Ar ôl y cyswllt cychwynnol hwn, bydd angen i chi gysylltu â'r unigolyn eto i ofyn am y wybodaeth sy'n ofynnol ar gyfer y canfasiad ac, o bosibl, i'w atgoffa. Dylech sicrhau bod unrhyw weithgarwch dilynol yn mynd rhagddo er mwyn rhoi amser i chi symud eiddo i ganfasiad Llwybr 2 os bydd angen.
Rhaid i bob gohebiaeth ofyn i'r unigolyn cyfrifol roi'r wybodaeth ganlynol am bob unigolyn 14 oed neu hŷn sy'n byw yn yr eiddo ac yn gymwys i gofrestru i bleidleisio:1
Enw llawn
Cenedligrwydd
Dyddiad geni
A yw'r unigolyn hwnnw'n 76 oed neu hŷn
Dylech hefyd ofyn am fanylion cyswllt (rhif ffôn a/neu gyfeiriad e-bost) ar gyfer pob preswylydd cymwys at ddibenion cysylltu yn y dyfodol, ond dylech nodi'n glir mewn unrhyw ohebiaeth nad yw’r wybodaeth hon yn ofynnol.
Dylech hefyd ystyried sut i gyfleu unrhyw wybodaeth berthnasol am ddiogelu data, fel datganiad preifatrwydd yn nodi sut y byddwch yn prosesu'r wybodaeth ac at ba ddiben y caiff ei defnyddio. Gallwch gael rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau ar Gynllunio ar gyfer gohebiaeth canfasiad.
Beth arall y dylwn ei ystyried wrth gysylltu â pherson cyfrifol?
Nid oes ffurflen ragnodedig i'w defnyddio ar gyfer Llwybr 3, ond gallai'r Ffurflen Ganfasio ragnodedig fod yn ddefnyddiol fel templed ar gyfer y wybodaeth y mae angen i chi ei chasglu, a gellid ei hanfon at y person cyfrifol gyda llythyr eglurhaol. Gellir sganio a mewnbynnu gwybodaeth a dderbynnir fel hyn fel y gwneir wrth brosesu ffurflenni eraill.
Rydym wedi cynhyrchu adnodd i'ch helpu gyda negeseuon allweddol ar gyfer gohebiaeth Llwybr 3.
Gallech hefyd ystyried a fyddai casglu'r wybodaeth mewn fformat arall, er enghraifft ar daenlen, yn caniatáu i'r data gael eu mewngludo'n uniongyrchol i'ch System Rheoli Etholiad. Gallai hyn fod yn ddefnyddiol iawn wrth ofyn am wybodaeth gan brifysgolion, er enghraifft, lle mae angen casglu swm mawr o wybodaeth.
Yn yr un modd â'ch cyswllt cychwynnol, dylech sicrhau eich bod yn cofnodi'r camau a gymerwyd gennych i gysylltu a gofyn am y wybodaeth. Ceir rhagor o ganllawiau ar sut i ohebu ag eiddo Llwybr 3 yn pa ohebiaeth y dylid ei defnyddio ar gyfer eiddo Llwybr 3.