Yn eich trafodaethau cynnar gyda’ch cyflenwr argraffu, rhaid i chi ystyried yn ofalus nifer y papurau pleidleisio y bydd angen eu hargraffu er mwyn i chi allu dyrannu digon o bapurau pleidleisio i orsafoedd pleidleisio a rhoi pecynnau pleidleisio drwy’r post. Bydd hyn hefyd yn golygu bod modd caffael digon o stociau papur.
Dylech seilio eich swm argraffu ar 100% o’r etholwr cymwys yn bresennol i bleidleisio. Mae risgiau sylweddol ynghlwm ag argraffu papurau pleidleisio yn seiliedig ar lai o bobl yn pleidleisio. Er enghraifft, os byddwch yn dechrau mynd yn brin o bapurau pleidleisio ar ddiwrnod pleidleisio, bydd yn fwy anodd ar y cam hwnnw i argraffu papurau pleidleisio ychwanegol a'u hanfon i’r gorsafoedd pleidleisio yr effeithiwyd arnynt mewn modd amserol.
Os byddwch yn penderfynu am unrhyw reswm peidio ag argraffu, fel lleiafswm, papurau pleidleisio'n seiliedig ar 100% o’r etholwyr cymwys yn pleidleisio, dylech asesu’r risgiau’n ofalus. Gall y Bwrdd Rheoli Etholiadol ddarparu canllawiau neu gyfarwyddiadau ar hyn.
Fel rhan o’ch asesiad risg, dylech ystyried y canlynol:
nifer y pleidleiswyr a ragwelir – gan ystyried y potensial ar gyfer ymgysylltiad a diddordeb hwyr yn yr etholiadau. Ar y lleiaf, dylech dybio na fydd y nifer sy’n pleidleisio yn llai na’r nifer a bleidleisiodd yn yr etholiadau cyfatebol diwethaf
cyd-destun penodol y pleidleisiau hyn
unrhyw faterion lleol neu genedlaethol a all effeithio ar y nifer sy’n pleidleisio
a fyddai’n ffafriol cael stoc o bapurau pleidleisio ychwanegol yn barod i'w danfon yn gyflym i orsafoedd pleidleisio, er enghraifft, argraffu o leiaf 100% o bapurau pleidleisio ond peidio â rhoi 100% o’r papurau pleidleisio argraffedig i orsafoedd pleidleisio
Dylech hefyd gymryd camau i sicrhau y gellir argraffu papurau pleidleisio ychwanegol ar fyr rybudd os oes angen, a phenderfynu sut ddylech chi friffio staff gorsafoedd pleidleisio pe bai’r sefyllfa hon yn codi.
Wrth wneud trefniadau ar gyfer cynhyrchu deunydd ysgrifennu ychwanegol, megis papurau pleidleisio a gyflwynwyd a phapurau pleidleisio mewn print bras, mae'n bwysig ystyried unrhyw gyngor gan eich cyflenwr argraffu ynghylch manylebau argraffu, meintiau a gofynion cynhyrchu. Gall cyflenwyr roi cyngor ynghylch yr hyn sy'n addas ac yn ymarferol ei gyflawni yn seiliedig ar eu capasiti a'u galluoedd gweithredol, a byddant yn eich helpu i sicrhau y gellir cynhyrchu a chyflenwi'r holl ddeunydd printiedig o fewn yr amserlenni gofynnol.