrhyw welliannau y mae angen i ni eu gwneud. Yn 2021/22, cynhaliwyd asesiadau risg penodol er mwyn sicrhau bod ein safleoedd yn ddiogel o ran Covid cyn iddynt ailagor; bydd asesiadau arferol yn ailddechrau unwaith y caniateir i bobl deithio ledled y DU ac y bydd ein safleoedd yn cael eu defnyddio yn llawn unwaith eto.  

Rydym yn cydnabod bod cyflawni ein gweithgareddau yn cael effaith ar yr amgylchedd ac rydym yn parhau i weithio tuag at leihau'r effaith hon.

Rydym yn prydlesu swyddfeydd mewn pedair dinas gan gyfuniad o berchenogion eiddo sector cyhoeddus a sector preifat. Nid oes gennym reolaeth uniongyrchol dros y dewis o gyflenwr cyfleustodau, y modd y rheolir y broses o waredu gwastraff na thargedau gwaredu gwastraff ar ein safleoedd. Ar gyfer nifer o'n swyddfeydd, perchennog yr eiddo sy'n rheoli'r defnydd o ynni a dŵr a'r modd y caiff gwastraff ei waredu, gan adennill costau drwy dâl gwasanaeth cyfunol.  

Dros y 10 mlynedd diwethaf, mae'r swyddfeydd yng Nghaerdydd, Caeredin a Belfast wedi cael eu symud i safleoedd llai, sy'n fwy effeithlon yn amgylcheddol. Cwblhawyd y broses o adnewyddu'r brydles ar gyfer ein swyddfa yn Llundain yn 2020. 

• lleihau'r adnoddau argraffedig a ddarperir i weinyddwyr etholiadau a grwpiau eraill, gan ganolbwyntio ar ddarpariaeth electronig lle bo'n bosibl
• annog y defnydd o fideogynadledda a thelegynadledda er mwyn osgoi teithio diangen sy'n creu allyriadau CO2
• gweithredu cyfleusterau ailgylchu ym mhob un o'n swyddfeydd
• uwchraddio i gyfarpar technoleg gwybodaeth a chyfathrebu mwy ynni effeithlon

Crynodeb (swyddfa Llundain)
Sylwebaeth ar berfformiad o ran allyriadau

Ein nod yw defnyddio llai o danwydd ffosil o flwyddyn i flwyddyn, sy'n effaith barhaus yn sgil cyflwyno mesurau gan berchennog yr eiddo i leihau'r defnydd o drydan, gan gynnwys gweithrediad is ‘y tu allan i oriau’ o offer a pheiriannau a chyflwyno goleuadau ynni effeithlon. Gan ein bod yn rhentu ein swyddfa, cyfyngir ar ein cynlluniau i leihau allyriadau gan y caiff y rhain eu rheoli gan ein landlord yn bennaf. 

O ganlyniad i'r coronafeirws, nid oedd ein swyddfeydd ar agor yn llawn yn ystod 2020-21 felly nid oedd ein perfformiad ar gael gan y landlord.

Rydym wedi lleihau gwaith y tu allan i oriau ers 2017-18 er mwyn helpu i leihau ein hallyriadau. Ers cyflwyno trefniadau gweithio hybrid, rydym wedi lleihau ein defnydd o ynni a theithio yn y swyddfa.

Adroddiad gwastraff (swyddfa Llundain)

Seilir ffigurau gwastraff ac ailgylchu cyffredinol ar gyfran o holl wastraff yr adeilad ac ni chânt eu rheoli'n uniongyrchol gennym ni. Mae'r broses o waredu gwastraff cyfrinachol y sefydliad yn cael ei chyflawni ar wahân i'r broses ar gyfer deiliaid eraill yr adeilad. Caiff y gwastraff cyfrinachol a gynhyrchir gennym ei droi'n garpion papur ar y safle cyn cael ei ailgylchu'n bapur gradd isel.

Seilir y ffigur ar gyfer y gwastraff cyffredinol a'r gwastraff a ailgylchir ar gyfran o holl wastraff yr adeilad. Anfonir yr holl wastraff cyffredinol a gynhyrchir yn yr adeilad, gan gynnwys yr hyn a gynhyrchir gennym ni, i safle ynni o wastraff cyfagos yn lle safleoedd tirlenwi.

Rydym wedi lleihau ein defnydd o bapur ers 2017-18 er mwyn helpu i leihau gwastraff ac, ers cyflwyno trefniadau gweithio hybrid, rydym wedi lleihau ein defnydd o bapur yn sylweddol eto. 

O ganlyniad i'r coronafeirws, nid oedd ein swyddfeydd ar agor yn llawn yn ystod 2020-21 felly nid oedd ein perfformiad ar gael.

Yn 2021/22, newidiodd ein trefniadau ariannu. Rydym yn cael cyllid gan dair Senedd – y DU, Cymru a'r Alban. Yr adnodd cyfunol a ddarparwyd ar ein cyfer i ddechrau oedd £22.5m ar gyfer gweithgarwch gyda phleidlais. Cawsom werth £200k o gyllid heb bleidlais i dalu ffioedd Comisiynwyr hefyd.

Gellir rhannu'r ffigurau fesul Senedd:

Ym mis Ionawr 2022, cymeradwywyd ein Hamcangyfrif Atodol. Gwnaeth hyn newid ein cymysgedd adnoddau a chyfalaf, a gynyddodd cyfanswm y gyllideb £0.3m. 

Y dadansoddiad terfynol o'n cyllideb:

Dangosir yr £1.7m gan Senedd Cymru a'r £2.6m gan Senedd yr Alban fel incwm drwy gydol y cyfrifon a'r Datganiadau o Gyflenwi Seneddol. Caiff gweddill y gyllideb a dynnwyd i lawr ac nas gwariwyd ei gynnwys fel incwm gohiriedig yn y Datganiad o'r Sefyllfa Ariannol.

Wrth gyflawni ein hamcanion, rydym wedi defnyddio gwerth £16.6m o adnoddau ar gyfer y flwyddyn gyfan. Roedd hyn allan o'r £16.7m a oedd ar gael ac a gymeradwywyd gan Senedd y DU yn ein Hamcangyfrif Atodol ar gyfer y gofyniad adnoddau net gyda phleidlais. Mae'r graffig isod yn crynhoi ein perfformiad ariannol ar yr elfen ‘gyda phleidlais’ o'n cyllideb.

Perfformiad ariannol 2021/22

Mae ein perfformiad ariannol yn dilyn ein perfformiad strategol, sy'n cael ei ddominyddu gan amserlen etholiadol newidiol. Ar gyfer y flwyddyn 2021/22:

• roedd ein costau staff yn cynrychioli 63% o'n gwariant adnoddau, sy'n gynnydd o 8% o gymharu â 2020/21 o ganlyniad i staff ychwanegol ar gyfer y Ddeddf Etholiadau a chyllideb gyffredinol is o 2020/21. 
• lleihaodd ein gwariant cyfalaf £0.8m o 2020/21 yn sgil y gwaith adnewyddu yn y swyddfa yn Llundain yn ystod 2020/21.

Mae'r ffigurau yn y tabl uchod yn cynnwys costau a ariannwyd gan Senedd Cymru a Senedd yr Alban. 

Nodwn ein tanwariant er mwyn adlewyrchu penderfyniadau gweithredol yn ystod y flwyddyn, gan ddefnyddio'r dull mesur a ffefrir gan Drysorlys EM ar gyfer gwariant cyhoeddus cyfredol (R-DEL ac eithrio dibrisiant) a heb gynnwys y Grant Datblygu Polisi a gaiff ei ddosbarthu yn ôl fformiwla a bennir gan y llywodraeth. 

Yn 2021/22, y tanwariant ar y dull mesur hwn oedd £0.9m yn erbyn y gyllideb gyda phleidlais, sef £14.8m (6%). Y rheswm pennaf dros hyn oedd arian wrth gefn nas gwariwyd, arbedion wrth ymgyrchu ar gyfer etholiadau mis Mai 2022, a staffio.

Mae'r tanwariant gweithredol yn cynnwys:

• £320k – arian wrth gefn nas gwariwyd 
• £159k – llai o wariant yn etholiadau mis Mai 
• £120k – tanwariant o fewn costau staffio o ganlyniad i oedi wrth lenwi swyddi, yn rhannol oherwydd amodau'r farchnad lafur ar ôl Covid
• £116k – yr ymgyrch tryloywder digidol a gwariant cysylltiedig
• £43k – Grant Datblygu Polisi nas gwariwyd gan bleidiau gwleidyddol

Tanwariant arall:

• £42k – dibrisiant
• £214k – darpariaethau (AME Adnoddau) o ganlyniad i lai o symud na'r disgwyl mewn pensiynau a dadfeiliadau
• £228k – prosiectau cyfalaf o ganlyniad i symud tuag at fuddsoddiad presennol mewn TG ac oedi prosiectau

Mae ein hincwm yn y cyfrifon yn ymwneud â thaliadau ar gyfer cofrestru pleidiau gwleidyddol.

Rydym hefyd yn adrodd i Senedd Cymru a Chorff Corfforaethol Senedd yr Alban, ac yn atebol iddynt. Mae'r incwm a gydnabyddir yn y cyfrifon ar gyfer gwaith ar etholiadau a refferenda datganoledig yn bennaf. Cydnabyddir yr holl incwm yn nodyn 4 y cyfrifon.

Rydym yn casglu dirwyon a roddir i bleidiau gwleidyddol ac unigolion am fethu â chydymffurfio â'r rheolau ar gyllid pleidiau ac etholiadau ac yna'n eu hildio i'r Gronfa Gyfunol fel sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith. Y cosbau a oedd yn ddyledus oedd £58k yn 2021/22 a dderbyniwyd erbyn 31 Mawrth 2022 ac a ildiwyd i'r Gronfa Gyfunol.

Yn ogystal â monitro perfformiad yn erbyn cyllidebau, gwnaethom hefyd ymdopi o fewn y terfynau arian parod a bennwyd ar ein cyfer gan Senedd y DU. Roedd angen arian parod gwerth £16.3m arnom yn 2021/22 i ariannu ein gweithgareddau gyda phleidlais, a oedd £1.2m yn llai na'r swm o £17.5m a gymeradwywyd gan Senedd y DU yn ein Hamcangyfrif Atodol. Mae cysoni'r alldro adnoddau net i'r gofyniad arian parod net yn cysoni'r alldro â'r arian parod net sydd ei angen arnom yn ystod y flwyddyn.

Mae'r Datganiad o Lifau Arian Parod yn dangos mai'r balans arian parod ar 31 Mawrth 2022 oedd £0.6m.

Mae'r Datganiad o Sefyllfa Ariannol ar 31 Mawrth 2022 yn dangos ecwiti trethdalwyr cadarnhaol.

Taliadau i gyflenwyr

Er ein bod yn annibynnol ar y llywodraeth, ein nod yw cydymffurfio â'r Cod Talu Prydlon sydd ar waith yn y sector cyhoeddus. Y targed yw talu anfonebau nad oes anghydfod yn eu cylch o fewn 30 diwrnod. Yn 2021/22, talwyd 100% o anfonebau (85% yn 2021/22) o fewn 30 diwrnod.

Rydym yn ymrwymedig i egwyddorion bod yn agored ac yn dryloyw mewn bywyd cyhoeddus ac rydym yn cydnabod y ddyletswydd i ddarparu gwybodaeth i'r cyhoedd. Yn 2021-22, cawsom 140 o geisiadau Rhyddid Gwybodaeth. Gwnaethom ymateb i 130 (93.1%) o'r rhain o fewn yr amserlen statudol o 20 diwrnod gwaith (targed: 90%). Cafwyd 12 cais am adolygiad mewnol Rhyddid Gwybodaeth yn ystod y flwyddyn ariannol, roedd disgwyl ymdrin ag 11 o'r rhain yn ystod y flwyddyn ariannol ac ymatebwyd iddynt.

Mae gwelliannau o ran prosesau a hyfforddiant wedi cael effaith gadarnhaol ar ein cyfradd ymateb drwy gydol y flwyddyn ariannol hon. Rydym wedi codi o 91.9% yn 2020-21 i 93.1% yn 2021-22. 

Cawsom 10 cais am fynediad at ddata gan y testun a thri chais i ddileu o dan GDPR y DU. Ymatebwyd i bob un o fewn yr amserlen ymateb statudol, sef un mis calendr.

Ymdriniwyd â 96 o gwynion, o gymharu â 51 yn 2020/21. O'r 96 o gwynion yr ymdriniwyd â nhw; mae 95 ohonynt wedi'u cwblhau ac mae un dal yn weithredol. O'r 95 a gwblhawyd; ni chafodd 86 ohonynt eu cadarnhau, cafodd tair eu cadarnhau'n rhannol, cafodd dwy eu cadarnhau, cafodd dwy eu cau am na chafwyd eglurhad gan yr achwynydd a thynnwyd dwy yn ôl. Cafodd y gwersi a ddysgwyd wrth ymchwilio i'r cwynion hyn eu bwydo nôl i'r timau perthnasol er mwyn cefnogi ein hymrwymiad i sicrhau gwelliant parhaus.

Roedd y cwynion hyn yn cwmpasu amrywiaeth o bynciau. Roedd a wnelo tair cwyn â phryderon ynghylch datganiad i'r cyfryngau a ryddhawyd gennym yn cyhoeddi ein hymchwiliad i blaid. Ni chafodd y cwynion hyn eu cadarnhau. Roedd a wnelo 30 o gwynion ag oedi honedig wrth asesu ceisiadau i gofrestru dwy blaid newydd. Ni chafodd y cwynion hyn eu cadarnhau. Roedd â wnelo 34 o gwynion â phryderon ein bod wedi gwneud camgymeriadau wrth ymgymryd â'n gwaith o asesu newid i arwyddlun plaid. Yn benodol, wrth ystyried a all fod wedi camarwain pleidleiswyr. Mynegodd un o'r cwynion hyn bryderon ynghylch a oeddem wedi ystyried yn benodol a oedd pleidleiswyr ag anableddau yn fwy tebygol o gael eu camarwain gan yr arwyddlun. Cafodd y gŵyn benodol hon ei chadarnhau'n rhannol oherwydd diffyg tystiolaeth, ond ni chafodd y 33 arall eu cadarnhau.

Derbyniwyd tri chais am adolygiad gan y Prif Weithredwr. Er na chafodd canlyniad gwreiddiol y gŵyn ei newid yn sgil yr adolygiadau hyn, bu modd rhoi eglurhad a chymorth pellach. 

Derbyniwyd gohebiaeth hefyd gan 668 o aelodau o'r cyhoedd nad oeddent yn gyfystyr â chwynion o dan ein polisi. Lle y bo'n bosibl, ymatebodd y tîm cwynion i'r unigolyn yn uniongyrchol neu, fel arall, anfonwyd yr ohebiaeth i'r tîm priodol i roi ymateb os oedd angen arbenigedd technegol. 

Ymatebwyd i 4,463 o ymholiadau gan y cyhoedd, a dderbyniwyd dros y ffôn a thrwy e-bost, drwy ein gwasanaeth gwybodaeth gyhoeddus dynodedig. Drwy'r gwasanaeth hwn, gwnaethom ateb cwestiynau ar sut i gofrestru a phleidleisio yn yr etholiadau ledled Prydain Fawr ym mis Mai 2021. Esboniwyd y mesurau sydd ar waith mewn gorsafoedd pleidleisio i gadw'r cyhoedd yn ddiogel, a sut y gall pobl ddefnyddio dulliau pleidleisio absennol i ddweud eu dweud heb fynychu gorsaf bleidleisio.

Ymatebwyd i 27 o gwestiynau seneddol yn ystod 2021/22, gan gynnwys cwestiynau am ymgyrchu digidol, twyll etholiadol, cywirdeb a chyflawnrwydd y cofrestrau etholiadol ac effeithiolrwydd cyfraith etholiadol. Chris Matheson AS, aelod o Bwyllgor y Llefarydd, oedd ein llefarydd yn Senedd y DU ac ef wnaeth ateb cwestiynau ar ein rhan.

Amcangyfrif cyflenwi ar gyfer 2022-23

Mae ein Prif Amcangyfrif Cyflenwi ar gyfer 2022-23 (HC1241) yn darparu ar gyfer gofyniad adnoddau net o £25.3m. Mae hyn yn gynnydd o 44.6% o 2021/22 yn bennaf oherwydd bod y Bil Etholiadau wedi cael ei roi ar waith. Caiff ein Prif Amcangyfrif ei rannu fel a ganlyn:

Cymeradwywyd hyn gan Bwyllgor y Llefarydd ar 25 Ebrill 2022 ac fe'i cyflwynwyd gerbron Tŷ'r Cyffredin ar 25 Ebrill 2022. Caiff y Comisiwn ei sefydlu drwy ddeddfwriaeth a chan ddilyn egwyddorion y Llawlyfr Adroddiadau Ariannol y Llywodraeth, tybir y bydd y gwasanaeth a ddarperir yn parhau. Nid oes unrhyw beth i awgrymu y bydd y gwasanaethau a ddarperir gan y Comisiwn yn dod i ben neu na chaiff cyllid ei ddarparu yn y dyfodol.