Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau sy’n gweinyddu etholiad y Senedd

Mae’n rhaid ichi anfon cardiau pleidleisio cyn gynted ag y mae’n bosibl ar ôl cyhoeddi’r hysbysiad etholiad.1

Mae’n rhaid i gerdyn pleidleisio gael ei anfon at gyfeiriad cymhwyso’r etholwr, neu yn achos pleidlais drwy ddirprwy, i gyfeiriad y dirprwy fel y dangosir yn y rhestr o ddirprwyon.2

Ar gyfer etholwyr dienw, mae’n rhaid i chi anfon eu cerdyn pleidleisio mewn amlen gyflwyno i gyfeiriad cymhwyso’r etholwr.3

Er mwyn sicrhau bod y pleidleiswyr yn derbyn y wybodaeth maent ei hangen ac o fewn yr amser er mwyn iddynt fwrw eu pleidlais, dylech sicrhau y gall y cardiau pleidleisio gael eu derbyn gan bleidleiswyr cyn gynted â phosibl, fel bod ganddynt y mwyafswm posibl o amser i newid eu manylion cofrestru neu wneud cais am bleidlais absennol.

Gall y Bwrdd Rheoli Etholiadol ddatgan neu argymell pryd y danfonir cardiau pleidleisio. Fel arall, bydd angen ichi bennu’r dyddiad dosbarthu gorau ar gyfer cardiau pleidleisio a dylech ganolbwyntio ar bryd y gall etholwyr ddisgwyl cael eu cardiau pleidleisio. 

Mae’n bosibl y gall cardiau pleidleisio gael eu dosbarthu â llaw, neu yn y post, neu drwy ddull arall a benderfynir gennych fel yr un mwyaf priodol.

Dosbarthu â llaw

Os ydych yn penderfynnu dosbarthu cardiau pleidleisio â llaw dylech gynllunio sut bydd hyn yn gweithio'n ymarferol. Dylech benodi digon o staff i sicrhau fod cardiau pleidleisio yn cael eu derbyn gan bleidleiswyr cyn gynted â phosibl i wneud y mwyaf o'r amser sydd ganddynt i newid eu manylion cofrestru neu wneud cais am bleidlais absennol. Dylech ddangos yn glir yn eich cyfarwyddiadau y diwrnod olaf y byddech yn disgwyl i'r holl gardiau pleidleisio fod wedi cael eu dosbarthu.

Dylech sicrhau bod staff yn ymwybodol o ystyriaethau diogelu data, ac ystyried gofyn i staff gadarnhau yn ysgrifenedig adeg eu recriwtio y byddant yn cydymffurfio â’ch cynllun diogelu data

Dylech fonitro dosbarthu cardiau pleidleisio er mwyn sicrhau bod cardiau pleidleisio wedi cael eu dosbarthu ar draws yr holl etholaeth ac o fewn y terfynau amser y cytunwyd arnynt. Gall hyn gynnwys ei gwneud hi’n ofynnol i staff lenwi taflenni cofnodi a chael goruchwylwyr i wneud gwiriadau ar hap.

Dosbarthu drwy'r post

Gallwch ddefnyddio’r Post Brenhinol neu unrhyw gwmni dosbarthu masnachol ar gyfer dosbarthu cardiau pleidleisio. Os ydych chi’n dosbarthu cardiau pleidleisio yn y post, dylech gysylltu gyda’ch darparwr gwasanaethau post er mwyn cytuno ar amserlenni ar gyfer dosbarthu a sicrhau unrhyw brawf postio mae’r cwmni’n ei ddarparu.

Dylech fonitro dosbarthu cardiau pleidleisio, er mwyn sicrhau eu bod wedi cael eu dosbarthu ar draws yr holl etholaeth ac o fewn y terfynau amser y cytunwyd arnynt. Os yn bosibl, dylech gael trefniadau yn eu lle er mwyn olrhain dosbarthiadau er mwyn cynorthwyo gydag ymateb i unrhyw ymholiadau gan etholwyr.

Dylai eich cynlluniau wrth gefn fynd i’r afael â sut y byddech yn darparu unrhyw gardiau pleidleisio pe na bai’r Post Brenhinol neu’r cwmni dosbarthu masnachol yn gallu dosbarthu’r cardiau pleidleisio, er enghraifft, oherwydd gweithredu diwydiannol.