Ymatebion i e-ohebiaeth Llwybr 1

Os byddwch yn penderfynu defnyddio e-ohebiaeth chi fydd i benderfynu pa ddull(iau) ymateb fydd fwyaf addas ar gyfer eich ardal.  

Er enghraifft, gallech benderfynu gyfeirio yn eich e-ohebiaeth at wasanaeth ymateb awtomataidd ar-lein, drwy neges SMS neu dros y ffôn sy'n casglu'r wybodaeth ofynnol. Gallech hefyd alluogi ymatebion i gael eu rhoi yn bersonol, drwy e-bost neu dros y ffôn, naill ai i ganolfan galwadau neu'n uniongyrchol i'ch tîm.

Rheoli newidiadau i eiddo

Os cewch wybodaeth mewn ymateb i e-ohebiaeth Llwybr 1 yn dweud wrthych am newidiadau, dylech gymryd camau i brosesu'r wybodaeth yn yr ymateb fel sydd ei angen.

Beth os ceir mwy nag un ymateb?

Bydd angen i chi sicrhau y gallwch nodi pan fydd mwy nag un unigolyn mewn eiddo wedi ymateb i e-ohebiaeth a'ch bod yn deall pa gamau y byddwch yn eu cymryd os bydd unrhyw wybodaeth wahanol yn yr ymatebion.

Er enghraifft, os byddwch yn cael ymateb gan un etholwr yn cadarnhau bod yr holl wybodaeth yn gywir a'ch bod yn cael ymateb gan un arall yn nodi bod angen tynnu enw rhywun oddi ar y gofrestr yn yr eiddo, bydd angen i chi wneud ymholiadau pellach er mwyn cadarnhau manylion yr eiddo. Os ydych o'r farn y gall fod angen gwneud newidiadau i'r eiddo ond na allwch gadarnhau digon o wybodaeth i'ch galluogi i gynnal adolygiad neu brosesau ITR, rhaid i chi drosglwyddo'r eiddo hwnnw i Lwybr 2. 

Beth y dylwn ei wneud gydag e-byst wedi'u gwrthod?

E-bost wedi'i wrthod yw pan fydd heb gael ei ddosbarthu a bod yr anfonwr yn cael hysbysiad yn nodi hynny. Mae dau fath o e-bost wedi'i wrthod:

  • gwrthodiad meddal – lle caiff y dosbarthiad ei oedi wrth i weinydd yr e-bost roi sawl cynnig arall ar ei ddosbarthu dros gyfnod o oriau neu ddiwrnodau a dim ond pan fydd y cyfnod hwn yn mynd heibio'n aflwyddiannus yr ystyrir bod yr e-bost heb gael ei ddosbarthu
  • gwrthodiad caled – lle yr ystyrir bod y cyfeiriad heb dderbyn yr e-bost yn barhaol

Lle ceir gwrthodiad caled, dylech ddileu'r cyfeiriad e-bost o'ch cronfa ddata ac anfon CCA i'r eiddo os na fydd gennych unrhyw opsiynau e-ohebiaeth eraill ar gyfer yr unigolion yn yr eiddo. 

Lle ceir gwrthodiad meddal, fel arfer bydd angen i chi aros i weld a fydd gwrthodiad caled yn digwydd am fod y neges wedi methu â chael ei dosbarthu ar ôl sawl ymgais. 

Dylech gael proses ar waith i'ch galluogi i adnabod achosion o e-byst wedi'u gwrthod a chymryd camau priodol. Rydym wedi creu'r tabl isod sy'n nodi rhai o'r rhesymau cyffredin dros wrthodiadau a'r camau y gallech fod am eu cymryd lle bydd hyn yn digwydd.

 

Rheswm dros wrthod e-bost Cam i'w gymryd
Y derbynnydd wedi blocio'r e-bost (gwrthodiad caled)  Nid oes dim y gallwch ei wneud fel anfonwr i atal hyn.

Dylech ddileu'r cyfeiriad e-bost o'ch cronfa ddata ac anfon CCA i'r eiddo os na fydd gennych unrhyw opsiynau e-ohebiaeth eraill ar gyfer unrhyw unigolion yn yr eiddo
Mae'r cyfeiriad e-bost yn annilys – er enghraifft, mae'r cyfeiriad anghywir wedi'i ddarparu neu mae wedi'i drawsosod yn anghywir (gwrthodiad caled) Dylech sicrhau bod ffynhonnell eich data e-byst yn gywir.

Os yw'r cyfeiriad wedi'i drawsosod yn anghywir, cywirwch y gwall ac ail-anfonwch yr e-ohebiaeth.

Os nad yw'r cyfeiriad wedi'i drawsosod yn anghywir, dylech ddileu'r cyfeiriad e-bost o'ch cronfa ddata ac anfon CCA i'r eiddo os na fydd gennych unrhyw opsiynau e-ohebiaeth eraill ar gyfer unrhyw unigolion yn yr eiddo.
Mae'r gweinydd wedi blocio'r e-bost – er enghraifft, mae'r e-bost yn y fformat anghywir, mae'n rhy fawr neu mae wedi'i adnabod fel sbam (gwrthodiad caled) Cyn anfon, dylech fwrw golwg gofalus dros eich e-ohebiaeth, yn cynnwys gyda'ch tîm TG, a nodi unrhyw resymau posibl pam y gallai'r e-bost fod wedi'i flocio - fel graffeg fawr, ffotograffau neu frandio corfforaethol arall.

Dylai mewnflwch/gweinydd y derbynnydd allu derbyn maint y brandio corfforaethol y mae angen ei gynnwys fel ffordd o ddangos bod yr e-ohebiaeth yn ddilys
Nid yw gweinydd y derbynnydd ar gael (gwrthodiad meddal) Nid oes dim y gallwch ei wneud fel anfonwr i atal hyn.

Bydd hyn yn troi'n wrthodiad caled os na fydd y gweinydd y derbynnydd yn cymryd unrhyw gamau. 
Mae mewnflwch y derbynnydd yn llawn (gwrthodiad meddal) Nid oes dim y gallwch ei wneud fel anfonwr i atal hyn.
Bydd hyn yn troi'n wrthodiad caled os na fydd perchennog y mewnflwch yn cymryd unrhyw gamau.
Mae'r ymatebydd wedi sefydlu gwasanaeth ymateb awtomataidd (gwrthodiad meddal) Nid oes dim y gallwch ei wneud fel anfonwr i atal hyn.

Mae'n bosibl y bydd yr e-bost wedi'i ddosbarthu o hyd ond dylech ddarllen cynnwys yr ymateb awtomataidd a phenderfynu a oes angen cymryd camau pellach. 

Er enghraifft, efallai bod yr unigolyn wedi gadael gweithle. Yn yr achos hwn, gallech drin yr ymateb awtomataidd fel gwrthodiad caled.


Os byddwch yn cael gwrthodiadau caled ac nad oes unrhyw ddull electronig arall o gysylltu â'r unigolion mewn eiddo, dylech barhau â phroses Llwybr 1 drwy anfon CCA i'r eiddo.1 Nid oes gofyniad i ail-neilltuo'r eiddo i Lwybr 2 oni bai eich bod yn credu y gallai fod angen gwneud newidiadau yn yr eiddo. 

Bydd angen i chi gymryd camau i sicrhau bod unrhyw gyfeiriadau e-bost a arweiniodd at wrthodiad caled yn cael eu dileu o'ch cronfa ddata er mwyn sicrhau cywirdeb y wybodaeth gyswllt sydd gennych ar gyfer canfasiadau yn y dyfodol.  

Diweddarwyd ddiwethaf: 16 Mawrth 2021