Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau sy’n gweinyddu etholiad y Senedd

Dylech wirio pob proflen ddrafft o'ch deunyddiau etholiad yn ofalus ac yn drylwyr cyn iddynt gael eu cymeradwyo'n barod i'w hargraffu a'u hanfon. Bydd y cam hwn yn y broses yn aml yn un sy'n cymryd llawer o amser ac yn un lle y bydd amser yn y fantol gan y bydd eich cyflenwyr yn gweithio yn unol ag amserlenni tynn ac yn debygol o roi terfynau amser heriol i chi.

Dylech benderfynu pwy o'ch tîm a fydd yn rhan o'r gwaith prawfddarllen a sicrhau ansawdd y broses gynhyrchu. Mae'n bosibl y bydd angen i nifer o aelodau o'ch tîm gyfrannu, a gall fod yn ddefnyddiol cynnwys pobl eraill nad ydynt mor agos at wybodaeth grai yr ymgeiswyr neu'r proflenni sylfaenol er mwyn sicrhau nad oes dim wedi'i golli.

Lle bo modd, dylai mwy nag un person wirio pob set o broflenni cyn eu cymeradwyo er mwyn sicrhau y caiff gwallau eu canfod. Gall hyn leihau'r risg o wallau wrth weithio ar lawer o broflenni mewn cyfnod byr. 

Dylech drafod y ffordd fwyaf effeithlon o gynnal gwiriadau gyda'ch cyflenwr, er mwyn sicrhau bod y prosesau sicrhau ansawdd wedi'u cwblhau i'ch boddhad. Gall hyn gynnwys gwirio deunyddiau yn bersonol, trwy fynd i safle eich cyflenwr, neu ddefnyddio technoleg i gynnal gwiriadau o bell. 

Efallai yr hoffech ddefnyddio cyfuniad o'r dulliau hyn i atal unrhyw oedi wrth gyhoeddi ac anfon deunyddiau pleidleiswyr. 

Mae'n bosibl y bydd rhai cyflenwyr yn cynnig cynnal y gwiriadau hyn ar eich rhan fel rhan o'u gwasanaeth yn lle hynny. 

Os byddwch yn defnyddio cyflenwyr i gynnal gwiriadau, rhaid i chi sicrhau eich bod yn cael dadansoddiad manwl o'r broses wirio, gan gynnwys pa wiriadau ansawdd argraffu sy'n cael eu cynnal.

Dylai'r rhain gynnwys:

• gwneud yn siŵr bod y deunydd wedi’i argraffu'n gywir drwy ei wirio yn erbyn copi enghreifftiol o’r broflen fyw derfynol wedi’i llofnodi ar gyfer pob fersiwn o’r deunydd
• lle bo angen, gwneud yn siŵr bod yr holl destun personol wedi’i argraffu’n gywir
   

Fel arall, efallai y bydd deunyddiau’n cael eu hanfon atoch i’w gwirio cyn iddynt gael eu hanfon o’ch safleoedd.

Dylech gynhyrchu nodiadau canllaw ar gyfer yr aelodau staff hynny sy’n gwirio deunyddiau etholiad.

Gwirio testun sylfaenol

Gwiriwch destun sylfaenol pob deunydd yn ofalus; hynny yw, y testun na fydd yn newid ni waeth beth fo'r digwyddiad pleidleisio, nifer neu fanylion yr ymgeiswyr, neu'r wybodaeth i etholwyr. 

At ddibenion effeithlonrwydd, mae'n bosibl y bydd rhai cyflenwyr yn llunio eich proflenni o dempledi a ddefnyddiwyd mewn digwyddiadau pleidleisio blaenorol. 

Gwirio proflenni byw

Dylech wirio proflenni byw o bob math o ddeunydd etholiad ar y cam argraffu er mwyn cadarnhau nad oes unrhyw wallau a'u bod yn cael eu hargraffu yn unol â'r fanyleb ofynnol.  

Peidiwch â thybio y bydd yr wybodaeth a allbynnir gan eich system rheoli meddalwedd etholiadol yn gywir yn awtomatig. Er enghraifft, efallai y bu newidiadau deddfwriaethol neu newidiadau i ffiniau, neu newidiadau i'ch gwybodaeth gyswllt. Dylech wirio bod yr holl wybodaeth yn gywir a bod y deunydd etholiadol yn cydymffurfio â'r holl ofynion deddfwriaethol.

Dylai'r gwiriadau gynnwys eitemau y caiff llai ohonynt eu hargraffu hefyd, megis papurau pleidleisio a gyflwynwyd, dirprwyon sy'n pleidleisio drwy'r post neu bapurau pleidleisio drwy'r post ychwanegol a gaiff eu hargraffu er mwyn cynnwys y rhai a wnaeth gais ar ôl i'r ffeiliau data gwreiddiol gael eu cyflwyno. 

Mae angen i chi benderfynu faint o eitemau fydd yn cael eu gwirio ar gyfer pob eitem/gwaith argraffu/cyflenwad. Fel lleiafswm, ar gyfer gwiriadau argraffu, dylai'r eitem gyntaf a’r olaf ar gyfer pob fersiwn o’r eitem gael eu gwirio o leiaf i sicrhau bod y gwaith argraffu yn dechrau ac yn gorffen yn ôl y disgwyl.

Bydd gwiriadau prawfddarllen byw yn galluogi staff i gadarnhau bod yr eitemau a gaiff eu hargraffu yn cyfateb i'r fersiwn gymeradwy ddiweddaraf a bydd yn tynnu sylw at unrhyw broflenni a gymeradwywyd sydd wedi cael eu newid drwy gamgymeriad a sicrhau nad oes inc wedi rhedeg a bod yr ansawdd argraffu yn dda ac yn gyson.

Mae'n debygol y bydd gennych lawer o setiau o broflenni ar gyfer yr un eitem. Dylech wirio bod y testun newidiol ar bob set o broflenni wedi cael ei gynnwys yn gywir. Mae'n ddefnyddiol cadw taenlen o'r holl destun newidiol ym mhob fersiwn yn barod i gymharu â hi. Dylech brawfddarllen unrhyw daenlen yn erbyn data gwreiddiol, megis papurau enwebu. Gallai hyn gynnwys yr isod:

• rhestr o’ch holl etholiadau a ymleddir
• nifer y seddi gwag fesul etholiad
• enwau ymgeiswyr, cyfeiriad neu wybodaeth berthnasol am yr ardal, disgrifiadau ac arwyddluniau

Mae'n bwysig talu sylw arbennig i arwyddluniau oherwydd gall llawer ohonynt edrych yn debyg.

Dylech gadw llwybr archwilio o'r gwiriadau a wnaed fel y gallwch gyfeirio'n ôl ato os bydd unrhyw beth yn codi wedyn.