Guidance for the GLRO administering the GLA elections

Swyddogion Canlyniadau Lleol sy'n gyfrifol am baratoi papurau pleidleisio ar gyfer eu hardal bleidleisio. Cewch ymgymryd â'r cyfrifoldeb am argraffu papurau pleidleisio mewn unrhyw ardal bleidleisio neu bob ardal bleidleisio drwy roi cyfarwyddyd i'r Swyddog Canlyniadau Lleol perthnasol. 

Os bwriadwch ymgymryd â'r cyfrifoldeb hwn dylech hysbysu'r Swyddogion Canlyniadau Lleol perthnasol ar ddechrau'r broses cynllunio etholiad, a rhoi gwybod iddynt mor fuan â phosibl pryd a sut y caiff y papurau pleidleisio eu dosbarthu iddynt i'w hanfon mewn pecynnau pleidleisio drwy'r post a'u defnyddio mewn gorsafoedd pleidleisio. Os penderfynwch roi cyfarwyddyd i argraffu'r papurau pleidleisio eich hun, yna bydd ystyriaethau diogelu data a'r broses o reoli contractwyr a chyflenwyr yn effeithiol yn hollbwysig.

Rhagnodir ffurf a chynnwys y papur pleidleisio mewn deddfwriaeth.1 Os bydd Swyddogion Canlyniadau Lleol wedi cadw'r cyfrifoldeb am argraffu papurau pleidleisio Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu, unwaith y bydd y dyddiad cau ar gyfer tynnu enwebiadau yn ôl wedi mynd heibio, bydd angen i chi roi gwybodaeth glir ac amserol i'r Swyddogion Canlyniadau Lleol am fanylion terfynol y papur pleidleisio er mwyn eu galluogi i gadarnhau'r union fanylion gyda'u hargraffwyr a dechrau argraffu. Mae hyn yn cynnwys yr union faint a diwyg, a manylion yr ymgeisydd (h.y. enw, disgrifiad (os o gwbl) ac arwyddlun (os o gwbl)). 

Yn Essex, Gogledd Swydd Efrog, Swydd Northampton a Swydd Stafford, mae'r ymgeisydd a etholir i rôl Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu hefyd yn gyfrifol am swyddogaeth yr awdurdod tân ac achub. Yn yr ardaloedd yr heddlu hyn, rhaid i'r papur pleidleisio gyfeirio at yr etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu, Tân a Throseddu ar gyfer ardal heddlu [nodwch enw ardal yr heddlu].2  

Efallai yr hoffech roi canllawiau neu gyfarwyddiadau penodol i Swyddogion Canlyniadau Lleol ag sy'n briodol yn eich barn chi, er mwyn sicrhau bod ffurf a chynnwys y papurau pleidleisio a roddir yn ystod yr etholiad yn bodloni'r gofynion deddfwriaethol a'u bod yn gyson drwy'r ardal heddlu gyfan. 

Dylai fod gennych brosesau ar waith i sicrhau bod Swyddogion Canlyniadau Lleol yn argraffu'r papurau pleidleisio yn gywir, gan gynnwys sicrhau bod manylion yr ymgeisydd ar y papur pleidleisio yn cael eu hatgynhyrchu'n gywir, a bod yr arwyddluniau cywir a math a maint cywir o ffont wedi'u defnyddio. Dylech ddarparu templed o bapur pleidleisio y gall Swyddogion Canlyniadau Lleol ei ddefnyddio fel sail ar gyfer argraffu'r papurau pleidleisio yn eu hardal bleidleisio, ac y gall ei ddilyn wrth wirio proflenni argraffu a fersiynau terfynol y papurau pleidleisio.   

Dylech hefyd ystyried sefydlu proses i brawfddarllen papurau pleidleisio Swyddogion Canlyniadau Lleol eich hun cyn i'r broses argraffu ddechrau er mwyn bodloni eich hun y caiff yr holl bapurau pleidleisio yn ardal yr heddlu eu hargraffu'n gywir.

Ni ellir cynhyrchu'r papurau pleidleisio mewn unrhyw iaith heblaw Saesneg, neu, yng Nghymru, Cymraeg a Saesneg, na heblaw am yn y fformat rhagnodedig. Fodd bynnag, rhaid i'r copi llaw wedi'i chwyddo a'r copïau arddangos o'r papur pleidleisio gynnwys y cyfarwyddiadau i bleidleiswyr wedi'u hargraffu ar frig y papur, a gellir cyfieithu'r geiriau hyn i ieithoedd heblaw Cymraeg a Saesneg.

Gallwch gael rhagor o wybodaeth am baratoi papurau pleidleisio, gan gynnwys y marc swyddogol, argraffu manylion ymgeiswyr ac ystyriaethau diogelu data yn ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol ar gyfer etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu ar baratoi papurau pleidleisio 

Trosglwyddo gwybodaeth yn ddiogel
Bydd angen i chi sicrhau bod eich cynlluniau yn amlinellu'r prosesau a'r mesurau diogelu a fydd ar waith gennych ynglŷn â throsglwyddo data rhyngoch chi a Swyddogion Canlyniadau Lleol a diogelwch y data hyn.

Bydd angen i chi sicrhau bod cytundeb ar waith rhyngoch chi a phob Swyddog Canlyniadau Lleol yn ardal yr heddlu ar gyfer trosglwyddo a dinistrio data yn ddiogel. Mae ein canllawiau diogelu data yn cynnwys cyngor manylach ar storio data personol yn ddiogel a chynnal eich polisi cadw dogfennau, gan gynnwys yr hyn y dylid ei gynnwys yn y polisi.

Er nad yw deddfwriaeth diogelu data yn ei gwneud yn ofynnol i gael cytundeb ysgrifenedig wrth rannu data rhwng rheolyddion data, argymhellir yn gryf eich bod yn cytuno ar brotocol rhannu data â Swyddogion Canlyniadau Lleol eraill yn ardal yr heddlu. 

Gallwch gael rhagor o wybodaeth am reoli contractwyr a chyflenwyr yn ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol ar gyfer etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu. 

Os byddwch yn ymgymryd â'r cyfrifoldeb am argraffu papurau pleidleisio ac yn bwriadu anfon data at gontractwr er mwyn cynhyrchu papurau pleidleisio ar gyfer yr etholiad, byddwch yn defnyddio prosesydd data.   

Fel rheolydd data, mae deddfwriaeth diogelu data yn gosod rhwymedigaeth gyfreithiol, wrth ddefnyddio prosesydd, i ffurfioli'r gydberthynas waith mewn contract sy'n nodi'r canlynol:    

• y pwnc, natur a diben y prosesu; 
• rhwymedigaethau a hawliau'r rheolydd data; 
• hyd y cyfnod prosesu;
• y mathau o ddata personol a chategorïau o destunau data.

Hefyd, rhaid i'r contract nodi rhwymedigaethau penodol ar y prosesydd, gan gynnwys gwneud y canlynol:

• cydymffurfio â'ch cyfarwyddiadau 
• bod yn ddarostyngedig i ddyletswydd cyfrinachedd 
• cadw data personol yn ddiogel a'ch hysbysu am unrhyw achos o dorri amodau diogelwch data 
• cadw cofnodion ysgrifenedig o'r gweithgareddau prosesu y mae'n eu cyflawni ar eich rhan 
• dim ond defnyddio is-brosesydd gyda'ch caniatâd 
• ildio i archwiliadau ac arolygiadau a rhoi pa wybodaeth bynnag sydd ei hangen arnoch i sicrhau y cydymffurfir â gofynion diogelu data 
• dileu neu ddychwelyd unrhyw ddata personol fel y gofynnir amdanynt ar ddiwedd y contract

Gallwch gael rhagor o wybodaeth am eich rhwymedigaethau cyfreithiol wrth ddefnyddio prosesydd data yn ein canllawiau diogelu data.