Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu yn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu yng Nghymru a Lloegr

Rhaid i chi gyhoeddi hysbysiadau drwy eu gosod mewn man neu fannau amlwg yn yr ardal heddlu.1 Dylai hyn gynnwys swyddfeydd awdurdodau lleol, hysbysfyrddau, llyfrgelloedd ac adeiladau cyhoeddus eraill. Gellir rhoi'r hysbysiad mewn unrhyw ffordd arall sy'n addas yn eich barn chi. 

Er mwyn sicrhau y gall pleidleiswyr dderbyn y wybodaeth sydd ei hangen arnynt, mewn fformat hygyrch ac mewn da bryd i fwrw eu pleidlais, dylech sicrhau bod unrhyw hysbysiadau y byddwch yn eu cyhoeddi ar gael yn hawdd i bleidleiswyr, fel drwy wefan eich awdurdod lleol. Dylech sicrhau bod unrhyw hysbysiadau a gyhoeddir ar eich gwefan mewn fformat hygyrch.

Os ydych yn darparu gwybodaeth ar eich gwefan, dylech sicrhau ei bod yn hygyrch i bob pleidleisiwr. Er enghraifft, os byddwch yn darparu gwybodaeth ar ffurf PDF, dylech fod yn ymwybodol os na chaiff camau penodol eu dilyn wrth greu dogfennau PDF, efallai na fyddant yn addas ar gyfer darllenwyr sgrin a thechnolegau cynorthwyol eraill. Mae Llywodraeth y DU wedi paratoi gcanllaw ar lunio dogfennau PDF hygyrch y gallwch gyfeirio ato. Gallech hefyd siarad â swyddog cydraddoldeb eich awdurdod am gyngor.

Bydd hefyd angen i chi ystyried sut y byddwch yn darparu unrhyw hysbysiadau i'w cyhoeddi'n lleol gan y Swyddogion Canlyniadau Lleol yn eich ardal heddlu er mwyn sicrhau y cânt eu cyhoeddi'n amserol. Dylech gysylltu â'r Swyddogion Canlyniadau Lleol yn eich ardal heddlu er mwyn sicrhau bod yr hysbysiadau y mae'n ofynnol iddynt eu cyhoeddi'n lleol hefyd yn hygyrch.

Yn unol â deddfwriaeth diogelu data, bydd angen i chi ystyried a yw'n briodol neu'n angenrheidiol i'r hysbysiadau barhau i gael eu cyhoeddi, ar eich gwefan neu yn rhywle arall, ar ôl i gyfnod deiseb yr etholiad hwnnw ddod i ben. Bydd angen i chi hefyd benderfynu pwy fydd yn gyfrifol am eu dileu ar yr adeg briodol. Ceir rhagor o wybodaeth am hyn yn ein canllawiau ar ddiogelu data. 

Os oes gan yr hysbysiadau ddibenion penodol, h.y. nodi pwy fydd yn ymgeisydd yn yr etholiad, pan fydd yr etholiad drosodd, a'r cyfle i gwestiynu'r etholiad hwnnw wedi darfod, ni fydd ganddynt unrhyw ddiben pellach mwyach. Felly, dylech naill ai ddileu'r hysbysiadau, neu ddileu'r data personol sydd ynddynt, pan fydd dyddiad cau deiseb yr etholiad wedi mynd heibio.

Mae deddfwriaeth diogelu data yn caniatáu cadw data personol am fwy o amser os caiff y data eu prosesu at ddibenion archifo er budd y cyhoedd yn unig, neu at ddibenion gwyddonol, hanesyddol neu ystadegol ac yn amodol ar weithredu mesurau diogelu priodol. Ar gyfer hysbysiadau canlyniadau etholiad, er enghraifft, dylech gadw'r rhain ar eich gwefan gan eu bod o ddiddordeb i'r cyhoedd ac at ddibenion hanesyddol ac ystadegol.

Dylai fod gennych brosesau prawfddarllen cadarn ar waith er mwyn sicrhau nad oes unrhyw wallau yn yr hysbysiadau y mae'n ofynnol i chi eu cyhoeddi. Gallai sicrhau bod prosesau prawfddarllen cadarn ar waith helpu i ganfod unrhyw wallau ac osgoi achosion posibl o dorri data cyn iddynt ddigwydd.

Cyfieithu a fformatau hysbysiadau

Mae'n ofynnol i chi, pan fyddwch yn tybio ei bod yn briodol gwneud hynny, sicrhau y caiff hysbysiadau eu cyfieithu neu eu darparu mewn fformat arall. Gallwch eu cynhyrchu:2   

• mewn Braille 
• mewn ieithoedd heblaw am Saesneg (neu Gymraeg a Saesneg yng Nghymru)
• drwy ddefnyddio lluniau 
• mewn fformat sain 
• gan ddefnyddio unrhyw ddull arall o sicrhau bod gwybodaeth yn hygyrch