Mae’r canllawiau canlynol wedi’u cynhyrchu i gefnogi Swyddogion Canlyniadau wrth gynllunio a chynnal etholiadau’r Senedd.

Mae’r canllawiau hyn wedi’u datblygu mewn ymgynghoriad agos ag aelodau’r Bwrdd Rheoli Etholiadol Cymru , Gweithgor Ymarferwyr Etholiadol Cymru (WEPWG), Cymdeithas y Gweinyddwyr Etholiadol (AEA), a swyddogion Llywodraeth Cymru. Maent yn adlewyrchu rhwymedigaethau cyfreithiol Swyddogion Canlyniadau a'r hyn yr ydym ni, a chydweithwyr ar draws y gymuned etholiadol, yn credu y dylai Swyddogion Canlyniadau ei ddisgwyl gan eu staff wrth baratoi a chynnal etholiadau’r Senedd.

Mewn etholiad y Senedd, y Swyddog Canlyniadau yw’r person sydd wedi’i benodi fel Swyddog Canlyniadau ar gyfer etholiadau’r Senedd yn yr etholaeth honno; mewn achos lle mae etholaeth yn cynnwys mwy nag un awdurdod lleol, bydd y Swyddog Canlyniadau yn cael ei benodi gan Weinidogion Cymru1 . Mae’n bosib y bydd y person hwn hefyd yn cael ei alw’n Swyddog Canlyniadau Etholaeth.

Safonau Perfformio

Yn ogystal â’n gwaith o ddarparu cyngor a chanllawiau, rydym yn gosod safonau ac yn monitro perfformiadau Swyddogion Canlyniadau yn ôl ein fframwaith safonau perfformio.

Mae ein canllawiau i’ch cefnogi i gyflawni eich swyddogaethau yn cynnwys yr hyn yr ydym yn disgwyl y bydd angen i Swyddogion Canlyniadau ei roi ar waith a’r hyn y byddem yn disgwyl ei weld er mwyn i brif amcanion y safonau gael eu cyflawni. Dylech ystyried y fframwaith hwn wrth gynllunio a chynnal yr etholiad.

Am ragor o wybodaeth am y fframwaith, gweler ein canllawiau ar safonau perfformiad i Swyddogion Canlyniadau. 

Sut i ddefynddio'r canllawiau hyn

Mae'r canllawiau hyn wedi'u cyfeirio at Swyddogion Canlyniadau a'r dyletswyddau y maent yn eu cyflawni. Y Swyddog Canlyniadau sy’n gyfrifol am weinyddu etholiad y Senedd, gan gynnwys cynnal y bleidlais a chyfrif y pleidleisiau. 

Gan y gall dyletswyddau’r Swyddog Canlyniadau, yn ymarferol, gael eu cynnal gan ddirprwyon, rydym yn defnyddio’r term ‘chi’ trwy gydol y canllawiau hyn i gyfeirio at y Swyddog Canlyniadau a phwy bynnag sy’n cynnal swyddogaethau’r Swyddog Canlyniadau ar ei ran.

Drwy gydol y canllawiau hyn, rydym yn defnyddio ‘rhaid’ i gyfeirio at ofyniad cyfreithiol penodol a ‘gall/dylai’ i olygu ymarfer a argymhellir.

Pan fydd angen i’r Swyddog Canlyniadau ystyried senarios trawsffiniol, bydd yr wybodaeth i’w gweld mewn adran sy’n ehangu. Golyga hyn y bydd eicon gyda ‘+’ gyfagos i’r pennawd perthnasol a fydd yn ehangu i ddangos y canllawiau perthnasol.

Gallwch hefyd weld Canllawiau i Ymgeiswyr ac Asiantiaid.

Er mwyn eich cynorthwyo chi i ddefnyddio'r canllawiau hyn, rydym wedi creu dogfen Holi ac Ateb a ddylai ateb unrhyw ymholiadau dechreuol sydd gennych. 

Gallwch ddod o hyd i’r ddogfen Holi ac Ateb yn adran rolau a chyfrifoldebau ein tudalen adnoddau.

Mae’r adran hon yn y canllawiau yn cynnwys penodi’r Swyddog Canlyniadau, ynghyd â rolau a chyfrifoldebau’r unigolyn a benodir i’r swydd hon.

Mae hefyd yn cynnwys canllawiau ynghylch goblygiadau tordyletswydd swyddogol a’r grymoedd deddfwriaethol sydd gan y Swyddog Canlyniadau i’w defnyddio mewn amgylchiadau penodol.

Yn ogystal, mae’r adran hon yn cynnwys canllawiau ynghylch y sgiliau a’r wybodaeth y disgwylir i Swyddog Canlyniadau feddu arnynt.

Yn olaf, mae’n darparu rhestr fanwl o’r ddeddfwriaeth berthnasol y mae'r canllawiau wedi’u seilio arni, a dylai’r Swyddog Canlyniadau fod yn gyfarwydd â’r ddeddfwriaeth hon.

Bydd y Swyddog Canlyniadau ar gyfer pob etholaeth yn cael ei benodi gan Weinidogion Cymru.1   

Yswiriant

Mae gennych gyfrifoldeb personol am gynnal yr etholiad. Dylech wneud yn siŵr bod gennych yswiriant priodol a dylech fod yn barod i ddangos prosesau gwneud penderfyniadau a chynllunio cadarn pe bai’r etholiad yn cael ei herio a petai achos yn cael ei ddwyn yn erbyn yr yswiriant hwn.

Gallai’r tîm sy’n ymdrin ag yswiriant o fewn eich cyngor gynorthwyo gyda phenderfynu pa yswiriant cyfredol sydd ar waith ac ar gael, a darparu cyngor ynghylch ei ymestyn ai peidio. 

Fel Swyddog Canlyniadau, rydych yn chwarae rhan ganolog yn y broses ddemocrataidd. Eich rôl yw sicrhau y gweithredir yr etholiad yn effeithiol a, o ganlyniad, bod profiad pleidleiswyr ac ymgeiswyr yn un cadarnhaol. Dylech hefyd ystyried hygyrchedd pleidleiswyr mewn gorsafoedd pleidleisio. Mae ein canllawiau ar gymorth gyda phleidleisio i bobl anabl  yn cynnig rhagor o wybodaeth. 

I gyflawni hyn, bydd angen i chi roi dull effeithiol ar waith i gysylltu ag unrhyw ddirprwyon penodedig yn yr etholaeth.  

Fel Swyddog Canlyniadau, mae gennych gyfrifoldeb personol am gynnal etholiad y Senedd, gan gynnwys:

• cyhoeddi hysbysiad yr etholiad1  
• gweinyddu'r broses enwebu2  
• annog cyfranogiad
• cyhoeddi datganiad ynghylch y pobl a enwebwyd a hysbysiad etholiad3
• darparu gorsafoedd pleidleisio a’r cyfarpar ynddynt4  
• penodi staff gorsafoedd pleidleisio5  
• cynnal y bleidlais6  
• rheoli'r broses bleidlais bost7  
• dilysu a chyfrif y pleidleisiau 8  
• cyfrifo a datgan y canlyniad9

Mae eich dyletswyddau fel Swyddog Canlyniadau ar wahân i’ch dyletswyddau fel swyddog llywodraeth leol. Fel Swyddog Canlyniadau, nid ydych yn atebol i’r awdurdod lleol ond rydych yn atebol yn uniongyrchol i’r llysoedd fel deiliad swydd statudol annibynnol.

Er y gallwch benodi mwy nag un person i ymgymryd â phob un neu rai o’ch swyddogaethau fel Swyddog Canlyniadau , ni allwch ddirprwyo eich cyfrifoldeb personol o ran cyflawni eich dyletswyddau yn yr etholiadau. Mae ein canllawiau ar benodi dirprwyon Swyddogion Canlyniadau yn rhoi rhagor o wybodaeth. 

Dirprwyon Swyddogion Canlyniadau

Pan mae etholaeth yn cynnwys mwy nag un awdurdod lleol, gall y Swyddog Canlyniadau a benodir gan weinidogion Cymru ar gyfer yr etholaeth honno benodi Swyddogion Canlyniadau eraill y llywodraeth leol neu unigolion o awdurdodau lleol eraill yn eu hetholaeth fel dirprwyon, a bydd yn gweithio’n agos â nhw ar faterion gweithredol. 

Mewn achos o etholaeth sy’n cwmpasu mwy nag un awdurdod lleol, efallai y byddwch eisiau gwneud defnydd o gymorth a gwybodaeth leol swyddogion yn yr awdurdodau lleol eraill yn yr etholaeth i’ch helpu i gynnal yr etholiad, megis:

• nodi gorsafoedd pleidleisio
• penodi staff gorsafoedd pleidleisio
• cynnal y bleidlais
• anfon a derbyn pleidleisiau post

Efallai y bydd y Swyddog Canlyniadau yn dymuno cytuno ar ddirprwyo a ffurfioli rolau a chyfrifoldebau drwy benodi unrhyw Swyddogion Canlyniadau Lleol neu swyddogion o unrhyw awdurdod lleol arall yn yr etholaeth i weithredu fel Dirprwyon Swyddogion Canlyniadau gyda grymoedd penodol. 

Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar benodi dirprwy Swyddog Canlyniadau. 

Bwrdd Rheoli Etholiadol Cymru

Mae Comisiwn Democratiaeth a Ffiniau Cymru (DBCC) wedi sefydlu Bwrdd Rheoli Etholiadol Cymru ( sydd â’r bwriad o sicrhau y cedwir buddion y pleidleisiwr wrth wraidd yr holl waith o gynllunio a gweinyddu etholiadau.

Mae Bwrdd Rheoli Etholiadol Cymru yn ymgymryd â hyn drwy gynorthwyo’r Swyddogion Canlyniadau a’r Swyddogion Canlyniadau o ran etholiadau datganoledig Cymru drwy hyrwyddo arfer orau drwy roi gwybodaeth, cyngor neu hyfforddiant. 

Mae Bwrdd Rheoli Etholiadol Cymru yn gyfrifol am gydlynu gweinyddiaeth etholiadol ar gyfer etholiadau’r Senedd ac mae ganddo’r grym i roi cyfarwyddiadau i’r Swyddogion Canlyniadau a’r Swyddogion Cofrestru Etholiadol mewn perthynas ag etholiadau'r Senedd10 . Cyhoeddir cyfarwyddiadau Bwrdd Rheoli Etholiadol Cymru yn dilyn ymgynghoriad â’r Comisiwn Etholiadol.

Mae’r cyfarwyddiadau neu’r awgrymiadau a roddir gan Fwrdd Rheoli Etholiadol Cymru i’w gweld ar ei wefan a’i fwriad yw cyflawni cysondeb o ran cynnal etholiadau'r Senedd ledled Cymru.

Mae’n rhaid i Swyddogion Canlyniadau a Swyddogion Cofrestru Etholiadol ddilyn unrhyw gyfarwyddiadau a roddir gan Fwrdd Rheoli Etholiadol Cymru.

Mae Bwrdd Rheoli Etholiadol Cymru hefyd yn gyfrifol am gynnal a gweithredu’r platfform gwybodaeth am etholiadau Cymru y mae modd cyflwyno anerchiadau etholiadol iddo.

Platfform gwybodaeth am etholiadau Cymru

Bydd y platfform gwybodaeth am etholiadau yn darparu gwybodaeth hygyrch, prydlon a diduedd i etholwyr i’w helpu i wneud penderfyniadau doeth mewn etholiadau. Bydd modd ei chwilio gyda chod post ac ardal etholaeth a bydd yn darparu gwybodaeth benodol i bleidleiswyr ar gyfer eu hetholaeth.

Bydd y platfform yn cynnwys:

• hysbysiadau swyddogol a gyhoeddir gan Swyddogion Canlyniadau
• gwybodaeth ynghylch gorsafoedd pleidleisio a hygyrchedd
• anerchiadau etholiadol

Mae anerchiad etholiadol yn ddatganiad ymgyrch mae ymgeisydd yn ei wneud i’r etholaeth i berswadio etholwyr i bleidleisio drostynt. Bydd yr anerchiad etholiadol yn fersiwn ar-lein o un o’r gohebiaethau rhadbost a all gael ei anfon drwy’r Post Brenhinol.

Gellir cyflwyno anerchiad etholiadol i Fwrdd Rheoli Etholiadol Cymru er mwyn iddo gael ei gynnwys ar y platfform. 

Am ragor o wybodaeth, gweler ei wefan.

Fel Swyddog Canlyniadau, rydych yn destun i dorri darpariaethau dyletswydd swyddogol. Golyga hyn os ydych chi neu’ch dirprwyon penodedig, heb achos rhesymol, yn euog o weithred neu esgeulustod sydd yn torri dyletswydd swyddogol, byddwch chi (a/neu eich dirprwyon) yn agored, ar euogfarn ddiannod, i ddirwy ddigyfyngiad.1  

Mae gennych y pŵer i gymryd camau ag sy'n briodol yn eich barn chi i unioni gweithredoedd neu anweithred sy’n codi mewn cysylltiad â'ch swyddogaethau etholiadol nad ydynt yn unol â’r rheolau neu unrhyw ofynion eraill sy’n berthnasol i’r etholiad.2

Mae’r pŵer hwn yn eich galluogi i unioni gwallau gweithdrefnol a wneir gennych chi fel Swyddogion Canlyniadau, neu gan unrhyw ddirprwy Swyddogion Canlyniadau, Swyddogion Cofrestru Etholiadol, Swyddogion Llywyddu neu bobl sy’n darparu nwyddau neu wasanaethau i chi/nhw. Nid yw'r pŵer hwn yn ymestyn i gywiro gwallau a wneir gan ymgeiswyr neu asiantiaid. I gael rhagor o wybodaeth am gamgymeriadau a wneir yn ystod y broses enwebu gan ymgeiswyr ac asiantiaid, gweler ein canllawiau ar gywiro gwallau bach.

Mae gwall gweithdrefnol yn cyfeirio at wall mae rhywun wedi’i wneud yn ystod y broses o gynllunio neu gynnal yr etholiad, a all effeithio ar broses neu ganlyniad yr etholiad. Er enghraifft, gwybodaeth anghywir ar gardiau neu bapurau pleidleisio, neu bapurau pleidleisio post neu orsaf bleidleisio yn cael eu darparu mewn camgymeriad neu nad ydynt yn cael eu darparu pan ddylent. Nid yw’r esiamplau uchod yn gynhwysfawr a dylech gysylltu â thîm Comisiwn Cymru am gymorth a chyngor os ydych o’r farn eich bod wedi gwneud camgymeriad y gellid ei gywiro gan ddefnyddio’r pŵer hwn. Dylech hefyd geisio cyngor cyfreithiol annibynnol eich hun.

Lle’r ydych yn unioni gweithred neu anweithred gweithdrefnol yn llawn drwy ddefnyddio eich pŵer i gywiro gwall gweithdrefnol, ni fyddwch yn euog o drosedd neu dorri dyletswydd swyddogol3 .  Dylech gofio nad yw’r pŵer i unioni gwallau gweithdrefnol yn eich galluogi chi fel Swyddog Canlyniadau i ail-gyfrifo canlyniad yr etholiad ar ôl i’r canlyniad gael ei ddatgan. 

Dylech feddu ar wybodaeth ymarferol am y ddeddfwriaeth sy’n llywodraethu cynnal etholiad. Golyga hyn, ynghyd â chael dealltwriaeth glir o’ch swyddogaethau statudol penodol, dylech gael trosolwg o'r hyn mae’r ddeddfwriaeth yn ei chynnwys a dealltwriaeth o sut mae’n effeithio ar weinyddiad yr etholiad, fel y gallwch adolygu, cwestiynu lle bo angen, a sicrhau ansawdd y broses gyfan yn eich etholaeth.

Mae yna gyfrifoldebau rheoli sy’n gysylltiedig â’ch swydd. Er enghraifft, dylech:

• gael y staff a’r adnoddau angenrheidiol i gyflawni etholiad sydd wedi’i redeg yn dda 
• ceisio'r gefnogaeth, y sgiliau a’r arbenigedd angenrheidiol o bob rhan o’ch awdurdod lleol eich hun ac unrhyw rai eraill yn yr etholaeth1  
• goruchwylio cynllunio, rheoli prosiect a rheoli risg yr etholiad
• ymgorffori unrhyw wersi a ddysgwyd o etholiadau blaenorol, gan nodi a goruchwylio unrhyw gamau gweithredu sy'n angenrheidiol i liniaru unrhyw faterion sy'n codi
• sicrhau bod staff yn cael eu hyfforddi'n briodol i gyflawni eu rolau
• cefnogi'r staff sy'n gweinyddu'r etholiad a darparu goruchwyliaeth briodol o'u gwaith
• darparu cyfeiriad i staff, monitro cynnydd a derbyn adborth rheolaidd ar weithgareddau
• lle mae etholaeth yn cynnwys mwy nag un ardal awdurdod lleol:
  • cynnal cysylltiadau gweithio effeithiol gydag unrhyw ddirprwyon penodedig yn yr etholaeth 
  • cynnal cysylltiadau gweithio effeithiol gydag unrhyw Swyddog Cofrestru Etholiadol yn yr etholaeth 
  • ceisio cyngor a chymorth gan unrhyw ddirprwy penodedig a swyddogion mewn unrhyw awdurdod lleol arall yn yr etholaeth
• cynnal perthynas weithio effeithiol gyda’ch Pwynt Cyswllt Unigol o fewn yr Heddlu
• sicrhau fod cyfrifon yr etholiad yn cael eu cwblhau yn brydlon

Mae’r canllawiau hyn wedi’u datblygu’n seiliedig ar, a dylid eu darllen yn unol â, y gofynion a nodir yn y ddeddfwriaeth ganlynol (fel y’u diwygir):

• Deddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983, 1985 a 2000
• Deddf Llywodraeth Cymru 2006
• Deddf Pleidiau Gwleidyddol, Etholiadau a Refferenda 2000
• Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Cymru a Lloegr) 2001
• Deddf Gweinyddu Etholiadol 2006
• Gorchymyn Senedd Cymru (Taliadau Swyddogion Canlyniadau) 2021
• Deddf Cymru 2014
• Deddf Etholiadau a Chyrff Etholedig (Cymru) 2024
• Deddf Senedd Cymru (Aelodau ac Etholiadau) 2024
• Rheoliadau Senedd Cymru (Cynrychiolaeth y Bobl) 2025
• Rheoliadau Platfform Gwybodaeth am Etholiadau Cymru 2025
• Rheoliadau Cynllun Cymorth Ariannol Etholiadau Cymru (Ymgeiswyr Anabl) 2025
• Rheoliadau Deddf Pleidiau Gwleidyddol, Etholiadau a Refferenda 2000 (Eithriadau ac Amrywio Terfynau Gwariant Ymgyrch) (Cymru) 2025
• Gorchymyn Senedd Cymru (Anghymwyso) 2025  

Mae'r rhestr uchod yn cynnwys y ddeddfwriaeth sy'n gwneud darpariaeth mewn meysydd y mae'r canllawiau hyn yn ymwneud â nhw a'r ddeddfwriaeth sydd mewn grym ar hyn o bryd yn unig. 

Mae deddfwriaeth diogelu data yn berthnasol i brosesu pob data personol. Rydych chi'n gyfrifol yn bersonol am sicrhau eich bod chi'n cydymffurfio â gofynion deddfwriaeth diogelu data. Rydym wedi cyhoeddi canllawiau i'ch cefnogi i gyflawni eich rhwymedigaethau dan ddeddfwriaeth diogelu data gan ei fod yn ymwneud â'ch cyfrifoldebau gweinyddu etholiadol. 

Mae hefyd yn ofynnol i chi ystyried:

• dyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus a nodir yn Adran 149 o Ddeddf Cydraddoldeb 2010 wrth gyflawni eich dyletswyddau
• Deddf yr Iaith Gymraeg 1993 a Mesur y Gymraeg (Cymru) 2011, sy'n angenrheidiol i gyflwyno gwasanaethau yng Nghymru yn Gymraeg a Saesneg
• canllawiau'r Comisiwn Etholiadol:
  • ar hygyrchedd
  • ar ddelio gyda phapurau pleidleisio drwy’r post coll
  • ar wneud cais i gadarnhau a yw ei bleidlais bost wedi’i ddychwelyd/ei bleidlais bost wedi’i wrthod
  • ar drefnu enwau tebyg ar y datganiad ynghylch y pleidiau a phersonau a enwebwyd
  • cywiro mân wallau 

Mae etholiad y Senedd yn ddigwyddiad arwyddocaol sy’n cyflwyno ei heriau penodol ei hun. Mae cael cynlluniau cadarn ar waith yn hanfodol i sicrhau eich bod yn gallu cynnal etholiad yn dda. 

Mae adran hon y canllawiau yn ymdrin â’r cynllunio y bydd angen i chi ei wneud i gefnogi’r broses o gynnal yr etholiad, gan gynnwys beth ddylai eich cynllun prosiect ei gynnwys a sut y dylech fynd ati i’w roi ar waith. 

Mae hefyd yn cynnwys canllawiau ar staffio a hyfforddiant staff sydd ei angen, y lleoliadau penodol sydd eu hangen ar gyfer prosesau allweddol, a chefnogaeth ar ddefnyddio cyflenwyr a chontractwyr.  

Ar ben hynny, mae’r adran hon hefyd yn cynnwys canllawiau ar ganfod, monitro a lliniaru risg, a datblygu cynlluniau gyda’r heddlu i sicrhau bod uniondeb yr etholiad yn cael ei gynnal. 

Yn olaf, mae’n rhoi arweiniad ar sut fydd angen i chi gynllunio ar gyfer eich gweithgarwch ymwybyddiaeth gyhoeddus i hyrwyddo cofrestru pleidleiswyr a darparu gwybodaeth i gefnogi etholwyr sy’n pleidleisio, ac ymgysylltu ag ymgeiswyr ac asiantiaid.

Bydd eich gwaith i cyflawni etholiadau a gynhelir yn dda yn destun craffu helaeth – gan bleidleiswyr, ymgeiswyr a phleidiau gwleidyddol, a’r cyfryngau, gan gynnwys drwy’r cyfryngau cymdeithasol. 

Mae’r adran hon yn ceisio tynnu sylw at rai o’r agweddau penodol ar gyd-destun sy’n berthnasol i etholiadau'r Senedd y dylech sicrhau eu bod yn sail i bob agwedd ar eich cynllunio. 

Natur Etholiadau'r Senedd  

Gallai’r dirwedd wleidyddol sy’n esblygu olygu, hyd yn oed mewn mannau lle bu mwyafrifau mawr yn draddodiadol, efallai na fydd hyn yn wir mwyach. Gallai’r ffocws a’r amgylchiadau fod yn wahanol i unrhyw beth a brofwyd yn eich ardal o’r blaen. 

Efallai y bydd nifer sylweddol o ymgeiswyr, asiantiaid a phleidiau gwleidyddol newydd neu lai profiadol nad ydynt yn gyfarwydd ag arferion a phrosesau etholiad a bydd angen eich cymorth arnynt i allu cymryd rhan yn effeithiol. 

O ystyried y posibilrwydd o gystadlu agos a brwd, dylech fod yn barod i uniondeb yr etholiad fod yn destun craffu. Bydd honiadau ac achosion o dwyll etholiadol nid yn unig yn cael effaith negyddol ar hyder etholwyr ac ymgyrchwyr, ond gallant hefyd gael effaith sylweddol ar eich gallu i reoli’r broses etholiadol yn effeithiol. Felly, mae’n hanfodol eich bod yn rhoi cynlluniau manwl a chadarn ar waith ar gyfer monitro a chynnal uniondeb yr etholiad yn eich ardal. Dylech weithio’n agos gyda’r heddlu lleol, gan sicrhau bod gennych linellau cyfathrebu da ar waith ar gyfer cyfeirio unrhyw honiadau. Am ragor o wybodaeth, darllenwch ein canllawiau ar gynnal uniondeb yr etholiad.  

Maint a’r nifer sy’n pleidleisio

Bydd angen i lawer o agweddau ar gynllunio ar gyfer yr etholiad adlewyrchu rhagdybiaethau ynghylch y nifer sy’n debygol o bleidleisio. Mae sefydlu tybiaethau o’r fath yn gynnar yn y broses gynllunio yn allweddol bwysig gan fod y cwmpas ar gyfer addasu cynlluniau wedi’i gyfyngu’n ddiweddarach yn y broses. 

Mae lefelau ymgysylltu mewn pleidlais benodol yn aml yn anodd eu rhagweld cyn cyfnod yr etholiad. Dylech gynllunio ar gyfer y posibilrwydd y bydd nifer uchel o bobl yn pleidleisio ac, o leiaf, dylech dybio na fydd y nifer sy’n pleidleisio yn llai nag yn yr etholiadau cyfatebol diwethaf.  

Wrth i’r etholiad ddod yn nes, bydd y cyd-destun yn parhau i esblygu wrth i’r ymgyrchoedd ddwysáu. Bydd angen i chi fod yn barod i ymateb i ddigwyddiadau a allai effeithio ar gynnal yr etholiad yn effeithiol, a bydd hyn yn cynnwys cael cynlluniau wrth gefn cadarn yn eu lle y gallwch chi droi atyn nhw pryd bynnag mae angen. Os, er enghraifft, oes yna ddadleuon rhwng Arweinwyr ar y teledu, gallai’r rhain achosi ton o bobl yn cofrestru a cheisiadau pleidleisio absennol yn hwyr, yn ogystal â chael effaith ar y nifer sy’n pleidleisio a gallai newid y patrwm traddodiadol o ba bryd mae pleidleisiau post yn cael eu dychwelyd. 

Mae’n hanfodol bod darpariaeth briodol o orsafoedd pleidleisio yn cael ei gwneud, gyda nifer y staff ynddynt yn ddigonol i ddelio â nifer yr etholwyr a ddyrennir iddynt. Er bod y ddeddfwriaeth yn caniatáu i unrhyw bleidleisiwr sydd mewn ciw yn ei orsaf bleidleisio am 10pm bleidleisio,1 mae’r angen i sicrhau nad yw pleidleiswyr yn wynebu oedi gormodol wrth bleidleisio ac yn gallu cael gwasanaeth o ansawdd uchel yn dal i fodoli. 

Mae’n debygol y bydd y cyfryngau’n canolbwyntio ar y gwaith o ddilysu, cyfrif a datgan canlyniadau. Bydd yn bwysig rheoli disgwyliadau, nid yn unig disgwyliadau’r cyfryngau ond pawb sydd â diddordeb yn y canlyniadau, drwy ymgynghori ar eich dull gweithredu arfaethedig ac wedyn cyfathrebu’n glir beth rydych chi’n disgwyl ei gyflawni ac erbyn pa bryd.

Cyn i chi ddechrau cynllunio ar gyfer yr etholiad, dylech sicrhau eich bod wedi cynnal adolygiad o etholiadau blaenorol.

Dylech fod wedi:

• cynnal gwerthusiad trylwyr o'r holl brosesau sydd wedi'u hamlinellu yn eich cynllun prosiect ar gyfer yr etholiad blaenorol
• ceisio adborth gan randdeiliaid priodol
• creu dogfen gwersi a ddysgwyd i fod yn sail i'r cynllun prosiect a'r gofrestr risgiau ar gyfer digwyddiadau etholiadol y dyfodol. 

Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ynghylch adolygu’r etholiad. 

Fel rhan o’r cynllun prosiect enghreifftiol, rydym wedi darparu rhai amcanion enghreifftiol ac wedi awgrymu adnoddau a fydd yn eich galluogi i fesur i ba raddau y mae’r broses o gynnal yr etholiad wedi bod yn llwyddiannus. Rydym hefyd wedi darparu cynllun gwerthuso fel rhan o’r cynllun prosiect enghreifftiol i’ch cynorthwyo gyda’r broses adolygu.

Gallwch ddod o hyd i'r cynllun prosiect enghreifftiol yn adran gynllunio ein tudalen adnoddau.

Cynllun Prosiect

Dylech baratoi cynllun prosiect, ei drin fel dogfen fyw, ei adolygu’n rheolaidd, a’i ddefnyddio i fonitro cynnydd. 

Dylech gofnodi’r holl gamau a gymerwyd i baratoi eich cynllun er mwyn gallu darparu trywydd archwilio sy’n dangos eich proses gwneud penderfyniadau. Dylech allu egluro eich penderfyniadau, a dylech fod yn barod i wneud hynny mewn ymateb i ymholiadau.

Dylai eich cynllun sicrhau:

• gall pleidleiswyr bleidleisio'n hawdd a gwybod y caiff eu pleidlais ei chyfrif yn y modd a fwriadwyd ganddynt
• ei bod yn hawdd i bobl sydd eisiau sefyll mewn etholiad gael gwybod sut i gymryd rhan, beth yw’r rheolau, a beth y mae’n rhaid iddynt ei wneud i gydymffurfio â’r rheolau hyn 
• bod pawb â'r hyder i gymryd rhan yn ddiogel yn y broses etholiadol
• bod pawb â'r hyder yn y modd y caiff y broses a'r canlyniadau eu rheoli 

Rydym wedi cynhyrchu cynllun prosiect enghreifftiol y gallech ei ddefnyddio a’i addasu i gyd-fynd â’ch amgylchiadau lleol pe dymunech. Mae’r cynllun prosiect enghreifftiol yn cynnwys nifer o enghreifftiau o bethau i’w cyflawni a dylech hefyd ychwanegu unrhyw rai eraill rydych chi’n eu hystyried yn angenrheidiol, gan gynnwys rhai sy’n benodol i’ch amgylchiadau lleol

Gallwch ddod o hyd i'r cynllun prosiect enghreifftiol yn adran gynllunio ein tudalen adnoddau.

Rydym wedi cyhoeddi amserlen heb ddyddiadau penodol ar gyfer etholiadau'r Senedd sy’n cynnwys y terfynau amser statudol fel y'u nodir yn rheolau’r etholiad, y gellir eu defnyddio i’ch helpu gyda’ch gwaith cynllunio. 

Gallwch ddod o hyd i amserlen dyddiadau penodol yn adran gynllunio ein tudalen adnoddau.

Cewch ragor o wybodaeth ynghylch terfynau amser pleidleisiau post a therfynau amser pleidleisiau drwy ddirprwy yn ein canllawiau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol.

Dylai eich cynllun prosiect gynnwys cynlluniau wrth gefn a threfniadau parhad busnes i alluogi pob elfen o’r broses o gyflawni’r etholiad i barhau os bydd unrhyw broblemau neu darfu annisgwyl. Mae’n bwysig adolygu eich cynlluniau wrth gefn, ailedrych arnynt o bryd i’w gilydd a'u haddasu yn ystod y cyfnod cyn y bleidlais. Wrth wneud hynny, dylech ystyried llwyddiant a phriodoldeb parhaus unrhyw fesurau presennol, nodi unrhyw welliannau a dangos unrhyw fylchau. 

Dylech hefyd ddatblygu a chynnal cynlluniau wrth gefn parhaus ar wahân i gefnogi’r gwaith o ddarparu unrhyw bleidleisiau heb eu trefnu ac isetholiadau a allai ddigwydd.

Dylai eich cynlluniau wrth gefn gynnwys trefniadau ar gyfer y prif feysydd risg i gyflawni’r etholiad, gan gynnwys:

Contractwyr

Dylech sicrhau bod gan unrhyw gyflenwyr rydych chi’n eu defnyddio – fel eich darparwr System Rheoli Etholiadol ac unrhyw ddarparwyr argraffu allanol – eu cynlluniau parhad busnes manwl eu hunain. Dylech fod yn fodlon bod eu trefniadau wrth gefn yn ddigonol i'ch galluogi i gyflawni eich dyletswyddau yn achos unrhyw ymyriadau yn y gwasanaeth wrth gyflawni eu dyletswyddau cytundebol eu hunain. Am ragor o wybodaeth, darllenwch ein canllawiau ynghylch rheoli'r broses gaffael ar gyfer gwaith ar gontract allanol. 

Lleoliadau 

Dylech baratoi rhestr o leoliadau eraill sydd ar gael ar fyr rybudd ar gyfer pob cam o’r broses etholiadol a rhoi gwybod i’r staff am y trefniadau wrth gefn ar gyfer defnyddio’r lleoliadau hyn a allai effeithio ar eu rôl. Am ragor o wybodaeth, darllenwch ein canllawiau ynghylch nodi a threfnu lleoliadau addas a newidiadau munud olaf i orsafoedd pleidleisio. 

Staffio

Dylech ddod o hyd i ddatrysiadau i’ch galluogi i ymateb i brinder staffio sydyn. Dylech gysylltu â’ch adran Adnoddau Dynol a all ddefnyddio eu harbenigedd i’ch helpu gyda’ch cynllunio. Efallai y bydd rheolwyr adrannol eraill yn eich awdurdod lleol, neu awdurdodau cyfagos sydd â chytundebau dwyochrog ar waith, hefyd yn gallu cynnig cymorth ychwanegol i reoli unrhyw ofynion o ran staff dros dro ar gyfer rhannau penodol o’r broses etholiadol. Am ragor o wybodaeth, darllenwch ein canllawiau ynghylch dyrannu digon o adnoddau staff a darparu hyfforddiant a staffio hyblyg.

TG

Dylech gysylltu â’ch gwasanaethau TG i sicrhau bod gennych adnoddau digonol a mesurau wrth gefn ar waith i’ch galluogi i gyflawni eich swyddogaethau petai TG yn methu. Gallai hyn gynnwys:

• gwella unrhyw fesurau sy’n caniatáu gallu gweithio o bell
• cael cymorth TG penodol yn ystod cyfnod yr etholiad
• storio ffeiliau a dogfennau penodol yn lleol er mwyn gallu cael gafael arnynt yn haws
• dod o hyd i unrhyw offer sbâr neu amgen y gellid ei ddefnyddio wrth gefn, e.e. peiriannau argraffu, gliniaduron, llwybryddion

Diogelwch gweinyddu etholiadol

Dylid hefyd ystyried risgiau diogelwch fel rhan o’ch trefniadau wrth gefn, gan nodi sut fyddwch yn parhau i gyflawni’r etholiad petai achos o ddwyn, gweithgarwch twyllodrus, neu unrhyw risg diogelwch arall fel y nodir yn eich cofrestr risg. Dylech gysylltu â'r heddlu ac arbenigwyr parhad busnes yn eich cyngor i nodi risgiau ac i roi mesurau parhad priodol ar waith.

Yn ogystal, dylech weithio gyda’ch gwasanaethau TG i ddeall pa fesurau ataliol sydd ar waith ar gyfer eich cyngor i ddiogelu rhag ymosodiadau seiber, fel ymosodiadau meddalwedd wystlo. Mae’r Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol yn cynghori y gallai enghreifftiau o fesurau ataliol gynnwys:

• Defnyddio Dilysu Aml-ffactor (MFA)  
• buddsoddi mewn rheoli gwendidau  
• cael copïau wrth gefn all-lein
• bod â chynllun adfer wedi’i brofi ar waith

Mae Papur Gwyn ar feddalwedd wystlo wedi cael ei gyhoeddi gan y Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol a’r Asiantaeth Troseddu Cenedlaethol. Mae’r Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol hefyd wedi cynhyrchu’r canllawiau hyn i’ch helpu i asesu’r risgiau sy’n gysylltiedig â TG a seiber-fygythiadau. 

Diogelwch y rhai sy’n cymryd rhan

Dylech ystyried eich cynlluniau i gynnal diogelwch pawb sy’n ymwneud â phob cam o’r etholiad, gan gynnwys eich staff, ymgeiswyr, asiantiaid a’u hymgyrchwyr. Dylech gysylltu â’r heddlu i nodi risgiau lleol a rhoi mesurau priodol ar waith. Am ragor o wybodaeth, darllenwch ein canllawiau ynghylch gweithio gyda'ch heddlu lleol, ystyriaethau diogelwch mewn digwyddiadau etholiadol a sut mae rheoli’r rhai sy’n bresennol yn y cyfrif.

Mae canllawiau diogelwch ychwanegol ar gyfer Swyddogion Canlyniadau, ymgeiswyr ac asiantiaid ar gael yn Canllawiau diogelwch ar gyfer etholiadau - GOV.UK.

Dylai eich cynllun prosiect gynnwys manylion ynghylch sut fyddwch yn cyflawni’r prosesau allweddol, gan gynnwys enwebiadau, agor pleidleisiau post, pleidleisio mewn gorsafoedd pleidleisio, a'r dilysu a'r cyfrif. Dylai hefyd gynnwys sut fyddwch yn cyflawni eich dyletswydd i sicrhau bod yr orsaf bleidleisio yn hygyrch i bob pleidleisiwr. Am ragor o wybodaeth i gefnogi eich gwaith cynllunio, gweler ein canllawiau ynghylch deall y rhwystrau rhag pleidleisio.

Yn achos etholaeth sy'n cwmpasu mwy nag un awdurdod lleol, bydd sefydlu llinell gyfathrebu yn gynnar yn y broses gydag unrhyw ddirprwyon sydd wedi'u penodi yn eich cynorthwyo chi i gynllunio'n effeithiol.

Gall sefydlu rhagdybiaethau realistig a chadarn eich helpu i gynllunio ar gyfer cyflawni’r prosesau allweddol hyn. Gall rhagdybiaethau cadarn ddarparu tystiolaeth ddefnyddiol wrth egluro eich penderfyniadau, ac felly dylech eu dogfennu. Bydd rhannu’r rhagdybiaethau â rhanddeiliaid yn gynnar hefyd yn eu galluogi i gael eu profi gan eraill am eu cadernid cyn i’r gwaith cynllunio manwl gael ei gwblhau a bydd yn helpu i fagu hyder yn eich cynlluniau. 

Dylai eich cynlluniau gynnwys rhagdybiaethau sy’n ymwneud â disgwyliadau ar gyfer y canlynol:

• y nifer sy’n pleidleisio ar ddiwrnod yr etholiad
• nifer y pleidleiswyr drwy’r post
• nifer yr ymgeiswyr 
• argaeledd staff
• cyflymder a gallu'r staff
• amserlen ar gyfer cwblhau pob proses

Dylid adolygu’r holl gynlluniau a rhagdybiaethau yn rheolaidd, ac yn enwedig ar adegau allweddol o’r broses fel cau enwebiadau, lle all risgiau newid yn dibynnu ar gyd-destun yr etholiad, ac a allai effeithio ar eich rhagdybiaethau cynllunio. Bydd hyn yn helpu i hysbysu asesiad realistig ynghylch a fyddwch yn gallu cyflawni’r cynllun cyffredinol, ac a fydd angen rhoi cynlluniau wrth gefn ar waith a pha bryd. 

Ym mhob achos, dylai eich cynllun fod yn ddigon hyblyg i’ch galluogi i ymateb os bydd unrhyw un o’ch rhagdybiaethau yn newid, gan gynnwys pa gamau wrth gefn y byddwch yn eu cymryd dan amgylchiadau o’r fath, a dylech gyfathrebu â rhanddeiliaid drwy gydol eich proses gynllunio a bod yn barod i egluro’r rhesymau dros y penderfyniadau rydych yn eu gwneud. Ar gyfer penderfyniadau allweddol, dylech roi eich rhesymau i randdeiliaid yn ysgrifenedig.

Y nifer a bleidleisiodd

Mae nifer y pleidleiswyr a ddisgwylir yn ffactor hollbwysig wrth benderfynu ar eich cynlluniau a deall pa adnoddau fydd eu hangen ar gyfer y rhan fwyaf o brosesau, yn enwedig ar gyfer gorsafoedd pleidleisio a’r dilysu a’r cyfrif. Dylech benderfynu beth fydd y nifer a fydd yn debygol o bleidleisio - gan ystyried y potensial ar gyfer ymgysylltu a diddordeb hwyr yn yr etholiadau, pan fydd y cwmpas ar gyfer addasu cynlluniau yn gyfyngedig.

Dylai eich amcangyfrif o’r nifer sy’n pleidleisio fod yn seiliedig ar y dybiaeth, yn y fan leiaf, na fydd nifer y pleidleiswyr yn is na’r nifer a bleidleisiodd yn yr etholiadau diwethaf. 

Dylech ystyried effaith y newidiadau i'r broses o wneud cais am bleidlais bost ac effaith hyn ar nifer tybiedig y pleidleisiau post. 

Dylech hefyd ystyried patrymau cyfraddau pleidleisiau post mewn unrhyw etholiadau blaenorol ac unrhyw beth a allai effeithio ar hyn. Er enghraifft, gallai dadleuon rhwng Arweinwyr ar y teledu achosi ton o bobl yn cofrestru a cheisiadau pleidleisio absennol yn hwyr, yn ogystal â chael effaith ar y patrwm traddodiadol o ba bryd mae pleidleisiau post yn cael eu dychwelyd, a chael effaith ar y nifer sy'n pleidleisio.

Mae bob amser yn fwy diogel bod yn ofalus mewn perthynas â’r nifer sy’n pleidleisio gan fod datblygiadau cenedlaethol a lleol yn gallu arwain at newidiadau cyflym yn y nifer sy’n pleidleisio.

Bydd yr adnoddau sydd gennych i gynnal y prosesau hyn, gan gynnwys nifer y staff a maint y lleoliad, hefyd yn ystyriaeth berthnasol i’ch gwaith cynllunio. 

Nifer y pleidiau a/neu ymgeiswyr

Bydd nifer y pleidiau a/neu ymgeiswyr sy’n sefyll mewn etholiad hefyd yn effeithio ar eich ystyriaethau cynllunio. Er enghraifft, gallai nifer fawr o bleidiau a/neu ymgeiswyr unigol sy’n sefyll mewn etholiad olygu: 

• bydd y papurau pleidleisio yn fawr ac efallai y bydd staff a phleidleiswyr yn eu trin yn fwy araf
• y gall fod angen dyfais bleidleisio gyffyrddadwy hirach er mwyn gwneud lle i'r papur pleidleisio hirach
• bydd angen mwy o le ar gyfer y papurau pleidleisio mawr
• efallai y bydd y broses gyfrif ar gyfer gwahanu’r pleidleisiau i fwndeli ar gyfer pleidiau a/neu ymgeiswyr penodol yn fwy araf ac yn cymryd mwy o le
• efallai y bydd angen mwy o le i ymgeiswyr ac asiantiaid yn y lleoliadau

Er mwyn sefydlu’r nifer tebygol o bleidiau a/neu ymgeiswyr unigol, dylech:

• gysylltu'n gynnar â’r pleidiau gwleidyddol
• monitro mynegiannau o ddiddordeb
• monitro ceisiadau am becynnau enwebu

Yna gellir ystyried yr wybodaeth hon wrth wneud penderfyniadau ynghylch lleoliadau, gosodiad y cyfrif, yr offer angenrheidiol a’r gofynion staffio i sicrhau bod yr etholiad yn cael ei gynnal yn ddiogel.

Dylech adolygu eich rhagdybiaethau cynllunio unwaith y byddwch yn gwybod manylion yr holl ymgeiswyr sy’n sefyll yn eich ardal, i sicrhau eu bod yn dal yn addas neu os oes angen gwneud unrhyw newidiadau i sicrhau bod y diwrnod pleidleisio a’r cyfrif yn cael eu cynnal yn ddidrafferth, yn ddiogel ac yn effeithlon. 

Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ynghylch ystyriaethau diogelwch mewn digwyddiadau etholiadol. 

Staffio ac amseru

Dylech edrych ar nifer y staff a’r prosesau a ddefnyddiwyd mewn etholiadau blaenorol a nifer y papurau pleidleisio a broseswyd. Yna gellir defnyddio gwerthusiad o’r prosesau a’r cymarebau staffio, a phryd y cwblhawyd gwahanol gamau proses yr etholiad, i fod yn sail i benderfyniadau ar gyfer yr etholiadau hyn.

Dylech rannu’r manylion a’r amseroedd hyn â rhanddeiliaid ynghyd â’r rhagdybiaethau sy’n sail iddynt. 

Efallai y bydd gan rai rhanddeiliaid ddisgwyliadau ynghylch pa mor gyflym y gellir cwblhau’r prosesau, nad oes modd eu cyflawni’n ymarferol, a gall hyn arwain at densiwn a rhwystredigaeth. Er mwyn rheoli disgwyliadau, dylech egluro’n eithaf manwl y prosesau dan sylw a pha mor hir y mae pob cam yn debygol o’i gymryd. Am ragor o wybodaeth, darllenwch ein canllawiau ynghylch darparu gwybodaeth ynghylch prosesau etholiadol allweddol.  

Dylai eich cynllun prosiect gynnwys nodi gofynion staffio, gan gynnwys unrhyw drefniadau recriwtio angenrheidiol. Mae’n hanfodol eich bod yn nodi’r staff y bydd eu hangen arnoch a'ch bod yn gwneud y gwaith penodi angenrheidiol cyn gynted â phosibl.

Dylech ofyn am gyngor gan adran adnoddau dynol eich cyngor yn ôl yr angen i sicrhau bod y dulliau a ddefnyddir i ganfod, recriwtio, cyflogi a thalu staff yn gadarn ac yn cydymffurfio â’r holl ofynion cyfreithiol.

Yn dilyn asesiad o berfformiad staff a ddefnyddiwyd mewn digwyddiadau etholiadol blaenorol, efallai yr hoffech gysylltu â staff a ddefnyddiwyd yn flaenorol yn gynnar yn y broses gynllunio i weld a ydynt ar gael. 

Dylech sicrhau bod pob aelod o staff sy'n ymwneud â phleidleiswyr, gan gynnwys staff sy'n cefnogi gwasanaethau etholiado, wedi'u hyfforddi'n ddigonol i gyflawni eu rôl/rolau a'u bod wedi cael hyfforddiant ymwybyddiaeth hygyrchedd, i'w helpu i wella eu dealltwriaeth o anghenion pleidleiswyr anabl a phwysigrwydd cyfathrebu clir.

Mae ein canllawiau ynghylch sicrhau bod y rheini sy'n gweithio ar y bleidlais yn ymwybodol o anghenion hygyrchedd yn cynnig rhagor o wybodaeth.

Dylech sefydlu tîm prosiect i’ch cefnogi i gyflawni eich swyddogaethau ac i gynnal etholiad yn dda. Yn ogystal â chi eich hun, dylai eich tîm prosiect gynnwys unrhyw ddirprwyon penodedig o'ch awdurdod lleol, staff etholiadau eraill a'r Swyddog Cofrestru Etholiadol (os nad chi yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol). 

Dylai eich tîm prosiect hefyd gynnwys unrhyw staff allweddol eraill sy’n briodol yn eich barn chi, megis:

• tîm cyfathrebu eich cyngor
• cydweithwyr Adnoddau Dynol
• cydweithwyr cyllid
• TG
• staff eich canolfan gyswllt/blaen tŷ
• staff cyfleusterau
• eich Pwynt Cyswllt Unigol lleol 

Dylech chi wneud trefniadau ar gyfer dirprwy rhag i chi fethu â gweithredu fel Swyddog Canlyniadau eich hun. Gallwch benodi dirprwyon i gyflawni eich holl ddyletswyddau neu unrhyw rai ohonynt, a gall hyn fod am gyfnod penodol neu am gyfnod amhenodol.1 Yn achos etholaeth sy'n cwmpasu mwy nag un awdurdod lleol, efallai yr hoffech gytuno a ffurfioli dirprwyo rolau a chyfrifoldebau gan y Swyddog Canlyniadau drwy benodi unrhyw Swyddogion Canlyniadau Lleol neu swyddogion o unrhyw awdurdod lleol arall yn yr etholaeth i weithredu fel Dirprwy Swyddogion Canlyniadau gyda phwerau penodol.

Dylai bod unrhyw ddirprwyon a benodir yn meddu ar y sgiliau a’r wybodaeth sy’n ofynnol i gyflawni’r swyddogaethau y neilltuwyd iddynt, megis helpu i dderbyn papurau enwebu, rheoli proses pleidleisiau post neu ddyfarnu papurau pleidleisio amheus.

Rhaid i chi gadarnhau unrhyw benodiadau yn ysgrifenedig a chynnwys manylion y swyddogaethau y mae’r dirprwy wedi’i awdurdodi i’w cyflawni ar eich rhan.2 Dylai’r derbyniad fod yn ysgrifenedig hefyd. 

Yn yr un modd â’r Swyddog Canlyniadau, mae’r Dirprwy hefyd yn atebol am dorri dyletswydd swyddogol.3

Os nad chi hefyd yw’r Swyddog Cofrestru Etholiadol, bydd angen i chi weithio'n agos â’r swyddog i gael y data cofrestru a phleidleisio absennol perthnasol. 

Dylech sicrhau bod diogelu data yn cael ei ystyried a bod unrhyw ddata sy’n cael ei drosglwyddo yn ddiogel. 

Os oes angen cyfnewid data yn electronig, dylech gytuno ar yr amseroedd ar gyfer cyfnewid data a sicrhau bod prawf o’r broses yn cael ei gynnal cyn y trosglwyddiad cyntaf a drefnwyd. 

Bydd yna ddiweddariadau i’r data ar sawl adeg yn ystod amserlen yr etholiad, gan ei bod hi’n ofynnol i’r Swyddog Cofrestru Etholiadol gyhoeddi dau hysbysiad addasu etholiad dros dro yn ogystal â'r hysbysiad addasu etholiad terfynol.1 Rydym wedi cyhoeddi amserlen yn cynnwys y dyddiadau sy'n ymwneud â chyhoeddi'r hysbysiadau hyn. 

Ceir amserlen yr etholiad ar gyfer etholiadau'r Senedd sydd heb eu trefnu yn adran gynllunio ein tudalen adnoddau.

Bydd angen i chi benodi staff i’ch helpu i ymgymryd â’r gwahanol brosesau etholiadol. Dylech nodi gofynion staffio a rhoi prosesau ar waith ar gyfer recriwtio’r staff angenrheidiol.

Dylech nodi gofynion staffio ar gyfer anfon pleidleisiau post a sesiynau agor pleidleisiau post. Efallai y bydd angen y staff canlynol: 

• staff goruchwylio sydd wedi’u hyfforddi’n arbennig
• staff gweinyddol
• staff TG

Rhaid i chi beidio â phenodi unrhyw un sydd wedi cael ei gyflogi gan neu ar ran ymgeisydd unigol neu blaid wleidyddol yn yr etholiad neu ynghylch yr etholiad.1

Dylech chi gadw mewn cof y pwysau amser y gall y gwaith o gyflenwi ac agor pleidleisiau post ei roi ar staff craidd wrth i chi ystyried eich anghenion o ran staffio. 

Staffio ar gyfer anfon pleidleisiau post

Bydd angen nifer o sesiynau ychwanegol ar gyfer anfon pleidleisiau post yn y cyfnod cyn y diwrnod pleidleisio i nodi’r rheini sydd wedi gwneud cais ar gyfer pleidlais bost ac i gofrestru cyn y dyddiad cau ar gyfer cofrestru. Bydd angen i chi ystyried sut i reoli hyn, gan sicrhau bod modd anfon pleidleisiau drwy’r post at etholwyr cyn gynted â phosibl. 

Dylech hefyd ystyried cyfanswm nifer y pleidleisiau post cyfredol a chyfanswm nifer y pleidleisiau post a ragwelir wrth benderfynu ar eich trefniadau staffio, yn ogystal â’r potensial am ymgysylltu a diddordeb hwyr yn yr etholiadau, pan fydd y cwmpas ar gyfer addasu cynlluniau yn gyfyngedig. Dylech gynllunio ar gyfer y posibilrwydd y bydd nifer uchel yn pleidleisio ond dylech dybio fan leiaf na fydd nifer y pleidleiswyr drwy’r post yn llai na nifer y pleidleiswyr post yn yr etholiad cyfatebol diwethaf. Bydd eich adolygiad o ddigwyddiadau etholiadol diweddar yn rhoi syniad i chi o ba mor gadarn oedd eich rhagdybiaethau staffio blaenorol.

Efallai y bydd angen i chi ddiwygio’r asesiad hwn ar ôl i chi gael y rhestrau terfynol o bleidleiswyr post gan y Swyddog Cofrestru Etholiadol. Dylech gynnwys digon o hyblygrwydd a threfniadau wrth gefn yn eich trefniadau staffio i ddelio â chynnydd munud olaf yn nifer y pleidleiswyr post, cynnydd annisgwyl yn nifer y bobl sy’n pleidleisio, neu niferoedd amrywiol o bleidleisiau post sy’n cael eu dychwelyd ar wahanol ddiwrnodau. Er enghraifft, os oes yna ddadleuon yn cael eu darlledu ar y teledu, gall hyn gael effaith ar batrwm a nifer y cofnodion a dylai fod hyn yn rhan o’ch ystyriaethau wrth bennu’ch anghenion staffio. Mae angen i’ch trefniadau hefyd fod yn rhai sy’n golygu y gallwch chi sicrhau eich bod yn gallu rheoli’r rhai sy’n cael eu danfon i orsafoedd pleidleisio yn effeithiol ar ddiwrnod yr etholiad. 

Rheoli Contractwyr

Os byddwch yn penderfynu rhoi’r holl broses neu ran o’r broses o anfon pleidleisiau post ar gontract allanol, dylech ddynodi aelod o’r tîm prosiect i fonitro gwaith sy’n cael ei gontractio allan ac yn benodol i fynychu’r rhannau hynny o’r broses gyflenwi sydd wedi cael eu contractio allan. Dylai’r unigolyn hwn fonitro gwaith y contractwr, a ddylai gynnwys cyflawni tasgau fel:

• hapwirio i sicrhau nad yw gwaith papur y pleidleisiau post yn cynnwys unrhyw wallau
• gwirio bod y pecynnau pleidleisiau post yn cael eu rhoi at ei gilydd yn gywir
• sicrhau bod unrhyw bleidleisiau post y mae angen iddynt fynd dramor yn cael eu blaenoriaethu

Am ragor o wybodaeth, darllenwch ein canllawiau ynghylch rheoli contractwyr a chyflenwyr.

Staffio ar gyfer agor pleidleisiau post

Bydd eich penderfyniad ar sut y caiff dynodwyr personol eu dilysu, gan gynnwys faint o’r broses hon sy’n cael ei hawtomeiddio a faint ohoni y mae angen ei gwneud â llaw, yn effeithio ar nifer y staff y bydd eu hangen arnoch ar gyfer agor pleidleisiau post a ddychwelir. Rhaid i chi gael trefniadau ar waith i allu gwirio 100% o ddynodwyr pleidleisiau post.2

Rhaid i chi benodi a thalu Swyddog Llywyddu a chynifer o Glercod Pleidleisio ag sydd eu hangen i staffio pob gorsaf bleidleisio.1 Rhaid i chi beidio â phenodi unrhyw un sydd wedi cael ei gyflogi gan neu ar ran ymgeisydd unigol neu blaid wleidyddol gofrestredig yn yr etholiad neu ynghylch yr etholiad.2

Er mwyn bodloni eich rhwymedigaethau o ran y Gymraeg, dylech sicrhau bod pleidleiswyr sy’n mynd i orsaf bleidleisio yn gallu cael cyfarwyddiadau ac unrhyw gymorth yn Gymraeg ac yn Saesneg. 

Mae rhai cyfrifoldebau na all Clerc Pleidleisio eu cyflawni, fel rhoi gorchymyn i rywun adael yr orsaf bleidleisio. Mae gennych chi’r hyblygrwydd i ddefnyddio’r Clercod Pleidleisio rydych chi’n eu cyflogi i gyflawni unrhyw swyddogaethau a chyfrifoldebau eraill sydd eu hangen i sicrhau bod pleidleisio mewn gorsafoedd pleidleisio yn digwydd yn effeithiol, gan gynnwys: 

• y broses bleidleisio – gwirio’r gofrestr, marcio’r gofrestr, llenwi’r rhestrau rhifau cyfatebol a gwaith papur statudol arall ac ati.
• rheoli llif yr etholwyr a sicrhau cyfrinachedd y bleidlais 
• darparu gwybodaeth a chymorth ychwanegol i etholwyr, gan gynnwys: 
  • ateb cwestiynau ynghylch y broses
  • darparu gwybodaeth ynghylch y cyfarwyddiadau ar gyfer pleidleisio
  • darparu cyngor a chymorth i gefnogi hygyrchedd y bleidlais

Wrth benderfynu ar ddyraniad etholwyr a staff i orsafoedd pleidleisio, bydd ystyried ein canllawiau ar y lefelau staffio sylfaenol a argymhellir ar gyfer gorsafoedd pleidleisio a sut ellid lleoli staff mewn gwahanol sefyllfaoedd, yn helpu i sicrhau bod pleidleiswyr yn gallu cael gwasanaeth o ansawdd dda. 

Eich lle chi yw ystyried pob gorsaf bleidleisio yn unigol a gwneud penderfyniadau ynghylch dyrannu staff ac etholwyr yn unol â hynny.

Rydym yn argymell y cymarebau canlynol wrth ddyrannu etholwyr a staff i orsafoedd pleidleisio:

• ni ddylai bod gan orsaf bleidleisio dros 2,500 o etholwyr wedi'u dyrannu iddi
• yn ogystal â Swyddog Llywyddu, dylai fod yna un Clerc Pleidleisio ar gyfer gorsafoedd pleidleisio sydd â hyd at 750 o etholwyr 
• dylid penodi un Clerc Pleidleisio yn ychwanegol ar gyfer gorsafoedd pleidleisio sydd â hyd at 1,500 o etholwyr
• dylid penodi un Clerc Pleidleisio yn ychwanegol eto ar gyfer gorsafoedd pleidleisio sydd â hyd at yr uchafswm o 2,500 o etholwyr

Arweiniad yn unig yw’r cymarebau hyn; nid ydynt yn orfodol. Dylech hefyd gadw mewn cof unrhyw gyfarwyddiadau neu argymhellion gan y Bwrdd Rheoli Etholiadol. 

Wrth wneud penderfyniadau ynghylch dyrannu etholwyr a staff i orsafoedd pleidleisio, dylech ystyried yn llawn amgylchiadau penodol pob gorsaf bleidleisio ac anghenion eich etholwyr yn gyffredinol, a dogfennu’r rhesymeg wrth wraidd y penderfyniadau a wnewch. 

Dylech ystyried y canlynol fan leiaf: 

• nifer tebygol y pleidleiswyr sy’n pleidleisio am y tro cyntaf mewn etholiad y Senedd, gan gynnwys pobl ifanc 16 ac 17 oed a dinasyddion tramor sy’n gymwys, a all fod angen eglurhad o’r broses bleidleisio
• unrhyw amgylchiadau lleol penodol fel cynnydd yn y boblogaeth (er enghraifft, oherwydd unrhyw ddatblygiadau tai newydd ers eich adolygiad diwethaf o orsafoedd pleidleisio) a thueddiadau demograffig 
• nifer y pleidleiswyr post
• y potensial am ymgysylltu hwyr, gan gynnwys unrhyw broblemau lleol neu genedlaethol a all effeithio ar y nifer sy’n pleidleisio a diddordeb yn yr etholiad – dylech gymryd yn ganiataol na fydd y nifer sy’n pleidleisio yn llai na’r etholiadau cyfatebol diwethaf
• gwasgariad pleidleiswyr yn ystod y dydd – er enghraifft, os bydd tueddiadau diweddar yn dangos bod nifer fawr o bleidleiswyr yn dod i’r orsaf yn y bore, gwnewch yn siŵr bod eich cymarebau staffio yn caniatáu ar gyfer hyn, a bydd yn atal ciwiau mawr
• cymorth ychwanegol y gall fod ei angen ar etholwyr i ddeall unrhyw newidiadau diweddar i’r broses etholiadol
• sut fydd y pleidleiswyr yn symud drwy'r broses bleidleisio o gyrraedd i adael yr orsaf bleidleisio, gan ystyried maint a gosodiad yr orsaf bleidleisio

Nid yw’r rhestr hon yn gynhwysfawr, a dylech hefyd ystyried unrhyw ffactorau eraill sy’n briodol yn eich barn chi. 

Mae ein canllawiau hygyrchedd yn cynnwys ffactorau ychwanegol i’w hystyried wrth gynllunio eich lefelau staffio yn yr orsaf bleidleisio. Dylid gwneud pob penderfyniad fesul achos ac nid ar gyfer yr etholaeth yn ei chyfanrwydd.

Yn ogystal â chadw cofnod o’r penderfyniadau a wnaed, dylech gynnal cynllun sy’n sicrhau eich bod yn gallu ymateb i unrhyw broblemau, er enghraifft, delio â chiw mewn un neu fwy o orsafoedd pleidleisio yn eich ardal ar adegau arbennig o brysur fel y rhuthr traddodiadol ar ôl gwaith, neu yn y cyfnod cyn diwedd y cyfnod pleidleisio am 10pm. Rhaid rhoi papur pleidleisio i bleidleiswyr sy’n aros mewn ciw yn eu gorsaf bleidleisio am 10pm.1

Arolygwyr gorsafoedd pleidleisio

Yn ogystal â gwneud penderfyniadau ynghylch nifer y staff y bydd eu hangen arnoch mewn gorsafoedd pleidleisio, dylech hefyd sicrhau bod gennych ddigon o arolygwyr gorsafoedd pleidleisio i gefnogi’r broses o gynnal yr etholiad yn eich ardal. Wrth wneud eich penderfyniad, dylech ystyried ffactorau fel eich daearyddiaeth leol a phrofiad staff gorsafoedd pleidleisio ym mhob man bleidleisio. 

Ceir rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau penodi arolygwyr gorsafoedd pleidleisio.

Enghreifftiau o drefnu staff mewn gorsaf bleidleisio

Mae gwahanol opsiynau ar gael i chi ar gyfer defnyddio staff mewn gorsafoedd pleidleisio. Dylai eich cynlluniau fod yn ddigon hyblyg i’ch galluogi i drefnu staff i ymateb i faterion neu anghenion penodol a allai godi drwy gydol y diwrnod pleidleisio.

Dyma rai enghreifftiau:

• os oes gennych un Swyddog Llywyddu a dau aelod ychwanegol o staff wedi’u neilltuo i orsaf bleidleisio, dylai’r tri aelod o staff gael eu hyfforddi i fod yn rhan o’r broses gyflenwi. Wrth i ddau aelod o staff gynnal y broses gyflenwi, gallai’r llall weithredu fel swyddog gwybodaeth i roi cyngor a chymorth i bleidleiswyr yn ôl yr angen
• os yw'r man bleidleisio yn cynnwys mwy nag un orsaf bleidleisio, gellid defnyddio aelod arall o staff fel swyddog gwybodaeth sy'n cwmpasu pob un o'r gorsafoedd pleidleisio ac i helpu i gyfeirio pleidleiswyr i'r orsaf bleidleisio gywir a darparu cyngor a chymorth yn ôl yr angen
• gellid defnyddio staff o un orsaf bleidleisio yn y man bleidleisio hefyd i gynorthwyo staff mewn gorsaf bleidleisio arall yn yr adeilad hwnnw os oes angen, er enghraifft o ganlyniad i nifer uchel o bleidleiswyr yn mynychu un o’r gorsafoedd ar adeg benodol pan fo’r orsaf arall yn dawel.

Efallai y byddwch hefyd yn ystyried penodi tîm staff gorsaf bleidleisio wrth gefn i’w defnyddio’n hyblyg yn ôl yr angen, fel ar adegau prysur neu yn y cyfnod cyn diwedd y pleidleisio, neu i ymateb i faterion penodol a allai godi drwy gydol y diwrnod pleidleisio. Er enghraifft, gallech leoli staff ychwanegol yn y man bleidleisio fwyaf/prysuraf sydd gennych mewn ardal a’u trosglwyddo i orsafoedd eraill yn yr ardal pan fo angen.

Os nad yw’n hawdd cyrraedd rhannau o’r etholaeth, efallai y byddai’n ddefnyddiol i chi gael timau yng ngwahanol rannau o’r ardal.  

Bydd angen i chi hefyd feddwl am sut i hyfforddi staff er mwyn i chi allu eu defnyddio’n hyblyg ar ddiwrnod yr etholiad. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ynghylch hyfforddi swyddogion llywyddu, clercod pleidleisio ac arolygwyr gorsafoedd pleidleisio.

Mae arolygwyr gorsafoedd pleidleisio yn chwarae rhan bwysig yn y gwaith o reoli’r pleidleisio yn effeithiol. Maent yn darparu cyswllt cyfathrebu hanfodol rhyngoch chi a staff eich gorsaf bleidleisio, gan gynnwys ymdrin ag ymholiadau a phroblemau sy’n codi mewn gorsafoedd pleidleisio ar y diwrnod pleidleisio. 

Dylech benodi arolygwyr gorsafoedd pleidleisio i ymweld â gorsafoedd pleidleisio a’u harolygu ar eich rhan ar ddiwrnod yr etholiad. Wrth benderfynu ar ddyraniad arolygwyr gorsafoedd pleidleisio i fannau pleidleisio, dylech ystyried:

• daearyddiaeth yr ardal a'r pellter teithio rhwng y mannau pleidleisio
• nifer y gorsafoedd pleidleisio ym mhob man bleidleisio
• profiad staff y gorsafoedd pleidleisio ym mhob gorsaf bleidleisio
• lefelau pleidleiswyr disgwyliedig ac unrhyw amgylchiadau lleol penodol
• nifer yr ymweliadau y bydd disgwyl i arolygwyr gorsafoedd pleidleisio eu gwneud â phob gorsaf bleidleisio yn ystod y dydd

Dyletswyddau arolygwyr gorsafoedd pleidleisio

Dylai arolygwyr gorsafoedd pleidleisio sicrhau bod pob un o’u gorsafoedd pleidleisio dynodedig:

• wedi'u gosod yn briodol mewn ffordd sy'n ystyried anghenion pleidleiswyr ac yn cyfrannu at sicrhau bod yr orsaf bleidleisio yn rhedeg yn esmwyth
• yn cynnwys yr holl gyfarpar ac yn hygyrch i bob pleidleisiwr
• yn bodloni eich disgwyliadau o ran gwasanaeth i bleidleiswyr

Dylai’r arolygydd gorsafoedd pleidleisio weithio gyda’r Swyddogion Llywyddu a staff eraill yr orsaf bleidleisio i ganfod unrhyw broblemau sy’n codi drwy gydol y diwrnod pleidleisio ac ar ddiwedd y pleidleisio, ac ymdrin â nhw, a dylai uwchgyfeirio unrhyw broblemau i chi fel sy'n briodol. 

Dylai bod gennych chi broses ar waith i’r Swyddog Cofrestru Etholiadol gyfathrebu unrhyw addasiadau i’r gofrestr a cheisiadau dirprwy brys. Dylech chi hysbysu arolygwyr gorsafoedd pleidleisio o’u rôl yn hyn o beth, os oes ganddynt rôl o gwbl.

I ddechrau, dylai arolygwyr gorsafoedd pleidleisio geisio ymweld â’u holl orsafoedd pleidleisio dynodedig cyn gynted â phosibl er mwyn gallu eich sicrhau bod pob gorsaf wedi agor yn brydlon a’u bod yn gweithredu’n effeithiol. 

Gallai’r ymweliadau cychwynnol hyn gael eu rhagflaenu gan ohebiaeth ar wahân a anfonir gan y Swyddogion Llywyddu at eu harolygwyr gorsafoedd pleidleisio, cyn agor y bleidlais. Er enghraifft, gellid rhoi gwybod i arolygwyr gorsafoedd pleidleisio drwy neges destun a yw'r orsaf bleidleisio wedi’i gosod ac yn barod i’w hagor, ac a oes unrhyw broblemau. Dylai bod hyn yn helpu'r arolygydd gorsafoedd pleidleisio i flaenoriaethu ei ymweliadau.

Gellir defnyddio ymweliadau dilynol drwy gydol y dydd at amrywiaeth o ddibenion, gan gynnwys:

• casglu pleidleisiau post
• ateb unrhyw gwestiynau sydd gan staff gorsafoedd pleidleisio
• gwirio bod pob hysbysiad yn parhau i gael eu dangos yn briodol
• danfon unrhyw offer sydd ar goll neu offer ychwanegol sydd ei angen

Cyfarwyddiadau ar gyfer arolygwyr gorsafoedd pleidleisio

Dylech roi cyfarwyddiadau clir i arolygwyr gorsafoedd pleidleisio am eu rôl a rhestr wirio o dasgau y dylent eu cyflawni a’u cwblhau yn ystod eu hymweliadau â gorsafoedd pleidleisio. Mae’r rhestr wirio hon hefyd yn cynnwys rhestr o’r hyn y dylai pob arolygydd gorsafoedd pleidleisio ei gael cyn y diwrnod pleidleisio. 

Gellir defnyddio rhestrau gwirio wedi’u llenwi hefyd fel sail i werthusiad o addasrwydd gorsafoedd pleidleisio fel rhan o’r broses adolygu ar ôl yr etholiad. Mae copi o’r rhestr wirio i’w hargraffu a’i defnyddio yn ein hadran cynllunio adnoddau’r etholiad. 

Dylech baratoi rhestr o staff y gallwch gysylltu â nhw a all gamu i rôl pe na bai unigolyn ar gael – er enghraifft, oherwydd salwch. Dylai’r rhestr gynnwys staff a fyddai’n gallu gweithio ar fyr rybudd.

Er nad yw penodi staff wrth gefn bob amser yn ymarferol nac yn ddichonadwy o fewn eich cyllideb, dylech allu defnyddio staff yn hyblyg ar ddiwrnod yr etholiad i ymateb i faterion penodol a allai godi. 

Efallai y byddwch hefyd yn dymuno cylchdroi staff a benodir yn eich gorsaf bleidleisio i ymgymryd â rolau gwahanol yn ystod y dydd.

Gallech ystyried penodi Clercod Pleidleisio rhan amser i ddarparu cymorth yn ystod oriau prysuraf disgwyliedig yr etholiad neu yn y cyfnod cyn 10pm. Efallai y byddwch hefyd yn ystyried penodi tîm staff gorsaf bleidleisio wrth gefn i’w defnyddio yn ystod adegau prysur mewn gorsafoedd pleidleisio penodol neu i ymateb i faterion penodol a allai godi drwy gydol y diwrnod pleidleisio neu wrth gau’r pleidleisio. Os nad yw’n hawdd cyrraedd rhannau o’r etholaeth, efallai y byddai’n ddefnyddiol i chi gael timau mewn gwahanol rannau o’r etholaeth. 

Er mwyn gallu lleoli staff yn hyblyg ar y diwrnod pleidleisio, bydd angen i chi hyfforddi staff yn briodol.  Dylech hyfforddi Clercod Pleidleisio a Swyddogion Llywyddu mewn ffordd sy’n sicrhau bod gan y naill a’r llall y wybodaeth dechnegol i gyflawni rolau ei gilydd os oes angen ac i’r graddau y mae’r gyfraith yn caniatáu hynny.

Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ynghylch hyfforddi swyddogion llywyddu, clercod pleidleisio ac arolygwyr gorsafoedd pleidleisio. 

Dylai arolygwyr gorsafoedd pleidleisio gael yr un hyfforddiant â staff gorsafoedd pleidleisio er mwyn iddynt allu cael eu defnyddio’n hyblyg a chyflawni dyletswyddau gorsaf bleidleisio os oes angen. Dylech hefyd ddarparu briff ychwanegol ar gyfer arolygwyr gorsafoedd pleidleisio, sy’n ymdrin ag eitemau sy’n benodol i’w rôl.

Er mwyn sicrhau bod pleidleiswyr yn gallu bod yn hyderus y bydd eu pleidlais yn cael ei chyfrif yn y ffordd a fwriadwyd ganddynt, bydd angen i chi roi adnoddau staff priodol ar waith i sicrhau bod y dilysu a’r cyfrif yn amserol. Efallai y bydd gan eich penderfyniad ynghylch pa bryd i ddechrau dilysu gael oblygiadau ar staffio, a bydd angen i chi gynllunio yn unol â hynny. 

Dylech nodi staff cymorth a sicrhau eu bod ar gael i gynorthwyo gydag unrhyw ymholiadau gan y cyhoedd yn y cyfnod cyn yr etholiad. Efallai y bydd cyfleoedd i ddefnyddio staff cymorth presennol eich awdurdod lleol i gyflawni’r rôl hon.

Dylai’r staff cymorth yr ydych yn eu defnyddio gael eu hyfforddi i ddeall bod amrywiol rwystrau y gall etholwyr anabl eu hwynebu wrth gael gafael ar wybodaeth neu bleidleisio mewn gorsaf bleidleisio. Gall pleidleiswyr anabl gysylltu â chi i nodi maes penodol y mae angen cymorth arnynt yn yr orsaf bleidleisio. Mae yna ragor o wybodaeth ynghylch deall rhwystrau rhag pleidleisio yn ein canllawiau.

Dylech sefydlu cynllun hyfforddi yn gynnar yn eich cynlluniau ar gyfer yr etholiad sy’n nodi anghenion hyfforddi staff parhaol a staff dros dro o ran cyflawni eu rolau.

Mae angen i bob aelod o’r tîm, boed yn barhaol neu dros dro, ddeall ei rôl benodol ac unrhyw rwymedigaethau statudol sy’n gysylltiedig â’r gwaith mae’n ei wneud. Dylai’r holl staff dderbyn hyfforddiant ar y gofynion a’r cyfrifoldebau deddfwriaethol sy’n berthnasol i’w rôl, yn ogystal â hyfforddiant ar ddeall anghenion hygyrchedd gan sicrhau mynediad cyfartal a gofal cwsmer da.

Dylai eich cynllun hefyd gynnwys sut fyddwch yn gwerthuso’r sesiynau hyfforddi a’r deunyddiau a ddefnyddir er mwyn cyfrannu at gynllunio yn y dyfodol. Os oes gennych staff hyfforddi a datblygu yn eich awdurdod lleol, efallai y gallant eich helpu gyda'r broses hon.

Hyfforddiant diogelu data

Er y bydd yr hyfforddiant rydych chi’n ei gynnig i bob aelod o’r tîm wedi’i deilwra i’w rôl benodol, dylai bod pawb sy’n ymdrin â data personol yn ymwybodol o’r gofynion cyfreithiol ar gyfer trin data personol yn unol â deddfwriaeth diogelu data, a chael eu hyfforddi i wneud hynny. 

Dylech drafod eich cynlluniau ar gyfer hyfforddiant diogelu data gyda Swyddog Diogelu Data eich cyngor. Bydd hyfforddiant diogelu data yn eich helpu i wreiddio egwyddorion diogelu data yn eich gwaith a dangos eich bod yn cydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data. 

Dylech roi hyfforddiant i'r holl staff sy’n anfon ac yn agor pleidleisiau post ar y prosesau sydd ynghlwm â phob cam. Gellir darparu’r hyfforddiant hwn yn syth cyn dechrau’r broses o anfon neu agor pleidleisiau post, ond dylech roi nodiadau cyfarwyddyd iddynt ymlaen llaw. 

Fodd bynnag, dylech ystyried hyfforddi staff goruchwylio ddiwrnod neu ddau cyn y sesiwn anfon neu agor fel eu bod yn gwbl ymwybodol o’u dyletswyddau a’r hyn a ddisgwylir ganddynt. 

Dylai’r hyfforddiant gynnwys:

• cynnal yr archwiliadau sicrhau ansawdd gofynnol, p’un ai a ydych chi’n anfon pleidleisiau post yn fewnol neu’n defnyddio contractwr allanol
• sicrhau bod y gweithdrefnau agor a’r broses ddilysu yn cael eu dilyn yn gywir a bod trywydd archwilio’n cael ei gynnal.

Dylech ddarparu copi o ganllawiau ar wirio llofnodion y Comisiwn a’r Gwasanaeth Gwyddor Fforensig i unrhyw un a fydd yn ymgymryd â’r gwaith o ddilysu dynodwyr pleidleisiau post ac sydd wedi’i ddirprwyo â'r awdurdod gennych chi i wneud penderfyniadau ar ddatganiadau pleidleisiau post, a’i gyfarwyddo i’w dilyn. 

Gallwch ddod o hyd i ganllawiau’r Gwasanaeth Gwyddor Fforensig ar wirio llofnodion yn adran pleidleisio absennol ein tudalen adnoddau.

Dylech hefyd ystyried a allai unrhyw hyfforddiant ychwanegol fod yn briodol i unrhyw un sy’n ymgymryd â’r rôl hon. Dylech sicrhau bod staff yn cael eu hyfforddi’n briodol i sicrhau bod unrhyw ddata personol yn cael ei drin yn unol â deddfwriaeth diogelu data.

Swyddogion Llywyddu, Clercod Pleidleisio a staff rheng flaen eraill yn aml yw’r unig aelodau o’ch staff y bydd pleidleiswyr yn cwrdd â nhw’n bersonol. Mae’n hanfodol bod y staff hyn yn cael eu hyfforddi i ddeall eu rôl ac i gyflawni eu dyletswyddau’n broffesiynol ac yn effeithiol, a’u bod yn gallu darparu gofal o safon uchel i gwsmeriaid. 

Rhaid i’r staff hyn allu cyfathrebu’n dda gyda phleidleiswyr. Er mwyn sicrhau bod staff yn deall y rhwystrau y mae rhai pobl anabl yn eu hwynebu wrth bleidleisio, dylid rhoi sylw i faterion hygyrchedd yn yr hyfforddiant. 

Dylech roi copi o lawlyfr y Comisiwn i staff gorsafoedd pleidleisio a chanllawiau cyflym ar orsafoedd pleidleisio i staff gorsafoedd pleidleisio arolygwyr gorsafoedd pleidleisio, a’u cyfarwyddo i ddarllen y ddau cyn y diwrnod pleidleisio a dod â’u copïau gyda nhw ar y diwrnod pleidleisio ei hun.

Gallwch ddod o hyd i’r llawlyfr gorsafoedd pleidleisio a chanllaw cyflym gorsafoedd pleidleisio yn adran gynllunio ein tudalen adnoddau.

Dylech roi copïau sbâr o’r llawlyfr a’r canllawiau cyflym i arolygwyr gorsafoedd pleidleisio fel y gallant eu darparu i staff gorsafoedd pleidleisio os byddant yn anghofio dod â’u copïau gyda nhw ar y diwrnod pleidleisio.

Dylai fod yn ofynnol i holl staff gorsafoedd pleidleisio fynychu sesiwn hyfforddi. Dylai'r sesiwn hyfforddiant fynd i'r afael â’r canlynol:

• y tasgau i’w cyflawni cyn y diwrnod pleidleisio
• gosod a pharatoi gorsafoedd pleidleisio
• pwy sy’n cael mynychu gorsaf bleidleisio
• y gweithdrefnau i’w dilyn ar y diwrnod pleidleisio – yn cynnwys y defnydd o lechi pe defnyddir nhw
• yr angen i staff gorsafoedd pleidleisio ganolbwyntio ar y cwsmer a chynnig cymorth i bob pleidleisiwr, gan gynnwys bod yn ymwybodol o anghenion hygyrchedd pleidleiswyr anabl
• darpariaeth i bleidleiswyr gael gwasanaeth cyfartal yn Gymraeg a Saesneg
• diogelwch offer swyddfa etholiad, gan gynnwys pleidleisiau post a ddychwelwyd
• pwysigrwydd trin data personol yn unol â deddfwriaeth diogelu data
• y gweithdrefnau i’w dilyn wrth i'r pleidleisio ddod i ben
• problemau iechyd a diogelwch

Dylech sicrhau bod holl staff gorsafoedd pleidleisio yn ymgymryd â'r hyfforddiant hwn ac yn ei gwblhau.

Dylech ddarparu rhifau cyswllt i staff gorsafoedd pleidleisio ac arolygwyr gorsafoedd pleidleisio i’w defnyddio os bydd unrhyw broblemau. Yn ogystal â rhifau ar gyfer y swyddfa etholiadau, dylai hyn gynnwys rhif cyswllt ar gyfer yr heddlu.

Gall hyfforddi’r holl staff, gan gynnwys arolygwyr gorsafoedd pleidleisio, ar y rolau a’r cyfrifoldebau sy’n gysylltiedig â gweithio yn yr orsaf bleidleisio helpu i ddarparu staff wrth gefn os collir staff. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ynghylch Staffio hyblyg mewn gorsafoedd pleidleisio.

Rydym wedi paratoi adnoddau i gefnogi eich hyfforddiant, gan gynnwys:  

• templed o friff ar PowerPoint ar gyfer staff gorsafoedd pleidleisio y gallwch chi ei ddiweddaru gydag unrhyw wybodaeth leol ychwanegol sy’n berthnasol yn eich barn chi
• cwis ar gyfer staff gorsafoedd pleidleisio ac ymarferion chwarae rôl a senarios y gallwch eu defnyddio fel mecanwaith ar gyfer profi ac ymgorffori dysgu
• ymarfer ar gwblhau cyfriflen y papurau pleidleisio, i ddarparu’r sylfaen ar gyfer dilysu cywir
• mae yna dempled o ganllawiau graffigol ar ddeunyddiau pacio pan fo gorsafoedd pleidleisio yn cau ar gael i chi ei addasu a’i ddarparu i staff gorsafoedd pleidleisio

Hyfforddi arolygwyr gorsafoedd pleidleisio

Dylech ddarparu briff ychwanegol ar gyfer arolygwyr gorsafoedd pleidleisio, sy’n ymdrin ag eitemau sy’n benodol i’w rôl ac i sicrhau eu bod yn ymwybodol o’r rhestr wirio ar gyfer arolygwyr gorsafoedd pleidleisio. Rydym wedi datblygu templed o restr wirio ar gyfer arolygwyr gorsafoedd pleidleisio a all fod yn ddefnyddiol i chi.

Mae yna restr wirio ar gyfer arolygwyr gorsafoedd pleidleisio yn adran gynllunio ein tudalen adnoddau.

Dylai bod eich hyfforddiant yn cyfleu bod arolygwyr gorsafoedd pleidleisio yn chwarae rôl bwysig o ran rheoli’r pleidleisio yn effeithiol a dylent allu ymdrin ag ymholiadau a phroblemau sy’n codi yn yr orsaf bleidleisio ar y diwrnod pleidleisio. Rhaid i arolygwyr gorsafoedd pleidleisio sicrhau bod yr holl orsafoedd pleidleisio sydd wedi’u dyrannu iddynt wedi’u gosod yn gywir, eu bod yn meddu ar y cyfarpar angenrheidiol a'u bod yn hygyrch i’r holl bleidleiswyr a’u bod yn gallu adnabod unrhyw broblemau sy’n codi, ac ymdrin â nhw. Er enghraifft, os oes unrhyw giwiau’n cronni, dylai arolygydd yr orsaf bleidleisio allu dod o hyd i ateb i’w lleihau.

Dylai hyfforddiant hefyd bwysleisio bod casglu pleidleisiau post yn unol â chyfarwyddyd y Swyddog Canlyniadau yn dasg y mae’n rhaid ei chyflawni’n ofalus, gan sicrhau bod pob un sy’n cael eu casglu yn cael eu cofnodi’n gywir ac yn briodol. Ni ddylid gadael y pleidleisiau post hyn mewn cerbyd wrth i arolygydd yr orsaf bleidleisio ymweld â’r gorsafoedd pleidleisio. 

Dylech roi gwybod i arolygydd yr orsaf bleidleisio y gallai fod yn rhan o gysylltu â’r swyddfa etholiadau ynghylch gwallau clerigol ar y gofrestr a cheisiadau brys drwy ddirprwy.

Dylech sicrhau bod pob arolygydd gorsaf bleidleisio yn cael yr eitemau canlynol:

• ffôn symudol (os oes angen)
• bathodyn adnabod yn dangos yn glir ei enw fel cynrychiolydd y Swyddog Canlyniadau
• label ar gyfer ffenestr flaen y car gyda manylion adnabod priodol
• map o'r ardal sy'n nodi lleoliad yr holl fannau pleidleisio a ddyrannwyd i'r arolygydd
• enwau holl staff y gorsafoedd pleidleisio a rhif cyswllt pob Swyddog Llywyddu
• rhestr manylion cysylltu’r holl ddeiliaid allweddi ar gyfer y mannau pleidleisio yn yr ardal a ddyrannwyd (gall hefyd fod yn ddefnyddiol cael rhif cyswllt saer cloeon rhag ofn y bydd clo'n methu ag agor)
• rhif cyswllt ar gyfer yr heddlu
• blwch pleidleisio gyda seliau sbâr
• blwch eitemau amrywiol gyda deunydd ysgrifennu a ffurflenni sbâr
• llawlyfrau a chanllawiau cyflym gorsafoedd pleidleisio
• copi o’r gofrestr ar gyfer pob gorsaf bleidleisio
• papurau pleidleisio sbâr (wedi’u selio a dim ond i’w defnyddio mewn argyfwng)
• waled/pecyn gyda mecanwaith selio i gasglu pleidleisiau post a ddychwelwyd, ynghyd â log ar gyfer cofnodi nifer y pleidleisiau post a dynnwyd, yr amser casglu a manylion y sawl a’u casglodd
• cyfrif papurau pleidleisio gwag sbâr
• rhestr wirio mannau/gorsafoedd pleidleisio i’w llenwi ar gyfer pob man pleidleisio
• copïau o’r Cod Ymddygiad ar gyfer rhifwyr ac unrhyw gyfarwyddiadau lleol eraill

Eich cyfrifoldeb chi yw staffio'r broses ddilysu a’r cyfrif. Dylech sicrhau bod staff yn derbyn hyfforddiant a chyfarwyddiadau priodol i’w galluogi i gyflawni eu dyletswyddau yn effeithiol ac yn unol â’r gyfraith. Dylai hyfforddiant gynnwys yr hyn y dylai staff chwilio amdano wrth archwilio papurau pleidleisio i benderfynu pa rai y dylid eu cynnwys yn y cyfrif.

Fodd bynnag, dylech ystyried briffio’r holl staff dilysu a chyfrif fel eu bod yn gwbl ymwybodol o’u dyletswyddau a’r hyn a ddisgwylir ganddynt. Dylai pob briff, o leiaf, ymdrin â’r gweithdrefnau sy’n berthnasol i’r rolau.

Gall y prosesau sy’n rhan o’r dilysu a’r cyfrif fod yn gymhleth ac efallai y gwelwch mai’r ffordd orau o hyfforddi staff uwch yw drwy baratoi sesiwn ddilysu, cyfrif a chyfrifo ‘ffug’ ar raddfa fach gydag ychydig gannoedd o bapurau pleidleisio. Bydd hyn yn rhoi cyfle i staff weithio’n gorfforol drwy’r prosesau dan sylw, gan gwblhau’r gwaith papur angenrheidiol a dyfarnu ar y papurau pleidleisio enghreifftiol. Mae angen rhywfaint o adnoddau i gyflawni hyn, ond gall fod yn werthfawr i sicrhau bod y dilysu a’r cyfrif yn rhedeg yn esmwyth ac yn brydlon ar y noson.

Cyn dechrau’r gweithdrefnau dilysu a chyfrif, dylech fynd drwy’r gweithdrefnau rydych chi’n disgwyl i bawb eu dilyn er mwyn i bawb fod yn ymwybodol o’r hyn a ddisgwylir ganddynt ar bob cam, a sut mae’r gwahanol rolau’n berthnasol i’w gilydd. 

Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ynghylch egwyddorion proses ddilysu a chyfrif effeithiol. 

Dylech nodi lleoliadau priodol ar gyfer holl weithgareddau’r etholiad cyn gynted â phosibl. 

Dylai eich cynllun prosiect gynnwys nodi lleoliadau addas ar gyfer yr holl brosesau yr ydych yn gyfrifol amdanynt.

Dylech gysylltu â rheolwyr y lleoliadau hyn yn gynnar yn y broses er mwyn rhoi gwybod iddynt am y dyddiadau perthnasol, a’r trefniadau angenrheidiol a wnaed. Bydd hyn yn amlygu pa leoliadau sydd ddim ar gael a dylai ganiatáu digon o amser i weithredu ar y wybodaeth a nodi lleoliad arall.

Wrth ddewis lleoliad(au) ar gyfer anfon ac agor pleidleisiau post, dylech ystyried y canlynol:

• gwersi a ddysgwyd o ddigwyddiadau etholiadol blaenorol
• nifer y pecynnau pleidleisio post i’w hanfon
• nifer amcangyfrifedig y pleidleisiau post a ddisgwylir
• llifoedd gwaith bwriadedig
• gofynion TG
• gofynion diogelwch a storio
• mynediad i bobl anabl, i’r lleoliadau ac oddi mewn iddynt

Dylai eich cynlluniau gynnwys:

• nifer y staff a lle maen nhw wedi’u gosod 
• y cyfarpar sydd ei angen, yn cynnwys pwyntiau trydan a chysylltu â’r rhwydwaith
• llifoedd gwaith i’w dilyn. 

Wrth fapio llifoedd gwaith, dylech ystyried ffactorau gan gynnwys unrhyw wersi a ddysgwyd o ddigwyddiadau etholiadol blaenorol a nifer y pleidleiswyr a ddisgwylir. Os bydd eich sesiwn agor pleidleisiau post olaf yn cael ei chynnal yn y lleoliad dilysu a chyfrif, dylech sicrhau bod eich cynllun dilysu a chyfrif yn gwneud darpariaeth ar gyfer hyn.

Bydd y broses o gynhyrchu cynlluniau gosodiadau yn helpu i amlygu unrhyw broblemau posibl cyn gosod y lleoliadau a bydd yn caniatáu gwneud unrhyw addasiadau i lif gwaith neu leoliad staff neu gyfarpar mewn da bryd. 

Mae cynlluniau gosodiadau hefyd yn cyfrannu at dryloywder, gan y gellir dosbarthu’r cynlluniau hyn i unrhyw un sydd â hawl i fod yn bresennol er mwyn eu helpu i ddilyn yr hyn sy’n digwydd, ymhle a pha bryd. 

Dylech sicrhau, pa bynnag osodiad a ddewiswch, ei fod yn hygyrch i bawb sy'n gweithio ar y prosesau a'r rhai sydd â hawl i arsylwi arnynt.

Ystyriaethau ar gyfer arsylwi cyflenwi pleidleisiau post ar gontract allanol  

Os ydych chi wedi rhoi’r gwaith o gyflenwi pleidleisiau post ar gontract allanol, bydd angen i chi fod yn fodlon bod eich contractwyr wedi gwneud trefniadau digonol i weinyddu’r gwaith cyflenwi yn effeithiol ac mewn ffordd dryloyw. Fel rhan o hyn, gallech ofyn i’ch contractwr am gopïau o’u cynlluniau gosodiadau arfaethedig. 

Byddai’r cynlluniau hyn hefyd yn helpu i sicrhau bod unrhyw arsyllwyr sy’n bresennol yn deall y prosesau sy’n cael eu dilyn, a byddant o gymorth arbennig i’ch staff sydd wedi cael eu penodi i gynnal hap-wiriadau yn ystod y gwaith o argraffu, casglu a dosbarthu pecynnau pleidleisio drwy’r post. 

Dylech chi ddynodi aelod o’r tîm prosiect i fonitro unrhyw waith sydd ar gontract allanol a gwaith y contractwr, ac i fynychu’r rhannau hynny o'r broses gyflenwi sydd ar gontract allanol yn benodol. 

Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ynghylch sicrhau ansawdd a phrawf-wirio deunyddiau etholiad. 

Fel rhan o unrhyw Adolygiad o Fan Bleidleisio, dylech werthuso pa mor addas yw’r gorsafoedd pleidleisio sydd ar gael i’w defnyddio yn yr ardaloedd etholiadol priodol. 

Mae’n hanfodol bod gan orsafoedd pleidleisio ddigon o le i bleidleisio ddigwydd.

Yn ddelfrydol, bydd gennych ddewis o amrywiaeth o adeiladau cwbl hygyrch, wedi’u lleoli’n gyfleus ar gyfer etholwyr yn yr ardal, gyda pherchnogion yn fodlon eu llogi i’w defnyddio fel gorsafoedd pleidleisio am bris isel. Yn anffodus, yn ymarferol, nid yw hyn yn digwydd yn aml ac mewn rhai ardaloedd efallai nad oes llawer o ddewis ar gael.

Bydd angen i chi ystyried anghenion mynediad wrth gynllunio gosodiad gorsafoedd pleidleisio i sicrhau bod pob pleidleisiwr yn cael gwasanaeth o ansawdd dda. Dylai hyn gynnwys pleidleiswyr anabl a allai fod angen offer neu seddi ychwanegol. Am ragor o wybodaeth ynghylch y mathau o offer y bydd angen i chi eu hystyried, darllenwch ein canllawiau ynghylch darparu offer yn yr orsaf bleidleisio. 

Dylai maint gorsafoedd pleidleisio fod yn ddigon mawr i alluogi llif clir o bleidleiswyr er mwyn ceisio lleihau’r risg o dagfeydd neu giwiau.

Dylech allu dangos bod asesiadau wedi cael eu cynnal o’r gorsafoedd pleidleisio i’w defnyddio yn yr etholiad. Lle ceir problemau mynediad, dylech gofnodi’r problemau, nodi gwelliannau posibl a chofnodi unrhyw gamau a gymerwyd i geisio datrys y problemau hyn.

Dylech sicrhau bod unrhyw offer ychwanegol rydych chi wedi nodi bod ei angen er mwyn gwneud yr orsaf bleidleisio yn hygyrch yn cael ei ddarparu a’i osod mewn da bryd ar gyfer agor y bleidlais.  

Mae'r llawlyfr gorsafoedd pleidleisio yn rhoi rhagor o wybodaeth ynghylch sut i osod gorsafoedd pleidleisio i sicrhau eu bod yn hygyrch i bob pleidleisiwr.

Gallwch ddod o hyd i’r lawlyfr gorsafoedd pleidleisio yn adran gynllunio ein tudalen adnoddau.

Gellir defnyddio ysgolion sy’n cael eu hariannu’n gyhoeddus fel gorsafoedd pleidleisio yn rhad ac am ddim, ac mae’r ddeddfwriaeth yn eich caniatáu i ofyn am ystafell mewn ysgolion o’r fath i’w defnyddio fel gorsaf bleidleisio.1 Mae gennych hawl hefyd i ddefnyddio, yn rhad ac am ddim, unrhyw ystafell a ariennir yn gyhoeddus fel gorsaf bleidleisio.2

Fodd bynnag, bydd angen i chi dalu am unrhyw olau, gwres ac ati, costau sy’n codi wrth ddefnyddio ystafelloedd o’r fath fel gorsafoedd pleidleisio. Dylech gysylltu â’r ysgolion a’r rheolwyr perthnasol ar gyfer ystafelloedd a ariennir yn gyhoeddus cyn gynted â phosibl i gadarnhau eich bod am ddefnyddio rhai ystafelloedd penodol yn eu hadeiladau fel gorsafoedd pleidleisio.

Efallai y bydd amgylchiadau (e.e. llifogydd, tân, fandaliaeth) pan fydd angen newid gorsaf bleidleisio ar fyr rybudd. Fel rhan o’ch cynlluniau wrth gefn, dylech lunio rhestr o orsafoedd pleidleisio wrth gefn neu orsafoedd pleidleisio cludadwy y gellid eu defnyddio dan amgylchiadau o’r fath. Mae awdurdodau lleol yn gyfrifol am ddynodi mannau pleidleisio ac ardaloedd pleidleisio a chyn belled ag sy’n bosibl ac yn ymarferol, rhaid i chi ddynodi gorsaf bleidleisio newydd yn yr un man bleidleisio.1

Gan mai eich cyfrifoldeb chi yw lleoliad gorsaf bleidleisio mewn man bleidleisio, nid oes angen cael caniatâd gan awdurdod lleol ar gyfer newid o’r fath.

Os oes angen newid y man bleidleisio, bydd angen gofyn am gytundeb yr awdurdod lleol. Os oes trefniadau dirprwyo ar waith, dylech ddilyn y rhain a chysylltu â'r unigolyn neu'r bobl sydd â'r hawl i wneud newidiadau i'r cynllun mannau pleidleisio.

Fodd bynnag, gallai llifogydd, tân neu fandaliaeth sy'n digwydd yn y cyfnod cyn y diwrnod pleidleisio fod yn 'amgylchiadau arbennig', sy'n eich galluogi i ddynodi gorsaf bleidleisio y tu allan i'r man bleidleisio heb fod angen ceisio cytundeb y cyngor.

Dylech addasu’r hysbysiad o leoliad gorsafoedd pleidleisio i ddangos unrhyw newidiadau i’ch gorsafoedd pleidleisio.

Mae yna nifer o fesurau lliniaru y gallwch eu cymryd i sicrhau bod etholwyr y mae newid gorsaf bleidleisio yn hwyr yn effeithio arnynt yn gallu pleidleisio gyda chyn lleied â phosibl o darfu. Dylai fod gennych brotocol ar gyfer beth i’w wneud os bydd newid munud olaf. Dylech ystyried y canlynol fan leiaf:

• defnyddio cyfryngau cymdeithasol i roi gwybod i etholwyr bod gorsaf bleidleisio wedi newid
• os bydd amser yn caniatáu, anfon llythyr at yr holl etholwyr yr effeithir arnynt yn rhoi gwybod iddynt am y newid i’w gorsaf bleidleisio
• os bydd amser yn caniatáu, defnyddio’r cyfryngau lleol i rannu gwybodaeth â’r etholwyr yr effeithir arnynt – er enghraifft, drwy gyhoeddi datganiadau i’r wasg
• gosod arwyddion yn yr hen orsaf bleidleisio yn rhoi gwybod i etholwyr am y newid, gan gynnwys cyfarwyddiadau i’r un newydd
• arddangos arwyddion clir ac amlwg yn yr orsaf bleidleisio newydd

Pan fydd angen gwneud unrhyw newidiadau munud olaf i orsafoedd pleidleisio, dylai bod Swyddogion Canlyniadau yn sicrhau bod offer i gefnogi pleidleiswyr anabl yn dal i gael ei ddarparu.

Dylech sicrhau bod y prosesau dilysu a chyfrif yn cael eu cynllunio a’u rheoli i sicrhau canlyniad cywir, gyda thrywydd archwilio clir a’u bod yn dryloyw, gyda phopeth yn cael ei wneud yng ngolwg pawb sydd â hawl i fod yn bresennol. 

Gall y dilysu a’r cyfrif ddigwydd mewn gwahanol leoliadau a dan yr amgylchiadau hyn bydd angen i chi ystyried teithio i’r gwahanol leoliadau a’r effaith ar yr amseru, y camau sydd eu hangen i bacio’r papurau pleidleisio yn unol â rheolau perthnasol yr etholiad, a threfnu cludiant diogel i leoliad y cyfrif.

Dewiswch y lleoliad(au)

Wrth ddewis y lleoliad(au) ar gyfer y dilysu a’r cyfrif, dylech ystyried:

• hwylustod y lleoliad 
• gwersi a ddysgwyd o ddigwyddiadau etholiadol blaenorol
• trefniadau mynediad ar gyfer cerbydau a pharcio
• mynedfeydd ar gyfer y rheini sydd â hawl i fod yn bresennol a staff, ac ar gyfer danfon y blychau pleidleisio
• mynediad i bobl anabl, i’r lleoliad ac oddi mewn iddo
• maint y lleoliad gan ystyried:
  • y lle sydd ei angen i gynnal y dilysu, cyfrif a phryd bynnag sy'n briodol, prosesau casglu, cyfrifo a dyrannu seddi
  • digonedd o le i storio parseli, blychau pleidleisio ac offer arall
  • digonedd o le i’r rheini sydd â hawl i fod yn bresennol ac i arsylwi’r broses yn ystod y cyfrif
• golau yn y lleoliad ac yn allanol
• gwres yn yr adeilad
• llwyfan neu blatfform ar gyfer cyhoeddi’r canlyniadau, ac ar gyfer gwneud cyhoeddiadau rheolaidd drwy gydol y gweithdrefnau
• acwsteg y lleoliad
• systemau TG a chyfathrebu mewnol ac allanol, yn cynnwys unrhyw rai sydd eu hangen ar gyfer cyfathrebu a chyfleu gwybodaeth, yn cynnwys canlyniadau
• cyfleusterau ar gyfer y rheini sy’n mynychu'r dilysu a’r cyfrif
• gofynion y cyfryngau 
• gofynion dodrefnu 
• gofynion diogelwch a storio 
• trefniadau wrth gefn i fynd i'r afael â'r risg o golli lleoliad

Dylech sicrhau bod pob darn o offer, yn cynnwys yr offer i'w ddefnyddio i drosglwyddo gwybodaeth, yn cael ei brofi cyn y dilysu a'r cyfrif. Dylech hefyd sicrhau bod gennych chi drefniadau wrth gefn ar waith rhag i offer dorri neu broblem trydan. 

Cynllunio trefn yr ystafell

Mae angen i chi sicrhau bod eich holl brosesau’n dryloyw, gyda phopeth yn y dilysu a’r cyfrif yn cael ei wneud yng ngolwg pawb sydd â hawl i fod yn bresennol, gan eu galluogi i fod yn hyderus bod y broses gyfrif yn cael ei rheoli’n dda ac er mwyn iddynt allu bod yn hyderus yn y canlyniad.

Dylech baratoi cynlluniau gosodiadau ar gyfer eich lleoliad(au) dilysu a chyfrif yn gynnar. Bydd cynllun ystafell da yn seiliedig ar y model dilysu a chyfrif rydych yn penderfynu ei fabwysiadu, ystyriaeth o'r llifoedd gwaith rydych yn bwriadu eu dilyn a'r gofod fydd gennych ar gael. 

Er mwyn osgoi unrhyw broblemau yn ystod y dilysu a’r cyfrif, dylech roi eich hun mewn sefyllfa ymgeisydd neu asiant wrth gynllunio trefn yr ystafell i brofi a yw’r trefniadau yn sicrhau'r tryloywder angenrheidiol.

Fodd bynnag, mae angen i chi hefyd sicrhau na amharir ar waith eich staff gan y rhai sy’n arsylwi’r broses. 

Wrth ystyried cynllun a threfn y dilysu a’r cyfrif, dylech ystyried y canlynol:

• bod trefniadau diogelwch priodol ar waith i sicrhau mai dim ond y rheini sy'n gymwys i fynychu sy'n gwneud hynny mewn gwirionedd
• bod digon o fyrddau ar gyfer nifer y staff dilysu a chyfrif yr ydych wedi'u penodi a digon o le i'r prosesau gael eu cyflawni'n effeithlon
• trefn y byrddau:
  • yn ystyried nifer yr asiantiaid cyfrif sy'n debygol o gael eu penodi i oruchwylio'r dilysu a'r cyfrif, yn ogystal ag eraill sydd â hawl i fod yn bresennol
  • yn ei gwneud yn rhwydd i bawb sydd â hawl i fod yn bresennol i weld
  • nifer a maint tebygol y papurau pleidleisio
• digon o le o gwmpas y byrddau a mannau dosbarthu a chael gwared ar unrhyw rwystrau
• bod digon o seddi ar gyfer y rhai sydd â hawl i fynychu’r gweithdrefnau
• bod proses annerch y cyhoedd yn gweithio'n iawn gyda digon o sŵn yn dod ohoni 
• ystyriwyd gofynion y cyfryngau, e.e. drwy ddarparu ardal ar wahân ar gyfer y cyfryngau, gan ei bod yn debygol eu bod angen lle ar gyfer eu hoffer arbenigol (sy’n swmpus weithiau)
• bod iechyd a diogelwch pawb sy’n mynychu wedi cael ei asesu, er enghraifft:
  • ni ddylai unrhyw geblau o offer neu gamerâu'r cyfryngau fod yn risg o faglu i unrhyw un sy’n bresennol yn y gweithdrefnau
  • ni ddylid rhwystro mynediad rhwydd at allanfeydd argyfwng mewn unrhyw ffordd
  • ni ddylid mynd dros uchafswm capasiti y lleoliad
• pryd bynnag mae angen, dylai fod ardal addas ar gael ar gyfer unrhyw waith casglu canlyniadau, cyfrifo a dyrannu seddi (fel sy'n briodol)

Dylech ystyried dynodi ardaloedd ar gyfer swyddogaethau penodol a nodi pa ddodrefn ac offer fydd eu hangen ar gyfer pob un.

Cyrraedd y lleoliad

Lleoedd parcio a mynediad ar gyfer ceir

Fe’ch cynghorir i ddynodi mannau parcio gwahanol ar gyfer ymgeiswyr, asiantiaid ac arsyllwyr, ac ar gyfer staff. Gall fod yn ddefnyddiol cael mynedfa ac allanfa ddynodedig i’r maes parcio, er mwyn osgoi tagfeydd, fel pan fydd blychau pleidleisio yn cyrraedd o’r gorsafoedd pleidleisio.

Efallai y byddai’n ddefnyddiol cael staff yn goruchwylio’r maes parcio bryd hynny. Dylai fod gan unrhyw staff sy’n gweithio yn y maes parcio ddillad diogelwch priodol fel siacedi llachar, a dylent gael eu hyfforddi i ymdrin â llawer iawn o draffig gan gynnwys, er enghraifft, asiantiaid cyfrif yn cyrraedd y gweithdrefnau a staff yr orsaf bleidleisio yn cyrraedd gyda blychau pleidleisio. 

Mynedfa

Dylid gosod staff wrth y fynedfa/mynedfeydd i weld a oes gan bobl sy’n ceisio mynd i mewn i’r broses ddilysu a’r cyfrif yr hawl i wneud hynny. Gall fod yn ddefnyddiol cael mynedfeydd gwahanol ar gyfer staff a mynychwyr eraill. Yn ogystal, dylech sicrhau bod eich trefniadau mynediad yn osgoi creu tagfeydd a allai arafu dechrau’r dilysu a’r cyfrif. 

Ardal dderbyn

Dyma lle fydd blychau pleidleisio, cyfrifon papurau pleidleisio a deunyddiau ac offer eraill yr orsaf bleidleisio yn cyrraedd i’w gwirio a’u didoli. Yn ddelfrydol, dylai’r ardal hon fod â mynedfa ar wahân i’r un a ddefnyddir gan staff eraill, ymgeiswyr, asiantiaid ac arsyllwyr, gyda mynediad uniongyrchol o’r maes parcio neu’r man llwytho. 

Ardaloedd Prosesu 

Byrddau dilysu, cysoni a chanlyniadau

Dyma lle bydd y staff dilysu yn gwirio cynnwys y blychau pleidleisio ac yn cysoni cyfanswm nifer y pleidleisiau. Os yw gliniaduron i gael eu defnyddio, dylech ystyried y trefniadau ar gyfer gosod ceblau ac ystyried trefniadau wrth gefn os bydd offer yn methu. 

Yn achos etholaeth sy'n cwmpasu mwy nag un ardal awdurdod lleol, os oes angen i chi gyfathrebu â dirprwyon penodedig i gael cyfansymiau cyfrif lleol er mwyn casglu’r canlyniadau, bydd angen ardal ar gyfer cyfathrebu hyn arnoch chi hefyd. 

Bwrdd y Swyddogion Canlyniadau

gweithdrefnau, cyfarwyddiadau sbâr i staff, rhestrau staff, deunyddiau ysgrifennu a deunyddiau canllawiau eraill i gyfeirio atynt.

Byrddau cyfrif

Dylai’r rhain ddarparu gwahaniad priodol ar gyfer y staff a’r asiantiaid cyfrif. Os oes lle ar gael, gellid darparu cadeiriau yn agos at y byrddau hyn ar gyfer asiantiaid cyfrif ac arsyllwyr.

Efallai y byddwch am ddefnyddio mesurau i wahanu staff sy’n gweithio wrth fyrddau cyfrif a’r rhai sy’n arsylwi. Fodd bynnag, ni ddylai’r mesurau hyn gael effaith negyddol ar allu ymgeiswyr ac asiantiaid i oruchwylio a chraffu ar y prosesau dilysu a chyfrif, gan gynnwys dyfarnu papurau pleidleisio amheus.  

Ardal pleidleisiau post

Pan fydd pleidleisiau post yn cael eu hagor a bod y dynodwyr personol yn cael eu gwirio yn y lleoliad dilysu, dylech neilltuo ardal ar wahân ar gyfer prosesu pleidleisiau post heb eu hagor sydd wedi dod o orsafoedd pleidleisio. Bydd angen i chi neilltuo digon o le i dderbyn, agor a dilysu’r dynodwyr ar y pleidleisiau post hyn, ac i ganiatáu arsylwi ar y prosesau hyn. 

Bydd angen i chi ystyried trefniadau rhwydwaith a cheblau os defnyddir meddalwedd ddilysu i ddilysu dynodwyr personol.

Byrddau ar gyfer papurau pleidleisio a gyfrifwyd

Pan fydd y papurau pleidleisio wedi’u trefnu a’u cyfrif yn bleidleisiau ar gyfer pleidiau a/neu ymgeiswyr unigol, fel sy’n briodol, dylid eu gosod mewn bwndeli (e.e. 100 papur pleidleisio) a’u rhoi ar fwrdd ar wahân, fel bod yr holl bleidleisiau ar gyfer pob plaid neu ymgeisydd yn cael eu cadw gyda’i gilydd.  

Mae ymgeiswyr ac asiantiaid yn debygol o ddisgwyl i’r holl fwndeli ar gyfer yr holl bleidiau a/neu ymgeiswyr (fel sy'n briodol) gael eu rhoi mewn un lleoliad canolog er mwyn iddynt allu gweld nifer cymharol y pleidleisiau ar gyfer pob plaid a/neu ymgeisydd. Mae angen ystyried hyn yn enwedig pan fydd y broses ddilysu a’r cyfrif wedi cael eu rhannu’n ardaloedd sy’n llai na’r ardal etholiadol.

Ardaloedd eraill

Ardal ar gyfer ymgeiswyr, asiantiaid, arsyllwyr a gwesteion

Os yn bosibl, ystyriwch osod ardal ar wahân ar gyfer ymgeiswyr, asiantiaid, arolygwyr a gwesteion gyda mynediad at deledu er mwyn dangos sylw'r etholiadau ar y teledu.

Ardal ar gyfer lluniaeth

Ystyriwch ddarparu ardal lle all cynorthwywyr cyfrif a staff eraill gael diod a byrbryd – efallai y byddant yn cael eu cynghori i ddod â diod a bwyd gyda nhw neu gellid darparu hyn ar eu cyfer. Gall y dilysu a’r cyfrif fod yn broses hir ac mae’n bwysig bod digon o luniaeth ar gael i helpu i gynnal lefelau egni a chanolbwyntio’r staff. 

Er mwyn osgoi’r posibilrwydd o unrhyw ollyngiadau, ni ddylech ganiatáu i gynorthwywyr cyfrif fwyta nac yfed wrth y byrddau cyfrif.  Fodd bynnag, gallech ystyried caniatáu i ddŵr potel gael ei yfed (gyda chaeadau nad ydynt yn gollwng) wrth y byrddau cyfrif. Mae llawer o Swyddogion Canlyniadau hefyd yn darparu cyfleusterau i ymgeiswyr, asiantiaid, arsyllwyr a mynychwyr eraill brynu lluniaeth ar y safle.

Ardal y cyfryngau 

Bydd y gofynion ar gyfer ardal y cyfryngau yn dibynnu ar y mathau o gyfryngau a gynrychiolir a’u hanghenion perthynol. Er enghraifft, os oes camerâu teledu yn bresennol, ni ddylai unrhyw oleuadau achosi gwres na golau llachar a allai amharu ar effeithlonrwydd y cyfrif, ac ni ddylid caniatáu i gamerâu ffilmio lluniau agos o’r papurau pleidleisio. Ar ben hynny, mae’n bwysig nad oes ceblau ar y llawr i’r rheini sy’n cyfrif faglu drostynt, a bod unrhyw offer sy’n cael ei osod yn cael ei leoli yn ddiogel.

Gallech ystyried sefydlu ardaloedd ar gyfer cynrychiolwyr y cyfryngau sy’n rhoi cyfle i arsylwi’r gweithdrefnau o bell a chyflawni eu rôl o adrodd ar y cynnydd a’r canlyniadau drwy gydol y digwyddiad.

Ardal ddatgan

Llwyfan uwch lle ellir datgan y cyfansymiau/canlyniadau lleol. Os oes digon o le, dylech gasglu ymgeiswyr at ei gilydd ar gyfer y cyhoeddiadau a chaniatáu areithiau derbyn ac ildio. 

Os byddwch yn penderfynu na fydd y trefniadau traddodiadol hyn yn ymarferol yn eich lleoliad, dylech sicrhau eich bod yn gallu cyfleu canlyniadau’r pleidleisiau yn unol â gofynion deddfwriaethol a bod yr holl randdeiliaid, gan gynnwys cynrychiolwyr y cyfryngau, yn ymwybodol o’ch trefniadau arfaethedig ymlaen llaw.

Gallwch roi gwaith penodol sy’n ofynnol i gyflawni’r etholiad ar gontract allanol, ond nid y cyfrifoldeb dros sicrhau cydymffurfiad â’r ddeddfwriaeth. 

Peidiwch â chymryd yn ganiataol mai rhoi gwaith ar gontract allanol yw eich unig opsiwn a’r opsiwn gorau. Dylech wneud asesiad o’r angen i roi gwaith ar gontract allanol. Dylai bod eich penderfyniad yn rhan o asesu costau, risgiau a buddion rhoi gwaith ar gontract allanol, mewn cymhariaeth â darpariaeth fewnol gan eich staff. 

Bydd eich adolygiad o ddigwyddiadau etholiadol blaenorol ac ystyriaeth o'r gofynion penodol ar gyfer yr etholiad yn helpu i fod yn sail i'ch penderfyniad ynghylch a ddylid rhoi swyddogaeth neu dasg benodol ar gontract allanol ai peidio.

Os ystyrir bod contract allanol yn briodol, dylai eich cynllun prosiect gynnwys rheoli contractwyr a chyflenwyr a datblygu a rheoli contractau.

Canfod argraffwyr

Os ydych chi’n penderfynu bod angen i chi roi’r gwaith cynhyrchu ar gontract allanol a’ch bod yn cael trafferth dod o hyd i argraffydd addas, gellir cysylltu â Ffederasiwn Diwydiannau Argraffu Prydain i gael cymorth:

British Printing Industries Federation
Head Office
Unit 2 Villiers Court
Meriden Business Park
Copse Drive
Coventry
CV5 9RN
Ffôn: 0845 250 7050
www.britishprint.com

Oni bai eich bod yn bwriadu anfon eich holl ddeunydd etholiadol â llaw, bydd angen i chi gael trafodaethau cynnar gyda’ch darparwr danfon post i gwblhau’r trefniadau. Dylech ganolbwyntio ar sicrhau bod deunydd yn cael ei ddarparu i etholwyr yn llwyddiannus gan wneud y mwyaf o’r amser sydd ar gael iddynt i dderbyn y wybodaeth a chymryd camau yn ôl yr angen.

Mae rhai cyflenwyr argraffu yn defnyddio’r Post Brenhinol ar gyfer danfon post o un pen i’r llall, ond mae rhai’n defnyddio darparwyr mynediad i lawr y gadwyn ar gyfer rhan gychwynnol y broses ddosbarthu. Mae hyn yn golygu bod y post yn cael ei gasglu a’i brosesu gan gwmni ar wahân i’r Post Brenhinol, ond wedyn yn cael ei drosglwyddo i ganolfannau post y Post Brenhinol i’w brosesu’n derfynol a’i ddanfon o swyddfeydd dosbarthu lleol. 

Ni waeth sut mae danfon eich post yn cael ei reoli, mae'n bwysig cynnal trosolwg bob amser gan fod y cyfrifoldeb yn dal i fod ar eich ysgwyddau chi hyd yn oed pan fyddwch yn rhoi gwahanol brosesau ar gontract allanol. 

Dylech drafod gyda’ch cyflenwyr argraffu i gadarnhau a ydynt yn bwriadu defnyddio darparwyr mynediad i lawr y gadwyn fel rhan o’r broses o ddanfon eich deunydd etholiadol, neu a fydd eitemau’n cael eu trosglwyddo’n uniongyrchol i’r Post Brenhinol. Bydd hyn yn eich helpu i ddeall y broses ddanfon yn ei chyfanrwydd a rheoli unrhyw faterion pe byddant yn codi. 

Os ydych chi wedi cytuno â’ch cyflenwr argraffu y bydd darparwyr mynediad i lawr y gadwyn yn cael eu defnyddio fel rhan o’r broses anfon a dosbarthu, dylech gael y wybodaeth ddiweddaraf gan eich contractwr am gynnydd y danfoniad drwy gydol y broses.

Rheoli amserlenni danfon

Dylech gysylltu â’ch cyflenwr argraffu i reoli’r gwaith o ddanfon deunyddiau a sicrhau bod pleidleiswyr yn cael y deunydd cyn gynted â phosibl er mwyn iddynt gael yr amser hiraf posibl i weithredu ar y wybodaeth.

Wrth wneud y trefniadau hyn dylech:

• gytuno a chael cadarnhad ffurfiol o amserlenni danfon llym ymhell cyn yr etholiad. Er enghraifft, pryd fydd deunydd yr etholiad yn dechrau cael ei anfon a’r dyddiad olaf ar gyfer anfon
• cael docedi post i gadarnhau nifer y dogfennau sy’n cael eu hanfon a’r dyddiadau anfon, ar gyfer pob cyflenwad. Bydd hyn hefyd yn helpu i nodi problemau posibl a allai fod wedi codi o ran anfon, bwydo i mewn i unrhyw werthusiad dilynol o berfformiad contractwr, a'ch galluogi i ddarparu gwybodaeth i bleidleiswyr am ddyddiadau y dylent ddisgwyl derbyn deunydd

This will also help to identify any possible issues that may have arisen with regards to dispatch and feed into any subsequent evaluation of contractor performance, and enable you to provide information to voters on dates that they should expect to receive material.

Cewch ragor o wybodaeth yn ein canllawiau ynghylch opsiynau ar gyfer danfon pecynnau pleidleisiau post.  

Y Post Brenhinol

Dylech gysylltu â’ch rheolwr cyfrif yn y Post Brenhinol, a pharhau i gysylltu ag ef yn rheolaidd. 

Yn gynnar yn y broses gynllunio, dylech sicrhau:

• bod unrhyw drwyddedau ateb busnes sydd gennych chi yn gyfredol 
• eich bod yn cael amcangyfrif o’r cyfnod danfon ar gyfer deunydd etholiadol yn seiliedig ar y dyddiadau anfon a’r dull danfon/pecyn postio a ddewiswyd. Bydd hyn yn eich helpu i reoli sianeli cyfathrebu i bleidleiswyr yn eich ardal a helpu i ganfod unrhyw broblemau a geir yn gynnar wrth ddarparu deunydd etholiadol
• bydd unrhyw drefniadau pleidleisio drwy'r post yn helpu i gynyddu'r amser sydd ar gael i bleidleiswyr post dderbyn, cwblhau a dychwelyd eu pleidlais bost
• bydd y stampiau cywir yn cael eu cynnwys ar unrhyw bleidleisiau post sy’n cael eu hanfon i gyfeiriadau y tu allan i’r DU
• bod y Post Brenhinol yn gwybod lle a pha bryd i ddanfon eich pleidleisiau post y’u dychwelwyd i le diogel, yn barod i’w prosesu; efallai y byddwch am ystyried gwasanaeth danfon wedi’i amseru 

Bydd angen i chi hefyd ystyried a ddylid trefnu proses sgubo derfynol ar gyfer pleidleisiau post, a phwyso a mesur beth fyddai manteision hynny.

Os byddwch yn penderfynu rhoi gwaith ar gontract allanol, dylech ddechrau’r broses gaffael cyn gynted â phosibl.

Bydd eich awdurdod lleol wedi mabwysiadu rheolau sefydlog neu reoliadau sy'n ymwneud â chaffael a chontractau. Dylech gael cyngor gan staff perthnasol yn eich awdurdod lleol ar y gweithdrefnau i’w dilyn a’r gofynion cyfreithiol ar gyfer caffael cyflenwadau a gwasanaethau. Mae hyn yn cynnwys ystyried unrhyw offer y gallai fod angen i chi ei gaffael ar gyfer yr hyfforddiant a’r prosesau rydych chi’n ymgymryd â nhw yn fewnol, fel:

• cyflwyno enwebiadau yn electronig
• anfon pleidleisiau post
• agor pleidleisiau post
• gorsafoedd pleidleisio - gan gynnwys y defnydd o lechi
• dilysu a chyfrif

Bydd angen i chi hefyd ystyried gofynion y Gorchmynion Ffioedd a Thaliadau.

Dylech ddogfennu pob cam o'r broses gaffael. Dylid cydnabod yn glir risgiau rhoi gwaith ar gontract allanol yn eich dogfennau, gyda threfniadau wrth gefn yn cael eu nodi a’u cynnwys yn y broses.

Mae arferion caffael cyhoeddus da yn argymell cael o leiaf tri dyfynbris ysgrifenedig gan ddarpar gyflenwyr. Wedi dweud hynny, efallai fod gan rai awdurdodau lleol restr o gontractwyr cymeradwy sydd eisoes wedi bod drwy broses dendro. Gall fod yn fwy effeithiol a darbodus defnyddio contractwyr a systemau o'r fath.

Mae manyleb fanwl o’r gofynion yn hanfodol ar gyfer caffael effeithiol, a dylid ei datblygu ar gyfer yr holl waith a roddir ar gontract allanol. Dylai cyflenwyr allu darparu gwybodaeth gadarn am sut maen nhw’n mynd i gyflawni’r gwaith fel sy’n ofynnol gan y fanyleb. Dylai'r fanyleb gynnwys y canlynol fan leiaf: 

• disgrifiad manwl o’r hyn yr ydych am iddynt ei gyflawni a pha bryd
• rhoi cyfarwyddiadau clir ynghylch y gofynion a’r rhwymedigaethau statudol angenrheidiol mewn perthynas â’r gwaith neu’r gwasanaethau penodol sydd i’w cyflawni, megis cyfarwyddiadau ynghylch argraffu ac unrhyw ofynion o ran cynnwys a gosodiad, dyddiadau cau statudol
• cynnwys gwybodaeth berthnasol am unrhyw ddata a fydd yn cael ei ddarparu, gan gynnwys prosesau ar gyfer anfon a derbyn, a rheoli data yn ddiogel
• cael ei darparu i bawb a wahoddir i dendro am y gwaith, a rhaid i’r contractwr llwyddiannus allu bodloni holl ofynion y fanyleb
• egluro'n glir y dylai’r contractwr llwyddiannus fod yn cynhyrchu gwaith neu’n darparu gwasanaethau yn unol â’r fanyleb ac na ddylid gwneud unrhyw newidiadau wrth gyflawni’r contract heb ganiatâd ymlaen llaw

Dylech gymryd camau i sicrhau bod y contractwr a ddewiswyd yn deall y gofynion a bod ganddo’r profiad a'i fod yn addas i ymgymryd â’r gwaith sy’n cael ei roi ar gontract allanol. Ni ddylai'r pris terfynol yng nghynigion y cyflenwr fod yr unig ystyriaeth wrth ddewis contractwr. Dylid ystyried pob cais yn ofalus er mwyn asesu’n union beth mae’n ei gynnig.  

Dylid canolbwyntio ar werth am arian, gyda’r penderfyniad terfynol yn benderfyniad sy’n seiliedig ar ymrwymiad y contractwr i ddangos:

• y cyfuniad gorau o gost y nwyddau neu’r gwasanaeth 
• y gallu i fodloni eich gofynion fel y'u nodir yn y fanyleb
• y gallu i gwblhau gwaith yn brydlon ac i safon uchel
• digon o dystiolaeth y bydd gofynion y ddeddfwriaeth diogelu data yn cael eu bodloni
• bydd y gwiriadau priodol yn cael eu gwneud mewn perthynas â datganiadau'r cyflenwyr o ran diogelwch, iechyd a diogelwch, a thrin data'n ddiogel

Gall contractwyr is-gontractio gwaith a dylech roi caniatâd ysgrifenedig ymlaen llaw cyn y bydd is-gontractwyr yn cael eu defnyddio. Dylech sicrhau bod unrhyw is-gontractwyr yn ymwybodol o’r gofynion penodol a nodir yn y fanyleb a cheisio sicrwydd y bydd yr is-gontractwr yn gallu cyflawni’r gwaith.

Ar ôl i chi wneud eich penderfyniad terfynol, dylech ofyn am unrhyw eirdaon ffurfiol gan yr ymgeisydd a ddewiswyd. Dylech roi gwybod i ymgeiswyr aflwyddiannus a bod yn barod i gael ôl-drafodaeth gyda nhw os byddant yn gofyn am hynny.

Dylai fod gennych gontract ysgrifenedig ffurfiol ar waith gyda phob contractwr yr ydych wedi rhoi swyddogaeth neu dasg ar gontract allanol iddo. Mae’n hanfodol bod gofynion statudol a’u goblygiadau’n cael eu hegluro’n llawn lle bynnag y defnyddir contractwyr, a bod y gofynion hyn yn cael eu nodi’n glir yn y contract ar gyfer unrhyw waith. 

Yr hyn sy'n bwysig wrth reoli contractau yn effeithiol yw llinellau cyfathrebu parhaus ac agored gyda'r contractwr, wedi’u hategu gan ddarpariaethau clir a chadarn yn y contract o ran yr ansawdd a’r amserlenni a ddisgwylir ac sy’n ofynnol. 

Dylai’r contract amlinellu manylion sylfaenol ynghylch y cynnyrch a’r gwasanaethau sy’n cael eu darparu, fel manylebau, meintiau, amserlenni a chost.  

Rhaid i’r contract ganiatáu i chi derfynu’r contract yn achos:

• gweithred neu anweithred esgeulus
• gweithred sy’n golygu na fyddwch yn gallu cyflawni eich dyletswyddau statudol 
• ansolfedd neu ddiddymu’r cwmni, sy’n effeithio ar y contract

Dylai’r cyflenwr hefyd fod ag yswiriant digonol ar waith sy’n cwmpasu risgiau mewn perthynas ag atebolrwydd cyhoeddus ac esgeulustod proffesiynol. 

Dylai hefyd gefnogi’r broses sicrhau ansawdd drwy gynnwys manylion penodol am y meysydd pwnc canlynol:

Cynlluniau parhad busnes

Mae’n allweddol bod eich trefniadau contract yn amlinellu sut fydd eich cyflenwr yn parhau i weithredu yn ystod tarfu annisgwyl ar y gwasanaeth. Efallai y bydd y manylion yn cael eu cadw y tu allan i’ch contract ffurfiol, ond dylech sicrhau eich bod yn cael sicrwydd bod cynlluniau parhad busnes o’r fath yn bodoli, ac yn ddelfrydol dylech allu gweld y rhain er mwyn i chi allu cyfeirio atynt.

Cytundebau lefel gwasanaeth

Dylai eich contract ddiffinio’n union pa wasanaethau y bydd cyflenwr yn eu darparu a’r lefel neu’r safon ofynnol ar gyfer y gwasanaethau hynny. Er enghraifft, gall hyn gynnwys manylion pa mor gyflym yr ymatebir i negeseuon e-bost, ymdrin â’ch hawliau chi a hawliau cynrychiolwyr y Comisiwn Etholiadol ac arsyllwyr achrededig i gael mynediad at safleoedd cyflenwyr at ddibenion arsylwi, neu i’ch galluogi i gynnal gwiriadau sicrhau ansawdd, cytuno ar faint o lithriant a ganiateir gan y ddwy ochr dan y contract, a sut yr ymdrinnir ag unrhyw fethiannau i fodloni Cytundebau Lefel Gwasanaeth, o ran cyflawni ac unrhyw ernes gysylltiedig. Bydd Cytundebau Lefel Gwasanaeth o’r fath yn helpu i ddiffinio’r hyn y gallwch ei ddisgwyl fel cwsmer a sut fyddwch chi a’ch cyflenwr yn gweithio gyda’ch gilydd. 

Dylech sefydlu gweithdrefn i’ch galluogi i brawf ddarllen proflenni sy’n barod i’w hargraffu a phrofi dogfennau o fewn yr amserlenni y cytunwyd arnynt. Dylech hefyd gytuno ar y broses i gywiro unrhyw wallau.

Gallai unrhyw amrywiadau i’r fanyleb y cytunwyd arni arwain at dorri deddfwriaeth a’r Swyddog Canlyniadau Etholaeth sy’n bersonol gyfrifol am unrhyw dorri o’r fath, felly dylai unrhyw amrywiadau gael eu cofnodi’n ffurfiol a’u cymeradwyo gennych chi neu gan rywun sydd wedi’i awdurdodi i weithredu ar eich rhan. Dylid gallu addasu’r contract i ystyried gweithgareddau heb eu trefnu a newidiadau munud olaf. Dylech sicrhau bod contractwyr yn ymwybodol o sut all terfynau amser ar gyfer cofrestru effeithio ar amserlenni. Er enghraifft, mae gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol tan y dyddiad cau ar gyfer penderfynu (h.y. 6 diwrnod gwaith cyn y bleidlais) i gael y dystiolaeth ofynnol gan ddarpar etholwr dan y broses eithriadau a gwneud eu penderfyniad. Os gwnaeth yr etholwr gais i bleidleisio drwy’r post hefyd, bydd hyn yn effeithio ar nifer y pleidleisiau drwy’r post a fydd yn cael eu cynnwys yn y cyflenwad olaf. Os oes llithriant, er enghraifft oherwydd yr amser sydd ei angen i brosesu swmp o geisiadau munud olaf am bleidlais bost, dylech roi gwybod i’r contractwyr cyn gynted â phosibl.

Trefniadau diogelu data

Gwnewch yn siŵr eich bod yn cwmpasu manylion y data sydd i’w brosesu, gan gynnwys y mathau o ddata, hyd y prosesu a hawliau a rhwymedigaethau’r ddau barti. Dylai hyn hefyd gynnwys cyfarwyddiadau ar gyfer dileu data ar ôl i’r prosesu gael ei gwblhau. Mae’n ofyniad cyfreithiol dan ddeddfwriaeth diogelu data gyfredol i ffurfioli’r berthynas waith â chyflenwyr sydd wedi’u contractio i brosesu data sydd gennych, mewn contract ysgrifenedig. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ynghylch Ystyriaethau diogelu data wrth ddefnyddio contractwyr a chyflenwyr. 

Dylech hefyd ystyried cymalau am gyfrinachedd. Er nad yw Swyddogion Canlyniadau Etholaeth yn destun ceisiadau rhyddid gwybodaeth, er mwyn bod yn dryloyw, dylid ystyried cytuno ar rywfaint o ddatgeliad os bydd cais Rhyddid Gwybodaeth yn dod i law. Fodd bynnag, ni ddylech chi na’r cyflenwr ddatgelu unrhyw wybodaeth gyfrinachol sy’n ymwneud â thelerau’r contract.

Rhaid i chi roi copi o ofynion cyfrinachedd i gyflenwyr:1

Gallwch ddod o hyd i ofynion cyfrinachedd y bleidlais yn adran gynllunio ein tudalen adnoddau.

Defnyddio unrhyw is-gontractwyr

Dylai eich cyflenwr nodi os bydd yn is-gontractio unrhyw elfen o ddarparu ei wasanaethau. Ar gyfer cyflenwyr etholiadol, gallai hyn fod mewn perthynas â chynhyrchu, cyflawni neu ddarparu deunyddiau. Er bod defnyddio is-gontractwyr yn gyffredin i lawer o ddiwydiannau, ac na ddylai fod yn achos pryder ynddo’i hun, mae’n bwysig eich bod yn ymwybodol a yw eich cyflenwyr yn defnyddio gwasanaethau is-gontractwyr a’r prosesau sicrhau ansawdd sydd ganddynt ar waith i sicrhau bod unrhyw waith a ddarperir gan drydydd parti yn cynnal y safonau fel y'u nodir yn eich contract gyda nhw, gan gynnwys gofynion diogelu data a chyfrinachedd.

Trefniadau anfonebu

Dylech sicrhau bod yr holl wybodaeth ategol mewn perthynas â’r costau a godir yn cael ei hanfon gan y cyflenwr yn unol â’r tendr/dyfynbris. Rhaid i chi dalu’r anfoneb o fewn yr amser y cytunwyd arno.

Fel rhan o’ch paratoadau ar gyfer cynnal y bleidlais, dylech gysylltu â chyflenwyr i gwblhau’r trefniadau ymhell cyn dechrau cyfnod yr etholiad. Mae hyn yn arbennig o bwysig os oes gennych gontractau hirdymor ar waith a dylech wneud yn siŵr bod yr holl drefniadau cytundebol yn dal yn briodol ac yn bodloni eich gofynion yn llawn, neu os bu newidiadau o ran staff ar y naill ochr neu'r llall. 

Fel rhan o'r gwiriad cyn yr etholiad, dylech ystyried y canlynol:

• pwy yw’r cysylltiadau allweddol ar bob ochr, a phwy y gellir cysylltu â nhw pan nad yw’r prif gysylltiadau ar gael (gan gynnwys y tu allan i oriau) i sicrhau bod gwaith yn mynd rhagddo heb oedi diangen
• yr amserlen ar gyfer pob cam o’r gwaith sydd i’w gyflawni, gan gynnwys:
  • pa bryd fyddwch yn darparu data a gwybodaeth arall i'r contractwr
  • pa bryd y bydd pob rownd o broflenni yn cael eu darparu i chi ar gyfer pob eitem sy’n cael ei chynhyrchu, a’r terfyn amser i chi gynnal eich gwiriadau ac ymateb ar gyfer pob eitem
  • yr amser argraffu a chwblhau ar gyfer pob eitem, gan gynnwys pa bryd a sut y cynhelir gwiriadau sicrhau ansawdd ar bob cam
  • y ffenestr anfon ar gyfer pob eitem, gan gynnwys dyddiadau danfon tebygol o ystyried y gwasanaeth danfon i'w ddefnyddio a'r meintiau sy'n cael eu hanfon ar bob dyddiad
  • rheoli ffeiliau etholwr/etholwyr ychwanegol i’w tynnu o’r data (lle bo hynny’n berthnasol)
• unrhyw ddefnydd arfaethedig o is-gontractwyr; gan gynnwys mewn perthynas â defnyddio darparwyr mynediad i lawr y gadwyn ar gyfer darparu deunyddiau i etholwyr
• y fformatau a’r sianeli cyfathrebu i’w defnyddio i ddarparu gwybodaeth i gyflenwyr (yn enwedig data o’ch System Rheoli Etholiadol), i rannu proflenni ac i gadarnhau derbyniad data, eitemau neu i gymeradwyo proflenni ac ati drwy gydol y broses, ac i gadarnhau bod eitemau wedi cael eu danfon. Mae’n bwysig cytuno ar hyn ymlaen llaw i gefnogi trywydd archwilio clir ar gyfer pob cam o’r broses
• yr union fanylebau ar gyfer pob eitem sy'n cael ei chynhyrchu; yn ôl y gyfraith, rhaid argraffu eitemau fel papurau pleidleisio yn unol â'r cyfarwyddiadau ar gyfer argraffu yn yr atodiad i reolau'r etholiad perthnasol. Er enghraifft, dylech wirio gyda'ch cyflenwr argraffu beth yw maint mwyaf y papurau pleidleisio y gallant eu cynhyrchu a pha drefniadau wrth gefn fydd ar waith pe bai angen papurau pleidleisio hirach
• sut fyddwch yn rhoi gwybod i'ch gilydd am unrhyw faterion sy'n codi, a'r broses uwchgyfeirio sy'n gysylltiedig â gwneud penderfyniadau a datrys os oes angen

Ar ôl i chi gytuno ar y trefniadau, dylech gynhyrchu dogfen ysgrifenedig sy’n cynnwys yr holl fanylion ac y gellir cyfeirio ati drwy gydol y broses i sicrhau bod pob cam yn cael ei reoli a’i gyflawni yn unol â’r manylebau y cytunwyd arnynt gan y ddwy ochr. 

Mae’n bwysig cofio y bydd y terfynau amser y cytunwyd arnynt yn berthnasol i’r ddau barti, felly bydd angen i chi wneud yn siŵr eich bod yn cyflawni’r holl gamau gofynnol ar y dyddiadau y cytunwyd arnynt i gefnogi cwblhau’r gwaith yn unol â’r amserlen y cytunwyd arni.

Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ynghylch sicrhau ansawdd a phrawf ddarllen deunyddiau etholiad. 

Wrth benodi contractwr neu gyflenwr, rhaid i chi sicrhau y gallant ddangos digon o dystiolaeth y bydd gofynion y ddeddfwriaeth diogelu data yn cael eu bodloni.

Mae’r gofynion yn datgan bod rhaid i’r cyflenwr ac unrhyw is-gontractwyr sicrhau’r canlynol:

• dinistrio'r holl ddata cofrestru etholiadol a’r deunyddiau cysylltiedig yn ddiogel ar adeg y cytunir arni
• storio'r holl bapurau pleidleisio byw yn ddiogel 
• dinistrio'n ddiogel yr holl ddata sy’n gysylltiedig â’r papurau pleidleisio ar adeg y cytunir arni, er enghraifft, cyn gynted â phosibl ar ôl y diwrnod pleidleisio

Dylech sicrhau bod diogelu data yn rhan annatod o unrhyw ymarfer tendro (gan gofnodi eich proses gwneud penderfyniadau) a bod gofynion penodol yn cael eu bodloni mewn unrhyw gontract a ddyfernir. Dylech gysylltu â Swyddog Diogelu Data/Gwybodaeth eich cyngor i sicrhau y cydymffurfir â deddfwriaeth diogelu data.

Mae gofynion penodol dan ddeddfwriaeth diogelu data lle rydych yn defnyddio contractwr (h.y. prosesydd) i brosesu data personol ar eich rhan. Byddai hyn yn cynnwys, er enghraifft, lle rydych yn anfon data at gontractwr i brosesu deunyddiau etholiadol fel pecynnau pleidleisio drwy’r post neu bapurau pleidleisio.

Y rheolydd data sy’n gyfrifol yn y pendraw am sicrhau bod data personol yn cael ei brosesu yn unol â deddfwriaeth diogelu data. Fodd bynnag, os bydd prosesydd yn methu â chyflawni unrhyw un o'i rwymedigaethau, neu'n gweithredu yn erbyn eich cyfarwyddiadau, efallai y bydd hefyd yn atebol i dalu iawndal neu wynebu dirwyon neu gosbau eraill neu fesurau cywiro. Mae Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth wedi darparu canllawiau ynghylch Contractau a rhwymedigaethau rhwng rheolyddion a phroseswyr y dylech eu hystyried mewn perthynas â'ch contractau â phroseswyr data. 

Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ynghylch Defnyddio contractwyr a chyflenwyr.  

Dylai bod pleidleiswyr ac ymgeiswyr yn hyderus:

• bod etholiadau'n rhydd rhag twyll,
• gall pawb gymryd rhan yn y broses ethol yn ddiogel
• bydd y pleidleisiau a fwriwyd yn cael eu cyfrif yn y modd a fwriadwyd gan bleidleiswyr
• bod y canlyniadau rydych chi'n eu datgan yn wir ac yn gywir

Mae ymddiriedaeth a hyder yn uniondeb a diogelwch etholiadau yn hanfodol ond gall fod yn fregus. Bydd yn anodd i chi ail-gydio yn yr ymddiriedaeth neu'r hyder sydd wedi'i golli o ganlyniad i honiadau neu achosion o dwyll sydd wedi’u profi. Mae hefyd yn hanfodol bod ymgeiswyr ac ymgyrchwyr yn gallu cymryd rhan heb wynebu bygythiadau neu risg.

Dylech sefydlu strategaethau effeithiol ar gyfer rheoli’r gwaith o gyflawni digwyddiadau etholiadol yn ddiogel ac ar gyfer atal twyll etholiadol o’r cychwyn cyntaf. Bydd angen i chi hefyd fod yn barod i weithio gyda’r heddlu, gan gynnwys eich Pwynt Cyswllt Unigol ar gyfer etholiadau, Ymgynghorydd Swyddogol Etholedig yr Heddlu, ac erlynwyr i ymchwilio wedyn i unrhyw honiadau a allai gael eu gwneud.

Dylech ymdrin â’ch dull o gynnal diogelwch yr etholiad a mynd i’r afael â thwyll etholiadol gyda phleidiau, ymgeiswyr ac asiantiaid mewn sesiynau briffio ac fel rhan o unrhyw wybodaeth ysgrifenedig a ddarperir iddynt. Dylech hefyd wahodd yr heddlu i fynychu unrhyw sesiynau briffio o’r fath a’u gwahodd i roi unrhyw ddogfennau perthnasol i chi i’w cynnwys yn eich pecyn gwybodaeth.

Mae’r canllawiau hyn yn ymdrin yn benodol â’r risg o dwyll etholiadol mewn perthynas â phrosesau etholiadol. Am ragor o wybodaeth ynghylch ymdrin â materion uniondeb sy’n ymwneud â chofrestru neu geisiadau am bleidlais absennol twyllodrus, darllenwch ein canllawiau ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol:

• Adnabod ceisiadau cofrestru amheus
• Adnabod ceisiadau am bleidleisiau absennol amheus 

Troseddau 

Mae yna nifer o droseddau etholiadol wedi'u manylu mewn cyfraith etholiadol. Am ragor o wybodaeth ynghylch y troseddau hyn, darllenwch ein canllawiau ar gyfer ymgeiswyr ac asiantiaid.

Ymdrin â honiadau o droseddau ariannol

Rhaid i ymgeiswyr a’u hasiantiaid, pleidiau gwleidyddol ac ymgyrchwyr nad ydynt yn bleidiau, ddilyn rheolau a nodir mewn deddfwriaeth ynghylch faint y gallant ei wario mewn etholiad. Rydym yn cynhyrchu canllawiau ar gyfer ymgeiswyr ac asiantiaid, pleidiau ac ymgyrchwyr di-blaid sy’n amlinellu’r rheolau ar wariant. 

Dylid cyfeirio unrhyw ymholiadau ynghylch gwariant etholiadol i’n swyddfa yng Nghymru.

Er nad oes unrhyw arwyddion pendant o dwyll etholiadol posibl, bydd angen i chi gael mecanweithiau ar waith i nodi unrhyw batrymau gweithgarwch a allai awgrymu twyll etholiadol posibl. Dylech fod yn ymwybodol o’r holl ddata sydd ar gael i chi a’u hystyried, gan gynnwys pa un ai a:

• fu patrymau anarferol o bapurau pleidleisio a wrthodwyd, gan gynnwys pecynnau pleidleisio drwy'r post a wrthodwyd, mewn etholiadau blaenorol
• oes unrhyw batrymau cofrestru neu geisiadau am bleidleisiau absennol anarferol yn y cyfnod sy'n arwain at yr etholiad

Mae gennym hefyd rhagor o ganllawiau ar adnabod:

• ceisiadau cofrestru amheus
• ceisiadau pleidleisiau post amheus

Rydych mewn sefyllfa unigryw i adnabod digwyddiadau a phatrymau gweithgarwch a allai fod yn arwydd o dwyll etholiadol yn eich ardal. Gallai cymryd camau cynnar i fynd i’r afael â thwyll posibl helpu i osgoi ymchwiliadau costus gan yr heddlu neu heriau cyfreithiol i ganlyniadau etholiadau. 

Dylech sicrhau bod gennych fecanweithiau ar waith i asesu’r risg o dwyll etholiadol yn eich ardal, gan gynnwys ystyried:

• a fu hanes o honiadau o dwyll etholiadol yn yr ardal
• a oes unrhyw etholiadau penodol sy'n debygol o fod yn agos iawn a lle mae'r brwydro wedi bod yn daer
• a oes seddi ymylol a fyddai ond angen newid cymharol fach yn nifer y pleidleisiau i newid rheolaeth
• a oes dadlau yn seiliedig ar anghytuno personol cryf yn ogystal â dadleuon gwleidyddol
• lle mae lefel uchel o boblogaeth symudol gyda throsiant rheolaidd o etholwyr
• lle mae etholwyr a allai fod yn fwy agored i niwed, oherwydd lefelau isel o ran llythrennedd a/neu allu ieithyddol yn y Gymraeg neu'r Saesneg, er enghraifft

Dylai fod gennych chi gynlluniau a phrosesau ar waith i gynnal uniondeb a diogelwch yr etholiad. 

Dylid datblygu eich cynlluniau mewn ymgynghoriad â’r Pwynt Cyswllt Unigol perthnasol. Eich Pwynt Cyswllt Unigol ar gyfer etholiadau yw eich cyswllt ar gyfer troseddau sy'n gysylltiedig ag etholiadau, gan gynnwys honiadau o dwyll. Ymgynghorydd Swyddogol Etholedig yr Heddlu yw cyswllt ymroddedig yr heddlu y dylid rhannu unrhyw bryderon diogelwch â hwy, yn ogystal ag unrhyw wybodaeth berthnasol sy'n ymwneud ag unrhyw swyddogion etholedig ac ymgeiswyr sy’n sefyll ar gyfer y rolau hynny. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar weithio gyda'ch heddlu lleol.

Dylai eich cynlluniau gynnwys:

• sut fyddwch yn gweithio gyda’r heddlu lleol a’r pwynt cyswllt ungiol, gan amlinellu’r rhaniad cyfrifoldebau fel bod eglurder ynghylch rolau eich gilydd, llinellau cyfathrebu clir a chytundeb ynghylch pa mor aml y byddech yn disgwyl bod mewn cysylltiad
• sut fyddwch yn cyfleu eich dull o gynnal diogelwch ac uniondeb etholiadol i randdeiliaid ac etholwyr, er mwyn cefnogi hyder y cyhoedd yn yr etholiad
• sut rydych chi'n bwriadu rhannu manylion cyswllt ymgeiswyr gydag Ymgynghorydd Swyddogol Etholedig yr Heddlu i'w alluogi i gysylltu ag ymgeiswyr ac asiantiaid yn uniongyrchol gyda chanllawiau diogelwch wedi'u diweddaru. Dylech adolygu eich polisïau diogelu data a'ch hysbysiadau preifatrwydd i sicrhau bod y rhain yn addas at y diben.
• mecanweithiau ar gyfer monitro dangosyddion twyll etholiadol posibl a throthwyon ar gyfer gweithredu mewn ymateb
• camau penodol i ymdrin ag unrhyw bryderon diogelwch drwy gydol y broses, fel:
  • os oes bygythiad uniongyrchol i ddiogelwch personol a/neu os yw'r digwyddiad yn mynd rhagddo ar hyn o bryd ac yn un brys, dylai'r ymgeisydd a/neu ei staff neu ei deulu ffonio 999 fel blaenoriaeth
  • os yw'r digwyddiad yn gofyn am ymateb brys ond nad yw'n mynd rhagddo ar hyn o bryd nac yn fygythiad uniongyrchol, mae'n bwysig defnyddio'r gwasanaeth 101 neu Cysylltu â ni | Police.uk. Dyma'r ffordd hawsaf a chyflymaf o gofnodi digwyddiadau, cael dyraniad adnoddau priodol, a chael rhif cyfeirnod
  • nid Ymgynghorydd Swyddogol Etholedig yr Heddlu, na'r Pwynt Cyswllt Unigol ar gyfer etholiadau, yw'r unigolion cywir i gysylltu â nhw i gofnodi'r digwyddiadau hyn ac efallai na fyddant hyd yn oed ar ddyletswydd pan fyddant yn digwydd. Byddant yn cael eu hysbysu serch hynny, trwy brosesau mewnol. Bydd y ddau swyddog hyn yn ymwybodol o'r digwyddiadau ac mae'n bosibl iawn y bydd y Pwynt Cyswllt Unigol ar gyfer etholiadau yn rheoli troseddau twyll etholiad, ond nid yw hyn yn rhan o rôl Ymgynghorydd Swyddogol Etholedig yr Heddlu.
• camau penodol i ymdrin ag unrhyw dwyll etholiadol posibl, fel:
  • dull y cytunwyd arno ar gyfer cyfeirio honiadau o dwyll i’w harchwilio ymhellach lle bo hynny’n briodol
  • sefydlu proses ar gyfer trin tystiolaeth, er mwyn i’r heddlu allu cynnal unrhyw ddadansoddiad fforensig
  • unrhyw risgiau penodol rydych chi wedi’u nodi yn ogystal ag unrhyw gynlluniau cyffredinol i ganfod twyll 

Gallai risgiau penodol gynnwys y risgiau sy’n gysylltiedig â thai amlfeddiannaeth fel neuaddau preswyl myfyrwyr neu gartrefi gofal lle allai pobl eraill gael mynediad at bost personol neu lle all rhoddwyr gofal helpu preswylwyr mewn cartrefi gofal i lenwi ceisiadau am bleidleisiau post neu lenwi pleidleisiau post.

Gwneud cynlluniau i sicrhau diogelwch papurau 

Dylai eich cynllun prosiect gynnwys adolygiad o drefniadau diogelwch gyda’r heddlu lleol i sicrhau diogelwch papurau pleidleisio drwy gydol y broses.

Dylai eich trefniadau diogelwch atal mynediad at bapurau pleidleisio neu ddefnyddio papurau pleidleisio heb awdurdod yn ystod pob cam o'r broses gynhyrchu a storio rhwng eu hargraffu a'r bleidlais. Pa bynnag ddull storio ydych chi'n ei ddefnyddio, dylech chi fod yn fodlon eich bod wedi cymryd yr holl gamau angenrheidiol i sicrhau bod blychau pleidleisio ac eitemau eraill yn cael eu cadw'n ddiogel bob amser ac na ellir ymyrryd arnyn nhw.

Dylech ystyried risgiau diogelwch sesiynau agor pleidleisiau post, gorsafoedd pleidleisio a’r dilysu a’r cyfrif fel rhan o’ch cynlluniau uniondeb a’u cynnwys ar eich cofrestr risg. Mae hyn yn cynnwys y risgiau sy’n gysylltiedig â storio deunyddiau etholiadol yn ddiogel fel papurau pleidleisio, yn ogystal â diogelwch ehangach pawb sy’n ymwneud â phrosesau etholiadol. O’r herwydd, gall risgiau diogelwch amrywio o fewn yr ardal etholiadol ac efallai y bydd angen i chi fabwysiadu dull gweithredu gwahanol mewn achosion penodol.  

Rydym wedi datblygu templed o gofrestr risgiau a materion y gallech ei defnyddio i gofnodi unrhyw risgiau yr ydych chi'n eu nodi. Mae’n cynnwys enghreifftiau y bydd angen i chi eu hystyried ac, os oes angen, eu lliniaru, yn ogystal â log i gofnodi unrhyw faterion sy’n dod i’r amlwg ac y bydd angen i chi fynd i’r afael â nhw. Fel arall, efallai y byddwch yn dymuno cynnwys risgiau gan gynnwys ein henghreifftiau mewn unrhyw ddogfennau rheoli risg rydych eisoes wedi’u datblygu.

Gallwch ddod o hyd i gofrestr risg enghreifftiol yn adran gynllunio ein tudalen adnoddau.

Rheoli diogelwch deunyddiau etholiadol

Mae angen i chi benderfynu sut fydd y papurau pleidleisio a deunyddiau eraill yn cael eu cadw’n ddiogel wrth agor pleidleisiau post ac yn y dilysu a’r cyfrif, er enghraifft, drwy sicrhau nad ydynt byth yn cael eu gadael heb oruchwyliaeth. Dylai Swyddogion Llywyddu ddilyn y cyfarwyddiadau ar gyfer diogelwch papurau pleidleisio a geir yn y llawlyfr gorsafoedd pleidleisio.

Dylech gysylltu â phwynt cyswllt unigol (SPOC) eich heddlu lleol yn ôl yr angen ynghylch eich mesurau diogelwch, megis y dull mwyaf priodol ar gyfer cludo a sicrhau bod blychau pleidleisio a deunyddiau eraill yn cael eu storio’n ddiogel. 

Yn lleoliad y cyfrif, dylech drefnu bod trefniadau cadarn ar waith i wirio’r holl ddeunyddiau a’r gwaith papur sy’n cael eu danfon i sicrhau nad oes dim ar goll.

Dylech hefyd gymryd pob cam angenrheidiol i sicrhau diogelwch y blychau pleidleisio a’r deunydd papur perthnasol o’r amser y mae’r gorsafoedd pleidleisio’n cau hyd at y datganiad o’r canlyniad, yn enwedig pan fydd egwyl yn y broses.  

Pan fydd oedi yn ystod y broses ar gyfer y cyfnod cyfan neu unrhyw ran o’r cyfnod rhwng 7pm a 9am y diwrnod canlynol, mae gennych ddyletswydd gyfreithiol i osod y dogfennau dan eich sêl a chymryd rhagofalon priodol i sicrhau diogelwch y papurau a’r dogfennau.1 Dylech gysylltu â’ch pwynt cyswllt sengl ynghylch hyn.

Bydd angen i chi gael trefniadau wrth gefn ar waith os bydd unrhyw adeilad yn cael ei wacáu ac ystyried sut fyddwch yn sicrhau diogelwch y blychau pleidleisio a deunyddiau eraill.

Rheoli diogelwch mynychwyr

Dylech gysylltu â’ch pwynt cyswllt unigol i benderfynu a oes angen unrhyw fesurau penodol ar gyfer unrhyw orsafoedd pleidleisio a/neu yn lleoliad y cyfrif, ar sail y risgiau a nodir yn lleol. 

Dylech hefyd fod wedi ystyried yn eich cynllunio a'ch dadansoddiad risg y camau y mae angen i chi eu rhoi ar waith i sicrhau eich dyletswydd gofal tuag at unrhyw staff sy'n bresennol yn ystod gweithrediadau etholiad.

Dylai pob lleoliad gael rhestr gyfredol o bwy sy’n cael mynychu. Wrth roi gwybod i ymgeiswyr ac asiantiaid am fanylion digwyddiadau, dylech gynnwys gwybodaeth am unrhyw ofynion mynediad ac unrhyw fesurau diogelwch ychwanegol a roddwyd ar waith. Dylid hefyd roi gwybod i’r rhai sy’n bresennol am ofynion y rôl maen nhw’n ei chyflawni, a’r safonau ymddygiad a ddisgwylir wrth wneud hynny, ac y byddwch chi’n gwahardd y rhai sy’n bresennol o leoliad y cyfrif os yw eu hymddygiad yn ymyrryd â chynnal y cyfrif yn effeithiol, gan gynnwys cyhoeddi’r canlyniadau. Dylai hyn gynnwys unrhyw gyfarwyddiadau sy'n ymwneud â fideo neu ffotograffiaeth mewn digwyddiadau etholiadol a rhannu delweddau ar gyfryngau cymdeithasol, yn enwedig pan fod modd adnabod unigolion a/neu aelodau staff.  

Dylech hefyd ystyried ymlaen llaw sut y byddwch yn delio ag unrhyw fynychwyr sy'n aflonyddgar yn ystod unrhyw weithdrefnau, cytuno ar gynlluniau gyda swyddogion diogelwch neu swyddogion perthnasol yr heddlu yn ôl yr angen a chyfleu hyn i fynychwyr fel rhan o'ch briffiau. Lle rydych chi'n credu bod angen cysylltu â'r heddlu oherwydd unigolyn aflonyddgar mewn digwyddiad etholiadol, dylech wneud hynny ar 999.

Dylech roi gwybod i ymgeiswyr ac asiantiaid am eich trefniadau diogelwch, er mwyn iddynt fod yn hyderus ynghylch diogelwch ac uniondeb yr etholiad. Os ydych chi wedi gwneud trefniadau i rannu manylion cyswllt ymgeiswyr gydag Ymgynghorydd Swyddogol Etholedig yr Heddlu, dylech chi hysbysu ymgeiswyr y gall Ymgynghorydd Swyddogol Etholedig yr Heddlu gysylltu â nhw'n uniongyrchol gyda diweddariadau a chyngor ar ganllawiau diogelwch.

Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ynghylch cynllunio ar gyfer agor pleidleisiau post, pleidleisio mewn gorsaf bleidleisio, cynllunio ar gyfer y dilysu a'r cyfrif, a gweithio gyda'ch heddlu lleol.  

Mae gan bob heddlu yn y DU bwynt cyswllt unigol penodol ar gyfer troseddau sy’n ymwneud ag etholiadau. Bydd pwynt cyswllt unigol eich heddlu lleol yn bartner allweddol i’ch helpu i sicrhau y canfyddir unrhyw achosion posibl o dwyll yn gyflym ac yr ymdrinnir ag ef yn gyflym. 

Dylech gysylltu â’ch pwynt cyswllt unigol ar ddechrau eich proses gynllunio etholiad. Ar ôl ei sefydlu, dylech gynnal y cyswllt hwn drwy gydol cyfnod yr etholiad. Os cewch unrhyw broblemau wrth sefydlu cyswllt â’ch pwynt cyswllt unigol, cysylltwch â’n swyddfa yng Nghymru.

Dylai eich trafodaethau ymdrin â'ch cynlluniau ar gyfer cynnal uniondeb yr etholiad a'ch mecanweithiau ar gyfer nodi materion posibl a pha gamau y dylid eu cymryd os bydd unrhyw amheuon yn codi.

Mae rhestr wirio o bynciau y dylid eu hystyried mewn unrhyw gyfarfod cynllunio cyn-etholiadol rhyngoch chi a’ch pwynt cyswllt unigol ar gael i gefnogi eich trafodaethau.

Dylech gytuno ar ddull gyda'ch pwynt cyswllt unigol ar gyfer cyfeirio honiadau o dwyll  y mae'n bosibl y byddwch chi'n eu cael i ymchwilio ymhellach iddynt pryd bynnag mae hynny'n briodol. Er enghraifft, ai chi fydd y pwynt cyswllt cyntaf fydd yn cyfeirio honiadau at y pwynt cyswllt unigol, neu ai nhw fydd y pwynt cyswllt cyntaf ac yn rhoi gwybod i chi am honiadau? 

Dylech hefyd gytuno ar ddull ar gyfer trin tystiolaeth, er mwyn i'r heddlu allu cynnal unrhyw ddadansoddiad fforensig lle bynnag mae hynny ei angen. Mae Ymarfer Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona wedi rhoi canllawiau i awdurdodau lleol ar gyfer trin tystiolaeth.  

Yn ogystal, dylech gymryd pob cam angenrheidiol i sicrhau bod swyddogion yr heddlu (a all gynnwys swyddogion cymorth cymunedol yr heddlu) yn bresennol mewn gorsafoedd pleidleisio neu’n galw i mewn yn ystod y diwrnod pleidleisio, fel sy'n briodol, a thrafod unrhyw faterion diogelwch sy’n ymwneud ag unrhyw agweddau eraill ar y broses gan gynnwys diogelwch cymunedol i bleidleiswyr.

Efallai y byddwch hefyd yn penderfynu ymgymryd â gwaith cyhoeddusrwydd ar y cyd â’r heddlu i gefnogi eich gwaith o gynnal uniondeb yr etholiad. Er enghraifft, gallech gydweithio ar gynnal ymgyrchoedd ymwybyddiaeth gyhoeddus yn yr ardal etholiadol i dynnu sylw at yr hyn y gellir ei wneud i helpu i ganfod ac atal twyll etholiadol. 

Mae yna dempled o femorandwm cyd-ddealltwriaeth  rhwng y Swyddog Canlyniadau a’r heddlu ar y gwaith ar y cyd o gynllunio ar gyfer etholiadau ac adrodd ar achosion o gamymarfer etholiadol, ac ymchwilio i achosion o'r fath, ar gael ar wefan Ymarfer Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona.

Ar ôl i chi roi eich cynlluniau ar waith ar gyfer monitro a chynnal uniondeb yr etholiad yn eich ardal, mae’n bwysig eich bod yn cynnig cyngor clir i ymgeiswyr, asiantiaid ac etholwyr ar sut i wneud honiadau er mwyn sicrhau bod dull effeithiol a chyson yn cael ei ddefnyddio i’w rheoli.  

Dylech sicrhau bod pob ymgeisydd a'i asiantiaid yn deall:

• sut i fynegi pryderon penodol ynghylch twyll etholiadol sy'n ymwneud â’r etholiad
• pa fath o dystiolaeth a lefel y dystiolaeth a fydd yn angenrheidiol i alluogi'r heddlu i ymchwilio i honiadau
• sut yr ymdrinnir â phob ymholiad
• pa wybodaeth ac adborth y dylent allu eu disgwyl ynghylch cynnydd unrhyw ymchwiliadau.

Bydd yr heddlu yn ymchwilio i unrhyw honiadau o dwyll nes, ar ôl ymgynghori â Gwasanaeth Erlyn y Goron, eu bod naill ai’n fodlon nad oes angen cymryd camau pellach neu na fyddai hynny’n briodol, neu eu bod yn anfon ffeil yr achos ymlaen at Wasanaeth Erlyn y Goron er mwyn erlyn. Dylai’r heddlu roi gwybod i chi a, lle bo hynny’n briodol, i’r Swyddog Cofrestru Etholiadol am gynnydd yr achos.

Mae’r Comisiwn a Chyngor Cenedlaethol Penaethiaid yr Heddlu (Cymdeithas Prif Swyddogion yr Heddlu gynt) wedi cefnogi’r Coleg Plismona i gynhyrchu llawlyfr o ganllawiau ar gyfer plismona etholiadau, sydd ar gael i’w lawrlwytho o’u gwefan yn Gymraeg a Saesneg.

Yn dilyn ymgynghori â Swyddogion Canlyniadau, heddluoedd a phleidiau gwleidyddol, mae’r Comisiwn wedi cynhyrchu Cod Ymddygiad ar gyfer ymgyrchwyr yn etholiadau Senedd Cymru, mewn etholiadau lleol yng Nghymru, yn etholiadau Senedd yr Alban ac mewn etholiadau cyngor yn yr Alban . Mae’r cod yn berthnasol i bob ymgyrchwr ac mae’n nodi safonau ymddygiad priodol y cytunwyd arnynt cyn ac yn ystod etholiad neu refferendwm.

Mae’r Cod hefyd yn ei gwneud yn glir, os bydd Swyddog Canlyniadau Etholaeth yn credu ei bod yn briodol mynd i’r afael â rhagor o risgiau lleol penodol, ac wedi ymgynghori â’r partïon cenedlaethol a lleol perthnasol, y byddwn yn eu cefnogi i gyflwyno darpariaethau lleol ychwanegol sy’n mynd y tu hwnt i delerau’r cod y cytunwyd arno’n genedlaethol.

Fel Swyddog Canlyniadau, rhan o’ch rôl yw sicrhau bod pawb sydd eisiau cymryd rhan yn yr etholiad yn gallu cael gafael ar wybodaeth glir i’w galluogi i wneud hynny. 

Mae’r adran hon yn cynnwys canllawiau i gefnogi’r gwaith o ddatblygu eich cynlluniau ar gyfer cyfathrebu ag amrywiaeth o gynulleidfaoedd cyn yr etholiad ac yn ystod yr etholiad. 

Mae’n cynnwys canllawiau ar weithgareddau ymwybyddiaeth y cyhoedd i annog cyfranogiad ac i sicrhau bod etholwyr yn cael yr wybodaeth sydd ei hangen arnynt cyn y diwrnod pleidleisio i’w helpu i sicrhau eu bod yn gwybod beth y mae angen iddynt ei wneud i bleidleisio.

Mae hefyd yn cynnwys canllawiau ar gynllunio eich ymgysylltiad ag ymgeiswyr ac asiantiaid i gefnogi eu cyfranogiad yn yr etholiad. Mae ymgysylltu cynnar yn allweddol i sicrhau bod pawb yn deall gofynion ymgeisyddiaeth yn dda, a’r rhwymedigaethau sy’n deillio o hynny yn ystod etholiad. 

Yn olaf, mae’n cynnwys canllawiau i gefnogi eich cynllun ar gyfer cyfathrebu â’r cyfryngau a rhanddeiliaid eraill.

Mae canllawiau cyffredinol ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol ynglŷn â gweithio gyda phartneriaid ar gael yn ein canllawiau ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol. 

Chi sy'n gyfrifol am bob agwedd ar y broses enwebu ar gyfer etholiad y Senedd. 

Dylai eich cynllun prosiect gynnwys manylion ar sut fyddwch chi'n ymwneud â phleidiau gwleidyddol, ymgeiswyr ac asiantiaid a sut ydych chi'n rheoli'r broses enwebu yr ydych chi'n gyfrifol amdani.

Dylech bennu pa wybodaeth ynghylch y broses leol fydd yn cael ei rhannu gyda phleidiau, ymgeiswyr unigol ac asiantiaid a phenderfynu sut ddylid rhannu gwybodaeth. Dylid darparu'r wybodaeth mewn da bryd er mwyn galluogi ymgeiswyr ac asiantiaid i weithredu arni.

Briffio

Dylech sicrhau bod pleidiau, ymgeiswyr unigol ac asiantiaid yn cael cynnig sesiwn friffio cyn y cyfnod enwebu, neu ar ddechrau cyfnod o'r fath, yn ymwneud â'r prosesau sy'n benodol i sefyll mewn etholiad y Senedd, yn cynnwys trefniadau lleol, a mynd i'r afael ag unrhyw broblemau o'r gorffennol, problemau cyfredol neu broblemau disgwyliedig yr ydych chi'n ymwybodol ohonynt o bosibl. Dylech hefyd gynnal sesiwn friffio ychwanegol ar ôl cadarnhau'r rhestr o ymgeiswyr unigol a phleidiau sy’n sefyll i gael eu hethol ar ôl i’r enwebiadau ddod i ben.

Dylai eich briff gynnwys y canlynol o leiaf:

• y broses enwebu - gan gynnwys trefniadau ar gyfer danfon yn electronig
• y broses etholiadol
• gwariant ar yr etholiad
• cael mynediad i'r gofrestr etholiadol
• cyfarpar a ddarparwyd i orsaf bleidleisio sy’n gwneud pleidleisio’n haws i bobl anabl
• Cod ymddygiad ar gyfer ymgyrchwyr yn etholiadau'r Senedd

Bydd angen i chi hefyd benderfynu sut ddarperir gwybodaeth ynghylch trefniadau lleol. Bydd hyn yn cynnwys gwybodaeth ynghylch dyddiadau, amseroedd a lleoliadau’r prif brosesau etholiadol, gan gynnwys:

• anfon ac agor pleidleisiau post
• diwrnod pleidleisio
• y broses ddilysu, y cyfrif, cyfrifo'r canlyniadau a dyrannu seddi

Dylai’r sesiynau briffio ystyried y gallai fod yna bobl nad oes ganddynt fawr ddim dealltwriaeth, os o gwbl, o reolau a gweithdrefnau etholiadol neu nad ydynt wedi bod yn rhan o etholiadau ers peth amser. 

Dylai bod pob sesiwn friffio yn pwysleisio pwysigrwydd dilyn rheolau'r etholiad. Dylech hefyd ddarparu gwybodaeth ynghylch y safonau ymddygiad yr ydych yn eu disgwyl gan gefnogwyr yn ardal y man bleidleisio ar ddiwrnod yr etholiad.

Rydym wedi cynhyrchu cyflwyniad enghreifftiol ar gyfer pleidiau, ymgeiswyr unigol ac asiantiaid yn etholiad y Senedd, sydd ar gael ar ein gwefan ac efallai yr hoffech ei ddefnyddio yn ystod eich sesiynau briffio. 

Mae'r templed o'r sesiwn friffio ar gyfer ymgeiswyr ac asiantiaid yn adran gynllunio ein tudalen adnoddau.

Darparu gwybodaeth ysgrifenedig 

Dylech sicrhau bod pleidiau gwleidyddol, ymgeiswyr unigol ac asiantiaid etholiadol hefyd yn cael canllawiau ysgrifenedig ynghylch y broses etholiadol a bod yr wybodaeth yn cael ei darparu mewn da bryd er mwyn galluogi ymgeiswyr ac asiantiaid i weithredu arni. 

Pwrpas darparu canllawiau ysgrifenedig yw sicrhau bod gan bleidiau, ymgeiswyr unigol ac asiantiaid etholiadol fynediad at ganllawiau awdurdodol a chynhwysfawr i gyfeirio atynt ar unrhyw adeg er mwyn sicrhau bod ganddynt yr holl wybodaeth sydd ei hangen arnynt i gymryd rhan mewn etholiad. 

Pryd bynnag sy'n briodol, gallwch roi dolen i ymgeiswyr ac asiantiaid i'w defnyddio i ddod o hyd i’r wybodaeth berthnasol ar-lein, a chi fydd yn gyfrifol am sicrhau bod ymgeiswyr yn gallu cael gafael ar y wybodaeth sydd ei hangen arnynt yn rhwydd a gwneud beth bynnag sy’n angenrheidiol i hwyluso hyn.

Hygyrchedd

Dylech sicrhau bod ymgeiswyr ac asiantiaid yn gallu cael gafael ar yr holl wybodaeth sydd ei hangen arnynt yn rhwydd er mwyn gallu cymryd rhan yn yr etholiad.

Dylech gofio y gall fod gan ymgeiswyr ac asiantiaid anghenion mynediad penodol, ac felly efallai y bydd angen arnynt unrhyw wybodaeth neu arweiniad mewn print bras neu fformat arall, fel Braille neu sain, neu mewn iaith ar wahân i Gymraeg neu Saesneg. 

Dylech hefyd ystyried y gallai fod gan ymgeiswyr ac asiantiaid ofynion arbennig er mwyn cefnogi eu presenoldeb mewn sesiynau briffio a dylech sicrhau bod sesiynau briffio ar gael ar-lein neu drwy gynhadledd fideo pryd bynnag y bo modd. 

Gallwch recordio eich sesiwn friffio a sicrhau ei bod ar gael ar-lein i bleidiau gwleidyddol, ymgeiswyr unigol ac asiantiaid etholiadol ei gwylio ar alw pan fydd yn gyfleus iddyn nhw, gyda manylion am sut allant ofyn unrhyw gwestiynau dilynol wedi’u cynnwys.

Fodd bynnag, bydd angen i chi hefyd ystyried sut fyddwch yn cynnig sesiynau briffio i’r rheini nad ydynt yn gallu cael gafael ar wybodaeth o’r fath ar-lein, neu sy’n anghyfforddus â hynny, a allai ei gwneud yn ofynnol i chi ddarparu rhai sesiynau briffio wyneb yn wyneb. Dylech roi gwybod i bleidiau gwleidyddol, ymgeiswyr unigol ac asiantiaid etholiadol am eich dull gweithredu arfaethedig yn gynnar er mwyn eich helpu i gynllunio a pharatoi. Dylid gofyn i’r rheini sydd â diddordeb mewn cael sesiwn friffio gofrestru ymlaen llaw er mwyn i chi allu cofnodi niferoedd yn ogystal â gofynion hygyrchedd, a fydd yn eich galluogi i deilwra eich dull gweithredu a rhoi’r trefniadau priodol ar waith.

Chi sy'n gyfrifol am bob agwedd ar y broses enwebu yn etholiad y Senedd.1 Mae’n bwysig codi ymwybyddiaeth o’r wybodaeth sydd ar gael i’r rheini sy’n dymuno sefyll mewn etholiad drwy ddarparu sesiynau briffio a chanllawiau ar-lein neu wedi’u hargraffu, yn enwedig i’r rheini nad ydynt wedi cysylltu’n uniongyrchol â chi neu eich staff. 

Wrth ddarparu gwybodaeth neu sesiynau briffio ynghylch y broses enwebu, dylech sicrhau eich bod yn cynnwys gwybodaeth ynglŷn â'r canlynol:

• dyddiadau cau perthnasol
• rheolau cyflwyno - yn cynnwys cyflwyno yn electronig
• enwau a ddefnyddir yn gyffredin
• llenwi papurau pleidleisio gan gynnwys darparu datganiad o aelodaeth o blaid
• defnyddio enwau, disgrifiadau ac arwyddluniau pleidiau
• y dulliau ar gyfer talu'r ernes
• unrhyw drefniadau ar gyfer proses wirio anffurfiol sydd gennych ar waith 

Dylech roi gwybodaeth ynghylch sut fydd y broses ar gyfer cyflwyno papurau enwebu yn electronig yn gweithio mewn gwirionedd er mwyn cefnogi'r gwaith o gyflawni enwebiadau electronig a rheoli disgwyliadau. Gallech ddarparu'r wybodaeth o'r datganiad cyflwyno electronig a phwysleisio pwysigrwydd bod pobl dim ond yn cyflwyno gan ddefnyddio'r cyfeiriad e-bost neu'r system ar-lein a ddarparwyd, a beth yw'r risgiau o beidio â gwneud hynny. Gallech hefyd amlinellu'r trefniadau ar gyfer cynnal gwiriadau anffurfiol ar gyfer enwebiadau a gyflwynwyd yn electronig a'r broses ar gyfer cyflwyno cyfeiriadau etholiad i'r Bwrdd Rheoli Etholiadol eu cyhoeddi. 

Mae cwestiynau ynghylch cymhwysedd neu waharddiad ar gyfer yr ymgeisydd yn unig ac ni ddylech roi cyngor ar faterion o’r fath. Dylid cyfeirio'r ymgeisydd at ein canllawiau ar gyfer ymgeiswyr ac asiantiaid yn y lle cyntaf. Petai ganddynt ragor o bryderon, dylech eu cynghori i geisio eu cyngor cyfreithiol eu hunain.

Pecynnau enwebu

Dylech baratoi pecynnau enwebu ar gyfer pleidiau gwleidyddol ac ymgeiswyr unigol. 

Pecynnau enwebu ar gyfer pleidiau gwleidyddol

Dylai bod y pecyn enwebu ar gyfer pleidiau gwleidyddol yn cynnwys:

• ffurflen enwebu yn cynnwys tystysgrif awdurdodi er mwyn caniatáu i ymgeiswyr rhestr plaid i sefyll ar ran plaid a gwneud cais i ddefnyddio arwyddlun
• ffurflen cyfeiriad cartref
• ffurflen cydsynion ag enwebiad
• ffurflen ar gyfer y Swyddog Enwebu (neu rywun sy'n gweithredu ar ei ran) i roi hysbysiad o benodi asiant etholiadol
• ffurflenni ar gyfer yr asiant etholiadol i roi hysbysiad o benodi is-asiantiaid
• ffurflenni ar gyfer penodi asiantiaid pleidleisio, asiantiaid pleidleisiau post ac asiantiaid cyfrif
• manylion sut ddylid talu'r ernes, gan gynnwys gwybodaeth ynghylch dulliau talu derbyniol
• canllawiau ysgrifenedig ar gyfer ymgeiswyr ac asiantiaid sy’n ymwneud ag agweddau allweddol ar y broses etholiadol, gan gynnwys y cymwysiadau a’r anghymwysiadau ar gyfer ethol, y broses enwebu, beth i’w wneud a beth i’w osgoi wrth ymgyrchu, cael mynediad at weithdrefnau etholiadol a beth sy’n digwydd ar ôl datgan y canlyniad
• manylion unrhyw drefniadau lleol, megis y trefniadau ar gyfer agor pleidleisiau post, y pleidleisio a'r cyfrif
• copi o'r Cod Ymddygiad ar gyfer ymgyrchwyr yn etholiadau Senedd Cymru, etholiadau Senedd yr Alban, mewn etholiadau lleol yng Nghymru ac mewn etholiadau cynghorau yn yr Alban  
• manylion sut i gael copi o'r gofrestr etholiadol a'r rhestrau o bleidleiswyr absennol, a ffurflenni i wneud ceisiadau o'r fath gyda gwybodaeth ynghylch lle i anfon y ffurflenni ymgeisio hyn. Dylech dynnu sylw at y ffaith mai dim ond yn unol â Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001 ac yn unol â deddfwriaeth diogelu data y gellir defnyddio’r wybodaeth sydd yn y gofrestr etholiadol a rhestrau pleidleisio absennol
• unrhyw wybodaeth berthnasol arall

Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar gyfer ymgeiswyr ac asiantiaid yn etholiad y Senedd.

Rydym hefyd wedi creu cyfres o bapurau enwebu y gallwch eu cynnwys yn eich pecynnau enwebu.

Gallwch ddod o hyd i becynnau enwebu yn adran gynllunio ein tudalen adnoddau.

Pecynnau enwebu ar gyfer ymgeiswyr unigol

Dylai bod y pecyn enwebu ar gyfer ymgeiswyr unigol yn cynnwys:

• ffurflen enwebu
• ffurflen cyfeiriad cartref
• ffurflen cydsynion ag enwebiad
• ffurflen ar gyfer yr ymgeisydd (neu rywun sy'n gweithredu ar ei ran) i roi hysbysiad o benodi asiant etholiad
• ffurflenni ar gyfer yr asiant etholiadol i roi hysbysiad o benodi is-asiantiaid
• ffurflenni ar gyfer penodi asiantiaid pleidleisio, asiantiaid pleidleisiau post ac asiantiaid cyfrif
• manylion sut ddylid talu'r ernes, gan gynnwys gwybodaeth ynghylch dulliau talu derbyniol
• canllawiau ysgrifenedig ar gyfer ymgeiswyr ac asiantiaid sy’n ymwneud ag agweddau allweddol ar y broses etholiadol, gan gynnwys y cymwysiadau a’r anghymwysiadau ar gyfer ethol, y broses enwebu, beth i’w wneud a beth i’w osgoi wrth ymgyrchu, cael mynediad at weithdrefnau etholiadol a beth sy’n digwydd ar ôl datgan y canlyniad
• copi o'r Cod Ymddygiad ar gyfer ymgyrchwyr yn etholiadau Senedd Cymru, yn etholiadau Senedd yr Alban, mewn etholiadau lleol yng Nghymru ac mewn etholiadau cynghorau yn yr Alban  
• manylion unrhyw drefniadau lleol, megis y trefniadau ar gyfer agor pleidleisiau post, y pleidleisio a'r cyfrif
• manylion sut i gael copi o'r gofrestr etholiadol a'r rhestrau o bleidleiswyr absennol, a ffurflenni i wneud ceisiadau o'r fath gyda gwybodaeth ynghylch lle i anfon y ffurflenni ymgeisio hyn. Dylech dynnu sylw at y ffaith mai dim ond yn unol â Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001 ac yn unol â deddfwriaeth diogelu data y gellir defnyddio’r wybodaeth sydd yn y gofrestr etholiadol a rhestrau pleidleisio absennol
• unrhyw wybodaeth berthnasol arall

Gallwch ddod o hyd i'r pecynnau enwebu yn adran gynllunio ein tudalen adnoddau.

Bydd angen i chi benderfynu yn fuan yn y broses sut ydych chi'n disgwyl rheoli'r broses. Bydd angen cynnwys yr wybodaeth hon ar y datganiad cyflwyno electronig sydd i'w gael ar yr hysbysiad etholiad. 

Mae adran hon y canllawiau yn ymdrin â’r cynllunio y bydd angen i chi ei wneud i gefnogi’r broses o gyflwyno enwebiadau yn electronig, gan gynnwys y gosodiad ymarferol o'r opsiynau sydd ar gael i chi.

Mae’n rhaid i chi sicrhau bod ymgeiswyr yn gallu cyflwyno enwebiadau yn electronig.1 Bydd angen i chi nodi'r canlynol yn y datganiad cyflwyno electronig ac mewn unrhyw sesiynau briffio ar gyfer ymgeiswyr ac asiantiaid:

• y dulliau sydd ar gael i gyflwyno'n electronig, fel cyflwyno i gyfeiriad e-bost neu ffordd arall o gyflwyno ar-lein
• y broses ac unrhyw gyfarwyddiadau ar gyfer cyflwyno enwebiadau drwy e-bost neu ar-lein
• manylion y sawl y gellir cysylltu ag ef am gymorth

Cyflwyno enwebiadau drwy e-bost 

Mae'n debyg bod e-bost yn hygyrch i'r rhan fwyaf o ymgeiswyr ac asiantiaid. 

Mae yna rai elfennau ymarferol i feddwl amdanynt wrth gynllunio sut fyddai'r gwaith o reoli'r enwebiadau sy'n cael eu cyflwyno drwy e-bost yn digwydd mewn gwirionedd:

• pa un ai a oes angen gosod cyfrifon e-bost penodol ar gyfer:
  • cyflwyno yn ffurfiol papurau enwebu wedi'u llenwi
  • rheoli unrhyw ymholiadau sy'n benodol i enwebiadau yn ystod y broses enwebu
• pwy fyddai â mynediad i bob cyfrif e-bost

Bydd angen i chi roi prosesau ar waith er mwyn monitro unrhyw gyfeiriadau e-bost y gellid eu cysylltu â'r Swyddog Canlyniadau neu wasanaethau etholiadol y gellid anfon papurau enwebu iddynt mewn camgymeriad. Bydd hyn yn sicrhau y gellir adnabod yn sydyn unrhyw bapurau sy'n dod i law, a gweithredu'n sydyn i geisio cysylltu â'r ymgeisydd. 

Dylid gwirio blychau sbam neu sothach yn rheolaidd rhag i unrhyw negeseuon e-bost gyrraedd y mannau hynny mewn camgymeriad. 

Dylech hefyd ystyried sut i wneud timau eraill ar draws y cyngor yn ymwybodol o’r ffaith y dylent gysylltu â chi cyn gynted ag sy’n bosibl os ydynt yn derbyn unrhyw negeseuon e-bost sy’n ymwneud â’r broses enwebu.

Cymorth TG i reoli cyflwyno enwebiadau drwy e-bost

Dylech gysylltu â gwasanaethau TG i sicrhau bod gennych y cymorth gywir ac unrhyw adnoddau ychwanegol sydd eu hangen arnoch i reoli enwebiadau sy'n cael eu cyflwyno drwy e-bost.

Gallai'r cymorth hwn gynnwys:

• gosod cyfrifon e-bost ar wahân ar gyfer cyflwyniadau ffurfiol a gwiriadau anffurfiol
• rheoli caniatâd i'r cyfrifon hyn i sicrhau eu bod yn ddiogel
• sicrhau bod digon o le i storio ym mewnflwch yr e-bost
• cynlluniau wrth gefn, gan gynnwys prosesau adfer ar ôl trychineb, a fyddai'n cwmpasu'r hyn a fyddai'n digwydd petai yna doriad TG neu rywbeth tebyg yn ystod y cyfnod enwebu ac yn arbennig o agos at y dyddiad cau ar gyfer derbyn enwebiadau

Yn ogystal, bydd angen i chi drafod unrhyw ystyriaethau diogelu data gyda'ch Swyddog Diogelu Data, i sicrhau bod gennych chi broses glir ar waith ar gyfer prosesu data a ddaw i law drwy e-bost, a'i fod wedi'i storio'n ddiogel yn unol â'ch dyletswyddau statudol a pholisïau cadw data 

Cyflwyno enwebiadau drwy system ar-lein

Mae'n bosibl y byddwch chi hefyd yn caniatáu cyflwyno enwebiadau yn electronig drwy system ar-lein bwrpasol. 

Gall defnyddio system ar-lein i reoli cyflwyno enwebiadau ar-lein arwain at ostyngiad yn nifer y negeseuon e-bost y mae angen eu prosesu oherwydd y gallu i fewnbynnu gwybodaeth enwebu yn uniongyrchol ar system ar-lein. 

Wedi dweud hynny, mae yna nifer o bethau i'w hystyried o ran gwneud eich penderfyniad i gynnig system ar-lein ai peidio, a sut fyddai'n cael ei rheoli mewn gwirionedd.

Cymorth TG i osod system enwebiadau ar-lein

Gan ddefnyddio arbenigedd eich tîm TG, gallech ystyried gosod system unigryw yn fewnol. Bydd angen i'r system fod yn rhwydd i'w defnyddio a dylai gynnwys cyfarwyddiadau clir ar sut mae ei defnyddio. 

Fel arall, gallech ystyried defnyddio darparwr allanol i gynnig y system. Mae'n bosibl y bydd yna gyfleoedd i weithio gyda Swyddogion Canlyniadau eraill i gaffael a sefydlu system ar-lein ar gyfer cyflwyno enwebiadau.

Bydd angen i chi ystyried y canlynol, pa un ai a ydych yn cynhyrchu unrhyw system enwebiadau ar-lein yn fewnol neu'n allanol:

• yr adnodd a/neu'r goblygiadau ariannol sydd ynghlwm
• yr amserlen sydd ar gael i sefydlu system newydd 

Mae'n bwysig eich bod chi'n gallu sicrhau bod unrhyw system ar-lein wedi'i phrofi'n llawn a'i bod yn gweithio mewn da bryd cyn dechrau'r cyfnod enwebu.

Cynnal llwybr archwilio clir o'r enwebiadau sydd wedi'u cyflwyno'n electronig yn ffurfiol

Dylai bod gennych broses ar waith ar gyfer cofnodi unrhyw ohebiaeth gan ymgeiswyr ac asiantiaid dros y ffôn neu wyneb yn wyneb sy'n ymwneud ag enwebiad sydd wedi'i gyflwyno wedyn drwy e-bost neu unrhyw system ar-lein.

Dylech sicrhau bod beth bynnag ydych chi'n ei roi ar waith i alluogi pobl i gyflwyno enwebiadau yn electronig yn gallu cynnig llwybr archwilio clir o ba bryd mae enwebiad wedi'i gyflwyno'n ffurfiol.

Os ydych chi'n defnyddio cyfeiriad e-bost pwrpasol ar gyfer y cam cyflawni ffurfiol o'r broses enwebu, gallech ddefnyddio swyddogaeth atebion awtomatig i gadarnhau bod yr e-bost wedi dod i law ond sy'n egluro nad yw'r enwebiad wedi'i phennu eto. Gallai'r neges awtomatig hefyd gadarnhau'r camau nesaf yn y broses i ymgeiswyr ac asiantiaid.

Os ydych chi'n defnyddio system ar-lein, bydd angen i chi allu gwahaniaethu rhwng enwebiadau sydd ar waith neu'n mynd drwy wiriadau anffurfiol, a'r rheini sydd wedi'u cyflwyno'n ffurfiol.

Bydd angen i chi ystyried pa un ai a oes angen cymorth technegol i sicrhau bod llwybr archwilio clir wedi'i osod ar gyfer y prosesau sydd ar waith. Rhaid bod yna broses ar waith ar gyfer cofnodi'r union amser mae enwebiadau yn dod i law drwy e-bost neu unrhyw system ar-lein arall.2

Bydd angen i chi benderfynu ar broses ar gyfer cofnodi eich penderfyniadau mewn perthynas â dilysrwydd yr enwebiadau a gyflwynwyd yn electronig a pha un ai a wneir hyn ar-lein neu gan ddefnyddio fersiynau wedi'u hargraffu o'r papurau neu gyffelyb.

Bydd angen i chi fod â chynllun ar waith ar gyfer storio yn ddiogel papurau enwebu a gyflwynir yn electronig a sicrhau eu bod ar gael i'w harolygu pe gofynnir am hynny.

Mae gan ymgeiswyr unigol yr hawl am gopi am ddim o'r gofrestr lawn ar gyfer yr etholaeth maen nhw'n sefyll ynddi ar gais ysgrifenedig pan ddônt yn ymgeisydd yn swyddogol. Y dyddiad cynharaf y gall rhywun ddod yn ymgeisydd swyddogol yw ar ddyddiad diddymu'r Senedd. Bydd unigolyn yn dod yn ymgeisydd yn swyddogol ar y diwrnod hwn neu cyn y diwrnod hwn os ydy ef/hi neu eraill eisoes wedi datgan ei f/bod yn ymgeisydd.1

Yn achos plaid sy'n cyflwyno rhestr o ymgeiswyr, mae gan yr asiant etholiadol ar gyfer y rhestr plaid yr hawl am gopi o'r gofrestr lawn.

Fel rhan o’ch cynlluniau ar gyfer ymgysylltu â phleidiau gwleidyddol, ymgeiswyr unigol ac asiantiaid a’u cefnogi wrth iddynt gymryd rhan yn yr etholiadau, bydd angen i chi benderfynu sut fydd gwybodaeth ynghylch trefniadau lleol yn cael ei darparu iddynt. 

Bydd trefniadau lleol yn cynnwys gwybodaeth ynghylch dyddiadau, amseroedd a lleoliadau’r prif brosesau etholiadol, gan gynnwys:

• anfon ac agor pleidleisiau post
• y diwrnod pleidleisio
• cyfarpar a ddarperir i orsafoedd pleidleisio sy'n ei gwneud yn haws i bobl anabl bleidleisio
• y broses ddilysu a'r cyfrif

Dylai eich sesiwn/sesiynau briffio hefyd dynnu sylw at unrhyw drefniadau diogelwch yr ydych wedi'u rhoi ar waith mewn ymgynghoriad â'r heddlu, gan gynnwys eich cynlluniau i rannu manylion cyswllt e-bost/rhif ffôn yr ymgeisydd gydag Ymgynghorydd Swyddogol Etholedig yr Heddlu lleol i helpu i gynnal diogelwch ymgeiswyr. Dylech gynghori ymgeiswyr sut y bydd eu manylion cyswllt yn cael eu defnyddio a rhoi cyfle iddynt optio allan os oes angen. 

Dylech hefyd wahodd Pwynt Cyswllt Unigol ac Ymgynghorydd Swyddogol Etholedig yr heddlu i fynychu unrhyw sesiynau briffio, neu i ddarparu deunydd ysgrifenedig y gallwch ei ddarparu i ymgeiswyr ac asiantiaid.

Mae canllawiau diogelwch ychwanegol ar gyfer ymgeiswyr ac asiantiaid ar gael yn Canllawiau diogelwch ar gyfer etholiadau - GOV.UK.

Dylech hefyd drafod y safonau ymddygiad yr ydych yn eu disgwyl gan gefnogwyr yn ardal y man bleidleisio ar y diwrnod pleidleisio ac yn ystod y broses ddilysu a'r cyfrif.

Mae Ymarfer Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona wedi cynhyrchu canllawiau ar Gynnal trefn ac atal dylanwad amhriodol y tu allan i orsafoedd pleidleisio. Mae’r ddogfen hon wedi’i chynllunio i helpu’r heddlu i feddwl am y ffordd orau o fynd i’r afael â phlismona gorsafoedd pleidleisio ac mae’n cynnig rhai camau ymarferol i’w helpu i leihau’r tebygolrwydd y bydd problemau’n codi ac i ymdrin ag unrhyw rai a all godi. Er ei fod wedi’i fwriadu ar gyfer y pwynt cyswllt unigol, gall fod o ddefnydd i chi hefyd, yn enwedig wrth gyfleu i ymgeiswyr ac asiantiaid y safonau ymddygiad a ddisgwylir gan gefnogwyr yn ardal y man bleidleisio. Dylid ei darllen ar y cyd ag adran ymgyrchu y tu allan i orsafoedd pleidleisio y Cod Ymddygiad ar gyfer ymgyrchwyr yn etholiadau Senedd Cymru, mewn etholiadau lleol yng Nghymru, yn etholiadau Senedd yr Alban ac mewn cynghorau yn yr Alban.

Yn ôl y gyfraith, mae’n ofynnol i bleidiau ac ymgeiswyr ddilyn rheolau penodol:

• faint y gallwch ei wario 
• gan bwy y gallwch dderbyn rhoddion
• yr hyn y mae gofyn iddynt adrodd arno ar ôl yr etholiad. 

Rydym wedi cynhyrchu canllawiau ynghylch gwariant a rhoddion y gallwch eu defnyddio i roi gwybodaeth i bleidiau, ymgeiswyr ac asiantiaid ynghylch datganiadau a ffurflenni gwariant er mwyn eu galluogi i fodloni eu gofynion adrodd.

Mae'r briff ar gyfer ymgeiswyr ac asiantiaid, a thaflen ffeithiau ar wariant a rhoddion yn adran gynllunio ein tudalen adnoddau.

Mae’r cyfryngau yn chwarae rhan bwysig o ran darparu gwybodaeth i bleidleiswyr mewn perthynas â'r etholiad ac mae’n bwysig bod eich gohebiaeth â sefydliadau'r cyfryngau a chynrychiolwyr yn cael ei chynllunio a’i rheoli'n dda er mwyn cynnal hyder y cyhoedd bod yr etholiad yn cael ei gynnal yn dda. 

Er mwyn cyflawni hyn yn effeithiol, dylai fod proses glir ar waith ar gyfer gohebiaeth sy’n ymwneud â’r bleidlais yn yr etholaeth, y dylid ei dilyn gennych chi ac, yn achos etholaeth sy'n croesi mwy nag un awdurdod lleol, y staff perthnasol yn yr awdurdodau eraill, a'u tîm/timau cyfathrebu perthnasol i ymateb yn effeithiol i unrhyw faterion sy’n codi. 

Dylai eich trefniadau ar gyfer gweithio gyda’r cyfryngau gynnwys:

• prosesu ar gyfer ymdrin ag ymholiadau cyffredinol gan y cyfryngau
• strategaethau ar gyfer ymdrin â chyfathrebu rhagweithiol a chyswllt â'r cyfryngau mewn perthynas â digwyddiadau penodol megis cyfrif pleidleisiau a datgan canlyniadau
• cynlluniau ar gyfer ymdrin yn adweithiol ag unrhyw faterion sy’n codi mewn perthynas â’r etholiad, er enghraifft honiadau o dwyll etholiadol 

Presenoldeb y cyfryngau yn y cyfrif

Wrth ddatblygu eich cynllun ar gyfer sut fyddwch yn cefnogi presenoldeb y cyfryngau yn y cyfrif, dylech ystyried:

• unrhyw gyfarwyddyd/cyfarwyddiadau penodol gan y Bwrdd Rheoli Etholiadol
• cysylltu â’r prif sefydliadau darlledu ymlaen llaw ac amlinellu’r cyfleusterau sydd ar gael ar gyfer y wasg 
• rhoi cyfle i gynrychiolwyr y cyfryngau archwilio lleoliad y broses ddilysu a’r cyfrif i weld pa le a chyfleusterau sydd ar gael iddynt, er mwyn rhoi cyfle iddynt godi unrhyw faterion neu ofynion technegol gyda chi er mwyn i chi allu ymgorffori’r rhain yn eich cynllun ar gyfer gosodiad y lleoliad  
• trafod y trefniadau ar gyfer datgan y canlyniadau
• trefnu bod systemau sain yn cael eu defnyddio ar gyfer y cyhoeddiadau ac ar gyfer unrhyw ffrydiau byw
• gwneud trefniadau achredu ar gyfe newyddiadurwyr, technegwyr a ffotograffwyr sy'n mynychu a darparu pasys cyfryngau
• sicrhau bod llefarydd cyfryngau enwebedig wedi'i benodi ar gyfer y cyfrif, a bod pawb yn gwybod pwy yw hwn ac y dylid cyfeirio pob cwestiwn gan y cyfryngau at yr unigolyn hwnnw
• sicrhau bod cyfryngau yn ymwybodol o unrhyw ardaloedd dan gyfyngiadau a gweithdrefnau e.e. bod gweithredwyr camera yn ymwybodol na ddylent gael lluniau o wybodaeth sensitif (fel lluniau agos o bapurau pleidleisio) na bod yn rhwystr i staff y cyfrif
• sicrhau bod tîm cysylltiadau cyhoeddus y cyngor yn bresennol i ymdrin ag ymholiadau gan y cyfryngau. Dylech sicrhau eu bod yn gwybod at bwy i droi os gofynnir unrhyw gwestiynau etholiadol technegol iddynt
• esbonio'r prosesau i'w dilyn a'r amseroedd gorffen a datgan disgwyliedig
• rhoi camau ar waith i'ch galluogi i roi copi ysgrifenedig o'r canlyniadau i gynrychiolwyr y cyfryngau pan wneir y cyhoeddiad

Er mwyn eich helpu chi a’ch tîm cyfathrebu i gysylltu â’r cyfryngau yn y cyfrif, rydym ni wedi datblygu rhai awgrymiadau ar gyfer rheoli’r cyfryngau yn y cyfrif.

Mae yna awgrymiadau ar reoli'r cyfryngau yn y cyfrif yn adran gynllunio ein tudalen adnoddau.

Rhaid i chi gymryd camau priodol i annog etholwyr i gymryd rhan yn yr etholiadau, ac wrth gyflawni gweithgarwch o’r fath rhaid i chi roi sylw i unrhyw ganllawiau a gyhoeddir gan y Comisiwn Etholiadol.1 Dylai rhan o’r gweithgarwch ymgysylltu hwn gynnwys sut fyddwch yn cyfleu’r broses bleidleisio a’r cymorth sydd ar gael i bleidleiswyr anabl. Dylai hyn fod yn uniongyrchol gyda sefydliadau anabledd lleol a chyfeirio mwy cyffredinol at gyfathrebiadau hygyrch, fel darparu fersiynau ar-lein o ddogfennau hawdd eu darllen, sy’n gydnaws â rhaglenni darllen sgrin, neu sydd ar gael mewn print bras. 

Bydd yn ofynnol i chi hefyd ddarparu gwybodaeth i'r Bwrdd Rheoli Etholiadol er mwyn eu cynnwys yn y platfform gwybodaeth etholiadol.

Os nad chi yw’r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd, dylech gysylltu â nhw i sicrhau bod eich holl weithgareddau yn cyd-fynd â'i gilydd a'u bod wedi’u cynllunio i gael yr effaith fwyaf cyn y dyddiad cau ar gyfer cofrestru. Am ragor o wybodaeth ynghylch ymgysylltu fel Swyddog Cofrestru Etholiadol, darllenwch ein canllawiau ynghylch eich strategaeth ymgysylltu â’r cyhoedd a’ch cynllun cofrestru. 

Dylai eich gweithgarwch a’ch negeseuon geisio sicrhau bod gan bawb sydd eisiau pleidleisio y wybodaeth i wneud hynny, a’u bod yn gallu pleidleisio gan ddefnyddio’r dull sydd orau ganddynt. Dylai pob gohebiaeth sy’n mynd allan ddarparu manylion cyswllt priodol er mwyn i unrhyw un allu ymateb a chael rhagor o wybodaeth. Dylid cyflawni unrhyw weithgarwch ymwybyddiaeth gyhoeddus yn gyfartal yn y Gymraeg a Saesneg.

Wrth gynllunio eich gweithgarwch ymwybyddiaeth gyhoeddus, dylech ystyried a dogfennu:

• adnabod eich cynulleidfa darged
• amcanion a mesurau llwyddiant y gweithgarwch
• risgiau a sut mae lleddfu'r risgiau hynny
• adnoddau - ariannol a staffio
• cynlluniau ar gyfer cydweithio â phartneriaid lleol perthnasol, gan gynnwys arbenigwyr yn adran gyfathrebu’r awdurdod lleol

Pan mae'n ofynnol i chi gyhoeddi hysbysiadau, mae’n rhaid i chi eu rhannu ar-lein ac mewn unrhyw ffordd arall sy'n briodol yn eich barn chi.1 Dylai hyn gynnwys swyddfeydd awdurdod lleol, hysbysfyrddau, llyfrgelloedd ac adeiladau cyhoeddus eraill. 

Er mwyn sicrhau bod pleidleiswyr yn gallu cael y wybodaeth sydd ei hangen arnynt, mewn fformat hygyrch ac mewn da bryd iddynt fwrw eu pleidlais, dylech sicrhau bod gwybodaeth ynghylch y bleidlais, gan gynnwys yr hysbysiad o etholiad a’r datganiad o'r bobl a'r pleidiau a enwebwyd a hysbysiad o bleidlais, ar gael yn rhwydd i bleidleiswyr, er enghraifft drwy wefan yr awdurdod lleol.

Os ydych chi’n darparu gwybodaeth ar eich gwefan, dylech sicrhau ei bod yn hygyrch i bob pleidleisiwr. Er enghraifft, os ydych yn darparu gwybodaeth ar ffurf PDF, dylech fod yn ymwybodol, os na ddilynir camau penodol wrth greu ffeiliau PDF, efallai na fyddant yn gydnaws â rhaglenni darllen sgrin a thechnolegau cynorthwyol eraill. Mae Llywodraeth y DU wedi cynhyrchu canllawiau i gynhyrchu dogfennau PDF hygyrch y gallwch gyfeirio atynt. Gallech siarad â swyddog cydraddoldeb eich awdurdod am gyngor hefyd. 

Bydd yn ofynnol i chi roi copïau o hysbysiadau etholiad penodol i'r Bwrdd Rheoli Etholiadol, gan gynnwys:

• Hysbysiad o etholiad
• Datganiad ynghylch y pleidiau a'r bobl a enwebwyd
• Hysbysiad o'r bleidlais
• Lleoliad yr orsaf bleidleisio a'r disgrifiad o bleidleiswyr sydd â hawl i bleidleisio yno
• Datgan y canlyniad

er mwyn eu cynnwys yn y platfform gwybodaeth etholiadol. Bydd y Bwrdd Rheoli Etholiadol yn cynnig gwybodaeth ynghylch y fformat a'r broses ar gyfer darparu'r wybodaeth hon.

Dylech fod â phrosesau prawf ddarllen cadarn ar waith i sicrhau nad oes gwallau yn yr hysbysiadau y mae gofyn i chi eu cyhoeddi. Gallai cael prosesau prawf ddarllen cadarn ar waith helpu i ganfod unrhyw wallau ac osgoi unrhyw achosion posibl o dorri rheolau data cyn iddynt ddigwydd.

Cyfieithu a fformatau hysbysiadau

Rhaid i chi, pan fyddwch chi'n ystyried ei bod yn briodol gwneud hynny, sicrhau bod hysbysiadau etholiad yn cael eu cyfieithu neu eu darparu mewn fformat arall. Gallwch eu cynhyrchu:2

• mewn Braille
• mewn ieithoedd ar wahân i Gymraeg a Saesneg
• yn defnyddio cynrychioliadau graffigol
• mewn fformat sain
• yn defnyddio unrhyw fodd arall o wneud gwybodaeth yn hygyrch

Ni ellir cynhyrchu’r ffurflen enwebu na’r papurau pleidleisio mewn unrhyw iaith neu fformat arall.3 Wedi dweud hynny, rhaid i gopïau bras caled ac arddangos o’r papurau pleidleisio a arddangosir mewn gorsafoedd pleidleisio gynnwys cyfarwyddiadau i bleidleiswyr wedi’u hargraffu ar frig y papurau ac mae modd cyfieithu’r geiriau hyn i ieithoedd ar wahân i’r Gymraeg a Saesneg.4

Ystyriaethau diogelu data 

Yn unol â'r ddeddfwriaeth diogelu data, bydd angen i chi ystyried pa un ai a ydyw'n briodol neu'n angenrheidiol i’r hysbysiadau barhau’n gyhoeddedig, ar eich gwefan neu mewn man arall, ar ôl i gyfnod y ddeiseb ar gyfer yr etholiad hwnnw ddod i ben. Os yw'r hysbysiadau'n cyflawni dibenion penodol, h.y. cynghori pwy fydd yn ymgeisydd yn yr etholiad, ar ôl i’r etholiad ddod i ben, a bod y cyfle i gwestiynu’r etholiad hwnnw wedi mynd heibio, nid oes diben pellach iddynt. Dylech naill ai ddileu'r hysbysiad, neu ddileu'r data personol a gynhwysir yn yr hysbysiad, ar ôl i ddyddiad cau'r ddeiseb ar gyfer yr etholiad fynd heibio.

Mae deddfwriaeth diogelu data yn caniatáu i ddata personol gael ei storio am gyfnodau hirach os bydd y data yn cael ei brosesu at ddibenion archifo er budd y cyhoedd yn unig, neu at ddibenion gwyddonol, hanesyddol, neu ystadegol ac yn amodol ar weithredu mesurau diogelu priodol. Ar gyfer hysbysiadau canlyniadau etholiad, er enghraifft, dylech gadw’r rhain ar eich gwefan gan eu bod er budd y cyhoedd ac at ddibenion hanesyddol ac ystadegol.

Am ragor o wybodaeth, darllenwch ein canllawiau ynghylch diogelu data. 

Mae ‘Ble mae fy ngorsaf bleidleisio?’ yn gwestiwn cyffredin yn y cyfnod cyn y diwrnod pleidleisio ac ar y diwrnod pleidleisio ei hun. 

Mae'r Bwrdd Rheoli Etholiadau yn gyfrifol am gynnal a gweithredu llwyfan wybodaeth yr etholiadau a fydd yn rhoi gwybodaeth ynghylch gorsafoedd pleidleisio a hygyrchedd. Bydd modd chwilio yn ôl cod post ac ardal etholiadol. Bydd y Bwrdd Rheoli Etholiadol yn cynnig gwybodaeth ynghylch y fformat a'r broses ar gyfer darparu'r wybodaeth hon. Am ragor o wybodaeth, gweler ei wefan.

Mewn partneriaeth â Democracy Club, rydym yn darparu teclyn chwilio yn ôl cod post ar ein gwefan. Pan fydd pleidleiswyr yn nodi eu cod post, dangosir iddynt lle mae'r orsaf bleidleisio, a phwy yw eu hymgeiswyr. Gallech fewnosod yr adnodd hwn ar eich gwefan eich hun, gan ddefnyddio'r teclyn, neu ychwanegu dolen at ein gwefan ni. 

Er mwyn hwyluso hyn, mae angen i chi anfon data yr orsaf bleidleisio ar gyfer eich ardal chi at Democracy Club. Ar ôl i chi gadarnhau eich gorsafoedd pleidleisio cyn yr etholiad, gallwch allgludo’r data o’ch System Rheoli Etholiad a’i anfon drwy e-bost i [email protected] (yn agor mewn ffenestr newydd). Mae yna gyfarwyddiadau manwl ar gael i bob cyflenwr, os oes eu hangen arnoch.

Rydym hefyd yn darparu eich manylion cyswllt yn ein hadnodd chwilio yn ôl cod post. Os bydd eich manylion cyswllt yn newid, gofynnwn i chi roi gwybod i ni cyn gynted â phosibl er mwyn i ni allu diweddaru ein cofnodion. 

Mae gan arsylwyr sydd wedi'u hachredu gan y Comisiwn yr hawl i arsylwi:1

• cyflenwi a derbyn papurau pleidleisiau post
• y pleidleisio
• dilysu a chyfrif y pleidleisiau
• casglu a chyfrifo canlyniadau a dyrannu seddi

Dylai eich cynllun prosiect gynnwys prosesau i reoli ymholiadau posibl gan arsyllwyr ac i gefnogi eu presenoldeb yn y prosesau etholiadol y mae ganddynt yr hawl i’w mynychu. Dylai hyn gynnwys rhoi gwybodaeth i arsyllwyr ynghylch lleoliad ac amseriad y prosesau uchod.

Mae gan gynrychiolwyr y Comisiwn hefyd yr hawl i arsylwi'r prosesau hyn ac, yn ogystal, yr hawl i arsylwi eich arferion gweithio.2

Nid oes angen i arsyllwyr achrededig na chynrychiolwyr y Comisiwn roi gwybod ymlaen llaw lle maen nhw'n bwriadu arsylwi, ond byddant yn cario cerdyn adnabod ffotograffig gyda hwy a gyflenwir gan y Comisiwn.

Quick guide to the observer badge types

Math bathodyn arsylwr	Pwy ydyn nhw?	Mynediad
	Cynrychiolwyr y Comisiwn Etholiadol	Yr un fath ag ymgeiswyr ac asiantiaid, ynghyd â mynediad at gyflenwi pleidleisiau post, ac arferion gweithio’r Swyddog Canlyniadau a'r Swyddog Cofrestru Etholiadol
	Arsyllwyr sydd wedi'u hachredu gan y Comisiwn	Yr un fath ag ymgeiswyr ac asiantiaid, ynghyd â mynediad at gyflenwi pleidleisiau post

Os ydych chi’n ansicr ynghylch statws unigolyn penodol sy’n ceisio cael mynediad at brosesau etholiadol, gallwch edrych ar y cofrestrau o arsyllwyr ar wefan y Comisiwn.  

Mae gennych ddyletswydd gyfreithiol i ystyried Cod Ymarfer y Comisiwn ar gyfer arsylwyr  wrth reoli presenoldeb arsylwyr.3 Bydd arsyllwyr wedi cytuno i gydymffurfio â’r safonau ymddygiad a nodir yng Nghod Ymarfer y Comisiwn. Os ydych chi’n credu bod y Cod Ymarfer wedi’i dorri, rhowch wybod i swyddfa Cymru y Comisiwn.

Am ragor o wybodaeth ynghylch rôl arsylwyr, gweler ein canllawiau ar gyfer arsylwyr etholiadol achrededig. 

Er mwyn cyflawni'r etholiad, mae’n hanfodol bod pleidleiswyr yn gallu cael y wybodaeth sydd ei hangen arnynt, heb wallau, mewn fformat hygyrch ac mewn da bryd iddynt gymryd y camau angenrheidiol mewn perthynas â’u pleidlais.

Mae’r canllawiau hyn yn rhoi trosolwg o’r gofynion cyfreithiol sy’n ymwneud â chardiau pleidleisio, deunydd pleidleisio drwy’r post a phapurau pleidleisio, a’r meysydd lle mae gennych chi ddisgresiwn o ran dylunio a’r wybodaeth sydd i’w chynnwys ar y deunyddiau hyn.

Mae hefyd yn cynnwys gwybodaeth i’ch helpu i sicrhau ansawdd y broses o gynhyrchu deunyddiau i bleidleiswyr, gan gynnwys canllawiau ar brawf wirio ac ar weithio gyda chyflenwyr a chontractwyr.

Chi sy’n gyfrifol am anfon cerdyn pleidleisio swyddogol at etholwyr a’u dirprwyon ar gyfer etholiadau’r Senedd.1

Rhaid i gardiau pleidleisio fod ar y ffurf ragnodedig neu ar ffurf debyg. Rhaid i chi gynnwys ar bob cerdyn pleidleisio'r holl elfennau a nodir yn rheolau’r etholiad perthnasol ac a ddangosir ar flaen ac ar gefn y cardiau pleidleisio yn yr atodiad.2

Dylech gysylltu â’ch cyswllt yn y Post Brenhinol (neu bartner cyflenwi masnachol arall) yn gynnar yn y broses i sicrhau bod gennych drwyddedau priodol ar waith a bod y cerdyn pleidleisio’n bodloni gofynion danfon penodol.

Gall y Bwrdd Rheoli Etholiadol ddatgan neu argymell pryd y danfonir cardiau pleidleisio.

Dylid anfon cardiau pleidleisio at etholwyr a’u dirprwyon cyn gynted ag sy’n ymarferol ar ôl cyhoeddi’r hysbysiad o etholiad.3 Os ydych yn rhoi’r gwaith o gynhyrchu cardiau pleidleisio ar gontract allanol, bydd angen i chi anfon data eich cerdyn pleidleisio at eich argraffwyr a dylech sicrhau bod eich meddalwedd yn gallu cynhyrchu ffeil ddata y gall eich argraffwyr ei defnyddio i gynhyrchu’r deunyddiau yn unol â’r fanyleb ofynnol.

Dylech, yn gynnar yn y trafodaethau gyda’ch argraffwyr, fod wedi trafod ym mha fformat y byddwch yn darparu’r data ac ym mha fformat y byddant yn anfon unrhyw broflenni atoch, a dylid cynnwys hyn yn eich manyleb a’ch contract.

I gael rhagor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar ddatblygu contractau ar gyfer gwaith allanol a gwiriadau sicrhau ansawdd.

Cyhoeddi cardiau pleidleisio dilynol

Rhaid i Swyddogion Cofrestru Etholiadol (ERO) gyhoeddi dau hysbysiad addasu etholiad interim cyn cyhoeddi’r hysbysiad addasu etholiad terfynol 5 diwrnod gwaith cyn y bleidlais.4 Mae’r hysbysiadau hyn yn cefnogi anfon cardiau pleidleisio yn brydlon at yr etholwyr hynny sydd wedi gwneud cais i gofrestru yn agos at y dyddiad cau ar gyfer cofrestru. Rhaid i’r hysbysiad addasu interim cyntaf gael ei gyhoeddi ar y diwrnod olaf ar gyfer cyflwyno papurau enwebu, sef 19 diwrnod gwaith cyn y bleidlais.5  

Os nad chi yw’r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd (ERO), dylech gysylltu ag ef i sicrhau y gall amseru cyhoeddi’r ail hysbysiad interim gefnogi’r gwaith o gynhyrchu eich ail don o gardiau pleidleisio. Rhaid i’r ail hysbysiad interim gael ei gyhoeddi rhwng 18 a 6 diwrnod gwaith cyn y bleidlais (yn gynhwysol).6 Gall y Bwrdd Rheoli Etholiadol ddatgan neu argymell pryd y dylid cyhoeddi’r ail hysbysiad interim.

Dylid anfon diweddariad o’r data cofrestru sy’n deillio o bob un o’r hysbysiadau addasu at eich argraffwyr cyn gynted ag y bo’n ymarferol er mwyn gallu cynhyrchu cardiau pleidleisio ar gyfer etholwyr newydd.

Am ragor o wybodaeth am hysbysiadau interim, gweler ein canllawiau ERO.

Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar ddosbarthu cardiau pleidleisio.

Fel rhan o’ch gwaith cynllunio, byddwch wedi penderfynu a fydd y gwaith o gynhyrchu deunyddiau pleidleisio drwy’r post a darparu pleidleisiau drwy'r post yn cael ei wneud yn fewnol neu’n allanol. Gall y Bwrdd Rheoli Etholiadol roi cyfarwyddiadau neu argymhellion ar gyfer cynhyrchu deunydd pleidleisiau post a darparu pleidleisiau post.

Am ragor o wybodaeth i’ch helpu i wneud penderfyniadau ar gontractau allanol, gweler ein canllawiau ar reoli contractwyr a chyflenwyr.

Cynnwys pecynnau pleidlais bost

Rhaid i chi anfon pecyn pleidlais bost at bob pleidleisiwr cymwys. Rhaid i becynnau pleidlais bost gynnwys: 1

• amlen sy'n mynd allan
• amlenni dychwelyd : amlen 'A' (yr amlen papur pleidleisio) ac amlen 'B' (y brif amlen i ddychwelyd amlen 'A' a'r datganiad pleidleisio drwy'r post)
• y papur pleidleisio
• datganiad pleidleisio drwy'r post

Yn ogystal, rhaid i chi roi gwybodaeth gyfarwyddiadol sy’n sicrhau bod y rheini sydd â hawl i bleidleisio drwy’r post yn gallu cael:

• cyfieithiadau i ieithoedd eraill o unrhyw gyfarwyddiadau neu ganllawiau i bleidleiswyr a anfonwyd gyda’r papur pleidleisio
• cyfieithiad Braille o gyfarwyddiadau neu ganllawiau o'r fath
• cynrychiolaeth raffigol o gyfarwyddiadau neu ganllawiau o’r fath
• y cyfarwyddiadau neu'r canllawiau ar unrhyw ffurf arall (gan gynnwys unrhyw ffurf glywadwy)

Rhaid i chi gyfeirio’r amlen sy’n mynd allan at yr etholwr i’r cyfeiriad y mae wedi gofyn i chi anfon ei bapurau pleidleisio iddo ac sy’n cael ei ddangos ar y rhestr pleidleiswyr drwy’r post neu’r rhestr o bleidleiswyr drwy ddirprwy drwy’r post.1

Er mwyn cadw cyfrinachedd y bleidlais, rhaid i chi ddarparu dwy amlen ar wahân ar gyfer dychwelyd y papur pleidleisio a'r datganiad pleidleisio drwy'r post:2

• Amlen ‘A’ – dyma'r amlen i ddychwelyd y papur pleidleisio, mae angen nodi’r llythyren ‘A’ arni, y geiriau ‘amlen papur pleidleisio’ a ‘ballot paper envelope’ a rhif y papur pleidleisio.
• Amlen ‘B’ – dyma’r brif amlen i ddychwelyd amlen y papur pleidleisio (amlen ‘A’) a’r datganiad pleidleisio drwy’r post; mae angen ei marcio gyda’r llythyren ‘B’ a’r cyfeiriad dychwelyd.

Amlenni i etholwyr dienw

Pryd bynnag y byddwch yn cyfathrebu ag etholwr dienw, mae’n ofynnol i chi anfon y cyfathrebiad mewn amlen neu fath arall o orchudd mewn ffordd nad yw’n datgelu i unrhyw berson arall bod gan y pleidleisiwr gofnod dienw.

Felly, dylid anfon pecynnau pleidleisio drwy’r post at etholwyr sydd wedi’u cofrestru’n ddienw mewn amlen sy'n mynd allan blaen. Dylai’r amlen gynnwys ei enw a’i gyfeiriad gohebu, ond ni ddylai gynnwys ei rif etholwr na chyfeirio mewn unrhyw ffordd at yr etholiad neu’r gofrestr etholiadol.3

Costau postio

Oni bai eich bod yn danfon pleidleisiau drwy’r post â llaw, mae’n rhaid i chi ragdalu cost bostio'r amlen ddanfon sydd wedi’i chyfeirio at y pleidleisiwr post.4

Mae’n rhaid i chi hefyd ragdalu costau postio ar bob amlen ddychwelyd, ac eithrio pan mae pleidleisiau drwy’r post wedi'u hanfon i gyfeiriad sydd y tu allan i’r DU.5

Serch hynny, dylech drafod gyda’r Post Brenhinol a’ch argraffydd beth allwch ei wneud i hwyluso dychweliad prydlon pecynnau pleidlais bost sydd wedi’u llenwi ac yn dod o du allan i’r DU, gan gynnwys y posibilrwydd o gynnwys cost bostio wedi’i rhagdalu sy'n briodol ar gyfer eitemau a ddychwelir o dramor. 
 
Gallech benderfynu ar ddefnyddio dyluniad amlen gwahanol i bleidleisiau drwy’r post a anfonir i gyfeiriad sydd y tu allan i’r DU. Er enghraifft, gallech ychwanegu fflach o liw gwahanol. Gallai hyn hwyluso’r gwaith o ddidoli, adnabod a blaenoriaethu pleidleisiau drwy’r post o dramor yn fwy effeithlon. 

Papur pleidleisio drwy'r post

Rhagnodir ffurf y papur pleidleisio mewn deddfwriaeth a rhaid i chi ddilyn hyn yn union.1

Gall y Bwrdd Rheoli Etholiadol ddatgan neu argymell lliw ar gyfer y papur pleidleisio.

Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar ddylunio papurau pleidleisio.

Datganiad pleidleisio drwy’r post

Mae’r datganiad pleidleisio drwy’r post wedi’i nodi yn y ddeddfwriaeth a rhaid ei gynhyrchu ar y ffurf ragnodedig.2 Rhaid i’r datganiad pleidleisio drwy’r post gynnwys:

• enw’r etholwr (oni bai ei fod yn etholwr dienw)
• enw’r pleidleisiwr (lle mae hwn yn wahanol i enw’r etholwr oherwydd mae’r etholwr yn pleidleisio drwy ddirprwy)
• rhif y papur pleidleisio sy’n cael ei ddarparu gyda’r datganiad.

Rhaid i chi gyflwyno gwahanol ffurfiau o’r datganiad pleidleisio drwy’r post ar gyfer etholwyr dienw ac ar gyfer y rheiny sydd wedi cael caniatâd i hepgor.3 Ni ddylai’r datganiad pleidleisio drwy’r post ar gyfer etholwyr dienw ddangos enw'r etholwr.4  

Pan fydd y Swyddog Cofrestru Etholiadol wedi rhoi hepgoriad i etholwr, mae’n rhaid i chi hepgor y blwch llofnodi ac unrhyw gyfeiriad at lofnodi’r ffurflen yn y cyfarwyddiadau i bleidleiswyr.5

Dylech hefyd ddylunio a phrofi datganiadau’r bleidlais bost i sicrhau bod y meysydd llofnodi a dyddiad geni yn y lle cywir ac yn y fformat cywir i allu cael eu prosesu pan gânt eu dychwelyd gan eich system gwirio dynodydd personol.

Cyfarwyddiadau ychwanegol i bleidleiswyr

Yn ogystal â chynnwys rhagnodedig y pecyn pleidlais bost fel yr uchod, dylech ystyried darparu cyfarwyddiadau ychwanegol, mwy penodol – er enghraifft, cyfarwyddiadau graffigol i bleidleiswyr i’w helpu i lenwi’r datganiad a’r papur(au) pleidleisio a dychwelyd eu deunydd pleidleisio drwy’r post yn yr amlenni cywir.

Rhaid i chi ddarparu gwybodaeth fel sy’n briodol i bleidleiswyr post ynghylch sut i gael cyfarwyddiadau mewn fformatau amgen, e.e. ieithoedd eraill, braille, a sain.6

Fel rhan o’r cyfarwyddiadau hyn, dylech gynnwys gwybodaeth sy’n egluro natur bersonol y bleidlais, gan nodi ei bod yn gyfrinachol ac y byddai unrhyw un sy’n ymyrryd â’r pleidleisiwr wrth iddo farcio ei bleidlais yn cyflawni trosedd. Dylech hefyd gynnwys gwybodaeth am sut i adrodd am unrhyw bryderon neu achosion tybiedig o dwyll etholiadol.

Chi sy’n gyfrifol am gynhyrchu papurau pleidleisio ar gyfer yr etholiad yn eich etholaeth.

Mae gennych ddyletswydd gyfreithiol i ddilyn union fanylebau dylunio ac argraffu papurau pleidleisio a ragnodir mewn deddfwriaeth.1

Yn ôl y gyfraith, rhaid i bapurau pleidleisio ar gyfer pleidleiswyr drwy’r post ac ar gyfer eu defnyddio mewn gorsafoedd pleidleisio fod yn yr un dyluniad a maint, ond bod modd i'r marc swyddogol fod yn wahanol os dymunir.

Dylech sicrhau eich bod yn gwirio gyda’ch cyflenwr argraffu yn gynnar yn y broses i sefydlu maint mwyaf y papur pleidleisio y gall ei argraffu, ac os yn angenrheidiol, sicrhau bod gennych drefniadau wrth gefn ar waith rhag ofn bod angen papur pleidleisio mwy.

Ni ellir cadarnhau cynnwys terfynol y papurau pleidleisio nes bydd yr enwebiadau wedi cau. Bydd angen i chi wneud penderfyniadau ynghylch elfennau canlynol y fanyleb papur pleidleisio yn gynnar yn y broses:

•    fformat rhifau’r papurau pleidleisio
•    ffurf cefn y papur pleidleisio
•    y marc adnabod unigryw
•    dyluniad y marc swyddogol
•    pa liw fydd y papurau pleidleisio

Yn eich trafodaethau cynnar gyda’ch cyflenwr argraffu, rhaid i chi ystyried yn ofalus nifer y papurau pleidleisio y bydd angen eu hargraffu er mwyn i chi allu dyrannu digon o bapurau pleidleisio i orsafoedd pleidleisio a rhoi pecynnau pleidleisio drwy’r post. Bydd hyn hefyd yn golygu bod modd caffael digon o stociau papur.

Dylech seilio eich swm argraffu ar 100% o’r etholwr cymwys yn bresennol i bleidleisio. Mae risgiau sylweddol ynghlwm ag argraffu papurau pleidleisio yn seiliedig ar lai o bobl yn pleidleisio. Er enghraifft, os byddwch yn dechrau mynd yn brin o bapurau pleidleisio ar ddiwrnod pleidleisio, bydd yn fwy anodd ar y cam hwnnw i argraffu papurau pleidleisio ychwanegol a'u hanfon i’r gorsafoedd pleidleisio yr effeithiwyd arnynt mewn modd amserol.

Os byddwch yn penderfynu am unrhyw reswm peidio ag argraffu, fel lleiafswm, papurau pleidleisio'n seiliedig ar 100% o’r etholwyr cymwys yn pleidleisio, dylech asesu’r risgiau’n ofalus. Gall y Bwrdd Rheoli Etholiadol ddarparu canllawiau neu gyfarwyddiadau ar hyn.

Fel rhan o’ch asesiad risg, dylech ystyried y canlynol:

• nifer y pleidleiswyr a ragwelir – gan ystyried y potensial ar gyfer ymgysylltiad a diddordeb hwyr yn yr etholiadau. Ar y lleiaf, dylech dybio na fydd y nifer sy’n pleidleisio yn llai na’r nifer a bleidleisiodd yn yr etholiadau cyfatebol diwethaf
• cyd-destun penodol y pleidleisiau hyn
• unrhyw faterion lleol neu genedlaethol a all effeithio ar y nifer sy’n pleidleisio
•  a fyddai’n ffafriol cael stoc o bapurau pleidleisio ychwanegol yn barod i'w danfon yn gyflym i orsafoedd pleidleisio, er enghraifft, argraffu o leiaf 100% o bapurau pleidleisio ond peidio â rhoi 100% o’r papurau pleidleisio argraffedig i orsafoedd pleidleisio

Dylech hefyd gymryd camau i sicrhau y gellir argraffu papurau pleidleisio ychwanegol ar fyr rybudd os oes angen, a phenderfynu sut ddylech chi friffio staff gorsafoedd pleidleisio pe bai’r sefyllfa hon yn codi. 

Lliw papurau pleidleisio

Nid yw lliw’r papurau pleidleisio wedi’i ragnodi yn ôl y gyfraith.

Rhaid i bapurau pleidleisio a gyflwynwyd fod yn lliw gwahanol i’r papurau pleidleisio cyffredin.1

Gall y Bwrdd Rheoli Etholiadol argymell neu ddatgan pa liwiau i’w defnyddio.

Wrth benderfynu ar liwiau’r papurau pleidleisio, dylech ystyried materion hygyrchedd sy’n ymwneud â lliw a chyferbyniad.

Y marc swyddogol

Mae’r marc swyddogol yn farc diogelwch y mae’n rhaid ei ychwanegu at bapurau pleidleisio.2

Y marc swyddogol:

• gall hwn fod yr un fath ar gyfer pob papur pleidleisio mewn etholiad neu gellir defnyddio gwahanol farciau swyddogol at wahanol ddibenion yn yr un etholiad, er enghraifft un ar gyfer pleidleisiau drwy’r post ac un arall ar gyfer papurau pleidleisio gorsafoedd pleidleisio
• ni ellir ei ailddefnyddio am saith mlynedd mewn etholiadau ar gyfer yr un etholaeth Senedd. Dylai’r marc fod yn wahaniaethol.

Gallai fod yn arwyddlun neu’n farc wedi’i argraffu neu’n ddyfais argraffu arbennig fel dyfrnod. Gallai hefyd fod yn drydwll a ychwanegwyd ar adeg darparu'r papur pleidleisio, os defnyddir offer stampio i greu marc swyddogol trydyllog.

Dylai’r marc fod yn weladwy ar flaen y papur pleidleisio fel bod modd ei weld heb orfod troi’r papur pleidleisio drosodd.

Efallai y bydd y Bwrdd Rheoli Etholiadol yn argymell y dylai’r marc swyddogol a ddefnyddir ar bapurau pleidleisio sydd i'w rhoi mewn gorsafoedd pleidleisio fod yn wahanol i’r marc swyddogol a ddefnyddir ar bapurau pleidleisio a roddir mewn pecynnau pleidleisiau post.

Rhifau papurau pleidleisio

Dylai rhifau papurau pleidleisio redeg yn olynol, ond nid oes rhaid iddynt ddechrau ar ‘1’. Dylai rhifau papurau pleidleisio fod yn unigryw, ac ni ddylid eu hailddefnyddio, er enghraifft, dylid rhifo holl bapurau pleidleisio gorsafoedd pleidleisio, pleidlais bost, a phapurau pleidleisio a gyflwynwyd yn wahanol.

Marc adnabod unigryw

Gall y marc adnabod unigryw (UIM) gynnwys llythrennau a rhifau a gallai fod yr un rhif papur pleidleisio eto gyda rhagddodiad neu ôl-ddodiad wedi'i ychwanegu. Gall yr UIM hefyd fod yn god bar, ond does dim rheidrwydd iddo fod. Mae’n bwysig cofio nad yw’r UIM yr un fath â’r marc swyddogol.

Yr UIM:

• dylai fod yn unigryw ar gyfer pob papur pleidleisio
• gellir ei ailddefnyddio yn y bleidlais nesaf
• rhaid ei argraffu ar gefn y papur pleidleisio3

Ffurf cefn y papur pleidleisio

Mae ffurf cefn y papur pleidleisio wedi’i ragnodi a rhaid i chi sicrhau bod y wybodaeth ofynnol yn cael ei chynnwys ar gefn y papur pleidleisio yn y fformat penodedig.4 Nid oes darpariaeth i roi unrhyw groeslinellau na marciau eraill ar gefn y papurau pleidleisio.
 

Rhaid i’r papur pleidleisio gynnwys:1

• enwau neu ddisgrifiadau’r pleidiau gwleidyddol, ynghyd ag enwau’r ymgeiswyr a nodir ar restrau’r pleidiau hynny a’r gair Cymru, Cymreig, Wales neu Welsh os yw plaid wleidyddol wedi dewis ei ddefnyddio yn enw’r blaid gofrestredig
• enwau’r ymgeiswyr unigol, ynghyd â’r geiriau annibynnol / independent fel sy’n briodol

Enwau ymgeiswyr1

Rhaid i’r ymgeiswyr unigol ac ymgeiswyr plaid ymddangos ar y papur pleidleisio yn y drefn y maent wedi’u rhestru ar y datganiad ynghylch y pleidiau a phersonau a enwebwyd  a rhaid argraffu eu manylion perthnasol yn unol â’r cyfarwyddiadau argraffu.1

Rhaid i gyfenwau ymgeiswyr unigol ymddangos mewn priflythrennau, gan gynnwys priflythrennau cyfenwau sy’n dechrau gyda MAC neu MC a dylai’r enwau gadw'n gaeth at drefn yr wyddor e.e. MABBOT, MACLEAN, MATTHEWS, MCCORMICK, MORRISON. Rhaid i enwau eraill fod mewn llythrennau bychain gyda’r llythyren gyntaf yn unig mewn priflythyren.

Pan fydd ymgeisydd wedi rhestru sawl enw fel ei gyfenw, naill ai wedi'i gysylltnodi neu beidio, dylech atgynhyrchu'r enw cyfan fel y'i darperir. Er enghraifft, byddai Dick Van Dyke yn ymddangos fel VAN DYKE, Dick ar y papur pleidleisio, ac at ddibenion trefn yr wyddor byddai ei gyfenw'n dechrau gyda V.

Yn yr un modd, byddai Ann Smith-Jones yn SMITH-JONES, Ann ar y papur pleidleisio, a byddai’n cael ei restru fel S at ddibenion trefn yr wyddor.

Rhaid i enwau ymgeiswyr rhestr plaid ymddangos mewn maint llai nag enw’r blaid ei hun, mewn llythrennau bychain gyda’r llythyren gyntaf yn unig mewn priflythyren.

Arwyddluniau1  

Gall cyflwyniadau rhestr plaid wneud cais i ddefnyddio arwyddlun plaid ar y papur pleidleisio. Yn yr achosion hyn, gallwch gael copi eglurder uchel o’r arwyddlun i'w ddefnyddio wrth argraffu papurau pleidleisio. Fel arall, efallai bydd angen i chi lawrlwytho’r arwyddlun o’n gwefan. Dylech sicrhau bod pa bynnag gopi a ddefnyddir ar yr un ffurf â’r arwyddlun cofrestredig.

Maint mwyaf arwyddlun ar y papur pleidleisio yw dau gentimetr sgwâr. Peidiwch â newid na gwyrdynnu siâp yr arwyddlun i’w ffitio ar y papur pleidleisio. Dylech sicrhau bod yr arwyddlun ar yr un ffurf â’r arwyddlun cofrestredig - er enghraifft, peidiwch ag ymestyn arwyddluniau i siapiau sgwâr os nad ydynt wedi’u cofrestru fel delweddau sgwâr ar ein gwefan, gan y byddai hyn yn newid eu hedrychiad.

Dylech wirio pob proflen ddrafft o'ch deunyddiau etholiad yn ofalus ac yn drylwyr cyn iddynt gael eu cymeradwyo'n barod i'w hargraffu a'u hanfon. Bydd y cam hwn yn y broses yn aml yn un sy'n cymryd llawer o amser ac yn un lle y bydd amser yn y fantol gan y bydd eich cyflenwyr yn gweithio yn unol ag amserlenni tynn ac yn debygol o roi terfynau amser heriol i chi.

Dylech benderfynu pwy o'ch tîm a fydd yn rhan o'r gwaith prawfddarllen a sicrhau ansawdd y broses gynhyrchu. Mae'n bosibl y bydd angen i nifer o aelodau o'ch tîm gyfrannu, a gall fod yn ddefnyddiol cynnwys pobl eraill nad ydynt mor agos at wybodaeth grai yr ymgeiswyr neu'r proflenni sylfaenol er mwyn sicrhau nad oes dim wedi'i golli.

Lle bo modd, dylai mwy nag un person wirio pob set o broflenni cyn eu cymeradwyo er mwyn sicrhau y caiff gwallau eu canfod. Gall hyn leihau'r risg o wallau wrth weithio ar lawer o broflenni mewn cyfnod byr. 

Dylech drafod y ffordd fwyaf effeithlon o gynnal gwiriadau gyda'ch cyflenwr, er mwyn sicrhau bod y prosesau sicrhau ansawdd wedi'u cwblhau i'ch boddhad. Gall hyn gynnwys gwirio deunyddiau yn bersonol, trwy fynd i safle eich cyflenwr, neu ddefnyddio technoleg i gynnal gwiriadau o bell. 

Efallai yr hoffech ddefnyddio cyfuniad o'r dulliau hyn i atal unrhyw oedi wrth gyhoeddi ac anfon deunyddiau pleidleiswyr. 

Mae'n bosibl y bydd rhai cyflenwyr yn cynnig cynnal y gwiriadau hyn ar eich rhan fel rhan o'u gwasanaeth yn lle hynny. 

Os byddwch yn defnyddio cyflenwyr i gynnal gwiriadau, rhaid i chi sicrhau eich bod yn cael dadansoddiad manwl o'r broses wirio, gan gynnwys pa wiriadau ansawdd argraffu sy'n cael eu cynnal.

Dylai'r rhain gynnwys:

• gwneud yn siŵr bod y deunydd wedi’i argraffu'n gywir drwy ei wirio yn erbyn copi enghreifftiol o’r broflen fyw derfynol wedi’i llofnodi ar gyfer pob fersiwn o’r deunydd
• lle bo angen, gwneud yn siŵr bod yr holl destun personol wedi’i argraffu’n gywir
   

Fel arall, efallai y bydd deunyddiau’n cael eu hanfon atoch i’w gwirio cyn iddynt gael eu hanfon o’ch safleoedd.

Dylech gynhyrchu nodiadau canllaw ar gyfer yr aelodau staff hynny sy’n gwirio deunyddiau etholiad.

Gwirio testun sylfaenol

Gwiriwch destun sylfaenol pob deunydd yn ofalus; hynny yw, y testun na fydd yn newid ni waeth beth fo'r digwyddiad pleidleisio, nifer neu fanylion yr ymgeiswyr, neu'r wybodaeth i etholwyr. 

At ddibenion effeithlonrwydd, mae'n bosibl y bydd rhai cyflenwyr yn llunio eich proflenni o dempledi a ddefnyddiwyd mewn digwyddiadau pleidleisio blaenorol. 

Gwirio proflenni byw

Dylech wirio proflenni byw o bob math o ddeunydd etholiad ar y cam argraffu er mwyn cadarnhau nad oes unrhyw wallau a'u bod yn cael eu hargraffu yn unol â'r fanyleb ofynnol.  

Peidiwch â thybio y bydd yr wybodaeth a allbynnir gan eich system rheoli meddalwedd etholiadol yn gywir yn awtomatig. Er enghraifft, efallai y bu newidiadau deddfwriaethol neu newidiadau i ffiniau, neu newidiadau i'ch gwybodaeth gyswllt. Dylech wirio bod yr holl wybodaeth yn gywir a bod y deunydd etholiadol yn cydymffurfio â'r holl ofynion deddfwriaethol.

Dylai'r gwiriadau gynnwys eitemau y caiff llai ohonynt eu hargraffu hefyd, megis papurau pleidleisio a gyflwynwyd, dirprwyon sy'n pleidleisio drwy'r post neu bapurau pleidleisio drwy'r post ychwanegol a gaiff eu hargraffu er mwyn cynnwys y rhai a wnaeth gais ar ôl i'r ffeiliau data gwreiddiol gael eu cyflwyno. 

Mae angen i chi benderfynu faint o eitemau fydd yn cael eu gwirio ar gyfer pob eitem/gwaith argraffu/cyflenwad. Fel lleiafswm, ar gyfer gwiriadau argraffu, dylai'r eitem gyntaf a’r olaf ar gyfer pob fersiwn o’r eitem gael eu gwirio o leiaf i sicrhau bod y gwaith argraffu yn dechrau ac yn gorffen yn ôl y disgwyl.

Bydd gwiriadau prawfddarllen byw yn galluogi staff i gadarnhau bod yr eitemau a gaiff eu hargraffu yn cyfateb i'r fersiwn gymeradwy ddiweddaraf a bydd yn tynnu sylw at unrhyw broflenni a gymeradwywyd sydd wedi cael eu newid drwy gamgymeriad a sicrhau nad oes inc wedi rhedeg a bod yr ansawdd argraffu yn dda ac yn gyson.

Mae'n debygol y bydd gennych lawer o setiau o broflenni ar gyfer yr un eitem. Dylech wirio bod y testun newidiol ar bob set o broflenni wedi cael ei gynnwys yn gywir. Mae'n ddefnyddiol cadw taenlen o'r holl destun newidiol ym mhob fersiwn yn barod i gymharu â hi. Dylech brawfddarllen unrhyw daenlen yn erbyn data gwreiddiol, megis papurau enwebu. Gallai hyn gynnwys yr isod:

• rhestr o’ch holl etholiadau a ymleddir
• nifer y seddi gwag fesul etholiad
• enwau ymgeiswyr, cyfeiriad neu wybodaeth berthnasol am yr ardal, disgrifiadau ac arwyddluniau

Mae'n bwysig talu sylw arbennig i arwyddluniau oherwydd gall llawer ohonynt edrych yn debyg.

Dylech gadw llwybr archwilio o'r gwiriadau a wnaed fel y gallwch gyfeirio'n ôl ato os bydd unrhyw beth yn codi wedyn.

Dylai'r canllawiau i helpu'ch staff brawfddarllen deunyddiau etholiad gynnwys cyfarwyddiadau ar gyfer gwirio'r canlynol:

• bod yr holl fanylion wedi'u sillafu'n gywir
• bod enwau a chyfeiriadau etholwyr yn gywir ac yn cyfateb i'r gofrestr etholiadol / rhestrau pleidleiswyr absennol
• bod y deunyddiau a gaiff eu hanfon at etholwyr yn gywir ar eu cyfer (e.e. anfonir papur pleidleisio cywir ar gyfer eu hardal etholiadol; yr anfonir cardiau pleidlais bost drwy ddirprwy at bob unigolyn sy'n pleidleisio drwy'r post drwy ddirprwy)
• bod y dyddiadau cau cywir wedi'u cynnwys lle bo'n berthnasol (e.e. ar gyfer ceisiadau am bleidlais bost/pleidlais drwy ddirprwy ar gardiau pleidleisio)
• lle y rhagnodir ffurflen, ei bod yn bodloni'r gofynion rhagnodedig
• bod unrhyw gyfarwyddiadau sydd wedi'u cynnwys ar gyfer yr etholiad a system bleidleisio gywir

Mewn perthynas â'r papur pleidleisio, dylech hefyd wirio'r canlynol:

• bod y cyfarwyddiadau argraffu wedi'u dilyn yn fanwl
• bod y marc swyddogol a'r marc adnabod unigryw yn gywir1
• bod y papur pleidleisio yn cynnwys manylion pob ymgeisydd a enwebwyd yn ddilys ar gyfer yr ardal etholiadol honno; gan gynnwys:
  • bod enwau ymgeiswyr (neu enw(au) a ddefnyddir yn gyffredin lle y bo'n berthnasol) yn gywir
  • lle y bo'n berthnasol, bod enwau pleidiau, disgrifiadau ac arwyddluniau yn gywir ac fel y'u cofrestrwyd ar gofrestr y Comisiwn o bleidiau gwleidyddol
  • bod y cyfarwyddiadau ar frig pob papur pleidleisio yn gywir ar gyfer yr ardal etholiadol honno

Mae cynnwys y pecyn pleidleisio drwy'r post wedi'i ragnodi a dylech sicrhau bod yr holl fanylion perthnasol wedi'u cynnwys ar y deunyddiau hynny. Dylech hefyd wirio bod y datganiad(au) pleidleisio drwy'r post yn cynnwys y canlynol: 

• rhif(au) papur pleidleisio sydd wedi'u hargraffu'n gywir
• cyfarwyddiadau pleidleisio cywir ar gyfer yr ardal etholiadol

Unwaith bod eich deunyddiau etholiad wedi'u cynhyrchu, bydd angen i chi sicrhau bod eich holl ddeunyddiau wedi cael eu hargraffu, eu casglu ynghyd a'u paratoi ar gyfer eu hanfon at etholwyr, neu eu defnyddio mewn gorsafoedd pleidleisio, heb unrhyw wallau.  

Dylid cynnal gwiriadau sicrhau ansawdd cyn gynted â phosibl i atal unrhyw oedi yn y broses paratoi ac anfon.

Gwirio pecynnau pleidleisio drwy'r post wedi'u llenwi cyn eu hanfon

Dylai gwiriadau sicrhau ansawdd pecynnau pleidleisio drwy'r post wedi'u llenwi gynnwys gwirio'r canlynol:

• bod rhifau'r papur pleidleisio a'r datganiad pleidleisio drwy'r post yn cyfateb i'w gilydd,
• bod enwau/cyfeiriadau wedi'u personoli yn ymddangos yn unol â'r disgwyl mewn ffenestri,
• bod pob pecyn yn cynnwys yr eitemau cywir (e.e. bod y papurau pleidleisio cywir a'r amlen ateb gywir wedi cael eu cynnwys)

Dylech gynnal hapwiriadau o'r holl becynnau er mwyn sicrhau bod trawstoriad cynrychioliadol wedi cael ei wirio, gydag o leiaf ddau becyn o bob swp o 250 o becynnau sy'n cyfateb yn fras i ‘fasged’ Post Brenhinol lawn.

Dylech gadw llwybr archwilio clir o'r gwaith prawfddarllen a'r prosesau sicrhau ansawdd a ddilynwyd naill ai gan eich staff neu gan eich cyflenwr, fel y gallwch gyfeirio'n ôl ato os bydd unrhyw beth yn codi wedyn.

Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar sicrhau ansawdd a phrawf-wirio deunyddiau etholiad a sicrhau ansawdd y broses roi.

Gwirio llyfrau papurau pleidleisio cyn eu dyrannu

Pan fyddwch yn cael y llyfrau papurau pleidleisio wedi'u hargraffu, cyn i unrhyw bapurau pleidleisio gael eu dosbarthu i orsaf bleidleisio, dylech wirio'r canlynol:

• bod y papur pleidleisio cyntaf ac olaf ym mhob llyfr
• bod rhifau'r papurau pleidleisio ym mhob llyfr neu becyn yn rhedeg mewn trefn
• bod pob manylyn ar y papur pleidleisio wedi'i sillafu'n gywir
• bod pob enw/disgrifiad plaid wedi’i argraffu yn y llinell ar gyfer y rhestr plaid gywir
• bod pob arwyddlun y gofynnwyd amdano’n ddilys wedi’i gynnwys wrth ymyl y rhestr blaid gywir ac yn cyfateb i gofnod y Comisiwn
• bod pob disgrifiad ymgeisydd wedi cael ei argraffu yn y llinell ar gyfer yr ymgeisydd cywir
• bod y cyfarwyddiadau pleidleisio ar frig y papur pleidleisio yn cyfateb i'r gofynion deddfwriaethol
• bod y papurau pleidleisio wedi cael eu torri i'r maint cywir
• bod y marc swyddogol wedi cael ei gynnwys

Rhaid i chi sicrhau diogelwch papurau pleidleisio wrth eu cynhyrchu, eu danfon a’u storio. Ar ôl argraffu’r marc swyddogol ar y papurau pleidleisio, maen nhw’n fyw i bob pwrpas.

Waeth os ydych chi wedi argraffu’n fewnol neu’n allanol, er mwyn sicrhau bod gan bleidleiswyr hyder yn y broses, dylai eich trefniadau diogelwch atal mynediad anawdurdodedig at y papurau pleidleisio neu rhag eu defnyddio.

Dylai’r cyfyngiadau hyn fod yn berthnasol yn ystod pob cam o’r broses gynhyrchu a storio rhwng argraffu a’r bleidlais.

Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar gynllunio ar gyfer diogelwch papurau pleidleisio.

Mae’r adran hon o’r canllawiau’n cynnwys y gweithredoedd statudol sy’n rhaid eu cynnal er mwyn galluogi i amserlen yr etholiad ddechrau’n ffurfiol.

Mae hyn yn cynnwys:

• cyhoeddi hysbysiad o'r etholiad
• y gofyn i ddanfon cardiau pleidleisio cyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl cyhoeddi’r hysbysiad etholiad

Mae’n rhaid ichi anfon cardiau pleidleisio cyn gynted ag y mae’n bosibl ar ôl cyhoeddi’r hysbysiad etholiad.1

Mae’n rhaid i gerdyn pleidleisio gael ei anfon at gyfeiriad cymhwyso’r etholwr, neu yn achos pleidlais drwy ddirprwy, i gyfeiriad y dirprwy fel y dangosir yn y rhestr o ddirprwyon.2

Ar gyfer etholwyr dienw, mae’n rhaid i chi anfon eu cerdyn pleidleisio mewn amlen gyflwyno i gyfeiriad cymhwyso’r etholwr.3

Er mwyn sicrhau bod y pleidleiswyr yn derbyn y wybodaeth maent ei hangen ac o fewn yr amser er mwyn iddynt fwrw eu pleidlais, dylech sicrhau y gall y cardiau pleidleisio gael eu derbyn gan bleidleiswyr cyn gynted â phosibl, fel bod ganddynt y mwyafswm posibl o amser i newid eu manylion cofrestru neu wneud cais am bleidlais absennol.

Gall y Bwrdd Rheoli Etholiadol ddatgan neu argymell pryd y danfonir cardiau pleidleisio. Fel arall, bydd angen ichi bennu’r dyddiad dosbarthu gorau ar gyfer cardiau pleidleisio a dylech ganolbwyntio ar bryd y gall etholwyr ddisgwyl cael eu cardiau pleidleisio. 

Mae’n bosibl y gall cardiau pleidleisio gael eu dosbarthu â llaw, neu yn y post, neu drwy ddull arall a benderfynir gennych fel yr un mwyaf priodol.

Dosbarthu â llaw

Os ydych yn penderfynnu dosbarthu cardiau pleidleisio â llaw dylech gynllunio sut bydd hyn yn gweithio'n ymarferol. Dylech benodi digon o staff i sicrhau fod cardiau pleidleisio yn cael eu derbyn gan bleidleiswyr cyn gynted â phosibl i wneud y mwyaf o'r amser sydd ganddynt i newid eu manylion cofrestru neu wneud cais am bleidlais absennol. Dylech ddangos yn glir yn eich cyfarwyddiadau y diwrnod olaf y byddech yn disgwyl i'r holl gardiau pleidleisio fod wedi cael eu dosbarthu.

Dylech sicrhau bod staff yn ymwybodol o ystyriaethau diogelu data, ac ystyried gofyn i staff gadarnhau yn ysgrifenedig adeg eu recriwtio y byddant yn cydymffurfio â’ch cynllun diogelu data

Dylech fonitro dosbarthu cardiau pleidleisio er mwyn sicrhau bod cardiau pleidleisio wedi cael eu dosbarthu ar draws yr holl etholaeth ac o fewn y terfynau amser y cytunwyd arnynt. Gall hyn gynnwys ei gwneud hi’n ofynnol i staff lenwi taflenni cofnodi a chael goruchwylwyr i wneud gwiriadau ar hap.

Dosbarthu drwy'r post

Gallwch ddefnyddio’r Post Brenhinol neu unrhyw gwmni dosbarthu masnachol ar gyfer dosbarthu cardiau pleidleisio. Os ydych chi’n dosbarthu cardiau pleidleisio yn y post, dylech gysylltu gyda’ch darparwr gwasanaethau post er mwyn cytuno ar amserlenni ar gyfer dosbarthu a sicrhau unrhyw brawf postio mae’r cwmni’n ei ddarparu.

Dylech fonitro dosbarthu cardiau pleidleisio, er mwyn sicrhau eu bod wedi cael eu dosbarthu ar draws yr holl etholaeth ac o fewn y terfynau amser y cytunwyd arnynt. Os yn bosibl, dylech gael trefniadau yn eu lle er mwyn olrhain dosbarthiadau er mwyn cynorthwyo gydag ymateb i unrhyw ymholiadau gan etholwyr.

Dylai eich cynlluniau wrth gefn fynd i’r afael â sut y byddech yn darparu unrhyw gardiau pleidleisio pe na bai’r Post Brenhinol neu’r cwmni dosbarthu masnachol yn gallu dosbarthu’r cardiau pleidleisio, er enghraifft, oherwydd gweithredu diwydiannol.

Mae’n rhaid i chi gyhoeddi hysbysiad o’r etholiad ar gyfer yr etholaeth ddim hwyrach na 25 diwrnod gwaith cyn y diwrnod pleidleisio.1
  
Hefyd, mae’n rhaid i’r Bwrdd Rheoli Etholiadol (EMB) gyhoeddi pob hysbysiad etholiad ar y platfform gwybodaeth am etholiadau. Bydd yn rhoi gwybodaeth ichi ynghylch pa ddata y bydd angen ichi ei ddarparu, a’r fformat gofynnol. Yn ogystal â hynny, gall y Bwrdd Rheoli Etholiadol ddatgan neu argymell pryd y dylid cyhoeddi’r hysbysiad etholiad. Am ragor o wybodaeth, gweler ei wefan.

Rhaid i hysbysiad yr etholiad gynnwys y canlynol:2

• y lle neu’r lleoedd a’r amseroedd y gellir cael y papurau enwebu a gwybodaeth am sut a phryd y gellir cael papurau enwebu ar-lein
• y lle neu’r lleoedd a’r amseroedd ar gyfer cyflwyno papurau enwebu
• datganiad cyflwyno electronig
• pan rydych wedi penderfynu derbyn taliadau electronig, y trefniadau ar gyfer talu ernesau yn electronig
• dyddiad y bleidlais os caiff yr etholiad ei herio
• y dyddiad y mae’n rhaid i bob cais am bleidleisiau absennol (gan gynnwys pleidleisiau dirprwyon brys) ac unrhyw achos o ganslo neu newid trefniadau pleidleisio absennol cyfredol gyrraedd y Swyddog Cofrestru Etholiadol er mwyn bod ar waith ar gyfer yr etholiad

Dylai’r hysbysiad hefyd gynnwys y dyddiad y mae’n rhaid i geisiadau ar gyfer cofrestru gyrraedd y Swyddog Cofrestru Etholiadol er mwyn bod ar waith ar gyfer yr etholiad.

Dylai’r cyfeiriad(au) a roddwyd ar gyfer cyflwyno’r papurau enwebu fod yn union a chynnwys unrhyw rif ystafell yn eich swyddfeydd. Dylech roi gwybod i holl staff derbynfa yn swyddfeydd yr adeilad ac adeiladau cysylltiedig eraill na ddylent dderbyn unrhyw bapurau enwebu. 

Datganiad cyflwyno electronig

Mae’r datganiad cyflwyno electronig a nodir yn yr hysbysiad etholiad yn cynnwys yr holl wybodaeth sydd ei hangen ar ymgeiswyr unigol a phleidiau i allu cyflwyno enwebiadau yn electronig. Mae gan ein canllaw ar gynnwys y datganiad cyflwyno electronig ragor o wybodaeth

Chi sy’n gyfrifol am weinyddu’r broses enwebu ar gyfer eich etholaeth yn etholiad y Senedd, sy’n cefnogi ymgeiswyr i sefyll mewn etholiad ac sy’n eu galluogi i gael hyder yn y drefn o reoli etholiadau.

Mae’r canllawiau canlynol wedi’u cynllunio i’ch cefnogi chi gyda’r penderfyniadau y bydd angen i chi eu gwneud i reoli’r broses enwebu yn effeithlon ac yn effeithiol. Mae’n cynnwys gwybodaeth am y gofynion ar gyfer enwebu, gan gynnwys manylion ymgeiswyr, ernesau a dulliau o gyflwyno, canllawiau i gefnogi’r gwaith o brosesu a phenderfynu ar enwebiadau, a chanllawiau ar y prosesau i’w dilyn ar ôl i enwebiadau gau, fel cyhoeddi hysbysiadau swyddogol. Mae hefyd yn cynnwys gwybodaeth am y camau sy’n ofynnol yn dilyn marwolaeth ymgeisydd.

Darparu gwybodaeth am y broses enwebu i ymgeiswyr ac asiantiaid

Efallai y bydd ymgeiswyr, asiantiaid a phleidiau gwleidyddol newydd neu lai profiadol nad ydynt yn gyfarwydd ag arferion a phrosesau sefyll mewn etholiad a bydd angen eich cymorth arnynt i allu cymryd rhan yn effeithiol.

Fel rhan o’ch paratoadau ar gyfer yr etholiad, byddwch wedi rhoi cynlluniau ar waith i sicrhau eich bod yn cynnig sesiwn friffio i bob darpar ymgeisydd, asiant a phlaid cyn neu ar ddechrau’r cyfnod enwebu, yn ogystal â chanllawiau ysgrifenedig ar y broses etholiadol mewn da bryd i’w galluogi i weithredu arnynt. Am ragor o wybodaeth ynghylch yr hyn y dylai’r sesiynau briffio a’r wybodaeth ysgrifenedig eu cynnwys, a dolenni i dempledi sesiynau briffio, gweler ein canllawiau ar ddarparu gwybodaeth i bleidiau gwleidyddol, ymgeiswyr ac asiantiaid.

Rydym wedi cynhyrchu fideos ar gyfer ymgeiswyr ac asiantiaid yn etholiadau'r Senedd i’w helpu i gwblhau eu papurau enwebu. Bwriad yr adnoddau hyn yw ategu eich briffiau a'ch cefnogaeth ysgrifenedig i ymgeiswyr ac asiantiaid. Gallwch rannu'r dolenni hyn gydag ymgeiswyr ac asiantiaid darpar yn eich ardal yn ôl yr angen.

Cwblhau eich papurau enwebu | Canllawiau i ymgeiswyr unigol y Senedd
Cwblhau'r papurau enwebu | Canllawiau i swyddogion enwebu rhestr pleidiau'r Senedd

Ymgeiswyr rhestr plaid

Ystyrir bod plaid gofrestredig a phob ymgeisydd a restrir ar y rhestr plaid wedi'u henwebu'n ddilys os ydych wedi derbyn yr ernes angenrheidiol a’r ffurflenni canlynol wedi’u llenwi, erbyn 4pm, 19 diwrnod gwaith cyn y bleidlais:

•    papur enwebu plaid1   
•    tystysgrif sy’n caniatáu defnydd o enw’r blaid neu ddisgrifiad cofrestredig sy’n cynnwys cais i ddefnyddio un o arwyddluniau cofrestredig y blaid (os dymunir)2   
•    ffurflen cyfeiriad cartref ar gyfer pob ymgeisydd ar y rhestr plaid3   
•    ffurflen cydsynio ag enwebiad ar gyfer pob ymgeisydd ar y rhestr plaid4  

Gall y blaid cyflwyno rhestr o hyd at 8 ymgeisydd i sefyll mewn etholaeth.

Rhaid i unrhyw blaid sy’n sefyll yn yr etholiad fod wedi’i chofrestru ar gofrestr pleidiau gwleidyddol y Comisiwn yn https://search.electoralcommission.org.uk/Cymraeg/ a chael ei rhestru fel un y caniateir iddi gyflwyno ymgeiswyr yng Nghymru.5  

Ymgeiswyr unigol 

Ystyrir bod ymgeisydd unigol wedi'i enwebu'n ddilys os ydych wedi derbyn yr ernes a’r ffurflenni canlynol wedi’u llenwi, erbyn 4pm, 19 diwrnod gwaith cyn y bleidlais:

•    ffurflen enwebu unigol6
•    ffurflen cyfeiriad cartref7
•    ffurflen cydsynio ag enwebiad8  

Cynhyrchu papurau enwebu

Gellir cynhyrchu ffurflenni enwebu yn Gymraeg a Saesneg yn unig, ar y ffurf ragnodedig neu ffurf debyg ac nid mewn fformatau nac ieithoedd eraill.9  Ar gais, mae’n rhaid ichi roi’r nifer angenrheidiol o bapurau enwebu i unrhyw berson.10  

Dylid cynnwys gwybodaeth gydag unrhyw becynnau a anfonir allan, gan gyfeirio at y wybodaeth ynghylch y trefniadau ar gyfer cyflwyno papurau enwebu drwy e-bost neu ar-lein. Er enghraifft, gallech gynnwys geiriad sy’n nodi’n glir y gellir cyflwyno papurau enwebu yn electronig, ond yr unig adeg y cânt eu derbyn yw os yw'r cyflwyniad yn bodloni’r gofynion penodol fel y nodir yn y datganiad danfon electronig o ran ffurf a dull cyflwyno.

Rydym wedi cynhyrchu set o bapurau enwebu, sy’n cynnwys y ffurflenni y gallwch eu rhoi i unrhyw un sy’n gofyn amdanynt.
 
Nid oes rhaid i ymgeiswyr unigol ac ymgeiswyr rhestr plaid ddefnyddio’r ffurflenni enwebu a gynhyrchwyd ac a gyflenwyd gennych chi11 , ond rhaid i’r ffurf fod fel y rhagnodir yn y ddeddfwriaeth neu ar ffurf debyg. 

Rydym hefyd wedi cynhyrchu rhestr wirio enwebiadau sy’n nodi’r hyn sydd angen ichi ei ystyried a phethau penodol i gadw golwg amdanynt wrth benderfynu ar enwebiad.

Gallwch ddod o hyd i becynnau enwebu a rhestrau gwirio enwebiadau yn yr adran enwebiadau o’n tudalen adnoddau.
 

Bydd angen i chi roi manylion am y trefniadau sydd gennych ar waith i reoli enwebiadau electronig ar ddatganiad cyflwyno electronig. Rhaid nodi’r trefniadau hyn gyda’r hysbysiad etholiad.

Gellir cyflwyno papurau enwebu yn electronig yn unol â’r trefniadau a nodir yn y datganiad drwy:1  
•    eu hanfon yn electronig i gyfeiriad e-bost 
•    eu cyflwyno ar-lein

Yn y datganiad cyflwyno electronig, dylech roi manylion am unrhyw ofynion penodol sydd gennych o ran cyflwyno’n electronig. Er enghraifft, y cyfeiriad(au) e-bost penodol y mae’n rhaid eu defnyddio, unrhyw gyngor ar sut dylid labelu negeseuon e-bost neu unrhyw ofynion ynghylch fformat atodiadau e-bost ac ati.

Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar gynllunio ar gyfer rheoli enwebiadau electronig.

Rydym wedi cynhyrchu templed hysbysiad etholiad sy’n cynnwys y datganiad cyflwyno electronig sy’n amlygu peth o’r wybodaeth y dylech ystyried ei chynnwys.

Gallwch ddod o hyd i’r templed hysbysiad etholiad hwn yn adran enwebiadau ein tudalen adnoddau.

Rhaid cynnwys yr enw llawn ar gyfer pob ymgeisydd rhestr plaid ar y ffurflen enwebu, cyfenw yn gyntaf, a’u holl enwau eraill yn llawn i ddilyn.1
  
Rhaid i ymgeisydd unigolyn nodi ei enw llawn ar eu ffurflen enwebu unigol, cyfenw yn gyntaf, a’i enwau eraill yn llawn i ddilyn.2  

Rhagddodiaid ac ôl-ddodiaid

Nid yw’r ffurflen enwebu yn rhoi man ar gyfer rhagddodiaid nac ôl-ddodiaid.

Dylid cynghori ymgeiswyr a phleidiau i beidio â defnyddio rhagddodiaid fel Mr, Mrs, Dr neu Gynghorydd, nac ôl-ddodiaid fel OBE neu MBA fel rhan o’u henw llawn. Os caiff rhagddodiad neu ôl-ddodiad ei gynnwys fel rhan o’r enw ei hun, ni fyddai’r ffurflen enwebu yn annilys o ganlyniad, ond ni ddylid trosglwyddo’r rhagddodiad neu ôl-ddodiad i’r datganiad ynghylch y personau a phleidiau a enwebwyd.

Os oes gan ymgeisydd rhagddodiad neu ôl-ddodiad fel rhan o’i enw go iawn, dylech roi gwybod i’r blaid, yr ymgeisydd unigol a’i asiant na fydd yn ymddangos ar y datganiad ynghylch y pleidiau a phersonau a enwebwyd (fel sy’n briodol) nac ar y papur pleidleisio, ond nid yw hyn wedi effeithio ar ei enwebiad.

Yr unig eithriad i hyn yw pan fo rhagddodiad neu ôl-ddodiad wedi'i gynnwys fel rhan o enw a ddefnyddir yn gyffredin a dyna sut y mae'r ymgeisydd yn honni ei fod yn cael ei adnabod yn gyffredin.

Mae’r tabl isod yn cynnwys nifer o enghreifftiau ymarferol o gyfuniadau amrywiol o enwau a ddefnyddir yn gyffredin a sut y byddai hyn yn effeithio ar ymddangosiad enw’r ymgeisydd unigol neu restr plaid ar y datganiad ynghylch y personau a phleidiau a enwebwyd (fel sy’n briodol).

Os bydd naill ai’r blwch enwau cyntaf a ddefnyddir yn gyffredin neu’r blwch cyfenw a ddefnyddir yn gyffredin yn cael ei adael yn wag, yna bydd enwau cyntaf neu gyfenw gwirioneddol yr ymgeisydd, yn dibynnu ar ba flwch enw a ddefnyddir yn gyffredin sydd wedi’i adael yn wag, yn mynd ar y datganiad ynghylch y personau a phleidiau a enwebwyd, yr hysbysiad etholiad a'r papur pleidleisio.

Dylech gynghori’r ymgeiswyr unigol a’r ymgeiswyr plaid bod defnyddio enwau a ddefnyddir yn gyffredin yn berthnasol i’r datganiad ynghylch y pleidiau a phersonau a enwebwyd, yr hysbysiad o asiantiaid etholiad (pan mae ymgeisydd yn gweithredu fel asiant etholiad) a’r papur pleidleisio. Dylai enw gwirioneddol yr ymgeisydd ymddangos ar unrhyw ddogfennau sy’n ofynnol i ddangos enw’r ymgeisydd, fel yr argraffnod a ffurflenni gwariant yr ymgeisydd. 

Gallwch hefyd ddefnyddio enwau a ddefnyddir yn gyffredin wrth ddatgan y canlyniad ac wrth gyhoeddi’r hysbysiad o ganlyniad pan mae’r datganiad ynghylch y pleidiau a phersonau a enwebwyd yn dangos bod ymgeisydd yn defnyddio enw a ddefnyddir yn gyffredin. Dylech roi gwybod i’r holl bleidiau ac ymgeiswyr unigol os ydych yn bwriadu defnyddio enwau a ddefnyddir yn gyffredin yn y ffordd hon.

Os byddwch yn gwrthod y defnydd o enw a ddefnyddir yn gyffredin, ni fydd hyn yn effeithio ar ddilysrwydd y ffurflen enwebu. Yn hytrach, yr effaith yw y bydd enw llawn yr ymgeisydd yn ymddangos ar y datganiad ynghylch y pleidiau a phersonau a enwebwyd (fel sy’n briodol), a’r papur pleidleisio. Dylid gwneud hyn yn glir i ymgeiswyr unigol, pleidiau ac asiantiaid ac mae’n rhaid i chi ysgrifennu at yr ymgeisydd yn nodi’r rheswm dros wrthod y defnydd o’r enw a ddefnyddir yn gyffredin.1
 

Pan mae ymgeisydd rhestr plaid neu ymgeisydd unigol yn defnyddio’n gyffredin enw sy’n wahanol mewn unrhyw ffordd i’w enwau go iawn neu pan mae’n defnyddio un neu ragor o enwau cyntaf neu ei gyfenw mewn ffordd sy’n wahanol i’r ffordd a nodir ar ei ffurflen enwebu, gall ofyn i’w enw(au) a ddefnyddir yn gyffredin gael ei ddefnyddio yn lle eu gwir enw.1

Gall ymgeisydd wneud cais i ddefnyddio enw cyntaf neu gyfenw a ddefnyddir yn gyffredin, neu'r ddau. Gall ymgeisydd hefyd ddefnyddio blaenlythrennau ei enwau fel rhan o’i enw a ddefnyddir yn gyffredin os caiff ei adnabod yn gyffredin yn ôl y rheiny. 

Er enghraifft, efallai ei fod yn cael ei adnabod gan ei enw cryno ‘Andy’, yn hytrach na’i enw cyntaf llawn ‘Andrew’. Yn yr achos hwnnw, gall ysgrifennu ‘Andy’ yn y blwch enwau cyntaf a ddefnyddir yn gyffredin ar y ffurflen enwebu os byddai’n well ganddo i’r enw hwnnw ymddangos ar y papur pleidleisio.

Mewn enghraifft arall, os mai ei enw go iawn yw Andrew John Smith ond ei fod yn cael ei adnabod yn gyffredin fel John Smith, gall ofyn i’r enw John Smith ymddangos ar y papur pleidleisio.  

Gall ymgeisydd sydd â chyfenw wedi’i gysylltnodi ddewis defnyddio un rhan o’i gyfenw os mai dyma sut mae’n cael ei adnabod yn gyffredin. Er enghraifft, yn achos Andrew Smith-Roberts, gallai ddefnyddio Andrew Roberts neu Andrew Smith (os caiff ei adnabod yn gyffredin yn ôl y naill enw neu'r llall).

Mae’r tabl hwn yn nodi rhestr nad yw’n gynhwysfawr o anghysondebau posibl ar gyfer enwau a ddefnyddir yn gyffredin:
 

Penderfyniadau ar Enwau a Ddefnyddir yn Gyffredin

Nid chi sydd i benderfynu a yw’r enw a ddefnyddir yn gyffredin yn enw a ddefnyddir yn gyffredin gan yr ymgeisydd neu a yw’n bodloni’r gofynion cyfreithiol. Mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith eich bod yn cymryd beth bynnag sydd wedi’i nodi yn y blwch enw a ddefnyddir yn gyffredin fel y mae ac yn ei dderbyn fel enw a ddefnyddir yn gyffredin gan yr ymgeisydd.

Yr unig sail sydd gennych yn ôl y gyfraith dros wrthod enw a ddefnyddir yn gyffredin yw eich bod yn ystyried:2  

•    y gall ei ddefnydd fod yn debygol o gamarwain neu ddrysu etholwyr
•    ei fod yn anweddus neu'n dramgwyddus

Cyfrifoldeb y blaid neu’r ymgeisydd unigol yw sicrhau ei fod wedi cwblhau ei enwebiad yn unol â’r gyfraith a'i fod yn fodlon bod yr enw a ddefnyddir yn gyffredin sydd wedi'i nodi yn enw a ddefnyddir yn gyffredin gan yr ymgeisydd mewn gwirionedd.

Yn y broses o ddarparu cyngor anffurfiol, efallai y byddwch yn dymuno tynnu sylw’r Swyddog Enwebu neu’r ymgeisydd at ein canllawiau ar gyfer ymgeiswyr ac asiantiaid ynghylch enwau a ddefnyddir yn gyffredin.
 

Rhaid i ffurflen enwebu rhestr plaid gael ei llofnodi gan swyddog enwebu'r blaid gofrestredig neu berson sydd wedi ei awdurdodi ar ffurf ysgrifenedig gan y swyddog enwebu.1

Rhaid i ffurflen enwebu ar gyfer ymgeiswyr unigol gael ei llofnodi gan un person. Gall yr ymgeisydd ei hun fod y person hwnnw. Os nad yr ymgeisydd yw’r llofnodwr, rhaid i’r unigolyn hwnnw hefyd ddarparu ei enw a’i gyfeiriad llawn.2  
 

Mae’n ofynnol i’r holl ymgeiswyr lenwi ffurflen cyfeiriad cartref gyda’r ffurflen enwebu, erbyn y dyddiad cau ar gyfer enwebiadau.1  Rhaid defnyddio’r ffurflen ar y ffurf ragnodedig (neu ffurf debyg).2

Rhaid i’r ymgeisydd nodi ei enw llawn a’i gyfeiriad cartref yn llawn ar y ffurflen cyfeiriad cartref. Os yw ymgeisydd yn cynnwys enw a ddefnyddir yn gyffredin ar ei ffurflen enwebu, rhaid i’r ffurflen cyfeiriad cartref hefyd gynnwys yr enw a ddefnyddir yn gyffredin.3  

Cyfeiriad cartref yr ymgeisydd:

•    rhaid ei nodi’n llawn
•    ni chaiff gynnwys talfyriadau
•    rhaid iddo fod yn gyfeiriad cartref presennol 
•    ni chaiff fod yn gyfeiriad busnes (oni bai bod yr ymgeisydd yn rhedeg busnes o’i gartref)

Os oes unrhyw fanylion am y cyfeiriad cartref yn anghywir neu wedi’u gadael allan, nid yw’r enwebiad yn annilys yn awtomatig os yw’r disgrifiad o’r lle yn un a gaiff ei ddeall yn gyffredin.

Ymgeiswyr nad ydynt am i’w cyfeiriad cartref gael ei gyhoeddi

Gall ymgeisydd rhestr plaid ddewis peidio â chyhoeddi ei gyfeiriad cartref ar y datganiad ynghylch y pleidiau a phersonau a enwebwyd.4

Yn yr achos hwn, rhaid i’r ffurflen cyfeiriad cartref gynnwys:5

• datganiad, wedi’i lofnodi gan yr ymgeisydd, sy’n datgan na ddylid gwneud ei gyfeiriad cartref yn gyhoeddus 
• enw llawn ac enw a ddefnyddir yn gyffredin (os yn berthnasol) a chyfeiriad cartref yr ymgeisydd 
• os yw cyfeiriad cartref yr ymgeisydd yn y DU, yr ardal berthnasol
  • os yw ei gyfeiriad cartref yng Nghymru, yr ardal berthnasol yn etholaeth y Senedd y mae ei gyfeiriad cartref wedi lleoli ynddi,
  • os yw ei gyfeiriad cartref y tu allan i Gymru, yr ardal berthnasol yw etholaeth Seneddol y DU y mae ei gyfeiriad cartref wedi lleoli ynddi
• os yw ei gyfeiriad cartref y tu allan i’r DU, enw’r wlad y mae ei gyfeiriad cartref wedi'i leoli ynddi
   

Rhaid i’r holl ymgeiswyr unigol a rhestr plaid gydsynio’n ffurfiol â’u henwebiad a chyflwyno eu cydsyniad erbyn y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno papurau enwebu, sef 4pm, 19 diwrnod gwaith cyn y bleidlais.1

Rhaid i ffurflen cydsynio ag enwebiad ymgeisydd fod ar y ffurf ragnodedig yn naill ai Cymraeg neu Saesneg.2  Gallwch dderbyn cyflwyniadau o’r ffurflen cydsynio ag enwebiad â llaw i un o’r lleoedd a nodir yn yr hysbysiad etholiad neu yn ôl y trefniadau a nodir yn y datganiad cyflwyno electronig.3
 
Rhaid i ffurflen cydsynio ag enwebiad ymgeisydd gynnwys:4

• dyddiad geni’r ymgeisydd
• cyfeiriad yn yr ardal berthnasol5 , a gaiff ei ystyried fel swyddfa’r ymgeisydd os yw’n dod yn asiant arno’i hun os na phenodir neb arall. Yr ardal berthnasol yw’r etholaeth neu etholaeth gyfagos neu mewn sir neu fwrdeistref sirol sydd wedi’i chynnwys yn rhannol neu’n gyfagos i’r etholaeth
• enw ardal awdurdod lleol yng Nghymru y mae’r ymgeisydd wedi’i gofrestru fel etholwr llywodraeth leol
• datganiad hyd eithaf ei wybodaeth a’i gred nad yw wedi ei anghymwyso dan adran 16(A1) o Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006 rhag bod yn Aelod o’r Senedd,
• datganiad o aelodaeth plaid 
• yn achos ymgeisydd unigol, datganiad nad yw’n un o’r canlynol ar gyfer etholiad Senedd a gynhelir ar yr un diwrnod: 
  • ymgeisydd rhestr plaid yn yr un etholaeth y Senedd 
  • ymgeisydd unigol mewn unrhyw etholaeth Senedd arall
  • ymgeisydd rhestr plaid mewn unrhyw etholaeth Senedd arall
• yn achos ymgeisydd ar restr plaid gofrestredig, datganiad nad yw’n un o’r canlynol, ar gyfer etholiad Senedd a gynhelir ar yr un diwrnod:
  • ymgeisydd unigol yn yr un etholaeth Senedd 
  • ymgeisydd unigol i unrhyw etholaeth Senedd arall
  • ymgeisydd rhestr plaid mewn unrhyw etholaeth Senedd arall 

Rhaid i’r cydsyniad gael ei lofnodi a’i ddyddio gan yr ymgeisydd a rhaid i’r dyddiad fod ar neu o fewn mis cyn y diwrnod diwethaf ar gyfer cyflwyno papurau enwebu.6

Os nad yw ffurflen cydsyniad ar gyfer ymgeisydd penodol ar restr plaid wedi’i chyflwyno ichi erbyn 4pm, 19 diwrnod gwaith cyn y bleidlais, rhaid i chi dynnu’r unigolyn hwnnw o’r rhestr plaid, ond nid yw enwebiad y rhestr plaid yn cael ei annilysu.7

Llofnod tyst

Rhaid i gydsyniad ymgeisydd ag enwebiad hefyd gael ei ardystio gan dyst.8  Dylai’r tyst fod yn bresennol pan fydd yr ymgeisydd yn llofnodi ei ddatganiad. Nid oes unrhyw gyfyngiadau ar bwy all fod yn dyst.  

Ar gyfer ffurflenni cydsynio a gyflwynir yn electronig, gallai llofnod electronig fod ar ffurf enw wedi’i deipio yn y blwch ar gyfer llofnod er enghraifft.
 

Rhaid i bob ymgeisydd rhestr plaid ac ymgeisydd unigol gynnwys datganid o aelodaeth plaid ar eu ffurflen cydsynio ag enwebiad.1
  
Rhaid iddo ddatgan a yw’r ymgeisydd wedi bod yn aelod o unrhyw blaid wleidyddol gofrestredig, ac eithrio'r blaid y mae'n sefyll ar ei rhan (lle bo’n briodol), ar unrhyw adeg yn ystod y cyfnod perthnasol.2

Diffinnir y cyfnod perthnasol fel y cyfnod o 12 mis sy’n dod i ben ar y diwrnod y cyhoeddir yr hysbysiad etholiad.3  Os yw’r ymgeisydd wedi bod yn aelod o fwy nag un blaid wleidyddol gofrestredig o fewn y cyfnod perthnasol, heblaw am yr un y maent yn sefyll ar ei rhan, rhaid iddo gynnwys ar y datganiad:4

•    enw(au) unrhyw blaid wleidyddol gofrestredig arall/bleidiau gwleidyddol cofrestredig eraill mae wedi bod yn aelod ohoni/ohonynt
•    y dyddiadau yn ystod y cyfnod perthnasol y mae wedi bod yn aelod o blaid/bleidiau eraill

Mae’n drosedd peidio â chynnwys datganiad o aelodaeth plaid yn fwriadol gyda’u papur cydsynio ag enwebiad.5

Bydd y wybodaeth a ddarperir ar y datganiad o aelodaeth plaid yn cael ei chynnwys ar y datganiad ynghylch y pleidiau a phersonau a enwebwyd ac fe’i cyhoeddir gennych chi.
 

Dylech atgoffa unrhyw berson sy’n cyflwyno’r papurau enwebu bod rhoi datganiad anwir ar bapurau enwebu yn drosedd. Os yw’r ffurflen enwebu yn cynnwys enw a ddefnyddir yn gyffredin, dylech dynnu sylw at y ffaith bod y drosedd hefyd yn berthnasol os oes enw a ddefnyddir yn gyffredin wedi’i roi nad yw’r ymgeisydd yn ei ddefnyddio’n gyffredin mewn gwirionedd. Gallwch rybuddio ymgeiswyr a phleidiau bod y gosb am ddatganiad anwir yn ddirwy ddigyfyngiad a/neu chwe mis o garchar.

Ni ddylech roi cyngor ar gwestiynau ynghylch cymhwysedd neu wahardd ymgeiswyr, ond dylech eu cyfeirio at ein canllawiau ar gyfer ymgeiswyr ac asiantiaid yn y lle cyntaf. Dylech eu cynghori i geisio eu cyngor cyfreithiol eu hunain os oes ganddynt unrhyw bryderon pellach.

Ymgeiswyr unigol sy’n sefyll mewn etholiad 

Gall ymgeiswyr unigol ddefnyddio’r disgrifiad ‘Annibynnol’ a/neu ‘Independent’ yn unig, neu adael y blwch disgrifiad yn wag.1

Ymgeiswyr rhestr plaid

Rhaid i bob ffurflen enwebu plaid gynnwys naill ai:2  

• enw’r blaid gofrestredig (neu enwau) o blaid wleidyddol gofrestredig - os ydynt eisiau defnyddio enw plaid gofrestredig nad yw’n cynnwys ‘Wales’, ‘Welsh’, ‘Cymru’ neu ‘Cymreig’ yna gellir ychwanegu ‘Wales’, ‘Welsh’, ‘Cymru’ neu ‘Cymreig’ at enw’r blaid gofrestredig yn y blwch disgrifiad ar y papur enwebu3
• un o’r disgrifiadau y mae’r blaid wedi’u cofrestru gyda’r Comisiwn.

Defnyddio enwau pleidiau a disgrifiadau pleidiau

I gynnig rhestr plaid ar gyfer etholiad, mae’n rhaid i blaid wleidyddol fod yn blaid wleidyddol gymwys.4

Plaid wleidyddol gymwys yw un sydd wedi’i chofrestru ar gofrestr pleidiau gwleidyddol y Comisiwn yn http://search.electoralcommission.org.uk  ac mae wedi’i rhestru fel un sydd â chaniatâd i gyflwyno ymgeiswyr yng Nghymru.5
  
Bydd angen i’r blaid gyflwyno tystysgrif awdurdodi, sy’n awdurdodi defnyddio enw’r blaid gofrestredig neu ddisgrifiad cofrestredig ar y papur pleidleisio.6
   
Gall pleidiau gwleidyddol gofrestru hyd at 12 disgrifiad a chyfieithiadau Cymraeg o’r disgrifiadau hynny.

Rhaid ichi wirio bod enw neu ddisgrifiad y blaid fel y’i nodir ar y ffurflen enwebu wedi’i gofrestru ar gofrestr pleidiau gwleidyddol y Comisiwn a’i fod yn cyfateb yn union (heb gynnwys unrhyw ragddodiad Welsh/Cymraeg na’r ôl-ddodiad Wales/Cymru.) Os nad ydyw, rhaid i chi wrthod yr enwebiad hwnnw.7  

Hyd yn oed os yw plaid gofrestredig yn adnabyddus, mae’n hanfodol gwirio’r gofrestr o bleidiau gwleidyddol am union fanylion y blaid fel y’i cofrestrwyd gyda’r Comisiwn.

Gall ymgeisydd ddefnyddio naill ai’r fersiwn Saesneg, y fersiwn Gymraeg neu’r ddau fersiwn o naill ai enw’r blaid neu ddisgrifiad ar yr amod eu bod wedi’u cofrestru gyda’r Comisiwn.

Os nad yw enw’r blaid gofrestredig eisoes yn cynnwys ‘Wales / Welsh / Cymru / Cymreig’ yna gall yr ymgeisydd ddewis ychwanegu ‘Wales / Welsh / Cymru / Cymreig’8  i enw’r blaid gofrestredig fel y mae’n ymddangos ar y dystysgrif.
  
Rhestrir cyfieithiadau o enwau pleidiau ar y wefan dan ‘enw arall’ ac mae cyfieithiadau o ddisgrifiadau wedi eu rhestru i’r dde o’r disgrifiad dan ‘cyfieithiad(au)’. Os nad yw cyfieithiad o enw plaid wedi’i restru, neu os nad yw cyfieithiad wedi’i gofnodi ar gyfer disgrifiad, yna nid yw cyfieithiad wedi’i gofrestru ac ni ellir ei ddefnyddio. 

At ddibenion cynnal trywydd archwilio clir ac yn achos unrhyw heriau yn y dyfodol, dylech argraffu copi o’r rhan berthnasol o gofrestr pleidiau gwleidyddol y Comisiwn sy’n dangos y disgrifiadau ac enw’r blaid adeg eich dyfarniad.
 

Tystysgrif awdurdodi

Os yw plaid yn defnyddio enw neu ddangosiad plaid, rhoddwyd tystysgrif awdurdodi. Mae’r tystysgrif awdurdodi wedi’i ragnodi a rhaid ei chyfuno â ffurflen enwebu'r blaid.9  Rhaid i’r disgrifiad gael ei awdurdodi gan Swyddog Enwebu’r blaid10  (neu rywun a benodwyd yn ysgrifenedig gan y Swyddog Enwebu).

Gallwch wirio pwy yw’r Swyddog Enwebu ar gyfer plaid drwy droi at gofrestr pleidiau gwleidyddol y Comisiwn.

Gall pleidiau gwleidyddol hefyd gofrestru hyd at dri arwyddlun.

Os yw plaid sy’n cyflwyno enwebiad rhestr plaid am i arwyddlun cofrestredig y blaid ymddangos ar y papur pleidleisio wrth enw’r blaid, rhaid gwneud y cais ar y dystysgrif awdurdodi.1  

Os oes gan y blaid fwy nag un arwyddlun cofrestredig, dylai unrhyw gais am arwyddlun roi manylion am ba un sydd am ei ddefnyddio. Os nad oes manylion penodol am yr arwyddlun, neu os yw’r blaid gofrestredig yn newid neu’n tynnu’r arwyddlun o’r gofrestr pleidiau gwleidyddol ar ôl i’r papurau enwebu gael eu cyflwyno ond cyn y dyddiad cau ar gyfer enwebiadau, dylech geisio cysylltu â’r Swyddog Enwebu (neu’r person sy’n gweithredu ar ei ran) fel sy’n briodol a gofyn iddo ddewis un. Dylech hefyd ddweud wrtho os nad yw’n dewis arwyddlun penodol cyn y dyddiad cau ar gyfer enwebiadau, ni fyddwch yn gallu argraffu arwyddlun wrth enw’r blaid ar y papur pleidleisio.

Gall y Swyddog Enwebu (neu rywun sydd ag awdurdod i weithredu ar ei ran) ddarparu copi cydran uchel o’r arwyddlun ar gyfer defnydd wrth argraffu papurau pleidleisio, neu gall y blaid ofyn i chi lawrlwytho’r arwyddlun o’n gwefan. Rhaid i chi sicrhau bod pa bynnag gopi a ddefnyddir ar yr un ffurf â’r arwyddlun cofrestredig. 

Pennir maint mwyaf arwyddlun ar y papur pleidleisio gan y cyfarwyddiadau argraffu.  Wrth ychwanegu arwyddlun plaid at bapur pleidleisio, ni ddylid newid siâp yr arwyddlun. Er enghraifft, peidiwch ag ymestyn arwyddluniau i siapiau sgwâr os nad ydynt wedi’u cofrestru fel delweddau sgwâr ar ein gwefan, gan y byddai hyn yn cael yr effaith o newid eu hedrychiad.

Bydd ffeil Sip o ddelweddau arwyddluniau ar gael ar ein gwefan a gall eich argraffydd ei defnyddio i baratoi papurau pleidleisio. Fodd bynnag, dylid defnyddio'r wybodaeth ar ein cofrestr o bleidiau gwleidyddol i gadarnhau pa arwyddlun i’w argraffu.
 

Nid yw ymgeisydd unigol wedi'i enwebu'n ddilys oni bai bod £500 wedi’i roi i chi erbyn y dyddiad cau ar gyfer enwebiadau.1
 
Nid yw plaid wleidyddol gofrestredig nac unrhyw un o’r ymgeiswyr rhestr plaid y mae wedi eu cyflwyno wedi'u henwebu'n ddilys oni bai bod yr ernes wedi’i rhoi ichi erbyn y dyddiad cau ar gyfer enwebiadau.2  Yr ernes ofynnol ar gyfer rhestr plaid yw:

£500 ar gyfer yr ymgeisydd rhestr plaid cyntaf sy'n ymddangos yn gyntaf ar y rhestr.3  

£200 ar gyfer pob un o’r pum ymgeisydd nesaf sy’n ymddangos ar y rhestr plaid.4   

Pan mae person yn gwneud yr ernes ar ran ymgeisydd unigol neu swyddog enwebu cofrestredig plaid, rhaid iddo, ar adeg ei gwneud, roi ei enw a’i gyfeiriad i chi oni bai ei fod wedi’u rhoi yn flaenorol fel rhan o hysbysiad ei benodiad fel asiant etholiad.5  

Gellir gwneud ernesau drwy ddefnyddio:6  

•    tendr cyfreithiol (arian parod punnoedd Prydeinig yn unig)
•    drafft banc y DU

Gallwch wrthod â derbyn drafft banc os nad ydych yn gwybod a yw’r tynnwr yn cynnal busnes fel bancwr yn y Deyrnas Unedig.

Gallwch ddewis derbyn cyllid drwy:7  

•    siec cymdeithas adeiladu, 
•    cerdyn debyd neu gredyd
•    trosglwyddiad electronig o gronfeydd

Dylech hefyd dderbyn taliadau bancwr sy’n orchmynion a gyhoeddir gan fanc, yn addo taliad i’r derbynnydd. Os byddwch yn penderfynu dewis unrhyw un o’r dulliau hyn, dylech eu rhestru ar hysbysiad yr etholiad a nodi yn glir unrhyw ofynion sydd gennych yn y pecyn enwebu.

Os oes ffi ynghlwm â’r dull talu, gallwch drosglwyddo’r ffi hon i’r ymgeisydd. Os felly, dylech nodi hyn yn glir ar hysbysiad yr etholiad a’r pecyn enwebu. 
 

Mae ein cofrestr o bleidiau gwleiyddol yn cynnwys gwybodaeth gyfredol am bleidiau gwleidyddol, disgrifiadau ac arwyddluniau cofrestredig, ac mae’n dangos pa enwau, disgrifiadau ac arwyddluniau sydd wedi’u cofrestru ar hyn o bryd ar gyfer pob plaid.

Newidiadau hyd at gyhoeddi’r hysbysiad etholiad

Mae’n bosibl tynnu neu amnewid unrhyw ddisgrifiadau cofrestredig hyd at ac yn cynnwys y diwrnod cyn y dyddiad swyddogol i gyhoeddi’r hysbysiad etholiad ar gyfer unrhyw etholiad penodol.

Mae’n bwysig nodi nad yw hwn y diwrnod olaf ar gyfer cyhoeddi’r hysbysiad etholiad, ond y dyddiad swyddogol i gyhoeddi.1

Ar ôl i’r hysbysiad etholiad gael ei gyhoeddi, nid yw unrhyw newidiadau neu ddileadau i unrhyw ddisgrifiad plaid yn berthnasol i’r etholiad hwnnw.2

Er enghraifft, os byddwch yn penderfynu cyhoeddi eich hysbysiad etholiad cyn y diwrnod olaf y mae’n rhaid i’r hysbysiad gael ei gyhoeddi'n ôl cyfraith, mae’n bosibl y gellir cyflwyno enwebiad sy’n dwyn disgrifiad plaid gofrestredig nad yw bellach yn ymddangos ar y gofrestr o bleidiau gwleidyddol.

Os yw dileu’r disgrifiad wedi dod i rym ar ôl i chi gyhoeddi eich hysbysiad etholiad ond cyn y diwrnod olaf ar gyfer cyhoeddi hysbysiad etholiad, nid yw’r dileu’n berthnasol i’ch etholiad ac mae’r hen ddisgrifiad yn parhau i fod yn ddilys. Mewn unrhyw amgylchiadau o’r fath, gallwch wirio gyda thîm cofrestru plaid y Comisiwn  a yw’r disgrifiad plaid cyflwynedig yn berthnasol i’ch etholiad chi.3   
 

Newidiadau hyd at ddau ddiwrnod gwaith cyn y diwrnod olaf ar gyfer cyflwyno papurau enwebu

Dylech hefyd nodi y gall pleidiau gwleidyddol newid eu henw a’u harwyddluniau sy’n gofrestredig ar gyfer eu plaid, ac ychwanegu unrhyw ddisgrifiad newydd os oeddent wedi cofrestru llai na 12 disgrifiad yn flaenorol, ar unrhyw adeg hyd at ddau ddiwrnod gwaith cyn y diwrnod olaf ar gyfer cyflwyno enwebiadau ar gyfer yr etholiad hwnnw.4
 
Rhaid i bleidiau newydd hefyd gael eu cofrestru dau ddiwrnod gwaith cyn y diwrnod olaf ar gyfer cyflwyno enwebiadau ar gyfer yr etholiad hwnnw, er mwyn defnyddio enwau, disgrifiadau ac arwyddluniau yn y bleidlais honno. 

Mae’r tabl isod yn nodi’r dyddiadau cau ar gyfer gwneud newidiadau i’r gofrestr o bleidiau gwleidyddol yn y cyfnod cyn pleidlais. Ar ôl yr adeg honno, nid yw unrhyw newidiadau neu ddileadau i unrhyw ddisgrifiadau plaid yn berthnasol i’r etholiad hwnnw.5  

Disgrifiad o’r blaid - heb gofrestru eto

Pan fydd plaid yn ceisio cyflwyno ffurflen enwebu gyda disgrifiad sydd heb ei gofrestru eto, dylech gynghori’r ymgeisydd neu’r blaid (fel sy’n briodol) i beidio â’i chyflwyno’r ffurflen yn ffurfiol, ond i’w chymryd yn ôl a’i chyflwyno ar ôl i’r disgrifiad gael ei gofrestru’n llwyddiannus.

Os bydd ymgeisydd neu blaid (fel sy’n briodol) yn cyflwyno ei ffurflen enwebu yn ffurfiol gyda disgrifiad nad yw wedi'i gofrestru eto, rhaid i chi benderfynu bod yr enwebiad yn annilys ar y sail, pan wneir y penderfyniad, nad yw'r disgrifiad a ddarparwyd yn cyfateb i unrhyw un a gofrestrwyd gyda'r Comisiwn.9

Efallai yr hoffech gysylltu â thîm cofrestru pleidiau y Comisiwn i gadarnhau nad yw disgrifiad wedi’i gofrestru hyd yma cyn ichi wneud eich penderfyniad. 

Mae’r canllawiau hyn yn egluro gofynion cyflwyno papurau enwebu. Mae’n nodi’r hyn y dylech ei wneud i baratoi at wirio papurau yn anffurfiol, ac ymgymryd â’r broses hon, cyn iddynt gael eu cyflwyno yn ffurfiol a phwy all gyflwyno papurau enwebu i chi ar gyfer cyflwyno.

Mae hefyd yn egluro pa bapurau y mae’n rhaid eu cyflwyno a sut y dylid eu cwblhau er mwyn i chi allu penderfynu arnynt, ynghyd â’r dull cyflwyno a phwy sydd â’r hawl i gyflwyno a bod yn bresennol yn y broses o gyflwyno papurau enwebu.

Gallwch dderbyn enwebiadau drwy law neu drwy’r trefniadau a nodwch yn y datganiad cyflwyno electronig.

Os amherir ar y broses enwebu neu os caiff ei rhwystro ar unrhyw ddiwrnod gan derfysg neu drais agored, rhaid i chi atal y gweithrediadau ar gyfer y diwrnod hwnnw.1

Os mai'r diwrnod y mae’r gweithrediadau yn cael eu hatal yw'r diwrnod olaf i gyflwyno papurau enwebu, rhaid i chi ailddechrau ar y diwrnod canlynol.2  Yn yr achos hwn, mae cyflwyno hysbysiadau tynnu’n ôl a chyhoeddi datganiad ynghylch personau a enwebwyd yn cael yn cael eu hymestyn am un diwrnod.3  

Diben gwiriad anffurfiol yw i wirio bod papur enwebu'n ymddangos yn gyflawn o ran yr holl ofynion cyfreithiol.

Wrth gynnal gwiriad anffurfiol dylid ei gwneud yn glir bod y papurau enwebu yn cael eu harchwilio’n anffurfiol yn unig.

Mae’r broses hon yn caniatáu i chi dynnu sylw at unrhyw wallau a fyddai’n annilysu’r papur neu a allai roi rheswm dros her ar ôl yr etholiad, gan roi cyfle i gywiro’r rhain cyn eu cyflwyno’n ffurfiol.

Ar ôl cwblhau’r gwiriadau anffurfiol, bydd y papurau naill ai'n cael eu dychwelyd, neu os nad oes unrhyw newidiadau i'w gwneud, gellir eu cyflwyno'n ffurfiol. 

Pan gaiff papurau enwebu eu cyflwyno â llaw, efallai y bydd y person sy’n eu cyflwyno yn penderfynu peidio â disgwyl am wiriad anffurfiol neu gall ddewis peidio â gwneud unrhyw newidiadau ar ôl cael cyngor yn ystod y cam gwirio anffurfiol. Os felly, dylid ystyried bod y papur wedi’i gyflwyno’n ffurfiol a dylech ei dderbyn fel y mae.

Dylai’r holl bleidiau, ymgeiswyr unigol ac asiantiaid (fel sy’n briodol) gael cyfle cyfartal i wneud defnydd o wiriad anffurfiol, p’un a ydynt yn cyflwyno enwebiadau â llaw neu’n electronig.  

Dylech ystyried sut fyddwch chi’n rheoli’r broses hon, er enghraifft drwy roi system apwyntiadau ar waith.

Y dyddiad cau i gyflwyno papurau enwebu yw 4pm, 19 diwrnod gwaith cyn y bleidlais.1

Ni ellir symud nac ymestyn y dyddiad cau hwn am unrhyw reswm, ac eithrio’r sefyllfa annhebygol bod enwebiadau’n cael eu tarfu gan derfysg neu drais agored.2   

Mae’n rhaid ichi benderfynu ar yr amseroedd y byddwch yn derbyn cyflwyniadau o bapurau enwebu â llaw ac yn electronig a nodi’r amseroedd hyn ar yr hysbysiad etholiad.3  

Gallwch ddechrau derbyn enwebiadau ar yr un diwrnod ag y cyhoeddir yr hysbysiad etholiad, gan roi mwy o amser i ymgeiswyr gyflwyno eu papurau enwebu. 

Fel arall, gallwch ddechrau derbyn enwebiadau ar y diwrnod ar ôl cyhoeddi’r hysbysiad.

Pennir cyflwyno fel yr adeg y caiff papurau enwebu eu cyflwyno, naill yn y lle a nodir yn yr hysbysiad neu’n unol â’r trefniadau a nodir yn y datganiad cyflwyno electronig.4  

Nid oes angen apwyntiad i gyflwyno papurau enwebu â llaw. Fodd bynnag, dylech ystyried sut rydych am reoli’r posibilrwydd o nifer fawr o enwebiadau y byddwch yn eu derbyn. Gallai hyn gynnwys:

•    cynnig apwyntiadau ar gyfer gwiriadau anffurfiol ac ar gyfer cyflwyno papurau enwebu yn ffurfiol â llaw
•    tynnu sylw at ddulliau electronig o gynnal gwiriadau anffurfiol a chyflwyno papurau enwebu

Yr ymgeisydd unigol neu’r Swyddog Enwebu (fel sy’n briodol) sy’n gyfrifol am sicrhau y cyflwynir y papurau enwebu yn y ffordd gywir ac erbyn y dyddiad cau gofynnol. 

Rhaid i bapurau enwebu a ffurflenni cyfeiriad cartref gael eu cyflwyno gyda’i gilydd, ar gyfer pob rhestr plaid neu ymgeisydd unigol. Cyfrifoldeb yr ymgeisydd unigol neu’r ymgeiswyr plaid yw’r ffurflenni cydsynio ag enwebiad (fel sy’n briodol) ac felly gellir eu cyflwyno ar wahân i weddill y papur enwebu.5

Rhaid i chi sicrhau bod eich systemau TG yn cofnodi’r amser y mae e-byst sy’n cynnwys y papurau enwebu neu enwebiadau a gyflwynir drwy system ar-lein i sicrhau bod cyflwyniad yn unol â’r dyddiad cau gofynnol.6
 

Enwebiadau a gyflwynir â llaw

Rhaid i bapurau enwebu nad ydynt yn cael eu cyflwyno’n electronig gael eu danfon â llaw i'r lleoliad(au) a nodwch yn eich hysbysiad etholiad.1
 
Rhaid i'r lle neu’r lleoedd rydych yn dewis i gyflwyno papurau enwebu fod yn:2

•    etholaeth y Senedd, neu
•    yn yr ardal gofrestru sy’n cynnwys yr etholaeth Senedd gyfan neu ran ohoni

Dylai’r lleoliad ar gyfer danfon papurau enwebu a roddir ar yr hysbysiad etholiad fod yn fanwl gywir, a chynnwys unrhyw enw neu rif ystafell. Bydd hyn yn osgoi unrhyw amheuaeth pe bai’r enwebiadau’n cael eu cyflwyno’n agos at y dyddiad cau.

Dylech:

• sicrhau mai chi a’ch staff yw’r unig rai sy’n derbyn enwebiadau yn y lleoliad penodol
• rhoi arwyddion clir i’r lleoliad o fynedfa’r adeilad 
• sicrhau bod y llwybr yn gwbl hygyrch, neu ddarparu llwybr arall ag arwyddion priodol, 
• rhoi manylion i staff eraill yr awdurdod lleol, megis staff y dderbynfa, ynghylch yr hyn i'w wneud os bydd person yn ceisio danfon papur enwebu iddynt, gan ei gwneud yn glir:
  • na ddylent ymdrin â phapurau enwebu
  • na ddylent gynnig eu cyflwyno
  • yn hytrach, dylent gyfeirio’r person sy’n danfon y ffurflenni atoch chi

Dylech chi neu ddirprwy penodedig fod yn bresennol drwy gydol y cyfnod ar gyfer enwebiadau.3

Eich cyfrifoldeb chi yw sicrhau bod swyddogion enwebu ac ymgeiswyr unigol sydd eisiau cyflwyno enwebiadau’n electronig yn gallu gwneud hynny yn y ffordd sydd wedi’i nodi yn eich datganiad cyflwyno electronig ar yr hysbysiad etholiad.

Dylech fod yn fodlon bod enwebiadau’n cael eu trin fel rhai a gyflwynwyd yn unol â’r trefniadau a nodir yn y datganiad cyflwyno electronig, er enghraifft pan fyddant yn cyrraedd y cyfeiriad e-bost a nodir yn y datganiad cyflwyno electronig, neu’n cael eu derbyn ar borth ar-lein os bydd hynny yn cael ei gynnig. 

Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar gynllunio ar gyfer rheoli enwebiadau electronig.  
 

Nid oes unrhyw gyfyngiadau ar bwy all gyflwyno papurau enwebu ar gyfer rhestr plaid, boed â llaw neu’n electronig.

Yr unig rai gall gyflwyno papur enwebu ar gyfer ymgeisydd unigol yw’r ymgeisydd neu ei asiant penodedig, boed â llaw neu’n electronig.1
 

Pobl benodol yn unig sydd â hawl i fod yn bresennol wrth gyflwyno papurau enwebu ac i wneud gwrthwynebiadau i ddilysrwydd ffurflenni enwebu.  Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar wrthwynebu enwebiadau.

Gall y bobl ganlynol fod yn bresennol a gwneud gwrthwynebiadau i ddilysrwydd ffurflenni enwebu:1  

• person a enwebwyd fel ymgeisydd unigol a’i hasiant etholiad
• os yw ymgeisydd unigol yn ei asiant etholiad iddo’i hun, rhywun a enwebir ganddo i fynychu ar ei ran
• ymgeisydd rhestr plaid neu asiant etholiad y blaid honno
• os yw’r asiant etholiad hefyd yn ymgeisydd ar restr plaid, rhywun a enwebwyd ganddo i fod yn bresennol ar ei ran
• Swyddog Enwebu cofrestredig plaid sydd wedi cyflwyno rhestr plaid (neu rywun a benodwyd yn ysgrifenedig ar ei ran) 

Y rhai sydd â hawl i fod yn bresennol wrth gyflwyno papurau enwebu, ond nad ydynt â hawl i archwilio na gwneud unrhyw wrthwynebiadau i bapurau enwebu ydi:2  

• Cynrychiolwyr y Comisiwn Etholiadol
• Unrhyw berson sy’n cyflwyno papur enwebu ar ran plaid wleidyddol
• Unrhyw berson sy’n cynorthwyo’r Swyddog Canlyniadau

Rhaid ichi gymryd camau rhesymol i sicrhau bod y rhai sydd â’r hawl i fod yn bresennol wrth gyflwyno a gwneud gwrthwynebiadau i ddilysrwydd ffurflenni enwebu yn gallu gweld y rhai a gyflwynwyd yn electronig at y diben o archwilio.3  Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar archwilio papurau enwebu.
 

Rhaid cyflwyno’r ffurflen enwebu, ffurflen cydsynio ag enwebiad a’r ffurflenni cyfeiriad cartref naill ai:1

• â llaw  
• yn electronig yn unol â'r trefniadau a nodir yn y datganiad cyflwyno electronig 

Dylech gael prosesau ar waith i fonitro’r broses o gyflwyno ffurflenni enwebu yn electronig, gan gynnwys lliniaru unrhyw risg y bydd e-byst yn cael eu harallgyfeirio i ffolderi sbam.

Pan fydd dogfen yn cael ei chyflwyno â llaw, rhaid cyflwyno’r fersiwn wreiddiol o bob dogfen sydd wedi’i chwblhau. Gall cyflwyno â llaw gynnwys gan gludydd.

Pan fydd dogfen yn cael ei chyflwyno yn electronig, gellir llofnodi’r ddogfen yn electronig – gallai hyn fod ar ffurf llofnod wedi’i deipio, er enghraifft.

Dylech gymryd camau i gyfathrebu’r gofynion o ran cyflwyno papurau enwebu i’r holl ddarpar ymgeiswyr, asiantiaid a phleidiau.

Ni ellir cyflwyno ffurflenni enwebu, ffurflenni cyfeiriad cartref na’r ffurflenni cydsynio ag enwebiad drwy’r post.

Dylech gael proses ar waith i fonitro eich post sy’n dod i mewn i sicrhau nad yw’n cynnwys unrhyw bapurau enwebu. 

Os byddwch yn derbyn ffurflen enwebu neu ffurflen cyfeiriad cartref drwy’r post, dylech geisio cysylltu â’r ymgeisydd unigol neu’r swyddog enwebu gan ddefnyddio’r manylion ar y ffurflen enwebu ac egluro:

• ni ellir derbyn y ffurflen enwebu, y ffurflen cydsynio ag enwebiad na’r ffurflenni cyfeiriad cartref drwy’r post
• bod angen iddynt (neu rywun ar eu rhan) gyflwyno’r rhain yn unol â’r rheolau 
• mai eu cyfrifoldeb hwy yw sicrhau bod hyn yn cael ei wneud erbyn y dyddiad cau
• nid oes angen iddo gynhyrchu papurau enwebu newydd 

Dylech gadw unrhyw bapurau enwebu a dderbyniwch drwy’r post i’w galluogi nhw i gael eu casglu a’u cyflwyno i chi â llaw neu’n electronig.

Ni chaniateir i chi na’ch staff gyflwyno’r ffurflenni ar ran y blaid neu ymgeisydd unigol.

Ystyrir nad yw’r blaid neu’r ymgeisydd unigol wedi cael ei enwebu os:

• ydych yn derbyn ffurflen enwebu, ffurflen cyfeiriad cartref neu ffurflen cydsynio ag enwebiad drwy’r post.
• nad ydych wedi derbyn yr holl ffurflenni enwebu gofynnol erbyn y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno papurau enwebu1   

Ni allwch benderfynu ar ffurflenni nad ydynt wedi cael eu cyflwyno na gwneud unrhyw benderfyniad ynghylch a yw’r papurau yn ddilys.

Nid yw unrhyw ffurflenni enwebu, ffurflenni cydsynio ag enwebiad neu ffurflenni cyfeiriad cartref a dderbynnir mewn cyfeiriad e-bost gwahanol i’r rhai a ddarparwyd yn y datganiad cyflwyno electronig wedi’u cyflwyno'n unol â’r rheolau.1  Felly, ni ellir gwneud unrhyw benderfyniad ynglŷn ag a yw’r papurau’n ddilys.2

Dylech fod â phrosesau ar waith i fonitro cyfeiriadau e-bost a allai fod yn gysylltiedig â’r Swyddog Canlyniadau neu’r gwasanaethau etholiadol y gallai papurau enwebu, ffurflenni cydsynio ag enwebiad a ffurflenni cyfeiriad cartref yn gallu cael eu hanfon atynt mewn camgymeriad, fel bod y papurau a dderbynnir yn cael eu hadnabod yn gyflym a bod camau yn cael eu cymryd i gysylltu â’r blaid neu’r ymgeisydd unigol.

Dylech hefyd ystyried sut i wneud timau eraill ar draws y cyngor yn ymwybodol o’r ffaith y dylent gysylltu â chi cyn gynted ag sy’n bosibl os ydynt yn derbyn unrhyw e-byst sy’n ymwneud â’r broses enwebu.

Dylech geisio cysylltu â’r ymgeisydd unigol neu’r Swyddog Enwebu gan ddefnyddio’r manylion ar y ffurflen enwebu a’i gynghori na all y ffurflen enwebu, y ffurflen cydsynio ag enwebiad na’r ffurflen cyfeiriad cartref eu derbyn oni bai iddynt gael eu cyflwyno i’r cyfeiriad e-bost penodol ar gyfer derbyn ffurflenni enwebu. Cyfrifoldeb yr ymgeisydd unigol neu’r Swyddog Enwebu yw sicrhau bod hyn yn cael ei wneud erbyn y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno enwebiadau.

Nid oes terfyn ar nifer y ffurflenni enwebu y gellir eu cyflwyno.

Os yw plaid wleidyddol yn cyflwyno mwy nag un papur enwebu plaid ac mae’r un ymgeiswyr rhestr plaid yn cael eu henwebu gan fwy nag un rhestr plaid a gyflwynwyd ar y papurau hynny, rhaid i’r Swyddog Enwebu ddewis un o’r papurau enwebu plaid - sef y ffurflen enwebu ddewisol. Rhaid ichi ddewis pa un o'r papurau dilys gaiff ei ddefnyddio os na all neu os nad yw’r Swyddog Enwebu yn dewis un.1
 
Os yw ymgeisydd yn sefyll ag enwebiad ar restr plaid nad yw ar y ffurflen enwebu ddewisol, nid yw’r ymgeisydd hwnnw wedi'i enwebu mwyach.2

Os yw ymgeisydd unigol yn cael ei enwebu’n ddilys gan fwy nag un ffurflen, dylai’r ymgeisydd ddewis pa un o’r ffurflenni enwebu dilys y dylid ei hystyried fel y ffurflen enwebu ddewisol. Os na all neu os nad yw'n gwneud hyn, rhaid i chi ddewis pa un o’r ffurflenni fydd yn cael ei defnyddio.3

Dylid ychwanegu’r manylion ar y ffurflen ddewisol i’r datganiad ynghylch pleidiau a phersonau a enwebwyd a'r papur pleidleisio.

Ar gyfer papurau enwebu a gyflwynir â llaw, mae enwebiad wedi’i gyflwyno’n ffurfiol ar yr adeg lle:

• mae papur wedi'i adael gyda chi ac ni dderbyniwyd y cynnig am wiriad anffurfiol
• mae gwiriad anffurfiol wedi'i gynnal, mae unrhyw broblemau wedi'u datrys ac mae’r person sy'n cyflwyno'r papur enwebu wedi nodi ei fod yn fodlon ei fod yn barod i gael ei benderfynu arno

Os cyflwynir papur enwebu â llaw, rhaid cyflwyno fersiwn wreiddiol o bob dogfen wedi’i llenwi.

Dylech nodi’r papur gyda’r dyddiad a’r amser cyflwyno, fel bod gennych gofnod o ba bryd y cyflwynwyd pob papur yn ffurfiol.

Ar gyfer enwebiadau electronig a gyflwynir yn electronig, mae hyn yn golygu bod gweinyddwr y cyfeiriad e-bost penodol neu’r system ar-lein a ddarparwyd i gyflwyno papurau enwebu wedi eu derbyn erbyn y dyddiad cau.

Ni allwch drin enwebiad fel un a gyflwynwyd erbyn y dyddiad cau dim ond ar y sail ei fod wedi'i anfon erbyn y dyddiad cau hwnnw. Rhaid i'r enwebiad gael ei gyflwyno i chi fel y Swyddog Canlyniadau erbyn y dyddiad cau er mwyn iddo fod yn ddilys. Er enghraifft, nid yw cael tystiolaeth bod e-bost wedi’i anfon erbyn y dyddiad cau yn dystiolaeth ei fod wedi’i gyflwyno erbyn y dyddiad cau.

Dylech gadarnhau cyflwyniad unrhyw enwebiad a gyflwynwyd yn electronig cyn gynted ag y bo’n ymarferol ar ôl ei dderbyn i roi gwybod i’r ymgeisydd ei fod wedi’i gyflwyno’n ffurfiol.

I reoli disgwyliadau, dylech fod yn glir wrth gyfathrebu â phleidiau, ymgeiswyr unigol ac asiantiaid nad yw cyflwyno papur enwebu yn electronig yn golygu bod penderfyniad wedi’i wneud arno eto. Gallech osod swyddogaeth ateb awtomatig i enwebiadau a dderbyniwyd yn electronig i gadarnhau eich bod wedi derbyn yr enwebiad ond nad oes penderfyniad wedi’i wneud arno eto, a bydd hysbysiad arall yn cael ei anfon i roi gwybod am ei ddilysrwydd. Os yw’n ymarferol, gallech hefyd ddefnyddio’r ateb awtomatig hwn i roi syniad o’r amserlen debygol sy’n gysylltiedig.

Er mwyn sicrhau bod papurau enwebu a gyflwynir yn electronig yn cael eu cyflwyno yn unol â’r dyddiad cau, rhaid i chi sicrhau bod unrhyw system gyfrifiadurol a ddefnyddiwch yn cofnodi’r amser y derbynnir y papurau.1   

Ar ôl i bapur enwebu gael ei gyflwyno’n ffurfiol, naill ai â llaw neu’n electronig, ni ellir gwneud unrhyw newidiadau iddo wedyn (yn ddarostyngedig i’ch pŵer i gywiro mân wallau).2  Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar gamgymeriadau ar ffurflenni enwebu.

Os yw ymgeisydd neu blaid wleidyddol yn penderfynu hwyrach ymlaen eu bod am wneud newidiadau i’w papur enwebu ar ôl ei gyflwyno’n ffurfiol, er enghraifft i'r disgrifiad, yr unig ffyrdd o wneud hyn yw drwy:

• tynnu'n ôl
• cyflwyno papurau enwebu newydd o fewn yr amserlen statudol

Rhaid i chi benderfynu ar ddilysrwydd papur enwebu, ffurflen cyfeiriad cartref a ffurflen cydsynio ag enwebiad cyn gynted ag y bo’n ymarferol ar ôl cyflwyno’n ffurfiol.1  Mae hyn yn galluogi unrhyw ymgeiswyr unigol neu bleidiau y mae eu henwebiadau wedi’u pennu’n annilys i gyflwyno papurau newydd cyn y dyddiad cau ar gyfer enwebiadau.

Os na chyflwynwyd set gyflawn o bapurau enwebu erbyn y dyddiad cau ar gyfer enwebiadau, nid yw’r enwebiad wedi’i wneud, sy’n golygu na allwch ddyfarnu bod yr enwebiad yn ddilys neu’n annilys.2
 
Ar gyfer enwebiadau rhestr plaid, os nad yw’r ffurflen enwebu a’r ffurflenni cyfeiriad cartref ar gyfer pob ymgeisydd wedi’u cyflwyno erbyn y dyddiadau cau ar gyfer enwebiadau, nid yw enwebiad y rhestr plaid wedi’i wneud, sy’n golygu na allwch ddyfarnu bod yr enwebiad yn ddilys neu’n annilys.

Yn ogystal, oherwydd bod pob ymgeisydd ar y rhestr plaid yn gyfrifol am gyflwyno ei ffurflen cydsynio ag enwebiad ei hun, pan nad yw ffurflen cydsynio ag enwebiad wedi’i gyflwyno erbyn y dyddiadau cau ar gyfer enwebiadau ar gyfer un neu ragor o ymgeiswyr ar y rhestr, nid yw enwebiad yr ymgeisydd hwnnw/enwebiadau'r ymgeiswyr hynny wedi’u gwneud, sy’n golygu na allwch ddyfarnu bod ei enwebiad/eu henwebiadau yn ddilys neu’n annilys.

Os nad ydych wedi derbyn yr ernes ofynnol erbyn y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno papurau enwebu, nid yw enwebiad y blaid neu’r ymgeisydd unigol, fel sy’n briodol, wedi’i wneud, sy’n golygu na allwch ddyfarnu bod yr enwebiad yn ddilys neu’n annilys.

Mewn unrhyw achos lle nad yw ymgeisydd neu blaid wedi cyflwyno, yna nid oes angen gwneud penderfyniad swyddogol, ac ni ddylai ei enw/eu henwau ymddangos ar y datganiad ynghylch y pleidiau a phersonau a enwebwyd (fel sy’n briodol).

Rydym wedi llunio rhestr wirio i’ch cynorthwyo â phrosesu ffurflenni enwebu.

Gallwch ddod o hyd i’r rhestr wirio enwebiadau yn yr adran enwebiadau o’n tudalen adnoddau.

Derbyn enwebiadau fel y maent

Ni ddylech:

• ymgymryd ag unrhyw archwiliad nac ymchwil, nid yw eich dyletswydd yn mynd y tu hwnt i wirio bod ffurflen enwebu a ffurflen cyfeiriad cartref yn gywir fel y maent.3  

Ni ddylech:

• ymchwilio p'un a yw enw a roddir ar ffurflen enwebu'n wir

Dylech:

• ddiystyru unrhyw wybodaeth bersonol sydd gennych eisoes
• penderfynu ar enwebiadau ar sail y ffurflen ei hun

Enwebiadau ffug

Mewn amgylchiadau prin iawn, mae eithriad, yn seiliedig ar gyfraith achos, i’r egwyddor o dderbyn papurau enwebu fel y maent. Mae'n bosibl y byddwch yn dod ar draws sefyllfa lle mae enwebiad yr ymgeisydd yn amlwg yn un ffug - er enghraifft, os yw ymgeisydd wedi rhoi enw neu gyfeiriad ffug amlwg fel ‘Mickey Mouse o Disney Land’. Mewn achos o’r fath pan nad yw manylion yr ymgeisydd yn unol â gofynion y gyfraith, rhaid ystyried enwebiad yr ymgeisydd hwnnw yn annilys ar y sail honno.4  Mewn achos o ymgeisydd rhestr plaid, ni fyddai hyn yn effeithio ar ddilysrwydd gweddill yr ymgeiswyr ar y rhestr plaid.

Yn ogystal, mae’r gyfraith achos hefyd yn pennu bod ymgeiswyr sy’n rhoi manylion anweddus, hiliol neu sy’n annog troseddu yn nodi manylion nad ydynt yn unol â gofynion y gyfraith. Y rheswm am hyn yw eu bod yn torri’r gyfraith a/neu y byddant yn anochel yn cynnwys y Swyddog Canlyniadau mewn achos o dorri’r gyfraith. 

Wrth ystyried yr enw, y brif ystyriaeth ddylai fod a yw’r enw a ddarparwyd ar y ffurflen enwebu yn ymddangos ei fod yn amlwg yn ffug ar wyneb y papur. 

Os nad yw’r enw’n ymddangos yn enw gwirioneddol ac os yw’n ymddangos yn hytrach ei fod yn ddatganiad neu’n slogan er enghraifft, gallwch ystyried ei fod yn amlwg yn ffug. 

Byddai unrhyw gasgliad yn cael ei gefnogi drwy ystyried y cyd-destun ehangach. Er enghraifft, a yw’r enw’n ymddangos yn slogan gwleidyddol a wneir mewn ymateb i ddigwyddiadau gwleidyddol cyfoes, yn hytrach nag yn enw gwirioneddol ar berson go iawn? 

Mae’n debyg y byddai'r llys yn dod i’r casgliad yn yr amgylchiadau hynny bod enwau o’r fath yn amlwg yn ffug ac y dylid gwrthod y ffurflen enwebu.

Cyn gynted ag y bo’n ymarferol ar ôl i bapur enwebu, ffurflen cyfeiriad cartref ategol a ffurflen cydsynio ag enwebiad ac ernes ymgeisydd unigol gael eu cyflwyno, rhaid ichi eu harchwilio a phenderfynu a yw’r ymgeisydd wedi’i enwebu’n ddilys.1  

Mae ymgeisydd unigol yn sefyll ag enwebiad oni bai a hyd nes:2  

• eich bod yn penderfynu bod y papur enwebu'n annilys
• bod yr ymgeisydd yn marw
• bod yr ymgeisydd yn tynnu’n ôl

Seiliau i bennu bod papurau enwebu ymgeiswyr unigol yn annilys

Yn ôl y gyfraith, yr unig seiliau sydd gennych i benderfynu bod ffurflen enwebu yn annilys yw:3

• nad yw manylion yr ymgeisydd fel sy’n ofynnol yn ôl y gyfraith
• mae’r ymgeisydd wedi’i anghymwyso dan a16(A1) o Ddeddf 2006
• mae ymgeisyddiaeth yr ymgeisydd yn torri a7(5) o Ddeddf 2006
• nad yw’r ffurflen enwebu wedi’i llofnodi fel sy’n ofynnol gan reol 5(6) o reolau etholiadau Senedd Cymru.

Cyn gynted ag y bo’n ymarferol ar ôl i blaid gyflwyno’r ernes briodol, y papurau enwebu, gan gynnwys y ffurflen enwebu, y ffurflenni cyfeiriad cartref, y ffurflenni cydsynio ag enwebiad i bob ymgeisydd ar y rhestr, mae’n rhaid ichi eu harchwilio a phenderfynu a yw’r blaid wedi’i henwebu’n ddilys.1

Mae’r blaid a phob ymgeisydd ar y rhestr plaid yn sefyll ag enwebiad oni bai a hyd nes:

• eich bod yn penderfynu bod y papur enwebu'n annilys
• bod ymgeisydd yn marw
• bod ymgeisydd yn tynnu’n ôl

Mewn achos lle mae ymgeisydd rhestr plaid yn marw neu’n tynnu’n ôl, mae’r ymgeisydd hwnnw yn cael ei dynnu i ffwrdd o’r rhestr plaid. Pan mae ymgeiswyr eraill ar y rhestr plaid o hyd, mae’r rhestr honno yn parhau ag enwebiad dilys.

Seiliau i bennu bod ymgeisydd rhestr plaid heb enwebiad

Wrth archwilio’r papur enwebu, mae gennych yr hawl i benderfynu bod ymgeisydd rhestr plaid wedi peidio â bod yn ymgeisydd enwebedig. Y rhesymau dros y penderfyniad hwn yw:

• nad yw manylion ymgeisydd yn y rhestr honno fel sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith
• mae ymgeisydd wedi'i anghymhwyso dan adran 16(A1) o Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006 rhag bod yn Aelod o'r Senedd, a rhag bod yn ymgeisydd i fod yn Aelod o'r Senedd

Pan fyddwch yn penderfynu bod ymgeisydd ar restr plaid heb fod ag enwebiad, nid yw’n atal unrhyw ymgeisydd arall ar y rhestr plaid rhag sefyll ag enwebiad. 

Seiliau i bennu bod papur enwebu plaid yn annilys

Yn ôl y gyfraith, yr unig seiliau sydd gennych i benderfynu bod papur enwebu yn annilys yw:

• nad yw'r ffurflen enwebiad yn cynnwys enw plaid neu ddisgrifiad, yn groes i reol 6(3) o reolau etholiadau Senedd Cymru
• nad yw’r ffurflen enwebu yn cynnwys rhestr plaid neu mae mwy nag 8 ymgeisydd wedi’u cynnwys ar y rhestr plaid
• nad yw'r ffurflen enwebu yn cynnwys tystysgrif sy'n awdurdodi defnyddio enw neu ddisgrifiad plaid, yn groes i reol 7(1) a (5) o reolau etholiadau Senedd Cymru
• nad yw'r ffurflen wedi'i llofnodi fel sy'n ofynnol gan reol 6(8) o reolau etholiadau Senedd Cymru
• bod pob ymgeisydd ar y rhestr plaid wedi peidio â bod ag enwebiad oherwydd eu bod wedi tynnu'n ôl neu yn sgil eu marwolaeth neu nad ydynt yn unol â gofynion y gyfraith

Os ydych yn penderfynu bod ffurflen enwebu ymgeisydd unigol yn annilys, rhaid i chi:1

• nodi’r ffaith honno ar y papur enwebu
• ysgrifennu arni'r rhesymau ei bod annilys
• llofnodi’r papur

Dylech gysylltu â’r ymgeisydd a’r asiant cyn gynted ag y bo modd fel y gallant gael y cyfle lle bo’n bosibl i gyflwyno papur enwebu arall erbyn y dyddiadau cau ar gyfer enwebiadau.

Gwrthwynebiadau

Rhaid i chi wneud penderfyniad ar wrthwynebiad i enwebiad unigol cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol ar ôl i’r gwrthwynebiad ei wneud.2  Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar wrthwynebiadau i bapurau enwebu.

Anfon hysbysiad o’ch penderfyniad  

Cyn gynted ag y bo’n ymarferol ar ôl i’ch penderfyniad gael ei wneud, rhaid i chi anfon hysbysiad o’ch penderfyniad o ran a yw papurau enwebu yn ddilys neu’n annilys i bob ymgeisydd unigol.3

Ar ôl i chi benderfynu bod ffurflen enwebu yn ddilys, ni ellir herio’r penderfyniad hwnnw yn ystod yr etholiad, er bod modd ei herio ar ôl yr etholiad drwy ddeiseb etholiadol.4
 
Rydym wedi llunio rhestr wirio sy'n nodi'r hyn y bydd angen i chi ei ystyried a phethau penodol i chwilio amdanynt wrth benderfynu ar enwebiad.

Gallwch ddod o hyd i’r rhestr wirio enwebiadau yn yr adran enwebiadau o’n tudalen adnoddau.
 

Os byddwch yn penderfynu bod papur enwebu rhestr plaid yn annilys, neu byddwch yn penderfynu bod ymgeisydd rhestr plaid heb enwebiad, rhaid ichi:1  

• nodi’r ffaith honno ar y papur enwebu 
• ysgrifennu arno'r rhesymau pam mae’n annilys neu nad yw’r ymgeisydd yn sefyll ag enwebiad 
• llofnodi’r papur

Dylech gysylltu â’r Swyddog Enwebu cyn gynted ag y bo modd fel y gall gael y cyfle lle bo’n bosibl i gyflwyno ffurflen enwebu arall erbyn y dyddiadau cau ar gyfer enwebiadau.

Gwrthwynebiadau

Rhaid i chi wneud penderfyniad ar wrthwynebiad i bapur enwebu plaid neu i ymgeisydd rhestr plaid cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol ar ôl i’r gwrthwynebiad gael ei wneud.2  Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar wrthwynebiadau i bapurau enwebu. 

Anfon hysbysiad o’ch penderfyniad

Cyn gynted ag y bo’n ymarferol ar ôl i’ch penderfyniad gael ei wneud, rhaid i chi anfon hysbysiad i bob swyddog enwebu yn nodi:3  

• eich penderfyniad o ran a yw papur enwebu’r blaid yn ddilys neu’n annilys
• enw a chyfeiriad unrhyw ymgeiswyr sydd i'w dileu o’r rhestr plaid

Ar ôl i chi benderfynu bod papur enwebu yn ddilys, ni ellir herio’r penderfyniad hwnnw yn ystod yr etholiad, er bod modd ei herio ar ôl yr etholiad drwy ddeiseb etholiadol.4

Rydym wedi llunio rhestr wirio sy'n nodi'r hyn y bydd angen i chi ei ystyried a phethau penodol i chwilio amdanynt wrth benderfynu ar enwebiad.

Gallwch ddod o hyd i’r rhestr wirio enwebiadau yn yr adran enwebiadau o’n tudalen adnoddau.

Ymgeisydd unigol neu ymgeisydd rhestr plaid yn tynnu’n ôl

Gall ymgeisydd unigol neu ymgeisydd rhestr plaid dynnu ei ymgeisyddiaeth ei hun yn ôl drwy roi hysbysiad o dynnu’n ôl i chi.1   

Rhaid i hysbysiad tynnu’n ôl ar gyfer ymgeisydd unigol neu restr plaid:2  

• gael ei lofnodi gan yr ymgeisydd ym mhresenoldeb tyst
• cael ei ardystio gan un tyst 
• cael ei gyflwyno i chi yn un o’r lleoedd a nodir ar gyfer cyflwyno papurau enwebu neu erbyn y trefniadau a nodir yn y datganiad cyflwyno electronig

erbyn 4pm, 19 diwrnod gwaith cyn y bleidlais.3

Tynnu ymgeisydd/ymgeiswyr i ffwrdd o restr plaid

Gall plaid dynnu’n ôl ymgeisyddiaeth unrhyw rai neu bob un o’r ymgeiswyr sydd ar restr plaid.4

Rhaid i’r datganiad tynnu’n ôl:5  

• gael ei lofnodi gan Swyddog Enwebu’r blaid
• cael ei gyflwyno i chi yn un o’r lleoedd a nodir ar gyfer cyflwyno papurau enwebu neu erbyn y trefniadau a nodir yn y datganiad cyflwyno electronig
• erbyn 4pm, 19 diwrnod gwaith cyn y bleidlais6  

Nid oes unrhyw gyfyngiadau ar bwy all gyflwyno’r hysbysiad tynnu’n ôl.

Ni roddir yr hysbysiad tynnu’n ôl mewn deddfwriaeth. Rydym wedi llunio templed o hysbysiadau tynnu’n ôl ar gyfer ymgeisydd ar restr plaid ac ymgeisydd unigol. Gallech ei roi i unrhyw ymgeisydd sy’n gofyn am un.

Gallwch ddod o hyd i dempledi hysbysiadau tynnu’n ôl yn yr adran enwebiadau o’n tudalen adnoddau.

Rhaid i fanylion unrhyw ymgeiswyr sydd yn parhau ag enwebiad dilys erbyn y dyddiad dau i dynnu’n ôl gael eu hargraffu ar y datganiad ynghylch pleidiau a phersonau eraill a enwebwyd.7

Dychwelyd ernes

Pan mae ymgeisydd unigol yn tynnu’n ôl, dylid dychwelyd yr ernes i’r ymgeisydd unigol, y person a dalwyd yr ernes neu gynrychiolydd personol y person hwnnw.

Os yw ymgeisydd yn tynnu’n ôl neu yn cael ei dynnu i ffwrdd o restr plaid, yr unig adeg y mae hyn yn effeithio ar ddychwelyd yr ernes yw pan mae nifer yr ymgeiswyr sydd ar ôl yn llai na chwech. Yn yr amgylchiadau hyn, dylid dychwelyd yr ernes yn seiliedig ar gyfran yr ymgeiswyr a dynnwyd yn ô;. Mae ernesau i'w dychwelyd i’r Swyddog Enwebu cofrestredig, a gyflwynodd y rhestr blaid.

Yn amodol ar eich pŵer i gywiro mân wallau, ni ellir gwneud newidiadau i bapur enwebu ar ôl iddo gael ei gyflwyno’n ffurfiol.1

Cywiro mân wallau

Mae'r wybodaeth yn yr adran hon yn egluro sut i ddelio â mân wallau ac mae’n rhaid ichi ystyried hyn.2

Gallwch chi, yn ôl y gyfraith, gywiro mân wallau a wnaed ar ffurflenni cyfeiriad cartref neu enwebu unrhyw bryd cyn i chi gyhoeddi'r datganiad ynghylch y personau a phleidiau a enwebwyd.3

Dylech geisio cysylltu â Swyddog Enwebu’r blaid mewn achos o restr plaid, neu'r ymgeisydd unigol neu’r asiant, cyn cywiro mân wall.

Mae’r tabl hwn yn nodi rhai o’r mân wallau y gellir eu cywiro a chanllawiau ar arfer eich pŵer i gywiro mân wallau. Dylech gysylltu â ni am gyngor wrth ystyried cywiro mân wallau. 

Gall pobl benodol wrthwynebu dilysrwydd ffurflen enwebu plaid, enwebiad unrhyw ymgeisydd rhestr plaid ar y rhestr plaid a ffurflen enwebu ymgeisydd unigol.1  

Yr unig adeg y gellir cyflwyno gwrthwynebiadau yw ar y diwrnod olaf i gyflwyno ffurflenni enwebu.2

Amserlen gwrthwynebiadau

Mae hyd y cyfnod pan ellir gwneud gwrthwynebiad yn dibynnu ar bryd y cyflwynwyd y ffurflen enwebu:

Dylech ystyried unrhyw wrthwynebiad a dderbyniwch yn ystod yr amser a ganiateir i gyflwyno gwrthwynebiadau.
 
Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar Benderfynu ar ddilysrwydd papurau enwebu ymgeiswyr unigol a Phenderfynu ar ddilysrwydd papurau enwebu pleidiau.
 
Rhaid i chi benderfynu ar unrhyw wrthwynebiad cyn gynted ag y bo’n ymarferol ar ôl iddo ei wneud ac mewn unrhyw achos, ymhen 24 awr ar ôl cau'r enwebiadau.1
 
Dylech gyfyngu’r broses wrthwynebu i’r ffurflenni enwebu ar gyfer ymgeiswyr unigol ac ymgeiswyr rhestr plaid.

Pan fyddwch yn penderfynu, o ganlyniad i wrthwynebiad, y dylai ffurflen enwebu plaid, ffurflen enwebu ymgeisydd unigol ac ymgeisydd ar restr plaid yr ydych eisoes wedi penderfynu arno gael ei ystyried yn annilys, rhaid i chi ddangos ar y datganiad ynghylch y pleidiau a phersonau a enwebwyd:2

• unrhyw blaid, ymgeisydd rhestr plaid neu ymgeisydd unigol nad yw ag enwebiad dilys mwyach 
• rheswm pam nad yw mwyach yn sefyll ag enwebiad

Rhaid i chi roi gwybod i Swyddog Enwebu’r blaid neu’r ymgeisydd unigol fel sy’n briodol.3
 
Mae eich penderfyniad bod ffurflen enwebu yn ddilys yn derfynol ac ni ellir ei herio yn ystod etholiad. Dim ond ar ôl etholiad drwy ddeiseb etholiadol y gellir herio’r penderfyniad.4

Ar ôl i'r enwebiadau gau, rhaid i chi gyhoeddi datganiad ynghylch y pleidiau a phersonau a enwebwyd a hysbysiad etholiad.1
  
Am ragor o wybodaeth ynghylch cyhoeddi’r datganiad ynghylch y pleidiau a phersonau a enwebwyd, gweler ein canllawiau ar Gynhyrchu hysbysiadau etholiad.

Gan y byddwch bellach yn gwybod pa bleidiau ac ymgeiswyr sy’n sefyll yn eich etholaeth, mae’n bwysig ailedrych ar eich cynllun prosiect, cofrestr risg a’ch cynlluniau i reoli gorsafoedd pleidleisio a'r cyfrif. Dylech wirio a ydynt yn addas o hyd neu a oes angen unrhyw newidiadau i sicrhau bod y prosesau'n rhedeg yn ddidrafferth, yn ddiogel ac yn effeithlon.

Gallai ffactorau i’w hystyried gynnwys nifer yr ymgeiswyr unigol a phleidiau sy’n sefyll, lefel y profiad sydd gan y pleidiau a’r ymgeiswyr unigol o sefyll mewn etholiadau a’u gwybodaeth am brosesau etholiadol, yn ogystal ag unrhyw risgiau neu faterion lleol a allai olygu bod angen rheolaeth benodol mewn gorsafoedd pleidleisio neu’r cyfrif.

Lle rydych chi wedi gwneud trefniadau i wneud hynny, dylech chi hefyd anfon manylion cyswllt e-bost a ffôn yr ymgeiswyr sy'n sefyll yn yr etholiad at Ymgynghorydd Swyddogol Etholedig yr Heddlu. Dylech sicrhau bod ymgeiswyr yn ymwybodol o sut y bydd eu gwybodaeth yn cael ei defnyddio a rhoi'r cyfle iddynt optio allan os oes angen. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar weithio gyda'ch heddlu lleol.

Etholiad nas ymleddir

Mae’r etholiad yn ddiwrthwynebiad os yw nifer yr ymgeiswyr sy’n sefyll mewn etholiad (boed ar restr plaid gofrestredig neu fel ymgeiswyr unigol) yr un nifer neu’n llai na nifer y seddi ar gyfer etholaeth y Senedd.2
 
Yn yr amgylchiadau hyn, rhaid ichi ddyrannu’r seddi yn unol â’r rheolau.3

Cyn gynted ag y bo’n ymarferol, rhaid i chi gyhoeddi’r datganiad ynghylch y pleidiau a phersonau a enwebwyd. Rhaid i hwn gynnwys datganiad yn nodi’r ymgeiswyr rhestr plaid ac ymgeiswyr unigol sydd wedi’u hethol.4  Yn ogystal, mae’n rhaid ichi lenwi tystysgrif ar y ffurf ragnodedig a’i hanfon at Glerc y Senedd.5  

Ar ôl i’r dyddiad cau ar gyfer gwneud gwrthwynebiadau fynd heibio, dylech gadw’r papurau enwebu yn ddiogel hyd nes yr amser dilynol ar gyfer archwiliadau.

Gall unrhyw berson, yn ystod oriau swyddfa, unrhyw ddiwrnod ar ôl yr amser cau ar gyfer cyflwyno papurau enwebu a’r diwrnod cyn y diwrnod pleidleisio, archwilio’r papurau enwebu a’r ffurflenni cydsynio ag enwebiad.1

Mae’n rhaid ichi gymryd camau rhesymol i sicrhau bod y rhai sy’n dymuno archwilio ffurflenni enwebu yn gallu gweld y rhaid a gyflwynwyd yn electronig.2

Gall person sy’n archwilio papurau enwebu neu ffurflenni cydsynio ag enwebiad yn ystod y cyfnod hwn wneud copïau neu ysgrifennu crynodebau ohonynt.3

Rhai pobl yn unig sydd â’r hawl i archwilio ffurflen cyfeiriad cartref ymgeisydd/ymgeiswyr sy’n sefyll ag enwebiad.1

Y bobl hyn yw:

• Unrhyw berson sy’n sefyll ag enwebiad fel ymgeisydd yn yr un etholaeth Senedd 
• Asiant etholiad neu lofnodwr unrhyw berson arall sydd wedi’i enwebu fel ymgeisydd yn yr un etholaeth Senedd  
• Pan mae person arall sy’n sefyll ag enwebiad yn yr un etholaeth Senedd yn gweithredu fel asiant arno’i hun, unrhyw berson arall a enwebir ganddo

Dylid cadw ffurflenni cyfeiriad cartref yn ddiogel ac maent ar gael i'w harchwilio yn ystod oriau swyddfa'n unig ar unrhyw ddyddiad gwaith o’r amser hwyraf i gyflwyno papurau enwebu hyd nes diwrnod y bleidlais.2

Pan mae ffurflen cyfeiriad cartref wedi’i chyflwyno’n electronig, mae’n rhaid ichi gymryd camau rhesymol i sicrhau mynediad ar gyfer dibenion archwilio.3
 
Dylid archwilio ffurflenni cyfeiriad cartref dan oruchwyliaeth. Ni chaniateir cymryd detholiadau o ffurflenni cyfeiriad cartref, na chopïau ohonyn nhw.4  Ar ôl i’r cyfnod archwilio ddod i ben, nid yw'r ffurflenni cyfeiriad cartref ar gael i'w harchwilio.
 
Dylech ei gwneud yn glir i unrhyw un sy’n archwilio ffurflen cyfeiriad cartref sy’n gofyn i beidio â chyhoeddi cyfeiriad cartref ymgeisydd bod y wybodaeth ar y ffurflen i’w defnyddio gan y person sy’n ei harchwilio'n unig ar gyfer:5  

• cyflwyno deiseb etholiadol
• gwneud cwyn i’r heddlu bod unigolyn wedi gwneud datganiad ffug,

a bod ei defnyddio at unrhyw ddiben arall o bosib yn torri deddfwriaeth diogelu data ac felly allai wneud yr unigolyn sy’n defnyddio’r wybodaeth ar gyfer unrhyw ddiben arall yn atebol i erlyniad troseddol.

Rhaid i ffurflenni cyfeiriad cartref gael eu storio'n ddiogel am gyfnod o 35 diwrnod gwaith ar ôl i'r canlyniad gael ei ddatgan.6  Rhaid iddynt gael eu dinistrio'n ddiogel ar y diwrnod gwaith nesaf ar ôl y cyfnod 35 diwrnod.
 
Os cyflwynir deiseb etholiadol sy'n gysylltiedig â'r etholiad cyn pen 35 diwrnod gwaith, rhaid cadw'r ffurflenni cyfeiriad cartref yn ddiogel tan ddiwedd y trafodion deiseb (yn cynnwys unrhyw apêl o'r fath drafodion).

Rhaid dinistrio’r ffurflen cyfeiriad cartref yn ddiogel cyn gynted ag y bo’n ymarferol ar ôl i drafodion neu apêl ddod i ben.

Cyfieithu a fformatau hysbysiadau 

Rhaid i chi sicrhau bod hysbysiadau'n cael eu cyfieithu neu eu darparu mewn fformat arall os yw hynny’n briodol.1  Gallwch eu cynhyrchu: 

• mewn Braille
• mewn ieithoedd ar wahân i Gymraeg a Saesneg
• yn defnyddio cynrychioliadau graffigol
• mewn fformat sain
• yn defnyddio unrhyw fodd arall o wneud gwybodaeth yn hygyrch

Ni allwch cynhyrchu’r papurau pleidleisio mewn unrhyw iaith sy’n wahanol i’r Gymraeg neu Saesneg, nac mewn ffyrdd gwahanol i’r fformat rhagnodedig.

Ar gyfer y copi bras o’r papurau sydd wedi’u harddangos yn y gorsafoedd pleidleisio, rhaid i raglenni ar gyfer pleidleiswyr gael eu cyhoeddi ar frig y papurau,2  ac mae modd cyfieithu’r geiriau hyn i ieithoedd Cymraeg a Saesneg.

Sicrhau bod gwybodaeth ar hysbysiadau yn hygyrch

Dylech sicrhau bod unrhyw wybodaeth ynghylch yr etholiad:

• yn hygyrch i bob pleidleisiwr
• ar gael mewn fformat hygyrch
• ar gael mewn pryd i bleidleiswyr fwrw eu pleidlais

Rhaid i wybodaeth fod ar gael ar-lein.3  Gall hyn fod drwy wefan yr awdurdod lleol.

Dylai’r wybodaeth a ddarperir ar eich gwefan fod yn hygyrch i bleidleiswyr. Gallech siarad â swyddog cydraddoldeb eich awdurdod neu dîm y we i gael cyngor ar sut i wneud hyn.

Os ydych yn darparu gwybodaeth ar ffurf PDF, dylech fod yn ymwybodol, os na ddilynir camau penodol wrth greu ffeiliau PDF, efallai na fyddant yn gydnaws â darllenwyr sgrin a thechnolegau cynorthwyol eraill.

Mae Llywodraeth y DU wedi cynhyrchu canllaw i gynhyrchu PDF hygyrch (mae’n agor mewn ffenestr newydd) y gallwch droi ato.

Rhaid ichi gyhoeddi hysbysiadau ar-lein ac mewn unrhyw fan arall yr ydych yn ei ystyried yn briodol i wneud.1

Mae’n rhaid ichi gymryd camau rhesymol i sicrhau bod hysbysiadau yn dod i sylw’r cyhoedd.3
Er enghraifft, dylech bostio hysbysiadau mewn lleoedd amlwg yn yr etholaeth, fel swyddfeydd yr awdurdod lleol, hysbysfyrddau, llyfrgelloedd, ac adeiladau cyhoeddus eraill.

Dylech ddefnyddio prosesau prawf-wirio cadarn i helpu:

• i ganfod unrhyw wallau
• osgoi unrhyw achosion o dorri rheolau data cyn iddynt ddigwydd

Am ragor o wybodaeth am brosesau gwirio prawf, gweler ein canllawiau ar sicrhau ansawdd.

Ystyriaethau diogelu data ar gyfer hysbysiadau etholiad

Fel y rheolydd data, bydd angen i chi ystyried a yw’n briodol neu’n angenrheidiol i’r hysbysiadau barhau’n gyhoeddedig, ar eich gwefan neu mewn man arall, ar ôl i gyfnod y ddeiseb ar gyfer yr etholiad hwnnw ddod i ben.

Er enghraifft, os yw'r hysbysiadau'n cyflawni dibenion penodol, h.y. cynghori pwy fydd yn ymgeisydd yn yr etholiad, ar ôl i’r etholiad ddod i ben, a bod y cyfle i gwestiynu’r etholiad hwnnw wedi mynd heibio, nid oes diben pellach iddynt.

Ar ôl i ddyddiad cau’r ddeiseb ar gyfer yr etholiad fynd heibio, dylech naill ai ddileu’r hysbysiadau, neu ddileu’r data personol sydd yn yr hysbysiadau.
 
Mae deddfwriaeth diogelu data yn caniatáu i ddata personol gael ei storio am gyfnodau hirach, yn amodol ar weithredu camau diogelu priodol os brosesir y data:

• at ddibenion archifo'n unig er budd y cyhoedd, neu
• at ddibenion gwyddonol, hanesyddol neu ystadegol 

Ar gyfer hysbysiadau canlyniadau etholiad, er enghraifft, dylech gadw’r rhain ar eich gwefan gan eu bod er budd y cyhoedd a dibenion hanesyddol ac ystadegol.

Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar ystyriaethau diogelu data. 

Rhaid i chi gyhoeddi’r datganiad ynghylch pleidiau a phersonau a enwebwyd erbyn 4pm fan bellach, 18 diwrnod gwaith cyn y bleidlais.1
 
Rhaid ichi ei gyhoeddi ar-lein ac mewn unrhyw fan arall yr ydych yn ei ystyried yn briodol.2

Rhaid argraffu’r datganiadau mewn print amlwg a’u harddangos tu mewn a thu allan i bob gorsaf bleidleisio.3

Rhaid i’r EMB hefyd gyhoeddi’r datganiad ynghylch y pleidiau a phersonau a enwebwyd ar y platfform gwybodaeth am etholiadau. Bydd yn rhoi gwybodaeth am y data a’r fformat gofynnol.

Dylech gael prosesau prawf-wirio cadarn ar waith i sicrhau nad oes unrhyw wallau ar y datganiad ynghylch y pleidiau a phersonau a enwebwyd.

Cynnwys y datganiad ynghylch pleidiau a phersonau a enwebwyd

Rhaid i’r datganiad ynghylch pleidiau a phersonau a enwebwyd gynnwys:4

• hysbysiad o’r bleidlais5  
• pob plaid gofrestredig ynghyd â rhestr o ymgeiswyr plaid a enwebwyd yn ddilys
• pob ymgeisydd unigol a enwebwyd yn ddilys
• enw llawn bob ymgeisydd rhestr plaid ac ymgeisydd unigol neu enw(au) a ddefnyddir yn gyffredin os ydynt wedi rhoi un;
• cyfeiriadau cartref pob ymgeisydd rhestr plaid neu ymgeisydd unigol, neu os ydynt wedi gofyn am beidio â chyhoeddi eu cyfeiriad cartref, yr ardal berthnasol sef:
  • enw’r etholaeth Senedd Cymru os yw’r cyfeiriad cartref yng Nghymru-,
  • enw etholaeth Seneddol y DU os yw’r cyfeiriad cartref mewn man arall yn y DU,  
  • y wlad os yw eu cyfeiriad cartref y tu allan i’r DU –
• y wybodaeth a gynhwysir yn natganiad pob ymgeisydd o aelodaeth o bleidiau gwleidyddol, fel y’i rhoddwyd yn eu ffurflen cydsynio ag enwebiad
• y disgrifiad ‘Annibynnol’ ac/neu ‘Independent’ (os yw’n berthnasol) ar gyfer unrhyw ymgeisydd unigol
• unrhyw bleidiau cofrestredig neu ymgeiswyr unigol gan gynnwys ymgeiswyr rhestr plaid nad ydynt yn ymgeiswyr enwebedig mwyach, os o gwbl (h.y. ymgeiswyr neu bleidiau annilys ac sydd wedi'u tynnu'n ôl), gyda'r rheswm pam nad ydynt yn sefyll mwyach

Dylai eich hysbysiad preifatrwydd nodi’n glir ei bod yn ofynnol dan ddeddfwriaeth etholiadol i gyhoeddi enw ymgeisydd unigol a rhestr plaid yn y datganiad ynghylch y pleidiau a phersonau a enwebwyd. Am ragor o wybodaeth ynghylch ystyriaethau diogelu data hysbysiad preifatrwydd, gweler ein canllaw ar ddiogelu data.

Trefn enwau ar y datganiad ynghylch pleidiau a phersonau a enwebwyd

Rhaid i enwau’r pleidiau gwleidyddol ar y datganiad gael eu rhestru yn nhrefn yr wyddor ac yna enwau'r ymgeiswyr unigol y mae'n rhaid eu rhestru yn ôl trefn yr wyddor eu cyfenw.6  Dyma sut fyddant yn ymddangos ar y papur pleidleisio hefyd.7

Yn syth ar ôl pob plaid, rhaid i enwau pob ymgeisydd ar y rhestr plaid honno gael eu rhestru ar y datganiad yn y drefn y maent yn ymddangos ar y rhestr plaid.8

Os oes dau neu ragor o ymgeiswyr unigol gyda’r un cyfenw, bydd trefn wyddor yr enwau eraill yn penderfynu pa ymgeisydd sy'n cael ei restru gyntaf.9

Os yw ymgeisydd ar restr plaid neu ymgeisydd unigol wedi gofyn i ddefnyddio enw a ddefnyddir yn gyffredin, rhaid dangos yr enw a ddefnyddir yn gyffredin ar y datganiad, yn hytrach na’r enw go iawn.10

Pan mae ymgeisydd unigol wedi gwneud cais i ddefnyddio cyfenw a ddefnyddir yn gyffredin, rhaid i safle trefn yr wyddor yr ymgeisydd ar y datganiad ynghylch pleidiau a phersonau eraill a enwebwyd ac ar y papur pleidleisio gael ei bennu drwy gyfeirio at ei gyfenw a ddefnyddir yn gyffredin.11  

Fodd bynnag, os ydych chi wedi gwrthod defnyddio unrhyw enw a ddefnyddir yn gyffredin gan eich bod o’r farn ei fod yn debygol o gamarwain neu ddrysu etholwyr, neu ei fod yn anweddus neu’n sarhaus, rhaid cyhoeddi gwir enw'r unigolyn ar y datganiad yn hytrach na’r enw a ddefnyddir yn gyffredin.12

Rhaid ichi anfon copi o’r datganiad ynghylch y pleidiau a phersonau a enwebwyd at y Comisiwn.13  Dylid e-bostio'r copi i [email protected].

Ystyriaethau pan mae ymgeisydd wedi gofyn i'w gyfeiriad cartref beidio â chael ei gyhoeddi

Rhaid ichi ystyried a yw dau neu ragor o’r enwau a ddangosir ar y datganiad ynghylch y pleidiau a phersonau a enwebwyd yr un fath neu mor debyg ei fod yn debygol o achosi dryswch.14

Pan fyddwch yn penderfynu bod hyn yn wir ac:

• mae pob person wedi gofyn i beidio â gwneud ei gyfeiriad cartref yn gyhoeddus ac
• mae’r ardal berthnasol a roddwyd hefyd yr un fath

Gallwch wneud newidiadau neu ychwanegiadau i wybodaeth y person sydd i’w dangos ar y datganiad ynghylch y pleidiau a phersonau a enwebwyd, os ydych o’r farn ei fod yn briodol i leihau’r tebygolrwydd o ddryswch.15

Rhaid i chi ystyried y canllaw hwn at y diben hwn.16

Rhaid ichi drafod ag unrhyw ymgeiswyr yr effeithir arnynt cyn cyhoeddi’r datganiad os yw gwneud hynny’n ymarferol.17

Rhaid ichi roi hysbysiad i unrhyw berson y mae ei wybodaeth wedi’i haddasu neu ychwanegu ati, gan nodi’r newidiadau rydych wedi eu gwneud.18

Gallwch ddod o hyd i dempled datganiad ynghylch y pleidiau a phersonau a enwebwyd yn adran enwebiadau ein tudalen adnoddau.

Dylech gael prosesau prawf-wirio cadarn ar waith i sicrhau nad oes unrhyw wallau ar y datganiad ynghylch y pleidiau a phersonau a enwebwyd. Am fwy o wybodaeth am brawf-wirio, gweler ein canllawiau ar sicrhau ansawdd. 

Dychwelyd ernes

Rhaid ichi ddychwelyd ernes unrhyw ymgeisydd unigol neu blaid gofrestredig na ddangosir fel sefyll ag enwebiad yn y datganiad ynghylch y pleidiau a phersonau a enwebwyd.19  Rhaid dychwelyd yr ernes cyn gynted ag y bo’n ymarferol ar ôl cyhoeddi’r datganiad ynghylch y pleidiau a phersonau a enwebwyd neu ar ôl marwolaeth yr ymgeisydd (fel sy’n briodol).20

Os yw rhestr plaid wedi’i chynnwys ar y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd ond nad yw un neu ragor o’r ymgeiswyr ar y rhestr a gyflwynwyd gan y blaid yn dangos fel ag enwebiad ar y datganiad ynghylch y pleidiau a phersonau a enwebwyd bydd dychwelyd yr ernes yn dibynnu ar nifer yr ymgeiswyr sy’n parhau ar y rhestr blaid. Os oes llai na chwech o ymgeiswyr yn weddill, bydd cyfran o’r ernes yn cael ei dychwelyd.

Os caiff yr etholiad ei herio, rhaid ichi gyhoeddi hysbysiad o bleidlais ar gyfer yr etholaeth, yn nodi dyddiadau ac oriau’r bleidlais.1  Rhaid i’r hysbysiad o bleidlais gael ei gynnwys yn y datganiad ynghylch y pleidiau a phersonau a enwebwyd. Rhaid iddo gael ei gyhoeddi 4pm fan bellach ar y deunawfed diwrnod gwaith cyn y bleidlais.2

Mae’n rhaid ichi roi copi o’r datganiad ynghylch y pleidiau a phersonau a enwebwyd, gan gynnwys yr hysbysiad o bleidlais, i bob un o’r asiantiaid etholiad cyn gynted ag sy’n ymarferol ar ôl eu cyhoeddi.3  Dylech hefyd fod yn barod i roi copïau i unrhyw arsylwyr achrededig ar gais.

Rhaid ichi gyhoeddi hysbysiad o leoliad gorsafoedd pleidleisio ar gyfer eich etholaeth cyn neu ar yr un adeg â’r hysbysiad o bleidlais.1

Ym mhob achos, rhaid i’r hysbysiad o leoliad gorsafoedd pleidleisio nodi:

• lleoliad pob gorsaf bleidleisio
• disgrifiad o bleidleiswyr sydd â hawl i bleidleisio yno.

Mae modd cyfuno'r hysbysiad o leoliad gorsafoedd pleidleisio gyda’r datganiad ynghylch y pleidiau a phersonau a enwebwyd.2

Rhaid i’r EMB hefyd gyhoeddi lleoliadau’r gorsafoedd pleidleisio ar y platfform gwybodaeth am etholiadau. Bydd yn rhoi gwybodaeth am y data a’r fformat gofynnol (lle nad yw eisoes wedi’i gyfuno a’i gyflwyno fel rhan o’r datganiad ynghylch y personau a enwebwyd). Am ragor o wybodaeth, gweler ei wefan. 

Dylech fod â phrosesau prawf-wirio cadarn ar waith i sicrhau nad oes gwallau yn yr hysbysiad o leoliad gorsafoedd pleidleisio.

Rhaid ichi roi copi o’r hysbysiad o leoliadau gorsafoedd pleidleisio a disgrifiadau o bleidleiswyr sydd â hawl i bleidleisio yno i bob un o’r asiantiaid etholiad cyn gynted ag y bo’n ymarferol ar ôl ei gyhoeddi.3

Dylech hefyd fod yn barod i wneud yr hysbysiadau hyn ar gael i unrhyw arsylwr achrededig ar gais.

Os bydd ymgeisydd ar restr plaid neu ymgeisydd unigol yn marw ond mae’r bleidlais yn parhau i gael ei hymladd, bydd yr etholiad yn parhau yn ôl yr arfer. Rhaid ichi gymryd camau rhesymol i gyhoeddi enw’r ymgeisydd, ffaith ei farwolaeth, p’un a oedd yn ymgeisydd unigol neu’n ymgeisydd rhestr plaid ac, os oedd yn sefyll ar ran plaid gofrestredig, enw’r blaid.1

Dylech gyhoeddi’r farwolaeth drwy osod hysbysiadau tu allan a thu mewn i’r gorsafoedd pleidleisio yn yr etholaeth.

Os ydych yn derbyn tystiolaeth a’i fod yn fodlon cyn cyhoeddi’r canlyniad bod ymgeisydd ar restr plaid neu ymgeisydd unigol wedi marw, ac o ganlyniad bod y bleidlais yn ddiwrthwynebiad, rhaid dod â’r etholiad i ben.2  Os bydd hyn yn digwydd cyn i’r pleidleisio ddechrau, rhaid i chi ddirymu’r hysbysiad o etholiad.3  Os yw’r bleidlais yn mynd rhagddi neu os yw’r cyfrif yn digwydd, rhaid rhoi’r gorau i’r bleidlais neu’r cyfrif.4

Pan mae etholaeth yn dod yn ddiwrthwynebiad o ganlyniad i farwolaeth ymgeisydd unigol neu ymgeisydd rhestr blaid, rhaid datgan bod yr ymgeiswyr sydd ar ôl wedi’u hethol.5

Nid yw prawf o farwolaeth wedi’i ddiffinio. Dylech fod yn fodlon gydag unrhyw wybodaeth sydd wedi dod i’ch meddiant i awgrymu bod y farwolaeth wedi digwydd.
 

Mae’r rhan hon o’r canllawiau yn cynnwys y broses o benodi asiantiaid etholiadol, yr angen i roi hysbysiad cyhoeddus o benodiad asiantiaid etholiadol a sut gellir tynnu penodiad yn ôl.

Byddwch hefyd yn canfod canllawiau ar benodi asiantiaid i fynychu achlysuron agor amlenni pleidleisiau post, gorsafoedd pleidleisio, a’r broses ddilysu a chyfrif, a gwybodaeth am y gofynion o ran cyfrinachedd ac ymddygiad ar gyfer presenoldeb yn y digwyddiadau etholiadol allweddol hyn.

Asiantiaid pleidleisio a chyfrif

Gall asiant etholiad pob plaid wleidyddol ac unrhyw ymgeisydd unigol sy’n sefyll ag enwebiad benodi asiantiaid i arsylwi’r bleidlais a’r broses ddilysu a chyfrif.1

Asiantiaid pleidleisio drwy’r post

Gall asiant etholiad pob plaid wleidyddol ac unrhyw ymgeisydd unigol sydd ag enwebiad yn yr etholiad benodi asiantiaid i arsylwi’r achlysur o agor pleidleisiau post.2

Gofynion cyfrinachedd

Rydych yn gyfrifol am dderbyn hysbysiadau o benodiadau’r asiantiaid hyn ac mae’n rhaid i chi sicrhau bod pob asiant penodedig yn cael copi o’r gofynion cyfrinachedd perthnasol ar gyfer agor pleidleisiau post,3 y bleidl/node/31742ais,4 a’r cyfrif.5

Gallwch ddod o hyd i ofynion cyfrinachedd yn adran asiantiaid ein tudalen adnoddau.

Dylech sicrhau bod pob plaid wleidyddol, pob ymgeisydd unigol a phob asiant yn cael eu hatgoffa o’r weithdrefn i benodi asiantiaid o’r fath a’r dyddiad cau sy’n berthnasol ar gyfer rhoi gwybod am benodiadau o’r fath.

Caniateir yn ôl y gyfraith i asiantiaid pleidleisio drwy’r post arsylwi’r broses o agor blwch pleidleisio'r pleidleiswyr post, agor pleidleisiau post a ddychwelwyd a gwirio’r llofnodion a’r dyddiadau geni a nodwyd ar ddatganiadau pleidlais bost a ddychwelwyd.1

Mae’n rhaid ichi roi o leiaf 48 awr o rybudd i’r asiantiaid etholiad ar gyfer pob plaid a phob ymgeisydd rhestr plaid a phob ymgeisydd unigol a enwebwyd cyn yr amser a drefnwyd ar gyfer achlysur agor amlenni pleidleisiau post o amser a lleoliad unrhyw achlysur agor amlenni pleidleisiau post a nifer yr asiantiaid y gellir eu penodi i fod yn bresennol ym mhob achlysur agor.2

Caniateir yn ôl y gyfraith i chi gyfyngu’r nifer o asiantiaid pleidlais bost a benodir. Mae’n rhaid i’r nifer uchaf y gellir eu hawdurdodi fod yr un fath ar gyfer pob asiant pleidleisio drwy’r post sydd gan blaid wleidyddol ac ymgeisydd unigol.3

Rydym wedi llunio'r ffurflen ganlynol ar gyfer hysbysu am benodiad asiant pleidlais bost.

Gallwch ddod o hyd i’r ffurflen hysbysu am benodiad asiant pleidleisio drwy’r post yn adran asiantiaid ein tudalen adnoddau.

Gofynion cyfrinachedd ac ymddygiad

Cedwir papurau pleidleisio yn wynebu tuag at i lawr drwy gydol achlysur agor pleidleisiau post.

Mae’n rhaid ichi roi copi o’r gofynion cyfrinachedd i bawb sy’n bresennol mewn achlysur agor pleidleisiau post.4 Gallwch ddod o hyd i ofynion cyfrinachedd yn adran asiantiaid ein tudalen adnoddau.

Y prif bwyntiau yw:

• ni ddylai unrhyw un sy’n bresennol mewn achlysur agor geisio gweld sut mae papurau pleidleisio unigol wedi'u marcio na chadw cyfrif o sut mae papurau pleidleisio wedi'u marcio
• ni ddylai unrhyw un sy’n mynychu achlysur agor pleidleisiau post geisio edrych ar rifau neu farciau adnabod ar bapurau pleidleisio, datgelu sut cafodd unrhyw bapur pleidleisio penodol ei farcio na throsglwyddo unrhyw wybodaeth a gafwyd o’r achlysur
• gall unrhyw un a’u cafwyd yn euog o dorri’r gofynion hyn wynebu dirwy ddigyfyngiad, neu gallant gael eu carcharu am hyd at chwe mis. 
   

Mae gan asiantiaid pleidleisio hawl yn ôl y gyfraith i gael mynediad i orsafoedd pleidleisio ar gyfer y diben o ganfod personiad. Gallant hefyd arsylwi’r gweithdrefnau i’w dilyn y tu mewn i orsaf bleidleisio.
 
Mae’n rhaid i chi gael eich hysbysu'n ysgrifenedig am unrhyw asiantiaid pleidleisio sydd wedi eu penodi dim hwyrach na phum diwrnod gwaith cyn y bleidlais er mwyn i’w penodiad fod yn weithredol ar gyfer y bleidlais.1

Rydym wedi datblygu ffurflen ar gyfer hysbysu am benodiad asiant pleidleisio.

Gallwch ddod o hyd i’r ffurflen hysbysu am benodiad asiant pleidleisio yn adran asiantiaid ein tudalen adnoddau.

Gellir penodi asiant pleidleisio i orsaf neu orsafoedd pleidleisio penodol, neu i bob gorsaf bleidleisio o fewn yr etholaeth. Mae'n bosibl i'r un asiant pleidleisio gael eu penodi i fynychu mwy nag un orsaf bleidleisio.

Cyfyngu ar nifer yr asiantiaid sy’n bresennol

Nid oes unrhyw gyfyngiad ar y nifer o asiantiaid pleidleisio a all fynychu gorsaf bleidleisio. Serch hynny, dim ond un asiant pleidleisio ar gyfer pob ymgeisydd unigol neu restr plaid a all gael mynediad i orsaf bleidleisio yn ystod unrhyw amser penodol.2

Gofynion cyfrinachedd ac ymddygiad

Mae gan unrhyw un sy’n mynychu gorsaf bleidleisio ddyletswydd i gynnal cyfrinachedd y bleidlais. Mae’n rhaid i’r holl asiantiaid pleidleisio gael yr holl ofynion cyfrinachedd canlynol ar gyfer y bleidlais.2

Gallwch ddod o hyd i’r gofynion cyfrinachedd yn adran asiantiaid ein tudalen adnoddau.

Yn benodol, ni ddylid datgelu’r wybodaeth ganlynol:

• enw neu rif etholiadol etholwr neu ddirprwy sydd wedi neu nad yw wedi pleidleisio
• rhif neu farc adnabod unigryw arall ar y papur pleidleisio

Ni ddylai unrhyw un sy’n mynychu gorsaf bleidleisio geisio cael gwybod sut mae pleidleisiwr wedi pleidleisio neu dros bwy y mae ar fin pleidleisio.

Gall asiant pleidleisio farcio ar ei gopi ef o’r gofrestr etholwyr y pleidleiswyr hynny sydd wedi gwneud cais am bapurau pleidleisio. Os yw asiant pleidleisio yn gadael yr orsaf bleidleisio yn ystod y cyfnod pleidleisio, bydd angen iddo adael y copi o’r gofrestr a farciwyd yn yr orsaf bleidleisio i sicrhau na thorrir gofynion cyfrinachedd. Gall unrhyw unigolyn a’u cafwyd yn euog o dorri’r gofynion cyfrinachedd wynebu dirwy ddigyfyngiad, neu gallant gael eu carcharu am hyd at chwe mis.

Ni ellir atodi seliau asiantiaid pleidleisio i flychau pleidleisio ar ddechrau nac yn ystod y bleidlais.

Er y gall asiant pleidleisio arsylwi’r bleidlais, nid oes rhaid iddo fod yn bresennol mewn gorsaf bleidleisio er mwyn cynnal pleidlais a gweithdrefnau perthnasol.

Gellir penodi asiantiaid cyfrif i arsylwi’r prosesau dilysu a chyfrif.1 Mae’n rhaid i chi roi hysbysiad ysgrifenedig i asiantiaid cyfrif penodedig o'r amser a’r lleoliad y bydd y broses ddilysu a chyfrif yn dechrau.2 Mae’n rhaid i chi gael hysbysiad ysgrifenedig am benodiad asiantiaid cyfrif dim hwyrach na phum diwrnod gwaith cyn y bleidlais er mwyn i’w penodiad fod yn weithredol ar gyfer y broses ddilysu a chyfrif.3

Rydym wedi llunio ffurflen ar gyfer hysbysu am benodiad asiant cyfrif i'w defnyddio yn etholiadau’r Senedd. Gallwch ddod o hyd i’r ffurflen hysbysu am benodiad asiant cyfrif yn adran asiantiaid ein tudalen adnoddau.

Cyfyngu ar nifer yr asiantiaid sy’n bresennol

Caniateir yn ôl y gyfraith i chi gyfyngu ar nifer yr asiantiaid cyfrif a benodir.4 Rhaid i’r nifer y gall pob plaid wleidyddol a phob ymgeisydd unigol ei benodi fod yr un fath. 5

Oni bai bod amgylchiadau arbennig, ni ddylai’r nifer fod yn llai na’r rhif a geir drwy rannu nifer y cynorthwywyr cyfrif (h.y. y staff hynny sy’n cyfri’r papurau pleidleisio) gyda’r nifer o ymgeiswyr unigol a phleidiau gwleidyddol sydd ag enwebiad.6

Wrth bennu'r nifer uchaf o asiantiaid cyfrif, dylai pob ymgeisydd ac asiant, cyn belled â phosibl, gael caniatâd i benodi nifer digonol o asiantiaid cyfrif er mwyn i'r prosesau dilysu a chyfrif gael eu craffu'n llawn a chywir. Fodd bynnag, dylech ystyried unrhyw oblygiadau iechyd a diogelwch, gan gynnwys rheoliadau tân ar gyfer y lleoliad dilysu a chyfrif wrth benderfynu ar y nifer uchaf o asiantiaid cyfrif.

Wrth bennu’r nifer uchaf o asiantiaid cyfrif dylech hefyd ystyried bod gan yr asiantiaid cyfrif ar gyfer yr holl bleidleisiau sy’n cael eu dilysu yr hawl i fynychu'r rhan ddilysu o'r cyfrif.

Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar bresenoldeb yn y broses ddilysu a chyfrif. 

Gofynion cyfrinachedd ac ymddygiad

Mae gan unrhyw un sy’n bresennol yn y broses gyfrif ddyletswydd i gynnal cyfrinachedd y cyfrif. Mae’n rhaid i’r holl asiantiaid cyfrif gael eu hysbysu am yr holl ofynion cyfrinachedd canlynol ar gyfer y cyfrif. 6

Gallwch ddod o hyd i’r gofynion cyfrinachedd yn adran asiantiaid ein tudalen adnoddau.

Yn benodol, ni ddylai unrhyw un sy’n bresennol:

• gweld neu geisio gweld y rhif neu farc adnabod unigryw arall ar gefn unrhyw bapur pleidleisio
• trosglwyddo unrhyw wybodaeth a gafwyd yn y cyfrif i’r ymgeisydd y rhoddir unrhyw bleidlais ar ei gyfer ar bapur pleidleisio penodol

Cyfrifo’r canlyniad a'r dyraniad seddi

Gall ymgeiswyr unigol, ymgeiswyr rhestr plaid a’u hasiantiaid etholiad fod yn bresennol yn y broses gyfrif a dyrannu seddi. Yn ychwanegol, gall pob rhestr plaid a phob ymgeisydd unigol wahodd un person arall i fod yn bresennol. Mae’r person hwn yn bresennol fel eich gwestai. Nid oes ganddo unrhyw bwerau na swyddogaethau.

Am ragor o wybodaeth ynghylch pwy sydd â chaniatâd i fod yn bresennol wrth gyfrifo'r canlyniad ac wrth ddyrannu’r seddi, gweler ein canllawiau ar gael mynediad i'r broses o goladu'r canlyniad.

Rhaid i’r hysbysiad am y penodiad gael ei gyflwyno i chi, erbyn yr amser hwyraf ar gyfer cyhoeddi’r datganiad ynghylch y pleidiau a pherson a enwebwyd, sef 4pm, 18 diwrnod gwaith cyn y bleidlais.1

Ymgeiswyr rhestr plaid

Rhaid i bob plaid gofrestredig sy’n cyflwyno rhestr plaid fod wedi rhoi gwybod ichi am enw’r asiant etholiad sydd am weithredu ar ran yr holl ymgeiswyr ar y rhestr plaid.2

Mae modd enwi ymgeisydd ar restr plaid fel yr asiant etholiad ar gyfer y rhestr plaid honno.3

Os nad ydych yn cael gwybod am enw’r asiant erbyn yr amser hwyraf i gyhoeddi’r datganiad ynghylch y pleidiau a phersonau a enwebwyd, ystyrir yr ymgeisydd sydd gyntaf ar y rhestr plaid fel yr asiant etholiad i’r rhestr plaid honno.4  

Hefyd, ystyrir yr ymgeisydd sy’n gyntaf ar y rhestr plaid fel yr asiant ar gyfer y rhestr plaid honno os:

• tynnir penodiad yr asiant yn ôl 5
• os yw’r asiant yn marw, ac na phenodir unigolyn newydd ar ddiwrnod y farwolaeth neu ar y diwrnod canlynol6

Rydym wedi cynhyrchu ffurflenni ar gyfer hysbysu am benodi asiant etholiad. Mae’r rhain yn rhan o’r gyfres o bapurau enwebu yr ydym wedi eu cynhyrchu i bleidiau gwleidyddol.

Gallwch ddod o hyd i’r papurau enwebu ar gyfer pleidiau gwleidyddol yn adran asiantiaid ein tudalen adnoddau.

Ymgeiswyr unigol

Mae’n rhaid i ymgeisydd unigol gael asiant etholiad.7

Gall ymgeiswyr unigol benodi eu hunain fel eu hasiant etholiad.8

Os nad ydych yn cael gwybod am enw’r asiant erbyn yr amser hwyraf i gyhoeddi’r datganiad ynghylch y personau a enwebwyd, mae’r ymgeisydd yn cael ei enwi fel ei asiant ei hun yn awtomatig.9

Rydym wedi cynhyrchu ffurflenni ar gyfer hysbysu am benodi asiant etholiad. Mae’r rhain yn rhan o’r gyfres o bapurau enwebu yr ydym wedi eu cynhyrchu i ymgeiswyr unigol. 

Gallwch ddod o hyd i'r papurau enwebu ar gyfer ymgeiswyr unigol yn adran asiantiaid ein tudalen adnoddau.

Cyfeiriad swyddfa’r asiant etholiad

Mae’n rhaid i asiant etholiad gael swyddfa lle gellir anfon yr holl hawliadau, hysbysiadau, prosesau cyfreithiol a dogfennau eraill.10  Mae’n rhaid i gyfeiriad y swyddfa fod yn gyfeiriad ffisegol - ni ellir defnyddio blychau PO na blychau post tebyg.11 Rhaid datgan cyfeiriad y swyddfa'r un pryd a fyddwch yn cael gwybod am benodiad yr asiant etholiad.12

Mae’n rhaid i gyfeiriad swyddfa’r asiant fod naill ai:13

• yn etholaeth y Senedd lle mae’r etholiad yn cael ei chynnal neu etholaeth Senedd gyffiniol
• mewn sir neu fwrdeistref sirol sydd yn rhannol yn neu’n cydffinio ag etholaeth y Senedd  

Os yw’r cyfeiriad tu allan i’r ardal gymhwyso berthnasol fel y’i diffinnir uchod, dylech gysylltu â’r ymgeisydd a gofyn iddo ddarparu cyfeiriad amgen o fewn yr ardal gymhwyso berthnasol.

Yn aml, mae cyfeiriad swyddfa’r asiant etholiad yr un fath â chyfeiriad ei gartref. Fel arall, efallai y defnyddir cyfeiriad swyddfa’r blaid wleidyddol leol neu swyddfa a drefnwyd yn benodol ar gyfer yr etholiad.

Os enwir ymgeisydd rhestr plaid fel asiant etholiad ar gyfer y rhestr plaid neu os enwir ymgeisydd unigol fel ei asiant etholiad ei hun a bod ei gyfeiriad cartref yr un fath â'i gyfeiriad swyddfa a’i fod yn gofyn i beidio â gwneud ei gyfeiriad cartref yn gyhoeddus, yna gellir rhoi cyfeiriad gohebiaeth.14

Rhaid i’r cyfeiriad gohebiaeth fod yng Nghymru neu Loegr. Bydd y cyfeiriad gohebiaeth yn cael ei gyhoeddi ar yr hysbysiad o benodi asiantiaid etholiad yn hytrach na’r cyfeiriad swyddfa.15

Pan ystyrir mai'r ymgeisydd a enwir gyntaf ar y rhestr plaid neu pan ystyrir mai ymgeisydd unigol yw'r asiant etholiad oherwydd nad yw'r Swyddog Canlyniadau wedi cael gwybod am benodiad asiant, ystyrir mai cyfeiriad y swyddfa yw'r cyfeiriad a ddarperir ar ffurflen gydsynio ag enwebiad yr ymgeisydd.16

Rhaid i bob ymgeisydd ddarparu cyfeiriad ar ei ffurflen cydsynio ag enwebiad i’w ddefnyddio fel cyfeiriad swyddfa os daw yn asiant etholiad yn ddiofyn.17

Mae’n rhaid i chi gyhoeddi hysbysiad sy’n nodi enw a chyfeiriad yr asiant ar ôl i chi gael gwybod am y penodiad.1 Rhaid i’r hysbysiad o asiantiaid etholiad ddangos enw sy’n cael ei ddefnyddio’n gyffredin gan ymgeisydd rhestr plaid neu ymgeisydd unigol sydd wedi’i enwi fel asiant etholiad os yw’r datganiad ynghylch y personau a enwebwyd yn dangos bod enw a ddefnyddir yn gyffredin wedi’i nodi ar ei bapur enwebu.1

Rhaid ichi gyhoeddi cyfeiriad gohebiaeth ar yr hysbysiad o asiantiaid etholiad pan mae asiant etholiad hefyd yn ymgeisydd rhestr plaid neu ymgeisydd unigol ac mae wedi gofyn ar ffurflen cyfeiriad cartref i beidio â gwneud ei gyfeiriad yn gyhoeddus.1 Yr unig eithriad i hyn yw pan ddaw ymgeisydd unigol neu ymgeisydd plaid yn asiant etholiad yn ddiofyn. Yn yr amgylchiadau hyn, bydd y cyfeiriad yn cael ei roi fel y’i nodir yn y ffurflen cydsynio ag enwebiad.1

Mae’n rhaid diweddaru’r hysbysiad os tynnir penodiad unrhyw asiant yn ôl, neu os yw asiant yn marw, a chyhoeddi manylion yr asiant newydd ar y fersiwn diwygiedig.1

Dylai eich hysbysiad preifatrwydd nodi’n glir efallai y bydd yn ofynnol i chi gyhoeddi yn ôl y ddeddfwriaeth etholiadol enw a manylion am gyfeiriad asiant etholiad yn yr hysbysiad o asiantiaid etholiad. Mae gan yr hysbysiad ddiben penodol, h.y. cynghori ar bwy fydd asiant etholiad ymgeisydd, felly unwaith mae’r etholiad wedi dod i ben, ac mae’r cyfle i holi cwestiynau am yr etholiad hwnnw wedi mynd heibio, nid oes ganddo ddiben arall. Dylech naill ai ddileu'r hysbysiad, neu ddileu'r data personol a gynhwysir yn yr hysbysiad, ar ôl i ddyddiad cau'r ddeiseb ar gyfer yr etholiad basio.

Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar ddiogelu data.

Rhestrau plaid

Ar ôl i asiant etholiad gael ei benodi, ni all ymddiswyddo o’i swydd. Gellir tynnu'r penodiad yn ôl gan y blaid neu ar ran y blaid yn unig ac mewn perthynas â phob ymgeisydd. Yn yr achos hwn, rhaid penodi asiant etholiad newydd, neu byddai'r ymgeisydd sydd ar frig y rhestr yn dod yn asiant yn ddiofyn.1

Os yw’r ymgeisydd sydd gyntaf ar restr y blaid yn gweithredu fel yr asiant etholiad ar gyfer y rhestr plaid honno, gall hefyd dynnu ei benodiad yn ôl a phenodi asiant newydd. Mae hyn yn wir p'un a ddaeth yn asiant o ganlyniad i'r ffaith nad oedd y blaid wedi penodi un neu oherwydd ei fod wedi rhoi hysbysiad ysgrifenedig o’i benodiad ei hun.

Ymgeiswyr unigol

Ar ôl i asiant etholiad gael ei benodi, ni all ymddiswyddo o’i swydd. Yr ymgeisydd yw’r unig un a all dynnu’r penodiad yn ôl. Yn yr achos hwn, byddai angen i'r ymgeisydd benodi asiant etholiad newydd neu ddod yn asiant arno'i hun.2
 
Os oes ymgeisydd unigol yn gweithredu fel ei asiant etholiad ei hun, ni waeth os daeth yn asiant o ganlyniad i beidio â phenodi un neu oherwydd ei fod wedi rhoi hysbysiad ysgrifenedig o’i benodiad ei hun, gall hefyd dynnu ei benodiad ei hun yn ôl a phenodi asiant newydd.

Tynnu penodiad yn ôl

Gall ymgeisydd dynnu penodiad asiant etholiad yn ôl unrhyw bryd yn ystod cyfnod yr etholiad. Pryd bynnag mae penodiad asiant etholiad yn cael ei dynnu’n ôl, mae’n rhaid ichi gael eich hysbysu’n ysgrifenedig o newidiadau o’r fath.3

Yna, mae’n rhaid ichi gyhoeddi fersiwn diwygiedig o’r hysbysiad asiantiaid etholiad.4

Lle bo’n bosibl, os yw asiant etholiad yn cael ei dynnu’n ôl ond ei fod eisoes wedi bod ynghlwm ag awdurdodi gwariant o ran deunyddiau ymgyrch, dylai’r ymgeisydd geisio datganiad gan yr asiant blaenorol ynglŷn ag unrhyw dreuliau a ddygwyd yn ystod ei gyfnod fel asiant, er mwyn ategu cyflwyniad yr ymgeisydd o'i ffurflen treuliau terfynol.

Gall asiant etholiad benodi un is-asiant i weithredu ar ei ran mewn unrhyw ran o’r etholaeth. 1

Mae’n rhaid i gyfeiriad swyddfa'r is-asiant fod yn naill ai:2

• yn etholaeth y Senedd lle mae’r etholiad yn cael ei chynnal neu etholaeth Senedd gyffiniol
• mewn sir neu fwrdeistref sirol sydd yn rhannol yn etholaeth y Senedd neu sy’n cyffinio ag etholaeth y Senedd3

Gall yr is-asiant wneud popeth y mae gan yr asiant etholiad yr hawl i’w wneud o fewn yr ardal y caiff ei benodi.1 Gall fod yn bresennol mewn achlysur agor amlenni post, y dilysu, y cyfrif a/neu gyfrifo’r canlyniad pan gynhelir y rhain yn yr ardal y mae wedi ei benodi i weithredu ynddi ac y mae’n gweithredu yn lle’r asiant etholiad.

Mae’n rhaid i’r asiant etholiad ddatgan i chi, ar ffurf ysgrifenedig, enw, cyfeiriad a chyfeiriad swyddfa'r is-asiant y mae wedi'i benodi erbyn 2 ddiwrnod gwaith cyn diwrnod y bleidlais.4

Dylech gynnwys ffurflenni ar gyfer hysbysu am benodiad is-asiantiaid yn eich pecynnau enwebu.

Gallwch ddod o hyd i becynnau enwebu yn adran asiantiaid ein tudalen adnoddau.

Gall asiant etholiad dynnu penodiad is-asiant yn ôl unrhyw bryd. Os yw is-asiant yn marw neu os tynnir ei benodiad yn ôl, gall yr asiant etholiad benodi is-asiant newydd drwy ddatgan yn ysgrifenedig enw, cyfeiriad, a chyfeiriad swyddfa'r is-asiant newydd i chi.5

Ar ôl i enw, cyfeiriad, cyfeiriad swyddfa ac ardal benodi’r is-asiant gael eu datgan, mae’n rhaid i chi roi hysbysiad cyhoeddus o’r manylion hyn.6 Mae’n rhaid i’r hysbysiad roi manylion am ba ran o etholaeth y Senedd y penodir yr is-asiant i weithredu ynddi.

Mae’n hanfodol rheoli’r broses pleidleisio absennol yn effeithiol er mwyn sicrhau bod pleidleisio absennol ar gael a bod etholwyr yn gallu bwrw eu pleidlais yn unol â’u cais.

Mae’r adran hon yn cynnwys canllawiau ar yr amserlen bleidleisio absennol, y terfynau amser allweddol ar gyfer y broses a sut a phryd y gall etholwyr wneud newidiadau i’w trefniadau pleidleisio absennol presennol cyn etholiad. Mae hefyd yn cynnwys trefniadau y dylid eu rhoi ar waith ar gyfer pleidleisio drwy ddirprwy, a chanllawiau ar gyfer darparu pleidleisiau drwy'r post, gan gynnwys sut i sicrhau ansawdd y broses.

Hefyd, fe welwch arweiniad ar y prosesau y mae’n rhaid eu dilyn wrth dderbyn pleidleisiau drwy’r post. Mae’n cynnwys gwybodaeth am y broses o agor pleidleisiau drwy’r post, pwy sy’n gallu mynychu sesiynau agor pleidleisiau drwy’r post a’r cofnodion y mae’n rhaid i chi eu cadw fel rhan o’r broses.

Rhaid i chi ddarparu pleidleisiau drwy’r post i etholwyr cyn gynted ag y bo’n ymarferol.1 Yn ymarferol, mae hyn yn golygu unrhyw adeg ar ôl i’r manylion sydd i’w hargraffu ar y papurau pleidleisio gael eu cadarnhau h.y. ar ôl y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno papurau enwebu, sef 4pm, 19 diwrnod gwaith cyn diwrnod y bleidlais ar gyfer etholiadau’r Senedd.2

Gall y Bwrdd Rheoli Etholiadol (EMB) roi cyfarwyddiadau neu argymhellion ynghylch pryd dylid anfon y cyhoeddiad cyntaf o bleidleisiau post at etholwyr.

Bydd anfon pleidleisiau post yn gynnar yn cynyddu’r amser sydd ar gael i etholwyr - yn enwedig ar gyfer y rheiny sydd angen cael eu hanfon dramor a phleidleiswyr yn y lluoedd arfog - i dderbyn, cwblhau a dychwelyd eu pleidleisiau post. Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth yn ein canllawiau ar ddarparu a dosbarthu pleidleisiau post. 

Dim ond i rywun sydd eisoes wedi'i ychwanegu at y gofrestr y cewch chi anfon pleidlais bost. Mae’n ofynnol i’r Swyddog Cofrestru Etholiadol gyhoeddi dau hysbysiad addasu etholiad interim cyn cyhoeddi’r hysbysiad addasu terfynol ar y pumed diwrnod gwaith cyn y bleidlais.3 Mae hyn yn cefnogi’r broses o anfon pleidleisiau drwy’r post yn gynnar yn yr amserlen i’r etholwyr hynny sydd wedi gwneud cais i gofrestru yn agos at y dyddiad cau ar gyfer cofrestru. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ar hysbysiadau addasu etholiad. 

Os nad chi yw’r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd, dylech gysylltu â nhw i gael y rhestr pleidleiswyr drwy’r post a’r rhestr pleidleiswyr drwy ddirprwy cyn gynted â phosibl ar ôl cyhoeddi’r hysbysiad addasu etholiad interim cyntaf i gynnwys yr etholwyr hyn wrth anfon pleidleisiau drwy’r post am y tro cyntaf.4 Rhaid i’r hysbysiad hwn gael ei gyhoeddi ar ddiwrnod y dyddiad cau ar gyfer papurau enwebu.5  

Bydd angen i chi hefyd gysylltu â’r Swyddog Cofrestru Etholiadol i gael unrhyw ddiweddariadau dilynol ar ôl i’r ail hysbysiad addasu etholiad interim a’r hysbysiad addasu terfynol gael eu cyhoeddi. 

Am ragor o wybodaeth am hysbysiadau addasu interim gweler ein canllawiau ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol. 

Mae ein hamserlen etholiad templed ar gyfer etholiadau'r Senedd hefyd yn cynnwys y dyddiadau cyhoeddi perthnasol ar gyfer yr hysbysiadau hyn. 

Gallwch ddod o hyd i amserlen etholiad y Senedd yn adran pleidleisio absennol ein tudalen adnoddau.  

Dyddiad cau ar gyfer ceisiadau pleidleisio absennol a cheisiadau am newidiadau i drefniadau presennol

Y dyddiad cau ar gyfer ceisiadau newydd am bleidlais drwy’r post a dirprwy drwy’r post yw 5pm, 11 diwrnod gwaith cyn y diwrnod pleidleisio.6 Dyma’r dyddiad cau hefyd:

• i ganslo pleidleisiau drwy’r post presennol
• i etholwyr wneud newidiadau (h.y. diwygio’r cyfeiriad danfon) i unrhyw drefniadau pleidlais absennol presennol (h.y. pleidlais drwy’r post, drwy ddirprwy a dirprwy drwy’r post)

Fodd bynnag, os yw etholwr wedi’i restru fel pleidleisiwr post ac eisoes wedi dychwelyd ei bapur pleidleisio drwy’r post, ni all wneud newidiadau ar ôl yr amser hwnnw, hyd yn oed os yw hyn cyn 5pm, 11 diwrnod gwaith cyn y diwrnod pleidleisio.7

Y terfyn amser ar gyfer ceisiadau newydd am bleidlais drwy ddirprwy (nid dirprwy drwy’r post), ac eithrio ceisiadau argyfwng am bleidlais drwy ddirprwy, yw 5pm, 6 diwrnod gwaith cyn y diwrnod pleidleisio.8

Y dyddiad cau ar gyfer ceisiadau am bleidlais drwy ddirprwy mewn argyfwng yw 5pm ar ddiwrnod yr etholiad.9 Am ragor o wybodaeth gweler ein canllawiau ar bleidleisio drwy ddirprwy mewn argyfwng.

Mae’r tabl yn crynhoi’r dyddiadau cau er hwylustod:

Bydd y Swyddog Cofrestru Etholiadol yn rhoi’r rhestr derfynol o bleidleiswyr absennol i chi, h.y. y rhestr o bleidleiswyr post, y rhestr o bleidleiswyr post drwy ddirprwy a’r rhestr o ddirprwyon, ar ôl i’r dyddiad cau ar gyfer ceisiadau fynd heibio. 

Pan wneir cais cofrestru wedi’i gwblhau erbyn y terfyn amser ond nad oes modd gwirio pwy yw’r ymgeisydd yn erbyn cofnodion yr Adran Gwaith a Phensiynau na thrwy baru data lleol, mae gan y Swyddog Cofrestru Etholiadol tan y terfyn amser ar gyfer penderfynu ceisiadau, sef chwe diwrnod gwaith cyn y bleidlais, i gael y dystiolaeth ofynnol gan yr ymgeisydd dan y broses eithriadau a gwneud penderfyniad.

Ni ellir caniatáu pleidlais absennol hyd nes y penderfynir yn gadarnhaol ar y cais cofrestru. Yna bydd angen anfon y bleidlais bost, a bydd angen i’r pleidleisiwr dderbyn, cwblhau a dychwelyd ei bleidlais bost erbyn 10pm ar ddiwrnod y bleidlais. 

Y terfyn amser ar gyfer gwneud newidiadau i’r trefniadau pleidleisio absennol presennol, neu ganslo pleidlais absennol yw 5pm, 11 diwrnod gwaith cyn y bleidlais.1

Efallai bydd person sy’n derbyn ei bleidlais bost yn gynnar yn amserlen yr etholiad yn ei derbyn cyn y dyddiad hwn ond yn penderfynu wedyn nad yw'n dymuno pleidleisio drwy’r post mwyach. Gall barhau i wneud newidiadau i’w drefniadau pleidleisio absennol er mwyn iddynt ddod i rym yn yr etholiadau cyn belled ag y derbynnir ei gais erbyn y dyddiad cau ac nad yw wedi dychwelyd ei bapur pleidleisio drwy’r post eto. Bydd angen system ar waith i ganiatáu i chi nodi'n brydlon a yw papur pleidleisio drwy'r post eisoes wedi'i ddychwelyd. 

Gall etholwr sydd eisoes wedi dychwelyd ei bapur(au) pleidleisio drwy’r post barhau i wneud gais am wneud newidiadau i’w drefniadau pleidleisio absennol, ond ni fydd y newidiadau hyn yn digwydd tan unrhyw bleidlais yn y dyfodol.2  

Yr eithriad i hyn yw pan fydd y papur pleidleisio wedi cael ei ddychwelyd fel un sydd wedi cael ei ddifetha neu ei golli cyn i’r dyddiad cau ar gyfer newidiadau fynd heibio. 

Os yw’r papur pleidleisio wedi’i ddychwelyd fel un sydd wedi’i ddifetha neu ei golli cyn i’r dyddiad cau ar gyfer newidiadau fynd heibio, yna gall yr etholwr wneud newidiadau o hyd i’r trefniadau pleidleisio absennol ar gyfer y bleidlais y cafodd y papur pleidleisio ei ddarparu.3   

Mae hyn hefyd yn wir am etholwr sy’n pleidleisio drwy ddirprwy, lle mae gan ei ddirprwy bleidlais drwy’r post a'i fod eisoes wedi pleidleisio ar ran yr etholwr drwy ddychwelyd ei bleidlais bost wedi’i chwblhau. 

Dychwelyd unrhyw bapur pleidleisio drwy’r post sy’n berthnasol wrth benderfynu a all etholwr wneud newidiadau i’w drefniadau pleidleisio drwy’r post i ddod i rym yn yr etholiadau. 

Bydd y Swyddog Cofrestru Etholiadol yn gweinyddu’r newidiadau i unrhyw drefniadau pleidleisio absennol. Rhaid iddo roi gwybod i chi mewn pryd, er mwyn i hynny ddod i rym yn yr etholiad, pryd bynnag y bydd wedi caniatáu:4

• canslo pleidlais drwy'r post
• newid o bleidlais drwy’r post i bleidlais drwy ddirprwy
• newid o bleidlais drwy ddirprwy i bleidlais drwy’r post
• cais i bapur pleidleisio drwy'r post gael ei anfon i gyfeiriad gwahanol
• canslo penodi dirprwy

Dylech hysbysu'r Swyddog Cofrestru Etholiadol pan fydd papurau pleidleisio drwy’r post yn cael eu hanfon a’r dyddiad cau terfynol ar gyfer canslo a newid, a chysylltu ag ef i benderfynu sut bydd unrhyw geisiadau am newidiadau i drefniadau pleidleisio absennol a gwybodaeth am bapurau pleidleisio drwy’r post a ddychwelir yn cael eu cyfnewid, fel bod:

• y Swyddog Cofrestru Etholiadol yn gallu gwirio a oes papur pleidleisio drwy’r post wedi’i ddychwelyd
• y Swyddog Cofrestru Etholiadol yn gwybod a yw'n gallu caniatáu i gais am newidiadau i drefniadau pleidleisio absennol ddod i rym ar gyfer yr etholiad ai peidio
• modd i chi ganslo'r papur(au) pleidleisio drwy'r post os yw'r cais wedi'i ganiatáu

Bydd angen i chi adalw unrhyw bapurau pleidleisio sydd wedi’u derbyn cyn y terfyn amser ar gyfer pleidlais absennol a’u canslo wedyn gan yr etholwr. Am ragor o wybodaeth gweler ein canllawiau ar adalw pleidleisiau post sydd wedi’u canslo. 

Os nad chi yw’r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd, cyn gynted ag y bo’n ymarferol, bydd yn rhoi ichi restr o’r holl etholwyr sydd wedi penodi dirprwy i bleidleisio ar eu rhan erbyn 5pm, 6 diwrnod gwaith cyn y diwrnod pleidleisio. Rhaid i chi roi'r rhannau perthnasol o’r rhestr dirprwyon a’r rhestr dirprwyon drwy’r post i'r Swyddog Llywyddu.

Mae etholwyr sydd â phleidlais ddirprwy wyneb yn wyneb ar waith yn cael eu marcio â ‘P’ ar gofrestr yr orsaf bleidleisio. Fodd bynnag, rhaid i gofrestr yr orsaf bleidleisio gael ei marcio ag ‘A’ yn erbyn enw etholwr y mae ei ddirprwy wedi gwneud cais i bleidleisio drwy’r post gan na all bleidleisio yn yr orsaf bleidleisio mwyach.1 Bydd rhestr ar wahân yn cynnwys manylion dirprwyon drwy’r post.

Cyfyngiadau ar bleidleisio drwy ddirprwy

Ni chaiff unigolyn gael mwy nag un dirprwy ar unrhyw adeg.2  

Nid oes gan berson hawl i bleidleisio fel dirprwy yn yr un etholiad Senedd mewn etholaeth benodol ar ran mwy na dau etholwr nad ydynt yn berthnasau agos.3  

Gall person weithredu fel dirprwy ar gyfer unrhyw nifer o berthnasau agos. Diffinnir perthynas agos at y dibenion hyn fel priod, partner sifil, rhiant, nain/taid, brawd, chwaer, plentyn neu ŵyr/wyres.4  

Byddai dirprwy yn cyflawni trosedd pe bai’n pleidleisio ar ran mwy na dau etholwr nad ydynt yn berthnasau agos mewn unrhyw etholaeth yn yr un etholiad Senedd.5  

I gael rhagor o wybodaeth, darllenwch ein canllawiau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ar gymwyseddau ar gyfer gweithredu fel dirprwy. 

Efallai y bydd etholwr yn gweld nad yw’n gallu mynd i’r orsaf bleidleisio ar ôl i’r dyddiad cau i drefnu dirprwy arferol fynd heibio (h.y. 5pm, 6 diwrnod gwaith cyn y bleidlais). Mewn amgylchiadau penodol, gall etholwr benodi dirprwy mewn argyfwng i bleidleisio ar ei ran:1  

• yn achos anabledd (p’un a yw’n gyflwr meddygol, salwch neu fel arall) sy’n codi ar ôl y dyddiad cau ar gyfer ceisiadau dirprwy arferol 
• os yw'n glaf iechyd meddwl sy’n cael ei gadw dan bwerau sifil (h.y. y rheiny nad ydynt yn droseddwyr sy’n cael eu cadw)
• os yw ei alwedigaeth, ei wasanaeth neu ei gyflogaeth yn golygu na all fynd i'r orsaf bleidleisio yn bersonol, a'i fod wedi dod yn ymwybodol o'r ffaith hon ar ôl y dyddiad cau ar gyfer ceisiadau arferol am ddirprwy 

Gall etholwyr wneud cais am ddirprwy mewn argyfwng ar ôl i’r dyddiad cau ar gyfer ceisiadau arferol am ddirprwy fynd heibio hyd at 5pm ar y diwrnod pleidleisio. Os nad chi yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd, dylech gytuno ar ddull o gyfathrebu unrhyw ychwanegiadau i'r rhestr dirprwyon sy'n deillio o ganiatáu ceisiadau am ddirprwy mewn argyfwng.

Pryd bynnag y bydd dirprwy mewn argyfwng wedi’i benodi, dylid gwneud pob ymdrech i gysylltu â staff priodol yr orsaf bleidleisio i roi gwybod iddynt am hyn, gan gynnwys dros y ffôn, yn enwedig gan nad oes gofyniad cyfreithiol i’r dirprwy ddarparu unrhyw ddogfennau er mwyn cael pleidleisio.

Lle bynnag y bo modd, fodd bynnag, dylai’r Swyddog Cofrestru Etholiadol roi i unrhyw bleidleisiwr y derbyniwyd ei gais am ddirprwy mewn argyfwng lythyr yn ei awdurdodi i weithredu fel dirprwy, a ddylai gynnwys manylion y person y maent yn pleidleisio ar ei ran. Dylai’r Swyddog Cofrestru Etholiadol gynghori’r dirprwy i fynd â’r llythyr awdurdodi hwnnw gydag ef pan fydd yn mynd i bleidleisio a’i roi i staff yr orsaf bleidleisio. Os darperir llythyr o'r fath yn yr orsaf bleidleisio, dylai staff yr orsaf bleidleisio ei farcio i ddangos bod y dirprwy wedi cael papurau pleidleisio a dylid cadw'r llythyr wedi'i farcio gyda'r rhestr dirprwyon. 

Dylai’r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd, lle bo modd, ddarparu rhestr atodol o ddirprwyon y gellir eu rhoi i’r orsaf bleidleisio berthnasol a’u hychwanegu at y rhestr a roddwyd yn wreiddiol.

Dylid rhoi sylw i’r dull y cytunwyd arno ar gyfer cyfathrebu ychwanegiadau i’r rhestr o ddirprwyon ar y diwrnod pleidleisio yn y sesiwn hyfforddi ar gyfer staff gorsafoedd pleidleisio. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar staffio a hyfforddiant.  

Gallech ofyn i arolygwyr gorsafoedd pleidleisio gysylltu â’r swyddfa cofrestru etholiadol ynghylch ceisiadau am ddirprwy mewn argyfwng a ganiateir ar ddiwrnod y bleidlais a dylech roi gwybod iddynt am y gweithdrefnau sydd i’w dilyn.

I gael rhagor o wybodaeth, darllenwch ein canllawiau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ar ddirprwyon mewn argyfwng.  

Fel rhan o’ch cynllunio ar gyfer cyflawni prosesau allweddol, byddwch wedi penderfynu ar y broses ar gyfer darparu pleidleisiau drwy’r post a sut y byddwch yn dosbarthu’r rhain.

Mae’r adran hon yn cynnwys rhagor o ganllawiau sy’n ymwneud â darparu a danfon pleidleisiau drwy’r post, gan gynnwys ail-roi a chanslo pecynnau pleidleisio drwy’r post, yn ogystal â chanllawiau i sicrhau ansawdd y broses.

At bwy y mae’n rhaid anfon pleidlais drwy’r post? 

Rhaid i chi anfon pleidlais drwy’r post at:1   

• unrhyw etholwr sy’n ymddangos ar y rhestr pleidleiswyr drwy’r post ar gyfer yr etholiad 
• unrhyw ddirprwy sy’n ymddangos ar y rhestr pleidleiswyr post drwy ddirprwy ar gyfer yr etholiad

Amseriad darparu pleidleisiau drwy’r post

Rhaid darparu pleidleisiau post cyn gynted ag y bo’n ymarferol ar ôl y dyddiad cau i gyflwyno papurau enwebu.2   

Dylech roi trefniadau ar waith i sicrhau bod etholwyr yn cael eu papurau pleidleisio drwy’r post cyn gynted â phosibl ac yn blaenoriaethu unrhyw bleidleisiau drwy’r post y gall fod angen eu hanfon dramor er mwyn cynyddu’r amser sydd gan bleidleiswyr drwy’r post i dderbyn, cwblhau a dychwelyd eu pleidlais drwy’r post.

Gall y Bwrdd Rheoli Etholiadol roi cyfarwyddiadau neu argymhellion ynghylch pryd y dylid anfon y cyhoeddiad cyntaf o bleidleisiau post. 

Etholwyr presennol sydd â threfniadau pleidleisio drwy’r post presennol

Ar ôl i’r dyddiad cau ar gyfer tynnu’n ôl fynd heibio, dylid anfon papurau pleidleisio drwy’r post at etholwyr sydd eisoes wedi gwneud cais llwyddiannus am bleidlais bost.

Etholwyr presennol sy’n gwneud ceisiadau newydd am bleidlais drwy’r post

Dylech gysylltu â’r Swyddog Cofrestru Etholiadol (os nad chi yw’r Swyddog Cofrestru Etholiadol) i sicrhau eich bod yn cael y wybodaeth am unrhyw etholwyr sy’n gwneud cais am bleidlais drwy’r post yn ddiweddarach erbyn y dyddiad cau perthnasol ar gyfer pleidlais absennol. 

Etholwyr newydd a wnaeth gais am bleidlais drwy’r post ochr yn ochr â’u cais cofrestru

Mae’n ofynnol i’r Swyddog Cofrestru Etholiadol gyhoeddi dau hysbysiad addasu etholiad interim cyn cyhoeddi’r hysbysiad addasu terfynol 5 diwrnod gwaith cyn y bleidlais.3 Mae hyn yn cefnogi anfon pleidleisiau drwy’r post yn gynnar yn yr amserlen i’r etholwyr hynny sydd wedi gwneud cais i gofrestru'n agos at y dyddiad cau ar gyfer cofrestru, gan mai dim ond i rywun sydd eisoes wedi cael ei ychwanegu at y gofrestr y gallwch roi pleidlais drwy’r post.

I gael rhagor o wybodaeth, edrychwch ar ein canllawiau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ar hysbysiadau addasu interim. 

Mae ein hamserlen etholiad ar gyfer etholiadau'r Senedd hefyd yn cynnwys y dyddiadau cyhoeddi perthnasol. 

Gallwch ddod o hyd i amserlen etholiad y Senedd yn adran pleidleisio absennol ein tudalen adnoddau. 

Darperir ar gyfer y prosesau i’w dilyn wrth ddarparu pecynnau pleidlais bost mewn deddfwriaeth:1

Rhestr rhifau cyfatebol

Rhaid i chi gynhyrchu rhestr rhifau cyfatebol i’w defnyddio mewn sesiynau darparu pleidleisiau drwy’r post. 

Rhaid i’r rhestr rhifau cyfatebol a ddefnyddir fod ar y ffurf ragnodedig (neu ffurf debyg). Rhaid iddi gynnwys rhif y papur pleidleisio a marc adnabod unigryw’r papur pleidleisio sydd i'w roi i’r etholwr hwnnw.2  

Pan fydd y papur pleidleisio’n cael ei roi i’r etholwr hwnnw, rhaid i rif yr etholwr gael ei farcio ar y rhestr rhifau cyfatebol wrth ymyl rhif y papur pleidleisio a’r marc adnabod unigryw.3  

Mae angen rhestrau newydd a phecynnau cysylltiedig ar gyfer pob cyflenwad. Gellid argraffu’r rhestr ar un ochr a’i thorri ar yr adeg y cafodd y papur pleidleisio diwethaf ei ddarparu mewn unrhyw gyflenwad penodol o becynnau pleidlais bost. Yna, gellir defnyddio’r rhestr rhifau cyfatebol sy’n weddill mewn unrhyw sesiynau darparu pellach ac ar gyfer darparu papurau pleidleisio drwy’r post newydd.

Rhaid selio’r rhestr rhifau cyfatebol sy’n ymwneud â’r papurau pleidleisio a ddarparwyd mewn pecyn cyn gynted ag y bo’n ymarferol ar ôl i bob pecyn pleidlais bost gael ei ddarparu. Dim ond drwy orchymyn llys y gellir ei agor a’i archwilio.4   

Y pecyn pleidleisio drwy'r post

Rhaid cynnwys rhif y papur pleidleisio drwy’r post ar y datganiad pleidleisio drwy’r post sydd i’w anfon gyda’r papur pleidleisio.5

Y cyfeiriad y dylid anfon y pecyn pleidleisio drwy’r post iddo yw’r cyfeiriad a ddangosir ar y rhestr o bleidleiswyr drwy’r post perthnasol. Yn achos dirprwy yn pleidleisio drwy’r post, dyma’r cyfeiriad a gaiff ei ddangos ar restr y pleidleiswyr post dirprwyol. Yn achos etholwr dienw, gellir dod o hyd i’r cyfeiriad yn y cofnodion o geisiadau a ganiatawyd.

I gael rhagor o wybodaeth am ofynion cynnwys y pecyn pleidleisio drwy’r post, gweler ein canllawiau ar gynhyrchu deunydd pleidleisio drwy’r post. 

Marcio cofrestrau’r gorsafoedd pleidleisio

I ddangos bod gan etholwr yr hawl i bleidleisio drwy’r post ac na ddylid rhoi papur pleidleisio cyffredin iddo mewn gorsaf bleidleisio, rhaid i gofrestr yr orsaf bleidleisio gael ei marcio ag ‘A’ gan ddefnyddio’r wybodaeth sydd yn y rhestr pleidleiswyr drwy’r post a’r rhestr o bleidleiswyr drwy ddirprwy drwy’r post.6

Rhaid rhoi marc ar y rhestr pleidleiswyr drwy’r post (neu'r rhestr dirprwyon sy'n pleidleisio drwy'r post fel y gall fod yr achos) i ddangos bod pecyn pleidleisio drwy'r post wedi'i ddarparu.7

Dylech gynnal trywydd archwilio clir ar gyfer dosbarthu pecynnau pleidlais bost. Fel rhan o hyn, dylech sicrhau bod nifer y pleidleisiau post a ddarparir yn cael ei gofnodi’n gywir ar ddiwedd pob sesiwn ddarparu ac wrth ddarparu pecynnau pleidlais bost newydd. Bydd angen y rhifau hyn er mwyn cwblhau’r datganiad ynghylch papurau pleidleisio drwy’r post. 

Mae'n ofynnol i chi gwblhau datganiad sy'n cynnwys manylion y papurau pleidleisio drwy'r post ar gyfer yr etholaeth. 

Mae’r tabl hwn yn crynhoi’r broses ddarparu:

Pwy sy’n gallu bod yn bresennol yn y broses darparu pleidleisiau drwy’r post?8  

Yn ogystal â chi a’ch staff, mae gan gynrychiolwyr y Comisiwn ac arsylwyr achrededig yr hawl i fod yn bresennol yn y broses ddarparu.

Os ydych chi wedi rhoi’r broses darparu pleidleisiau drwy’r post ar gontract allanol, dylech sicrhau bod y bobl hyn yn gallu cael mynediad i adeilad y cwmni sy’n cynnal y ddarpariaeth.

Rhaid i unrhyw un sy’n bresennol mewn sesiwn darparu pleidleisiau post, gan gynnwys eich staff, gael copi o’r darpariaethau cyfrinachedd perthnasol.9

Gallwch ddod o hyd i’r darpariaethau cyfrinachedd pleidleisio drwy’r post yn adran pleidleisio absennol ein tudalen adnoddau. 

Ar ôl i becynnau pleidlais bost gael eu darparu am y tro cyntaf, bydd angen darparu pecynnau pleidlais bost dilynol pan fydd etholwyr wedi gwneud cais i bleidleisio drwy’r post yn agos at y dyddiad cau ar gyfer pleidleisio absennol, sef 5pm, 11 diwrnod gwaith cyn y diwrnod pleidleisio.1  

Mae unrhyw gyflenwad dilynol yn debygol o fod ar adeg sydd eisoes yn brysur yn amserlen yr etholiad, felly mae'n bwysig bod gennych y trefniadau angenrheidiol ar waith i ddarparu a dosbarthu pecynnau pleidlais bost dilynol mor gyflym ac effeithlon â phosibl.

Dylech sicrhau:

• bod gennych ddigon o staff i reoli’r broses, p’un a ydych yn darparu pleidleisiau drwy’r post yn fewnol, neu’n defnyddio darparwr allanol
• bod eich argraffydd yn ymwybodol o'r amseriadau trosglwyddo data a, lle bo'n berthnasol, anfon pecynnau pleidlais bost
• bod gennych brosesau ar waith i fonitro sicrwydd ansawdd yn barhaus o ran cynhyrchu a danfon eich pecynnau pleidleisio drwy’r post dilynol

Trefniadau arbennig ar gyfer darparu pecynnau pleidleisio drwy’r post ar sail ad hoc

Dylech roi dull yn ei le i sicrhau eich bod yn gallu cynhyrchu cyhoeddiadau ychwanegol nas trefnwyd. 

Er enghraifft, lle byddwch yn dod yn ymwybodol bod un neu fwy o etholwyr yn mynd i fod ar wyliau neu i ffwrdd ar fusnes erbyn y tro nesaf y bydd pleidleisiau drwy’r post yn cael eu darparu dylech, cyn belled ag y bo’n ymarferol, ddarparu pecynnau pleidlais bost y tu allan i’r hyn rydych wedi’i drefnu i’r etholwyr unigol hynny. 

Rhaid i becynnau pleidlais bost a anfonir at etholwyr sydd wedi’u cofrestru’n ddienw gael eu hanfon mewn amlen neu orchudd nad yw’n datgelu bod yr etholwr wedi’i gofrestru’n ddienw.1   

Dylech anfon pecynnau pleidlais bost at etholwyr sydd wedi’u cofrestru’n ddienw mewn amlen blaen sy’n mynd allan. Rhaid i’r datganiad pleidleisio drwy’r post hefyd hepgor enw’r etholwr.2

Fel rhan o’ch paratoadau ar gyfer darparu pleidleisiau drwy’r post, dylech gytuno â’ch argraffwyr ar broses a fydd yn eich galluogi i wneud hyn. 

Bydd cofnodion y Swyddog Cofrestru Etholiadol o geisiadau a ganiatawyd yn cynnwys y cyfeiriad y mae’r etholwr dienw wedi gofyn i'w bleidlais drwy’r post gael ei hanfon ato.

Dylid rhoi blaenoriaeth i becynnau pleidleisio drwy’r post sydd i’w hanfon dramor er mwyn caniatáu cymaint o amser â phosibl i’r pecyn pleidleisio gyrraedd yr etholwr a chael ei gwblhau a’i ddychwelyd. Fel rhan o’ch paratoadau ar gyfer darparu pleidleisiau drwy’r post, dylech gytuno â’ch argraffwyr ar broses a fydd yn eich galluogi i wneud hyn. 

Dylai pleidleisiau drwy’r post sy’n mynd dramor gael eu hanfon drwy bost awyr (neu gan Swyddfa Bost y Lluoedd Prydeinig ar gyfer pleidleiswyr o’r Lluoedd Arfog) er mwyn caniatáu’r amser mwyaf posibl i bleidleisiau drwy’r post gael eu derbyn, eu llenwi a’u dychwelyd. Dylai pecynnau pleidlais bost sydd i’w hanfon dramor gael eu didoli a’u nodi ar gyfer darparwr y gwasanaeth post er mwyn iddynt allu cael eu hanfon gan y gwasanaeth post priodol.

Dylech gysylltu â’r Post Brenhinol ynghylch costau postio ar gyfer anfon eitemau dramor a sicrhau bod y post cywir yn cael ei gynnwys ar yr holl becynnau pleidlais bost sy’n mynd allan.

Rhaid i chi gynnwys amlen i hwyluso dychwelyd y pecyn pleidleisio drwy'r post,1 ond ar gyfer eitemau a anfonir dramor, ni ddylai'r amlen gynnwys post dychwelyd i’r DU gan na fydd hyn yn ddigon i ddychwelyd y pecyn pleidleisio drwy'r post i'r DU a gallai arwain at oedi cyn dychwelyd y pecyn pleidleisio drwy'r post. Yn hytrach, dylech roi trefniadau ar waith gyda’r Post Brenhinol i drwydded ymateb busnes rhyngwladol gael ei defnyddio ar yr holl amlenni dychwelyd sydd wedi’u cynnwys mewn pecynnau pleidlais bost sy’n cael eu hanfon i gyfeiriadau tramor er mwyn hwyluso’r broses o ddychwelyd pecynnau pleidlais bost wedi’u cwblhau'n brydlon o’r tu allan i’r DU.

Os nad yw’n realistig i becyn pleidleisio drwy’r post gael ei anfon, ei lenwi a’i ddychwelyd cyn i’r gorsafoedd pleidleisio gau, dylai’r Swyddog Cofrestru Etholiadol roi gwybod i’r etholwr am y ffaith hon a chynghori’r etholwr i benodi dirprwy fel dewis arall.

Wrth gwrs, dewis yr etholwr yw pa ddull pleidleisio y mae’n ei ffafrio, ond mae’n bwysig bod etholwyr yn cael gwybod yn llawn am yr amgylchiadau sy’n gysylltiedig â’u dewis er mwyn iddynt allu gwneud penderfyniad ar sail gwybodaeth.

Chi sy'n gyfrifol am sicrhau y caiff y broses ei chynnal yn unol â'r ddeddfwriaeth, ni waeth a ydych wedi gosod y broses ar gontract allanol ai peidio. 

Dylech gael trefniadau ar waith i sicrhau ansawdd y broses anfon pleidleisiau post o'r dechrau i'r diwedd, gan gynnwys: 

• os bydd gennych gontract allanol, sicrhewch bod aelod o staff, sy'n gwybod am y fanyleb y cytunwyd arni, yn bresennol pan gaiff pleidleisiau post eu hanfon
• cadarnhau bod y manylion cywir ar y deunydd a bod pecynnau'n cael eu coladu'n briodol
• gwirio'r pecynnau ar ddechrau a diwedd dosbarthiadau etholiadol
• cynnal hapwiriadau drwy wirio o leiaf ddau becyn fesul 250 o becynnau pleidleisio drwy'r post o fewn dosbarthiadau etholiadol
• gwirio bod pecynnau a anfonir i gyfeiriadau tramor yn cynnwys amlen ymateb priodol
• cadw trywydd archwilio o'r gwiriadau a'r prosesau a gyflawnwyd

Dylech dalu sylw arbennig i wirio'r canlynol:

• bod rhif(au) y papur(au) pleidleisio ar gefn y papur(au) pleidleisio yn cyfateb yn union i rif y papur pleidleisio ar y datganiad(au) pleidleisio drwy'r post ategol
• bod enw'r etholwr ar y datganiad pleidleisio drwy'r post yn cyfateb i'r enw ar yr amlen a anfonir ato
• bod yr holl eitemau gofynnol yn yr amlen sy'n cael ei hanfon

Dylech weithio gyda'ch cyflenwyr i sicrhau bod eich prosesau sicrhau ansawdd yn drylwyr ond nad ydynt yn achosi unrhyw oedi diangen yn y broses anfon pecynnau.

Os yw'r broses anfon ar gontract allanol, dylid cynnal trafodaethau i hwyluso'r gwiriadau hyn ar adeg negodi'r contract a dylai unrhyw beth y cytunir arno gael ei adlewyrchu ynddo.

Bydd angen i chi roi trefniadau ar waith i ddanfon pecynnau pleidlais bost. Mae gennych ddewis o ddau ddull:1  

• â llaw
• drwy'r post

Pa bynnag ddull a ddewiswch, dylech sicrhau bod gennych gynllun manwl sy'n cwmpasu'r holl gamau gweithredu sy'n ofynnol i sicrhau bod pecynnau pleidlais bost yn cael eu danfon yn llwyddiannus. I gael rhagor o wybodaeth, darllenwch ein canllawiau ar weithio gyda phartneriaid dosbarthu post.  

Gall y Bwrdd Rheoli Etholiadol ddatgan neu argymell bod trefniadau ar gyfer darparu pleidleisiau drwy’r bost i'w gwneud gan bost dosbarth cyntaf. 

Fel rhan o’ch cynlluniau uniondeb ar gyfer yr etholiad, dylech roi gwybod i bwynt cyswllt sengl (SPOC) eich heddlu am y dyddiad y byddwch yn dechrau anfon pecynnau pleidlais bost at etholwyr. Bydd hyn yn nodi’r dyddiad pan fydd mwy o risg o dwyll pleidleisio drwy’r post a dylent gynnwys hyn yn eu cynlluniau eu hunain. 

I gael rhagor o wybodaeth, darllenwch ein canllawiau ar gynnal uniondeb yr etholiad. 

Gallwch ddewis rheoli’r gwaith o ddarparu eich pecynnau pleidlais bost drwy bartner dosbarthu neu gall eich cyflenwr argraffu reoli hyn. Gallwch ddefnyddio’r Post Brenhinol neu unrhyw gwmni dosbarthu masnachol arall i ddanfon pleidleisiau drwy'r post. I gael rhagor o wybodaeth, darllenwch ein canllawiau ar weithio gyda phartneriaid dosbarthu post. 

Opsiynau ar gyfer danfon

Os ydych chi’n defnyddio’r Post Brenhinol i ddanfon eich pleidleisiau drwy’r post, dylech wneud trefniadau ar gyfer y trwyddedau perthnasol a’r rhifau Ateb Busnes cyn gynted â phosibl a chadarnhau bod eich deunyddiau ysgrifennu arfaethedig yn bodloni eu manylebau er mwyn osgoi unrhyw oedi posibl ar yr adeg y bydd eich pecynnau pleidlais bost yn cael eu danfon i etholwyr. Os ydych chi’n defnyddio cwmni dosbarthu masnachol, dylech wneud trefniadau tebyg fel sy’n briodol. 

Dylai eich cynlluniau wrth gefn fynd i’r afael â sut byddech chi’n danfon ac yn derbyn unrhyw becynnau pleidlais bost sy’n cael eu dychwelyd os na fydd y Post Brenhinol neu’r cwmni dosbarthu masnachol rydych chi wedi’i gontractio yn gallu danfon y pecynnau pleidleisio drwy’r post, er enghraifft, oherwydd gweithredu diwydiannol.

Os ydych yn defnyddio'r Post Brenhinol i ddosbarthu eich pleidleisiau post, dylech sicrhau bod gennych gopi cyfredol o ganllawiau arferion gorau'r Post Brenhinol ar bleidleisiau post, Rheoli Pleidleisiau Post.

Sicrhau ansawdd y broses anfon

Dylech wneud trefniadau i drosglwyddo’r pecynnau pleidlais bost yn ddiogel o’ch argraffydd i’r Post Brenhinol neu’r cwmni dosbarthu o’ch dewis. Dylech sicrhau bod trefn glir a thrywydd archwilio ar waith ar gyfer trosglwyddo pecynnau pleidlais bost.

Rhaid i chi gyfrif cyfanswm yr amlenni sy’n mynd allan a threfnu i’r amlenni gael eu danfon i’ch contractwr dosbarthu ynghyd â derbynneb yn dangos cyfanswm y pecynnau pleidlais bost yn y swp hwnnw.1 Dylai’r Post Brenhinol neu eich cwmni dosbarthu gymeradwyo’r dderbynneb hon er mwyn cydnabod derbyn y swp cyn ei anfon. 

Os yw eich cyflenwr argraffu yn anfon deunyddiau at etholwyr ar eich rhan, mae’n bwysig eich bod yn parhau i gysylltu ag ef ar ôl i’r holl ddeunydd sydd wedi’i argraffu a’r deunydd sydd wedi'i lenwi gael eu cymeradwyo’n derfynol a’u bod yn barod i’w hanfon.

Dylech sicrhau eich bod yn cael cadarnhad gan eich cyflenwr argraffu ar ôl dechrau anfon, cadarnhad o faint o becynnau sydd wedi cael eu hanfon neu a fydd yn cael eu hanfon bob dydd a’r wybodaeth ddiweddaraf am faint o amser y bydd yn ei gymryd i gwblhau’r gwaith o anfon.

Dylech ofyn i’ch cyflenwr argraffu am gopi o’r docedi post ar gyfer pob anfoniad i’w hychwanegu at eich trywydd archwilio ffurfiol o’r broses. Dylai’r docedi hyn nodi nifer yr eitemau sy’n cael eu hanfon bob dydd, a chadarnhau’r gwasanaethau post a ddefnyddir. Bydd lluniau/delweddau wedi’u sganio o’r docedi yn ddigonol at y dibenion hyn.

Os ydych chi wedi cytuno â’ch cyflenwr argraffu y bydd darparwyr mynediad i lawr y gadwyn (DSA) yn cael eu defnyddio fel rhan o’r broses anfon a dosbarthu, dylech gael y wybodaeth ddiweddaraf gan eich contractwr dosbarthu am gynnydd y danfoniad drwy gydol y broses.

Dylech hefyd fod â mecanwaith ar waith i fonitro’r gwaith o ddanfon pecynnau pleidlais bost, gyda’r bwriad o sicrhau eu bod wedi cael eu danfon ar draws yr ardal etholiadol gyfan ac o fewn amserlenni y cytunwyd arnynt.

Bydd yr holl fesurau uchod yn helpu i nodi problemau posibl a allai fod wedi codi o ran anfon, bwydo i mewn i unrhyw werthusiad dilynol o berfformiad contractwr, ac yn eich galluogi i ddarparu gwybodaeth i bleidleiswyr am ddyddiadau y dylent ddisgwyl derbyn deunydd drwy eich sianeli cyfryngau cymdeithasol a’ch canolfannau galwadau fel sy'n briodol.

Mesurau sicrhau ansawdd ar gyfer monitro danfoniad

Os oes modd, dylech fod â threfniadau ar waith i olrhain danfoniadau er mwyn helpu i ymateb i unrhyw ymholiadau gan etholwyr ynghylch danfon eu pecyn pleidleisio drwy’r post. Dylech hefyd sicrhau eich bod yn monitro lefel yr ymholiadau gan etholwyr sy’n cael eu derbyn drwy bob sianel gan y bydd hyn yn helpu i dynnu sylw at unrhyw broblemau sy’n codi wrth ddanfon y deunyddiau’n ymarferol. 

Dylech fonitro unrhyw lefelau anarferol o isel o bleidleisiau drwy’r post wedi’u cwblhau sydd wedi’u dychwelyd gan ddosbarthiadau etholiadol, gan y gallai hynny fod yn arwydd o broblemau danfon.

Dylech hefyd sicrhau bod gennych ddulliau cyfathrebu clir er mwyn gallu mynd i'r afael ag unrhyw broblemau neu ymholiadau’n gyflym. Am ragro wybodaeth ar sicrhau ansawdd, gweler ein canllawiau ar reoli contractwyr. 

Os byddwch yn penderfynu danfon pleidleisiau drwy’r post â llaw, dylech gynllunio sut y bydd hyn yn gweithio’n ymarferol. Dylech benodi digon o staff i sicrhau bod y pecynnau pleidlais bost yn cael eu derbyn gan bleidleiswyr post cyn gynted â phosibl er mwyn cynyddu’r amser sydd gan bleidleiswyr post i dderbyn, cwblhau a dychwelyd eu pleidlais bost. 

Dylech sicrhau bod staff yn ymwybodol o ystyriaethau diogelu data, a dylech ystyried ei gwneud hi’n ofynnol i staff gadarnhau’n ysgrifenedig wrth eu recriwtio, y byddant yn cadw at y polisi diogelu data.

Dylech hefyd fod â mecanwaith ar waith i fonitro’r gwaith o ddanfon pecynnau pleidlais bost, gyda’r bwriad o sicrhau eu bod wedi cael eu danfon ar draws yr etholaeth gyfan ac o fewn y terfynau amser y cytunwyd arnynt. Gall hyn gynnwys gofyn i staff dosbarthu lenwi taflenni cofnodi, cael goruchwylwyr i gynnal gwiriadau ar hap, a monitro unrhyw lefelau anarferol o isel o bleidleisiau drwy’r post wedi’u cwblhau sydd wedi’u dychwelyd gan ddosbarthiadau etholiadol. 

Cynllunio ar gyfer danfoniadau ad-hoc â llaw

Efallai y bydd amgylchiadau lle bydd angen i chi ddanfon pleidleisiau post â llaw, hyd yn oed pan fydd y rhan fwyaf o’ch pecynnau wedi cael eu danfon drwy’r post, er enghraifft wrth amnewid pecynnau pleidlais bost sydd wedi'u colli neu eu difetha.

Dylech gynllunio sut y bydd hyn yn gweithio’n ymarferol, gan gynnwys sut y byddwch yn sicrhau y gellir argraffu a danfon pecynnau pleidleisio drwy’r post ar fyr rybudd.

Am ragor o wybodaeth ar reoli'r gwaith o ddanfon pecynnau pleidlais bost ychwanegol yn agos at yr etholiad gweler ein canllawiau ar gynllunio ar gyfer darparu pleidleisiau post. 

Mae’n bosibl ail-ddarparu pecynnau pleidleisio drwy’r post:1   

• i amnewid papur/papurau pleidleisio drwy'r post a/neu ddatganiad pleidleisio drwy'r post a ddifethwyd
• i amnewid pecyn pleidlais bost a gollwyd neu nas derbyniwyd
• i gywiro gwall gweithdrefnol

Mae canllawiau ar y broses i’w dilyn ar gyfer pob math o ailddarparu ar gael ar y tudalennau canlynol. 

Os yw person yn difetha ei bapur pleidleisio drwy’r post a/neu ei ddatganiad pleidleisio drwy’r post, mae modd iddo gael pecyn pleidleisio drwy’r post newydd. Gellir darparu rhai newydd hyd at 5pm ar ddiwrnod y bleidlais.1  

Rhaid dychwelyd pob rhan o’r pecyn pleidlais bost cyn y gellir darparu un arall, ni waeth a yw’r rhain wedi cael eu difetha ai peidio.2 Mae hyn yn cynnwys:

• y papur(au) pleidleisio drwy'r post a ddifethwyd neu'r datganiad pleidleisio drwy'r post a ddifethwyd ynghyd â'r papur(au) pleidleisio neu'r datganiad pleidleisio drwy'r post sy'n weddill
• amlen ddychwelyd ‘B’
• amlen papur pleidleisio ‘A’ 

Yna, gellir darparu pecyn pleidlais bost newydd i’r etholwr. 

Yn ôl y ddeddfwriaeth, mae’n ofynnol i unrhyw ddatganiadau pleidleisio drwy’r post neu bapurau pleidleisio a ddifethwyd gael eu canslo a’u selio mewn pecyn ar gyfer papurau pleidleisio post a ddifethwyd, hyd yn oed os dim ond un ohonynt sydd wedi’i ddifetha.3

Mewn rhai amgylchiadau, gallwch ganslo pleidlais drwy’r post yr ystyrir ei bod wedi’i difetha, hyd yn oed os yw wedi’i dychwelyd i’r Swyddog Canlyniadau.4 Yn yr achos hwn, rhaid i’r datganiad pleidleisio drwy’r post a’r papur pleidleisio a ddychwelwyd gael eu galw’n ôl a’u selio fel y disgrifir uchod.

Gall etholwr ddychwelyd dogfennau a ddifethwyd â llaw neu drwy’r post hyd at 5pm y diwrnod cyn y diwrnod pleidleisio. Os gwneir y cais am becyn pleidleisio drwy'r post newydd wyneb yn wyneb, gellir cyhoeddi a rhoi'r bleidlais bost newydd i’r etholwr.5

Ar ôl 5pm y diwrnod cyn y diwrnod pleidleisio, rhaid dychwelyd unrhyw ddogfennau a ddifethwyd a gwneud ceisiadau am becynnau pleidleisio drwy’r post newydd wyneb yn wyneb.6 Mewn achosion o’r fath, dim ond â llaw y gellir rhoi un newydd i’r etholwr.7  

Rhaid i chi roi systemau ar waith i’ch galluogi i ddarparu rhai newydd hyd at 5pm ar ddiwrnod yr etholiad. Bydd angen i chi roi ystyriaeth benodol i hyn os ydych wedi rhoi’r gwaith o ddarparu pleidleisiau drwy’r post ar gontract allanol.

Dylech ystyried a oes angen rhoi trefniadau penodol ar waith ar gyfer etholwyr anabl wrth wneud trefniadau i ailddarparu papurau pleidleisio a ddifethwyd, oherwydd efallai na fydd rhai etholwyr yn gallu mynychu'r swyddfa etholiadol oherwydd anabledd.

Cadw cofnodion o bapurau pleidleisio a ddifethwyd

Rhaid ychwanegu enw a rhif etholiadol yr etholwr at y rhestr o bapurau pleidleisio drwy’r post sydd wedi’u difetha i ddangos bod y bleidlais drwy’r post a ddifethwyd wedi cael ei chanslo.8 Fodd bynnag, ni ddylid ychwanegu’r enw os yw’r etholwr wedi’i gofrestru’n ddienw. Rhaid ychwanegu rhif papur pleidleisio'r papur pleidleisio newydd at y rhestr hefyd.9 Yn achos dirprwy drwy'r post, rhaid ychwanegu enw a chyfeiriad y dirprwy at y rhestr ochr yn ochr â'r manylion eraill.10

At ddibenion casglu data ar gyfer y datganiad o bapurau pleidleisio drwy'r post (Ffurf 6), rhaid ichi hefyd ychwanegu manylion unrhyw bapurau a ddifethwyd ac a ganslwyd at y rhestr o'r holl bapurau pleidleisio drwy'r post a ganslwyd.11 Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar gadw cofnod o bapurau pleidleisio a ganslwyd. 

Mae’r tabl hwn yn crynhoi’r weithdrefn ar gyfer ailddarparu pleidleisiau drwy’r post sydd wedi’u difetha:

Mae’r wybodaeth yn yr adran hon yn egluro sut i ymdrin â phapurau pleidleisio coll ac mae'n rhaid i chi ystyried hyn.1

Pan fydd pleidleisiwr yn honni ei fod naill ai wedi colli neu heb dderbyn ei bapur pleidleisio drwy’r post, datganiad pleidleisio drwy’r post neu amlenni ‘A’ a/neu ‘B’, mae’n bosibl i becyn pleidlais bost newydd gael ei ddarparu o 4 diwrnod gwaith cyn diwrnod y bleidlais hyd at 5pm ar ddiwrnod y bleidlais.2

Hyd at 5pm ar y diwrnod cyn y diwrnod pleidleisio, os yw’r cais am becyn pleidleisio drwy'r post newydd yn cael ei wneud wyneb yn wyneb, gellir darparu'r bleidlais bost newydd a'i rhoi â llaw i'r etholwr.3

Os derbynnir cais am becyn pleidlais bost newydd ar ôl 5pm ar y diwrnod cyn y diwrnod pleidleisio hyd at 5pm ar y diwrnod pleidleisio, rhaid i’r pleidleisiwr wneud cais wyneb yn wyneb4 a rhaid darparu'r pecyn newydd â llaw yn unig.5 Gallwch wrthod rhoi pecyn newydd i etholwr os oes gennych reswm i amau ei fod naill ai wedi colli neu heb dderbyn ei becyn pleidlais bost gwreiddiol.6

Rhaid i chi ailddarparu pecyn pleidlais bost os ydych chi’n fodlon ynglŷn â phwy yw’r pleidleisiwr post ac nad oes gennych unrhyw reswm i amau nad yw wedi colli neu heb dderbyn ei becyn pleidlais bost gwreiddiol.7

Er mwyn sefydlu pwy yw’r pleidleisiwr post, dylid mabwysiadu dull cymesur sy’n ceisio defnyddio rhyw fath o brawf adnabod y gall staff ei ddilysu’n hawdd, ond nad yw’n rhy feichus i’r etholwr. Nid yw’r ddeddfwriaeth yn rhagnodi pa fathau o ID sy’n ofynnol ond rhaid i’r Swyddog Canlyniadau fod yn fodlon ynghylch pwy yw’r etholwr.8 Am ragor o wybodaeth, gweler ar ein canllawiau ar argymhellion profi hunaniaeth ar gyfer ail-ddarparu pleidleisiau post. 

Dylech ystyried a oes angen rhoi trefniadau penodol ar waith ar gyfer yr etholwyr hynny nad ydynt yn gallu mynychu'r swyddfa'n bersonol, er enghraifft oherwydd anabledd neu am eu bod dramor. Er enghraifft, gallech ystyried derbyn copïau wedi’u sganio o dystiolaeth o hunaniaeth a restrir yn yr esiamplau yn yr adran nesaf dros e-bost, neu drwy ddefnyddio technoleg galwadau fideo. 

Os nad yw pob rhan o'r pecyn pleidlais bost wedi'i golli neu heb ei dderbyn, rhaid i'r pleidleisiwr ddychwelyd y dogfennau hynny sydd ganddynt.9 Yna, mae’n ofynnol i chi ganslo'r dogfennau hynny ar unwaith.10

Gall pleidleiswyr ffonio eich swyddfa i holi am becyn pleidlais bost newydd os nad yw eu pleidlais bost wedi cyrraedd. Os felly, dylai eich staff roi gwybod am y weithdrefn ar gyfer ailddarparu ac egluro pa brawf adnabod y gofynnir iddynt ei ddangos cyn y caiff pecyn pleidlais bost newydd ei ddarparu. 

Cadw cofnod o bapurau pleidleisio drwy’r post sydd wedi’u colli/heb eu derbyn

Pan fyddwch yn ailddarparu pleidlais bost oherwydd ei bod ar goll neu heb ei derbyn, rhaid i chi ychwanegu enw a rhif etholwr yr etholwr at y rhestr o bapurau pleidleisio drwy'r post a gollwyd.11 Fodd bynnag, ni ddylid ychwanegu’r enw os yw’r etholwr wedi’i gofrestru’n ddienw.12 Rhaid ychwanegu rhifau papur pleidleisio’r papur(au) pleidleisio newydd at y rhestr hefyd.13 Yn achos dirprwy drwy'r post, rhaid ychwanegu enw a chyfeiriad y dirprwy at y rhestr ochr yn ochr â'r manylion eraill. 

At ddibenion casglu data ar gyfer y datganiad o bapurau pleidleisio drwy’r post (Ffurf 6), rhaid ichi hefyd ychwanegu manylion unrhyw bapurau pleidleisio coll sydd wedi’u canslo at y rhestr o’r holl bapurau pleidleisio drwy’r post sydd wedi’u canslo.14 Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar gadw cofnod o bapurau pleidleisio a ganslwyd.

Mae’r tabl yn crynhoi’r weithdrefn ar gyfer ailddarparu pleidleisiau drwy’r post sydd wedi'u colli neu sydd heb eu derbyn:

Dylech ystyried pa broses y byddwch yn ei dilyn i gael eich bodloni ynghylch hunaniaeth yr etholwr sy’n ceisio cael pecyn pleidlais bost newydd, lle mae’r gwreiddiol wedi’i golli neu heb ei dderbyn. 

Mae’r adran hon yn darparu cyfres o argymhellion ynghylch profi hunaniaeth. 

Argymhelliad 1 – Profion hunaniaeth sylfaenol

Dylid darparu un prawf hunaniaeth sylfaenol cyn i becyn pleidlais bost newydd gael ei ddarparu. Dylai hwn fod yn ddogfen swyddogol sy’n cynnwys llun o’r etholwr, ynghyd ag enw’r etholwr. Dyma’r ddwy enghraifft fwyaf diogel: 

• pasport
• trwydded yrru cerdyn-llun

Gall dogfennau eraill fod yn dderbyniol fel prawf sylfaenol, cyn belled â bod ganddynt ffotograff wedi’i selio. Mae enghreifftiau’n cynnwys: 

• pas bws lleol
• cerdyn myfyriwr a roddwyd gan gorff addysg bellach neu uwch cydnabyddedig
• cerdyn adnabod a roddwyd gan gyflogwr cydnabyddedig 

Efallai na fydd rhai etholwyr yn gallu dangos prawf ffotograffig o bwy ydynt. Yn yr amgylchiadau hyn, argymhellir y dylid gofyn iddynt ddarparu dwy enghraifft o’r rhestr prawf eilaidd isod. 

Argymhelliad 2– Profion hunaniaeth eilaidd

Os oes gennych unrhyw amheuaeth o hyd ynghylch pwy yw etholwr sy’n gwneud cais am becyn pleidlais bost newydd, gellid gofyn am brawf hunaniaeth eilaidd. Hefyd, os na all etholwr gyflwyno prawf hunaniaeth sylfaenol, gellid gofyn am ddau brawf hunaniaeth eilaidd. 

Mae prawf hunaniaeth eilaidd yn cynnwys

• trwydded yrru lawn (heb lun)
• llyfr taliadau'r dreth gyngor neu fil treth gyngor diweddar 
• llyfr rhent cyngor neu landlord cymdeithasol 
• derbynebau rhent neu gytundeb tenantiaeth diweddar
• llyfr lwfansau, budd-daliadau neu bensiynau a gyhoeddwyd gan yr Adran Gwaith a Phensiynau 
• llyfr siec, cerdyn siec neu lyfr Cynilion Cenedlaethol      
• datganiad banc neu gymdeithas adeiladu diweddar (nid datganiad cerdyn siop)
• bil cyfleustodau diweddar (mae dau wahanol yn well; nid bil ffôn symudol)
• P45 
• gohebiaeth gan un o adrannau'r llywodraeth     
• cerdyn adnabod a roddwyd gan un o aelod-wladwriaethau'r Undeb Ewropeaidd/Ardal Economaidd Ewropeaidd, dogfen deithio a gyhoeddwyd gan y Swyddfa Gartref, neu gofrestriad neu dystysgrif dinasyddio     
• llythyr (datganiad wedi’i ardystio) gan berson cyfrifol fel cyfreithiwr, meddyg, gweinidog crefyddol, ynad, athro, rheolwr hostel, gweithiwr cymdeithasol, nyrs ardal, bydwraig neu berson cyfrifol arall, sy’n dweud eu bod yn adnabod yr etholwr ac yn gallu cadarnhau ei enw a’i gyfeiriad. Efallai y byddwch yn dymuno cynnwys landlord neu denant yr etholwr yn y categori hwn, ac o bosibl nodi ei fod ar y gofrestr etholiadol 
• cerdyn meddygol y Gwasanaeth Iechyd Gwladol neu gerdyn Yswiriant Gwladol 
• tystysgrifau geni, mabwysiadu, priodas, partneriaeth sifil, ysgariad neu ddatganiad statudol (dylai'r rhain fod wedi'u darparu o fewn chwe mis i'r digwyddiad y maent yn cyfeirio ato ac ni ddylent fod yn rhai wedi’u hamnewid) 

Dylech hefyd ystyried y pwyntiau canlynol: 

• ar gyfer diogelwch ychwanegol, dylid cyflwyno’r dogfennau gwreiddiol, nid llungopïau, o’r prawf hunaniaeth lle bo’n bosibl. 
• dylai'r dystiolaeth a ddarperir gan y pleidleisiwr ddangos cysylltiad clir rhwng yr enw ar y ddogfen hunaniaeth a'r cofnod cyfredol ar y gofrestr etholiadol.
• nid yw tystysgrifau geni yn brawf absoliwt o bwy ydynt ac felly efallai y gofynnir i'r pleidleisiwr ddarparu tystiolaeth ychwanegol i ganiatáu i'w hunaniaeth gael ei gwirio.
• pan ddarperir biliau cyfleustodau neu gyfriflenni banc, dylent fod yn ddiweddar (h.y., wedi’u cyhoeddi yn ystod y tri mis diwethaf).
• dylid gwirio sieciau, cardiau banc neu gardiau credyd yn erbyn llofnod y pleidleisiwr.
• cyn ceisio ardystiad, dylid hysbysu'r pleidleisiwr y gall rhai llofnodwyr godi ffi am y gwasanaeth.
• dylech ddatgan na chedwir prawf hunaniaeth ac y caiff y dogfennau eu trin yn gyfrinachol ac y dychwelir y dogfennau gwreiddiol.

Nid yw deddfwriaeth diogelu data yn nodi unrhyw gyfnodau penodol ar gyfer cadw data personol, ond mae’n datgan na fydd data personol sy’n cael ei brosesu at unrhyw ddiben yn cael ei gadw am fwy o amser nag sy’n angenrheidiol ar gyfer y diben hwnnw.1  

Os ydych chi wedi rhoi pecynnau pleidlais bost anghywir neu anghyflawn mewn camgymeriad, efallai y gallwch ail-ddarparu pecynnau pleidlais bost gan ddefnyddio eich pwerau i gywiro gwall gweithdrefnol.1  

Yn dibynnu ar yr amgylchiadau, bydd angen i chi benderfynu a ydych am ailddarparu rhai neu'r holl becynnau pleidlais bost. Er enghraifft, pe bai gwall wrth goladu yn effeithio ar ystod benodol o becynnau, dim ond y pecynnau hynny y byddai angen eu hailddarparu. 

Dylid gwneud penderfyniadau ynghylch ailddarparu o ganlyniad i wall gweithdrefnol fesul achos. Ym mhob achos, dylid ystyried yr effaith y gallai’r camgymeriad ac unrhyw gamau i’w gywiro ei chael ar etholwyr. Er enghraifft, bydd angen i chi sicrhau y bydd unrhyw gamau’n cywiro’r gwall heb achosi dryswch diangen nac yn arwain at gamgymeriad gwahanol.

Dylid gwneud unrhyw benderfyniad i gymryd camau i gywiro gwall gweithdrefnol yn dilyn cyngor cyfreithiol. Dylech gofnodi’r gwall ac unrhyw gamau cywiro a gymerwyd rhag ofn bod her i’r etholiad a bod angen hawlio yn erbyn yswiriant. 

Pa bynnag gamau a gymerir, dylech sicrhau bod unrhyw gyfathrebu â’r pleidleiswyr hynny yr effeithir arnynt yn esbonio’r camgymeriad yn glir a’r camau rydych yn eu cymryd i’w gywiro. Dylech hefyd roi gwybod i bleidiau, ymgeiswyr ac asiantiaid am y gwall a’r camau cywiro rydych chi’n bwriadu eu cymryd cyn gynted â phosibl. Drwy fod yn dryloyw ynghylch y broblem a’r datrysiad, byddwch yn lleihau’r risg o golli hyder yng ngweinyddiaeth yr etholiadau.

I gael rhagor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar dorri dyletswydd swyddogol a’r pŵer i gywiro gwallau gweithdrefnol. 

Wrth ystyried defnyddio’r pŵer hwn, dylech gysylltu â Swyddfa Cymru’r Comisiwn, a fydd efallai yn gallu cynnig rhagor o gymorth pwrpasol ichi.

Cadw cofnodion ar gyfer darparu ar ôl gwall gweithdrefnol

Pan fydd pleidlais drwy’r post wedi’i hailddarparu o ganlyniad i wall gweithdrefnol, rhaid canslo’r papur pleidleisio gwreiddiol, ei ychwanegu at y rhestr o bapurau pleidleisio wedi’u canslo, ac ni ddylid caniatáu iddo fynd ymlaen i’r cyfrif.2   

Rhaid darparu pecynnau pleidleisio drwy’r post cyn gynted ag y bo’n ymarferol ar ôl y dyddiad cau i gyflwyno papurau enwebu.1  

Efallai y bydd amgylchiadau yn dilyn y dyddiad cau ar gyfer danfon enwebiadau lle mae person yr ydych eisoes wedi danfon papur pleidleisio drwy’r post ato yn gwneud cais i’r Swyddog Cofrestru Etholiadol i ganslo ei bleidlais bost, neu wneud unrhyw newidiadau i’w drefniadau pleidleisio absennol, o fewn amser i'r newidiadau allu dod i rym yn yr etholiadau. 

Fodd bynnag, ni ellir canslo papur pleidleisio drwy’r post sydd eisoes wedi’i ddychwelyd.2 Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ar newid neu ganslo pleidleisiau drwy’r post mewn etholiad.

Os nad chi yw’r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd, bydd angen i chi drefnu sut y byddwch yn cysylltu â nhw, fel y gellir rhoi gwybod i chi am unrhyw newidiadau i drefniadau pleidleisio absennol yn brydlon a’ch bod yn gwybod pa bapurau pleidleisio y mae angen eu canslo. 

Ar ôl cael eich hysbysu, rhaid i chi ganslo ar unwaith unrhyw bapur(au) pleidleisio drwy’r post a roddwyd i etholwr neu ddirprwy drwy’r post ac ychwanegu manylion y papur(au) pleidleisio a ganslwyd at y rhestr a gedwir at y diben hwnnw.3 Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar gadw cofnod o bleidleisiau drwy’r post a ganslwyd. 

Dylech ystyried sut mae rheoli’r broses o dynnu’r pecynnau hynny o unrhyw sypiau pleidleisiau drwy’r post nad ydynt wedi'u hanfon gan eich argraffydd eto. 

Os yw’r newid i’r trefniadau pleidleisio absennol yn ymwneud â’r cyfeiriad y dylid anfon y papur(au) pleidleisio iddo yn unig, rhaid i chi, yn ogystal â chanslo’r papur(au) pleidleisio drwy’r post gwreiddiol, ddarparu pecyn pleidlais bost newydd i’r cyfeiriad newydd.4

Rhaid ichi hefyd ganslo unrhyw bapurau pleidleisio drwy’r post a ddifethwyd neu a gollwyd yr ydych wedi gorfod rhoi rhai newydd yn eu lle.5  

Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar ail-ddarparu pleidleisiau post a ddifethwyd a phleidleisiau post a gollwyd/nas derbyniwyd. 

Mae angen i chi gynnal trywydd archwilio o’r holl bapurau sydd wedi eu canslo. Gellir defnyddio eich system feddalwedd i gofnodi pob achos o ganslo er mwyn i chi allu cynhyrchu’r rhestr ofynnol o bapurau pleidleisio drwy’r post sydd wedi’u canslo a nodi unrhyw bapurau pleidleisio drwy’r post sydd wedi'u canslo ond sydd wedi'u dychwelyd ac felly sydd angen eu hadalw.

Pan fydd papur pleidleisio drwy’r post wedi cael ei ganslo, rhaid i chi adalw’r datganiad pleidleisio drwy’r post a’r papur pleidleisio, os ydynt wedi cael eu dychwelyd, fel nad ydynt yn mynd ymlaen i’r cyfrif.1

Rhaid i chi sicrhau bod y blwch pleidleisiau drwy’r post yn cael ei ail-selio ym mhresenoldeb unrhyw asiant a oedd yn bresennol ar ôl i bapurau pleidleisio drwy’r post a gafodd eu canslo gael eu hadalw o’r blwch pleidleisiau drwy’r post.2

Canslo pleidleisiau drwy’r post sydd wedi cael eu dychwelyd3  

Dylech wneud trefniadau ar gyfer sut y byddwch yn delio â phapurau wedi’u canslo ar ôl i becynnau post gael eu darparu a’u dychwelyd i chi, gan gynnwys:

• sut y byddwch yn gallu adalw a chanslo unrhyw bapurau pleidleisio drwy'r post a datganiadau pleidleisio drwy'r post sy'n mynd drwy'r broses agor pleidleisiau drwy’r post neu sydd eisoes wedi mynd drwy'r broses honno
• sut y byddwch yn esbonio beth sy'n digwydd i ymgeiswyr ac asiantiaid sy'n bresennol mewn sesiwn agor lle mae angen i chi adalw a chanslo papur pleidleisio drwy'r post

Mae’r tabl hwn yn crynhoi’r camau y dylech eu cymryd i reoli’r broses o adalw pleidleisiau drwy’r post a ganslwyd:

Rhaid i chi gofnodi manylion yr holl bapurau pleidleisio drwy’r post a ganslwyd ar un rhestr. Rhaid i chi wneud rhestrau ar wahân hefyd ar gyfer papurau pleidleisio sydd wedi’u difetha, eu colli a’u canslo, gan gynnwys y manylion a amlinellir o dan y penawdau isod:

Rhestr o bapurau pleidleisio a ddifethwyd

Rhaid i’r rhestr o bapurau pleidleisio sydd wedi’u difetha gynnwys:1   

• enw a rhif yr etholwr fel y nodir yn y gofrestr (neu, yn achos etholwr sydd â chofrestriad dienw, ei rif etholiadol yn unig)
• os yw'r pleidleisiwr post y difethwyd ei bapur pleidleisio yn ddirprwy, ei enw a’i gyfeiriad
• rhif y papur pleidleisio drwy'r post

Rhestr o bapurau pleidleisio a gollwyd

Rhaid i’r rhestr o bapurau pleidleisio sydd wedi’u colli gynnwys:2

• enw a rhif yr etholwr fel y nodir yn y gofrestr (neu, yn achos etholwr sydd â chofrestriad dienw, ei rif etholiadol yn unig)
• os yw'r pleidleisiwr drwy’r post yn ddirprwy, ei enw a’i cyfeiriad 
• rhif y papur pleidleisio drwy'r post newydd sydd wedi'i golli neu heb ei dderbyn 
• rhif y papur pleidleisio drwy’r post newydd

Rhestr o bapurau pleidleisio drwy’r post a gafodd eu canslo o ganlyniad i unrhyw newid i drefniadau pleidleisio absennol ar ôl anfon pleidlais drwy’r post

Rhaid i’r rhestr o bapurau pleidleisio drwy’r post a ganslwyd gynnwys:3

• enw a rhif yr etholwr fel y nodir yn y gofrestr etholwyr (neu, yn achos etholwr sydd â chofrestriad dienw, ei rhif etholiadol yn unig)
• os yw'r pleidleisiwr drwy’r post yn ddirprwy, ei enw a’i cyfeiriad 
• rhifau'r papurau pleidleisio drwy'r post a ganslwyd
• rhif y papur pleidleisio drwy’r post newydd a roddwyd i’r etholwr

Rhaid i gynnwys unrhyw becyn pleidlais bost sydd wedi’i ganslo, gan gynnwys unrhyw amlenni, gael ei wneud yn becyn a’i selio.4 Dim ond er mwyn cynnwys dogfennau ychwanegol wedi’u canslo yn y pecyn y dylid agor y sêl.5  

Er y bydd cael mesurau sicrhau ansawdd cadarn ar waith yn helpu i sicrhau bod gwasanaethau cyflenwyr yn cael eu darparu’n gywir, mae’n bwysig bod yn barod i reoli unrhyw wallau neu broblemau a allai godi. Cyn gynted ag y byddwch yn cael gwybod am broblem, naill ai drwy uwchgyfeirio gan eich cyflenwr, neu drwy gyswllt ag etholwyr, mae’n bwysig siarad â’ch cyflenwr i geisio deall maint a chwmpas y mater, ac ystyried eich cynlluniau wrth gefn presennol fel sy’n briodol, gan y bydd hyn yn effeithio ar eich penderfyniadau ar sut i ddatrys y mater.

Cyn gwneud unrhyw benderfyniadau ynghylch pa gam i’w gymryd, mae’n bwysig eich bod yn cysylltu â ni fel y gallwn drafod y mater gyda chi a darparu cyngor a chefnogaeth wedi’u teilwra ynghylch sut i’w reoli.

Pan fydd gennych y wybodaeth berthnasol, wedi derbyn y cyngor priodol ac wedi gwneud penderfyniad ynghylch pa gam i’w gymryd, dylech gytuno ar gynlluniau gyda’ch cyflenwyr yn unol â hynny a chadw mewn cysylltiad agos wrth i'r cynlluniau wrth gefn hyn gael eu rhoi ar waith. Gall hyn gynnwys yr angen i ail-wirio a chymeradwyo proflenni, neu ffigyrau data neu eu tebyg ar fyrder - ond mae’n bwysig eich bod yn parhau i sicrhau y cynhelir gwiriadau sicrhau ansawdd i osgoi unrhyw wallau pellach.

Am ragor o wybodaeth ynghylch prawf-wirio, gweler ein canllawiau ar sicrhau ansawdd.

Bydd angen i chi hefyd ystyried pa gyfathrebu ychwanegol y gall fod ei angen ar gyfer etholwyr neu ymgeiswyr ac asiantiaid o ganlyniad i’r mater;eto, mae hyn yn rhywbeth y gall cysylltiadau’r Comisiwn eich helpu i’w ystyried, felly mae’n bwysig eich bod yn cysylltu â ni i drafod cyn gynted â phosibl.

Yn dibynnu ar y penderfyniad a wnewch o ganlyniad i unrhyw fater, efallai y bydd angen ichi ddarllen ein canllawiau ar ailddarparu o ganlyniad i wall gweithdrefnol.

Fel rhan o’ch cynllunio ar gyfer cyflawni prosesau allweddol, byddwch wedi gwneud penderfyniadau ar y broses i’w dilyn pan fyddwch yn derbyn pleidleisiau drwy’r post wedi’u cwblhau. 

Mae’r adran hon yn cynnwys canllawiau pellach sy’n ymwneud â’r prosesau y mae’n rhaid i chi eu dilyn ar ôl derbyn pleidleisiau drwy’r post wedi’u cwblhau, gan gynnwys rheoli’r broses agor pleidleisiau drwy’r post a’r cofnodion y mae’n rhaid i chi eu cadw fel rhan o’r broses hon.

Rhaid ichi fod wedi derbyn pecyn pleidleisio drwy’r post erbyn diwedd y cyfnod pleidleisio neu wedi cael un mewn gorsaf bleidleisio neu yn adeilad y cyngor yn yr etholaeth, iddo gael ei drin fel un a ddychwelwyd yn brydlon. Dylech roi stamp dyddiad ac amser ar becynnau pleidlais bost ar ôl eu derbyn. 

Dylech gadarnhau’r trefniadau ar gyfer dychwelyd pleidleisiau drwy’r post ac unrhyw wiriadau terfynol i’w cynnal ar y diwrnod pleidleisio gyda’r Post Brenhinol.  

Os yw person yn danfon ei bleidlais bost i orsaf bleidleisio a’i fod mewn ciw yn yr orsaf bleidleisio am 10pm, rhaid caniatáu iddo ddychwelyd ei becyn pleidlais bost o hyd.1

Dyma’r unig ffyrdd o ddychwelyd pecynnau pleidleisio drwy’r post:

• â llaw neu drwy’r post ichi fel y Swyddog Canlyniadau perthnasol neu ddirprwy penodedig
• â llaw i unrhyw orsaf bleidleisio yn yr ardal etholiadol berthnasol

Storio pleidleisiau drwy’r post a ddychwelwyd yn ddiogel 

Dylid storio pleidleisiau drwy’r post a ddychwelwyd yn ddiogel bob amser. Mae hyn yn cynnwys pan fyddant yn cael eu cludo i unrhyw sesiynau agor ac i leoliadau dilysu a chyfrif. I gael rhagor o wybodaeth, darllenwch ein canllawiau ar sicrhau diogelwch papurau pleidleisio. 

Rhaid storio pob pleidlais bost a dderbyniwyd mewn blychau priodol.2 Rhaid ichi gymryd camau dilys i gadw’r blychau hyn yn ddiogel.3  

Dylai’r dulliau storio a chludo fod yn gyfryw fel y gallwch fod yn fodlon bod y pleidleisiau post a ddychwelwyd yn cael eu cadw’n ddiogel ac na ellir ymyrryd â hwy.

Pecynnau a blychau pleidleisiau drwy'r post ar gyfer pleidleisiau drwy'r post a ddychwelwyd

Rhaid i chi gael dau fath o flwch pleidleisio ar gyfer storio pleidleisiau drwy'r post a ddychwelwyd yn ddiogel:4  

• blwch pleidleisio'r pleidleiswyr drwy’r post
• y blwch pleidleisio drwy’r post

Ym mhob sesiwn agor, rhaid i chi hefyd ddarparu cynwysyddion ar gyfer y canlynol:

• pleidleisiau a wrthodwyd
• amlenni papurau pleidleisio
• amlenni papurau pleidleisio a wrthodwyd
• pleidleisiau a wrthodwyd (gweithdrefn ddilysu)
• datganiad pleidleisio drwy’r post (gweithdrefn ddilysu)

Mae gofyn i chi hefyd gael copi o’r rhestr pleidleiswyr post a’r rhestr pleidleiswyr post drwy ddirprwy er mwyn gallu marcio cofnodion wrth i ddatganiadau pleidleisio drwy’r post gael eu dychwelyd.5

Blwch pleidleisio'r pleidleiswyr drwy’r post

Defnyddir blwch pleidleisio'r pleidleiswyr drwy’r post i storio unrhyw bleidleisiau drwy’r post a ddychwelwyd tra byddant yn aros i gael eu hagor.  

Rhaid i unrhyw bapurau pleidleisio drwy’r post, datganiadau pleidleisio drwy’r post neu amlenni pleidleisiau post nas derbyniwyd fel pecyn cyflawn gael eu rhoi ym mlwch pleidleisio’r pleidleiswyr post.6

Rhaid i bob blwch pleidleisio pleidleiswyr drwy’r post gael ei farcio â'r geiriau ‘ postal voters ballot box’/ ‘blwch pleidleisio pleidleiswyr drwy’r post’ ac enw’r etholaeth.7  

Rhaid i chi gymryd rhagofalon priodol i sicrhau bod blwch pleidleisio’r pleidleiswyr drwy’r post yn cael ei gadw’n ddiogel.8 Dylech selio blwch pleidleisio’r pleidleiswyr drwy’r post a’i storio mewn lle diogel tan y tro nesaf y bydd pleidleisiau drwy’r post yn cael eu hagor. Bydd y rhagofalon hyn yn sicrhau bod cynnwys blwch pleidleisio’r pleidleiswyr drwy’r post yn cael ei ddiogelu bob amser. 

Blychau pleidleisio drwy'r post

Defnyddir blychau pleidleisio drwy’r post i storio’r papurau pleidleisio drwy’r post sydd wedi bod drwy’r broses agor ac sydd i fynd ymlaen i’r cyfrif. 

Rhaid i bob blwch pleidleisio drwy’r post gael ei farcio â'r geiriau ‘postal ballot box’/’blwch pleidleisio drwy’r post’ ac enw’r etholaeth.9

Rhaid cadw’r holl flychau pleidleisio drwy’r post yn ddiogel tan y cyfrif. Mae gan unrhyw asiantiaid sy’n bresennol mewn sesiwn agor pleidleisiau drwy’r post yr hawl i ychwanegu eu seliau at flychau pleidleisio drwy’r post os ydynt yn dymuno.10  

Pleidleisiau drwy'r post a ddanfonwyd â llaw i’r orsaf bleidleisio 

Ar gyfer pleidleisiau drwy’r post a ddanfonir â llaw i orsafoedd pleidleisio ar ddiwrnod y bleidlais, dylech bwysleisio i staff yr orsaf bleidleisio, gan gynnwys arolygwyr gorsafoedd pleidleisio, pa mor bwysig yw cynnal diogelwch y pleidleisiau drwy’r post a ddychwelwyd bob amser. 

Dylech roi trefniadau ar waith i gasglu pleidleisiau drwy’r post o orsafoedd pleidleisio ar wahanol adegau drwy gydol y diwrnod pleidleisio. Bydd hyn yn helpu i osgoi cael llawer iawn o’r pleidleisiau drwy’r post hynny yn y cyfrif a dylai helpu i leihau’r risg o oedi amser dechrau’r cyfrif. 

Dylech ddarparu pecynnau digonol ar gyfer pleidleisiau drwy’r post a dderbyniwyd i orsafoedd pleidleisio. Dylid labelu’r pecynnau hyn yn glir fel rhai sy’n cynnwys pleidleisiau drwy’r post a dylent gynnwys enw’r orsaf bleidleisio a rhif adnabod yr orsaf bleidleisio.

Mae rhagor o ganllawiau ar ddelio â phleidleisiau drwy'r post a ddychwelyd i orsafoedd pleidleisio ar gael yn ein llawlyfr gorsafoedd pleidleisio. 

Gallwch ddod o hyd i lawlyfr Gorsafoedd Pleidleisio’r Senedd yn adran gynllunio ein tudalen adnoddau. 

Nifer ac amser y sesiynau agor pleidleisiau drwy’r post

Fel rhan o’ch gwaith cynllunio, bydd angen ichi nodi’r nifer y sesiynau agor amlenni pleidleisiau post yr ydych o’r farn y byddwch eu hangen, ble a phryd y dylid cynnal y rhain a gwneud trefniadau ar gyfer y rhain yn ôl yr angen.

Bydd nifer y sesiynau agor pleidleisiau drwy’r post y bydd eu hangen arnoch yn dibynnu i raddau helaeth ar gyfanswm nifer y pleidleiswyr drwy’r post sydd gennych a’ch amcangyfrif o’r nifer fydd yn pleidleisio drwy’r post. 

Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar gynllunio ar gyfer cyflawni prif brosesau. 

Dylai eich sesiwn agor gyntaf gael ei chynnal o fewn ychydig ddyddiau i’ch cyflenwad cyntaf. Hyd yn oed os nad ydych wedi cael nifer fawr o bleidleisiau drwy’r post wedi’u dychwelyd erbyn hynny, dylech barhau i gynnal sesiwn ar yr adeg honno a manteisio ar y cyfle i brofi eich offer ac asesu eich llif gwaith o dan amodau go iawn. 

Ar ôl y sesiwn gyntaf hon, dylech fesur a yw eich amcangyfrif o nifer y sesiynau agor pleidleisiau drwy’r post sydd eu hangen yn ddigonol neu a oes angen i chi ei ddiwygio. 

Nid oes dim yn rhwystro agor pleidleisiau drwy’r post ar ddydd Sadwrn, dydd Sul neu ŵyl y banc, ac yn wir efallai yr hoffech ystyried gwneud hynny, yn enwedig os canfyddir bod angen sesiynau agor pleidleisiau drwy’r post ychwanegol. 

Rhaid ichi roi o leiaf 48 awr o rybudd ysgrifenedig i bob ymgeisydd unigol a phob ymgeisydd rhestr plaid ac asiant etholiad pob plaid sy’n sefyll, o amser(oedd) a lleoliad(au) pob sesiwn agor a’r nifer mwyaf o asiantiaid pleidleisiau post y gellir eu penodi i fod yn bresennol wrth agor pleidleisiau post.1  

Pwy all fod yn bresennol mewn sesiwn agor pleidleisiau post?

Mae gan y bobl ganlynol yr hawl i fod yn bresennol mewn sesiwn agor pleidleisiau post:2

• Chi a'ch staff
• Ymgeiswyr rhestr plaid ac ymgeiswyr unigol
• Asiant etholiad ymgeisydd unigol neu berson a benodwyd gan yr ymgeisydd unigol i fod yn bresennol yn lle’r asiant etholiad
• Asiant etholiad rhestr plaid neu berson a benodwyd gan y Swyddog Enwebu i fod yn bresennol yn lle'r asiant etholiad
• Asiantiaid pleidlais bost
• Cynrychiolwyr y Comisiwn
• Arsylwyr achrededig 

Dylai’r broses agor pleidleisiau post fod yn dryloyw a dylid sicrhau bod pawb sydd â’r hawl i fod yn bresennol yn gallu gweld y broses gyfan yn glir. Gallech ddosbarthu copïau o’ch cynllun gosodiad i helpu’r rheini sy’n bresennol i ddilyn yr hyn sy’n digwydd, ble a phryd. 

Dylech roi gwybodaeth i unrhyw un sy’n dod i’r sesiwn agor pleidleisiau post am y prosesau y byddwch chi’n eu dilyn. Gall hyn fod yn esboniad llafar neu drwy ddarparu nodiadau cyfarwyddyd ysgrifenedig. 

Dylech hefyd roi gwybod i ymgeiswyr, asiantiaid etholiad ac asiantiaid pleidleisio drwy’r post am y broses sydd i’w dilyn os ydynt yn dymuno gwrthwynebu gwrthod datganiad pleidleisio drwy’r post. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar wirio dynodyddion personol. 

Rhaid i bawb sy’n bresennol mewn sesiynau agor pleidleisiau post, gan gynnwys eich staff:

• gael copi o'r gofynion cyfrinachedd perthnasol3
• cynnal cyfrinachedd pleidleisio 

Gallwch ddod o hyd i ofynion cyfrinachedd pleidleisiau post yn adran pleidleisio absennol ein tudalen adnoddau. 

Rhaid i chi gymryd rhagofalon priodol i atal unrhyw berson rhag gweld y pleidleisiau a fwriwyd ar y papurau pleidleisio. Drwy gydol y sesiynau agor, rhaid i chi gadw’r papurau pleidleisio wyneb i waered.4 Efallai y bydd adegau pan fydd blaen papur pleidleisio’n dod yn weladwy. Mae’n drosedd i unrhyw un:

• geisio canfod pa ymgeisydd neu pha blaid gofrestredig y rhoddir unrhyw bleidlais drosti ar unrhyw bapur pleidleisio penodol
• cyfathrebu unrhyw wybodaeth a geir yn y digwyddiadau hynny5  

Offer

Dylech hefyd ystyried pa offer arall y bydd ei angen arnoch wrth agor pleidleisiau drwy'r post, a sicrhau ei fod yn ei le ac yn cael ei brofi ymlaen llaw. Dylai hyn gynnwys:

• sganwyr
• ceblau ymestyn
• argraffydd
• taflunydd a sgrin
• gliniaduron a/neu gyfrifiaduron
• stamp 'gwrthodwyd' a phad
• amrywiaeth o ddeunyddiau ysgrifennu

Mae cadw cofnodion cywir wrth dderbyn ac agor pleidleisiau drwy’r post yn allweddol i gynnal trywydd archwilio clir. 

Mae’n ofynnol ichi gwblhau datganiad ynghylch papurau pleidleisio drwy’r post ar gyfer yr etholiad, sy’n cynnwys manylion ynghylch y papurau pleidleisio drwy’r post.1 Bydd y cofnodion y byddwch yn eu cadw yn hanfodol ar gyfer sicrhau bod y datganiad yn gyflawn a chywir.

Dylech sicrhau bod yr holl ffigurau sy’n ofynnol ar gyfer y datganiad yn cael eu cofnodi’n gywir yn ystod y broses o dderbyn, agor a dilysu pleidleisiau post. Dylech: 

• gynnal trywydd archwilio clir ar gyfer derbyn ac agor pecynnau pleidleisio drwy’r post,
• cofnodi cyfanswm yr amlenni a dderbyniwyd 
• cofnodi nifer yr amlenni a gyfrifwyd 
• sicrhau bod yr holl ffigyrau sydd eu hangen ar gyfer y datganiad ynghylch papurau pleidleisio drwy'r post yn cael eu cofnodi’r gywir. 
• cadw cofnod o gyfanswm yr amlenni a dderbyniwyd yn eich swyddfa ac a roddwyd mewn blwch pleidleisio pleidleiswyr drwy'r post at ddibenion archwilio a'i wirio yn erbyn nifer yr amlenni a gyfrifwyd yn y sesiwn agor
• cwblhau cyfrif papur pleidleisio drwy’r post ar gyfer pob blwch pleidleisio drwy’r post - rydym wedi darparu templed cyfrif papur pleidleisio drwy’r post 
• paratoi cofnod rhestr:
  • cyfanswm y nifer o bleidleisiau drwy’r post a roddwyd ym mhob blwch pleidleisio drwy'r post 
  • cyfanswm blychau pleidleisio pleidleiswyr post. 
• rhoi papurau pleidleisio mewn sypiau i sicrhau eich bod yn gallu galw yn ôl a chanslo unrhyw bapur pleidleisio penodol yn ôl yr angen, er enghraifft, os ydych wedi gorfod ail-ddarparu yn dilyn gwall gweithdrefnol

Am ragor o wybodaeth am gadw cofnod o ddatganiadau pleidleisio drwy’r post sydd wedi mynd trwy'r broses agor ac sydd wedi cael eu gwrthod, gweler ein canllawiau ar wirio'r dynodwyr personol. 

Gallwch ddod o hyd i dempled cyfrif papur pleidleisio yn adran pleidleisio absennol ein tudalen adnoddau. 

Rhaid i chi farcio’r rhestr pleidleiswyr post neu’r rhestr pleidleiswyr post drwy ddirprwy pryd bynnag y bydd datganiad pleidleisio drwy’r post yn cael ei ddychwelyd, ni waeth a yw wedi dod gyda phapur pleidleisio.1 Rhaid i'r marc fod yn wahanol i’r marc a wnaethpwyd pan ddarparwyd y papur pleidleisio drwy’r post ac ni ddylai guddio’r marc gwreiddiol hwnnw.2  

Cadarnhau gyda phleidleiswyr bod eu pleidlais bost wedi’i dychwelyd

Mae’r wybodaeth yn yr adran hon yn egluro sut i ymdrin â cheisiadau i gadarnhau derbyn datganiadau pleidleisio drwy'r post ac mae'n rhaid i chi ystyried hyn.3

Unrhyw bryd rhwng cyhoeddi papurau pleidleisio am y tro cyntaf a diwedd y cyfnod pleidleisio, gall pleidleisiwr post neu bleidleisiwr post drwy ddirprwy ofyn ichi gadarnhau:4

• a yw ei rif etholwr ar y rhestr wedi’i farcio i ddangos bod pleidlais bost wedi’i dychwelyd
• a yw’r rhif ar y papur pleidleisio a roddwyd iddo wedi’i gofnodi ar naill un neu’r llall o’r rhestrau o bleidleisiau a wrthodwyd dros dro

Gallwch wneud hyn drwy edrych ar y rhestr pleidleiswyr post neu’r rhestr pleidleiswyr post drwy ddirprwy a farciwyd.

Rhaid i gais, a wnaed gan etholwr neu ddirprwy sydd wedi pleidleisio drwy’r post, i gadarnhau a yw ei bleidlais bost wedi'i dychwelyd:5

• gael ei wneud drwy'r dull rydych wedi'i nodi
• cynnwys unrhyw dystiolaeth o hunaniaeth y pleidleisiwr y gofynnoch amdano

Er enghraifft, gallech ofyn am ei enw, ei gyfeiriad a’i ddyddiad geni cyn darparu’r wybodaeth.

Nodir y prosesau ar gyfer agor pecynnau pleidleisio drwy’r post mewn deddfwriaeth.1

Cam 1 - Agor blwch pleidleisio pleidleiswyr post

• cyfrif a chofnodi nifer y pecynnau pleidleisio drwy'r post a ddychwelwyd (h.y. nifer y prif amlenni ym mlwch pleideisio’r pleidleiswyr drwy’r post)
• agor y brif amlen a gwirio ei bod yn cynnwys y datganiad pleidleisio drwy'r post ac amlen y papur pleidleisio
  • os yw’r amlen yn cynnwys datganiad pleidleisio drwy’r post:2
    • rhoi marc ar y rhestr pleidleiswyr post neu'r rhestr o bleidleiswyr post drwy ddirprwy fel sy'n briodol i ddangos bod datganiad pleidleisio drwy'r post wedi'i ddychwelyd3
  • os nad yw’r brif amlen yn cynnwys y datganiad pleidleisio drwy'r post:4
    • marcio'r brif amlen gyda’r geiriau ‘provisionally rejected’/ ‘gwrthodwyd dros dro’, atodi ei chynnwys a’i rhoi yn y blwch ar gyfer pleidleisiau a wrthodwyd.

Cam 2 - Gwirio’r dynodwyr personol5  

Rhaid i chi fod yn fodlon bod y datganiad pleidleisio drwy’r post wedi’i gwblhau’n briodol. Rhaid i chi:

• wirio bod yr etholwr wedi llofnodi’r datganiad ac wedi rhoi dyddiad geni.
• gwirio bod y llofnod a’r dyddiad geni ar y datganiad pleidleisio drwy’r post yn cyfateb i’r rhai ar y cofnod dynodwyr personol
  • os ydych yn fodlon bod y datganiad pleidleisio drwy’r post wedi'i gwblhau’n briodol:6
    • gwirio bod y rhif ar y datganiad pleidleisio drwy’r post yn cyfateb i’r rhif ar amlen y papur pleidleisio (amlen ‘A’)7
    • rhoi'r datganiad yn y blwch ar gyfer datganiadau pleidleisio drwy’r post (gweithdrefn ddilysu)
    • rhoi'r amlen papur pleidleisio yn y blwch ar gyfer yr amlenni papur pleidleisio
  • os nad ydych yn fodlon bod y datganiad pleidleisio drwy’r post wedi’i gwblhau’n briodol:8
    • gwrthod y datganiad pleidleisio drwy’r post, rhaid ichi farcio’r datganiad â ‘rejected’/ ‘gwrthodwyd’, ei atodi i’r amlen papur pleidleisio (os nad oes amlen o’r fath mae’n rhaid ichi ei atodi i’r papur pleidleisio) a’i osod yn y blwch ar gyfer pleidleisiau a wrthodwyd (gweithdrefn ddilysu)
    • cyn ei roi yn y blwch ar gyfer pleidleisiau a wrthodwyd (gweithdrefn ddilysu), rhaid i chi ei ddangos i unrhyw asiantiaid sy’n bresennol, caniatáu iddynt weld y gofnod dynodwyr personol sy’n berthnasol i’r person y cyfeiriwyd y datganiad pleidleisio drwy’r post ato ac, os yw unrhyw un ohonynt yn gwrthwynebu eich penderfyniad, ychwanegwch y geiriau‘gwrthwynebwyd y gwrthodiad’ at y datganiad pleidleisio drwy’r post. Dylech hefyd gofnodi’r rheswm dros wrthod.

Cam 3 - Agor amlenni pleidleisio drwy'r post9  

• agor yr amlen papur pleidleisio (amlen A) a thynnu’r papur pleidleisio allan, gan sicrhau y cedwir y papur pleidleisio wyneb i waered bob amser10
• gwirio bod y rhif ar yr amlen papur pleidleisio (amlen A) yn cyfateb i’r rhif ar gefn y papur pleidleisio
• rhoi'r papur pleidleisio yn y blwch/blychau pleidleisiau post
• os nad yw rhif y papur pleidleisio ar amlen y papur pleidleisio yn cyfateb i’r rhif ar gefn y papur pleidleisio, ychwanegu’r geiriau ‘provisionally rejected’/‘gwrthodwyd dros dro’, ei atodi i’r amlen papur pleidleisio a’i osod yn y blwch ar gyfer pleidleisiau a wrthodwyd
• os nad yw’r amlen papur pleidleisio’n cynnwys papur pleidleisio, ysgrifennu ar yr amlen papur pleidleisio bod y papur pleidleisio ar goll, ychwanegu’r geiriau ‘gwrthodwyd dros dro’ a’i gosod yn y blwch ar gyfer amlenni papurau pleidleisio a wrthodwyd

Cam 4 - Selio’r blychau pleidleisio drwy’r post

• cyfrwch a chofnodwch nifer y papurau pleidleisio drwy’r post sydd i’w selio ym mhob blwch pleidleisio drwy’r post.
• seliwch a storio’r blychau pleidleisio drwy’r post yn ddiogel11

Gallwch ddod o hyd i siart llif agor pleidleisiau post yn adran pleidleisio absennol ein tudalen adnoddau. 

Dylech roi papurau pleidleisio mewn sypiau mewn ffordd sy’n sicrhau y byddwch yn gallu adalw a chanslo unrhyw bapur pleidleisio (er enghraifft, oherwydd eich bod wedi gorfod ei ailddarparu yn dilyn gwall gweithdrefnol). 

Am y rheswm hwn, ac oherwydd yr angen i wirio cynnwys yr holl flychau pleidleisio drwy’r post yn y dilysiad, dylech ystyried faint o bapurau pleidleisio rydych am eu cadw ym mhob blwch.

Paru datganiadau pleidleisio drwy’r post gyda phapurau pleidleisio drwy’r post12

Rhaid ichi gadw dwy restr o bapurau pleidleisio drwy’r post a wrthodwyd dros dro:

• un i gofnodi rhif papur pleidleisio unrhyw bapur pleidleisio drwy'r post a ddychwelwyd heb ddatganiad pleidleisio drwy'r post
• un i gofnodi rhif y papur pleidleisio ar unrhyw ddatganiad pleidleisio drwy’r post nas ddychwelwyd gyda’r papur pleidleisio

Gallwch ddod o hyd i daenlen paru pleidleisiau post yn adran pleidleisio absennol ein tudalen adnoddau. 

Dylech wirio’r rhestrau hyn yn rheolaidd i sicrhau bod unrhyw ddogfennau nad ydynt yn cyfateb yn gallu cael eu cyfateb, gan alluogi’r pleidleisiau post hynny i gael eu hail-gyflwyno i’r broses.

Rhaid i chi wirio’r dynodyddion ar bob datganiad pleidleisio drwy’r post a ddychwelwyd. 

Rhaid i chi fod yn fodlon bod y datganiad pleidleisio drwy’r post wedi’i gwblhau’n briodol. Rhaid i chi gymharu’r dyddiad geni a’r llofnod ar y datganiad pleidleisio drwy’r post yn erbyn y dyddiad geni a’r llofnod a gynhwysir yn y cofnod dynodyddion personol sy’n gysylltiedig â’r person y cyfeiriwyd y papur pleidleisio drwy'r post ato.1

Os ydych wedi dirprwyo awdurdod i berson arall wneud penderfyniadau ar ddatganiadau pleidleisio drwy’r post wrth ddilysu dynodwyr pleidleisiau post, dylech roi copi o’r canlynol iddo ar ganllawiau gwirio llofnodion y Comisiwn a’r Gwasanaeth Gwyddoniaeth Fforensig, a’i gyfarwyddo i’w dilyn.

Gallwch ddod o hyd i ganllawiau Gwasanaeth Gwyddor Fforensig ar wirio llofnodion yn adran pleidleisio absennol ein tudalen adnoddau. 

Nid oes rhaid i’ch penderfyniad ar ddatganiad pleidleisio drwy’r post fod yn seiliedig ar y wybodaeth ar y datganiad pleidleisio drwy’r post a’r cofnod dynodyddion personol yn unig. 

Wrth wneud eich penderfyniad, gallwch gyfeirio at ffynonellau eraill, er enghraifft, y llofnod a ddarperir ar ffurflen gofrestru, neu ystyried unrhyw wybodaeth ychwanegol sydd gennych. Enghraifft arall yw bod etholwr wedi cysylltu â chi i ddweud ei fod wedi torri ei fraich ers cyflwyno ei ddynodyddion i’r Swyddog Cofrestru Etholiadol ac nad yw’n gallu atgynhyrchu ei lofnod arferol. 

Efallai y byddwch yn penderfynu derbyn bod ei ddatganiad pleidleisio drwy’r post yn ddilys os ydych chi’n fodlon bod hyn yn wir, hyd yn oed os oes ganddo lofnod sy’n edrych yn wahanol i’r un ar y cofnod dynodyddion personol. 

Dylid gwneud pob penderfyniad ar ddatganiad pleidleisio drwy’r post fesul achos unigol.

Rhaid i ddiffyg llofnod neu ddyddiad geni’n llwyr (pan nad yw’r etholwr wedi cael hepgoriad) arwain at wrthod bob tro.2

Wrth bennu dilysrwydd y datganiad pleidleisio drwy’r post, o ran y llofnod a’r dyddiad geni, nid oes un yn bwysicach na’r llall - rhaid rhoi’r ddau (oni bai nad yw’r llofnod wedi’i roi ac mae’r etholwr wedi cael hepgoriad), ac mae’n rhaid i’r ddau gyfateb.3

Caiff ymgeiswyr, asiantiaid etholiad ac asiantiaid pleidleisio drwy'r post wrthwynebu gwrthod datganiad pleidleisio drwy'r post. Os ydynt yn gwrthwynebu gwrthodiad, rhaid i’r datganiad pleidleisio drwy’r post gael ei farcio â ‘gwrthwynebwyd y gwrthodiad’/ ‘rejection objected to’ cyn ei atodi i’r amlen papur pleidleisio a’i roi yn y blwch ar gyfer pleidleisiau a wrthodwyd.4

Nid oes gan arsylwyr achrededig a chynrychiolwyr y Comisiwn unrhyw hawl i wrthwynebu gwrthod datganiad pleidleisio drwy’r post. 

Weithiau, fe welwch fod etholwyr wedi torri neu rwygo eu papurau pleidleisio drwy’r post a gwblhawyd. Bydd angen i chi benderfynu a yw’r darn a ddychwelwyd yn bapur pleidleisio dilys. 

Mae sawl senario amrywiol yn gallu codi:

Er mwyn osgoi unrhyw oedi posibl i’r prosesau dilysu a chyfrif, dylech gadw nifer y pleidleisiau post sydd eto i’w hagor yn ystod y dilysu a’r cyfrif mor isel â phosibl. Dylech sicrhau bod unrhyw becynnau o bleidleisiau post a ddanfonwyd i orsafoedd pleidleisio neu i swyddfeydd y cyngor yn cael eu hanfon atoch cyn gynted ag y bo’n ymarferol. 

Rhaid i chi sicrhau bod y pleidleisiau post, p'un a ydynt yn cael eu hagor yn y dilysu a’r cyfrif neu yn rhywle arall, yn cael eu hagor yng ngŵydd unrhyw ymgeiswyr, asiantiaid ac arsylwyr sy’n bresennol.1

Yn yr un modd â phob sesiwn agor arall, mae’n ofynnol i chi roi gwybod am amser a lleoliad y sesiwn olaf ar gyfer agor pleidleisiau post.2

Ar ôl cwblhau’r sesiwn agor pleidleisiau post derfynol, mae’n rhaid i chi selio a storio amrywiol gynwysyddion a dogfennau yn ddiogel. I gael rhagor o wybodaeth, darllenwch ein canllawiau ar sicrhau diogelwch papurau pleidleisio. 

Cadw cofnod o’r pecynnau pleidlais bost anghyflawn a ddychwelwyd

Byddwch wedi cadw dwy restr o bapurau pleidleisio drwy’r post a wrthodwyd dros dro drwy gydol y broses agor: 

• un i gofnodi rhif papur pleidleisio unrhyw bapur(au) pleidleisio drwy'r post a ddychwelwyd heb ddatganiad pleidleisio drwy'r post
• ail restr i gofnodi rhif(au) papurau pleidleisio unrhyw ddatganiad pleidleisio drwy'r post sydd heb ei ddychwelyd gyda'r papur(au) pleidleisio drwy'r post

Ar ôl y sesiwn agor olaf, y rhain fydd:

• y rhestr derfynol o bapurau pleidleisio heb ddatganiad pleidleisio drwy’r post dilys wedi’i dderbyn, a'r 
• rhestr derfynol o ddatganiadau pleidleisio drwy'r post dilys a dderbyniwyd heb rai neu'r holl bapurau pleidleisio. 

Ar ôl etholiad, mae’n ofynnol i Swyddogion Cofrestru Etholiadol roi gwybod i bleidleiswyr post os gwrthodwyd eu pleidlais bost oherwydd bod eu datganiad pleidleisio drwy’r post wedi’i wrthod.1 Rhaid ichi gadw cofnod o’r categorïau sy’n sail i’r rheswm yr ydych yn gwrthod datganiad pleidleisio drwy’r post unigol i allu gwneud hyn.2

Rhaid rhoi cyfrif am bob datganiad pleidleisio drwy’r post a wrthodwyd yn y blwch ar gyfer pleidleisiau a wrthodwyd.3

Rhaid i’r rhestr gynnwys, ar gyfer pob datganid pleidleisio drwy’r post a wrthodwyd:4

• enw a chyfeiriad yr etholwr (ac enw a chyfeiriad y dirprwy os oes gan yr etholwr ddirprwy)
• rhif yr etholwr ar y gofrestr etholwyr (a rhif y dirprwy os oes gan yr etholwr ddirprwy)
• y rheswm/rhesymau penodol dros wrthod y datganiad pleidleisio drwy'r post
• unrhyw wybodaeth arall sy’n berthnasol i wrthod y datganiad pleidleisio drwy’r post yr ydych yn ei hystyried yn briodol, ond nid rhif y papur pleidleisio.

Y rhesymau penodedig dros wrthod datganiad pleidleisio drwy'r post yw:5

• nid yw'r llofnod yn cyfateb i'r enghraifft a gedwir ar y cofnod dynodwyr personol
• nid yw’r dyddiad geni yn cyfateb i’r un sydd ar y cofnod dynodwyr personol
• mae'r man i roi llofnod yn wag
• mae'r man i roi dyddiad geni yn wag

Pan fydd pleidleisiwr post yn ymddangos ar y rhestr o bleidleisiau post oherwydd bod ei ddatganiad wedi’i wrthod, mae gofyn i’r Swyddog Cofrestru Etholiadol hysbysu'r pleidleisiwr post o’r gwrthodiad ymhen tri mis o ddyddiad y bleidlais.6   

Mae’r gofyn i’r Swyddog Cofrestru Etholiadol anfon hysbysiad yn cael ei atal os:7

• nad yw'r person bellach yn cael ei ddangos fel un sy'n pleidleisio drwy'r post yn y rhestr berthnasol ar yr adeg y caiff yr hysbysiad ei anfon
• ydych chi’n amau y gall trosedd fod wedi’i chyflawni mewn perthynas â phleidlais bost benodol.

Felly, dylech wirio’r cofnodion perthnasol i weld a yw’r person yn bleidleisiwr post neu’n ddirprwy sy’n pleidleisio drwy’r post o hyd cyn ichi anfon yr hysbysiad. Dylid gwneud hyn ar yr un pryd ag y byddwch yn anfon holl ddogfennau eraill yr etholiad at y Swyddog Cofrestru Etholiadol. 

Dylech hefyd gadw cofnod o unrhyw achosion lle rydych chi'n amau y gallai trosedd fod wedi'i chyflawni ar gyfer y Swyddog Cofrestru Etholiadol, fel ei fod yn gwybod ym mha achosion na ddylai anfon hysbysiad gwrthod dynodwr pleidlais bost. 

Os oes amheuaeth o dwyll, dylech bacio cynnwys y pecyn pleidlais bost ar wahân a hysbysu Pwynt Cyswllt Sengl (SPOC) eich heddlu lleol. Dylech afael cyn lleied â phosibl yn y pecyn pleidlais bost a, lle bo'n bosibl, gwneud nodyn o bob person sydd wedi gafael yn y pecyn pleidlais bost.

Am ragor o wybodaeth gweler ein canllawiau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ar gyhoeddi hysbysiadau gwrthod dynodyddion pleidleisiau post. 

Mae’r rhan hon o’r canllawiau'n canolbwyntio ar y paratoadau y bydd angen i chi eu gwneud cyn diwrnod pleidleisio a rhai o’r materion y bydd angen i chi eu hystyried efallai ar y diwrnod. 

Mae’n cynnwys yr offer a’r adnoddau y bydd angen i chi eu darparu ar gyfer gorsafoedd pleidleisio, gwybodaeth am osodiad gorsafoedd pleidleisio a rheoli'r broses o gau'r cyfnod pleidleisio.

Fel rhan o'ch gwaith cynllunio, byddwch wedi ystyried unrhyw risgiau hysbys i orsafoedd pleidleisio penodol yn eich ardal ac wedi gwneud trefniadau gyda'r Swyddog Llywyddu a'r heddlu yn ôl yr angen. Mae canllawiau ar sut mae Swyddogion Llywyddu yn delio â phroblemau penodol yn yr orsaf bleidleisio wedi'u cynnwys yn llawlyfr yr orsaf bleidleisio.

Mae ein llawlyfr gorsaf bleidleisio'n cynnwys gwybodaeth fanwl am y gweithdrefnau pleidleisio a’r hyn y gall staff gorsafoedd pleidleisio ei ddisgwyl ar y diwrnod pleidleisio.

Gallwch ddod o hyd i lawlyfr gorsaf bleidleisio'r Senedd yn adran pleidleisio mewn gorsaf bleidleisio ein tudalen adnoddau.  

Gallwch ddod o hyd i ganllawiau ar adnabod gorsafoedd pleidleisio priodol yn ein canllawiau cynllunio i Swyddogion Canlyniadau. 

Mae’n ofynnol i chi ddarparu gorsafoedd pleidleisio â deunyddiau ac offer penodol a bydd angen i chi drefnu hyn ymlaen llaw i sicrhau bod popeth yn ei le i gynnal pleidlais mewn gorsaf bleidleisio.

Crynodeb o eitemau i’w darparu i orsafoedd pleidleisio

Mae’n rhaid i chi ddarparu gorsafoedd pleidleisio â:1

• blwch/ blychau pleidleisio 
• papurau pleidleisio (yn cynnwys papurau pleidleisio a gyflwynwyd)
• beiros neu bensiliau i alluogi pleidleiswyr i farcio eu papurau pleidleisio
• sgriniau pleidleisio 
• rhan berthnasol y gofrestr
• rhestr pleidleiswyr absennol - pleidleiswyr post, pleidleiswyr drwy ddirprwy a phleidleiswyr post drwy ddirprwy
• ffurflen i gofnodi manylion etholwyr sydd wedi cael papurau pleidleisio ar ôl cywiro gwall clerigol (a all gael ei hatodi i gofrestr yr orsaf bleidleisio)
• rhestr(au) rhifau cyfatebol
• cyfrifon papurau pleidleisio 
• copi sampl mawr o’r papur pleidleisio, i’w arddangos tu mewn i’r orsaf bleidleisio
• copi sampl mawr o’r papur pleidleisio i’w roi i etholwyr i fynd gyda nhw i fwth pleidleisio er mwyn cyfeirio ato
• dyfais bleidleisio i’w defnyddio gan bleidleiswyr dall neu’n wan eu golwg
• hysbysiad o ganllawiau i bleidleiswyr (’Sut i bleidleisio yn yr etholiadau hyn’) (i’w arddangos tu mewn a thu allan i bob gorsaf bleidleisio)
• cyfarwyddiadau ar gyfer hysbysiadau pleidleiswyr (i’w harddangos tu mewn i’r bwth pleidleisio)
• datganiad gan gymdeithion pleidleiswyr ag anableddau
• rhestr o bleidleisiau a gyflwynwyd
• rhestr o bleidleisiau a nodwyd gan y Swyddog Llywyddu
• datganiad o nifer y pleidleisiau a nodwyd gan y Swyddog Llywyddu
• rhestr o bleidleiswyr ag anableddau a gafodd gymorth gan gymdeithion
• pecynnau, gyda seliau, i roi’r eitemau sydd i’w dychwelyd i chi ynddynt, fel papurau pleidleisio drwy’r post a ddychwelwyd i’r orsaf bleidleisio, ac er mwyn pecynnu'r ddogfennaeth etholiad ar ddiwedd y cyfnod pleidleisio
• y datganiad ynghylch pleidiau a phersonau a enwebwyd (i'w argraffu mewn print amlwg a’i arddangos tu mewn a thu allan i bob gorsaf bleidleisio) 
• unrhyw offer ychwanegol rydych wedi eu pennu’n angenrheidiol i wneud pleidleisio'n haws ac yn fwy hygyrch i bleidleiswyr anabl e.e. bathodynnau i adnabod staff yr orsaf bleidleisio 

Rhaid i chi hefyd wneud trefniadau o’r fath a ystyriwch yn addas i sicrhau y darperir staff, ymgeiswyr ac asiantiaid a benodwyd i fynychu’r orsaf gyda’r gofynion cyfrinachedd perthnasol canlynol.2

Yn ogystal, dylech ddarparu:

• amlenni gyda seliau, i roi unrhyw bapurau pleidleisio a gyflwynwyd ond sydd heb eu rhoi yn y blwch/blychau pleidleisio gan yr etholwr
• ffurflen neu restr i gofnodi etholwyr a nodwyd fel pleidleiswyr post ond sy’n honni nad ydynt wedi gofyn am hyn
• papur nodiadau at ddefnydd staff yr orsaf bleidleisio
• eitemau ysgrifennu yn ôl yr angen, e.e. clipiau papur, pinnau bawd, tac gludiog, tâp gludiog
• sachau plastig i ddychwelyd offer ysgrifennu a chyfarpar i’r lleoliad dilysu
• amlenni i greu pecynnau cymysg

Dylai gorsafoedd pleidleisio sydd wedi gosod dolen sain ei defnyddio lle bo’n bosibl i gefnogi hygyrchedd y broses etholiadol i bleidleiswyr sydd wedi colli eu clyw. Byddai angen hyfforddi staff yr orsaf bleidleisio ar sut i ddefnyddio’r rhain yn y sesiwn friffio.

Rydym wedi cynhyrchu arolwg templed ar gyfer pleidleiswyr gorsafoedd pleidleisio sydd angen cymorth ychwanegol wrth bleidleisio, y dymunwch eu darparu mewn gorsafoedd pleidleisio efallai. Ceir rhagor o wybodaeth yn ein cyfarwyddiadau i Swyddogion Canlyniadau ynghylch cymorth gyda phleidleisio i bleidleiswyr anabl yn yr adran adolygu’r etholiad .

Dylech wirio bod holl offer gorsafoedd pleidleisio'n addas at y diben a bod gennych niferoedd digonol. Dylai hyn gynnwys rhoi ystyriaeth i sawl blwch pleidleisio i’w ddefnyddio gan na fyddai un blwch yn ddigonol o bosibl petai nifer fawr o bleidleiswyr yn galw. Rhaid i'r holl flychau pleidleisio a ddarparwyd i'w defnyddio mewn gorsafoedd pleidleisio gael eu cloi neu eu selio fel sy'n briodol gan staff yr orsaf bleidleisio ar ddechrau'r cyfnod pleidleisio.3

Dylid nodi pob blwch yn glir gyda'r etholiad y mae’n berthnasol iddo. 

Dylech fod wedi paratoi offer a deunyddiau eich gorsaf bleidleisio mewn da bryd cyn diwrnod pleidleisio, er mwyn eu danfon i orsafoedd pleidleisio neu eu casglu gan Swyddogion Llywyddu.

Dylech ddarparu pob gorsaf bleidleisio gyda nifer y papurau pleidleisio yr ydych yn meddwl sy’n angenrheidiol.1 Os nad ydych yn dyrannu papurau pleidleisio i 100% o’r etholwyr sydd â'r hawl i bleidleisio wyneb yn wyneb yn y gorsafoedd pleidleisio, mae angen ystyried yn ofalus faint fydd eu hangen ym mhob achos. 

Fel rhan o’ch ystyriaeth, dylech amcangyfrif y nifer disgwyliedig o bleidleiswyr fydd yn galw. Dylech gymryd yn ganiataol na fydd y nifer yn llai na’r nifer a bleidleisiodd yn yr etholiadau diweddaraf a drefnwyd, a dylech ystyried y posibilrwydd o ymgysylltiad a diddordeb hwyr yn yr etholiad, ac unrhyw faterion lleol neu genedlaethol a all effeithio ar y nifer sy’n galw.

Os ydych yn penderfynu am unrhyw reswm nad ydych yn dyrannu papurau pleidleisio i 100% o’r etholwyr cymwys sydd â'r hawl i bleidleisio wyneb yn wyneb mewn gorsaf bleidleisio, dylech ystyried yn ofalus y nifer fydd ei angen ym mhob achos a rhoi trefniadau ar waith i sicrhau y gellir darparu papurau pleidleisio ychwanegol yn brydlon i unrhyw orsaf bleidleisio a all fod eu hangen.

Dylech hefyd sicrhau bod y Swyddogion Llywyddu yn deall sut i gwblhau cyfrifon y papurau pleidleisio i gymryd i ystyriaeth y dyraniad ychwanegol. 

Wrth ddyrannu papurau pleidleisio i orsafoedd pleidleisio, sicrhewch fod y rhifau ar y papurau pleidleisio a ddyrannir i bob gorsaf bleidleisio mewn trefn olynol er mwyn osgoi unrhyw broblemau gyda chwblhau’r rhestr(au) rhifau cyfatebol neu gyfrifon y papurau pleidleisio. Am ragor o wybodaeth am argraffu papurau pleidleisio, gweler ein canllawiau ar gynhyrchu papurau pleidleisio a gwirio papurau pleidleisio cyn dyrannu. 

Mae gofyn i chi hefyd gyflenwi papurau pleidleisio a gyflwynwyd i’r Swyddogion Llywyddu. I osgoi gwneud y camgymeriad o roi papurau pleidleisio a gyflwynwyd mae’n arfer da eu rhoi mewn amlen wedi’i selio â:

• chyfarwyddiadau sy'n nodi y dylai’r amlen gael ei hagor ac y dylai'r papurau pleidleisio sydd ynddi gael eu cyhoeddi dan amgylchiadau rhagnodedig, cyfyngedig ar ôl ymgynghori â’r swyddfa etholiadau
• disgrifiad cryno o’r amgylchiadau hynny
• cyfarwyddiadau i gyfeirio at lawlyfr yr orsaf bleidleisio am ragor o wybodaeth

Gallwch ddod o hyd i lawlyfr gorsafoedd pleidleisio'r Senedd yn adran pleidleisio mewn gorsaf bleidleisio ein tudalen adnoddau.

Mae’n rhaid i chi ddarparu pob Swyddog Llywyddu â'r rhan briodol o'r gofrestr ar gyfer eu gorsaf bleidleisio a rhestrau pleidleisio absennol priodol.1 Gellir darparu’r gofrestr ar ffurf papur neu electronig.2

Dylid hyfforddi staff gorsafoedd pleidleisio ar y marcwyr etholfraint amrywiol a fydd yn ymddangos ar y gofrestr. Mae angen iddyn nhw fod yn ymwybodol o bwysigrwydd diogelwch manylion personol pleidleiswyr ar y gofrestr etholiadol a'r rhestrau pleidleisio absennol.

Gellir argraffu copïau argraffedig o gofrestrau’r gorsafoedd pleidleisio ar ôl cyhoeddi'r hysbysiad newid etholiad terfynol, pum diwrnod gwaith cyn diwrnod pleidleisio. Fodd bynnag, dylech sicrhau bod holl gofrestrau gorsafoedd pleidleisio:

• yn cael eu gwirio i sicrhau eu bod yn gyflawn
• yn adlewyrchu unrhyw beth a ychwanegwyd neu a ddilëwyd o’r gofrestr yn ddiweddar 
• yn cynnwys y marcwyr etholfraint priodol

Dylech ofyn i'ch Swyddogion Llywyddu wirio:

• bod y gofrestr gywir wedi ei darparu ar gyfer eu gorsaf bleidleisio a
• bod y gofrestr yn cynnwys y nifer disgwyliedig o etholwyr a ddyrannwyd i’w gorsaf bleidleisio.

Newidiadau i’r gofrestr

Dylech sicrhau bod gweithdrefnau ar waith i ddelio ag unrhyw ddiwygiadau angenrheidiol a wneir cyn diwrnod pleidleisio neu ar y diwrnod pleidleisio ei hun. Dylai’r gweithdrefnau hyn gynnwys eich dull:

• o ddiwygio cofrestrau’r orsaf bleidleisio a rhestrau dirprwy o ganlyniad i gywiro gwallau clerigol, cymeradwyo ceisiadau dirprwy brys, neu benderfyniadau llys ar apeliadau cofrestru
• o gyfathrebu’r wybodaeth berthnasol i Swyddogion Llywyddu, y gellir ei wneud ar lafar neu yn ysgrifenedig

Os yw unigolyn yn gwneud cwyn i staff yr orsaf bleidleisio sy’n awgrymu y dylent fod ar y gofrestr etholiadol, dylai’r Swyddog Llywyddu gyfathrebu’r gynrychiolaeth honno i’r Swyddog Cofrestru Etholiadol cyn gynted ag sy’n ymarferol. Er mwyn i hyn weithio’n effeithiol bydd angen systemau cyfathrebu addas ar waith rhwng y Swyddogion Llywyddu a’r Swyddog Cofrestru Etholiadol.

Ceir rhagor o wybodaeth am wallau clerigol yn ein cyfarwyddiadau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol. 

Am ragor o wybodaeth ynghylch hyfforddiant, gweler ein cyfarwyddyd ar hyfforddi swyddogion llywyddu, clercod pleidleisio ac arolygwyr gorsafoedd pleidleisio. 

Mae’n rhaid i chi baratoi a darparu rhestr rhifau cyfatebol i bob gorsaf bleidleisio.1

Mae'r rhestr rhifau cyfatebol yn ddogfen ragnodedig y gellir dod o hyd iddi yn yr atodiad i reolau'r etholiad, neu ffurf debyg.2

Mae dau fath o restr rhifau cyfatebol: un rhestr i'w defnyddio mewn gorsafoedd pleidleisio, sy’n cynnwys rhifau’r papurau pleidleisio a cholofn i ychwanegu rhifau etholwyr y pleidleiswyr sy’n cael y papurau pleidleisio hynny.

Defnyddir y rhestr arall mewn sesiynau darparu pleidleisiau post, yn cynnwys rhif a marc adnabod unigryw pob papur pleidleisio a gynhyrchwyd, yn ogystal â rhifau etholwyr pleidleiswyr post.

Am ragor o wybodaeth ynghylch y broses rhoi pleidleisiau post, gweler ein cyfarwyddiadau ar roi a dosbarthu pleidleisiau post. 

Dylech baratoi cofnodlyfr gorsaf bleidleisio i staff gorsafoedd pleidleisio ei ddefnyddio i gofnodi unrhyw broblemau neu anghysondebau. 

Dylech roi cyfarwyddiadau i staff gorsafoedd pleidleisio gofnodi’r canlynol yng nghofnodlyfr yr orsaf bleidleisio:

• unrhyw ddigwyddiadau lle mae angen iddyn nhw ofyn y cwestiynau penodol o ganlyniad i bersoniad tybiedig. Dylid gwneud hyn ar ôl i’r unigolyn dan sylw adael yr orsaf bleidleisio. Dylent gofnodi cymaint o wybodaeth ag sy’n bosibl, er enghraifft, unrhyw nodweddion i’w hadnabod, a all helpu unrhyw archwiliad yn y dyfodol. Mae'r llawlyfr gorsafoedd pleidleisio yn nodi’r weithdrefn ar gyfer delio â chambersonadu, sy’n cynnwys gofyn y cwestiynau rhagnodedig.
• enw a chyfeiriad unrhyw bleidleisiwr nad yw'n gallu pleidleisio am unrhyw reswm gweinyddol
• unrhywbeth a all helpu i egluro unrhyw broblemau gyda chyfrifon y papurau pleidleisio wrth ddilysu - er enghraifft, os oes pleidleisiwr wedi ei weld yn gadael yr orsaf bleidleisio gyda phapur pleidleisio. Dylech ystyried dweud wrth y Swyddogion Llywyddu i gadw’r cofnodlyfr a chyfrifon y papur pleidleisio gyda’i gilydd wrth ddanfon y papurau pleidleisio i’w cyfri.
• manylion y rhai sy’n bresennol mewn gorsafoedd pleidleisio at ddibenion arsylwi gweithredoedd, gan gynnwys ymweliadau gan yr heddlu a staff Swyddogion Canlyniadau
• unrhyw adegau pan aethant ati i gyfyngu dros dro nifer yr arsyllwyr a all aros yn yr orsaf bleidleisio, er mwyn sicrhau bod y broses bleidleisio’n bwrw ymlaen yn effeithiol
• digwyddiadau lle maent yn gweld rhywun ar wahân i gydymaith penodedig neu blentyn yn ceisio mynd gyda phleidleisiwr i’r bwth pleidleisio, a'r camau yn dilyn hynny
• unrhyw adborth ar y defnydd o unrhyw offer penodol a ddarparwyd i’r orsaf bleidleisio
• gwybodaeth ddefnyddiol am unrhyw sefyllfaoedd anodd a gododd

Os ydych yn bryderus bod posibilrwydd o gambersonadu wedi digwydd mewn gorsaf bleidleisio, dylech gysylltu â’ch Pwynt Cyswllt Unigol yn yr heddlu a gallwch hefyd gysylltu â’ch tîm Comisiwn Etholiadol yng Nghymru am ragor o gymorth. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar gynnal uniondeb yr etholiad.  

Gall pleidleiswyr post ddychwelyd eu pleidlais bost â llaw i unrhyw orsaf bleidleisio yn yr etholaeth.1

Dylech sicrhau y gall staff gorsafoedd pleidleisio adnabod pa bleidleisiau post y gellir eu dychwelyd i’w gorsaf bleidleisio. Am ragor o wybodaeth ynghylch hyfforddiant staff, gweler ein canllawiau ar hyfforddi swyddogion llywyddu, clercod pleidleisio ac arolygwyr gorsafoedd pleidleisio.  

Mae’n rhaid i chi ddarparu pecynnau ar gyfer pleidleisiau post a dderbyniwyd i orsafoedd pleidleisio.2 Dylai nifer y pecynnau a’u harddull, fan leiaf, fod yn seiliedig ar nifer y pleidleisiau yn yr etholiadau cyfatebol diwethaf, ond dylech gadw mewn cof y posibilrwydd o ddiddordeb ac ymgysylltiad hwyr yn yr etholiad, ac unrhyw faterion lleol neu genedlaethol a all effeithio ar y nifer sy’n pleidleisio. 

Dylid cadw cofnodion o'r holl fath becynnau fel y gall pob un gael ei gyfrifo. Dylai'r pecynnau gael eu labelu'n glir a nodi: 

• eu bod yn cynnwys pleidleisiau post
• enw'r orsaf bleidleisio a dynodwr yr orsaf bleidleisio 

Diogelwch pleidleisiau post a ddychwelwyd

Dylech sicrhau bod modd selio’r pecynnau’n ddiogel. 

Mae gan asiantiaid pleidleisio’r hawl i atodi eu sêl i becynnau wedi’u selio cyn iddyn nhw adael yr orsaf bleidleisio ac felly rhaid eu caniatáu i wneud hynny.3

Fel rhan o’ch hyfforddiant, dylech bwysleisio i Swyddogion Llywyddu pwysigrwydd cynnal diogelwch pleidleisiau post a ddychwelwyd i orsafoedd pleidleisio. Dylid rhoi pleidleisiau post yn y pecynnau perthnasol a ddarparwyd ar unwaith a dylai’r Swyddog Llywyddu sicrhau y cedwir y pecynnau yn ddiogel trwy gydol y diwrnod.

Dylech drefnu i'r pleidleisiau post gael eu casglu o’r gorsafoedd pleidleisio drwy gydol y diwrnod gan y bydd hyn yn helpu i leihau’r nifer y bydd angen delio â hwy ar ôl cau’r bleidlais. Gall arolygwyr gorsafoedd pleidleisio berfformio’r ddyletswydd hon. Dylech sicrhau bod prosesau ar waith i gynnal llwybr archwilio clir ac i sicrhau diogelwch pecynnau pleidleisiau post a gasglwyd wrth iddyn nhw gael eu cludo.

Dylid paratoi gorsafoedd pleidleisio gyda'r pleidleisiwr mewn golwg. Yn arbennig, dylech gymryd i ystyriaeth anghenion pleidleiswyr gydag amrywiaeth o anableddau. 

Dylech ystyried lleoliad yr holl ddodrefn a chyfarpar angenrheidiol, yn ogystal â lle dylid arddangos yr holl hysbysiadau, ynghyd â lleoliad arwyddion o fewn yr orsaf bleidleisio ac arwyddion allanol.

Dylech ddatblygu cynlluniau ar gyfer gosod a pharatoi pob un o’ch gorsafoedd pleidleisio a all gynorthwyo'r sawl sy’n gosod y gorsafoedd pleidleisio. Dylech ystyried llif a phrofiad y pleidleiswyr, gan gynnwys sut bydd pleidleisiwr yn symud drwy’r broses bleidleisio, o fynd i mewn i'r orsaf bleidleisio i'w gadael. Dylai gosodiad yr orsaf bleidleisio alluogi’r pleidleisiwr i fwrw ei bleidlais yn gyfrinachol, a dylai hefyd alluogi staff yr orsaf bleidleisio i ganfod a oes rhywun yn ceisio dylanwadu ar sut mae etholwr yn pleidleisio, neu gael gwybodaeth am hynny.

Bydd angen i chi sicrhau bod pwy bynnag sy’n gyfrifol am osod a pharatoi gorsafoedd pleidleisio yn gwybod sut i wneud hynny a’r hyn y dylai’r gosodiad ei gyflawni.

Os oes rhywun ac eithrio staff yr orsaf bleidleisio yn paratoi'r orsaf bleidleisio, dylai staff eich gorsaf bleidleisio wirio ei bod wedi'i gosod yn briodol. Dylent gyfeirio at unrhyw gynlluniau gosod rydych wedi eu cynhyrchu ac at y rhestr wirio gosod gorsafoedd pleidleisio yn llawlyfr gorsafoedd pleidleisio'r Comisiwn wrth wneud hynny. 

Mae’r llawlyfr gorsafoedd pleidleisio hefyd yn ymdrin â lleoli offer ac arddangos hysbysiadau ac yn cynnig enghreifftiau o osodiadau ar gyfer ystafell gydag un orsaf bleidleisio ac ystafell gyda mwy nag un orsaf bleidleisio.

Gallwch ddod o hyd i lawlyfr gorsafoedd pleidleisio'r Senedd yn adran pleidleisio mewn gorsaf bleidleisio ein tudalen adnoddau.  

Gellir defnyddio ymweliadau arolygwyr gorsafoedd pleidleisio i wirio gosodiad yr orsaf bleidleisio ac i sicrhau bod yr holl hysbysiadau'n parhau i gael eu harddangos yn briodol drwy gydol y diwrnod pleidleisio. Rydym wedi llunio'r rhestr wirio ganlynol i gefnogi eu hymweliadau. 

Gallwch ddod o hyd i'r Rhestr wirio ar gyfer arolygwtr gorsafoedd pleidleisio yn adran pleidleisio mewn gorsaf bleidleisio ein tudalen adnoddau.  

Mae rhagor o wybodaeth ac adnoddau ar gyfer hyfforddi staff ar y broses o baratoi gorsafoedd pleidleisio i'w cael yn ein canllawiau ar hyfforddi swyddogion llywyddu, clercod pleidleisio ac arolygwyr gorsafoedd pleidleisio.  

Hysbysiadau gorsafoedd pleidleisio

Mae’n rhaid i chi gynhyrchu ac arddangos, yn Gymraeg a Saesneg, yr hysbysiad ‘Canllawiau i bleidleiswyr’ a’r hysbysiad ‘Cyfarwyddiadau i bleidleiswyr’. Rhagnodir gofynion arddangos a chynnwys yr hysbysiadau hyn mewn deddfwriaeth.1

Mae’n rhaid i’rdatganiad ynghylch pleidiau a phobl a enwebwyd gael ei argraffu mewn print amlwg a’i arddangos tu mewn a thu allan i bob gorsaf bleidleisio.2

Defnyddio Cymraeg neu Saesneg mewn gorsafoedd pleidleisio

Wrth i chi friffio staff yr orsaf bleidleisio dylech nodi’n glir y dylid defnyddio Cymraeg neu Saesneg yn unig wrth gynorthwyo neu roi cyfarwyddiadau i etholwyr mewn gorsafoedd pleidleisio. Bydd hyn yn sicrhau tryloywder mewn gweithredoedd, ac yn galluogi unrhyw arsylwr neu asiant pleidleisio yn yr orsaf bleidleisio i fonitro’r broses bleidleisio.

Efallai y bydd angen cymorth ar rai pleidleiswyr mewn iaith arall oherwydd sgiliau prin yn y Gymraeg neu’r Saesneg. Dylech ystyried pa gymorth rydych yn gallu ei ddarparu i bleidleiswyr yn eich ardal, fel darparu cyfieithiadau o hysbysiadau’r orsaf bleidleisio. 

Mewn rhai achosion eithriadol efallai na fydd yr hysbysiadau wedi’u cyfieithu'n ddigonol nac yn briodol. Er enghraifft, efallai y bydd gan bleidleisiwr lefelau isel o lythrennedd neu â chwestiwn sy’n disgyn y tu hwnt i gwmpas yr hysbysiadau. Yn yr amgylchiadau hynny, gall staff yr orsaf bleidleisio ddarparu cymorth mewn iaith ar wahân i Gymraeg neu Saesneg os ydynt yn gallu.

Pan roddir cymorth mewn iaith arall, dylai staff yr orsaf bleidleisio egluro i staff eraill ac unrhyw asiantiaid pleidleisio neu arsylwr sy’n bresennol pa gwestiwn a ofynnwyd a’r ymateb a roddwyd.

Dylech atgoffa staff yr orsaf bleidleisio i gysylltu â’r Swyddog Canlyniadau (neu’r Swyddog Cofrestru Etholiadol os yn berthnasol) os oes ganddyn nhw unrhyw ymholiadau gan etholwyr nad ydynt yn gallu delio â hwy. 

Mae angen i chi benderfynu pryd i ganiatáu'r defnydd o ffonau symudol mewn gorsafoedd pleidleisio a gwneud hyn yn glir i staff gorsafoedd pleidleisio yn eich hyfforddiant staff. 

Ein cyngor ni yw na ddylech ganiatáu i luniau gael eu tynnu tu mewn i orsafoedd pleidleisio. Mae’r gyfraith o ran caffael gwybodaeth mewn gorsafoedd pleidleisio a datgelu gwybodaeth o’r fath yn gymhleth ac mae risg bod rhywun sy’n tynnu llun tu mewn i orsaf bleidleisio yn torri’r gyfraith, boed yn fwriadol ai peidio.

Gallech benderfynu ar arddangos hysbysiad tu mewn i orsafoedd pleidleisio i nodi’n glir na chaniateir unrhyw fath o ffotograffiaeth (gan gynnwys lluniau a dynnir ar ffonau symudol). 

Yn ogystal â sicrhau bod holl staff gorsafoedd pleidleisio yn ymwybodol o’r cyfarwyddyd hwn, dylent hefyd ddeall efallai y bydd rhai pleidleisiwr sydd wedi colli eu golwg angen defnyddio apiau ar eu ffonau symudol neu ddyfeisiau eraill i'w helpu i ddarllen dogfennau, a dylent ganiatáu iddyn nhw wneud hynny.

Gallai asiant etholiad neu asiant pleidleisio ofyn i staff gorsafoedd pleidleisio am wybodaeth am y nifer o bapurau pleidleisio a roddwyd. Eich penderfyniad chi yw rhyddhau'r wybodaeth hon ai peidio. 

Yr unig rai a all wneud cais i ofyn am nifer y papurau pleidleisio a roddwyd yw'r rhai sydd â hawl i fod y tu mewn i’r orsaf bleidleisio. Os ydych yn penderfynu darparu’r wybodaeth hon, mae’n rhaid i chi fod yn ofalus i beidio â rhyddhau unrhyw wybodaeth a all beryglu torri cyfrinachedd y bleidlais. 

Rydym wedi cynhyrchu cyfarwyddyd ar sut all staff gorsafoedd pleidleisio gyfrifo’r nifer o bapurau pleidleisio a roddwyd. Gellir dod o hyd i hwn yn ein briff i staff gorsafoedd pleidleisio. 

Gallwch ddod o hyd i'r briff i staff gorsafoedd pleidleisio yn adran pleidleisio mewn gorsaf bleidleisio ein tudalen adnoddau. 

Gall pleidleiswyr sydd yn eu gorsaf bleidleisio, neu mewn ciw y tu allan i’w gorsaf bleidleisio, am 10pm at y diben o bleidleisio ofyn am bapurau pleidleisio.1

Os oes unigolyn yn yr orsaf bleidleisio neu mewn ciw y tu allan i’r orsaf bleidleisio erbyn 10pm at ddibenion dychwelyd pleidleisiau post, gallant wneud hynny ar ôl 10pm.

Fel rhan o’ch proses gynllunio dylech ystyried lle all ciwiau godi a sicrhau bod gennych drefniadau yn eu lle i allu ymateb yn ôl yr angen.

Dylech sicrhau bod staff gorsafoedd pleidleisio'n monitro nifer y bobl drwy gydol y diwrnod ac yn darparu adroddiadau cynnydd i arolygwyr gorsafoedd pleidleisio, a’u bod nhw’n tynnu eich sylw at unrhyw wybodaeth sy’n dynodi risg o giw ar ddiwedd y cyfnod pleidleisio mewn unrhyw orsaf bleidleisio.

Dylech hefyd ystyried cynnwys eich SPOC yn yr heddlu yn y trefniadau cynllunio i ddelio â chiwiau posibl ar ddiwedd y cyfnod pleidleisio, fel y gallant eich cynorthwyo i reoli ciw os oes angen.

Mae llawlyfr gorsaf bleidleisio’r Comisiwn yn nodi’n fanwl y prosesau i’w dilyn ar ddiwedd y cyfnod pleidleisio, gan gynnwys sut i ddelio â phleidleiswyr sydd mewn ciw am 10pm.

Gallwch ddod o hyd i lawlyfr gorsafoedd pleidleisio'r Senedd yn adran pleidleisio mewn gorsaf bleidleisio ein tudalen adnoddau.  

Bwriad yr adran hon yw eich helpu i wneud penderfyniadau ynghylch rhai o agweddau allweddol y prosesau dilysu a chyfrif pleidleisiau, megis rheoli’r gwaith o bennu’r canlyniad, ynghyd â datblygu cynlluniau i reoli presenoldeb ac arsylwi, gan sicrhau diogelwch papurau pleidleisio, prosesau archwilio a delio gyda phapurau pleidleisio amheus. 

Mae’n rhoi canllawiau i gefnogi’r prif benderfyniadau sydd angen i chi eu gwneud ac mae’n tynnu sylw at ddulliau a argymhellir i’ch cynorthwyo i ddeall a chyflawni eich dyletswyddau i sicrhau bod tryloywder yn y broses a’ch galluogi i gyflawni canlyniad cywir y mae gan bleidleiswyr, pleidiau gwleidyddol ac ymgeiswyr hyder ynddo.
 

Chi sy’n gyfrifol am ddilysu’r cyfrifon papur pleidleisio a chyfri’r pleidleisiau ar gyfer eich etholaeth.1  

Mae amrywiaeth o ffyrdd y gellir trefnu'r dilysu a'r cyfrif ar draws yr etholaeth. Bydd angen i chi benderfynu pa un yw'r opsiwn gorau ar gyfer eich ardal, yn seiliedig ar amgylchiadau lleol eich etholaeth, fel rhan o'ch gwaith cynllunio ar gyfer sut y byddwch yn cyflawni'r prosesau dilysu a chyfrif yn ddiogel ac yn ddibynadwy.

Wrth benderfynu sut i drefnu’r prosesau dilysu a chyfrif ar gyfer yr etholaeth, bydd angen i chi ystyried ffactorau ymarferol eraill a allai effeithio ar drefniant ac amseriad y broses ddilysu, cyfrif a phennu’r canlyniad, megis:

• maint yr etholaeth
• a yw'r etholaeth yn cwmpasu mwy nag un awdurdod lleol
• daearyddiaeth yr etholaeth
• maint a chapasiti'r lleoliadau
• y nifer sy'n pleidleisio
• y gallu i sicrhau tryloywder ar gyfer ymgeiswyr, asiantiaid ac arsylwyr
• y gost o ddefnyddio’r lleoliad(au)

Wrth gynllunio ar gyfer cynnal y broses ddilysu a chyfrif, dylech gadw eich ystyriaethau cynllunio cyffredinol dan adolygiad i sicrhau eu bod yn parhau i fod yn realistig a chadarn. Dylai hyn gynnwys adolygu eich cynlluniau yn agos at y dyddiad cau ar gyfer enwebiadau pan mae nifer yr ymgeiswyr wedi’i bennu’n swyddogol ac ailymweld â’ch tybiaethau ynghylch y nifer a bleidleisiodd, cyflymder a gallu’r staff cyfrif ac amseru disgwyliedig ar gyfer cwblhau’r amryw gamau cyfrif yn sgil hyn.

Bydd adolygiad o’r fath yn helpu i lywio asesiad realistig o p'un a ydych chi’n gallu cyflawni'r cynllun cyffredinol ar gyfer y cyfrif, ac a yw’n angenrheidiol i roi cynlluniau wrth gefn ar waith, ac os felly, pryd. Ym mhob achos, dylai eich cynllun fod yn ddigon hyblyg i’ch galluogi chi i ymateb os bydd unrhyw un o’ch tybiaethau’n newid, neu os ydi unrhyw risgiau hysbys yn codi a dylai gynnwys pa gamau wrth gefn y byddwch yn eu cymryd mewn amgylchiadau o’r fath.

Dylai eich cynllun hefyd nodi pwyntiau allweddol yn ystod y broses gyfrif y byddwch yn adolygu cynnydd yn erbyn yr amserlen ddisgwyliedig. Dylid defnyddio’r adolygiad cynnydd hwn i ddiweddaru ymgeiswyr, asiantiaid a’r cyfryngau ar gynnydd y cyfrif.

Wrth ddatblygu eich cynlluniau, dylech ystyried egwyddorion y Comisiwn ar gyfer proses ddilysu a chyfrif sy’n cael ei rhedeg yn dda, ac ystyried ffactorau ymarferol eraill a allai effeithio ar drefniant ac amseriad y broses honno. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar ddilysu a chyfrif y pleidleisiau. 
 

Dyma rai o’r ffactorau allweddol y bydd angen i chi eu hystyried wrth benderfynu sut i drefnu a rheoli’r broses o ddilysu a chyfrif y pleidleisiau yn eich etholaeth: 

Cysondeb o ran dull: Bydd gan yr awdurdodau lleol a’u staff y byddwch efallai wedi eu penodi fel dirprwyon brofiad blaenorol o redeg cyfrifiadau etholiad yn eu hardal a bydd ganddynt eu prosesau a’u ffrydiau gwaith eu hunain y maent wedi arfer eu dilyn. Er y bydd y profiad a’r wybodaeth hon yn ddefnyddiol wrth benderfynu sut yw’r ffordd orau i drefnu a rheoli’r dilysu a chyfrif, dylech ystyried sut y byddwch yn sicrhau cysondeb yn eich dull dilysu a chyfrif ledled yr etholaeth, waeth lle cynhelir y prosesau.

Adnoddau ac argaeledd staff: Bydd adnabod, recriwtio a hyfforddi niferoedd digonol o staff cymwys i gynnal y cyfrif yn ystyriaeth allweddol hefyd. Er enghraifft, yn dibynnu ar ddaearyddiaeth yr etholaeth, efallai y bydd yn fwy anodd recriwtio’r niferoedd digonol o staff priodol i weithio mewn lleoliad canolog nag y byddai i recriwtio pobl i weithio mewn lleoliad sy’n agosach at eu cartref, a allai hefyd fod yn staff profiadol sydd wedi gweithio ar gyfrifiadau etholiad yn y gorffennol.

Defnyddio staff: Dylech hefyd ystyried sut i ddefnyddio staff yn y ffordd fwyaf effeithlon. Os yw staff cyfrif mewn un lleoliad canolog, gellir eu defnyddio’n hyblyg i sicrhau'r cynhyrchiant gorau posibl er budd canlyniad prydlon i’r cyfrif. Os yw staff mewn canolfannau cyfrif lleol ar wahân, mae’n debygol y bydd staff cyfrif mewn rhai ardaloedd wedi cwblhau'r broses tra bod eraill yn parhau i gyfrif. Bydd angen i chi ystyried sut i sicrhau bod trefniadau’r cyfrif yn galluogi holl ardaloedd awdurdod lleol yr etholaeth i gwblhau eu cyfrif o fewn amser rhesymol i’w gilydd.

Lleoliadau: Bydd angen i unrhyw leoliadau a ddefnyddir fod yn ddigon mawr, gyda digon o gapasiti ar gyfer y staff a'r prosesau angenrheidiol, ac i alluogi'r prosesau i gael eu cynnal yn effeithlon a'u gweld yn glir gan y rhai sydd â’r hawl i fod yn bresennol, gan gymryd i ystyriaeth y posibilrwydd o bresenoldeb y cyfryngau pan fydd y canlyniad yn cael ei ddatgan. Bydd gan awdurdodau lleol eraill yn eich etholaeth leoliadau (a lleoliadau wrth gefn) y maent eisoes wedi’u defnyddio yn y gorffennol ac yn gyfarwydd â hwy, ynghyd â gosodiadau a ffrydiau gwaith dilysu a chyfrif sy’n gweithio i'r lleoliadau hynny. Os ydych yn defnyddio lleoliad canolog, bydd graddfa’r lle sydd ei angen yn dibynnu ar faint/meintiau’r etholaeth a nifer yr etholwyr. Bydd angen i chi nodi a rhoi trefniadau wrth gefn ar waith, a allai gynnwys nodi lleoliadau addas o'r un maint a chapasiti rhag ofn na fydd y lleoliad gwreiddiol ar gael.

Trosglwyddo cyfansymiau lleol: Bydd angen i ddirprwyon penodedig drosglwyddo cyfanswm lleol i’r Swyddog Canlyniadau er mwyn i ganlyniad yr etholaeth gael ei gyfrifo. Bydd angen i chi sicrhau eich bod yn darparu cyfarwyddiadau ar y dull i'w ddefnyddio ar gyfer trosglwyddo’r wybodaeth yn gywir ac yn ddiogel a'ch bod yn profi'r broses ymlaen llaw. Mae mwy o risgiau ynghlwm â’r broses hon os cynhelir y cyfrif yn lleol, er enghraifft, o ganlyniad i broblemau technegol. Bydd angen i chi ddatblygu trefniadau wrth gefn i’w rhoi ar waith pe bai problemau technegol yn codi.

Diogelwch a logisteg: Dylech sicrhau bod papurau pleidleisio’n cael eu storio’n ddiogel bob amser. Bydd hon yn ystyriaeth bwysig mewn unrhyw gynlluniau a fyddai'n gofyn am gludo blychau pleidleisio i leoliad canolog, neu rhwng lleoliadau ar ôl cael eu dilysu. Dylech ystyried yn ofalus y risgiau diogelwch posibl sydd ynghlwm â chludo blychau pleidleisio a’r heriau logisteg cysylltiedig, gan gynnwys sut i sicrhau, pan mae pleidleisiau wedi’u cyfuno, bod y papurau pleidleisio cywir ar gyfer pob pleidlais yn y lle cywir fel y gellir cynnwys yr holl bapurau pleidleisio yn y cyfrif priodol. 

Dylai eich penderfyniadau o ran pryd, lle a sut y dylid dilysu a chyfrif y pleidleisiau gael eu gwneud yn unol â’r egwyddorion a’r ystyriaethau a nodir yn y canllawiau hyn. Ar ôl i chi wneud eich penderfyniadau, dylech ystyried y ffordd orau o sicrhau bod cynlluniau ar gyfer rheoli ac adnoddi prosesau cyfrif a dilysu yn cyflawni’r egwyddorion hyn yn ymarferol.

Gwneud penderfyniadau

Dylech gadw cofnod o'r holl gamau a gymerwyd er mwyn gallu darparu llwybr archwilio sy’n dangos eich proses gwneud penderfyniadau. Dylech allu egluro eich penderfyniadau, a dylech fod yn barod i wneud hynny mewn ymateb i ymholiadau.

Er mwyn helpu i feithrin hyder yn eich cynllun ar gyfer dilysu a chyfrif, dylech rannu gwybodaeth am eich cynllun gyda rhanddeiliaid ac ymgynghori ac ymgysylltu â hwy. Dylech gyfathrebu drwy gydol eich proses gynllunio a bod yn barod i egluro’r rhesymau dros y penderfyniadau rydych yn eu cymryd. Ar gyfer penderfyniadau allweddol, dylech roi eich rhesymau i randdeiliaid yn ysgrifenedig.

Dylech hefyd nodi ymlaen llaw y penderfyniadau hynny ynghylch rheoli’r cyfrif y mae’n rhaid eu cymryd mewn ymgynghoriad a chytundeb â phleidiau, ymgeiswyr unigol ac asiantiaid, a’i gwneud yn glir iddynt ar ba sail y byddwch yn gwneud penderfyniadau. Mae hyn yn cynnwys, er enghraifft, penderfyniadau ar ail-gyfrifiadau a gohirio'r cyfrif. Er y dylech geisio mewnbwn i lywio'ch penderfyniadau gan y rhai a effeithir, mae'r cyfrifoldeb am wneud penderfyniadau yn y pen draw'n aros gyda chi fel y Swyddog Canlyniadau. Bydd angen i chi benderfynu ar y ffordd orau o gyfathrebu’r penderfyniadau hyn ar ôl eu gwneud.

Dogfennaeth

Dylech gynhyrchu templedi ymlaen llaw ar gyfer yr holl ddogfennau a fydd yn cael eu defnyddio yn ystod y dilysu a'r cyfrif a sicrhau bod staff yn gyfarwydd â nhw. Gall defnyddio gwahanol liwiau ar y ddogfennaeth fod yn ffordd effeithiol o ddod o hyd i'r dogfennau perthnasol yn gyflym.

Cyfarpar a gosodiad

Bydd angen i chi benderfynu pa gyfarpar y byddwch ei angen i weinyddu’r dilysu a’r cyfrif (fel sy’n briodol) ac i gyfathrebu gyda’r ymgeiswyr a’r asiantiaid ac unrhyw un arall sy’n bresennol yn y cyfrif, gan gynnwys:

• systemau cyhoeddi cyhoeddus
• llinellau ffôn
• ffonau symudol a signalau symudol
• offer TG cyffredinol a thaenlenni i gofnodi ffigyrau dilysu a chyfrif
• offer i wirio’r dynodwyr personol ar bleidleisiau post a ddychwelwyd (os yw’r broses olaf o agor pleidleisiau post i'w chynnal yn y lleoliad dilysu)
• sgriniau i arddangos unrhyw wybodaeth berthnasol drwy gydol y cyfrif.

Rydym wedi paratoi rhestr wirio i helpu staff perthnasol i sicrhau bod yr holl ddeunyddiau angenrheidiol, gan gynnwys deunydd ysgrifennu a chyfarpar, yn bresennol yn y lleoliad dilysu a chyfrif.

Gallwch ddod o hyd i’r rhestr wirio hon yn adran dilysu a chyfrif y dudalen adnoddau.

Rydym hefyd wedi datblygu canllawiau i'ch cefnogi chi petaech chi angen caffael unrhyw gyfarpar. 

Dylech sicrhau y gall eich trefniadau dilysu a chyfrif gyflawni’r egwyddorion allweddol ar gyfer proses ddilysu a chyfrif effeithiol:

• Mae’r holl brosesau yn dryloyw a gyda llwybr archwilio clir a diamwys. Er enghraifft:
  • bod y rhai sydd â hawl i fod yn bresennol yn gallu gweld y broses yn glir
  • bod gwybodaeth ddigonol am y prosesau i'w dilyn yn cael ei darparu i’r rhai sy’n bresennol
  • bod y wybodaeth yn cael ei chyfathrebu'n gyson ac yn agored  

• Mae’r broses ddilysu yn arwain at ganlyniad cywir. Golyga hyn bod nifer y papurau pleidleisio ym mhob blwch naill ai'n cyfateb i nifer y papurau pleidleisio a roddwyd fel y nodwyd ar y cyfrif papur pleidleisio neu, os nad yw hynny'n digwydd:

  • bod ffynhonnell yr amrywiad wedi’i nodi a gellir ei egluro, a/neu
  • bod y blwch wedi’i ail-gyfrif ddwywaith o leiaf, tan mae’r un nifer o bapurau pleidleisio wedi’i gyfrif ar ddau achlysur yn olynol
• Mae’r cyfrif yn arwain at ganlyniad cywir, pan:
  • mae cyfanswm y pleidleisiau a fwriwyd ar gyfer pob plaid neu ymgeisydd a phleidleisiau a wrthodwyd yn cyfateb i gyfanswm nifer y papurau pleidleisio a roddwyd ar y datganiad dilysu 
  • mae’r broses ddilysu, cyfrif a phennu canlyniad yn amserol
  • cynhelir cyfrinachedd y bleidlais drwy gydol y broses
  • cynhelir diogelwch papurau pleidleisio a deunyddiau eraill drwy gydol y broses
  • mae cyfathrebu gwybodaeth yn y lleoliad(au) dilysu a chyfrif yn glir ac yn amserol

Wrth ddatblygu proses pennu’r canlyniad, bydd angen i chi ystyried pob cam allweddol sy’n cyfrannu at y canlyniad cyffredinol. 

Os nad yw’r broses ddilysu a chyfrif yn cael ei chanoli, bydd ystyriaethau ychwanegol yn cynnwys dilysu’r papurau pleidleisio a chyfrif y pleidleisiau mewn ardaloedd awdurdod lleol eraill o fewn yr etholaeth, gan goladu cyfansymiau lleol a chyfathrebu’r canlyniadau hynny. Dylech sicrhau bod y prosesau hyn yn cael eu trefnu, eu rheoli a’u cynnal mewn ffordd sy’n sicrhau y gellir bodloni'r egwyddorion hyn.
 

Gall y Bwrdd Rheoli Etholiadol ddarparu cyfarwyddiadau neu ganllawiau ar amseru’r cyfrif.

Os na ddarperir cyfarwyddiadau, rhaid i chi wneud trefniadau ar gyfer dilysu’r cyfrifon papurau pleidleisio a chyfrif y pleidleisiau cyn gynted ag y bo’n ymarferol ar ôl i’r gorsafoedd pleidleisio gau.1

Dylid gwneud penderfyniadau ynghylch y cyfrif cyn y cyhoeddir yr hysbysiad etholiad fel y gallwch hysbysu’r rhai sydd â diddordeb, gan gynnwys pleidiau gwleidyddol a darlledwyr, yn gynnar yn y broses. Bydd disgwyliad ymhlith pleidiau gwleidyddol, ymgeiswyr a'r cyfryngau bod y canlyniadau yn cael eu datgan cyn gynted ag y bo modd ar ôl i’r gorsafoedd pleidleisio gau. O ganlyniad, bydd angen i chi gynllunio’n ofalus sut i reoli disgwyliadau pleidiau, ymgeiswyr a’r cyfryngau.

Bydd angen i chi ystyried amseru’r broses ddilysu, cyfrif a phennu’r canlyniad ledled yr etholaeth, ac, os cynhelir cyfrif lleol, sut y byddwch yn sicrhau eich bod yn gallu cyflawni i derfynau amser disgwyliedig er mwyn cwblhau’r broses gyfan. 

Y brif egwyddor y dylai fod yn sail i’ch penderfyniadau o ran amseru'r cyfrifiadau etholiad yw’r angen i sicrhau canlyniad cywir lle mae gan bleidleiswyr, pleidiau gwleidyddol ac ymgeiswyr hyder ynddo. 
Mae angen i chi sicrhau eich bod yn hyderus bod eich prosesau cyfrif chi, a lle bo’n berthnasol, unrhyw brosesau cyfrif lleol, yn cael eu rheoli a’u hadnoddi mewn ffordd sy’n galluogi’r cyfrif i gynhyrchu canlyniad prydlon. 
 

Methodoleg

Bydd y ffordd y byddwch yn penderfynu trefnu a rheoli’r dilysu a'r cyfrif yn yr etholaeth yn cael effaith ar amseriad.
Wrth gynllunio eich dilysu a chyfrif, dylech ystyried defnyddio dull cyfrif bach. Caiff ei gydnabod yn eang bod rhannu'r broses ddilysu a chyfrif yn ardaloedd llai na’r ardal etholiadol berthnasol yn hynod effeithiol o ran cyflawni canlyniad cywir ac amserol gyda llwybrau archwilio clir.

Yna, caiff canlyniadau o'r ardaloedd hynny eu cyfuno i gyflawni canlyniad cyffredinol ar gyfer yr ardal honno. Bydd unrhyw broblemau cyfrif a allai godi yn cael eu cyfyngu i ardal fwy hydrin a gallai unrhyw ail-gyfrifiadau a allai ddigwydd o ganlyniad i hyn gael eu cyfyngu.

Bydd angen i chi benderfynu a fyddwch yn achub ar y cyfle i ddechrau cyfrif y pleidleisiau cyn i'r dilysu gael ei gwblhau.
 

Mae sawl peth y gallwch ei ystyried yn gynnar yn y broses er mwyn helpu i amcangyfrif amseriad pob cam o'ch proses ddilysu a chyfrif. Dylai hyn gynnwys:

• nifer y staff ac unrhyw fformiwlâu staffio sydd gennych ar waith, e.e. nifer y papurau pleidleisio sy'n cael eu cyfrif bob awr fesul cynorthwyydd cyfrif 
• nifer y papurau pleidleisio a broseswyd mewn etholiad cyfatebol blaenorol
• y fethodoleg a ddefnyddiwyd mewn etholiadau blaenorol e.e. cyfrifiadau bach 
• yr amser a gymerodd mewn etholiadau cyfatebol blaenorol i gwblhau gwahanol gamau o'r dilysu a chyfrif

Dylech rannu'r amseroedd hyn gyda rhanddeiliaid, ynghyd â’r rhagdybiaethau sy’n sail iddynt. Fodd bynnag, dylech rybuddio rhanddeiliaid hefyd mai dim ond amseroedd dangosol yw'r rhain a bod modd iddyn nhw newid - er enghraifft, os yw’r nifer a bleidleisiodd yn sylweddol fwy neu lai na’r disgwyl.

Efallai y bydd gan rai rhanddeiliaid ddisgwyliadau ynghylch pa mor gyflym y gellir cwblhau’r prosesau, nad oes modd eu cyflawni’n ymarferol, a gall hyn arwain at densiwn a rhwystredigaeth yn ystod y dilysu a chyfrif. Er mwyn rheoli disgwyliadau, dylech egluro’n fanwl y prosesau dan sylw, pa mor hir mae pob cam yn debygol o'i gymryd a’r adnoddau rydych wedi'u rhoi ar waith.

Mae deall nifer y papurau pleidleisio y bydd angen delio â nhw yn ffactor hanfodol yn eich gwaith cynllunio, a bydd yn helpu i bennu’r adnoddau sydd arnoch eu hangen ar gyfer y broses ddilysu a chyfrif.  

Bydd angen i chi ystyried yr amcangyfrifon canlynol:

• maint yr etholaeth
• nifer y papurau pleidleisio a ddefnyddiwyd a nas defnyddiwyd
• nifer y papurau pleidleisio drwy'r post a ddychwelwyd
• nifer y papurau pleidleisio amheus y mae angen eu dyfarnu

Etholwyr

Bydd modd i chi amcangyfrif nifer yr etholwyr cymwys drwy ddefnyddio'r ffigwr ar ôl cyhoeddi'r gofrestr ddiwygiedig fel gwaelodlin, ond gan gymryd i ystyriaeth y cynnydd tebygol yn nifer y bobl a fydd yn cofrestru cyn yr etholiadau. 

Gall dadansoddi'r cynnydd yn nifer yr etholwyr cyn yr etholiadau diwethaf a drefnwyd roi syniad i chi o'r cynnydd canrannol yn nifer yr etholwyr y gallwch ei ddisgwyl yn yr etholiadau.

Dylech hefyd ystyried unrhyw gynnydd a all ddeillio o weithgarwch cofrestru y bydd y Swyddog Cofrestru Etholiadol yn ei wneud. Dylech allu cadw golwg ar yr amcangyfrifiad hwnnw drwy fonitro’r diweddariadau misol i’r gofrestr.

Os nad chi hefyd yw’r Swyddog Cofrestru Etholiadol, mae angen i chi gysylltu â’r Swyddog Cofrestru Etholiadol i gael y data cofrestru.

Dylech sicrhau bod pawb sydd am arsylwi’r broses ddilysu a chyfrif yn gallu gwneud hynny’n ddiogel a’u bod yn gallu gweld y wybodaeth sydd ei hangen arnynt i’w galluogi nhw i wneud hynny.

Mae’r adran hon yn cynnwys gwybodaeth am bwy all fod yn bresennol yn y dilysu a’r cyfrif, a chanllawiau ar gyfer eich cynlluniau i gyfathrebu drwy gydol y prosesau dilysu a chyfrif.

Am ragor o wybodaeth ynghylch presenoldeb wrth bennu’r canlyniad, gweler ein canllawiau.
 

Mae gan y bobl ganlynol yr hawl yn ôl y gyfraith i fod yn bresennol yn y broses ddilysu a chyfrif: 1

• chi a'ch staff

• ymgeisydd plaid ac ymgeisydd unigol

• un gwestai fesul ymgeisydd rhestr plaid ac un gwestai fesul ymgeisydd unigol

• asiantiaid etholiad
• asiantiaid cyfrif
• Cynrychiolwyr y Comisiwn
• arsylwyr achrededig
• cwnstabliaid a swyddogion cymorth cymunedol yr heddlu sydd ar ddyletswydd
• unrhyw berson arall sy’n cael eich caniatâd i fod yn bresenno 
  • mae angen i chi fod yn fodlon na fydd unrhyw berson sy’n cael eich caniatâd i fod yn bresennol yn tarfu ar y dilysu na’r broses o gyfrif pleidleisiau yn effeithlon, a'ch bod chi naill ai wedi ymgynghori â’r asiantiaid etholiad neu wedi penderfynu bod gwneud hynny'n anymarferol2

Dylech gymryd yr holl gamau angenrheidiol i sicrhau nad yw presenoldeb unrhyw un yn ymyrryd â, nac yn peri bygythiad i, gyfrinachedd y bleidlais. Mae gennych gyfrifoldeb cyfreithiol i wneud trefniadau i sicrhau bod yr holl bobl sy’n bresennol (ac eithrio cwnstabliaid sydd ar ddyletswydd) yn cael copi o'r gofynion cyfrinachedd perthnasol.3

Mae gennych ddyletswydd gyfreithiol i roi cyfleusterau rhesymol i asiantiaid cyfrif oruchwylio’r broses o ddilysu a chyfrif y pleidleisiau. Dylech sicrhau bod unrhyw un sydd â’r hawl i fod yn bresennol yn gallu gweld y broses yn glir, a hynny heb allu ymyrryd â gwaith eich staff.4

Nid oes gofyn i’r rhai sy’n bresennol gyrraedd erbyn amser penodol. Dylech roi proses ar waith i sicrhau bod y rhai sydd â’r hawl i fod yn bresennol yn gallu cael eu derbyn pryd bynnag y maent yn cyrraedd. Dylai’r broses hon hefyd ganiatáu unrhyw fynychwr sy'n dymuno gadael a dychwelyd hwyrach ymlaen i wneud hynny.

Rhaid i chi roi cyfleusterau rhesymol i asiantiaid cyfrif oruchwylio’r broses ddilysu a chyfrif pleidleisiau a darparu'r wybodaeth berthnasol iddynt.1

Mae gan asiantiaid cyfrif yr hawl i wneud y canlynol:

• tynnu eich sylw at unrhyw bapurau pleidleisio amheus
• anghytuno â’ch penderfyniad i wrthod papur pleidleisio ac mae’n rhaid i chi farcio’r papur pleidleisio hwnnw fel ‘gwrthwynebwyd y gwrthodiad’/’rejection objected to’
• ychwanegu eu seliau personol pan fyddwch yn selio blychau pleidleisio ac amlenni os caiff cyfrif ei ohirio am unrhyw reswm neu os oes egwyl yn y broses.

Yn benodol, pan mae pleidleisiau’n cael eu cyfrif drwy ddidoli'r papurau pleidleisio yn ôl yr ymgeisydd unigol a phlaid ac yna pob set o bapurau pleidleisio’n cael ei chyfrif, mae gan yr asiantiaid cyfrif yr hawl i fod yn fodlon bod y papurau pleidleisio wedi’u didoli'n gywir.2

Mae’n rhaid i chi roi gwybod i asiantiaid cyfrif am yr amser a’r lle y bydd y broses ddilysu a chyfrif pleidleisiau yn dechrau.3

Gallwch gyfyngu nifer yr asiantiaid cyfrif, ond wrth wneud hynny rhaid i chi sicrhau:4

• bod y nifer yr un fath ar gyfer pob ymgeisydd unigol neu blaid wleidyddol
• ni ddylai’r nifer a ganiateir (ac eithrio amgylchiadau arbennig) fod yn llai na’r nifer a geir drwy rannu nifer y staff cyfrif gyda nifer yr ymgeiswyr unigol a phleidiau.

Ceir rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau ar benodi asiantiaid cyfrif.

Arsylwyr achrededig

Mae arsylwi etholiadol yn rhan werthfawr a chyfreithlon o’r broses etholiadol, a dylid cymryd gofal i beidio â rhwystro na tharfu ar unrhyw arsylwyr.  

Er bod gennych yr hawl i ofyn i arsylwr adael am gamymddwyn, a/neu gyfyngu nifer yr arsylwyr a all fod yn bresennol ar unrhyw adeg yn ystod y dilysu a chyfrif, dylech fod yn ofalus wrth wneud hynny.1  

Nid oes gennych yr hawl i wahardd pob arsylwr o'r dilysu a chyfrif; dim ond cyfyngu ar y nifer o arsylwyr sy’n bresennol ar unrhyw adeg, a dylech gymhwyso’r disgresiwn hwn yn rhesymol. 

Os byddwch yn atal mynediad, neu'n tynnu arsylwr achrededig o’r dilysu neu gyfrif, dylech sicrhau bod llwybr archwilio i gefnogi eich penderfyniad. Mae templed o gofnod cyfyngiadau mynediad arsylwyr ar gael at y diben hwn.

Gallwch ddod o hyd i'r templed log cyfyngiadau mynediad arsylwr yn yr adran gwirio a chyfrif ar ein tudalen adnoddau. 

Wrth reoli presenoldeb arsylwyr, rhaid i chi ystyried Cod ymarfer i arsylwyr y Comisiwn.2 Os cewch unrhyw broblemau gydag arsylwyr sy'n mynd i’r broses gyfrif, cysylltwch â thîm y Comisiwn yng Nghymru cyn gynted â phosibl. 

Cynrychiolwyr y Comisiwn

Mae gan gynrychiolwyr y Comisiwn yr hawl i fod yn bresennol yn y broses ddilysu a chyfrif ac i arsylwi eich arferion gweithio. 

Gallant ofyn cwestiynau i’ch staff, ond ni fyddant yn gwneud hynny os byddai hyn yn rhwystro neu’n tarfu ar gynnal y broses. 

Nid oes gennych yr hawl i gyfyngu ar y nifer o gynrychiolwyr y Comisiwn yn y dilysu a chyfrif.3   

Ceir rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau ar benodi arsylwyr achrededig a chynrychiolwyr y Comisiwn.

 

Dylech sicrhau lle a chyfle i’r cyfryngau adrodd ar ganlyniad yr etholiad. 1 Mae gennych ddisgresiwn i benderfynu pa gynrychiolwyr o'r cyfryngau rydych yn caniatáu iddynt fod yn bresennol. Gall amrywiaeth o sefydliadau neu unigolion ar draws blatfformau print, darlledu, ar-lein, podlediadau neu gyfryngau cymdeithasol ofyn i fynd i'r cyfrif. Mae sawl ffactor y gallech eu hystyried wrth benderfynu pwy i'w ganiatáu, gan gynnwys a ydynt yn cynrychioli sefydliad cyfryngau dilys, yn cael eu rheoleiddio gan Ofcom, IPSO neu Impress, a chyrhaeddiad eu sefydliad. Dylid cymhwyso pa bynnag feini prawf a ddefnyddiwch yn deg ac yn gyson ar draws pob cais. Efallai yr hoffech hefyd gytuno ar bolisi ynghylch a ganiateir i staff cyfryngau sy'n gysylltiedig â phleidiau neu ymgeiswyr sy'n cymryd rhan yn yr etholiad fynychu fel cyfryngau. Unwaith eto, dylid cymhwyso hyn yn gyson.

Fel sy’n berthnasol i bob unigolyn sy’n bresennol, rhaid i chi sicrhau nad yw cynrychiolwyr y cyfryngau yn ymyrryd â’r broses nac yn peryglu cyfrinachedd y bleidlais.

Wrth baratoi ar gyfer cynrychiolwyr y cyfryngau sy’n bresennol yn y broses ddilysu a chyfrif, dylech ystyried:

• cysylltu â’r prif sefydliadau darlledu ymlaen llaw
• amlinellu’r cyfleusterau sydd ar gael i’r cyfryngau
• trefnu bod systemau sain yn cael eu defnyddio ar gyfer y cyhoeddiadau ac ar gyfer unrhyw ffrydiau byw
• rhoi cyfle i gynrychiolwyr y cyfryngau archwilio lleoliad y dilysu a’r cyfrif i weld pa fannau a chyfleusterau sydd ar gael, a rhoi’r cyfle iddynt godi unrhyw faterion neu ofynion technegol gyda chi, gan gynnwys unrhyw ofynion technegol i osgoi problemau ar y noson a chaniatáu paratoadau i gael eu gwneud i osodiad y lleoliad
• sut byddwch yn sicrhau bod y cyfryngau yn ymwybodol o unrhyw ardaloedd cyfyngedig a gweithdrefnau; e.e. bod gweithredwyr camerâu yn deall na ddylent gipio gwybodaeth sensitif (fel rhoi golwg agos o bapurau pleidleisio) na rhwystro staff cyfrif.

Drwy gydol y broses, dylech sicrhau bod cynrychiolwyr y cyfryngau yn ymwybodol o:

• y trefniadau ar gyfer datgan y canlyniadau, fel rhoi gwybod iddynt ychydig cyn datgan y canlyniadau fel y gallant symud i’w safleoedd a’u darparu â chopïau ysgrifenedig o’r canlyniadau.
• y trefniadau i systemau sain gael eu defnyddio ar gyfer y cyhoeddiadau ac ar gyfer unrhyw ffrydiau byw a phwy i droi ato os ydych yn cael unrhyw gwestiynau etholiadol technegol
• yr amser gorffen a’r amser datgan disgwyliedig
• y llefarydd cyfryngau enwebedig ar gyfer y cyfrif a fydd ar gael i ddelio ag unrhyw ymholiadau o ran y cyfryngau.

Er mwyn eich cynorthwyo chi a’ch tîm cysylltiadau cyhoeddus rydym wedi cyd-llunio rhai awgrymiadau ar gyfer rheoli’r cyfryngau yn y cyfrif â darlledwyr newyddion teledu cenedlaethol.

Gallwch ddod o hyd i’r ddogfen Awgrymiadau ar reoli'r cyfryngau yn y cyfrif yn adran ddilysu a chyfrif ein tudalen adnoddau. 

Bydd y Comisiwn yn llunio llawlyfr i’r cyfryngau a gallwch ei gynnwys gydag unrhyw becyn gwybodaeth rydych yn ei greu ar gyfer y cyfryngau a fydd yn bresennol yn y broses ddilysu a chyfrif.

Mae cyfrifoldeb arnoch i sicrhau y cynhelir y broses ddilysu a chyfrif yn ddiogel ac effeithiol. Yn rhan o hyn, byddwch wedi ymgymryd ag asesiadau risg ac wedi rhoi’r camau diogelwch angenrheidiol ar waith i reoli presenoldeb yn y broses ddilysu a chyfrif.

Dylid rhoi pasys mynediad neu docynnau i bawb sydd â’r hawl i fod yn bresennol yn y cyfrif, ac eithrio arsylwyr achrededig a chynrychiolwyr y Comisiwn a fydd yn gwisgo bathodynnau achredu arian neu binc. Dylech ystyried defnyddio tocynnau neu basys lliwiau gwahanol i adnabod y categorïau gwahanol o bobl sy’n bresennol.

Rheoli mynediad

Dylech roi rhestrau o’r bobl sydd â’r hawl i fod yn bresennol yn y broses ddilysu a chyfrif i’r rhai sy’n gweithio wrth y fynedfa a rhoi cyfarwyddiadau i staff diogelwch wirio pasys neu docynnau unrhyw un sy’n ceisio presenoldeb yn y broses.

Fodd bynnag, dylid hefyd roi gwybod i staff diogelwch nad oes angen i gynrychiolwyr y Comisiwn ac arsylwyr achrededig roi hysbysiad ymlaen llaw ynghylch lle maent yn bwriadu arsylwi ac o ganlyniad mae’n bosibl na fyddant yn ymddangos ar y rhestr. Serch hynny, mae ganddynt yr hawl i gael mynediad i’r lleoliad dilysu a chyfrif os ydynt yn dangos eu bathodyn adnabod cynrychiolwr y Comisiwn neu arsylwr.

Dylech, am resymau iechyd a diogelwch, gofnodi enwau pawb sydd yn bresennol yn y broses ddilysu a chyfrif.

Yn ogystal â hynny, efallai bod eich asesiad risg wedi nodi pryderon diogelwch sy’n cyfiawnhau’r angen i gynnal gwiriadau ychwanegol ar bob unigolyn sy’n bresennol, fel gofyn i’r rhai sy’n bresennol ddangos ID a chynnal gwiriadau bagiau cyn caniatáu mynediad, a gall hyn gynnwys arsylwyr achrededig a chynrychiolwyr y Comisiwn.

Dylech gysylltu â’r heddlu i wirio bod eu cynlluniau i reoli’r man cyhoeddus y tu allan i'r lleoliad cyfrif yn galluogi’r bobl sydd â'r hawl i fod yn bresennol yn y cyfrif i gael mynediad i’r lleoliad a’i adael yn ddidrafferth a heb rwystrau.

Rheoli’r rhai sy’n bresennol

Mae angen i bob unigolyn sy’n bresennol wybod beth i’w ddisgwyl ac i ddeall ei rôl yn y dilysu a chyfrif. Dylai’r cynlluniau gynnwys dulliau ar gyfer cyfathrebu â’r rhai a fydd yn bresennol a rheoli eu disgwyliadau. Dylai’r cynlluniau hefyd drafod sut byddwch yn cynnal cyfrinachedd y bleidlais drwy gydol y broses ddilysu a chyfrif. 

Dylech sicrhau bod pawb sy’n bresennol y cyfrif, gan gynnwys ymgeiswyr, eu gwestai, asiantiaid etholiad, asiantiaid cyfrif a’r cyfryngau, yn cael eu briffio ar y broses o gynnal y cyfrif a’r safonau ymddygiad sy’n ddisgwyliedig ohonynt drwy gydol yr amser, ac yn eu deall yn llwyr.

Dylai eich sesiynau briffio ysgrifenedig ac wyneb yn wyneb nodi’n glir y byddwch yn diarddel unigolion o’r lleoliad cyfrif os yw eu hymddygiad yn ymyrryd â chynnal y cyfrif yn effeithiol, gan gynnwys datgan y canlyniadau. Dylai hyn helpu staff cyfrif i gynnal gweithgareddau dilysu a chyfrif heb ymyrraeth gan asiantiaid cyfrif ac arsylwyr eraill. Os ydych chi'n meddwl bod angen cysylltu â'r heddlu oherwydd unigolyn aflonyddgar, dylech chi wneud hynny drwy ffonio 999.

Dylech hefyd benderfynu ar bolisi ar gyfer defnyddio ffonau symudol a ffotograffiaeth neu ffilmio yn lleoliad y dilysu a'r cyfrif. Yna, dylech ddarparu'r wybodaeth hon ymlaen llaw i'r rhai sydd â hawl i fynychu. Dylai hyn gynnwys unrhyw reolau ynghylch ffilmio neu dynnu lluniau o staff yn cyflawni eu dyletswyddau, yn unol â'ch cynlluniau ar gyfer cynnal diogelwch y dilysu a'r cyfrif a'r rhai sy'n bresennol.

Mae cyfathrebu da yn sesiynau briffio’r blaid, ymgeisydd a’r asiant cyn y cyfrif ac yn y digwyddiad ei hun, yn galluogi’r rhai sy’n bresennol i graffu’r holl brosesau'n drylwyr ac yn helpu i fagu hyder yn y broses o weinyddu’r dilysu a’r cyfrif. Gall darparu gwybodaeth am y broses hefyd helpu i leihau nifer yr ymholiadau a godir gan ymgeiswyr ac asiantiaid, yn benodol gan bleidiau ac ymgeiswyr newydd neu ddibrofiad, gan helpu i leihau'r pwysau ar staff.

Dylech hefyd sicrhau bod yna wastad ffordd i asiantiaid ac arsylwyr wneud cyflwyniadau uniongyrchol i chi os ydynt yn pryderu neu’n anfodlon mewn unrhyw ffordd ynglŷn â sut caiff y broses ei chynnal. Mae galluogi cyflwyniadau o’r fath i gael eu gwneud cyn gynted ag y bo modd yn bwysig fel y gellir ystyried unrhyw bryderon, rhoi esboniadau a sicrwydd, a chymryd unrhyw gamau cywiro os oes angen. 

Cyhoeddiadau ar lafar 

Dylech ddefnyddio system annerch cyhoeddus i wneud cyhoeddiadau am yr hyn sy’n digwydd ym mhle a phryd drwy gydol y broses ddilysu a chyfrif. Dylai’r rhain fod yn amserol ac yn gydlynol i sicrhau y cyfathrebir gwybodaeth mewn ffordd sy’n galluogi ymgeiswyr, asiantiaid ac arsylwyr i ddeall cynnydd y cyfrif yn iawn.

Gallech wneud cyhoeddiadau:

• pan rydych wedi derbyn yr holl flychau pleidleisio gan orsafoedd pleidleisio
• pan rydych wedi derbyn yr holl flychau pleidleisiau post
• pan rydych wedi cwblhau’r broses ddilysu
• i gadarnhau’r nifer a bleidleisiodd a sawl papur pleidleisio sy’n mynd ymlaen i’r cyfrif
• pan rydych ar fin dechrau'r broses o ddyfarnu papurau pleidleisio amheus, gan nodi ym mhle y cynhelir hyn
• pan rydych yn barod i gyhoeddi cyfansymiau cyfrif lleol lle bo’n berthnasol neu’r canlyniad, fel bod modd i’r rhai sy’n bresennol i wneud eu ffordd i ardal y datganiad.
• i hysbysu y rhai sy’n bresennol am unrhyw oedi

Mae'n fuddiol hefyd cael aelod o staff pwrpasol wrth law i friffio unrhyw un sy’n cyrraedd ar ôl i’r broses ddilysu neu gyfrif ddechrau gan y gallant fod wedi methu eich cyhoeddiadau. 

Arwyddion ar draws y lleoliad 

Dylech roi digon o arwyddion yn y lleoliad fel bod modd i unigolion ddod o hyd i’r gwahanol ardaloedd. Yn benodol, os mai dim ond mewn rhai rhannau o'r lleoliad yn unig y gellir clywed y system annerch cyhoeddus, dylech roi gwybod i unigolion ym mhle y gellir clywed y cyhoeddiadau, drwy arwyddion clir a thrwy gynnwys y wybodaeth hon yn y pecynnau i fynychwyr.
Dylech ystyried arddangos copïau o’r cynllun gosodiad mewn mannau gwahanol ar draws y lleoliad, gan ddangos y prif ardaloedd o ddiddordeb i asiantiaid cyfrif ac arsylwyr. Gallech hefyd roi disgrifiad o rolau asiantiaid cyfrif ac eglurhad ynghylch yr hyn sydd gan westai eraill yr hawl i’w wneud, yn ogystal â lluniau ohonoch chi a’ch staff allweddol i helpu mynychwyr i’ch adnabod chi yn y cyfrif.

Pecyn gwybodaeth i’r rhai sy’n bresennol

Dylech roi pecyn gwybodaeth i rai sy’n bresennol a allai gynnwys gwybodaeth am:

• brif rolau’r rhai sy’n cynnal y broses ddilysu a chyfrif (gan gynnwys enwau a lluniau ohonoch chi a’ch tîm allweddol)
• y prosesau dilysu a chyfrif lleol
• holl rifau blychau pleidleisio ac enw’r orsaf bleidleisio maent yn gysylltiedig â hi
• y trefniadau diogelwch ar gyfer y blychau a’r papurau pleidleisio
• templed y gwaith papur dilysu a chyfrif, gan gynnwys copi ohono, a gaiff ei ddefnyddio i gyfathrebu canlyniad y broses ddilysu a chyfrif
• sut gall asiantiaid arsylwi a chymryd rhan yn y broses o ddyfarnu papurau pleidleisio amheus
• cyfleusterau a rheolau cyffredinol y lleoliad, yn cynnwys nad yw ysmygu'n cael ei ganiatáu o fewn yr adeilad, ac unrhyw bolisi ynghylch lluniaeth
• polisïau ar ymddygiad yn ystod y broses ddilysu a chyfrif yn y lleoliad, fel y defnydd o ffonau symudol, a thynnu lluniau, ac a oes yna unrhyw eitemau yr ydych wedi penderfynu eu gwahardd o’r lleoliad o ganlyniad i’ch asesiad risg
• trefniadau diogelwch ar gyfer presenoldeb yn y broses ddilysu a chyfrif
• yr ymddygiad sy'n ddisgwyliedig o'r rhai sy’n bresennol yn ystod y cyhoeddiadau llafar
• unrhyw faterion iechyd a diogelwch eraill e.e. gweithdrefnau gwacáu ac ymarferion tân
• lle gall y rhai sy’n bresennol gael rhagor o wybodaeth.

Dylai’r pecyn gwybodaeth hefyd ddatgan yn glir i’r rhai sy'n mynd i’r cyfrif y dylent gyfeirio unrhyw gwestiynau sydd ganddynt at y goruchwylwyr cyfrif yn hytrach na’r cynorthwywyr cyfrif. Bydd hyn yn helpu i sicrhau tryloywder cyfathrebu rhwng staff cyfrif a’r rhai eraill sy’n bresennol yn y cyfrif (gan gynnwys asiantiaid cyfrif).

Dylech friffio staff uwch ar sut i ymateb i ymholiadau gan y rhai sy’n bresennol.

Mae gan y broses ddilysu ddau brif ddiben, sef:

• sicrhau a dangos bod yr holl bapurau pleidleisio a roddwyd mewn gorsafoedd pleidleisio a'r holl bapurau pleidleisio post a ddychwelwyd wedi cyrraedd y cyfrif
• darparu’r ffigwr y mae'n rhaid iddo gysoni â chanlyniad y cyfrif.

Dylech gadw’r dibenion hyn mewn cof wrth gynnal y broses ddilysu. 

Mae sicrhau cywirdeb yn ystod y cam dilysu yn hanfodol i sicrhau cyfrif amserol. Os yw’r ffigyrau dilysu yn anghywir, bydd amrywiad rhwng y ffigyrau hyn â’r ffigyrau cyfrif y bydd angen ei ddatrys ac sy'n debygol o arafu’r broses gyfan yn sylweddol.  
 

Mae derbyn blychau pleidleisio a deunyddiau’n gywir ac yn drefnus o orsafoedd pleidleisio yn elfen allweddol o broses ddilysu fanwl gywir. Mae angen i chi benderfynu ar y trefniadau mwyaf effeithiol ar gyfer derbyn blychau pleidleisio a deunyddiau eraill. 

Bydd gwneud rhagdybiaethau ynghylch yr amseroedd ar gyfer danfon blychau pleidleisio yn eich helpu i sicrhau y canlynol: 

• bod staff sy’n derbyn blychau pleidleisio o orsafoedd pleidleisio yn gallu rhoi gwybod i chi os oes unrhyw flwch(blychau) yn hwyr gan y gallai hyn nodi problem naill ai i Swyddog Llywyddu unigol neu broblem ehangach sy’n effeithio ar nifer y Swyddogion Llywyddu
• bod eich amseroedd amcangyfrifedig ar gyfer cwblhau'r cam dilysu yn seiliedig ar eich amser amcangyfrifedig o bryd fydd y blychau pleidleisio olaf ar gyfer y bleidlais yn debygol o gyrraedd.

Dylech allu amcangyfrif pryd y disgwylir i bob blwch pleidleisio gyrraedd y lleoliad dilysu, gan gydnabod y posibilrwydd o oedi o ganlyniad i giwiau posibl yn y gorsafoedd pleidleisio pan fo’r gorsafoedd pleidleisio’n cau, neu ffactorau eraill megis tywydd gwael ac ati. Bydd eich dadansoddiad o etholiadau blaenorol yn darparu gwybodaeth werthfawr i helpu gyda hyn ac mae llawer o wefannau ac apiau i'w cael hefyd sy'n cyfrifo’r amser y mae’n ei gymryd i deithio rhwng gorsaf bleidleisio a’r lleoliad dilysu. 

Gallwch hefyd sefydlu’r amser cyfartalog y mae’n ei gymryd i Swyddog Llywyddu gwblhau'r ffurflenni perthnasol a phecynnu deunyddiau ar ôl i'r gorsafoedd pleidleisio gau, drwy ystyried profiad mewn etholiadau blaenorol neu drwy gynnal ymarfer i amseru’r broses yn ymarferol. 

Dylech fod yn ymwybodol o unrhyw faterion byw a allai effeithio ar gludo blychau pleidleisio i’r lleoliad dilysu, er enghraifft tywydd garw neu gau ffyrdd, a bydd angen i chi benderfynu pa fesurau wrth gefn sy’n briodol. Bydd angen i chi fonitro’r sefyllfa ar ddiwrnod yr etholiad a gallu gwneud penderfyniadau gweithredol i ddelio â sefyllfaoedd wrth iddynt godi, fel cerbydau’n torri i lawr. Bydd angen i chi hefyd benderfynu pa brotocolau cyfathrebu fydd ar waith er mwyn i yrwyr roi gwybod i chi am unrhyw oedi.

Gallai’r ddarpariaeth i ganiatáu'r rheiny sydd mewn ciwiau pan fo gorsafoedd pleidleisio’n cau i fwrw pleidlais achosi oedi os bydd gorsafoedd pleidleisio’n gweithredu ar ôl 10pm. Mae angen i chi benderfynu pa fecanweithiau rydych chi am eu rhoi ar waith i leihau unrhyw oedi petai'r sefyllfa hon yn codi. Dylech hefyd gael protocolau cyfathrebu ar waith fel y gellir rhoi gwybod i chi ar unwaith os bydd ciwiau’n datblygu. Bydd hyn yn eich galluogi i wneud asesiad cynnar o’r oedi tebygol ac addasu’r dilysu yn ôl yr angen, er enghraifft drwy ailddyrannu adnoddau.

Bydd angen i chi sicrhau bod Swyddogion Llywyddu yn gallu cael y blychau pleidleisio i’r lleoliad dilysu yn ddiogel ac yn effeithlon fel y gellir cychwyn y prosesau dilysu a chyfrif cyn gynted â phosibl.  

Bydd angen i chi ystyried cysylltiadau daearyddol a thrafnidiaeth yr ardal etholiadol a nodweddion penodol y lleoliad a ddewiswyd (er enghraifft, llefydd parcio ceir, ffyrdd mynediad, ac ati). 

Defnyddio pwyntiau casglu

Un opsiwn posibl fyddai derbyn deunyddiau gorsafoedd pleidleisio gan Swyddogion Llywyddu mewn un neu ragor o leoliadau (pwyntiau casglu) ac yna cludo’r deunyddiau mewn swmp i’r lleoliad dilysu. Bydd angen i chi benderfynu a allai defnyddio pwyntiau casglu gyflymu’r broses o dderbyn deunyddiau gorsafoedd pleidleisio yn y lleoliad dilysu.

Os byddwch yn mabwysiadu’r dull hwn, bydd angen i chi sefydlu trefniadau cadarn i sicrhau bod blychau pleidleisio a deunyddiau o orsafoedd pleidleisio yn cael eu derbyn yn gywir ac yn drefnus yn y mannau casglu. Os yn bosibl, dylai staff sy’n derbyn y blychau pleidleisio hefyd wirio'r cyfrifon papurau pleidleisio’n fras, gan gynnwys y rhifyddeg sylfaenol, cyn y caniateir i Swyddogion Llywyddu adael. Yna, byddai angen cludo’r blychau pleidleisio a deunyddiau eraill yn ddiogel o orsafoedd pleidleisio i’r lleoliad dilysu. 

Am ragor o wybodaeth, darllenwch ein canllawiau ar sicrhau diogelwch papurau pleidleisio a deunyddiau eraill. 

Os byddwch yn penderfynu defnyddio pwyntiau casglu, byddai’n syniad da cynnal gwiriad pellach bod popeth a ddanfonwyd i’r mannau casglu gan Swyddogion Llywyddu wedi’i dderbyn hefyd yn y lleoliad dilysu a chyfrif. Bydd angen i chi gynnwys yr amser y byddai’n ei gymryd i gwblhau’r gwiriadau hyn wrth gyfrifo'r effeithlonrwydd posibl o ddefnyddio pwyntiau casglu a phwyso a mesur y ffactorau hyn wrth ddod i unrhyw benderfyniad.

Nifer y blychau pleidleisio

Bydd angen i chi gynllunio ar gyfer faint o flychau pleidleisio y byddwch yn eu derbyn yn y dilysu a’r cyfrif. Pennir hyn gan eich cyfrifiad o sawl papur pleidleisio y gall blwch pleidleisio ei ddal yn dibynnu ar faint y papur/papurau pleidleisio, ac felly sawl blwch pleidleisio fydd yn cael ei gyflenwi i orsafoedd pleidleisio. Am ragor o wybodaeth, darllenwch ein hadran ar yr offer a’r deunyddiau sydd i’w darparu ar gyfer yr orsaf bleidleisio.

 

Ar y cyd â’ch Pwynt Cyswllt Unigol yn yr heddlu, dylech benderfynu sut byddwch yn sicrhau bod blychau pleidleisio a deunyddiau eraill yn cael eu cludo’n ddiogel i’r dilysu a’r cyfrif.

Fel rhan o hyn, bydd angen i chi asesu a oes gennych chi unrhyw ardaloedd sy'n uchel o ran risg a allai fod angen, er enghraifft, gosgordd yr heddlu, fan diogelwch neu staff ychwanegol i drosglwyddo’r blychau pleidleisio o’r orsaf bleidleisio i’r lleoliad dilysu/man casglu ar ôl i’r gorsafoedd pleidleisio gau.

Diogelwch wrth gludo

Dylech sicrhau bod y Swyddogion Llywyddu yn glir ynghylch y rheolau a’r prosesau ar ôl i’r gorsafoedd pleidleisio gau, yn cynnwys mewn perthynas â selio’r blychau pleidleisio.

Gallwch ddod o hyd i lawlyfr yr orsaf bleidleisio yn yr adran dilysu a chyfrif ar ein tudalen adnoddau.

Dylech bwysleisio i Swyddogion Llywyddu na ddylent fyth adael y blychau pleidleisio na deunyddiau eraill heb oruchwyliaeth ac, os mai hwy eu hunain sy'n danfon y blychau pleidleisio a’r deunyddiau i bwynt casglu neu’r lleoliad dilysu, y dylent gymryd camau i sicrhau eu diogelwch drwy gydol y daith, er enghraifft drwy gloi drysau eu ceir a dilyn unrhyw gyngor penodol gan yr heddlu.

Os yw’r lleoliad ar gyfer cyfrif y pleidleisiau yn wahanol i’r lleoliad dilysu, rhaid i chi selio’r papurau pleidleisio perthnasol mewn blychau pleidleisio neu gynhwysydd addas arall, a chaniatáu i asiantiaid atodi eu seliau. Rhaid i chi gydymffurfio ag unrhyw ofynion yn rheolau’r etholiad megis cymeradwyo disgrifiad o’r ardal y mae’r papurau pleidleisio’n berthnasol iddi ar y blychau pleidleisio a sicrhau bod yr holl ddeunyddiau a gwaith papur gofynnol yn cael eu danfon i leoliad y cyfrif ynghyd â’r papurau pleidleisio.
 

P’un a yw’r Swyddog Llywyddu yn cludo’r blychau pleidleisio i’r lleoliad dilysu a chyfrif neu’n eu trosglwyddo mewn man gollwng, dylech egluro i’r staff sy’n derbyn y blychau pleidleisio na ddylid caniatáu i’r Swyddog Llywyddu adael nes bod eu blwch(blychau) pleidleisio a’r holl ddogfennau a phecynnau wedi cael eu derbyn a’u gwirio gan yr aelod staff dynodedig a, lle bynnag y bo hynny’n bosibl, bod archwiliad bras o gyfriflen y papurau pleidleisio wedi’i wneud. Dylech roi cyfarwyddiadau i staff sy’n derbyn blychau pleidleisio i sicrhau eu bod yn cael cyfrif papur pleidleisio ar gyfer pob blwch pleidleisio.

Os yw’r Swyddog Llywyddu yn dod â mwy nag un blwch pleidleisio i’r lleoliad dilysu / man casglu, dylech ddarparu staff i gynorthwyo’r Swyddog Llywyddu gyda chludo’r holl flychau pleidleisio a’r deunyddiau cysylltiedig i’r lleoliad dilysu neu’r man casglu mewn un daith.

Dylech hefyd gofnodi amser cyrraedd pob blwch pleidleisio, er mwyn i chi allu defnyddio’r wybodaeth hon i gyfeirio ati yn y dyfodol.

Dylai'ch proses sicrhau bod modd adnabod unrhyw beth sydd ar goll yn gyflym ac y gellir cymryd camau i ddod o hyd i’r eitemau coll.

Bydd angen i chi hefyd sicrhau bod gennych brosesau ar waith i sicrhau diogelwch unrhyw ddata personol sydd wedi’i gynnwys ar y papurau pleidleisio a gwaith papur arall o’r orsaf bleidleisio.

Dylech goladu manylion pob gorsaf bleidleisio ymlaen llaw ynghyd ag enwau a rhifau ffôn symudol pob Swyddog Llywyddu er mwyn i chi allu cysylltu’n ddidrafferth â Swyddogion Llywyddu os bydd unrhyw broblemau.

Dylai Swyddogion Llywyddu gofnodi unrhyw faterion i chi eu hystyried, os oes angen, yn y dilysu a’r cyfrif.

Dylai eich tîm o staff sy’n derbyn deunyddiau o orsafoedd pleidleisio ddefnyddio rhestr wirio i sicrhau eich bod yn rhoi cyfrif cywir am yr holl flychau pleidleisio a chyfriflenni papurau pleidleisio, yn ogystal ag unrhyw becynnau sy’n cynnwys pleidleisiau drwy’r post a gyflwynir â llaw mewn gorsafoedd pleidleisio.

Mae'r rhestr wirio hon ar gael yn adran dilysu a chyfrif ein tudalen adnoddau.

Dylai fod gennych dîm o staff hyfforddedig sy’n gyfrifol am gofrestru derbyn pob blwch pleidleisio, y pleidleisiau drwy’r post a'r deunyddiau eraill a ddanfonwyd o orsafoedd pleidleisio. 

Dylech drefnu'r pecynnau a'r parseli o orsafoedd pleidleisio er mwyn i chi allu dod o hyd i unrhyw becyn yn ddidrafferth a gwneud trefniadau ar gyfer derbyn unrhyw ddyfeisiau a ffeiliau electronig sy'n cael eu defnyddio yn lle dogfennau ffisegol.

Dylid gwahanu’r sachau sy’n cynnwys y dogfennau y mae angen eu storio oddi wrth y rheini sy’n cynnwys eitemau a fydd yn cael eu hailddefnyddio, fel deunydd swyddfa cyffredinol.

Yna, gallwch ryddhau’r gwahanol ddeunyddiau a dderbynnir yn ôl o orsafoedd pleidleisio i’r staff sy’n derbyn yn y timau perthnasol, er mwyn gallu dechrau dilysu’r papurau pleidleisio nas defnyddiwyd ac agor y pleidleisiau drwy’r post a dderbyniwyd. Gall y prosesau hyn redeg ar yr un pryd â dilysu pleidleisiau a ddefnyddiwyd. 

Mae’r tabl canlynol yn crynhoi’r camau y dylech eu cymryd ar gyfer bob math o becyn wedi’i selio a dderbyniwyd:

Yn unol â'ch polisi cadw dogfennu, dylech sicrhau'r canlynol:

• bod y deunyddiau y mae'n rhaid i chi eu cadw dan sêl yn ddiogel drwy gydol y dilysu a'r cyfrif

• bod unrhyw ddata personol yn cael ei ddinistrio ar yr adeg briodol.

Dylech ddod ag unrhyw bapurau pleidleisio drwy’r post a dderbyniwyd, a agorwyd ac a broseswyd yn flaenorol i’r lleoliad dilysu a chyfrif mewn blychau pleidleisio wedi’u selio, ynghyd â chyfrif papurau pleidleisio cysylltiedig ar gyfer pob blwch pleidleisio drwy’r post.

Mae angen i chi benderfynu ar y trefniadau mwyaf effeithiol ar gyfer dosbarthu a derbyn blychau wedi’u selio o bapurau pleidleisio drwy’r post o’r holl sesiynau agor pleidleisiau drwy’r post.

Dylai staff sy’n derbyn y blychau pleidleisio drwy’r post ddefnyddio rhestr wirio i sicrhau bod cyfrif cywir am yr holl flychau pleidleisio drwy’r post a chyfriflenni papurau pleidleisio drwy’r post.

Rhaid i chi ddilysu pob pecyn a blwch pleidleisio sy’n cynnwys papurau pleidleisio drwy’r post yn yr un ffordd ag unrhyw flwch pleidleisio o orsaf bleidleisio. Gan y bydd y rhain yn aml yn rhai o’r blychau cyntaf i gael eu dilysu, maent yn gyfle i feithrin hyder yn y broses ac yn y cyfrif yn ei gyfanrwydd.1

Dylech gymryd pob cam angenrheidiol i sicrhau diogelwch y papurau pleidleisio a’r gwaith papur perthnasol o’r amser y mae’r gorsafoedd pleidleisio’n cau hyd at ddatgan y canlyniadau, yn enwedig lle mae angen cludo papurau pleidleisio o’r dilysu i’r cyfrif neu lle mae egwyl yn y broses yn golygu bod angen storio’r papurau pleidleisio rhwng cwblhau’r dilysu a dechrau’r cyfrif.1

Os oes angen i chi storio papurau pleidleisio, rhaid i chi eu storio mewn blychau pleidleisio wedi'u selio mewn lle diogel, gan ganiatáu i asiantiaid ychwanegu eu seliau i'r blychau pleidleisio.2  Dylech wastad agor y blychau pleidleisio sydd wedi’u selio yng ngolwg unrhyw ymgeiswyr ac asiantiaid sy’n bresennol, er mwyn iddynt allu bodloni eu hunain nad oes neb wedi ymyrryd â’r blychau pleidleisio na’r papurau pleidleisio.

Dylech wneud trefniadau ar gyfer sut y cedwir y papurau pleidleisio a deunyddiau eraill yn ddiogel unwaith y byddant yn cyrraedd y lleoliad(au) dilysu a chyfrif, er enghraifft, drwy sicrhau nad ydynt byth yn cael eu gadael heb oruchwyliaeth.

Dylai’r cynlluniau hyn hefyd gynnwys diogelwch y deunyddiau hynny y mae’n rhaid i chi eu cadw wedi’u selio (fel y rhestr rhifau gyfatebol), naill ai drwy i staff gadw llygaid ar y deunyddiau neu drwy eu diogelu mewn ystafell wedi’i chloi.

Gallwch gysylltu â Phwynt Cyswllt Unigol yr Heddlu (SPOC) lleol wrth benderfynu ar y dull mwyaf priodol o sicrhau storfa ddiogel, a dylech sicrhau eich bod yn briffio ymgeiswyr ac asiantiaid am eich trefniadau, fel y gallant fod yn hyderus yn uniondeb y cyfrif.

Bydd angen i chi hefyd sicrhau bod unrhyw ddata personol yn cael ei ddinistrio ar yr adeg briodol, yn unol â’ch polisi cadw dogfennau.

Diogelu papurau pleidleisio yn ystod egwyl yn y broses

Os oes egwyl yn y broses, bydd angen i chi selio papurau pleidleisio mewn blychau pleidleisio neu gynhwysydd addas arall a’u storio’n ddiogel yn ystod yr egwyl.

Ar ôl cwblhau’r dilysu, rhaid i chi roi’r papurau pleidleisio ar gyfer unrhyw gystadlaethau nad ydynt yn cael eu cyfrif yn syth ar ôl eu dilysu mewn blychau pleidleisio sydd wedyn yn cael eu selio. Rhaid i chi ganiatáu unrhyw asiantiaid sy'n bresennol i atodi eu seliau.3

Er mwyn sicrhau diogelwch y papurau pleidleisio, gallech ystyried:

• eu storio mewn blychau pleidleisio wedi’u selio mewn ystafell wedi’i chloi, gan sicrhau bod gennych reolaeth dros yr holl allweddi i’r cyfleuster hwnnw
• trefnu bod staff diogelwch yn ‘gwarchod’ y blychau pleidleisio bob amser nes bydd y dilysu/cyfrif yn ailddechrau

Dylech gysylltu â’ch Pwynt Cyswllt Unigol yr heddlu lleol wrth benderfynu ar y dull mwyaf priodol o sicrhau storio diogel.

Ar ôl i'r dilysu/cyfrif ailddechrau, dylech agor y blychau pleidleisio wedi’u selio yng ngolwg unrhyw ymgeiswyr ac asiantiaid sy’n bresennol, er mwyn iddynt allu bodloni eu hunain nad oes neb wedi ymyrryd â’r blychau pleidleisio na’r papurau pleidleisio.

Diogelu papurau pleidleisio os bydd y lleoliad yn cael ei wacáu

O bryd i’w gilydd mae digwyddiadau’n codi yn ystod y dilysu a’r cyfrif a allai olygu bod angen gwacáu’r lleoliad, naill ai’n barhaol neu nes bydd y sefyllfa wedi’i datrys.

Yn amlwg, yn yr amgylchiadau hyn, mae diogelwch y rhai sy’n bresennol yn hollbwysig ond efallai na fydd rhai sefyllfaoedd yn peri risg uniongyrchol i ddiogelwch staff. Gall cynlluniau gwacáu sydd wedi’u paratoi ymlaen llaw helpu i gynnal uniondeb y prosesau dilysu a chyfrif a diogelwch y papurau pleidleisio.

Os bydd angen gwacáu’r adeilad ar frys, efallai y bydd modd diogelu’r papurau pleidleisio sy’n dal ar y byrddau drwy gloi’r lleoliad neu eu storio mewn ystafell wedi’i chloi yn y lleoliad. Os felly, bydd angen i chi gael rheolaeth dros yr holl allweddi i’r ystafell honno neu i’r lleoliad. Os oes gennych fwy o amser, efallai y bydd modd rhoi’r papurau pleidleisio mewn blychau pleidleisio ac yna selio’r blychau pleidleisio (gan wahodd asiantiaid i osod eu seliau os oes modd) ac wedyn diogelu’r blychau wedi’u selio yn y lleoliad.

Weithiau bydd y sefyllfa’n golygu os caiff y papurau pleidleisio eu gadael yn y lleoliad eu bod yn debygol o gael eu difrodi. Mewn sefyllfaoedd o'r fath, gallai fod posibilrwydd i’r papurau pleidleisio gael eu diogelu mewn blychau pleidleisio a’u symud o’r lleoliad gan staff a’u cludo i fan diogel nes y gall y dilysu a’r cyfrif ailddechrau. Dan yr amgylchiadau hyn, byddai cael protocol clir ar gyfer selio’r papurau pleidleisio mewn blychau pleidleisio a labelu’r blychau hynny’n glir o fudd i chi. Dylech hefyd ystyried sut fyddech chi'n sicrhau bod blychau pleidleisio’n cael eu cludo’n ddiogel ac yna'u storio dan yr amgylchiadau hyn.

Mae dilysu’r papurau pleidleisio sydd wedi’u defnyddio, heb eu defnyddio a’u difetha yn ofyniad cyfreithiol, ac mae’n ganolog i’r broses o ddatgan canlyniadau manwl gywir.1

Rhaid i chi ddilysu pob cyfrif papur pleidleisio a llunio datganiad ynghylch canlyniad y dilysiad.2  Dyma gofnod o nifer y papurau pleidleisio a ddisgwyliwyd a nifer y papurau pleidleisio a gyfrifwyd, ynghyd ag eglurhad o unrhyw amrywiadau.

Fel pob agwedd ar y broses dilysu a chyfrif, mae tryloywder yn allweddol a dylai’r broses a ddilynir fod yn glir i bawb sy’n bresennol.

Disgrifir y camau allweddol o'r broses ddilysu yn y tabl canlynol:

Prosesau croeswirio

Mae’n hawdd gwneud camgymeriadau rhifyddol neu drosi syml, yn enwedig pan fydd pobl yn blino. Felly, mae angen i chi roi prosesau ar waith i liniaru’r risg hon, fel sicrhau bod cofnodi ffigyrau a phob cyfrifiad yn cael ei wirio gan fwy nag un person.
 

Mae’r papurau pleidleisio’n cael eu rhoi mewn bwndeli ar wahanol gamau o’r broses ddilysu ac mae’n bwysig bod gweithdrefnau’n cael eu rhoi ar waith i sicrhau bod gan y bwndeli y nifer cywir o bapurau pleidleisio ynddynt ac, ar y cam cyfrif, nad ydynt yn cynnwys mwy o bleidleisiau na’r uchafswm a ganiateir. Bydd hyn yn hanfodol i gywirdeb y dilysu a’r cyfrif.
 

Dylech godi ymwybyddiaeth staff ynglŷn â hyn yn ystod sesiynau briffio/hyfforddiant a dylai uwch staff fod yn effro i hyn bob amser ac ymyrryd ar unwaith os nad yw hyn yn cael ei wneud.

Os nad yw’r cyfrif papurau pleidleisio’n cysoni, dylech ddilyn y drefn fel yr amlinellir yn y tabl canlynol a chofnodi’r canlyniad ar y datganiad dilysu:

Rydym wedi llunio rhestr wirio ar gyfer y camau i’w cymryd wrth ddelio ag amrywiadau blychau pleidleisio.
 

Mae'r rhestr wirio hon i'w chael yn adran dilysu a chyfrif ein tudalen adnoddau.
 

Dim ond ar ôl i’r holl bapurau pleidleisio drwy’r post, gan gynnwys y rheiny a dderbynnir mewn gorsafoedd pleidleisio, gael eu hagor a’u prosesu, a’u bod wedi bod drwy’r broses ddilysu, y gellir cwblhau’r broses ddilysu. 
 

Datganiad dilysu
 

Rhaid i chi sicrhau bod y datganiad dilysu sy’n cynnwys canlyniad dilysu pob blwch pleidleisio wedi’i gwblhau.
 

Ym mhob achos, rhaid i’r datganiad gynnwys cyfanswm nifer y papurau pleidleisio drwy’r post a chyfanswm nifer y papurau pleidleisio a ddilyswyd ar gyfer y bleidlais.1  Dylech lofnodi’r datganiadau.
 

Caiff unrhyw asiant wneud copi o’r datganiad ynghylch canlyniad y dilysu ac, er mwyn hybu hyder yn y canlyniad, dylech sicrhau bod copïau ar gael i’r asiantiaid sy’n bresennol ar ôl cwblhau’r dilysu.2   
 

Mae’r datganiad dilysu yn adnodd cyfathrebu allweddol a fydd yn helpu i sicrhau bod ymgeiswyr ac asiantiaid yn hyderus bod y prosesau yn y dilysu a’r cyfrif yn dryloyw ac y byddant yn cynhyrchu canlyniad cywir.
 

Dylai staff y cyfrif gyrraedd ar yr amseroedd y cytunwyd arnynt gennych chi ymlaen llaw a dylent wirio bod y deunydd ysgrifennu a’r cyfarpar cyfrif yno. Dylech sicrhau bod staff yn cael eu cofrestru a’ch bod yn eu briffio yn ôl yr angen er mwyn sicrhau bod y cyfrif yn cael ei gyflwyno’n ddidrafferth. 

Rhaid i chi fod wedi cymryd camau rhesymol i ddechrau cyfrif pleidleisiau cyn gynted ag y bo’n ymarferol ar ôl i'r gorsafoedd pleidleisio gau.

Does dim rhaid i chi aros nes eich bod wedi cwblhau’r dilysu cyn y gallwch ddechrau cyfrif y pleidleisiau.

Dylech agor pob blwch yng ngolwg unrhyw asiantiaid sy’n bresennol. Pan fydd sêl wedi’i gosod ar flwch gan asiant, dylech gofio dangos yn ofalus iawn i unrhyw asiantiaid sy’n bresennol bod y sêl hon dal yn gyflawn cyn ei thorri.

Dylai pob proses gyfrif fod yn dryloyw. Dylech hefyd ddarparu cyfleoedd priodol i’r rheiny sydd â hawl i arsylwi ac i wrthwynebu penderfyniadau dyfarnu ar bapurau pleidleisio amheus. Dylai hyn gynnwys sicrhau eich bod yn storio bwndeli o bapurau pleidleisio wedi’u cyfrif yng ngolwg asiantiaid cyfrif er mwyn iddynt allu monitro cynnydd drwy gydol y cyfrif.

Cymysgu

Rhaid i chi gymysgu’r papurau pleidleisio fel bod papurau pleidleisio o bob blwch pleidleisio’n cael eu cymysgu â phapurau pleidleisio o un blwch pleidleisio arall o leiaf. Rhaid i chi hefyd gymysgu’r papurau pleidleisio drwy’r post gydag o leiaf un blwch pleidleisio arall cyn didoli a chyfri’r pleidleisiau.1

Didoli a chyfrif

Rhaid cadw papurau pleidleisio wyneb i fyny drwy gydol y broses gyfrif er mwyn atal y rhif a’r marc adnabod unigryw arall ar gefn y papur pleidleisio rhag cael eu gweld.2 Dylai’r papurau pleidleisio fod yn weladwy bob amser i unrhyw ymgeiswyr, asiantiaid ac arsylwyr sy’n bresennol.

Dylai cynorthwywyr cyfrif ddidoli'r papurau pleidleisio yn bleidleisiau ar gyfer pob plaid wleidyddol neu ymgeisydd unigol (fel y bo'n briodol). Dylid rhoi unrhyw bapurau pleidleisio amheus o’r neilltu ar gyfer dyfarnu.

Yna, dylid cyfrif nifer y pleidleisiau a roddwyd i bob plaid wleidyddol neu ymgeisydd unigol a’u rhoi mewn bwndeli o nifer a bennwyd ymlaen llaw, e.e. bwndeli o 20, 25, 50 neu 100. 

Dylid atodi slip neu gerdyn gydag enw'r blaid wleidyddol neu enw'r ymgeisydd unigol, ynghyd â'r nifer yn y bwndel, ar flaen y bwndel. Efallai y byddai’n ddefnyddiol codio'r slipiau yn ôl lliw. Yna, dylai’r bwndeli gael eu hailgyfrif gan gynorthwyydd cyfrif arall er mwyn sicrhau cywirdeb y bwndel. 

Dylai goruchwylwyr fodio drwy’r bwndeli er mwyn sicrhau bod yr holl bleidleisiau yn y bwndel wedi cael eu marcio yn yr un ffordd.

Mae’n annhebygol y bydd nifer y pleidleisiau yn y bwndel terfynol yn cyfateb i rif y bwndel a bennwyd ymlaen llaw, ac felly dylid nodi nifer y pleidleisiau yn y bwndeli anghyflawn hynny a’u hatodi i flaen y bwndel.

Dylech ddyfarnu ynghylch papurau pleidleisio amheus yn rheolaidd wrth i'r cyfrif fynd rhagddo. Ni ddylech adael hyn tan ddiwedd y cyfrif. 

Os ydych chi'n bwriadu defnyddio mwy nag un ardal ar gyfer dyfarnu, rhaid i chi gyhoeddi hyn yn glir i'r rheini sydd â hawl i arsylwi'r broses.

Dylech ystyried llyfryn y Comisiwn ar bapurau pleidleisio amheus ar gyfer etholiadau'r Senedd drwy gydol y broses ddyfarnu. Mae’r llyfryn yn cynnwys enghreifftiau o bleidleisiau a ganiateir ac a wrthodwyd a’r egwyddorion allweddol i’w dilyn wrth ddyfarnu papurau pleidleisio amheus.

Mae'r llyfryn papurau pleidleisio amheus ar gael yn adran dilysu a chyfrif ein tudalen adnoddau. 

Gallwch hefyd ddod o hyd i enghreifftiau o bapurau pleidleisio a ganiateir ac a wrthodwyd ar y matiau bwrdd papurau pleidleisio amheus, a ddarperir isod, y dylech eu harddangos yn y cyfrif i bleidiau, ymgeiswyr, asiantiaid ac arsylwyr gyfeirio atynt. 

Mae'r mat bwrdd papurau pleidleisio amheus ar gael yn adran dilysu a chyfrif ein tudalen adnoddau. 

Unwaith y bydd yr holl bapurau pleidleisio wedi’u didoli a bod unrhyw bleidleisiau amheus wedi’u dyfarnu, gall y dasg allweddol o gysoni ddechrau.

Rhaid i chi gyfrif yr holl fwndeli a bwndeli rhannol o bapurau pleidleisio sy’n dangos pleidlais ddilys ar gyfer pob ymgeisydd.

Rhaid i chi wedyn ychwanegu’r cyfanswm ar gyfer pob plaid wleidyddol neu ymgeisydd unigol at gyfanswm nifer y papurau pleidleisio a wrthodwyd. Dylai’r cyfanswm hwn gyfateb yn union i gyfanswm nifer y papurau pleidleisio a gafwyd ar ddiwedd y broses ddilysu.

Os yw’r ddau ffigwr yn cytuno, dylech fynd ymlaen i’r broses o ymgynghori â’r ymgeiswyr a’r asiantiaid ynghylch y canlyniad dros dro.

Os nad yw'r ffigyrau'n cytuno, dylech ddilyn y weithdrefn ar gyfer canlyniadau sydd heb eu cysoni. 

Gweithdrefn ar gyfer canlyniadau heb eu cysoni

Dylech fod yn fodlon bod y canlyniadau neu’r cyfansymiau (fel sy'n briodol) yn adlewyrchu’r pleidleisiau a dderbyniwyd. Os nad yw’r ffigyrau’n cysoni, dylech gymryd camau er mwyn adnabod a chywiro’r anghysondeb megis:

• gwirio'r man storio a gwneud yn siŵr bod yr holl flychau pleidleisio wedi cael eu hagor a’u bod yn wag
• gwirio pob llawr ac arwyneb am bapurau pleidleisio a allai fod wedi cael eu gollwng yn lleoliad y cyfrif
• ailwirio'r ffigyrau dilysu a chysoni ar gyfer camgymeriadau cyfrifo
• sicrhau bod pob papur pleidleisio a wrthodwyd wedi'i gyfrifo
• gwirio bod yr holl fwndeli a’r bwndeli rhannol wedi cael eu cyfrif
• ystyried ailgyfrif y papurau pleidleisio yn y bwndeli

Dylech hefyd gynnal unrhyw wiriadau eraill sy’n angenrheidiol yn eich barn chi.