Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol sy'n gweinyddu Etholiadau ar gyfer Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu

Mae gan bob heddlu yn y DU swyddog pwynt cyswllt unigol penodol ar gyfer troseddau sy'n gysylltiedig ag etholiadau, ac ymgynghorydd swyddogol etholedig yr heddlu ar gyfer materion sy'n ymwneud â swyddogion etholedig ac ymgeiswyr ar gyfer y rolau hynny.

Swyddog pwynt cyswllt unigol

Dylech gysylltu â'r pwynt cyswllt unigol ar ddechrau eich proses gynllunio cyn yr etholiad a dylech gadw mewn cysylltiad drwy gydol cyfnod yr etholiad. Os cewch unrhyw broblemau cysylltu â'r pwynt cyswllt unigol, cysylltwch â thîm lleol y Comisiwn.

Dylai eich trafodaethau gynnwys eich cynlluniau ar gyfer sicrhau uniondeb yr etholiad a'ch systemau ar gyfer nodi problemau posibl a pha gamau y dylid eu cymryd os bydd unrhyw amheuon

Mae rhestr wirio o bynciau y dylech eu hystyried mewn unrhyw gyfarfod cynllunio cyn etholiad rhyngoch chi a'ch pwynt cyswllt unigol ar gael i gefnogi eich trafodaethau.

Dylech gytuno â'ch pwynt cyswllt unigol ar ddull o gyfeirio honiadau o dwyll a fydd o bosibl yn dod i law fel y gellir ymchwilio ymhellach iddynt lle y bo'n briodol. Er enghraifft, ai chi fydd y pwynt cyswllt cychwynnol a fydd yn cyfeirio honiadau at y pwynt cyswllt unigol, neu ai'r pwynt cyswllt unigol fydd y pwynt cyswllt cychwynnol a fydd yn rhoi gwybod i chi am honiadau? 

Dylech hefyd gytuno ar system ar gyfer trin tystiolaeth fel y gall yr heddlu wneud unrhyw waith dadansoddi fforensig, lle bo angen. Mae Ymarfer Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona wedi darparu canllawiau i awdurdodau lleol ar gyfer ymdrin â thystiolaeth.

Ymgynghorydd etholedig swyddogol yr heddlu

Mae ymgynghorydd etholedig swyddogol eich heddlu lleol yn gyswllt heddlu penodedig ar gyfer codi pryderon a darparu briffiau diogelwch ynghylch materion sy'n ymwneud ag unrhyw swyddogion etholedig ac ymgeiswyr ar gyfer y rolau hynny.
Ymgynghorydd etholedig swyddogol yr heddlu yw’r cyswllt ar gyfer codi pryderon am unrhyw weithred sydd wedi’i chyflawni gyda’r bwriad o ddychryn neu aflonyddu ymgeisydd mewn cysylltiad â’i swydd swyddogol neu ei swydd bosibl yn y dyfodol.

Bydd eich ymgynghorydd etholedig swyddogol yn cael y dasg o gysylltu â chi ar ôl i'r enwebiadau ddod i ben, ond mae'n arfer da cysylltu â'ch ymgynghorydd etholedig swyddogol ar ddechrau eich proses cynllunio etholiad a dylech gadw mewn cysylltiad trwy gydol cyfnod yr etholiad.

Bydd ymgynghorwyr etholedig swyddogol eisiau mynd at bob ymgeisydd er mwyn cyflwyno briff diogelwch safonol a chanllawiau diogelwch wedi’u diweddaru. Dylech wneud trefniadau i rannu manylion cyswllt ymgeiswyr lle bo modd (fel cyfeiriadau e-bost a rhifau ffôn) gyda'ch ymgynghorydd etholedig swyddogol fel y gall gysylltu â nhw'n uniongyrchol. Bydd angen i chi weithio gyda’ch tîm diogelu data ar eich dull gweithredu arfaethedig a sicrhau bod gennych y prosesau a’r mesurau diogelu data cywir yn eu lle, gan gynnwys sut y byddwch yn gwneud ymgeiswyr yn ymwybodol o sut y bydd eu data’n cael ei ddefnyddio a sut y gallant optio allan o hyn os ydynt yn dewis gwneud hynny. I gael rhagor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar y sail gyfreithlon ar gyfer prosesu data.

Gwneud cynlluniau gyda'ch heddlu lleol

Dylech gymryd pob cam angenrheidiol i sicrhau y gall swyddogion yr heddlu (a all, yng Nghymru a Lloegr, gynnwys swyddogion cymorth cymunedol yr heddlu bellach) fynd i orsafoedd pleidleisio neu alw i mewn yn ystod y diwrnod pleidleisio, fel y bo'n briodol, a thrafod unrhyw faterion diogelwch sy'n ymwneud ag unrhyw agwedd arall ar y broses gan gynnwys diogelwch cymunedol y pleidleiswyr.

Mae'n bosibl y byddwch hefyd yn penderfynu cynnal gwaith cyhoeddusrwydd ar y cyd â'r heddlu i gefnogi eich gwaith wrth sicrhau uniondeb yr etholiad. Er enghraifft, gallech gydweithio i gynnal ymgyrchoedd codi ymwybyddiaeth y cyhoedd yn yr ardal etholiadol er mwyn tynnu sylw at yr hyn y gellir ei wneud i helpu i ganfod ac atal achosion o dwyll etholiadol.

Mae templed o femorandwm cyd-ddealltwriaeth rhwng y Swyddog Canlyniadau a'r heddlu ar gydgynllunio etholiadau a'r broses ar gyfer rhoi gwybod am achosion o dwyll etholiadol ac ymchwilio iddynt ar gael ar wefan Ymarfer Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona