Mae mynediad at y gofrestr etholiadol lawn, a’i chyfenwad, yn gyfyngedig i’r rheiny a ragnodir mewn deddfwriaeth.
Mae arnoch ddyletswydd i gyflenwi copïau o’r gofrestr etholwyr am ddim i amryw sefydliadau ac unigolion, ac mae deddfwriaeth yn gosod cyfyngiadau o ran sut mae gwneud hyn. Mewn rhai achosion, rhaid i gofrestrau gael eu cyflenwi wrth iddynt gael eu cyhoeddi, ac mewn achosion eraill, dim ond ar gais y cânt eu cyflenwi.
Mae amseru derbyn y gofrestr yn arbennig o bwysig i rai derbynwyr. Er enghraifft, mae angen y gofrestr ar bleidiau gwleidyddol i fodloni eu rhwymedigaethau statudol mewn perthynas â gwirio rhoddion, yn ogystal â’i defnyddio at ddibenion ymgyrchu. Mae’n bwysig bod y gofrestr yn cael ei chyflenwi’n gyflym, a dylech felly gyflenwi’r gofrestr i unrhyw un sydd â hawl ei derbyn pan gaiff ei chyhoeddi mor fuan â phosib, ac o fewn 5 diwrnod gwaith.
Dylech sicrhau bod pob person/sefydliad sy’n derbyn y gofrestr, p’un ai pan gaiff ei chyhoeddi, trwy ei phrynu, neu ar gais, yn ymwybodol o’r canlynol:
bod rhaid iddynt ddefnyddio’r gofrestr at y diben(ion) a nodir yn y Rheoliadau yn unig
unwaith y bydd y diben y cyflenwyd y gofrestr ar ei gyfer wedi dod i ben, rhaid iddynt ddileu’r gofrestr mewn modd diogel
eu bod yn deall y gosb ar gyfer camddefnyddio’r gofrestr
Ni ddylech roi unrhyw gyngor mewn ymateb i gwestiynau ynghylch p’un a yw defnydd arfaethedig derbynnydd o’r gofrestr yn cydymffurfio â’r gyfraith. Cyfrifoldeb y derbynnydd yw ei fodloni ei hun bod ei ddefnydd o’r gofrestr yn cydymffurfio â’r hyn y mae’r gyfraith yn ei nodi. Os nad ydynt yn sicr, dylent siarad â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) neu geisio eu cyngor cyfreithiol eu hunain.
Rydym wedi creu dalenni eglurhaol sy’n nodi sut y ceir defnyddio’r gofrestr a’r gosb ar gyfer ei chamddefnyddio, sut mae ei gwerthu a’i chyflenwi ar gais, a sut mae archwilio’r gofrestr etholiadol.
Mae yna wahanol ddarpariaethau a gymhwysir mewn perthynas â’r gofrestr olygedig a’r gofrestr wedi’i marcio.
I ddangos eich bod yn cydymffurfio ag egwyddorion prosesu data personol, a sicrhau y caiff ei brosesu’n gyfreithiol, mewn modd teg a thryloyw, dylech gadw cofnod o bod person a sefydliad sy’n derbyn y gofrestr gennych.