Bydd angen i chi gael mynediad at gofrestrau pob ardal awdurdod lleol yn yr ardal heddlu er mwyn cadarnhau a yw llofnodwyr enwebiad ymgeisydd yn ddilys. Gallwch naill ai gasglu copïau o gofrestrau gan bob Swyddog Cofrestru Etholiadol yn eich ardal er mwyn gwneud y gwiriadau eich hun, neu efallai y byddwch am ddirprwyo'r gwaith gwirio i Swyddogion Canlyniadau Lleol.
Bydd angen i ymgeiswyr allu cael gafael ar gofrestrau etholiadol er mwyn gwneud y canlynol:
cwblhau eu ffurflen enwebu
eu helpu i ymgyrchu
cadarnhau bod rhoddion yn rhai a ganiateir
Mae'r Comisiwn wedi paratoi templedi o ffurflenni cais am gofrestr etholiadol a rhestrau o bleidleiswyr absennol y gall ymgeiswyr eu defnyddio.
Ceir gwybodaeth fanwl am fynediad at y gofrestr etholiadol lawn a rhestrau o bleidleiswyr absennol ac am eu cyflenwi i ymgeiswyr, pleidiau gwleidyddol cofrestredig (a all ofyn am gopi ar unrhyw adeg) ac eraill yn yr adran ar fynediad a chyflenwi yn ein canllawiau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol yng Nghymru a Lloegr.
Bydd angen i chi sicrhau bod eich cynlluniau yn amlinellu'r prosesau a'r mesurau diogelu a fydd ar waith gennych ynglŷn â throsglwyddo'r data a geir ar y cofrestrau etholiadol a'u diogelwch.
Dylech ddechrau trafodaethau â'r Swyddogion Cofrestru Etholiadol perthnasol yn ardal yr heddlu ar gam cynnar ynglŷn â'r ffordd orau o gyflawni hyn yn ymarferol. Bydd angen i chi ystyried unrhyw faterion ymarferol sy'n gysylltiedig â rheoli cofrestrau os ydynt wedi cael eu cynhyrchu gan gyflenwyr meddalwedd gwahanol.
Os bydd angen cyfnewid data yn electronig, dylech gytuno ar yr amseriadau ar gyfer cyfnewid data a sicrhau bod y broses yn cael ei phrofi cyn y dyddiad trosglwyddo cyntaf. Dylech sicrhau bod diogelwch data yn cael ei ystyried a bod unrhyw ddata yn cael eu trosglwyddo'n ddiogel.
Ceir rhagor o gyngor manwl ar storio data personol yn ddiogel a chynnal eich polisi cadw dogfennau, gan gynnwys yr hyn y dylai ei gynnwys, yn ein canllawiau ar Ddiogelu Data.
Bydd angen i chi hefyd sicrhau bod cytundeb ar waith rhyngoch chi a phob Swyddog Cofrestru Etholiadol yn ardal yr heddlu ar gyfer trosglwyddo a dinistrio data yn ddiogel. Er nad yw deddfwriaeth diogelu data yn ei gwneud yn ofynnol i gael cytundeb ysgrifenedig wrth rannu data rhwng rheolyddion data, argymhellir yn gryf eich bod yn cytuno ar brotocol rhannu data â Swyddogion Cofrestru Etholiadol eraill yn ardal yr heddlu.
Caiff y data eu diweddaru ar adegau gwahanol yn ystod amserlen yr etholiad, gan fod yn rhaid i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol gyhoeddi dau hysbysiad newid etholiad dros dro yn ogystal â'r hysbysiad newid etholiad terfynol. Rydym wedi cyhoeddi canllawiau yng Nghymru a Lloegr ar hysbysiadau newid misol sy'n cynnwys y dyddiadau sy'n ymwneud â chyhoeddi'r hysbysiadau hyn.