Chi sy'n gyfrifol am sicrhau y caiff y broses ei chynnal yn unol â'r ddeddfwriaeth, ni waeth a ydych wedi gosod y broses ar gontract allanol ai peidio.
Dylech gael trefniadau ar waith i sicrhau ansawdd y broses anfon pleidleisiau post o'r dechrau i'r diwedd, gan gynnwys:
os bydd gennych gontract allanol, sicrhewch bod aelod o staff, sy'n gwybod am y fanyleb y cytunwyd arni, yn bresennol pan gaiff pleidleisiau post eu hanfon
cadarnhau bod y manylion cywir ar y deunydd a bod pecynnau'n cael eu coladu'n briodol
gwirio'r pecynnau ar ddechrau a diwedd dosbarthiadau etholiadol
cynnal hapwiriadau drwy wirio o leiaf ddau becyn fesul 250 o becynnau pleidleisio drwy'r post o fewn dosbarthiadau etholiadol
gwirio bod pecynnau a anfonir i gyfeiriadau tramor yn cynnwys amlen ymateb priodol
cadw trywydd archwilio o'r gwiriadau a'r prosesau a gyflawnwyd
Dylech roi sylw arbennig i wirio'r canlynol:
bod rhif(au) y papur pleidleisio ar gefn y papur pleidleisio yn cyfateb yn union i rif y papur(au) pleidleisio ar y datganiad pleidleisio drwy'r post ategol
bod enw'r etholwr ar y datganiad pleidleisio drwy'r post yn cyfateb i enw'r etholwr ar yr amlen a anfonir ato
bod yr holl eitemau gofynnol yn yr amlen sy'n cael ei hanfon
Dylech weithio gyda'ch cyflenwyr i sicrhau bod eich prosesau sicrhau ansawdd yn drylwyr ond nad ydynt yn achosi unrhyw oedi diangen yn y broses anfon pecynnau.
Os yw'r broses anfon ar gontract allanol, dylid cynnal trafodaethau i hwyluso'r gwiriadau hyn ar adeg negodi'r contract a dylai unrhyw beth y cytunir arno gael ei adlewyrchu ynddo.