Cyflawni'r canfasio blynyddol – Cymru

Meithrin cydberthnasau cadarnhaol â phersonau cyfrifol

Mae'n bwysig eich bod yn meithrin ac yn cynnal cydberthnasau cadarnhaol â phersonau cyfrifol er mwyn sicrhau bod eich gweithgarwch canfasio Llwybr 3 yn llwyddiannus. 

Dylech ystyried beth yw'r ffordd orau o gysylltu â phersonau cyfrifol yn eich ardal er mwyn sicrhau eu bod yn cael y wybodaeth, yn deall y wybodaeth honno ac yn gweithredu arni mewn ffordd amserol. Er enghraifft, efallai y gallech gysylltu â'ch cyswllt yn anffurfiol dros y ffôn ar ddechrau eich canfasiad Llwybr 3 er mwyn tynnu ei sylw at y ffaith bod cais ffurfiol am wybodaeth ar y ffordd. 

Dylech fod yn barod i gynnig ymweliadau personol ag eiddo Llwybr 3 yn gynnar yn y broses ganfasio os byddwch yn ystyried mai cyfathrebu wyneb yn wyneb yw'r ffordd orau o ddelio â phryderon neu gwestiynau.   Mewn rhai achosion, efallai mai hon fydd y ffordd orau o ymgysylltu â phersonau cyfrifol a chasglu'r wybodaeth ofynnol. 

Pennu amserlenni 

Dylech ofyn i'r wybodaeth gael ei darparu o fewn cyfnod rhesymol o amser.1 Wrth bennu terfynau amser ar gyfer darparu'r wybodaeth ofynnol, dylech sicrhau eu bod yn realistig ac yn gyraeddadwy, a dylech ddeall yr amodau gwahanol y mae eich personau cyfrifol yn gweithredu oddi tanynt.  Er enghraifft, efallai na fydd prifysgolion yn gallu darparu gwybodaeth am fyfyrwyr nes dechrau'r tymor. 

Unwaith y byddwch wedi cytuno ar derfyn amser ar gyfer ymatebion, dylech nodi sut y byddwch yn anfon negeseuon atgoffa neu'n mynd ati i gynnal ymweliadau dilynol fel y bo angen, er mwyn helpu i reoli disgwyliadau. 

Problemau o ran darparu gwybodaeth

Efallai y bydd gan rai personau cyfrifol, er enghraifft staff cartrefi gofal, bryderon am ddarparu gwybodaeth am breswylwyr nad oes ganddynt y galluedd meddyliol o bosibl i bleidleisio. Bydd sicrhau eich bod yn cysylltu â nhw mewn ffordd glir a chynhwysfawr yn helpu i roi'r hyder fydd ei angen arnynt i weithio gyda chi yn effeithiol. 

Dylech dynnu sylw at y ffaith mai diben y canfasiad blynyddol, yn syml, yw casglu gwybodaeth am y rhai sy'n byw yn yr eiddo er mwyn nodi pwy y dylid ei wahodd i gofrestru, a nodi pobl nad ydynt yn byw yno mwyach.  

Gallwch gyfeirio at y canllawiau a luniwyd gennym ar sut i helpu preswylwyr cartrefi gofal i gofrestru. 

Weithiau, efallai y bydd gan bersonau cyfrifol bryderon ynghylch darparu'r wybodaeth ofynnol am fod ganddynt amheuon ynghylch rhannu data personol. Yn yr achosion hyn, dylech eu hatgoffa o'ch hawl i ofyn am wybodaeth a rhoi sicrwydd iddynt na fyddant yn mynd yn groes i ddeddfwriaeth diogelu data wrth ddarparu'r wybodaeth ofynnol.