Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu yn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu yng Nghymru a Lloegr

Fel rhan o'ch proses gynllunio dylech nodi pa gyfarwyddiadau rydych yn bwriadu eu rhoi i Swyddogion Canlyniadau Lleol, ond wrth gwrs efallai y bydd materion yn codi'n ddiweddarach lle y bydd yn ddymunol neu'n angenrheidiol i chi roi cyfarwyddiadau ar fyr rybudd. Pe baech yn penderfynu ei bod yn briodol defnyddio cyfarwyddiadau, dylai eich cynllun prosiect gynnwys cynlluniau penodol ar gyfer datblygu a rhoi cyfarwyddiadau a strategaeth gyfathrebu i ategu'r broses hon.

Os ydych yn ystyried rhoi cyfarwyddiadau neu ganllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol dylech ystyried unrhyw feini prawf perthnasol yn fframwaith safonau perfformiad a/neu ganllawiau'r Comisiwn Etholiadol. Mae fframwaith safonau perfformiad a chanllawiau'r Comisiwn yn adlewyrchu'r hyn rydym ni a Bwrdd Cynghori Etholiadol y DU a Chymdeithas y Gweinyddwyr Etholiadol (AEA) yn cytuno y bydd angen i Swyddogion Canlyniadau ei wneud er mwyn paratoi ar gyfer etholiadau a chynnal etholiadau wedi'u trefnu'n dda. Dylai'r cytundeb hwn, ynghyd â'r hyblygrwydd o ran y ffordd y cyflawnir y safonau, leihau'r risg bosibl o wrthdaro rhwng meini prawf y safonau ac unrhyw ganllawiau neu gyfarwyddiadau a roddir gan Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu.

Os ydych yn bwriadu rhoi unrhyw ganllawiau neu gyfarwyddiadau sy'n wahanol neu'n groes i feini prawf y safonau, cysylltwch â thîm lleol y Comisiwn, yn y lle cyntaf i drafod y goblygiadau. Bydd hyn yn sicrhau ein bod yn gallu osgoi, hyd y gellir, sefyllfa lle y gofynnir i Swyddogion Canlyniadau Lleol fodloni gofynion croes, heb eu datrys, ac yn sicrhau y gall Swyddogion Canlyniadau Lleol fod yn glir ynglŷn â'r hyn a ddisgwylir ganddynt. 

Wrth benderfynu a ddylid rhoi cyfarwyddyd ar agwedd benodol ar yr etholiad, a pha gyfarwyddyd y dylid ei roi, dylech anelu at ymgynghori â'ch Swyddogion Canlyniadau Lleol lle y bo modd, er mwyn i chi ystyried unrhyw ffactorau lleol perthnasol wrth wneud eich penderfyniadau. Dylai'r ymgynghoriad hwn helpu i leihau'r risg o oblygiadau nas bwriadwyd i unrhyw gyfarwyddiadau a sicrhau gallu Swyddogion Canlyniadau Lleol i gydymffurfio â nhw i'r eithaf. 

Yn benodol, wrth benderfynu ar unrhyw gyfarwyddiadau posibl rydych yn bwriadu eu rhoi, dylech sicrhau eich bod wedi ystyried ac wedi ymgynghori â Swyddogion Canlyniadau eraill ynghylch a fydd y cyfarwyddyd yn gymwys mewn ardaloedd lle y cyfunir etholiadau a sut y dylai fod yn gymwys. 

Dylai unrhyw ymgynghoriad ar gyfarwyddiadau posibl gael ei gynllunio a'i gwblhau mewn da bryd i'ch galluogi i hysbysu Swyddogion Canlyniadau Lleol am eich penderfyniad mewn ffordd brydlon ac amserol ac am unrhyw gyfarwyddiadau cysylltiedig iddynt, er mwyn ei gwneud yn bosibl iddynt gynllunio a pharatoi ar gyfer yr etholiad yn unol â hynny.

Os penderfynwch arfer eich pŵer i gyfarwyddo, dylech wneud hynny gan ystyried yr egwyddorion a'r nodau canlynol:

• ymddiriedaeth: dylai fod modd i bobl ymddiried yn y ffordd y mae ein hetholiadau yn gweithio
• cyfranogi: dylai fod yn syml i bobl gyfranogi yn ein hetholiadau (boed hynny fel ymgyrchwyr, ymgeiswyr neu bleidleiswyr) a dylai pobl fod yn ffyddiog bod eu pleidlais yn cyfrif
• cysondeb drwy'r ardal heddlu gyfan
• tryloywder
• proffesiynoldeb
• canlyniadau cywir y gall pobl ymddiried ynddynt 

Dylech hysbysu Swyddogion Canlyniadau Lleol am unrhyw gyfarwyddiadau cyn gynted â phosibl, ac yn enwedig unrhyw gyfarwyddiadau sy'n ei gwneud yn ofynnol iddynt gymryd camau paratoi penodol. Dylech gadw cofnod o'r cyfarwyddiadau a roddwyd, pryd, ac i bwy. 

Mae gofyniad cyfreithiol ar Swyddogion Canlyniadau Lleol i gydymffurfio ag unrhyw gyfarwyddiadau a roddir gennych. Fodd bynnag, dylai eich cynlluniau ar gyfer rhoi cyfarwyddiadau ystyried y ffaith y gall amgylchiadau godi lle na all Swyddogion Canlyniadau Lleol gydymffurfio â chyfarwyddyd, am ba reswm bynnag y bo. Felly dylech sicrhau eich bod yn datblygu cynlluniau i ymdrin â'r sefyllfaoedd hyn, a all gynnwys sefydlu proses o ystyried ceisiadau i eithrio rhag eich cyfarwyddiadau Dylech gadw cofnod o unrhyw enghreifftiau lle rydych wedi cytuno y gall Swyddog Canlyniadau Lleol wyro oddi wrth gyfarwyddyd.