Ymatebion i Ohebiaeth Ganfasio A (CCA)

Er bod y gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol i aelwydydd roi gwybod i chi os bydd unrhyw wybodaeth a geir yn y CCA yn anghywir neu'n anghyflawn,1 nid yw'n ofynnol i chi gymryd camau dilynol mewn achosion o beidio ag ymateb i CCA. Fodd bynnag, dylech gymryd camau dilynol mewn perthynas ag unrhyw CCA a gaiff ei dychwelyd gan y Post Brenhinol am na chafodd ei dosbarthu neu a gafodd ei dychwelyd at yr anfonwr.  

Pa ddulliau ymateb sydd ar gael ar gyfer CCA?

Chi sydd i benderfynu pa ddulliau ymateb y byddwch yn eu cynnig i unigolion eu defnyddio pan fydd angen iddynt eich hysbysu am newidiadau mewn eiddo ar ôl cael CCA.

Rhaid i chi argraffu manylion eich dulliau ymateb dewisol ymlaen llaw ar y CCA.2 Y mathau o ddulliau ymateb y gallwch fod am eu cynnig yw:

  • Dros y ffôn naill ai â chanolfan galwadau neu'n uniongyrchol i'ch tîm
  • Dros y we
  • Drwy neges destun
  • Drwy e-bost
  • Yn bersonol
  • Drwy'r post (noder – nid oes gofyniad cyfreithiol i gynnwys amlen ymateb ragdaledig gyda CCA, gan adlewyrchu na fwriedir i'r ffurflen ei hun gael ei dychwelyd)

Wrth benderfynu pa ddulliau ymateb i'w cynnig, bydd angen i chi ystyried y canlynol:

  • Os dychwelir ymateb drwy'r post sy'n dynodi newidiadau i eiddo, sut y byddwch yn sicrhau eich bod yn fodlon bod y wybodaeth a roddir yn gywir i'ch galluogi i brosesu'r newidiadau?
  • Demograffeg eich ardal ganfasio – er enghraifft os gwyddoch fod gennych boblogaeth uchel o bobl hŷn, ardaloedd â mynediad cyfyngedig i'r rhyngrwyd neu lefelau uchel o amddifadedd economaidd-gymdeithasol, bydd angen i chi ystyried pa ddulliau ymateb a fyddai fwyaf priodol i ddiwallu anghenion eich etholwyr. 
  • A fydd y dulliau ymateb y byddwch yn eu cynnig yn galluogi unigolion i roi manylion am unrhyw newidiadau i chi mewn ffordd hygyrch. 
  • A fydd y dulliau ymateb y byddwch yn eu cynnig hefyd yn annog darpar etholwyr newydd i gofrestru drwy'r gofrestr i bleidleisio ar-lein 
  • Sut y byddwch yn rheoli'r gwaith o brosesu ymatebion drwy sianeli gwahanol – er enghraifft os ydych yn ystyried defnyddio sianel nad ydych wedi ei defnyddio o'r blaen, bydd angen i chi sicrhau bod gennych y prosesau cywir ar waith i reoli ymatebion drwy'r sianel hon, gan gynnwys ystyried sut y bydd yn rhyngweithio â'ch System Rheoli Etholiad. Dylech hefyd ystyried unrhyw oblygiadau ychwanegol o ran adnoddau os byddwch yn defnyddio dulliau ymateb gwahanol. 

Sut y dylwn brosesu ymateb i CCA?

Pan fydd rhywun yn ymateb i CCA, boed hynny er mwyn cywiro gwybodaeth anghywir neu er mwyn ychwanegu gwybodaeth sydd ar goll, bydd angen i chi sicrhau bod ei ymateb yn cynnwys yr holl wybodaeth sy'n ofynnol arnoch i brosesu'r ymateb. Er enghraifft, a yw'r ymateb wedi rhoi digon o wybodaeth i allu dechrau'r ITR neu'r broses adolygu? Gallwch wneud ymholiadau ychwanegol os nad yw'r ymateb yn cynnwys digon o wybodaeth i gau Llwybr 1.

Ar ôl gwneud ymholiadau ychwanegol, os na allwch gael y wybodaeth angenrheidiol i roi ymateb llwyddiannus, gallwch gau Llwybr 1 a pharhau â'r ITR neu'r broses adolygu fel sy'n briodol ar gyfer yr eiddo. 

Os na fyddwch yn llwyddo i gael y wybodaeth angenrheidiol i roi ymateb llwyddiannus, rhaid i chi drosglwyddo'r eiddo i Lwybr 2 – y llwybr eiddo heb ei baru, am na allwch fodloni eich hun nad oes unrhyw newid i'r eiddo. Er enghraifft, gall ymateb awgrymu bod darpar etholwyr newydd yn yr eiddo ond efallai na fyddant wedi rhoi eu henwau. Os na fyddwch yn llwyddo i gael enwau'r darpar etholwyr newydd ar ôl gwneud ymholiadau ychwanegol, byddai angen i chi symud yr eiddo i Lwybr 2.  

Ceir rhagor o wybodaeth am Lwybr 2 yn ein canllawiau ar gyfer Llwybr 2 – y llwybr eiddo heb ei baru.

Diweddarwyd ddiwethaf: 16 Mawrth 2021