Cyflawni'r canfasio blynyddol – Cymru

Cadw mewn cysylltiad rheolaidd â phersonau cyfrifol

Dylech gysylltu'n rheolaidd â phersonau cyfrifol yn ystod y canfasiad a thu hwnt fel rhan o'ch gwaith i gynnal y gofrestr.

Monitro hynt canfasiad Llwybr 3

Dylech gadw mewn cysylltiad rheolaidd â phersonau cyfrifol yn ystod y canfasiad er mwyn sicrhau eu bod yn darparu'r wybodaeth ofynnol, helpu gydag unrhyw ymholiadau y gall fod ganddynt, ac osgoi unrhyw oedi wrth gymryd y camau dilynol angenrheidiol. Dylech ystyried sut y byddwch yn monitro hynt proses Llwybr 3 fel rhan o'ch gwaith o gynllunio ar gyfer y canfasiad blynyddol.

Pan fyddwch yn cysylltu â phersonau cyfrifol, dylech bennu amserlenni ar gyfer derbyn y wybodaeth ofynnol.   Dylech roi proses ar waith i sicrhau bod y wybodaeth wedi dod i law erbyn y terfyn amser a nodwyd gennych. Dylai eich System Rheoli Etholiad allu eich helpu gyda hyn, a gall dyddiaduron, calendrau electronig neu adnoddau cynllunio prosiect fod yn ddefnyddiol hefyd. 

Dylech fonitro ymatebion gan eiddo Llwybr 3 yn ystod y canfasiad er mwyn nodi pa eiddo: 

• rydych wedi derbyn y wybodaeth ofynnol ganddo, er mwyn i chi allu cau proses Llwybr 3 
• rydych wedi derbyn rhywfaint o'r wybodaeth ofynnol ganddo, er mwyn i chi ofyn am ragor o wybodaeth
• nad ydych wedi derbyn unrhyw wybodaeth ganddo o fewn cyfnod rhesymol o amser, er mwyn i chi anfon neges atgoffa neu gynnal ymweliad personol
• y gall fod angen i chi ei drosglwyddo i ganfasiad Llwybr 2 

Ceir rhagor o ganllawiau ar ddelio â ffurflenni canfasiad yn ymatebion Llwybr 3. 

Cadw mewn cysylltiad â phersonau cyfrifol y tu allan i'r canfasiad

Mae'n bwysig cadw mewn cysylltiad â phersonau cyfrifol drwy gydol y flwyddyn fel rhan o'ch gweithgarwch i gynnal y gofrestr y tu allan i'r cyfnod canfasio. 

Yn ogystal â sicrhau bod y manylion cyswllt sydd gennych ar gyfer y person cyfrifol ym mhob eiddo Llwybr 3 yn gywir cyn y canfasiad nesaf, dylech hefyd ofyn iddo roi diweddariadau ar breswylwyr sydd wedi symud i mewn neu allan yn ystod y flwyddyn. Gallech ofyn am y wybodaeth hon yn fisol, er enghraifft, neu yn ystod y cyfnod cyn digwyddiad etholiadol. Byddai hyn yn ddefnyddiol iawn ar gyfer eiddo lle mae nifer o newidiadau yn debygol o fod wedi digwydd y tu allan i'r cyfnod canfasio oherwydd natur yr eiddo, fel cartref gofal neu lety i fyfyrwyr. Bydd cadw mewn cysylltiad hefyd yn helpu i feithrin cydberthynas hirdymor â phersonau cyfrifol ac yn helpu i sicrhau bod y wybodaeth sydd ei hangen arnoch fel rhan o'r canfasiad yn cael ei darparu mor ddidrafferth â phosibl. 

Mae ein canllawiau ar ymgysylltu â'r cyhoedd a chynllunio'r broses gofrestru yn cynnwys rhagor o gyngor ar gynllunio ar gyfer cofrestru y tu allan i'r cyfnod canfasio, gan gynnwys pa gofnodion y gallwch eu harchwilio drwy gydol y flwyddyn er mwyn nodi darpar etholwyr newydd. 

Mae'r adran cynnal y gofrestr drwy gydol y flwyddyn yn cynnwys canllawiau ychwanegol ar weithgarwch cofrestru y tu allan i'r cyfnod canfasio, er enghraifft anfon llythyrau hysbysu cartrefi neu ohebiaeth ganfasio ddewisol.